ANLEITUNGEN ZUR ZUSCHUSSFÄHIGKEIT DER AUSGABEN. Operationelles Programm Slowenien-Österreich

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1 ANLEITUNGEN ZUR ZUSCHUSSFÄHIGKEIT DER AUSGABEN Operationelles Programm Slowenien-Österreich Version 1.0 Gültig ab 18. September 2009

2 INHALT 1. ALLGEMEINES ZUSCHUSSFÄHIGE AUSGABEN NACH KOSTENKATEGORIEN PERSONALKOSTEN ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE BESONDERE REGELN EXTERNE KOSTEN ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE INVESTITIONEN INVESTITIONEN IN AUSSTATTUNG DIE ABSCHREIBUNG LEASING (DIE PACHT) BAUARBEITEN GRUNDSTÜCKSKAUF IMMOBILIENKAUF BETRIEBSKOSTEN DIREKTE BETRIEBSKOSTEN INDIREKTE BETRIEBSKOSTEN SONSTIGE KOSTEN, DIE IM RAHMEN DER BETRIEBSKOSTEN ZUSCHUSSFÄHIG SIND ANDERE BESTIMMUNGEN HINSICHTLICH DER ZUSCHUSSFÄHIGEN AUSGABEN EINNAHMEN MEHRWERTSTEUER DAS ÖFFENTLICHE AUFTRAGSWESEN DIE VORSCHRIFTEN DER INFORMATION UND PUBLIZITÄT STAATLICHE BEIHILFEN RAHMENLISTE DER NICHT ZUSCHUSSFÄHIGEN AUSGABEN ANLAGEN

3 1. ALLGEMEINES Dieses Handbuch für Leadpartner, Projektpartner und nationale Prüfstellen soll ein Leitfaden für die Bestimmung der förderfähigen Ausgaben im Rahmen des operationellen Programms Slowenien- Österreich (OP SI-AT) darstellen. Wenn sich betreffend der zuschussfähigen Ausgaben Fragen ergeben, die mit Hilfe dieses Dokuments nicht beantwortet werden können, ist eine Rücksprache mit den nationalen Prüfern oder mit dem Gemeinsamen technischen Sekretariat (GTS) nötig. Es ist insbesondere darauf zu achten, dass eine Doppelfinanzierung der Ausgaben aus EU- oder anderen öffentlichen Mitteln vermieden wird. Außerdem müssen alle Ausgaben unabhängig von der Kostenkategorie den nationalen/regionalen und den EU-Vorschriften entsprechen und eine Rechtsgrundlage haben (Vertrag usw.). Alle dargestellten Ausgaben müssen folgende Voraussetzungen erfüllen: sie müssen aus dem genehmigten Antragsformular, allen bestätigten Ergänzungen und genehmigten Veränderungen ersichtlich sein; sie müssen während der Dauer des Vorhabens (wie im Fördervertrag festgelegt) entstehen; sie sind beim Projektpartner, der sie auch bezahlt hat, entstanden (der Partner ist im Fördervertrag angeführt) 1 ; sie beziehen sich direkt auf das Vorhaben, sind notwendig für die Ausführung des Vorhabens und sind konform mit den Zielen des Vorhabens; sie stimmen mit dem Grundsatz der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit aller zugeteilten Mittel; sie wurden tatsächlich bezahlt 2 (Zahlungsnachweis) und gebucht (können nicht widerrufen und/oder rückerstattet werden); sie wurden vom jeweiligen Projektpartner für den betreffenden Abrechnungszeitraum in seinem Finanzbericht dargelegt. ihnen liegen Originalrechnungen oder andere Buchhaltungsbelege mit gleichwertigem Nachweis bei 3, die den gültigen Vorschriften entsprechen; sie sind der entsprechenden Kostenkategorie zugeteilt 4, wie in diesem Dokument beschrieben, und wurden im Finanzplan des genehmigten Vorhabens geplant. Der entsprechende Prüfpfad muss gewährleistet werden. 1 Die Ausgaben, die auf Rechnungen (oder anderen Buchungsbelegen mit gleichem Nachweis) basieren und nicht auf den Projektpartner ausgestellt sind, d. h. Ausgaben, die aus Zahlungen entstehen, die nicht zur Last des Projektpartners fallen und Kosten, die in der Endphase nicht vom Projektpartner bezahlt werden, sind nicht zuschussfähig. 2 Der genannte nationale Prüfer muss ohne Ausnahmen überprüfen, ob alle Zahlungen durchgeführt wurden. 3 In Slowenien müssen die Buchungsbelege, wenn möglich, mit einer Anmerkung, die sich auf das Projekt bezieht, versehen sein. In Österreich müssen die Buchungsbelege nicht zusätzlich gekennzeichnet werden. 4 Jede Ausgabe muss einer Kostenkategorie im Informationssystem ISARR zugeteilt sein. 3

