Technische Spezifikationen und Anforderungen an die IT-Landschaft für die JURION E-Akte und das JURION Wissensmanagement

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1 Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Version IT-Voraussetzungen Technische Spezifikationen und Anforderungen an die IT-Landschaft für die JURION E-Akte und das JURION Wissensmanagement Wolters Kluwer Deutschland GmbH Software + Services Legal Robert-Bosch-Straße Hürth Telefon (0221) Telefax (0221) kontakt@jurion.de IT-Voraussetzungen JURION TM - Seite 1 -

2 JURION TM E-Akte Systemvoraussetzungen Arbeitsplatz: Ab Intel Pentium D 2,8 GHz, 150 MB freien und für die JURION TM E-Akte Anwendungen exklusiv nutzbaren Hauptspeicher; mind. 300 MB freie Festplattenkapazität zzgl. anfallender Datenmenge; Monitor mit einer Auflösung von mind. 1440x900, DirectX 9-fähige Grafikkarte mit 256 MB Speicher, Internetzugang Empfohlene Ausstattung Microsoft Betriebssysteme System mit Intel Core i oder höher, 4 GByte Hautspeicher, 160 GByte S-ATA2 Festplatte, 22 oder 24 TFT Wide Screen Monitor mit mind. 1680x1050, Gigabit-Ethernet-Netzwerkkarte, DirectX 9- fähige Grafikkarte mit 256MB Speicher, Internetzugang - Microsoft Windows Vista - Business, Enterprise oder Ultimate, jeweils mit SP1 - Microsoft Windows 7 Professional, Enterprise oder Ultimate - Microsoft Windows 8 Professional, Enterprise - Microsoft Windows 8.1 Professional, Enterprise - Auf allen Betriebssystemen muss das Microsoft.NET Framework 4 / 4.51 installiert sein. - Alle Betriebssysteme werden in ihrer 32-Bit-Version unterstützt. Microsoft Windows 7 und Windows 8/8.1 wird zusätzlich auch in der 64-Bit-Version unterstützt. - Der Betrieb auf einem Windows Terminalserver ist auf Basis eines Windows Server 2008, 2008R2, 2012 oder 2012R2 sowohl mittels RDP als auch Citrix ICA (XenApp 5/6, XenDesktop 7) möglich. Microsoft Windows Betriebssysteme sind nicht Bestandteile der JURION TM Anwendungssoftware. Dokumentenvorschau JURION TM E-Akte nutzt das Microsoft IPreviewHandler-Interface zur Anzeige von Dokumenten. Somit können Dateiformate angezeigt werden, für die ein solcher Handler auf dem Arbeitsplatz installiert wurde. Um PowerPoint-, Excel-, Outlook- oder Word-Dokumente anzeigen zu können muss eine der folgenden Microsoft Office-Versionen installiert sein: - Microsoft Office 2007 (mind. SP1) - Microsoft Office 2010 (mind. SP1)* - Microsoft Office 2013 * Microsoft Office-Produkte sind nicht Bestandteile der JURION TM Anwendungssoftware. *Es wird ausschließlich die 32-Bit-Version der jeweiligen Office-Anwendungen unterstützt. Die 32-Bit- Version ist auch Voraussetzung auf 64-Bit-Betriebssystemen. JURION TM E-Akte nutzt das Microsoft IFilter-Interface zur Indizierung lokal gespeicherter Dokumente. Somit können Dateiformate in die Suche eingebunden werden, für die ein solcher Handler auf dem Arbeitsplatz installiert wurde. JURION TM E-Akte installiert die IFilter für die Microsoft Office und die PDF-Dateiformate. Die Indizierungsfunktionalität kann optional deaktiviert werden. PDF-Image und TIFF-Dateien werden, um überhaupt indiziert werden zu können, durch die in JURION TM E-Akte integrierte OCR Funktion zunächst in ein Textformat umgewandelt. Bei dieser Umwandlung kann es zu Erkennungsfehlern kommen, die technisch bedingt sind. Microsoft Office-Produkte sind nicht Bestandteile der JURION TM Anwendungssoftware. Es wird ausschließlich die 32-Bit-Version der IFilter unterstützt. Die 32-Bit-Version ist auch Voraussetzung auf 64-Bit-Betriebssystemen. Dokumentenindizierung Nutzungsvoraussetzungen Datenablage JURION TM E-Akte kann nur mit einer