ZERTIFIZIERUNGS- VERFAHREN

Transkript

1 TS004(COS)v03de v. 26/02/2016 ZERTIFIZIERUNGS- VERFAHREN COSMOS Ziel des vorliegenden Dokuments ist es, die wichtigsten Schritte des Zertifizierungsverfahrens zu beschreiben. Dieses Dokument ist Teil Ihres Zertifizierungsvertrages. Der geltende Standard ist auf oder verfügbar oder wird auf Anforderung zugesendet. Dieses Dokument wurde vollständig überarbeitet, Modifikationen werden nicht angezeigt. 1

2 Präambel Ecocert Greenlife ist eine Tochtergesellschaft der Ecocert-Gruppe, die 2009 gegründet wurde. Sie befasst sich mit der Kontrolle und Zertifizierung von Non-Food-Produkten (Kosmetik, Wasch- und Reinigungsmittel, Farben, Raumdüfte, Textilien, etc.). Sie haben die Zertifizierung nach dem COSMOS Standard beantragt. Mit diesem Dokument erläutert Ihnen Ecocert Greenlife die unterschiedlichen Schritte für die Zertifizierung Ihrer Produkte gemäß den Anforderungen des Programms. Zertifizierung durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle ermöglicht es Ihnen, die Konformität Ihrer Produkte mit den Zertifizierungsanforderungen zu bestätigen. Zertifizierung ist ein freiwilliger Prozess. Jedes Unternehmen ist für die Erfüllung dieser Anforderungen verantwortlich. Dieses Dokument ersetzt nicht die geltende Verordnung und wir erinnern daran, dass eine Zertifizierung durch Ecocert Greenlife keine Zertifizierung der Konformität mit der Verordnung ist. 2

3 INHALTSVERZEICHNIS I. Definitionen... 5 II. Geltendes Programm... 5 III. Zugang zur Zertifizierung... 5 Anwendungsbereich unserer Dienstleistung: In welchem Fall sollte ich eine Zertifizierung beantragen?... 5 Restriktionen... 6 IV. Die Schritte des Zertifizierungsverfahrens... 6 A. Ihr Zertifizierungsantrag Zusammensetzung Ihres Zertifizierungsantragdossiers Nichtdurchführbarkeit eines Antrages... 7 B. Vertragliche Verpflichtung Erstellung Ihres Kostenvoranschlags Formalisierung Ihrer Verpflichtung... 8 Erst-Evaluierung Dokumentarische Evaluierung und Vorbereitung der Vor-Ort-Kontrolle Vor-Ort-Kontrolle Zusammenfassung Ihrer Kontrolle Evaluierung der umgesetzten Korrekturmaßnahmen... 9 Abweichungen und Korrekturplan Kleine Abweichungen Große Abweichungen Korrekturplan...10 Überprüfung der Evaluierungsergebnisse und Zertifizierungsentscheidung...10 Zertifizierungsdokumente...11 Überwachung und Weiterführung der Zertifizierungsverfahrens Regemäßige Überwachung Durchführung des Kontrollplans vor-ort Überwachungs-Evaluierungen Übersicht: Schritte des Zertifizierungsverfahrens...14 Erneuerung der Zertifizierung Fortsetzung der Zertifizierung unter Bedingungen Aussetzung der Zertifizierung oder zurückgestellte Zertifizierung Minderung des Anwendungsbereiches der Zertifizierung Entzug der Zertifizierung...15 Anerkennung von anderen Zertifizierungsstellen...16 Änderungen betreffend der Zertifizierung Änderungen im Zertifizierungssystem (neue oder geänderte Anforderungen) Änderungen des Geltungsbereiches Ihrer Zertifizierung Aufschub Ihrer Zertifizierung...17 Beendigung der Zertifizierung

4 1. Ende der Vertragslaufzeit und die Auswirkungen auf Ihre Zertifizierung Spezifischer Fall einer Kontrolle des Lagerbestands und Lagerabverkaufs...18 V. Beschwerden und Einsprüche...18 Beschwerden...18 Einsprüche...19 Ihre Verpflichtung gegenüber Forderungen von Dritten...19 VI. Verwendung von Verweisen auf die COSMOS Zertifizierung, auf Ecocert und auf die mit dem Markenzeichen (Ecocert und andere) verbundene Dienstleistung...19 Anhang I: Definitionen

5 I. Definitionen Anhang I erläutert die Begriffe, die in diesem Dokument verwendet werden. II. Geltendes Programm Der COSMOS Standard wurde auf europäischer Ebene durch BDIH, Cosmebio, Ecocert, ICEA und Soil Association, die Gründungsmitglieder des COSMOS-standard AISBL (eine internationale gemeinnützige Vereinigung mit Sitz in Belgien) sind, entwickelt, um einheitliche Anforderungen und Begriffsbestimmungen für die Bio- und Naturkosmetik zu definieren. Es ist ein privates Programm. Ecocert Greenlife ist für die Zertifizierung nach diesem Programm akkreditiert und bietet diese Dienstleistung in Frankreich und im Ausland durch seine Tochtergesellschaften an. Dokumente des COSMOS Programms sind folgende: - der geltende COSMOS Standard, inklusive der Technical Guide, der Labelling Guide und der Control Manual, - das gegenwärtige Zertifizierungsverfahren, - die Kennzeichnungsregelungen - die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) Alle diese Dokumente sind frei auf unserer Webseite erhältlich oder oder werden auf Anforderung zugesendet. III. Zugang zur Zertifizierung Anwendungsbereich unserer Dienstleistung: In welchem Fall sollte ich eine Zertifizierung beantragen? Bezugsberechtigte Vertreiber/ Markeninhaber Antrag obligatorisch Sie sind Markeninhaber oder verantwortlich für das Inverkehrbringen Antrag nicht obligatorisch Sie sind nur Vertreiber: Sie verkaufen Produkte anderer Marken und Sie sind nicht verantwortlich für das Inverkehrbringen Sie sind bereits bei einer anderen Zertifizierungsstelle verpflichtet, die Mitglied bei COSMOS ist. 5