4 Die Vorbedingungen für die Zuschussfähigkeit, die in den EU-Vorschriften, im OP SI-AT und in den nationalen/regionalen Vorschriften bestimmt sind und strenger als die nachfolgenden Voraussetzungen sind, bleiben unverändert. Die Regeln der Kommission über die Zuschussfähigkeit der Ausgaben finden sie in den folgenden Dokumenten: der Verordnung (EG) Nr. 1080/2006, Artikel 7 und 13, der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, Artikel 56, der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006, Artikel 48-53, Verordnung (EG) Nr. 846/2009 zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006, Artikel 1 (16, 17) Sonstige relevante Regeln der Kommission: die Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, Artikel 2 Abs. 5 und die Richtlinie 2004/18/EG, geändert durch die Richtlinie 1422/2007 (öffentliches Auftragswesen), die Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, Artikel 54 (staatliche Beihilfen), die Verordnung (EG) Nr. 1828/2006, Artikel 9 (Information und Publizität), Verordnung (EG) Nr. 846/2009 zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006, Artikel 1 (2), Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002, Artikel 48 Abs. 2 (gute Finanzverwaltung), die Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, Artikel 16 (Gleichheit zwischen den Männern und Frauen und das Unterscheidungsverbot), die Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, Artikel 17 (nachhaltige Entwicklung), die Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, Artikel 54 (Doppelfinanzierung), die Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, Artikel 55 (Einnahmen), die Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, Artikel 24 (d) (Gesetzmäßigkeit und Richtigkeit der außerhalb der Gemeinschaft bezahlten Ausgaben). Es muss darauf verwiesen werden, dass die Liste vielleicht noch nicht vollständig ist. Sonstige wichtige Dokumente: Operationelles Programm Slowenien Österreich und Antragsleitfaden 4

5 2. ZUSCHUSSFÄHIGE AUSGABEN NACH KOSTENKATEGORIEN Für das OP SI AT wurden folgende Kostenkategorien gestaltet: 1. Personalkosten 2. Externe Kosten 3. Investitionen 4. Betriebskosten 2.1 PERSONALKOSTEN Zu den Personalkosten zählen Ausgaben für: Arbeitskosten (Gehälter) der Mitarbeiter des Lead Partners (LP)/Projektpartners (PP), die beim Vorhaben mitwirken, Reisekosten und Spesen der Mitarbeiter des Lead Partners (LP)/Projektpartners (PP), die beim Vorhaben mitwirken. Zum Personal zählen die Mitarbeiter der Projektgruppe, die mit dem LP/PP im vertraglichen Arbeitsverhältnis stehen. Deswegen bezieht sich diese Kostenkategorie nur auf die Beschäftigten in den Organisationen des LP/PP, die bei den Vorhaben mitwirken (reguläre Arbeitszeit/Teilzeitarbeit). Die Personalkosten für öffentlich Bedienstete sind dann nicht zuschussfähig, wenn die von ihnen erbrachten Leistungen zu den statutarisch vorgeschriebenen Aufgaben oder zu der täglichen Leitung und Aufsicht seitens der Behörde gehören (z. B. die Vorbereitung des Vorhabens als Aufgabe der Behördeneinheit gemäß dem Status der Organisation) Allgemeine Grundsätze Die mit dem Vorhaben verbundenen Personalkosten, einschließlich der Sozialbeiträge, die in der Organisation des LP/PP entstanden sind, sind unter folgenden Voraussetzungen zuschussfähig: sie müssen aus dem genehmigten Antragsformular, allen Ergänzungen, die dem Antragsformular beiliegen, und den genehmigten Veränderungen ersichtlich sein; sie basieren auf Verträgen/Arbeitsverträgen und sind durch diese belegt. Zahlungen oder Dienstleistungen in Geldwert, die ohne Rechtsgrundlage geleistet oder dem Beschäftigten ausgezahlt wurden (z. B. vorläufige Ersatzleistungen, Belohnungen) sind nicht zuschussfähig; sie sind dokumentiert. Somit sind die Bruttogehälter (einschließlich der tatsächlich bezahlten Sozialbeiträge und der dazugehörigen Steuern) und andere Entgelte 5, sofern sie eine Rechtsgrundlage haben und auch mit dem Vorhaben verbunden sind, inklusive Reisekosten und Diäten, zuschussfähig. Berücksichtigt werden können nur die tatsächlichen (d. h. die tatsächlich bezahlten) Kosten, die mit Zahlungsbelegen oder ähnlichen Dokumenten nachgewiesen werden können. 5 Die Gehälter der Mitarbeiter sind zuschussfähig, wenn sie mit dem Projekt und nicht mit den alltäglichen Aufgaben der Leitung und der vorgeschriebenen Zuständigkeiten der Begünstigten zusammenhängen. 5

6 Weiter ist zu betonen, dass die Höhe der Kosten im entsprechenden Verhältnis zu der Ausbildung und der Befähigung der Beschäftigten und mit der Menge der Arbeit, die für das Vorhaben geleistet wurde, steht Besondere Regeln Die Ausgaben für öffentlich Bedienstete, die am Projekt arbeiten und in Organisationen, die mit dem Staats-, Regional- oder dem Stadthaushalt finanziert werden, beschäftigt sind, sind in einigen Fällen 6 zuschussfähig, wenn aus den Arbeitsverträgen oder anderen entsprechenden Dokumenten folgendes ersichtlich ist: - die Rolle und Aufgaben und die geleistete Arbeit beim Projekt, - die Arbeitsdauer beim Vorhaben, - die Höhe der Bezahlung für die Leistungen für die Projektarbeit, einschließlich der Bestimmung, dass die Projektarbeit aus keinen anderen öffentlichen Mitteln finanziert wird (keine Doppelfinanzierung). Die Haushaltszulage und der Fahrtkostenzuschuß sind gemäß der gültigen Bestimmungen der entsprechenden nationalen/regionalen Gesetzgebung förderfähig. Personalkosten (Gehälter) a) Arbeitskosten für Mitarbeiter, die zur Gänze im Vorhaben beschäftigt sind Wenn der Mitarbeiter zur Gänze im Vorhaben beschäftigt ist, sind die gesamten Ausgaben zuschussfähig. In diesen Fällen führen die Mitarbeiter monatliche Stundenlisten über die geleistete Arbeit (s. Anlage 1). Die Krankheitsabwesenheiten oder sonstige Abwesenheiten der Mitarbeiter des Vorhabens sind zuschussfähig, wenn sie zu Lasten des Arbeitgebers fallen. Wenn sie aus anderen Quellen gedeckt werden, sind sie nicht zuschussfähig. b) Arbeitskosten für Mitarbeiter, die teilweise im Vorhaben beschäftigt sind Wenn die Mitarbeiter nur teilweise am Vorhaben mitarbeiten, müssen sie genau mit den Tagesstundenlisten über die geleistete Arbeit berichten. In den Stundenlisten müssen folgende Angaben angeführt werden: Name, betreffendes Vorhaben, Datum/Zeit und die Tätigkeit (s. Anlage 2). Die Stundenlisten müssen vom Verantwortlichen unterschrieben sein. Mit der Unterschrift der Stundenliste bestätigt der Verantwortliche, dass die Angaben den tatsächlichen und richtigen Umfang der geleisteten Arbeit am Vorhaben darstellen und die damit verbundenen Ausgaben und Aktivitäten in der Stundenliste nicht doppelt finanziert sind. Obligatorisch ist auch eine klare Beschreibung der Arbeiten und Aufgaben, einschließlich der Angaben über die Arbeitsdauer beim Vorhaben (Teilzeitarbeit/reguläre Arbeitszeit) (die Zuschussfähigkeit beginnt mit der schriftlichen Zuweisung des Mitarbeiters zum Vorhaben). 6 Bitte wenden Sie sich an ihren nationalen Prüfer / Regionalbehörde. 6

