Benutzerdokumentation CenterScan

Transkript

1 S Benutzerdokumentation CenterScan codecentric AG V

2 Inhaltsverzeichnis WARUM CENTERSCAN? 3 INSTALLIEREN 4 LIZENZIEREN 5 SCANNER EINRICHTEN 7 DOKUMENTENNAMEN GENERIEREN 9 SCANNEN 10 IMPORTIEREN 12 ÜBERPRÜFEN 14 HOCHLADEN 19 MEHRERE DOKUMENTE ÜBERPRÜFEN 20 PROFILE 22 TEXTERKENNUNG DEAKTIVIEREN 23 2

3 Warum CenterScan? CenterDevice ist das ideale cloudbasierte Dokumenten-Management-System für unterschiedliche Anwendungsfälle mit der Möglichkeit zur Powersuche, Organisieren und Teilen von Dateien. Um Papierdokumente (oder Bilddateien) geordnet und mit der Möglichkeit zur vorherigen Einflußnahme in CenterDevice abzulegen, ist CenterScan entwickelt worden. Mit CenterScan können Sie mit beliebigen, vorinstallierten Scannern Dokumente scannen und diese vor dem Hochladen nach CenterDevice vorbereiten: Seiten verschieben, löschen und drehen Seiten beschneiden Tags, Sammlungen und Kommentare vergeben Attribute vergeben Dokumente mit Gruppen und Nutzern teilen Dokumente automatisch bzw. manuell benennen und umbenennen PDF oder (zu Archivierungszwecken) PDF/A - Format erzeugen 3

4 Installieren CenterScan benötigt für den Betrieb einen Rechner / Notebook mit folgenden Eigenschaften: Windows XP oder höher mind. 2 GB RAM installiertes.net Framework 4.0 angeschlossener Scanner mit Twain oder WIA-Schnittstelle Dual-Core-Prozessor oder höherwertiger Prozessor Internet-Anschluß einen gültigen Account für CenterDevice Nach dem Download der centerscan.zip kann diese einfach in ein beliebiges Verzeichnis entpackt werden und mit Aufruf der centerscan.exe gestartet werden. 4

5 Lizenzieren Nach dem Start der centerscan.exe kann man eine Anmeldung an seinen CenterDevice- Account vornehmen oder alternativ zunächst offline arbeiten. Falls man zum ersten Mal online arbeitet, wird man darauf aufmerksam gemacht, dass noch keine Lizenz vorliegt. Ohne diese Freischaltung können alle Funktionen von CenterScan genutzt werden mit Ausnahme des Hochladens der Dateien an CenterDevice. Diese Funktion steht erst mit der Lizenzierung des Accounts zur Verfügung. Die aktuell gültigen Lizenzbedingungen sowie der Erwerb einer Lizenz können über die -adresse erfragt werden. Die Lizenz wird an die Adresse gebunden, die Sie auch zum Anmelden in CenterDevice benutzen. Die Freischaltung erfolgt über das Icon oben rechts (Einstellungen öffnen) in der Registerlasche "Allgemein". Dort muss man den übermittelten Lizenzschlüssel eintragen und auf "Hinzufügen" klicken. CenterScan ist dann auf diesem Rechner für den Account freigeschaltet. 5

6 Ein Lizenzschlüssel ist zwingend an einen CenterDevice-Account gebunden. Er kann auf beliebig vielen Rechnern verwendet werden; ferner können an einem Rechner beliebig viele Accounts parallel freigeschaltet werden. Damit ist eine hohe Flexibilität gewährleistet und mehrere CenterDevice-Benutzer können sich einen Rechner mit einem Scanner teilen. 6

7 Scanner einrichten Die Bekanntgabe Ihres Scanners, der bereits auf dem Rechner installiert sein muss, erfolgt über das Icon oben rechts (Einstellungen öffnen) in der Registerlasche "Allgemein".. Es werden die Treibertypen "TWAIN" und "WIA" unterstützt. Wählen Sie den gewünschten Treibertyp aus und anschliessend den darunter erscheinenden Scannertreiber. Sollte kein Scannertreiber erscheinen, so ist die lokale Installation Ihres Scanners nicht korrekt. Prüfen Sie in diesem Fall Ihre lokale Scannerinstallation. Nutzen Sie dazu ggfs. das Handbuch Ihres Scannerherstellers. Mit der Schalfläche "Erweiterte Optionen" gelangen Sie in die Einstellungen des Treibers, wie sie durch den Hersteller vorgegeben werden. ACHTUNG! Die Scanneroptionen werden gespeichert, sobald das Fenster für Erweiterte Optionen geschlossen wird. Sie sind als unabhängig von den restlichen Einstellungen zu betrachten. 7

