Elektronisches A1-Verfahren im Bereich der Deutschen Rentenversicherung

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1 Elektronisches A1-Verfahren im Bereich der Deutschen Rentenversicherung Überblick über die Umsetzung Elke Weißenberger Dezernat Grundsatz und Querschnitt, Deutsche Rentenversicherung Schwaben Elektronisches Verfahren zur Anforderung und Ausstellung von A1- Bescheinigungen bei Entsendungen von Beschäftigten in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder die Schweiz Seit dem 1. Januar 2017 besteht für Arbeitgeber bei Entsendungen von Beschäftigten in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder die Schweiz die Möglichkeit, die Bescheinigung A1 über die Weitergeltung der deutschen Rechtsvorschriften auf elektronischem Weg beim zuständigen Rentenversicherungsträger zu beantragen und diese innerhalb von drei Tagen auch wieder auf elektronischem Weg zu erhalten. Die hier veröffentlichte Fachinformation soll einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen des Verfahrens und deren Umsetzung geben. Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines 2 Rechtliche Grundlage für die elektronische Ausstellung einer Entsendebescheinigung 2.1 Betroffene Personenkreise 2.2 Zuständige Stellen 3 Technische Umsetzung 3.1 Übergangsphase 3.2 Angedachtes Verfahren ab 1. Januar Sachstand in der Entwicklung 4 Fazit 1 Allgemeines Möchte ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer für einen befristeten Zeitraum ins Ausland entsenden, können sich Änderungen in der Sozialversicherung ergeben, denn nur unter bestimmten Voraussetzungen gilt bei einer Beschäftigung im Ausland das Recht des Entsendestaats weiter. Für den Fall einer Entsendung in einen Mitgliedstaat der Europäischen Union, Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (Island, Liechtenstein und Norwegen) oder die Schweiz und bei Erfüllung gewisser Voraussetzungen wird die Weitergeltung der Rechtsvorschriften des Entsendestaats durch die sogenannte Bescheinigung A1 durch den zuständigen Sozialversicherungsträger bestätigt. Mit der Bescheinigung A1 kann der Arbeitnehmer im ausländischen Beschäftigungsstaat nachweisen, dass für ihn ein Sozialversicherungsschutz im Entsendestaat besteht. Nummer 02 / Seite 1

2 Bislang erfolgt in Deutschland die Antragstellung zur Ausstellung einer Entsendebescheinigung A1 noch auf dem Papierweg. Der deutsche Arbeitgeber füllt für seinen Arbeitnehmer einen Fragebogen aus und sendet diesen an den für den Arbeitnehmer zuständigen Sozialversicherungsträger (vergleiche Abschnitt 2.2 dieser Fachinformation). Gelten die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit, wird dies mit einer A1-Bescheinigung in Papierform bestätigt. Mit dem Projekt zur Optimierung der Meldeverfahren in der sozialen Sicherung wollte die Bundesregierung im September 2011 erreichen, dass weitere Maßnahmen zur Entlastung der Arbeitgeber bei der Erfüllung von Bürokratiepflichten in den Melde-, Beitrags- und Bescheinigungsverfahren gefunden und umgesetzt werden. Thema war unter anderem auch die maschinelle Anforderung und Ausstellung von A1-Bescheinigungen. Die gesetzgeberische Umsetzung erfolgte durch den im Rahmen des Sechsten Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze zum 1. Januar 2017 in Kraft getretenen 106 SGB IV. Hiernach können Arbeitgeber für ihre Beschäftigten, die vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder die Schweiz entsandt werden und für die die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten, einen Antrag auf Ausstellung einer A1 Bescheinigung auf elektronischem Weg an die zuständige Stelle übermitteln. Der Arbeitgeber benötigt hierfür ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinell erstellte Ausfüllhilfe. Wird die A1-Bescheinigung auf elektronischem Weg vom Arbeitgeber beantragt und sind die Voraussetzungen für die Weitergeltung der deutschen Rechtsvorschriften erfüllt, hat die zuständige Stelle die A1-Bescheinigung ebenfalls auf elektronischem Weg innerhalb von drei Tagen wieder an den Arbeitgeber zu übermitteln. In Fällen, in denen die A1-Bescheinigung nicht ausgestellt werden kann, weil die Voraussetzungen für die Weitergeltung der deutschen Rechtsvorschriften nicht erfüllt sind, ist die zuständige Stelle verpflichtet, die Mitteilung, warum die Ausstellung nicht