Dokumentversion 1. Leistungsumfang GAEB. Leitfaden. evergabe. Version 4.8

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1 Dokumentversion 1 Leistungsumfang GAEB Leitfaden Version 4.8 Dokumentversion 1

2 2012 Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der Healy Hudson GmbH reproduziert, verändert oder weiterverarbeitet werden. Die Healy Hudson GmbH bemüht sich um eine vollständige und richtige Dokumentation, übernimmt aber keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Informationen, Texte, Grafiken, Links und anderer Daten. Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen ständigen Veränderungen, neuere Versionen dieser Dokumentation können Sie bei der Healy Hudson GmbH erfragen. Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden. support@deutsche-evergabe.de,

3 Inhalt Einführung Deutsche... 4 Bekanntmachungsportal... 4 Ausschreibungsplattform... 4 Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse... 5 Unterstützte GAEB Formate... 6 Rechte und Voraussetzungen für die Bearbeitung von GAEB- Leistungsverzeichnissen... 7 Die Vergabestelle - Erstellen eines Leistungsverzeichnisses (Stufe 1)... 7 Importieren einer GAEB-Datei im Format D81 oder D Ein GAEB-Leistungsverzeichnis manuell erstellen... 8 Die Bieterseite - Erstellen eines Angebots (Stufe 2)... 9 Importieren einer D84 GAEB-Datei im Angebotsassistenten... 9 Ausfüllen einer GAEB-Datei auf der Vergabeplattform Die Vergabestelle - Auswerten der Angebote (Stufe 3) Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite i

4 Einführung Deutsche Deutsche ist ein ganzheitliches System zur Abbildung aller Prozessschritte eines Vergabeverfahrens. Die Hauptbestandteile sind das Bekanntmachungsportal unter und die Ausschreibungsplattform. Bekanntmachungsportal Das Bekanntmachungsportal dient im Wesentlichen als Publikationsorgan für laufende Vergabeverfahren. Sowohl manuell durchgeführte als auch voll elektronisch abgebildete Vergabeverfahren lassen sich hier veröffentlichen. Auch Auftragsinformationen über vergebene Aufträge lassen sich publizieren. Das Bekanntmachungsportal besteht aus einem zentralen Hauptportal mit angeschlossenen regionalen Schwesterportalen. Hier können Bewerber mit ausgefeilten Suchfunktionen für sie relevante Verfahren identifizieren und sich daran direkt (Angebotsassistent) oder indirekt (Download oder Anforderung der Vergabeunterlagen) beteiligen. Das Bekanntmachungsportal ist nahtlos mit der Ausschreibungsplattform verbunden. Ausschreibungsplattform Das Herz des Vergabesystems Deutsche ist die Ausschreibungsplattform. Damit können einfache bis hoch komplexe elektronische Vergabeverfahren komplett abgebildet werden. unterstützt Vergabestellen bei der rechtskonformen und effizienten Durchführung kompletter Vergabeverfahren. Berücksichtigt werden dabei die unterschiedlichen Vergabeverfahren und die zugehörigen gesetzlichen Normen, sowohl nach nationalem als auch nach EU-Recht. Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung, Erstellung und Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, über die Angebotserstellung durch die Bieter bis hin zur Angebotsauswertung und Zuschlagsentscheidung durch die jeweilige Vergabestelle abgebildet. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 4

5 Ausschreibungsplattform Leistungsumfang GAEB- Leistungsverzeichnisse Für das Arbeiten mit GAEB-Leistungsverzeichnissen gibt es in verschiedene Möglichkeiten, die Sie bei der Erstellung eines qualifizierten Leistungsverzeichnisses unterstützen sollen. Prinzipiell unterstützt Sie die Anwendung von der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses bis hin zur Auswertung. Dabei stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen. Es werden drei Stufen innerhalb des GAEB-Prozesses unterschieden. Stufenmodell 1 Vergabestelle: Leistungsverzeichnis wird erstellt 2 Bieter: Leistungsverzeichnis wird ausgefüllt 3 Vergabestelle: Angebote werden ausgewertet Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 5