6 Hersteller/ Subunternehmer (Rohmaterialien oder Fertigprodukte) Lohnunternehmen Komplexe Spezialfälle (Unternehmensgruppen, Super- und Hypermärkte, ) Sie sind verantwortlich für das Inverkehrbringen der Produkte, die Sie herstellen und/oder Sie arbeiten für zwei oder mehrere Markeninhaber, die bereits bei Ecocert verpflichtet sind Sie stellen Produkte für einen einzigen Markeninhaber her (welcher unter das Zertifizierungsverfahren fällt). Sie sind bereits bei einer anderen Zertifizierungsstelle verpflichtet, die Mitglied bei COSMOS ist. Allerdings muss die Evaluierung dieser Aktivität umgesetzt werden. Lohnunternehmer müssen sich nicht verpflichten. Allerdings muss die Evaluierung dieser Aktivität umgesetzt werden Bitte kontaktieren Sie ECOCERT für weitere Informationen zur Verpflichtungserklärung Restriktionen Ecocert Greenlife kann einen Antrag auf Zertifizierung verweigern, wenn grundlegende oder bekannte Gründe, wie illegale Aktivitäten oder wiederholte Nicht-Konformitäten von Zertifizierungsanforderungen, unangemessenes Verhalten, ausstehende Zahlungen, etc., vorliegen. IV. Die Schritte des Zertifizierungsverfahrens Die Dienstleistung basiert auf einem jährlichen Zyklus. Sie führt, wenn die Zertifizierungsanforderungen erfüllt werden, zur Erteilung bzw. Erneuerung eines Zertifikates, welches Sie ermächtigt, Produkte mit einem Verweis auf die COSMOS Zertifizierung und/oder Ecocert und/oder Ecocert Greenlife in den Verkehr zu bringen. Die Schritte des Zertifizierungsverfahrens sind folgende (und werden folgend erläutert): Antrag /Überprüfung des Antrags vertragliche Verpflichtung Erst-Evaluierung Ihrer Aktivitäten (dokumentarisch und Vor-Ort) Überprüfung Ihrer Akte und Zertifizierungsentscheidung Überwachung Ihrer Aktivitäten A. Ihr Zertifizierungsantrag 1. Zusammensetzung Ihres Zertifizierungsantragdossiers Um Ihnen alle notwendigen Dokumente für das Zertifizierungsverfahren zur Verfügung zu stellen, senden wir Ihnen die folgenden Unterlagen: - die aktuelle Version des Standards 6

7 - einen Vorerhebungs-Fragebogen und zugehörige Antragsformulare - das Zertifizierungsverfahren (dieses Dokument) Wir bitten Sie, uns die Fragebögen/Antragsformulare komplett ausgefüllt zurück zu senden, um die notwendigen Informationen für die Antragsprüfung zu erhalten. Der Antrag wird auf Durchführbarkeit und zur Einordnung Ihres Projektes geprüft. Ziel ist: - sicherzustellen, dass Sie über alle Anforderungen des Standards informiert sind - zu gewährleisten, dass alle in den Formularen notwendigen Angaben erfolgt sind - die Durchführbarkeit der Zertifizierung Ihrer Produkte anhand Ihrer Daten zu überprüfen. 2. Nichtdurchführbarkeit eines Antrages Eine Zertifizierung kann in folgenden Fällen nicht durchgeführt werden: - Nichtübereinstimmung mit den allgemein geltenden Regelungen für Kosmetika - Interessenskonflikt, welcher die Unparteilichkeit unserer Entscheidungen in Frage stellt - Geografische Lage, die es uns nicht ermöglicht, die Zertifizierung technisch durchzuführen oder ein Risiko für die Beteiligten bedeutet, - Mangel an qualifizierten Personal, das die spezifischen Anforderungen Ihrer Anfrage erfüllen kann, - Vertragskündigung nach einer Sanktion durch Ecocert vor weniger als 3 Jahren - Entzug des Zertifikates durch eine andere Zertifizierungsstelle nach dem COSMOS Standard B. Vertragliche Verpflichtung 1. Erstellung Ihres Kostenvoranschlags Der Zertifizierungsdienst für die Kosmetik erstellt auf Grundlage Ihres Antrages einen individuellen jährlichen Kostenvoranschlag, unter Berücksichtigung Ihrer spezifischen Aktivität (Hersteller, Subunternehmer, Markeninhaber, Lohnunternehmer, usw.). Dieser Kostenvoranschlag listet detailliert die Kosten für die dokumentarische Evaluierung, vor- Ort-Kontrollen, Überprüfung des Kontrollberichtes und Zertifizierungsentscheidung auf. Kosten für Kontrollen, Probenahmen oder Analysen, die im Evaluierungsplan nicht vorgesehen sind, sind entsprechend im ersten Kostenvoranschlag nicht enthalten. Sie erhalten diesen Kostenvoranschlag zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Tarifen innerhalb von 15 Tagen. In komplizierten Fällen ist möglicherweise etwas mehr Zeit erforderlich. 2. Welche Dokumente gehören zu Ihrem Vertrag? Der Zertifizierungsvertrag besteht aus den aktuellen Versionen der folgenden Dokumente: - die Allgemeinen Geschäftsbedingungen - dieses Zertifizierungsverfahren - der COSMOS Standard, inklusive der Technical Guide, der Labelling Guide und der Control Manual, - die Kennzeichnungsregelungen für die Zertifizierung 7