gültigen JURION TM Benutzer-Registrierung angewendet werden. Die Registrierung ist kostenlos und ermöglicht das Anzeigen, Exportieren und Drucken von in JURION TM E-Akte gespeicherten Dokumenten. Die Dokumentenbearbeitung, OCR-Funktion, automatische Verlinkung von Primär-Zitierungen in Dokumenten mit den Primärquellen, JURION Cloud und weitere Dienste stehen nur mit dem kostenpflichtigen E-Akte inkl. JURION TM Premium-Abonnement zur Verfügung. Die mittels JURION TM E-Akte verwalteten Akten werden im Ordner Eigene Dokumente des Betriebssystems abgelegt. Pro Akte wird eine Datei mit der Dateierweiterung.SORA erzeugt. Hierbei handelt es sich um ein nach AES 256 Bit-verschlüsseltes Format. Die Datei kann nur mit JURION TM E-Akte geöffnet werden. IT-Voraussetzungen JURION TM - Seite 2 -

3 Anbindung Kanzleisoftware JURION TM E-Akte verfügt über eine auf.net WCF Services basierende Schnittstelle, um mit einer bestehenden Kanzleiorganisationsoftware oder Fachanwendung Daten (Akten und Dokumente) auszutauschen. Hierzu stellen wir gerne entsprechende Dokumentation zur Verfügung. Derzeit verfügt die AnNoText Software über entsprechende Schnittstellen. Der benötigte IP-Port für den WCF Service ist abhängig von der Kanzlei-Organisationssoftware oder Fachanwendung, die die kompatible Schnittstelle zur Verfügung stellen muss. Ggf. muss der verwendete IP-Port in bestehenden Firewall-Systemen freigeschaltet werden. Anbindung JURION TM Wissensmanagement Internetzugang JURION TM E-Akte kann über das Zusatzmodul JURION TM Wissensmanagement um die kanzleiweite Suche erweitert werden. Hierzu werden auf.net WCF Services basierende Schnittstellen genutzt. Der benötigte IP-Port für den WCF-Service ist abhängig von der JURION TM Wissensmanagement- Installation. Ggf. muss der verwendete IP-Port in bestehenden Firewall-Systemen entsprechend freigeschaltet werden. Da JURION TM E-Akte die aktuelle Microsoft.NET-Technology einsetzt und die Software die Herausgeberverifizierung anhand von Zertifikaten zum Schutz Ihrer IT-Infrastruktur unterstützt, ist ein Zugriff auf das Internet an manchen Stellen der Software erforderlich, um Verzögerungen beim Start zu vermeiden. Hier ist darauf zu achten, dass das Betriebssystem Zugriff auf die URL sowie hat, wodurch vom Betriebssystem Sperrlisten gegen unerwünschte Software (Spyware) heruntergeladen werden können. Ein Internetzugang ist auch für die Autorisierung und Online-Suche erforderlich. Hierfür sollte in der Firewall sichergestellt werden, dass die Adresse sowie vom JURION TM E-Akte-Arbeitsplatz aus erreichbar und nicht blockiert ist. Online-Update JURION TM E-Akte wird mittels Online-Update kontinuierlich verbessert und in seinem Funktionsumfang erweitert. Hierzu prüft die Software beim Start die Verfügbarkeit einer neuen Version und bietet Ihnen diese zum Download an. Dabei wird jeweils ein Installationspaket (MSI-Installer-Paket) auf den Arbeitsplatz heruntergeladen. Die Installation wird im Nachgang ausschließlich manuell durch einen Benutzer gestartet und dann automatisch installiert. Hierzu sind entsprechende Berechtigungen am Arbeitsplatz notwendig. Das jeweilige MSI-Installer-Paket kann durch einen Administrator auch in eine automatische Softwareverteilung eingebunden werden. Aus Sicherheitsgründen wird keine automatische oder zeitgesteuerte Aktualisierung der Software durchgeführt. IT-Voraussetzungen JURION TM - Seite 3 -