7 Die Stundensätze sind wie folgt zu berechnen: Bruttogehalt für das entsprechende Jahr in jährlicher Stundensatz = oder 2160 Stunden für AT/für SI siehe die amtlichen Arbeitsstunden auf Bruttogehalt für den entsprechenden Monat in monatlicher Stundensatz = Stunden für AT/für SI siehe die amtlichen Arbeitsstunden auf Die Berechnung basiert auf der 40-Stunden-Arbeitswoche. Arbeitet die Person wöchentlich weniger als 40 Stunden, muss die Berechnung entsprechend angepasst werden. Das Gehalt kann auch auf Grund der tatsächlichen Ausgaben berechnet werden. Bei dem genannten nationalen Prüfer muss zuerst überprüft werden, welche Berechnung verwendet werden muss. Diesbezüglich gilt: das Bruttogehalt = das Nettogehalt des Mitarbeiters + die zugehörigen Abgaben für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber + die zugehörigen Beiträge für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Es muss betont werden, dass die Zahl der geleisteten Stunden nicht die Grenze, die in der nationalen/regionalen Gesetzgebung bestimmt ist, überschreiten darf. c) Sachleistungen Sachleistungen (unbezahlte Freiwilligenarbeit) sind nicht zuschussfähig. Dokumentation Personalkosten sind zuschussfähig, wenn sie richtig dokumentiert und registriert sind mit: einer Kopie des Arbeitsvertrags/Anhang zum Arbeitsvertrag/Zuweisung des Mitarbeiters zum Projekt (nur beim ersten Fortschrittsbericht des Partners oder nach Bedarf) und die Arbeits- und Aufgabenbeschreibung, wenn dieser nicht schon im Vertrag miteinbezogen ist (als Nachweis, dass der Mitarbeiter am Vorhaben arbeitet); einer Tagesstundenliste/monatlichen Stundenliste der geleisteten Arbeit (unterschrieben vom Verantwortlichen); einem Nachweis der Gehaltsauszahlung und der Gehaltsliste (monatliche/jährliche); einem Nachweis der bezahlten Abgaben und Beiträge, woraus ersichtlich ist, dass sie sich auf den Mitarbeiter beziehen, der am Vorhaben arbeitet; einer Erklärung der Berechnung des Stundensatzes. Reisekosten und Tagesspesen Im Rahmen des Vorhabens können nur Reisekosten und Tagesspesen für Mitarbeiter rückerstattet werden, die beim LP/PP beschäftigt sind und nach den gültigen Vorschriften rückerstattet werden. Allgemein berücksichtigen die Beamten die Vorschriften ihrer Organisation, während die privaten 7

