Protokoll der Hauptversammlung vom 15. März 2011

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1 Interessengemeinschaft / Centre d intérêts Records Management Postfach Bern Protokoll der Hauptversammlung vom 15. März 2011 Teilnehmer Die Teilnehmenden sind auf der Liste in Anhang I aufgeführt. Traktanden 1. Begrüssung, Wahl der Stimmenzähler 2. Protokoll der letzten Versammlung 3. Jahresbericht der Präsidentin 4. Genehmigung der Rechnung 5. Wahlen 6. Jahresprogramm 7. Budget, Festlegung der Mitgliederbeiträge 8. Mutationen 9. Anträge 10. Verschiedenes 1. Begrüssung, Wahl der Stimmenzähler Suzanne Fracasso-Rovina begrüsst die Teilnehmenden zur 12. ordentlichen HV der IGRM. Folgende Mitglieder haben sich entschuldigt: Baur Siegfried, Bettler Joel, Bissegger Arthur, Bosshard Stefan, Cordes Martin, Fuhrer Markus, Guanzini Catherine, Hoffmann Claudia, Hoffmann Roger, Hostettler Paul, Kilchenmann Andreas, Kilchsperger Martin, Kohler Daniel, Kottelat Serge, Krüger Tobias, Lendenmann Peter, Löhnert Urs, Marti Hansulrich, Meyer Heidi, Schallberger Regina, Schärer Thomas, Schmid Thomas, Siegrist Beat, Trevisan Ursula, Urech Ralph, Wittwer Daniel, Zosso-Schmutz Karin Die Versammlung ist beschlussfähig. Zum Stimmenzähler wird Stefan Vietorisz gewählt. 2. Protokoll der 11. Hauptversammlung vom 9. März 2010 Das Protokoll wird ohne Gegenstimmen genehmigt. 3. Jahresbericht des Präsidenten / Vizepräsidenten Suzanne Fracasso-Rovina präsentiert den Jahresbericht Dieser wird ohne Gegenstimmen angenommen.

2 4. Genehmigung der Rechnung Der Kassier Thomas Schärer fehlt leider krankheitshalber an der HV Daher erläutert die Präsidentin Suzanne Fracasso-Rovina die Jahresrechnung Die Revisorin Silvia Gilomen liest den Revisorenbericht vor. Vorgängig informiert Silvia Gilomen über zwei Korrekturen des aktuellen Revisorenberichtes gegenüber der mit der Einladung zur HV 2011 versendeten Version. 1. Die Revisoren haben die Jahresrechnung 2010 am Mittwoch, 23. Februar 2011 geprüft (nicht am Mittwoch, 23. Februar 2010) 2. Das Vereinskapital beträgt per 31. Dezember 2010 CHF (nicht CHF ; der Gewinn von CHF wurde nicht dazu addiert) Die Rechnung wird ohne Gegenstimmen genehmigt und dem Kassier Decharge erteilt. 5. Wahlen Wiederwahl: Suzanne Fracasso-Rovina ist 2008 zur Präsidentin der IGRM ernannt worden. Ihre Amtsdauer läuft deshalb mit der HV 2011 ab. Der Vorstand schlägt vor, Suzanne Fracasso-Rovina für weitere drei Jahre als Präsidentin zu wählen. Suzanne Fracasso-Rovina wird ohne Gegenstimmen wiedergewählt und die Amtsdauer als Präsidentin wird um weitere drei Jahre verlängert. Wiederwahl: Silvano Fracasso ist 2008 in den IGRM-Vorstand gewählt worden. Seine Amtsdauer läuft deshalb mit der HV 2011 ab. Der Vorstand schlägt vor, Silvano für weitere drei Jahre als Vorstandsmitglied zu wählen. Silvano Fracasso wird ohne Gegenstimmen wiedergewählt und die Amtsdauer als Vorstandsmitglied wird um weitere drei Jahre verlängert. Rücktritt: Rolf Lerjen hat die maximale Amtsdauer von 6 Jahren im Vorstand erreicht. Somit erklärt er seinen Rücktritt. Besten Dank an Rolf Lerjen für die langjährig geleistete Arbeit! Neuwahl: Der Vorstand schlägt Urs Löhnert als neues Vorstandsmitglied vor. Leider ist Urs Löhnert aus wichtigen Gründen abwesend. Urs Löhnert wird von der Versammlung ohne Gegenstimmen als neues Vorstandsmitglied gewählt. Rücktritt Revisor: Hans-Ulrich Marti hat die maximale Amtsdauer von 6 Jahren als Revisor erreicht. Somit erklärt er seinen Rücktritt. Besten Dank an Hans-Ulrich Marti für die geleistete Arbeit als Revisor! Neuwahl Revisor: Der Vorstand schlägt Markus Althaus als neuen Revisor vor. Markus Althaus wird von der Versammlung ohne Gegenstimmen als neues Vorstandsmitglied gewählt. 6. Jahresprogramm Suzanne Fracasso-Rovina stellt das Jahresprogramm vor. Es sind für 2011 mindestens 3 Veranstaltungen vorgesehen. Nach wie vor wird begrüsst, wenn sich Mitglieder der Interessengemeinschaft aktiv an Workshops und Events beteiligen resp. sich für die Durchführung solcher zur Verfügung stellen. Eine entsprechende Liste für Einträge mit Veranstaltungs-Ideen wurde an der HV verteilt. Der Vorschlag wird ohne Gegenstimmen angenommen. 2