möglich ist, ebenfalls auf elektronischem Weg an den Arbeitgeber zu senden. Auch in Fällen, in denen für eine Person die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit aufgrund einer Ausnahmevereinbarung weiter gelten sollen, ist das beschriebene elektronische Antragsverfahren anzuwenden. Mit Ausnahmevereinbarungen können die zuständigen Stellen der betroffenen Mitgliedstaaten der Europäischen Union, Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz Ausnahmeregelungen von den gängigen Rechtsvorschriften bezüglich des anzuwendenden Rechts im Interesse der jeweiligen Person treffen. Da ein solcher Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung aber beim GKV-Spitzenverband (Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen), Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland, zu stellen ist, sind die deutschen Rentenversicherungsträger von diesen Fällen nicht betroffen. Ab dem 1. Januar 2019 ist das elektronische A1-Verfahren obligatorisch ( 106 SGB IV in der Fassung ab 1. Januar 2019), das heißt es besteht dann sowohl für den Arbeitgeber als auch für die zuständige Stelle die Verpflichtung, die A1-Bescheinigung im elektronischen Verfahren zu beantragen beziehungsweise die Entscheidung elektronisch zu übermitteln. 2 Rechtliche Grundlagen für die elektronische Ausstellung einer Entsendebescheinigung Gemäß 106 Absatz 1 SGB IV (in der Fassung bis 31. Dezember 2018) kann ein Arbeitgeber die Ausstellung einer Bescheinigung über die Fortgeltung der deutschen Rechtsvorschriften (A1-Bescheinigung) elektronisch beantragen, sofern für eine Person die Voraussetzungen des Artikels 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 gelten. Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 besagt, dass eine Person, die in Deutschland für Rechnung eines Arbeitgebers eine Beschäftigung ausübt und die von diesem in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder die Schweiz entsandt wird, um dort eine Arbeit für dessen Rechnung auszuführen, weiterhin den deutschen Rechtsvorschriften unterliegt. Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 fordert zudem, dass es sich um einen Arbeitgeber handeln muss, > > der gewöhnlich in Deutschland tätig ist, > > dass die voraussichtliche Dauer der Entsendung 24 Monate nicht überschreitet und > > die Person nicht eine andere entsandte Person ablöst. Seite 2

3 Gemäß 106 Absatz 2 SGB IV findet in Fällen, in denen für eine Person die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit aufgrund einer Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 gelten sollen, das Antragsverfahren nach Absatz 1 des 106 SGB IV analoge Anwendung. Nach Artikel 16 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 können die zuständigen Stellen der betroffenen Mitgliedstaaten der Europäischen Union, Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz Ausnahmen von den sogenannten Kollisionsnormen (Artikel 11 bis 15 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004) beantragen, um eine sachgerechte Lösung für die betreffende Person und die betroffenen Staaten einvernehmlich zu vereinbaren. Eine Ausnahmevereinbarung setzt regelmäßig einen entsprechenden Antrag des Arbeitgebers oder der betroffenen Person beim GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland) voraus. Den Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 kann der Arbeitgeber nach 106 Abs. 2 SGB IV ebenfalls elektronisch stellen. Die elektronische Datenübermittlung ist hier jedoch lediglich für das Antragsverfahren vorgesehen. Die weitere Korrespondenz mit dem Arbeitgeber einschließlich der Übermittlung der A1-Bescheinigung erfolgt auf dem Papierweg. Dieser Teil des Verfahrens kommt ausschließlich im Bereich der Krankenversicherung vor und wird daher durch die Rentenversicherung nicht umgesetzt. Gemäß 106 Absatz 1 SGB IV in der Fassung ab 1. Januar 2019 muss für die dort genannten Personengruppen das Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 ab dem 1. Januar 2019 zwingend elektronisch vorgenommen werden. 