8 LP/PP die Vorschriften der öffentlichen Organisation, die die nationale öffentliche Kofinanzierung sicherstellt, beziehungsweise die entsprechenden Steuergesetze (Österreich), berücksichtigen. Wenn es in den oben erwähnten Organisationen nicht anders bestimmt ist, werden folgende Vorschriften verwendet. Alle Abweichungen von den Vorschriften müssen gründlich gerechtfertigt werden: Es muss die wirtschaftlichste Verkehrsart verwendet werden. Ausnahmen des erwähnten Grundsatzes müssen entsprechen gerechtfertigt werden. Die Unterbringungskosten sind annehmbar, wenn sie der mittleren Preisklasse angehören. Höhere Preise müssen entsprechend gerechtfertigt werden. Die Projektbesprechungen müssen im Programmgebiet stattfinden. Die Reisekosten außerhalb des Programmgebiets 7 können nur rückerstattet werden, wenn sie aus dem bewilligten Antragsformular ersichtlich sind beziehungsweise schon im Voraus vom GTS/VB (der Antrag ist erhältlich beim GTS) bewilligt wurden. Die Tagesspesen 8 können nur rückerstattet werden, wenn sie den für Behörden gültigen Bedingungen des jeweiligen Mitgliedstaates entsprechen. Die Zeit der Dienstfahrt, auf der die tägliche Auszahlung basiert, muss mit Tatsachen begründet sein (z. B. mit der Dauer des Ereignisses) und mit der Dokumentation der Dienstreise übereinstimmen (z. B. der Flugplan). Die Kosten des Flugtickets sind zuschussfähig, wenn die Entfernung größer als 400 km ist und unter der Bedingung, dass die Economy-Klasse gebucht wurde. Wenn die Entfernung weniger als 400 km beträgt sind die Kosten zuschussfähig nur, wenn es sich um die preiswerteste Verkehrsart handelt. Der Gebrauch von Privat- 9 oder Dienstfahrzeugen 10 ist erlaubt nur, wenn dies die wirtschaftlichste Verkehrsart ist und eine deutliche Zeiteinsparung bedeutet. Annehmbar ist nur das gesetzlich festgelegte Kilometergeld. Dokumentation Die Reisekosten und Tagesspesen können nur rückerstattet werden, wenn sie richtig dokumentiert und registriert sind: Die Reisekosten und Tagesspesen müssen mit Rechnungen, die die Kosten für die einzelnen Personen und Dienstreise darstellen, dokumentiert werden. Jede Dienstreise muss mit einer Reiseabrechnung und mit beiliegenden Rechnungen, d. h. mit Nachweisen der entstandenen Kosten (Hotelrechnung, Fahrkarte, Bordkarte usw.) dokumentiert werden. Jeder Zweck einer Dienstreise muss gerechtfertigt sein. Der Nachweis der Beteiligung an der entsprechenden Veranstaltung (z. B. Einladung, Anmeldeschein, Teilnehmerliste, Teilnahmebestätigung, Fotos usw.) muss beiliegen. Die Rechtfertigung muss klar in den Stundenlisten des Einzelnen angeführt sein. Zahlungsnachweis. 7 Damit die Reisekosten außerhalb des Programmgebiets zuschussfähig sind, muss nachgewiesen werden, dass die Reise notwendig für das betreffende Vorhaben war und dass sie schon im Voraus bewilligt wurde (im Antragsformular angeführt bzw. vom GTS/VB bewilligt). 8 Tagesspesen und Unterbringungskosten sind möglich, wenn der LP/PP sie dem Mitarbeiter tatsächlich auszahlt. 9 Wenn ein Privatfahrzeug verwendet wird, kann die Ausgabe höchstens dem national/regional festgelegten Kilometergeld entsprechen. 10 Für Einzelheiten hinsichtlich der Berechtigung und des richtigen Berichtens über diese Kosten, wenden Sie sich an Ihren nationalen Prüfer. 8

9 Reisekosten und Tagesspesen für externe Experten Die Reisekosten und Tagesspesen für externe Experten müssen vertraglich geregelt sein. Die Reiskosten der externen Experten müssen unter der Kategorie Externe Kosten angegeben werden. 2.2 EXTERNE KOSTEN Diese Kostenkategorie umfasst die Kosten für Dienstleistungen, die von externen Experten im Rahmen des Vorhabens durchgeführt werden und im Zusammenhang mit dem Vorhaben stehen. Die Kosten der externen Experten sind zuschussfähig, wenn der LP/PP kein entsprechendes Personal hat oder das Personal nicht befähigt ist die Aufgaben, die mit der Projektleitung zusammenhängen, auszuführen (z. B. die Finanzverwaltung, Koordination, Administration) und für folgende Aktivitäten: Ausgaben für die Organisation von Veranstaltungen (z. B. Besprechungen, Konferenzen, Ausbildungen, Workshops und Seminare), die direkt mit dem Ziel des Vorhabens in Zusammenhang stehen. Die Ausgaben können Miete für Räume und Ausstattung, Übersetzungen und Simultandolmetschen, Unterlagen/Prospekte und die Kosten der Bewirtung, bis zu einer vernünftigen Summe, beinhalten; Kosten für Studien, Untersuchungen, Vorbereitungen der Pläne, Ausbildungen usw.; Kosten für die Maßnahmen der Information und Publizität, der Verbreitung und Bewerbung der Projektergebnisse (z. B. Veröffentlichungen, Broschuren, Mitteilungen für die Öffentlichkeit, Anzeigen, Zeitungen, Internetseiten usw.) Kosten für den Transport der Güter und Personen; Kosten für Übersetzungen von Dokumenten und Unterlagen die Miete für die Ausstattung ist zuschussfähig, wenn sie direkt mit den Zielen des kofinanzierten Projekts in Zusammenhang steht; die Miethöhe darf den Kaufpreis der Ausstattung nicht überschreiten. Förderfähige Finanz- und Revisionsdienstleistungen: Kosten für die Rechtsberatung, Notarkosten, Steuerberatung, wenn sie direkt mit der Projektausführung verbunden sind; Dienstleistungen im Bereich der Überprüfung und Revision, wenn sie von der VB oder der Regionalbehörde verlangt wurden; Kosten der Bankgarantien, wenn sie von der nationalen Gesetzgebung oder der Gesetzgebung der Gemeinschaft verlangt werden Allgemeine Grundsätze Die Ausgaben für externe Leistungen (Fachleute/Berater, allgemeine Waren und Dienstleistungen), die oben angeführt sind, sind unter folgenden Voraussetzungen zuschussfähig: - Die Regeln des öffentlichen Auftragswesens, die von der nationalen Gesetzgebung vorgeschrieben werden, müssen berücksichtigt werden; die Dokumentation des öffentlichen Auftragswesens muss vollständig sein (wenn die Dokumentation nicht vorgelegt wird, sind die Kosten nicht zuschussfähig). - Die Arbeit im Rahmen der externen Leistungen hat für das Vorhaben eine wesentliche Bedeutung. - Die Kosten und die wirtschaftliche Effizienz müssen verglichen werden, was bedeutet, dass die Preise der externen Leistungen in Maßen gehalten werden müssen. 9

