Kosten und Produktivität im Griff. So zahlt sich ein Flottenmanagementsystem

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1 Kosten und Produktivität im Griff. So zahlt sich ein Flottenmanagementsystem aus. 02

2 In diesem White Paper erfahren Sie, an welchen Stellen ein Flottenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen Einsparpotenziale realisieren kann. In den meisten Unternehmen besteht enormes Potenzial zur Kostensenkung. Flottenmanagement ist dabei vielleicht nicht immer der erste Gedanke aber es ist die beste Wahl. Zusätzlich zur Ausschöpfung neuer Wirtschaftlichkeitsreserven birgt die optimale Anbindung kommerzieller Fahrzeuge enormes Produktivitätswachstum und Möglichkeiten zur Verbesserung der Servicequalität. Und dabei kommt es nicht auf Geschäftsmodell und Unternehmensgröße an, sondern auf die richtige Lösung, die alle Pläne flexibel unterstützt.

3 Was ist dran am Flottenmanagement? Flottenmanagement lohnt sich für jedes Unternehmen, das Fahrzeuge kommerziell einsetzt. Sobald eine Leistung nicht vor Ort im eigenen Unternehmen erbracht wird und Fahrzeuge im Spiel sind, sichert das clevere Management des eigenen Fuhrparks wichtige Kosten- und Produktivitätsvorteile. Die Breite der Anwenderbranchen reicht deshalb von Transport und Lieferservice über die Baubranche oder den Einsatz bei Dienstleistungsund Handwerksbetrieben bis hin zu technischen Dienstleistungen. Zahlreiche Kosten-Nutzen-Analysen belegen die Wirtschaftlichkeit von Flottenmanagementsystemen. Dabei zeigt sich auch, dass die Unternehmensgröße und dementsprechend die Anzahl der Fahrzeuge nur selten ins Gewicht fällt: Die Kosten- und Produktivitätseffekte sind für jedes Unternehmen erfreulich, unterschiedlich sind lediglich die Dimensionen, in denen sich Konzerne und kleinere Firmen bewegen. Voraussetzung für eine wertbringende Anwendung ist die Ausrichtung von Flottenmanagement an den eigenen Geschäftszielen. Diese können vielfältig sein, aber im Kern geht es immer darum, Kosten zu sparen, die Produktivität zu erhöhen und den eigenen Service zu verbessern. Einsatzbeispiel: Logistikunternehmen Profil: 20 Standorte in Europa sowie sechs feste Partnervertretungen, ca Fahrzeuge mit Flottenmanagement-Erfassung. Im Einsatz: Tourenplanung in Kombination mit Dispositionssoftware, Fahrzeugortung, Fahrtenund Einsatzdokumentation, Live-Tracking-Zugriff für Kunden. Ergebnis: Durchgängiger, automatisierter Prozess von Auftragsannahme bis Rechnungsstellung, Angabe exakter Abhol- und Liefertermine, Einsparungen bei gefahrenen Kilometern, minimierte Leerfahrten. Praktische Auswirkung von Flottenmanagement: Weniger Fahrten (z.b. zum Büro) durch besseres Auftragsmanagement Optimale Routen nutzen Staus vermeiden Direkt ankommen, ohne zu suchen Wissen, wo welches Fahrzeug ist Vorsichtiger fahren und unnötige Bußgelder vermeiden Bessere Fahrzeugwartung

4 Kosten kennen und senken Kraftstoff, Versicherung, Wartung, Reparatur alles wird teurer. Grund genug, genau hinzusehen. Ein Flottenmanagementsystem bildet alle Kosten transparent ab, beispielsweise den Kraftstoffverbrauch jedes einzelnen Fahrzeugs oder der gesamten Flotte. Mögliche Einsparpotenziale fallen sofort auf. In vielen Unternehmen führt bereits allein die fristgerechte Wartung der Fahrzeuge zu einer Senkung des Kraftstoffverbrauchs. Fahrerlohn 25% Treibstoff 20% Andere Kosten 20% Abschreibung 10% Instandhaltung 5% Reifen 5% Versicherung 5% Einsparpotenziale durch Flottenmanagementsysteme. Quelle: eigene Darstellung nach Lünendonk, 2013 (S. 26) Genauso wirksam führen intelligente Routenplanung und Navigation zu Kostensenkungen, etwa durch kürzere Wegstrecken von A nach B oder die Vermeidung von Staus und zäh fließendem Verkehr. Einen Schritt weiter geht die Möglichkeit, die Fahrer bei der Optimierung ihres Fahrstils zu unterstützen. Sofern gewünscht, kann jeder Fahrer sein Fahrverhalten im System analysieren lassen und dadurch erkennen, wie Fahrzeug, Tank und Umwelt am besten geschont werden. Die Wirkung dieser Maßnahmen müssen Unternehmen gar nicht erst testen. Sie sind genau dokumentiert: Um bis zu 10% konnten die Teilnehmer einer Studie von der University of Dublin 1 im Jahr 2013 ihre Kraftstoffkosten senken, nachdem sie mit Flottenmanagement die Routenplanung, das Fahrverhalten und Leerlaufzeiten angepasst hatten. Nicht mit eingerechnet sind hier allerdings die Kosten für die Mitarbeiter, die mit dem Fahrzeug unterwegs sind. Eine kürzlich veröffentlichte Studie von TomTom zeigte, dass Staus die Fahrtzeit in Europa um bis zu 24% verlängern 2. Unterstellt man in diesem Kontext Personalkosten in Höhe von 250 Euro pro Tag bei acht Stunden Arbeitszeit, entspräche dies 60 Euro pro Tag und Mitarbeiter. Knapp ein Viertel der Personalkosten pro Tag und Fahrzeug bleiben auf der Strecke. Zur reinen Fahrzeit addiert sich noch der Verwaltungsaufwand, zum Beispiel die Dokumentation in Fahrtenbüchern oder Auftragsformularen. Eine Zeiteinsparung hier hilft dabei, Überstunden zu reduzieren oder die Anzahl der erledigten Aufträge pro Mitarbeiter zu steigern. 1 University of Dublin & Center of Usability Research and Engineering (CURE) als Teil des EU Projektes Peacox 2 TomTomTrafficIndex2013Q2EUR-mi.pdf