3 7. Budget, Festlegung der Mitgliederbeiträge Suzanne Fracasso-Rovina erläutert im Auftrag von Kassier Thomas Schärer das Budget Durch die steigende Mitgliederzahl sieht sich der Vorstand gezwungen, immer grössere Räumlichkeiten für die Anlässe zu organisieren. Dies ist mit erhöhten Raummieten verbunden. Diese Mehrkosten können jedoch momentan dank den zusätzlichen Mitgliederbeiträgen des steigenden Mitgliederbestandes gedeckt werden. Das Budget wird ohne Gegenstimmen genehmigt. Ferner wird beantragt, die Beiträge für Einzelmitglieder bei CHF 40.- und für Kollektivmitglieder bei CHF zu belassen. Auch hier erfolgt eine Genehmigung ohne Gegenstimmen. 8. Mutationen Die Aufnahme der unten aufgeführten Neumitgliedschaften wird von der Versammlung ohne Gegenstimmen genehmigt: Neue Einzelmitglieder: Anne Cherbuin (BJ), Gabi Frischknecht (IGE), Claudia Hoffmann (Probit), Urs Weber (IBM), Daniel Wittwer (IBM), Karin Zosso-Schmutz (BK), Sergej Rochow (Privat), Daniel Humbert-Droz (BLS Netz AG) Neue Kollektivmitglieder: Oberzolldirektion OZD (Doris Reber), Bundesamt für Polizei FEDPOL (Christophe Terretaz), Eidg. Personalamt EPA (Christian Tschanz Grenius), Verteidigung VTG (Roland Mäder), Ruf Informatik (Roman Neukomm), Jörimann AG (Peter Vogt), Erziehungsdepartement BS (Christoph Döbeli) Über die Aufnahme des EDA als Kollektivmitglied wird aufgrund eines Antrags von Anton Schär (EDA) separat abgestimmt. Anton Schär erläutert seinen Antrag und erwähnt den Sinn und Zweck der IGRM. Alle bisherigen Einzelmitglieder aus dem EDA wünschen aus amtsinternen Gründen explizit, sich nicht einer neuen Kollektivmitgliedschaft anschliessen zu müssen. Anton Schär empfiehlt daher, das Gesuch des EDA als Kollektivmitglied abzulehnen. Die Versammlung lehnt die Aufnahme des EDA als Kollektivmitglied mit 0 Zustimmungen, 5 Ablehnungen und 27 Enthaltungen ab. Somit sind seit HV 2010 insgesamt 15 Neueintritte verzeichnet (8 Einzel- und 7 Kollektivmitgliedschaften). Austritte: Im vergangenen Jahr sind drei Austritte wegen Änderung der beruflichen Verantwortlichkeit zu vermelden. Ausschlüsse gab es keine. Mitgliederbestand: Der Mitgliederbestand hat sich somit unter Berücksichtigung bisheriger Einzelmitglieder, die in eine neue Kollektivmitgliedschaft übergegangen sind um 1 Mitglied erhöht und beträgt neu 93 Mitglieder, nämlich 60 Einzelmitglieder und 33 Kollektivmitglieder. 3

4 9. Anträge Seitens der Mitglieder sind keine Anträge gestellt worden. 10. Verschiedenes Suzanne Fracasso-Rovina informiert die Versammlung über die vorgesehene Datumsänderung der zukünftigen IGRM HVs. Grund dafür ist, dass zum bisherigen HV-Zeitpunkt jeweils die Info Society Days stattfinden. Ebenfalls ist zu diesem Zeitpunkt die Verfügbarkeit der Mitglieder aus den Generalsekretariaten wegen der Parlamentssession vermindert. Nächste HV: , Uhr Bern, 15. März 2011 Für das Protokoll: Stefan Johner 4

5 ANHANG I Präsenzliste 1. Häfliger Thomas APP 2. Zbinden Urs BAG 3. Schwab Tamara BAR 4. Glauser Markus BBT 5. Vietorisz Stefan Bedag 6. Mottet Philippe BFM 7. Lerjen Rolf BFS 8. Fracasso Silvano BIT k 9. Fracasso Suzanne BIT k 10. Gilomen Silvia BIT k 11. Johner Stefan BIT k 12. Humbert-Droz Daniel BLS 13. Haussener Ursula BLW 14. Rothacher Charles BLW 15. Bleuer Dominique BSV k 16. Koch Martin BSV k 17. Sartori Karin BSV k 18. Senk Caroline BWO 19. Althaus Markus EDA 20. Schär Anton EDA 21. Fahrer Charlotte EPA 22. Döbeli Christophe Erz.dep. BS 23. Berger Klemens Fabasoft 24. Aregger Ueli Glauxsoft 25. Weber Urs IBM 26. Vogt Peter Jörimann AG 27. Imboden Michael Nexplore 28. Würsten Markus OZD e 29. Reber Doris OZD k 30. Zaugg Charles PUBLICA 31. Kämpf Mario VTG k 32. Mäder Roland VTG k 5