Themengebiet: Mitgliederinformationen. Ablaufpläne Checklisten Netzplan Tag der offenen Tür

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1 Themengebiet: Mitgliederinformationen Ablaufpläne Checklisten Netzplan Tag der offenen Tür 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ablaufpläne Planung und Genehmigung Vorbereitungsphase Durchführung zum Tag der offenen Tür Nacharbeit Zeitpläne Frühzeitig: Vier Wochen vorher: Eine Wochen vorher: Am Veranstaltungstag: Am Tag danach: Pressearbeit Vier Wochen vorher: Zwei Wochen vorher: Am Veranstaltungstag: Checklisten Einladungen: Informationsmaterial: Vorbereitung im Betrieb: Sicherheit: Rahmenprogramm: Personaleinsatz: Netzplan

3 1. Ablaufpläne Diese Ablaufpläne erleichtern den Überblick bei der Vorbereitung des Tages der offenen Tür Planung und Genehmigung Erledigt am: Beschluss Bildung von Arbeitsgruppen Exposé / Kostenüberlegungen Terminfestlegung Diskussion der Vorschläge - Genehmigung durch Geschäftsleitung 1.2. Vorbereitungsphase Erledigt am: Einladungen: Zielgruppen festlegen (siehe Checkliste), Liste, Texte, Produktion, Versand, Informationen im Intranet / Internet Informationsmaterial: siehe Checkliste Medien / Werbemittel: Texte, Gestaltung, Produktion Vorbereitungen im Betrieb: siehe Checkliste Sicherheit: siehe Checkliste Rahmenprogramm: siehe Checkliste Personaleinsatz: siehe Checkliste 3

4 1.3. Durchführung zum Tag der offenen Tür Verantwortlich: Besucher, Orientierung, VIP-Betreuung Pressebetreuung Ansprachen Führungen / Rundfahrten / Transfer Werbemittel- und Infoausgabe Bewirtung Unterhaltungsprogramm Steuerung des nötigen Personals Sicherheitsmaßnahmen 1.4. Nacharbeit Verantwortlich: Dank an Mitarbeiter Presse-Echo und andere Resonanz Rechnungslegung Manöverkritik Dokumentation (eventuell auch in Unternehmenszeitung) 4

5 2. Zeitpläne Anhand dieser Zeitpläne sorgen Sie dafür, dass bei der Vorbereitung und bei der Pressearbeit nichts anbrennt. Von der Ankündigung zum Ereignis: 2.1. Frühzeitig: Erledigt am: Polizei und Feuerwehr über den Tag der offenen Tür informieren Anzeigen- und Plakatraum anmieten Sonderseiten / Informationen ins Internet einstellen Versand der persönlichen Einladungen Fotografen für Bilddokumentation bestellen: evtl. Pressefotografen ansprechen 2.2. Vier Wochen vorher: Erledigt am: Beginn der Medienarbeit 2.3. Eine Wochen vorher: Erledigt am: Information der Nachbarschaft mit Programmflyer, Anzeigen 2.4. Am Veranstaltungstag: Formulieren einer Abschlussmeldung für die Medien (Besucher-zahl, Verlauf, Highlights): Verbreitung durch Fax und Am Tag danach: Erledigt am: Zusammenstellen einer Bildergalerie für die Mitarbeiter (Intranet) 5