5 Chancen durch Flottenmanagement: Erfolgreiches Flottenmanagement macht aus den Anforderungen an Mobilität aktive Wettbewerbsvorteile. Unternehmen werden handlungsfähiger, effizienter und profitabler. Dafür setzen mehr als Firmen Technologie von TomTom Telematics ein, die mehrfach ausgezeichnet wurde. Mehr als Fahrer arbeiten täglich eng vernetzt mit ihrem Unternehmen, und alle Management, Mitarbeiter und Kunden fahren damit besser. wo sich welches Fahrzeug befindet und welche Ausstattung es hat. Nachrichten lassen sich direkt ins Fahrzeug übermitteln. Die Routen können flexibel umgestellt werden. Die genaue Ankunftszeit steht fest, Kunden können sich auf diesen Termin verlassen und müssen nicht unnötig einen Vormittag oder Nachmittag lang warten. Das erhöht die Kundenzufriedenheit deutlich. 21% 5% 8% 32% exakte Zeitangabe eine Stunde zwei Stunden vormittags/nachmittags Zeit ist Geld, guter Service auch 24% ganzer Tag Die Zeit, die nicht für Fahrt und interne Verwaltung aufgewendet wird, steht für Kunden zur Verfügung. Der zweite große Vorteil von Flottenmanagement ist deshalb die bessere Effizienz und die Steigerung der Produktivität, die damit einhergeht. Eine typische Situation beispielsweise in einem Handwerksbetrieb, beim technischen Außendienst eines Konzerns oder in einem Transportunternehmen veranschaulicht die Vorteile von Flottenmanagement: Der Arbeitstag beginnt, die Routen sind geplant, aber schon am Vormittag sieht alles anders aus. Kunde A möchte den Termin verschieben, Kunde B braucht eine ergänzende Leistung und Kunde C hat einen eiligen Auftrag abzuwickeln. Ohne ein Flottenmanagementsystem beginnt der Innendienst zu rotieren, weil kaum Informationen als Entscheidungsgrundlage vorliegen. Mit einem Flottenmanagementsystem ist genau ersichtlich, Verbraucherakzeptanz von Wartezeiten. Quelle: Customer Service Research, TNS/TomTom Telematics, 2012 Ein interessanter, nützlicher Mehrwert von Flottenmanagement ist also die Auswirkung der verbesserten Produktivität auf die Servicequalität. Das schafft klare Wettbewerbsvorteile am Markt: Bei einer Customer-Service-Studie von TNS im Auftrag von TomTom Telematics fand die Mehrheit der deutschen Verbraucher maximal eine Stunde Wartezeit akzeptabel. In der Realität erhalten sie jedoch vage Zeitangaben wie vormittags oder von 7:00 13:00 Uhr. Trotz dieser langen Zeitspannen wurde fast jedes vierte Produkt zu spät geliefert bzw. Mitarbeiter konnten die vereinbarten Termine nicht einhalten. 94% der deutschen Studienteilnehmer beklagen sich über diese Verspätungen.