4 JURION TM Wissensmanagement Server Die Dimensionierung des Systems hängt auf der einen Seite ab von der Menge zu indizierender Dokumente, auf der anderen Seite aber auch von der durch die Nutzer der Suche erzeugten Last auf den Suchservice. Darüber hinaus beeinflussen bereits installierte sowie benötiget Dienste die Performance des Servers. Die Größe eines Index beträgt ca % des indizierten Datenvolumens. Während der Indizierung wird allerdings temporär das bis zu 3-fache der Datenmenge erreicht, deshalb muss ein entsprechender Festplattenplatz vorgehalten werden. Zusätzliche wird während der Indizierung temporär eine Liste der zu indizierenden Dateien in der Datenbank erstellt, wobei hier pro Dokument ca. 1 kb Daten anfallen. Hier muss darauf geachtet werden, dass die Festplatten genug Speicher für diese Daten hat und die Datenbank entsprechend groß werden kann. Bei den Express-Versionen des SQL-Servers gibt es entsprechende Einschränkungen (siehe Abschnitt Datenbank). In den folgenden Beispiel-Szenarien wird von einer Dokumentengröße von 200 kb ausgegangen, was einer üblichen Größe im Office-Umfeld entspricht. Diese Werte dienen als Anhaltspunkte für eine Dimensionierung. Letztendlich kann als Maß auch das Datenvolumen herangezogen werden. Szenario 1 bis Dokumente Datenvolumen ca. 10 GB Speicherbedarf DB zu vernachlässigen - Festplattenbedarf 15 GB - RAM 4 GB 8 GB Prozessor Dual-Core CPU Dual-Core CPU Szenario 2 bis Dokumente Datenvolumen ca. 100 GB Speicherbedarf DB 50 MB - Festplattenbedarf 50 GB - RAM 4 GB 8 GB Prozessor Dual-Core CPU Quad-Core CPU Szenario 3 bis Dokumente Datenvolumen ca. 200 GB Speicherbedarf DB 1 GB - Festplattenbedarf 80 GB; RAID 5 - RAM 8 GB 12 GB Prozessor Quad-Core CPU Quad-Core CPU Szenario Dokumente und höher Datenvolumen ca. 950 GB oder mehr Speicherbedarf DB 5 GB - Festplattenbedarf 500 GB; RAID 5 - RAM 16 GB 32 GB Prozessor Quad-Core CPU 2 x Quad-Core CPU Zur Installation wird ein DVD-Laufwerk benötigt. Microsoft Betriebssysteme - Microsoft Windows Server 2008 (Standard/Enterprise), - Microsoft Windows Server 2008R2 (Standard/Enterprise), - Microsoft Windows Small Business Server 2008 (Standard/Premium), - Microsoft Windows Small Business Server Microsoft Windows Server 2012 (Standard/Enterprise), - Microsoft Windows Server 2012R2 (Standard/Enterprise) Internet Explorer 7 oder höher und Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 sowie.net Framework 4. Alle Betriebssysteme werden in ihrer 32-Bit- und 64-Bit-Version (X32 oder X64) unterstützt. Microsoft Windows - Betriebssysteme sind nicht Bestandteile der JURION TM Anwendungssoftware. IT-Voraussetzungen JURION TM - Seite 4 -

5 Datenbank Es kann der mitgelieferte Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Edition oder eine vorhandene Microsoft SQL Server Instanz (ab Version 2008) verwendet werden. Je nach verwendetem Betriebssystem ist die 32-Bit- oder 64-Bit-Version einzusetzen. Zu berücksichtigen ist, dass beim Einsatz der kostenlosen SQL Server 2008 R2 Express Edition max. 10 GByte Speicherplatz pro Datenbank zur Verfügung stehen. Frühere Versionen der SQL Server Express Edition sind auf 4 GByte Datenbankgröße beschränkt. Microsoft SQL Server Workgroup, Standard oder Enterprise Editionen besitzen keine Limitierung der Datenbankgröße. Ggf. sind Limitierungen auf die maximale Prozessoranzahl oder Arbeitsspeicher zu beachten. In der Datenbank wird - neben den Konfigurationsdaten für die JURION TM Wissensmanagement Komponenten - während der Indizierung temporär die Liste der zu indizierenden Dokumente gespeichert. Das hier anfallende Datenvolumen beträgt ca. 1 kb pro Dokument. Microsoft SQL Server (Workgroup, Standard oder Enterprise Edition) ist nicht Bestandteil der JURION TM Anwendungssoftware. Die Wolters Kluwer Deutschland GmbH bietet im Rahmen eines sogenannten ISV-Vertrages