8 - der Kostenvoranschlag 3. Formalisierung Ihrer Verpflichtung Mit Rücksendung des unterschriebenen Kostenvoranschlages gilt der Vertrag als geschlossen. Mit der Unterzeichnung des Kostenvoranschlages stimmen Sie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen einschließlich der Einhaltung der Anforderungen des Standards zu. Erst-Evaluierung Während der ersten Kontrolle werden die Aktivitäten im Rahmen der Zertifizierung geprüft, um die Übereinstimmung mit den Anforderungen des Standards sicherzustellen. 1. Dokumentarische Evaluierung und Vorbereitung der Vor-Ort- Kontrolle Ihr Dossier wird einem Zertifizierungsbeauftragten zugeordnet, der Ihr erster Ansprechpartner für alle Angelegenheiten wird. Er sendet Ihnen die nötigen Formulare für die Vorbereitung Ihres Erst-Audits und die spezifischen Unterlagen für Ihre Aktivität zu. Diese Dokumente werden von Ihrem Zertifizierungsbeauftragten geprüft und zur Vertiefung unserer Kenntnisse über Ihre Aktivität und Sammlung aller notwendigen Informationen für die Vor-Ort-Kontrolle verwendet. Inhaltsstoffe, Rezepturen, Etiketten, Verpackungen, Reinigungsprodukte und Kommunikationsmittel, welche auf Ecocert/Ecocert Greenlife oder COSMOS verweisen, müssen ECOCERT Greenlife vor jeder Verwendung zur Genehmigung vorgelegt werden. Sobald Ihr Antrag bearbeitet wurde, wird das Zulassungsaudit angewiesen. Der zuständige Kontrolleur plant mit Ihnen den Kontrolltermin. Ungefähr 10 Tage vor der Kontrolle erhalten Sie einen Kontrollvorbereitungsplan zum Ablauf der Kontrolle und für die Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen. Der Kontrollplan und die notwendigen Dokumente werden gemäß der ECOCERT Verfahren im Hinblick auf Ihre Position und der von Anderen im Prozess der Entwicklung (Herstellung oder Vertrieb von Produkten), festgelegt. Um die Kontrolle vorzubereiten, können Sie diesen Leitfaden zu Rate ziehen. 2. Vor-Ort-Kontrolle Vor-Ort-Kontrollen werden durchgeführt, um die Konformität der Produkte mit den Anforderungen des Standards zu überprüfen. Sie werden an allen im Prozess der Zertifizierung der Produkte involvierten Standorten vorgenommen: Herstellung, Verpackung, etc. ECOCERT Greenlife führt die Audits nach einem je nach Ihrer Aktivität festgelegten Kontrollplan durch (s. G.2). Folgende Schritte werden bei der Kontrolle durchgeführt: 8

9 - Eröffnungsbesprechung: Der Kontrolleur erklärt die Ziele und die verschiedenen zu überprüfenden Punkte, bestätigt den Anwendungsbereich der Kontrolle und den Kontrollplan, - Dokumentarische Evaluierung, - Betriebsbesichtigung und Befragung von Mitarbeitern, - Abschlussbesprechung: Der Kontrolleur gibt eine Zusammenfassung der Vor-Ort- Kontrolle. Im Falle einer Analyse wird jedwede Probenahme in Beisein eines Repräsentanten Ihres Unternehmens durchgeführt, der die entsprechenden Dokumente unterschreibt. Ecocert Greenlife bestimmt die Art der Analyse und das Labor, welches diese durchführt. Falls notwendig, kann Ecocert Greenlife entscheiden, eine Probe in Ihren Räumlichkeiten zu belassen. Diese Probe sollte nur im Falle einer Gegenanalyse verwendet werden. In diesem Fall, können Sie, ein Vertreter von Ecocert Greenlife oder ein Gerichtsvollzieher die Probe zu einem von Ecocert Greenlife beauftragten Drittlabor, gemäß den Anweisungen von Ecocert Greenlife, senden. Die Abrechnung erfolgt analog Ihrem jährlichen Kostenvoranschlag oder zu den realen Kosten. 3. Zusammenfassung Ihrer Kontrolle Während der Kontrolle können Abweichungen zu den Anforderungen des Standards festgestellt werden. Diese Abweichungen erfordern sogenannte Korrekturmaßnahmen von Ihnen, um die Konformität zu erreichen. Sie erhalten am Ende der Kontrolle detaillierte Informationen zu den Abweichungen und zu den zusätzlich notwendigen Evaluierungsaufgaben, die zur Überprüfung der erfolgten Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. 4. Evaluierung der umgesetzten Korrekturmaßnahmen Um Ihr Interesse an einer Fortsetzung der Zertifizierung zum Ausdruck zu bringen, müssen die erforderlichen Korrekturmaßnahmen für jede Abweichung innerhalb der vorgegebenen Zeit erfolgen. Die vorgeschlagenen Maßnahmen müssen sachbezogen und umfassend sein, um den Zertifizierungsprozess fortsetzen zu können. Ansonsten werden wir Sie bitten, andere Maßnahmen vorzuschlagen. Abhängig von den zusätzlich notwendigen Evaluierungen, die Ecocert Greenlife zur Überprüfung der umgesetzten Korrekturmaßnahmen erbringen muss, können folgende Maßnahmen notwendig sein: - eine neue Vor-Ort-Kontrolle - weitere Probenahmen und Analysen, - zusätzliche dokumentarische Evaluierungen Abweichungen und Korrekturplan Während der Kontrolle können Abweichungen zu den Anforderungen des Standards festgestellt werden. Diese werden in 2 Kategorien klassifiziert: 9