10 - Die Preise hängen von der Erfahrenheit und Fähigkeit ab (muss nachgewiesen werden). - Der LP/PP kann nicht der vertragliche Lieferant sein (Ausführende oder Unterauftragnehmer für zahlbare Dienstleistungen und Erzeugnisse). - Die Mitarbeiter des LP/PP und der Organisation des LP/PP können nicht als bezahlte externe Experten für die Arbeit, die sie am Vorhaben ausführen, auftreten. - Wenn externe Experten hinzugezogen werden, muss eine Rechtsgrundlage vorhanden sein (ein klar formulierter Vertrag/Dokumentation mit der Spezifizierung der Dienstleistungen, die mit dem Vorhaben verbunden sind, muss vorbereitet sein). - Die Verträge, die unter verbundenen Institutionen (d. h. Verträge zwischen Organisationen, die formal getrennt sind, aber persönlich, finanziell und funktional miteinander verbunden sind) abgeschlossen sind, sind nur dann zuschussfähig, wenn tatsächlich überprüfte und berechtigte Kosten ohne Zusätze berechnet wurden. Für die Bewirtung (Catering) gelten folgende Regeln: konkrete Ereignisse müssen aus dem genehmigten Antragsformular, allen bestätigten Ergänzungen und genehmigten Veränderungen ersichtlich sein; die Dokumentation der Teilnehmer muss vorgelegt werden (Anwesenheitsliste); die Bewirtungskosten für interne Arbeitsbesprechungen unter den Projektpartnern können nicht rückerstattet werden; die Empfänge mit Abendessen sind nur in besonderen Fällen bei externen Ereignissen erlaubt (die Ereignisse müssen aus dem genehmigten Antragsformular, allen bestätigten Ergänzungen und genehmigten Veränderungen ersichtlich sein); die besonderen Vorschriften auf der nationalen/regionalen Ebene müssen berücksichtigt werden. Die Kosten der externen Experten sind nicht zuschussfähig, wenn die Zahlung als Prozentsatz von den gesamten Projektkosten oder einzelnen Aktivitäten angegeben ist, außer wenn der LP/PP eine solche Zahlung mit dem tatsächlichen Wert der geleisteten Arbeit oder Dienstleistung rechtfertigt. Bei zuschussfähigen Ausgaben ist folgendes zu berücksichtigen: Die Ausgaben für externe Experten beinhalten die Kosten der Arbeit der Einzelnen, die am Projekt auf Grund jeglichen anderen Verträge, außer eines Arbeitsvertrags mit regulärer Arbeitszeit beim LP/PP, arbeiten. Zuschussfähig sind alle Steuer und Beiträge, die gemäß der, für verschieden Arbeiten geltende, Gesetzgebung sind und dem LP/PP tatsachlich berechnet wurden (außer vorsteuerabzugsberechtigte MwSt., wenn sie rückerstattet wird). Dokumentation Der LP/PP muss, um den Vergabevorschriften, sowie dem Prinzip der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit zu entsprechen, bei der Abrechnung folgende Nachweise vorlegen: Nachweise, die mit dem Auswahlverfahren für Einzelpersonen oder Organisationen verbunden sind (offener Aufruf oder ein Vergleich der erhaltenen Angebote) sie werden nur einmal beim Vorlegen des entsprechenden Erstattungsantrags angefordert. die Kopie des Vertrags, der gemäß den Bestimmungen der nationalen Gesetzgebung abgeschlossen wurde (sie wird nur einmal beim Vorlegen des entsprechenden Erstattungsantrags angefordert); die Evidenz der geleisteten Arbeit (in entsprechenden Fällen); 10

11 die Rechnung oder ein anderer Buchungsbeleg mit gleichwertigem Nachweis; den Zahlungsnachweis. Der LP/PP muss die restliche Dokumentation und/oder Erzeugnisse, die die vertraglich geregelte Ausführung und den Umfang der Dienstleistungen nachweisen, aufbewahren und sie auf Anforderung vorlegen: zum Beispiel: die Einladung, das Programm, die Anwesenheitsliste, die Muster der Unterlagen, die den Teilnehmern ausgehändigt wurden, Fotos, Broschuren, Veröffentlichung, Zeitungen, Studien, Analysen usw. 2.3 INVESTITIONEN Zu dieser Kategorie zählen Ausgaben für: Investitionen in Ausstattung; Bauarbeiten; Grundstückskauf; Immobilienkauf; Erwerb von unterstützender Ausstattung. Die Investitionen sind nur zuschussfähig, wenn sie im Antragsformular angeführt sind und vom Begleitausschuss des Programms bewilligt wurden. Die nationalen Prüfer sind für die Überprüfungen der Investitionen der Projektpartner an Ort und Stelle verantwortlich Investitionen in Ausstattung Es muss zwischen verschiedenen Arten der Ausstattung unterschieden werden: 1. bewegliche Ausstattung (sie wird bewegt z. B. Computer, Möbel); 2. unbewegliche Ausstattung (sie ist eingebaut, befestigt am Platz). Der LP/PP muss das entsprechende Vergabeverfahren einleiten, den besten Anbieter auswählen, die Leistung beauftragen und alles wie vorgeschrieben dokumentieren. 11. Die zuschussfähigen Ausgaben für die Ausstattung beinhalten die Zahlung aller Kosten, die notwendig sind, um die Ausstattung funktionsfähig zu machen: Kauf der Ausstattung; Kosten der Vorbereitungsarbeiten; spezielle Kosten, die mit dem Kauf der Ausstattung zusammenhängen (z. B. Lieferung, Bedienung oder Montage) 12. Die gekaufte Ausstattung muss klar mit Aufklebern/Schildern und Text versehen sein, wie in der Anleitung zur Information und Publizität beschrieben (Punkt 1.4). Außerdem gelten unterschiedliche Vorschriften für: a) betriebliche Ausstattung (meistens verbunden mit den Aufgaben bei der Projektleitung); 11 Siehe auch das Kapitel 3.3 über das öffentliche Auftragswesen. 12 Die Kosten der verlängerten Garantien und der Garantien, die für die Tätigkeit nicht notwendig sind, sind in Slowenien nicht zuschussfähig. 11