mit Microsoft stark vergünstigte RUNTIME-Versionen der Datenbank optional an. Diese Versionen dürfen lizenzrechtlich jedoch nur in Verbindung mit von der Wolters Kluwer Deutschland GmbH erstellten Software eingesetzt werden. Dokumentenindizierung JURION TM Wissensmanagement indiziert je nach Konfiguration Dateien/Informationen in Ihrem Netzwerk, aus den folgenden Datenquellen: UNC Freigaben: Hier werden alle Dateien auf den bekannt gemachten UNC-Freigaben indiziert. Die Berechtigungen aus dem Active Directory werden entsprechend berücksichtigt, so dass ein Benutzer bei einer Suche nur die Dokumente sieht, auf die er anhand seiner Berechtigungen Zugriff hat. Zum Aufbau des Indexes und zur weiteren Indizierung wird für den Dienst ein Servicebenutzer benötigt, der Leserechte auf alle zu indizierenden Dokumente innerhalb des UNC-Pfades besitzt. Microsoft Exchange Server: Postfächer von Microsoft Exchange Servern 2003/2007/2010/2012 können indiziert werden. Die Berechtigungen, die auf dem Active Directory basieren, werden entsprechend berücksichtigt. Zum Aufbau des Indexes und zur weiteren Indizierung wird für den Dienst ein Servicebenutzer benötigt, der Leserechte auf alle zu indizierenden Postfächer besitzt. Bei Exchange 2007 sowie Exchange 2010 muss innerhalb der Client-Access-Rolle der MAPI-Zugriff aktiviert sein. Dokumentenmanagementsysteme: Über Schnittstellen können prinzipiell alle Dokumentenmanagement-Systeme angebunden werden. Hier ist im Einzelfall ggf. eine Abstimmung mit dem jeweiligen Hersteller des Dokumentenmanagement-Systems erforderlich, damit dieser ebenfalls entsprechende Schnittstellen zur Verfügung stellt. Derzeit wird das AnNoText Dokumentenmanagement unterstützt. Dabei werden die vergebenen Berechtigungen wie im AnNoText-System berücksichtigt. Anbindung Kanzleisoftware JURION TM Wissensmanagement verfügt über auf.net WCF Services -basierende Schnittstellen, um auf Dokumente zugreifen zu können, die mit einer bestehenden Kanzlei-Organisationssoftware oder Fachanwendung verwaltet werden. Hierzu stellen wir gerne entsprechende Dokumentation zur Verfügung. Derzeit verfügt die AnNoText Software über entsprechende Schnittstellen. Der benötigte IP-Port für die.net WCF Services ist abhängig von der Kanzleiorganisationsoftware oder Fachanwendung, die die kompatible Schnittstelle zur Verfügung stellen muss. Ggf. muss der verwendete IP-Port im bestehenden Firewall-System freigeschaltet werden. Anbindung JURION TM E-Akte JURION TM Wissensmanagement ist eine Erweiterung für JURION TM E-Akte, um die kanzleiweite Suche zu ermöglichen. Hierzu werden auf.net WCF Services basierende Schnittstellen genutzt. Der benötigte IP-Port für die.net WCF Services ist abhängig von der JURION TM Wissensmanagement-Installation. Ggf. muss der verwendete IP-Port in den bestehenden Firewall- Systemen freigeschaltet werden. IT-Voraussetzungen JURION TM - Seite 5 -

6 OCR Die für die Indizierung von PDF-Image und TIFF-Dateien erforderliche OCR-Lizenz ist nicht im monatlichen Nutzungsentgelt der Software enthalten. Diese muss einmalig erworben werden. Zusätzlich ist hierfür ein Wartungsvertrag abzuschließen. Die benötigen OCR-Komponenten (Runtime) werden mit dem Installationspaket der Software geliefert. Über den Erwerb der Lizenz wird ein Freischalt-Code geliefert, der diese Komponenten dann aktiviert. Als OCR wird ABBYY FineReader 10 verwendet. Über den separat abzuschließenden Wartungsvertrag für ABBYY FineReader wird sichergestellt, dass neuere Version von JURION TM Wissensmanagement genutzt werden können. Internetzugang Online-Update Da JURION TM Wissensmanagement die aktuelle