10 1. Kleine Abweichungen Eine kleine Abweichung ist eine Abweichung, die die Eigenschaften des zu zertifizierenden Produktes nicht verändert. Das bedeutet, dass sie nicht die Konformität des zu zertifizierenden Produktes in Bezug auf die Prinzipien des Standards und dessen wichtigsten Anforderungen verändert (s. Vorwort des Standards) und nicht irreführend für den Verbraucher ist. 2. Große Abweichungen Eine große Abweichung ist eine Abweichung, die die Eigenschaften des zu zertifizierenden Produktes verändert oder ändern wird. Das bedeutet, dass sie die Konformität des zu zertifizierenden Produktes in Bezug auf die Prinzipien des Standards und dessen wichtigsten Anforderungen verändert und/oder als irreführend für den Verbraucher betrachtet werden kann. 3. Korrekturplan Die Korrekturpläne listen die möglichen Abweichungen auf und klassifizieren diese nach ihrem Schweregrad ( große oder kleine Abweichungen). Sie identifizieren auch für jede Abweichung die Auswirkung auf die Zertifizierung. Die notwendig zu ergreifenden Maßnahmen und die Antragsmodalitäten werden ebenso aufgeführt. Die Konsequenz für die Zertifizierung wird je nach Art und Schwere der Abweichung sowie dessen Vorkommen und Betrugsrisiko definiert. Geeignete Maßnahmen können sein: (s. Punkt H für weitere Details) - Fortsetzung der Zertifizierung unter Bedingungen - Minderung des Anwendungsbereiches der Zertifizierung - Aussetzung der Zertifizierung - Widerruf der Zertifizierung Überprüfung der Evaluierungsergebnisse und Zertifizierungsentscheidung Der Kontrollbericht und Ihre vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen werden dem zuständigen Zertifizierungsbeauftragten weitergeleitet, welcher die Vollständigkeit des gesendeten Berichtes überprüft. Sie erhalten dann die Zertifizierungsentscheidung mit den Analysenergebnissen (falls zutreffend), die auf Grundlage des von Ecocert Greenlife festgelegten Korrekturplanes, dem Kontrollbericht und weiterer relevanter Dokumente erstellt wird. Der Zertifizierungsbeauftragte identifiziert Abweichungen als behoben auf Basis der gesammelten Nachweise (in Dokumenten oder durch Vor-Ort Beobachtungen, wenn zutreffend) und die Einhaltung des Korrekturplans. Im Falle einer positiven Zertifizierungsentscheidung, sendet Ihnen Ihr Zertifizierungsbeauftragter die Zertifizierungsdokumente. 10

11 Im Falle einer negativen Zertifizierungsentscheidung, informiert Sie Ihr Zertifizierungsbeauftragter schriftlich unter Angabe der Gründe. In diesem Fall können Sie eine neue Zertifizierung beantragen, beginnend mit Punkt A. Wenn notwendig (für alle erste Kontrolle und bei blockierenden Abweichungen) stellt der Zertifizierungsbeauftragte zu den Zertifizierungsleitern die Abweichungen zur Stellungnahme dar. Die Zertifizierungsentscheidung bleibt dann zurückgestellt. Wenn es Verdachte gibt, dass Sie Produkte auf den Markt bringen oder bringen werden, die zu dem Standard nicht konform sind und auf Zertifizierung verweisen, darf Ecocert Greenlife vorläufig die Aussetzung der Zertifizierung solcher Produkte verlangen. Bevor wir eine solche Entscheidung treffen, werden Sie darüber informiert und laden Sie ein, uns Ihre Bemerkungen mitzuteilen. Zertifizierungsdokumente Zertifizierungsdokumente können nur nach oder gleichzeitig mit folgenden Punkten ausgestellt werden: - die Entscheidung vorliegt, die garantiert, dass die Zertifizierung erfolgt ist, - die Zertifizierungsanforderungen erfüllt wurden. Diese Zertifizierungsdokumente (Zertifikat, Bescheinigungen für Sub-, Lohnunternehmen) vermitteln oder erlauben die Identifikation der folgende Punkte: - Name und Adresse von Ecocert Greenlife - Datum der Zertifizierung - Ihr Name und Adresse - Laufzeit der Zertifizierung - Liste der zertifizierten Produkte (COSMOS NATURAL oder NATURAL ORGANIC) / Ihre kontrollierten Verfahren Kosten die entstehen, wenn in Erwartung einer noch nicht erfolgten Zertifizierung z.b. Etiketten gedruckt oder Produkte hergestellt werden, fallen in Ihre Verantwortung und können nicht an Ecocert Greenlife weiterberechnet werden. Nur der Zertifikatsinhaber darf einen Verweis auf die Zertifizierung seiner Produkte geben. Überwachung und Weiterführung der Zertifizierungsverfahrens 1. Regemäßige Überwachung Die Zertifizierung wird automatisch jährlich erneuert, wenn Sie Ecocert Greenlife nicht über die Kündigung des Zertifizierungsvertrages unter den Bedingungen der aktuellen Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Kenntnis setzen. Auf der Basis der von Ihnen zur Verfügung gestellten und/oder von uns während der Kontrolle oder anderer Untersuchungen erhaltenen Informationen, aktualisiert Ecocert Greenlife Ihre jährliche Zertifizierungsgebühr. 11