6 3. Pressearbeit 3.1. Vier Wochen vorher: Erledigt am: Anschreiben an die Redaktion oder den zuständigen Redakteur persönlich (klären, wer das ist und ob er an dem Termin nicht evtl. in Urlaub oder verhindert ist!) Ablaufplan im Überblick (Hinweis auf einige Highlights!) Hinweis auf den speziellen Link zum Tag der offenen Tür 2011 auf der Website des VCI mit der Übersicht über die Programme aller teilnehmenden Firmen und Betriebe: Daten und Fakten zum Unternehmen Evtl. aktueller Geschäftsbericht, Imagebroschüre, Fotos (nicht mehr als drei) aus dem Unternehmen (Themen: neue Produktionsanlagen, Unternehmensgeschichte, Produkte, Produktion, Forschung, Ausbildung, bedeutende Persönlichkeiten, markante Bauwerke, Geschäftsbericht, Unternehmensbroschüren) Zwei Wochen vorher: Erledigt am: Ablaufplan im Detail (Highlights besonders hervorheben!) Öffnungszeiten, Zugangsmöglichkeiten, Anfahrt- Informationen für Autos und öffentliche Verkehrsmittel sowie Parkmöglichkeiten Programmflyer Aktuelle Fotos: zum Beispiel neue Produktionsanlagen Erneut Hinweis auf die Website des VCI: Angebot eines Rundgangs/einer Rundfahrt durch die Veranstaltung für die Medienvertreter mit dem Firmensprecher (Zusage/Absage erbitten!) 6

7 3.3. Am Veranstaltungstag: Journalisten sollten nach Möglichkeit persönlich begrüßt werden, wenn Sie zur Veranstaltung kommen. Auf jeden Fall soll ihnen den ganzen Tag über ein Ansprechpartner für Rückfragen per Mobiltelefon direkt zur Verfügung stehen. Dieser sollte auch auf Anfrage zum Aushändigen das schriftliche Pressematerial bereit halten. 4. Checklisten Diese Checklisten präzisieren die einzelnen Vorbereitungsschritte Einladungen: Zuständig: Zielgruppen Termin Verantwortlich Was ist noch zu beachten? Vertreter: Behörden, Parteien, Bürgerinitiativen Befreundete Unternehmen Kunden Verbände Vertreter Arbeitnehmerverbände Pensionäre Nachbarschaft Mitarbeiter Presse 7

8 4.2. Informationsmaterial: Zuständig: Druckartikel noch zu beachten? Termin Verantwortlich Was ist Hinweisschilder für für Route, Exponate, Betriebe Text über Unternehmen Einladungsschreiben Handzettel, Plakate Pressenotiz Essens- / Getränkecoupons Informationsmaterial Nachbarschaftszeitung Intranet / Internet 4.3. Vorbereitung im Betrieb: Zuständig: Projekt noch zu beachten? Termin Verantwortlich Was ist Reparaturen/Verschönerungen Reinigungsdienst Absperrungen/Kennzeichnung Route Hinweisschilder anbringen Parkmöglichkeiten 8

9 4.4. Sicherheit: Zuständig: Projekt noch zu beachten? Termin Verantwortlich Was ist Haftpflichtversicherung Berufsgenossenschaft Rettungsdienst benachrichtigen Feuerwehr und Polizei verständigen Schutzhelme / -kleidung Rauchverbote 4.5. Rahmenprogramm: Zuständig: Projekt noch zu beachten? Termin Verantwortlich Was ist Film-/ Diaschauen Vorträge / Referate Kinderbetreuung Musik / Unterhaltung Sonderschauen (z. B.: Feuerwehr) Tombola /Preisausschreiben Ausstellung / Informationsmaterial Zubringerdienste Erfrischungen / Imbiss 9

10 4.6. Personaleinsatz: Zuständig: Projekt noch zu beachten? Termin Verantwortlich Was ist Besucherführung VIP-Betreuung Pressebetreuung Ansagedienste Information Bedienung für Essens- und Getränkeausgabe Fahrer Aufräumdienst Feuerwehr 10

11 5. Netzplan 11

12 Verband der Chemischen Industrie e.v. Mainzer Landstraße Frankfurt am Main Telefon: Telefax: Informationen für Mitglieder Gestaltung: VCI Foto: Bayer AG Redaktion: Wolfgang Rüdell, VCI Jürgen Gemke, Currenta GmbH, Leverkusen Barbara Hoffmann, Merck KGaA, Darmstadt Redaktionsschluss: 1. Juli 2010 Verantwortliches Handeln Der VCI unterstützt die weltweite Responsible-Care-Initiative 12