8 Die Optionen für WIA Treiber sehen z. B. so aus: Duplex scannen bedeutet, dass Vorder- und Rückseite des Dokumentes gleichzeitig gescannt werden (sofern der Scanner dies erlaubt). Die Auflösung sagt etwas über die Bildqualität aus, hier sollte man zunächst mit einer geringen Auflösung beginnen, da Verarbeitungsgeschwindigkeit und Dateigrößen bei höherer Auflösung unverhältnismäßig zunehmen. Unter Qualität kann festgelegt werden, ob in Farbe, in Graustufen oder in schwarz/weiß gescannt werden soll. 8

9 Dokumentennamen generieren In die Registerlasche Dokument können Sie einstellen, nach welchem Muster Dokumentennamen beim Scannen generiert werden sollen. Dabei werden folgende Muster erst bei Bedarf aufgelöst: Muster Bedeutung %D Das aktuelle Datum, der aktuellen Sprache gemäß formatiert. Trennzeichen werden durch "_" ersetzt. Beispiel: _10_2013 %t Die aktuelle Uhrzeit ohne Sekunden, der aktuellen Sprache gemäß formatiert. Trennzeichen werden durch "_" ersetzt. Beispiel: 11:27:35 11_27 %T Die aktuelle Uhrzeit mit Sekunden, der aktuellen Sprache gemäß formatiert. Trennzeichen werden durch "_" ersetzt. Beispiel: 11:27:35 11_27_35 %c:x Eine fortlaufende Zahl (oben 958). Das x gibt an, auf wie viele Stellen mit 0 aufgefüllt werden soll. Beispiel: %c: %c Eine fortlaufende Zahl (oben 958). Die Anzahl der Stellen, auf die mit 0 aufgefüllt wird, ist auf 4 festgelegt. Beispiel: %c

10 Scannen Das Scannen beginnt nach Auswahl des Scanners und dem Betätigen der Schaltfläche CenterScan beginnt beim Scannen immer ein neues Dokument nach der Anzahl der Seiten, die in dieser Einstellung vorgenommen wird: Wenn also duplex gescannt wird und 2 Seiten eingestellt sind, dann generiert CenterScan nach einem Blatt (Vor- und Rückseite) ein neues Dokument. Das neue Dokument erscheint als Kachel im Arbeitsbereich im Status "IN BEARBEITUNG". Wenn Sie ein umfangreiches Dokument mit vielen Blättern scannen wollen, stellen Sie das Feld auf einen hohen Wert ein (mit Tastatur möglich). Wenn kein Papier mehr im Scanner liegt, fragt CenterScan, ob das aktuelle Dokument beendet werden soll, obwohl die angegebene Menge an Seiten noch nicht erreicht ist. 10

11 Drücken Sie auf "Scan beenden", wenn das Dokument bereits fertiggestellt wurde und ausreichend Seiten umfasst. Dann wird das Dokument finalisiert. 11

12 Importieren Wie Sie es von CenterDevice gewohnt sind, können Sie Dateien von zugreifbaren Laufwerken per Drag'n'Drop importieren. Markieren Sie dazu eine oder mehrere Bilddateien (jpg, tif, png etc.) und schieben Sie sie einfach mit der Maus nach CenterScan und lassen sie dort fallen. Die dargestellten 4 Dateien ergeben in CenterScan dann ein Dokument mit 4 Seiten. 12

13 Dieses erhält dann als Dokumentnamen den Namen der ersten Datei oder es wird die gleiche Dokumentbezeichnung generiert wir beim Scannen. Dazu muss in den Einstellungen in der Registerlasche Dokument der Haken bei "Auch bei Import anwenden" markiert sein. 13

14 Überprüfen Nach dem Scannen oder Importieren erfolgt zunächst ein technischer Schritt, bei dem CenterScan den Text auf der ersten Seite des Dokumentes liest. In diesem Status (IN BEARBEITUNG) können Sie mit dem Dokument nicht arbeiten. Weil dieser technische Schritt sehr rechintensiv ist und CenterScan möglichst wenig CPU-Zeit Ihres Rechners verbrauchen soll, dauert dieser relativ lange. Sobald das Dokument diesen Schritt durchlaufen hat, wird es in den Schritt "ZU ÜBERPRÜFEN" gestellt. Dort kann es per Doppelklick geöffnet werden. 14

15 Auf der linken Seite sind die Seiten des Dokumentes zu sehen. Diese können mit der Maus verschoben, gedreht oder gelöscht werden (rechte Maustaste auf die Seite). Des Weiteren können neue Seiten gescannt oder importiert werden. Um eine Seite in das aktuelle Dokument zu importieren, kann man eine Datei per Drag'n'Drop in die Seitenleiste ziehen. 15