12 Während des Überwachungszeitraumes wird der Kontrollplan durchgeführt. Dieser beinhaltet: - Überwachungskontrolle(n) Vor-Ort (die festgelegten Korrekturmaßnahmen zur Behebung vorheriger Abweichungen werden überprüft) - Dokumentarische Überprüfungen, wenn Änderungen bei Dokumenten, die während des Erst-Evaluierung geprüft wurden, erfolgt sind oder im Falle von neu zu zertifizierenden Produkten - jährlicher Analyseplan (falls relevant) 2. Durchführung des Kontrollplans vor-ort Der Kontrollplan definiert den Typ und die Häufigkeit der erforderlichen Kontrollen gemäß Ihrer Aktivität und einigen weiteren Kriterien. Vertriebseinheiten werden einmal jährlich kontrolliert, da sie keine Produktionsschritte durchführen. Einheiten, die Produktionsschritte durchführen (ausgenommen Lohnunternehmen) werden im ersten Jahr zweimal und danach ein bis zweimal jährlich kontrolliert. Die Anzahl der Kontrollen hängt von der Risikoanalyse für die betreffende Einheit ab. Jedesr Zertifizierungsantrag eines Hersteller/Subunternehmens wird geprüft, um die verbundenen Risiken abzuschätzen und damit die Anzahl der Kontrollen pro Jahr und die Gesamtkontrollzeit festzulegen. Folgende Kriterien werden dabei berücksichtigt: - Geschäftstyp (Rohstoff-Hersteller, Make-up Hersteller, etc.) - Anzahl der zu zertifizierenden Produkte - Anzahl der verwendeten Inhaltsstoffe - Schwere der festgestellten Abweichungen im Vorjahr - Vorhandenes Qualitätsverfahren in Ihrem Unternehmen Unternehmenstyp Zulassungsaudit Erneuerungsaudit Markeninhaber/Vertreiber 1 Kontrolle/Jahr 1 Kontrolle/Jahr Hersteller/Subunternehmen 2 Kontrollen/Jahr 1 oder 2 Kontrollen/Jahr abhängig von der Risikoanalyse Lohnunternehmen 1 Kontrolle/Jahr 1 Kontrolle/Jahr Dieser Kontrollplan gilt für alle Unternehmen, in Frankreich und im Ausland. Zusätzliche und ergänzende Kontrollen können dem anfänglichen Kontrollplan hinzugefügt werden. Wenn die Frist für eine Kontrolle nicht eingehalten wird, behält Ecocert sich das Recht vor, Ihre Zertifikate auszusetzen, auch dann, wenn das Ablaufdatum von solchen Zertifikaten nach der gesetzten Frist für die betreffende Kontrolle liegt. 12

13 3. Überwachungs-Evaluierungen Die Umsetzung und Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen, die infolge von vorherigen Abweichungen eingeleitet wurden, werden überprüft. Die Überwachung umfasst auch die Überprüfung von Änderungen bei den Zertifizierungsanforderungen und beim Umfang der Zertifizierung. Aus diesem Grund müssen Sie Ecocert Greenlife unverzüglich über jedwede Änderung in Ihrem System (Herstellung, Verarbeitung, Qualität) oder beim Sortiment der zu zertifizierenden Produkte informieren. Während der Überwachung wiederholen sich die Schritte C, D, E und F. 13

14 4. Übersicht: Schritte des Zertifizierungsverfahrens A. Prüfung des Antrags SIE 1. Anforderung von Informationen über die Kosmetik-Zertifizierung 3. Rücksendung der ausgefüllten Formulare (für einen ersten Antrag oder die fortlaufende Aktualisierung der Informationen) ECOCERT GREENLIFE 2. Sendung: Standard/ Kennzeichnungsvorschriften Antragsformulare Zertifizierungsverfahren 4. Evaluierung Ihres Erst-Antrages bzw. Erneuerung Wenn Ihr Antrag nicht zulässig ist, teilen wir Ihnen dies in unserer Antwort mit. Sendung von Vertragsunterlagen: (Kostenvoranschlag + AGB) B. Verpflichtungserklärung 5. Verpflichtungserklärung (durch Unterzeichnung des Kostenvoranschlags) C. Dok. Überprüfung 7. Sendung der für die dokumentarische Überprüfung der Unterlagen nötigen Informationen (zur Genehmigung der Inhaltsstoffe, Etiketten, Rezepturen, Verpackungsartikel ) 6. Dokumentarische Überprüfung Sendung der Formulare, die zur Vorbereitung der Kontrolle erforderlich sind. D. Erst-Kontrolle 9. Kontrolle vor Ort Erfassung und Feststellung von Abweichungen. Vorschläge für Korrekturmaßnahmen. Gegenzeichnung des Kontrollberichtes Eventuelle Probenentnahme 8. Evaluierung der Durchführbarkeit einer Kontrolle (Vollständigkeit des Dossiers, Verfügbarkeit des Kontrolleurs ) und Beauftragung des Kontrolleurs E. Überprüfung Ihrer Akte und Zertifizierungsentscheidung 11. Sendung der nötigen Unterlagen für die Aufhebung der Abweichungen. 10. Überprüfung der Evaluierungselemente Beurteilung der Effizienz der vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen. Überprüfung der vorgelegten Unterlagen und bei Bedarf Beschluss einer ergänzenden Kontrolle (zurück zu Schritt 8). Überprüfung des Kontrollberichtes und anderer relevanter Dokumente 12. Zertifizierungsentscheidung Erteilung, Verweigerung, Fortsetzung, Aussetzung, Minderung, Entzug der Zertifizierung F. Überwachung. Sie müssen ECOCERT Greenlife über jede Änderung im Verfahren, der Rezeptur, der Etikettierung informieren : zurück zu Schritt 3 Ausstellung der Zertifikate 13. Überwachung Jährliche Vertragsrevision: zurück zu Schritt 3. 14