6 Unterstützte GAEB Formate Für jede dieser drei Stufen gibt es Besonderheiten und Möglichkeiten. Im Folgenden sollen Ihnen die Möglichkeiten erläutert werden. Abb.: Möglichkeiten in den verschiedenen Stufen Unterstützte GAEB Formate Unterstützt werden die externen GAEB-Formate: GAEB90 GAEB XML Auf Vergabestellenseite wird das Einspielen folgender Formate unterstützt: D81, D83 X81, X83 Momentan nicht unterstützt wird das Format GAEB2000 Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 6

7 Rechte und Voraussetzungen für die Bearbeitung von GAEB- Leistungsverzeichnissen Rechte und Voraussetzungen für die Bearbeitung von GAEB-Leistungsverzeichnissen Für die Bearbeitung von GAEB-Leistungsverzeichnisses in benötigen Sie keine besonderen Rechte. GAEB-Leistungsverzeichnisse bearbeiten Sie in einem dafür vorgesehenen Software- Programm (z.b. ORCA AVA). Bearbeiten Sie Ihr Leistungsverzeichnis in Ihrem AVA- Bearbeitungsprogramm vollständig bevor Sie dieses nach importieren. Die Vergabestelle - Erstellen eines Leistungsverzeichnisses (Stufe 1) Über den Import einer GAEB-Datei (Leistungsverzeichnis, welches Sie in einem AVA- Bearbeitungsprogramm erstellt habe) erhalten Sie in der Anwendung ein vollständiges Leistungsverzeichnis, welches Sie den Bietern für die Angebotserstellung zur Verfügung stellen. Importieren einer GAEB-Datei im Format D81 oder D83 Beim Importieren von D81 und D83 GAEB-Dateien wird sowohl die Nummerierung, als auch die Menge und die Einheit direkt aus der GAEB-Datei ausgewertet und angezeigt. Hinweis: GAEB-Dateien, die auf Vergabestellenseite in die -Plattform geladen werden (z.b. D81/D83), werden dem Bieter 1:1 zum Download angeboten. Eine Veränderung der Daten auf der -Plattform findet nicht statt! Unterstütze Positionstypen und Beschreibungsarten Normalpositionen Alternativpositionen Optionale Positionen / Bedarfspositionen mit Gesamtpreis (GP) Optionale Positionen / Bedarfspositionen ohne GP Pauschalposition Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 7

8 Die Vergabestelle - Erstellen eines Leistungsverzeichnisses (Stufe 1) Zuschlagsposition Bietertextergänzungen Textpositionen / Hinweistexte Vertragliche Regelungen Ausführungsbeschreibung Unterbeschreibungen Hinweis: Bietertextergänzungen sind nur in Ausführungsbeschreibungen (GAEB DA 90: ZA 41/42 bzw. GAEB DA XML: tgperfdescr) erlaubt, nicht in anderen Textpositionen (GAEB DA 90: ZA T0/T1, ZA 20 bzw. GAEB DA XML: tgremark). Möglichkeiten und Einschränkungen GAEB-Dateien, die aus externen AVA-Programmen auf die Server der Healy-Hudson GmbH geladen werden, können bei uns nicht weiter bearbeitet werden. Eine Korrektur oder eine Weiterbearbeitung ist immer im Ursprungssystem vorzunehmen. Die Bearbeitung auf der Plattform ist gesperrt! Ein GAEB-Leistungsverzeichnis manuell erstellen Die Vergabestelle hat die Möglichkeit, ein Leistungsverzeichnis direkt auf der Plattform zu erstellen. Es steht Ihnen hierbei zwar nicht der vollständige Leistungsumfang eines AVA- Programms zu Verfügung, dennoch können Sie mit den gegebenen Möglichkeiten umfangreichere Leistungsverzeichnisse manuell erstellen (siehe Leitfaden Leistungsverzeichnis). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 8