16 Es steht eine Lupe zur Verfügung, die Teile des Dokuments größer darstellt. Die Größe der Lupe kann mit dem Mausrad eingestellt werden. Rechts sind Indexmerkmale aus CenterDevice aufgeführt. Diese können für das aktuelle Dokument gesetzt werden. Sammlungen, Freigaben und Tags sind aus CenterDevice bekannt und können hier wie gewohnt verwendet werden. Attribute sind zusätzliche, beschreibende Merkmale zu einem CenterDevice- Dokument. Es können beliebige Attribute angegeben und gefüllt werden. 16

17 In diesem Beispiel wurde das Attribut "Betrag" hinzugefügt. Beim Setzen von Attributen und deren Werten kann man das Ergebnis der Texterkennung (OCR) verwenden, die auf der ersten Seite eines Dokumente durchgeführt wird. Es wird sichtbar, wenn in der oberen Leiste die rechte Schaltfläche gedrückt wird. 17

18 Die Ergebnisse der Texterkennung werden als ToolTip unterhalb der roten Rechtecke dargestellte und können mit der Maus angeklickt werden oder im Kontextmenü verwendet werden. Mit der linken Maustaste kann ein rechteckiger Bereich ausgewählt werden, der gelb markiert wird. Mit dem Schneidewerkzeug in der Werkzeugleiste kann dieser Bereich ausgeschnitten werden. Die Seite wird dann auf diesen Bereich reduziert. 18

19 Hochladen Ein Dokument kann hochgeladen werden, wenn Sie es am Ende des Überprüfen-Schrittes über die Schaltfläche "Hochladen" finalisieren. Dann erfolgt unmittelbar das Melden an CenterDevice mit den Dokument-Informationen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass in der Kachelsicht ein oder mehrere Dokumente markiert werden und mit der rechten Maustaste das Hochladen gestartet wird. 19

20 Mehrere Dokumente überprüfen Sie können auch mehrere Dokumente in einem Schritt überprüfen. Dazu müssen die gewünschten Dokumente in der Kachelansicht markiert werden. Über das Kontextmenü gelangt man zur Auswahl "Überprüfen". Anschliessend müssen Sie entscheiden, ob alle Dokumente die gleichen Metadaten erhalten sollen oder ob eine individuelle Bearbeitung erfolgen soll. 20

21 In Abhängigkeit von dieser Auswahl werden die Metadaten nur einmal vergeben oder für jedes Dokument einzeln. Die Gleichbehandlung hat den Vorteil, dass man gleichbleibende Tags etc. nur einmal vergeben muss. In dieser Ansicht können ebenfalls Seiten verschoben werden, auch über Dokumentengrenzen hinweg. Somit können Fehler beim Scannen einfach korrigiert werden. 21

22 Profile Für häufig wiederkehrende Indizierungen bieten sich Profile an. Dabei handelt es sich um eine Menge von CenterDevice - Sammlungen, Tags, Freigaben und Attributen, die Dokumenten zugeordnet werden können. Profile werden in den Einstellungen verwaltet: Ein solches Profil kann im Überprüfungsschritt angegeben werden. Die Sammlungen, Tags, Freigaben und Attribute werden dann dem Dokument oder den Dokumenten zugeordnet. 22

23 Texterkennung deaktivieren Die Durchführung der Texterkennung (OCR) zwischen dem Scannen und dem Überprüfen kann in den Einstellungen verhindert werden. Dazu muss in der Registerlasche "Dokument" die Option "Texterkennung aktivieren" deaktiviert werden. Durch die Deaktivierung werden die lokalen Rechnerressourcen geschont und ein Dokument befindet sich direkt nach dem Scannen in Schritt "Überprüfen". 23

24 Nunit copyright: Portions Copyright Charlie Poole or Copyright James W. Newkirk, Michael C. Two, Alexei A. Vorontsov or Copyright Philip A. Craig GongSolutions.Wpf.DragDrop copyright: Copyright (c) 2013, punker76 All rights reserved. Redistribution and use in source and binary forms, with or without modification, are permitted provided that the following conditions are met: Redistributions of source code must retain the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer. Redistributions in binary form must reproduce the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer in the documentation and/or other materials provided with the distribution. Neither the name of the <ORGANIZATION> nor the names of its contributors may be used to endorse or promote products derived from this software without specific prior written permission. THIS SOFTWARE IS PROVIDED BY THE COPYRIGHT HOLDERS AND CONTRIBUTORS "AS IS" AND ANY EXPRESS OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE COPYRIGHT HOLDER OR CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE. GdPicture.Net copyright: Copyright ORPALIS. All rights reserved. You are not allowed to reverse engeneer, decomile or disassemble the software or it s components. 24