15 Erneuerung der Zertifizierung Wenn keine Abweichungen während der Überwachung festgestellt werden, wird eine Zertifizierungsentscheidung getroffen und Ihr Zertifizierungsbeauftragter stellt Ihre neuen Zertifizierungsdokumente aus. Wenn Abweichungen während der Überwachung oder auf andere Weise festgestellt werden, werden diese von Ecocert Greenlife geprüft und es werden geeignete Maßnahmen ergriffen. Basierend auf dem Korrekturplan und dem Ausmaß und der Schwere der festgestellten Mängel, kann Ecocert Greenlife folgende geeignete Maßnahmen ergreifen: 1. Fortsetzung der Zertifizierung unter Bedingungen Bedingungen zur Fortsetzung der Zertifizierung können z.b. sein: - Verstärkte Überwachung durch neue Kontrollen oder zusätzliche Analysen - Aufschub der Zertifizierung, um Ihnen die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen - Etc. Wenn die geforderten Bedingungen in der vorgegebenen Zeit nicht erfüllt werden, kann Ecocert Greenlife den Prozess der Aussetzung oder Entzug der Zertifizierung beginnen und die Zertifizierungsunterlagen entsprechend aktualisieren. 2. Aussetzung der Zertifizierung oder zurückgestellte Zertifizierung Dies beinhaltet die Unterbrechung der Zertifizierung für einen bestimmten Zeitraum oder bis zur Sicherstellung der Konformität der Produkte. Wenn das Produkt bisher nicht zertifiziert wurde, wird Ihre Zertifizierung zurückgestellt. Die Aussetzung kann ein oder mehrere Produkte und/oder Chargen betreffen. Abweichungen müssen innerhalb der festgesetzten Frist durch die geforderten Schritte behoben werden. In jedem Fall, kann kein Hinweis auf die Zertifizierung für die betreffenden Produkte gegeben werden bis die Abweichungen behoben wurden. Die betreffenden Produkte werden während der Aussetzung der Zertifizierung von Ihren Zertifizierungsdokumenten entfernt. 3. Minderung des Anwendungsbereiches der Zertifizierung Dies bedeutet die sofortige und endgültige Aufhebung der Zertifizierung für einen Teil der Produkte und/oder einer Charge. Die Produkte werden als konventionell eingestuft und dürfen keinen Hinweis auf die Zertifizierung führen. Diese Entscheidung kann auf Abweichungen, die während der Kontrolle festgestellt wurden oder auf Ihre Anfrage, wenn Sie für ein oder mehrere Produkte die Zertifizierung nicht fortsetzen möchten, zurückgeführt werden (Stornierung). In jedem Fall werden die Produkte ohne vorherigen Hinweis vom Zertifikat entfernt. 4. Entzug der Zertifizierung Dies bedeutet die sofortige Aufhebung der Zertifizierung für alle Ihre Produkte. Sie können keinen Hinweis auf die Zertifizierung für irgendeines Ihrer Produkte geben. 15

16 Diese Entscheidung wird auch durch die Kündigung des Vertrages mit Ecocert Greenlife begleitet. Ein Produkt ohne Zertifikat oder mit ausgesetzter/entzogener Zertifizierung darf keinen Hinweis auf die Zertifizierung führen. Dieses Verbot gilt auch für alle anderen Kommunikationsmaterialien. Die Aussetzung oder der Entzug Ihrer Konformitätsdokumente bedeutet das sofortige Ende der Gültigkeit dieser Dokumente. Sie tragen die Verantwortung dafür, Ihre Kunden umgehend darüber zu informieren, dass ihre Produkte nicht mehr zertifiziert sind und die Verwendung Ihrer Zertifizierungsdokumente einzustellen. Anerkennung von anderen Zertifizierungsstellen Der COSMOS Standard wurde auf europäischer Ebene von Zertifizierungsstellen (BDIH Deutschland, Ecocert Frankreich, ICEA Italien) in Zusammenarbeit mit Fachverbänden (Cosmebio Frankreich, Soil Association England) entwickelt. Aufgrund Ihrer Einwilligung zur Harmonisierung, müssen die Zertifizierungsstellen die nach dem COSMOS Standard ausgestellten Zertifikate der anderen zugelassenen Zertifizierungsstellen anerkennen. Darüber hinaus müssen Zertifizierungsstellen Dokumente und Informationen für die gesamte Verarbeitungskette oder Teile davon übernehmen (hinsichtlich der Vertraulichkeit) um die Zertifizierung des Endproduktes zu gewährleisten. Wenn große Abweichungen festgestellt werden, wird Ecocert Greenlife die anderen Zertifizierungsstellen über die Entscheidung informieren. Im Fall, dass einige Abweichungen eine Ablehnung des Zertifikates mit sich bringen oder wenn die Antragsprüfung nicht akzeptabel ist, wird Ecocert Greenlife den COSMOSstandard AISBL informieren. In diesem Fall wird die Antragsprüfung bei keiner der anderen zugelassenen Zertifizierungsstelle möglich sein. Änderungen betreffend der Zertifizierung 1. Änderungen im Zertifizierungssystem (neue oder geänderte Anforderungen) Ecocert Greenlife verpflichtet sich, Sie per über Änderungen bei den Dokumenten und Modalitäten zur Umsetzung beim COSMOS Zertifizierungsprogramm zu informieren und die aktuelle Version des Standards auf der ECOCERT oder COSMOS Webseite zur Verfügung zu stellen. In einigen Fällen gelten die geänderten Bestimmungen mit sofortiger Wirkung, während in anderen Fällen Übergangsmaßnahmen durch Ecocert Greenlife umgesetzt werden können. Es liegt in Ihrer Verantwortung diese Änderungen umzusetzen und in der von Ecocert Greenlife deren Umsetzung zu überprüfen. Wenn Änderungen nicht umgesetzt werden, kann Ecocert Greenlife dies als Abweichung werten, welche, bei Nichtkorrektur, in einer Minderung, einer Aussetzung oder auch einem Entzug Ihrer Zertifizierung münden kann (s. H). 16