12 b) technische, mit dem Inhalt verbundene Ausstattung (meistens verbunden mit der Ausführung des Inhalts des Vorhabens). Generell muss jede Ausstattung streng mit dem Vorhaben zusammenhängen. Außerdem muss die gekaufte Ausstattung für die Ausführung des Vorhabens eine wesentliche Bedeutung haben, nur für die Bedürfnisse des Vorhabens benutzt werden und während der Projektdauer gekauft werden. Im Folgenden werden einige spezielle Vorschriften für die verschiedene Ausstattungsarten aufgelistet: a) Betriebliche (Hilfs-) Ausstattung 13 Diese Kategorie umfasst den Kauf der Ausstattung, die nicht direkt mit den Zielen des Vorhabens verbunden ist und nicht ausschließlich zu Projektzwecken verwendet wird. Ein solches Beispiel ist der Kauf eines Computers. In diesem Fall sind die Kosten der Abschreibung für die Projektdauer zuschussfähig. Die gesamten Kosten der Abschreibung sind zuschussfähig, wenn die Projektdauer gleich oder länger dauert als die Abschreibungsdauer 14. Die EDV und Telefonausstattung sowie Notebooks und Handys sind nur dann zuschussfähig, wenn der Ankauf notwendig und gerechtfertigt ist (Nachweis der Notwendigkeit und Wirksamkeit). b) Technische Ausstattung Zu dieser Kategorie zählen Investitionen, die direkt mit den Zielen des Vorhabens verbunden sind. In diesem Fall kann der gesamte Kaufpreis zuschussfähig sein. Die spezielle technische Software, technische Instrumente, Computer, Handys, Notebooks, Büromöbel, Drucker usw. sind zuschussfähig, wenn sie mit dem Inhalt verbunden sind und von wesentlicher Bedeutung für das Erreichen der Ziele des Vorhabens. c) Gebrauchte Ausstattung (second hand) 15 : Die Kosten des Kaufs und der Nutzungsdauer der gebrauchten Ausstattung sind zuschussfähig unter folgenden Voraussetzungen: der Verkäufer muss bestätigen, dass die Ausstattung in den letzten sieben Jahren nicht mit anderen nationalen oder EU-Mitteln finanziert wurde; der Preis der Ausstattung darf den Marktwert nicht überschreiten und muss niedriger als der Kaufpreis einer ähnlichen neuen Ausstattung sein; die Ausstattung muss die technischen Charakteristiken, die für das Vorhaben notwendig sind aufweisen und den gültigen Richtgrößen und Normen entsprechen. 13 Die Ausstattung, die mit den im Voraus bestimmten Aktivitäten/Arbeitsgruppen, der Projektleitung und der Information und Publizität zusammenhängt. 14 Siehe auch das Kapitel über die Abschreibung. 15 Ist nicht zuschussfähig für die 1. Priorität in Kärnten. 12

13 Dokumentation Die Investition in die Ausstattung ist zuschussfähig nur wenn sie richtig dokumentiert und registriert ist mit: Originalrechnungen oder anderen Buchungsbelegen mit gleichem Nachweis; dem Zahlungsnachweis (Bankauszug); der Dokumentation, die sich auf die Verfahren des öffentlichen Auftragswesens bezieht 16 ; dem Nachweis der Übernahme und Aufstellung der Ausstattung; die Ausstattung muss im Hauptbuch der Anlagemittel eingetragen sein. Die Mittel mit geringerem Wert oder Investitionen, die direkt mit dem Vorhaben verbunden sind (z. B. Kaffeegeschirr oder das Essgeschirr in touristischen Projekten), relevant für das Projekt sind und nicht vom Personal verwendet werden, können zur dieser Kostenkategorie zählen Die Abschreibung Die Abschreibungskosten sind zuschussfähig nur, wenn der Kauf nicht mit anderen EU-Mitteln oder nationalen/regionalen Mittel kofinanziert wurde. Die Abschreibungskosten müssen direkt mit dem entsprechenden Vorhaben verbunden sein und während der Projektdauer entstehen. Ist die Nutzungsdauer der Ausstattung länger als die Dauer des Vorhabens (was nicht die Dauer der Kofinanzierung betrifft), wird die Abschreibung verwendet (anstatt des vollen Kaufpreises). Die Abschreibungskosten der Ausstattung sind zuschussfähig unter folgenden Voraussetzungen: - die Abschreibungskosten werden gemäß der entsprechenden Buchführungsvorschriften berechnet; - die Kosten sind in der Bilanz oder in der Liste der Anlagemittel eingetragen; - die Abschreibungskosten der Ausstattung übersteigen nicht den Kaufpreis der Ausstattung; - abgesetzt wird der verhältnismäßige Teil der Abschreibungskosten hinsichtlich der Verwendung der Ausstattung; - die Abschreibung wird in jedem Bericht des Partners im verhältnismäßigen Teil berechnet; der Gesamtwert der Abschreibungskosten, die sich auf die gesamte Dauer des Vorhabens beziehen, kann nicht in einem Zeitraum abgesetzt werden. - der Betrag (der verwendete Prozentsatz und die Dauer) muss prüfbar sein. Für die Berechnung der Abschreibung sind folgende Angaben nötig: die Ausgabe und die Beschreibung des gekauften Anlagemittels; das Kaufdatum; die Anzahl der Jahre der Nutzungsdauer des Anlagemittels 17 der Prozentsatz der Verwendung des Anlagemittels, das ausschließlich für die Zwecke des Vorhabens verwendet wird, hinsichtlich der Lebensdauer des Anlagemittels. Die Rechnung muss dem bevollmächtigten nationalen Prüfer, der die Rechnung überprüft, vorgelegt werden. Die Rechnung muss entsprechend bestätigt sein, wodurch sichergestellt wird, dass die Kosten der Abschreibung nur einmal rückerstattet werden. 16 Siehe auch das Kapitel 3.3 über das öffentliche Auftragswesen. 17 Gemäß dem nationalen Buchhaltungsgesetz. 13