6 Einsatzbeispiel: Energieversorger Profil: Aufträge im Umkreis von 250 km, Mitarbeiter, Servicefahrzeuge, mehrere hunderttausend Inspektionen, Baumaßnahmen und Kundentermine pro Jahr. Im Einsatz: Fahrzeugortung, Verkehrsinformation, mobiler Zugriff, aktive Kommunikation mit den Fahrern. Ergebnis: kurzfristige Reaktionsfähigkeit im Störungsfall, Disponenten sind stets über den Fortgang der Arbeiten informiert, optimale Disposition der Einsatzwagen durch Positionsund Verkehrsdaten in Echtzeit. Im Endergebnis konnte der Netzbetrieb umfassend optimiert werden. Die meisten Kunden müssen unnötigerweise bis zu vier Stunden Wartezeit einplanen. Mehr Pünktlichkeit oder Flexibilität bei zusätzlichen Leistungen lassen sich mit einem Flottenmanagementsystem leicht umsetzen. Davon profitieren nicht nur Unternehmen und Kunden, sondern auch die Fahrer. Sie erhalten alle Auftragsdaten mit Kundennamen, Adresse, Auftragsinhalt und eventuellen Besonderheiten direkt auf das Driver Terminal im Fahrzeug. Genauso wenig müssen sie sich über die Dokumentation Gedanken machen. Denn das System dokumentiert Ankunfts- und Abfahrtszeit am Auftragsort automatisch. Diese Information geht wiederum direkt zurück an das Unternehmen. Dort kann sie sofort weiter genutzt werden: etwa für die Rechnungslegung, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, für Management-Reports oder als Unterstützung zur Erstellung von Nachweisen für das Finanzamt. Mit dieser engen Vernetzung von Fahrer und Zentrale erreicht Flottenmanagement seinen höchsten Wirkungsgrad und kann sogar die grundsätzliche Unternehmensperformance bei Liquidität und Rentabilität verbessern. Einsatzbeispiel: Facility Management Profil: Service vor Ort, vier nationale Standorte, circa 50 Fahrzeuge. Im Einsatz: Navigation, Fahrzeugortung, Fahrten- und Einsatzdokumentation, Tourenreporting als Nachweis für Kunden. Ergebnis: Umsatzerhöhung durch die Einbindung zusätzlicher Aufträge, korrekte und genaue Abrechnung der erbrachten Leistung (z.b. im Winterdienst), fundierte Informationsgrundlage zur Schärfung der Unternehmensstrategie. Was lohnt sich wirklich? Die Einsatzschwerpunkte von Flottenmanagement sind die Fahrzeugortung und das Fahrzeugmanagement. Studien wie Next Generation Fleet Management von Lünendonk zeigen zudem, dass sich auch die Weiterverwertung der Daten zunehmend durchsetzt: beispielsweise in der Logistik für die Auswertung von Fahrtdaten oder zur Sendungsverfolgung.

7 Zusammenfassend lässt sich also sagen: Flottenmanagement ist im Markt angekommen. Aber wie sichert man den rentablen Einsatz im eigenen Unternehmen? Die meisten Unternehmen untermauern ihre Entscheidung für Flottenmanagement mit einer KostenNutzen-Analyse. Gerne werden dabei kürzere Wegezeiten oder die Verringerung der Kraftstoffkosten als Ausgangspunkte für die Berechnung verwendet. Das liegt vor allem daran, dass die entsprechenden Daten bereits im Unternehmen vorliegen und entsprechend einfach nachgeprüft werden können. Viele Unternehmen denken im Laufe der Zeit weiter und messen ihre Investition an Unternehmenskennzahlen, die ebenso klar bezifferbar sind: etwa anhand der Umsatzsteigerung pro Kunde, die durch die Abrechnung auf Basis präziser Leistungsnachweise erfolgt, oder anhand der Anzahl der Kundentermine, die pro Tag durchgeführt werden. Zahlen aus der Praxis zeigen zum Beispiel die Verbesserung der Reaktionszeiten in einem Unternehmen um 83%, von 120 Minuten auf 20 Minuten3, was wiederum zu Kosteneinsparungen führte. Ein anderes Unternehmen steigerte die Effizienz seiner Techniker um 30%4. Wer also über den Einstieg ins Flottenmanagement nachdenkt, sollte im ersten Schritt klare Prioritäten setzen, dabei jedoch auch die Möglichkeiten seines Systems nicht aus den Augen verlieren. Schließlich amortisiert sich die Investition umso schneller, je mehr die Vernetzung von Fahrer und Unternehmen genutzt wird. Erfahrungsgemäß tritt dann der Return on Investment einer Flottenmanagementlösung deutlich früher ein, als geplant. 3 Quelle : Pressemitteilung "WEBFLEET spart dem Unternehmen Automaten Martin Zeit und Geld" vom Quelle: business.tomtom.com/de_de/landingpages/xerox/

8 Über TomTom Telematics Erfolgreiches Flottenmanagement macht aus den Anforderungen an Mobilität aktive Wettbewerbsvorteile. Unternehmen werden handlungsfähiger, effizienter und profitabler. Dafür setzen mehr als Firmen Technologie von TomTom Telematics ein, die mehrfach ausgezeichnet wurde. Mehr als Fahrer arbeiten täglich eng vernetzt mit ihrem Unternehmen, und alle Management, Mitarbeiter und Kunden fahren damit besser. Darüber hinaus hat der Flottenmanagement-Service von TomTom Telematics die ISO Zertifizierung erhalten. Dies garantiert, dass Kunden von den höchsten Standards bei Datensicherheit, -qualität und -verfügbarkeit (99,99%) profitieren. Wir beraten Sie gern!