17 2. Änderungen des Geltungsbereiches Ihrer Zertifizierung Es liegt ebenso in Ihrer Verantwortung Ecocert Greenlife umgehend über jedwede Änderung, die eine Auswirkung auf Ihre Konformität bezüglich der Zertifizierungsanforderungen hat, zu informieren. Beispiele für solche Änderungen können folgendes beinhalten: - rechtlicher, kommerzieller oder organisatorischer Status oder Eigentumsrechte, - Organisation und Management, - Modifikationen beim Produkt oder Herstellungsverfahren - Kontaktadresse und Produktionsstandorte, - Etc. Die Änderungen wirken sich auf Ihre Zertifizierung aus (Änderung des Geltungsbereiches des Zertifikates, Aussetzung, Entzug ) und kann möglicherweise zu einer zusätzlichen Kontrolle oder einer erweiterten Kontrolle führen (im Falle eines neuen Produktes/Verfahrens). 3. Aufschub Ihrer Zertifizierung Wenn Sie planen Ihre Aktivität vorübergehend einzustellen (Stillstand Herstellung, Verpackung oder Verkauf von Ecocert Greenlife zertifizierten Produkten), bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aktivität und unsere Dienstleistung für 1-2 Semester aufzuschieben. Ihr Vertrag behält während dieses Zeitraums seine Gültigkeit. Ecocert Greenlife muss umgehend über eine Einstellung Ihrer Aktivität informiert werden. Ihre Zertifizierungsdokumente sind während dieser Periode nicht mehr gültig. Sie können daher nicht länger Produkte herstellen und verkaufen, die einen Bezug auf die COSMOS Zertifizierung noch Ecocert/Ecocert Greenlife geben, ungeachtet der Kommunikationsunterstützung (Etikettierung, Webseite, Kommunikationsdokumente, etc.). Am Ende dieser Aufschubperiode wird das Zertifizierungsverfahren mit Schritt 1 wieder aufgenommen Antragsprüfung gefolgt von einer Erst-Genehmigungs-Kontrolle, wie für jeden Erstantrag. Beendigung der Zertifizierung 1. Ende der Vertragslaufzeit und die Auswirkungen auf Ihre Zertifizierung Sie können jederzeit die Zertifizierung für alle oder einen Teil Ihrer Produkte beenden. Wenn Sie die Zertifizierung für alle Ihre Produkte einstellen und gleichzeitig den Vertrag beenden möchten, muss dies entsprechend den in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgeschriebenen Konditionen erfolgen. Die Beendigung der Zertifizierung für alle oder einen Teil Ihrer Produkte und der Ablauf Ihres Vertrages hat mit sofortiger Wirkung das Ende der Gültigkeit Ihrer Zertifikate für die betreffenden Produkte zur Folge. Folglich dürfen Sie ab den Ablaufdatum für die Zertifizierung (und ggf. Beendigung des Vertrages) keine Produkte mit dem Verweis auf die COSMOS Zertifizierung und/oder 17

18 Ecocert und/oder Ecocert Greenlife herstellen und vermarkten. Die Zertifizierung von Produkten, die bereits vermarktet wurden und noch auf dem Markt erhältlich sind, ist nicht betroffen. 2. Spezifischer Fall einer Kontrolle des Lagerbestands und Lagerabverkaufs Wenn Sie über einen Lagerbestand von konformen Produkten verfügen, die einen Bezug auf die COSMOS Zertifizierung oder Ecocert oder Ecocert Greenlife geben und eine Zeitraum für den Abverkauf benötigen, der über das Ende der Gültigkeit Ihrer Zertifizierung hinausgeht, informieren Sie uns bitte über den erwarteten Abwicklungszeitraum. Ecocert Greenlife wird Ihren Antrag prüfen und Ihren Vertrag ggf. verlängern, um Ihnen den Abverkauf des Lagerbestandes der konformen Produkte zu ermöglichen. In diesem Fall ist eine jährliche kostenpflichtige Kontrolle als Vertreiber notwendig. Der Vertrag und das Zertifikat bleiben daher in Kraft bis zu dem mit Ihnen vereinbarten Zeitpunkt, der Ihnen den Abverkauf des Lagerbestandes der zertifierten Produkte ermöglicht. In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, Ecocert Greenlife zu kontaktieren, um die geltenden Bedingungen der genauen Terminierung für Ihr Unternehmen zu klären. Während eines solchen Vertragsverlängerungszeitraumes sind Sie nicht berechtigt, neue Produkte mit Verweis auf die COSMOS Zertifizierung und/oder Ecocert und/oder Ecocert Greenlife herzustellen. V. Beschwerden und Einsprüche Sie können eine Beschwerde über unsere Dienstleistung bei Ecocert Greenlife einreichen oder Einspruch gegen eine von Ecocert Greenlife getroffene Zertifizierungsentscheidung erheben. Ecocert Greenlife ist verpflichtet, Ihnen den Erhalt der Beschwerde oder des Einspruchs zu bestätigen und diese dann in einem angemessenen Zeitrahmen gemäß den internen Verfahren zu bearbeiten. Beschwerden Jede Person kann eine schriftliche Beschwerde an Ecocert Greenlife verweisen. Die Beschwerde kann eine Validierung, einen anderen Kunde, die Ecocert Dienstleistung, usw, betreffen. Eine Empfangsbestätigung wird systematisch an den Beschwerdeführer innerhalb einer Frist von acht Tagen gesendet. Eine Antwort wird dann nach der Validierung durch eine Person, die nicht mit der Beschwerde verbunden ist, gesendet. Alle Beschwerden werden von der Qualitätsmanager registriert, sowie die getroffenen Maßnahmen. Analyse wird regelmäßig durchgeführt, um Ihren Erwartungen besser zu entsprechen. 18