2.1 Betroffene Personenkreise Betroffene Personengruppen sind in erster Linie Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber gemäß Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder die Schweiz entsandt werden. Das Gleiche gilt für Beamte und ihnen gleichgestellte Personen nach Artikel 1 Buchstabe d der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004, die im Rahmen des Artikel 11 Absatz 3 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 ihren Dienst in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz verrichten. Des Weiteren gilt das elektronische A1-Verfahren für Personen, für die eine Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 getroffen wird. 2.2 Zuständige Stellen Als zuständige Stelle, bei der die A1-Bescheinigung zu beantragen ist, gilt grundsätzlich die gesetzliche Krankenkasse, bei der die beschäftigte Person versichert ist, und zwar unabhängig davon, ob bei dieser Krankenkasse eine Pflichtversicherung, freiwillige Versicherung oder Familienversicherung besteht. Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich krankenversichert und aufgrund der Mitgliedschaft in einer berufsständischen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit, ist die Ausstellung der A1-Bescheinigung bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V., Postfach , Berlin, zu beantragen. In diesen beiden Fällen ist der Nachrichtentyp A1-Antrag Entsendung über den Kommunikationsserver des GKV Spitzenverbandes an die Annahmestelle der jeweils zuständigen Krankenkasse oder der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zu übermitteln. Die Rentenversicherungsträger sind in solchen Fällen nicht betroffen. Sofern die beschäftigte Person nicht gesetzlich krankenversichert ist und nicht aufgrund einer Mitgliedschaft in einer berufsständigen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit ist, ist die Ausstellung der A1 Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung zu beantragen. In diesen Fällen ist der Nachrichtentyp A1 Antrag Entsendung über den Kommunikationsserver der Rentenversicherung an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln. Seite 3

4 Innerhalb der gesetzlichen Deutschen Rentenversicherung richtet sich die Zuständigkeit grundsätzlich nach 126 in Verbindung mit 127 Absatz 3 SGB VI. Für die Ausstellung der Bescheinigung A1 im Anwendungsbereich des 128 Absatz 3 und des 127a Absatz 1 SGB VI ist die Zuständigkeit des für den Wohnsitz des Versicherten örtlich zuständigen Regionalträgers gegeben. Wird das Versicherungskonto allerdings nicht von dem für den Wohnsitz der zu entsendenden Person örtlich zuständigen Regionalträger, sondern von einem anderen Regionalträger nach 128 Absatz 3 SGB VI geführt, stellt dieser aus praktischen Erwägungen auch die Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften A1 aus. In Fällen, in denen der örtlich zuständige beziehungsweise der kontoführendende Regionalträger keine Verbindungsstelle zu einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz ist, kann der Antrag auf Ausstellung der A1-Bescheinigung an den Regionalträger abgegeben werden, der Verbindungsstelle für den Staat ist, in den die Entsendung erfolgt. Keine Verbindungsstelle zu einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz sind derzeit die Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover, die Deutschen Rentenversicherung Hessen und die Deutschen Rentenversicherung Oldenburg-Bremen. Die Weitergabe von Anträgen auf Ausstellung des A1 durch die genannten Regionalträger an eine Verbindungsstelle ist jedoch auch im elektronischen Verfahren weiterhin möglich. Für Personen, für die eine Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 der Verordnung (EG) Nummer 883 / 2004 getroffen wird, gilt 106 Absatz 1 SGB IV entsprechend. Das heißt, dass ein solcher Antrag auf Ausnahmevereinbarung nach Artikel 18 der Verordnung (EG) Nummer 987 / 2009 beim GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland) zu stellen ist. Daher sind auch in diesen Fällen die Rentenversicherungsträger nicht betroffen. 3 Technische Umsetzung Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen haben für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 die Einzelheiten der Verfahren wie den Übertragungsweg, die hierfür in Deutschland zuständigen Stellen, die verschiedenen Nachrichtentypen, die Annahmestellen und die gestaffelte Umsetzung des Verfahrens in den gemeinsamen Grundsätzen für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 nach 106 SGB IV festgelegt. 