14 Leasing (die Pacht) Leasing wird als der Wert der Pacht verstanden, den der Leasingnehmer dem Leasinggeber zahlt und ist als solches zuschussfähig. Die Ausgabe des Leasinggebers ist nicht zuschussfähig. Die Leasingausgaben sind unter folgenden Voraussetzungen zuschussfähig: die Leasingraten, die der Leasingnehmer dem Leasinggeber zahlt, müssen mit einem Zahlungsnachweis nachgewiesen werden (mit einer Rechnung oder Buchungsbeleg mit gleichwertigem Nachweis); Im Fall, dass der Leasingvertrag auch die Möglichkeit des Kaufes bietet oder einen kürzeren Leasingzeitraum vorsieht (er ist gleich der Lebenszeit des Vertragsgegenstands), darf der höchste berechtigte Betrag den Marktwert des Leasinggegenstandes nicht übersteigen 18. Wenn der Leasingvertrag die Möglichkeit eines Kaufes nicht bietet oder einen kurzen Leasingzeitraum vorsieht (der kürzer als die Lebenszeit des Vertragsgegenstandes ist), sind diejenigen Leasingraten zuschussfähig, die der Dauer des Vorhabens entsprechen. In diesem Fall muss der Leasingnehmer nachweisen, dass der Leasingvertrag die preiswerteste Art der Verwendung des Gegenstandes ist. Wären die Kosten bei der Verwendung einer anderen Methode günstiger (zu Beispiel das Anmieten der Ausstattung), müssten die zusätzlichen Kosten von den zuschussfähigen Kosten abgezogen werden. Wenn der Leasingvertrag auch nach dem Enddatum des Vorhabens gültig ist (d. h. nach dem Zahlungstermin), so sind nur die Ausgaben zuschussfähig, die tatsächlich bezahlt wurden Bauarbeiten Die Ausgaben für Bauarbeiten sind zuschussfähig, wenn sie direkt mit den Projektzielen in Zusammenhang stehen. Sie können auch die Zahlung aller Aktivitäten, die mit der Vorbereitung und Ausführung der Bauarbeiten einschließlich der technischen Dokumentation der Investition, einschließen. Dokumentation, die sich auf das öffentliche Auftragswesen bezieht, die Bauverträge, die Rechnung(en) mit der Spezifikation(en) der geleisteten Arbeiten und des verbrauchten Baumaterials, der Endbericht und die offizielle Übernahme/Endbericht (wenn es der Vertrag vorsieht), die Genehmigung für das Vorhaben oder die Bestätigung der Übernahme und der Zahlungsnachweis müssen vorgelegt werden. Dokumentation Die Bauarbeiten sind nur dann zuschussfähig, wenn nachgewiesenermaßen stattgefunden haben und richtig dokumentiert sind mit: der gültigen Baugenehmigung; dem unterschriebenen Leistungsverzeichnis; anderer entsprechenden Dokumentation gemäß der nationalen/regionalen Gesetzgebung Sonstige Kosten, die mit dem Leasingvertrag zusammenhängen (Steuern, allgemeine Kosten, Versicherungskosten usw.), sind nicht zuschussfähig. 19 Für weitere Anleitungen wenden sie sich bitte an ihren nationalen Prüfer. 14

15 2.3.3 Grundstückskauf 20 Der Grundstückskauf muss eine direkte Verbindung mit den Zielen des Vorhabens darstellen. Der Grundstückskauf ist unter folgenden Voraussetzungen zuschussfähig: a) Es muss eine Erklärung eines unabhängigen Prüfers oder einer bevollmächtigten Behörde eingeholt werden, dass der Kaufpreis den Marktwert nicht übersteigt. b) Der Kaufpreis des Grundstücks darf nicht die 10 % Grenze der gesamten förderfähigen Ausgaben des Vorhabens, der aus dem Programm kofinanziert wird, überschreiten 21. Dokumentation Der Grundstückskauf ist zuschussfähig, wenn er richtig dokumentiert und registriert ist mit: einem beglaubigten Kaufvertrag (zusammen mit dem Erstattungsantrag des Projektpartners vorgelegt); der Rechnung (in entsprechenden Fällen) dem Zahlungsnachweis (Bankauszug); dem bewilligten Antrag zum Eintrag ins Grundbuch; es muss eine Erklärung eines unabhängigen Prüfers oder einer bevollmächtigten Behörde eingeholt werden, dass der Kaufpreis den Marktwert nicht übersteigt. Beispiel: Die Berechnung der zuschussfähigen Kosten des Grundstückkaufs Der Partner möchte für folgende Ausgabe eine Rückerstattung: Gesamtkosten des Grundstücks Sonstige zuschussfähige Kosten des Vorhabens Gesamtkosten Voraussetzung: Der Partner möchte den höchsten Wert der zuschussfähigen Kosten des Grundstückskaufs, der 10 % der gemeinsamen zuschussfähigen Kosten des Vorhabens beträgt, rückerstattet bekommen. Beispiel der Berechnung: a=(b/c)*d Oder: a=( /0,9)*0,1=22.222,22 Wobei: a = zusschussfähige Kosten des Grundstückkaufs b = sonstige zuschussfähige Kosten des Vorhabens c = Anteil der sonstigen zuschussfähigen Kosten im Rahmen der gemeinsamen zuschussfähigen Kosten (90 %, was 0,9 beträgt) d = Anteil der zuschussfähigen Kosten des Grundstückskaufs (10 %, was 0,1 beträgt) Der Unterschied beträgt ( = ) und bedeutet den Betrag der nicht zuschussfähigen Kosten des Grundstückkaufs. 20 Ist nicht für die 1. Priorität in Kärnten berechtigt. 21 In Ausnahmefällen und in entsprechend gerechtfertigten Fällen kann die VB/GBA einen höheren Prozentsatz für Umweltschutzprojekte bewilligen. 15