19 Einsprüche Sie können schriftlich bei der Abteilung für die Kosmetikzertifizierung Einspruch gegen eine Zertifizierungsentscheidung erheben. Ihr Einspruch muss folgende Form wahren: - in schriftlicher Form erfolgen (Brief oder ), - innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt der Zertifizierungsentscheidung erfolgen, - hinreichend begründet sein: neue Punkte, die Ecocert Greenlife bis dahin nicht bekannt waren, müssen vorgelegt werden. Wenn der Einspruch zulässig ist, wird dieser von der Abteilung für die Kosmetikzertifizierung bearbeitet. Wenn Ihr Einspruch abgewiesen wird, können Sie in zweiter Instanz beim COSMOS Zertifizierungsprogramm Committee Einspruch erheben. Dieser zweite Einspruch muss innerhalb von 15 Tagen ab Empfang der Ablehnung Ihres ersten Einspruchs erfolgen. Einsprüche haben keine aufschiebende Wirkung auf die bereits gefassten Beschlüsse, die Gegenstand des Einspruchs sind. Diese Beschlüsse gelten daher, bis eine neue Entscheidung nach Evaluierung Ihres Einspruchs erfolgt. Ihre Verpflichtung gegenüber Forderungen von Dritten Die Verwaltung von Forderungen von Dritten, die direkt an Sie gerichtet werden, fällt unter Ihrer Verantwortung. Sie müssen ein Verzeichnis aller Beschwerden, die einen Bezug zu der Einhaltung der Zertifizierungsanforderungen haben, führen und diese Aufzeichnungen Ecocert Greenlife zur Verfügung stellen. Diese Aufzeichnungen müssen einen Überblick über die geeigneten zu ergreifenden Maßnahmen geben und diese Maßnahmen müssen dokumentiert werden. VI. Verwendung von Verweisen auf die COSMOS Zertifizierung, auf Ecocert und auf die mit dem Markenzeichen (Ecocert und andere) verbundene Dienstleistung Die Kennzeichnungsvorschriften für die COSMOS Zertifizierung, für Ecocert/Ecocert Greenlife und dazugehöriger Markenzeichen sind im folgenden Dokument festgelegt: TS006(COS) - Kennzeichnungsvorschriften. Der Missbrauch der Marke oder der fehlerhafte Verweis auf die COSMOS Zertifizierung oder auf Ecocert oder Ecocert Greenlife durch den Kunden kann zur Anwendung geeigneter Maßnahmen führen, wie Minderung, Aussetzung oder Entzug der Zertifizierung. Ecocert Greenlife ist ebenso verpflichtet, die entsprechenden Behörden zu informieren. Hier einige Fälle, die auftreten können : - Das Logo oder die Referenz auf die COSMOS Zertifizierung oder auf Ecocert oder Ecocert Greenlife erfolgt auf nicht-konformen Produkten. 19

20 - Das Logo oder die Referenz auf die COSMOS Zertifizierung oder Ecocert oder Ecocert Greenlife erfolgt auf Produkten, die nicht Bestandteil des Zertifizierungsantrages oder im Zertifizierungsverfahren sind. - Generell, die Kennzeichnungsregeln und Etikettierungsvorschriften werden nicht eingehalten (bitte lesen Sie die entsprechenden Vorschriften, die Sie auf unserer Webseite oder auf Anfrage von uns erhalten). * * Ecocert Greenlife steht Ihnen für weitere Fragen jederzeit zur Verfügung. * ECOCERT GREENLIFE BP L ISLE JOURDAIN Customer relationship service +33 (0) or by cosmetiques@ecocert.com 20

21 TS004(GD)v02en Anhang I: Definitionen Einspruch: Schriftliche Anfrage des Kunden an Ecocert Gruppe, eine von der Ecocert Gruppe getroffene Zertifizierungsentscheidung erneut zu überprüfen. Zertifizierung: Ausstellung eines Zertifizierungsdokumentes (s. Definition). Zertifizierungsdokument: Dokumente, die dem Kunden zur Bescheinigung der Konformität der Produkte mit dem Zertifizierungsprogramm ausgestellt werden. Zertifizierungsanforderung: Spezifische Anforderung, die vom Kunden erfüllt sein muss, als Voraussetzung zur Schaffung und Aufrechterhaltung der Zertifizierung. Zertifizierungsprogramm: Reihe von Anforderungen, Regeln und Verfahren, die durch den Programmeigentümer festgelegt wurden und von der Ecocert Gruppe umgesetzt werden müssen. Zertifizierungsstandard: Technisches Dokument, welches die zu erfüllenden Produktanforderungen, Evaluierungsmethoden und Verfahren für die Kommunikation bzgl. der Zertifizierung festlegt. Kunde: Person oder Organisation, die durch Unterzeichnung einer Dienstleistungsvereinbarung eine Dienstleistung der Eccoert Gruppe in Anspruch nimmt. Beschwerde: Ausdruck der Unzufriedenheit, anders als Einspruch, durch eine Person oder Organisation an die Ecocert Gruppe, in Zusammenhang mit der Aktivität der Gruppe und in Erwartung einer Rückmeldung. Korrekturplan: Liste der Abweichungen, bezogen auf die Zertifizierungsanforderungen und die Auswirkung auf die Zertifizierungsentscheidung. Der Korrekturplan kann durch zusätzliche Evaluierungen ergänzt werden, die zur Erfüllung der Anforderungen notwendig sind. Korrekturmaßnahmen: Maßnahmen, die zur Behebung von Abweichungen oder anderen unerwünschten Situationen ergriffen werden. Evaluierungsplan: Beschreibung der Anzahl und Arten der Evaluierungen, die während eines Auswertungszyklus Anwendung finden, um die Konformität der Produkte zu den Anforderungen, basierend auf der Unternehmensart, zu gewährleisten. Abweichung: Nicht-Erfüllung einer Anforderung. Überwachung: Die Wiederholung der Bewertung, Überprüfung und Zertifizierungsentscheidung gemäß des Zertifizierungsprogrammes als Basis für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung. 21