Microsoft.NET Technology einsetzt und die Software die Herausgeberverifizierung anhand von Zertifikaten zum Schutz Ihrer IT-Infrastruktur unterstützt, ist ein Zugriff auf das Internet an manchen Stellen der Software erforderlich, um Verzögerungen beim Start zu vermeiden. Hier ist darauf zu achten, dass das Betriebssystem Zugriff auf die URL sowie hat, wodurch vom Betriebssystem Sperrlisten gegen unerwünschte Software (Spyware) herunter geladen werden können. Die Regeln der in JURION TM Wissensmanagement enthaltenen Autoklassifizierung werden mittels Online-Update kontinuierlich verbessert und in ihrem Funktionsumfang erweitert. Hierzu prüft die Software die Verfügbarkeit von neueren Versionen und lädt diese ggf. aus dem Internet herunter. Diese Installation wird selbstständig von der Software durchgeführt. Ein Update der JURION TM Wissensmanagement-Software erfolgt ausschließlich manuell über einen Administrator. Updates werden hierzu über einen Download-Link in unregelmäßigen Abständen zur Verfügung gestellt. Virtualisierung Der Betrieb von JURION TM Wissensmanagement wird mittels einer Hardware-Virtualisierungssoftware (sogenannten Hypervisors) unterstützt, wenn die folgenden Bedingungen ausnahmslos erfüllt sind: Die Hardware-Virtualisierungssoftware wird ausgeführt unter: Windows Server 2008 mit Hyper-V-Technologie Windows Server 2008 R2 mit Hyper-V-Technologie Microsoft Hyper-V Server 2008 Microsoft Hyper-V Server 2008 R2 Microsoft Hyper-V Server 2012 Microsoft Hyper-V Server 2012 R2 Hypervisors von Drittanbietern, die gemäß dem Windows Server-Virtualisierungsprogramm überprüft wurden (z. B. VMWare ESX/ESXi) Der vom Gastcomputer verwendete Speicher kann ein virtueller Speicher mit einer festen Größe (z. B. feste VHDs (Virtual Hard Drives, virtuelle Festplatten) in einer Hyper-V-Umgebung), SCSI-Passthrough- Speicher oder iscsi-speicher (Internet SCSI) sein. Passthrough-Speicher ist auf Hostebene konfigurierter Speicher, der für einen Gastcomputer reserviert ist. Passthrough-Volumes müssen für die Hardware-Virtualisierungssoftware als Speicher auf Blockebene dargestellt werden. Die Verwendung von NAS-Volumes (Network Attached Storage) wird nicht unterstützt. Die folgenden Anforderungen gelten für virtuelle Datenträger: Virtuelle Datenträger, die dynamisch erweitert werden, werden nicht unterstützt. Virtuelle Datenträger, die Differenzierungs- oder Deltamechanismen verwenden (z. B. differenzierende VHDs von Hyper-V oder Momentaufnahmen), werden nicht unterstützt. Einige Hypervisors enthalten Funktionen zum Erstellen von Momentaufnahmen virtueller Computer. Momentaufnahmen virtueller Computer erfassen den Status eines virtuellen Computers während dieser ausgeführt wird. Diese Funktion ermöglicht das Erstellen mehrerer Momentaufnahmen eines virtuellen Computers und das anschließende Zurücksetzen des virtuellen Computers auf einen vorherigen Status, indem die Momentaufnahme auf den virtuellen Computer angewendet wird. Momentaufnahmen virtueller Computer sind jedoch nicht anwendungsaktiviert. Ihre Verwendung kann zu nicht beabsichtigten und unerwarteten Folgen für eine Serveranwendung führen, die Statusdaten verwaltet. Aus diesem Grund wird das Erstellen von Momentaufnahmen eines virtuellen Gastcomputers nicht unterstützt. Von Gastsystem verwendeter Speicher sollte in Datenträgerspindles gehostet werden, die von dem Speicher getrennt sind, der das Betriebssystem des virtuellen Gastcomputers hostet. Die Konfiguration von iscsi-speicher für die Verwendung eines iscsi-initiators in einem virtuellen Gastcomputer wird nicht unterstützt. IT-Voraussetzungen JURION TM - Seite 6 -