9 Die Bieterseite - Erstellen eines Angebots (Stufe 2) Unterstütze Positionstypen und Beschreibungsarten Aktuell unterstützt nur das Exportieren der Normalposition bei manuell angelegten Leistungsverzeichnissen. Abb.: Möglichkeiten der Vergabestelle Die Bieterseite - Erstellen eines Angebots (Stufe 2) Bei der Erstellung eines Angebots kann der Bieter ein GAEB-Leistungsverzeichnis entweder exportieren und in einem entsprechenden AVA-Programm bepreisen. Zum anderen kann ein GAEB-Leistungsverzeichnis auch direkt online im Angebotsassistenten ausgefüllt werden. Der Bieter kann entscheiden, ob er ein Leistungsverzeichnis online oder in seiner AVA- Software bearbeitet. Das heißt, eine bereits begonnene Bearbeitung eines Leistungsverzeichnisses in kann nach einem Export in einem AVA-Programm weitergeführt werden - umgekehrt ist es nicht möglich. Importieren einer D84 GAEB-Datei im Angebotsassistenten Der Bieter hat die Möglichkeit eine GAEB-Datei im Format D83 aus dem Angebotsassistenten zu exportieren und sie in einem AVA-Programm seiner Wahl zu bearbeiten. Somit kann die eigentliche Kostenkalkulation vollständig in einer gewohnten Arbeitsumgebung erfolgen. Nach erfolgreich durchgeführter Kalkulation kann das Ergebnis das bepreiste Leistungsverzeichnis in Form einer D84 in die Anwendung importiert werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 9

10 Die Bieterseite - Erstellen eines Angebots (Stufe 2) Sämtliche Informationen werden so vom Leistungsverzeichnis übernommen und das Angebot kann elektronisch eingereicht werden. Hinweis: Aus der auf die Plattform geladenen D84 GAEB-Datei werden sowohl die Einzelpreise als auch die Gesamtpreise ausgelesen. Bei Zuschlagspositionen auch der prozentuale Wert. Weiterhin werden die USt. und ein eventueller Rabatt aus der Datei gelesen. Eine weitere Eingabe des Rabatts oder einer MwSt. ist dann online nicht möglich! Ausfüllen einer GAEB-Datei auf der Vergabeplattform Ein Bieter hat prinzipiell die Möglichkeit das Leistungsverzeichnis direkt online auf der Ausschreibungsplattform -im Angebotsassistenten- zu bearbeiten. Ein eigenes AVA- Programm ist somit für die Online-Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses nicht erforderlich. Das ausgefüllte Leistungsverzeichnis kann dann -nach der Bearbeitung aller weiteren Schritte bei der Angebotserstellung- direkt online abgegeben werden. Hinweis: Falls ein Bieter sein Leistungsverzeichnis online ausfüllt, wird für die Vergabestelle in einem späteren Arbeitsschritt eine D84-Datei erzeugt, die heruntergeladen werden kann. Somit ist es für die Vergabestelle egal, wie ein Bieter das Leistungsverzeichnis bearbeitet. Sie können die Auswertung immer in einem externen AVA-Programm vornehmen. Besonderheiten Die Onlinebearbeitung ist allerdings gesperrt, falls es sich bei der GAEB-Datei um ein Leistungsverzeichnis mit einer sehr komplexen Struktur handelt (z.b. wenn Zuschlagspositionen enthalten sind). Das Sperren der Onlinebearbeitung kann auch durch die Vergabestelle selbst vorgenommen werden. In beiden Fällen ist eine Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses durch den Bieter dann nur noch über ein Offlineclient (Export des Leistungsverzeichnisses) möglich. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 10

11 Die Vergabestelle - Auswerten der Angebote (Stufe 3) Bereits vollständig oder teilweise bearbeitete Leistungsverzeichnisse können als GAEB- Datei D84 exportiert und in einer beliebigen AVA-Software weiterbearbeitet werden. Abb.: Möglichkeiten des Bieters Die Vergabestelle - Auswerten der Angebote (Stufe 3) Der Vergabestelle ist es nach Öffnung der Angebote möglich, die bearbeiteten GAEB- Dateien der Bieter herunterzuladen. Sollte der Bieter das Leistungsverzeichnis online ausgefüllt haben, so erstellt die Plattform beim exportieren die notwendige GAEB D84- Datei. Sie können so sämtliche Angebote der Bieter in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bearbeiten und auswerten. Hinweis: Als Vergabestelle können Sie im Arbeitsschritt Nacherfassen der konventionellen Angebote sämtliche Angebote auf einmal herunterladen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Bieterdaten herunterladen. Ihnen wird dann eine ZIP- Datei zur Verfügung gestellt, die alle GAEB-Dateien und die dazugehörigen Angebote bereitstellt. Abb.: Möglichkeiten der Vergabestelle bei der Bewertung Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 11