3.1 Übergangsphase Da insbesondere für die technische Umsetzung bei den zuständigen Institutionen und Herstellern von Entgeltabrechnungsprogrammen eine ausreichende Vorlaufzeit benötigt wurde und immer noch benötigt wird, war zunächst vorgesehen, dass Arbeitgeber Anträge auf Ausstellung von A1-Bescheinigungen und Anträge auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung erst ab dem 1. Juli 2017 elektronisch übermitteln können sollten. Für die elektronische Erteilung der A1-Bescheinigung war darüber hinaus eine Übergangszeit zunächst bis zum 31. Dezember 2017 vorgesehen. Diese wurde jedoch bis auf Weiteres verlängert. Derzeit können A1-Bescheinigungen daher weiterhin in Papierform beantragt und auch von den Trägern in Papierform ausgestellt werden. Seit dem 1. Januar 2018 können die Arbeitgeber die Anträge (Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung und auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung) elektronisch stellen. Die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) nimmt diese seitdem elektronisch entgegen. Dort werden die eingehenden Anträge mit einer sogenannten Kernprüfung auf Plausibilität geprüft und entsprechend mit Annahmebestätigung oder Fehlermeldungen beantwortet. Fehlerfreie Datensätze werden in ein eantrag-format und ein PDF-Formular umgewandelt und zur weiteren Bearbeitung per im Extranet der Rentenversicherung an den zuständigen Rentenversicherungsträger übermittelt. Fehlerhafte Datensätze werden mit einer Fehlermeldung an den Arbeitgeber zurückgewiesen, der dann die Antragsdaten korrigieren und den Antrag erneut stellen muss. Seite 4

5 3.2 Angedachtes Verfahren ab 1. Januar 2019 Das angedachte Verfahren, das zum 1. Januar 2019 zum Einsatz kommen soll, stellt sich sehr vereinfacht insgesamt wie folgt dar: 1. Der Arbeitgeber sendet seinen Antrag auf Ausstellung einer Entsendebescheinigung A1 elektronisch an die DSRV. 2. Der Datensatz wird von der DSRV elektronisch geprüft und an den kontoführenden Rentenversicherungsträger übermittelt. 3. Beim Rentenversicherungsträger wird der Antrag digital archiviert. 4. Die Sachbearbeitung überprüft nun, ob ein A1 ausgestellt werden kann und vervollständigt die zum Teil vorgefüllten Eingabefelder. 5. Durch die Verarbeitung der Daten wird ein Rückmeldedatensatz an die DSRV erzeugt. Im Falle einer Bewilligung wird dem Rückmeldedatensatz zusätzlich eine A1 Bescheinigung in Form eines PDF angehängt. 6. Die DSRV übermittelt die Daten zurück an den Arbeitgeber. Anmerkung zu Punkt 2: Von der DSRV wird bei Eingang des Antrags unter anderem eine Plausibilitätsprüfung hinsichtlich des materiellen Rechts vorgenommen. So wird beispielsweise geprüft, ob der Arbeitgeber bestätigt, > > dass die Entsendung in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in die Schweiz erfolgt oder > > dass die Dauer der Arbeitnehmerentsendung nicht überschritten wird oder > > dass keine Ablösung eines anderen entsandten Arbeitnehmers erfolgt. Soweit ein Fehler festgestellt wird, erfolgt eine Fehlerrückmeldung an den Arbeitgeber und der Antrag wird nicht an den Rentenversicherungsträger weitergeleitet. 3.3 Sachstand in der Entwicklung Die erforderliche Herstellung von Entgeltabrechnungsprogrammen beziehungsweise maschinell erstellten Ausfüllhilfen bei den Arbeitgebern ist noch nicht ausreichend abgeschlossen. Das Feinkonzept zur Realisierung des Verfahrens auf Seiten des digitalen Programmsystems der Rentenversicherung wurde erstellt und von den zuständigen Gremien genehmigt. Diverse Programmmodule wurden bereits erstellt. Die Programmierung ist jedoch noch nicht abgeschlossen. 4 Fazit Die für die technische Umsetzung verantwortlichen Stellen sahen und sehen sich vor eine große technische Herausforderung gestellt, weil die gesamte Entwicklung des elektronischen A1-Verfahrens in einer neuen technischen Umgebung stattfindet. Das durch 106 SGB IV festgeschriebene elektronische A1-Verfahren wird sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Sachbearbeitung der Rentenversicherungsträger zu großen Erleichterungen in der Praxis führen. Da von der Sachbearbeitung nach erfolgter materieller Prüfung teilweise nur noch vorgefüllte Eingabefelder vervollständigt werden müssen, kann der Arbeitgeber innerhalb kürzester Zeit über die A1-Bescheinigung verfügen. Seite 5

6 Erläuterungen SGB IV: Viertes Buch Sozialgesetzbuch SGB VI: Sechstes Buch Sozialgesetzbuch Seite 6