16 2.3.4 Immobilienkauf 22 Wenn eine direkte Verbindung zwischen dem Immobilienkauf und dem Projektziel besteht, ist der Immobilienkauf unter folgenden Voraussetzungen zuschussfähig: a) es muss eine Erklärung eines unabhängigen Prüfers oder einer bevollmächtigten Behörde eingeholt werden, dass der Kaufpreis den Marktpreis nicht übersteigt; b) die zuständige Behörde muss eine Genehmigung für die Ausübung der geplanten Tätigkeit erteilen, beziehungsweise Vorbehalte für die Erteilung der Genehmigung angeben, für die der Partner meint, sie in einem bestimmten Zeitraum beseitigen zu können; c) die Immobilie ist in den letzten zehn Jahren von keinen staatlichen Beihilfen/Zuschüssen der EU finanziert worden (eine Doppelfinanzierung kann ausgeschlossen werden); d) die Immobilie wird im bestimmten Zeitraum für die Zwecke verwendet, die von der Verwaltungsbehörde bestimmt oder bewilligt wurden. e) das Gebäude kann nur gemäß den Projektzielen verwendet werden; dies bedeutet insbesondere, dass das Gebäude für die Dienstleistungen der Behörden nur dann verwendet wird, wenn diese mit den aus den EFRE-Mitteln finanzierten Aktivitäten übereinstimmen; f) der Zweck und die Eigentumsverhältnisse der Immobilie müssen mindestens fünf Jahre nach Beenden des Projekts erhalten bleiben. Dokumentation Der Immobilienkauf ist zuschussfähig, wenn er richtig dokumentiert und belegt ist mit: dem beglaubigten Kaufvertrag; der Rechnung (in entsprechenden Fällen); dem Zahlungsnachweis (Bankauszug); dem bewilligten Antrag zum Eintrag ins Grundbuch; 2.4 BETRIEBSKOSTEN Im Rahmen dieser Kategorie unterscheidet man zwei Arten der Ausgaben: direkte Betriebskosten: Kosten, die ausschließlich (Gesamtbetrag) für das Vorhaben bestimmt sind; indirekte Betriebskosten ( allgemeine Kosten ): Kosten, die ohne eine umfassende Buchführung nicht zu identifizieren sind, und damit dem Vorhaben nicht unmittelbar zugeschrieben werden können (z. B. Energiekosten, Kosten der Miete und Heizung der Büroräume, die nicht nur für die Projektzwecke eingerichtet wurden). In diesen Fällen wird ein verhältnismäßiger Anteil der am Projekt geleisteten Stunden bestimmt. Die Höchstgrenze der Betriebskosten liegt bei 25 % der gesamten direkten zuschussfähigen Kosten des Vorhabens. Für die Berechnung und Darstellung der Betriebskosten stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Beantragt der Projektpartner die Erstattung von Betriebskosten im Gesamtwert von max. 7 % der gesamten direkten zuschussfähigen Betriebskosten, kann die Flat-Rate-Methode angewendet werden. Die Dokumente, die die Betriebskosten nachweisen, bewahrt der PP 22 Ist für die 1. Priorität in Kärnten nicht förderfähig. 16

17 auf und sie müssen nicht mit dem Zwischenbericht vorgelegt werden. Die Ausgaben werden von den nationalen Prüfern vor Ort überprüft. Trotzdem müssen die Begünstigten aus Österreich bei ihren nationalen Prüfern überprüfen, ob sie die Flat-Rate-Methode verwenden dürfen. Wenn der Anteil der Betriebskosten eines Projektpartners die 7 % der gemeinsamen direkten zuschussfähigen Betriebskosten übersteigt, müssen alle Ausgaben in jedem Zwischenbericht des Partners dokumentiert werden Direkte Betriebskosten Die direkten Betriebskosten sind zuschussfähig, wenn sie mit folgenden allgemeinen Grundsätzen übereinstimmen: es handelt sich um direkte Kosten (sie können ausschließlich dem Vorhaben zugeschrieben werden); sie sind tatsächlich entstanden und bezahlt worden; sie sind mit ausgestellten Rechnungen oder Buchungsbelegen mit gleichwertigem Nachweis nachgewiesen; Beispiele der zuschussfähigen direkten Betriebskosten: Kosten für Räume, die ausschließlich für das betreffende Vorhaben genutzt werden und dessen Raumquadratur den Zwecken des Vorhabens entspricht. Kosten, wie z. B. Telefongespräche, Postgebühren, Kosten des Kopierens und des Büromaterials, die sich ausschließlich auf das betreffende Vorhaben beziehen. Die Dokumentation der direkten Betriebskosten: Die direkten Betriebskosten sind nur dann zuschussfähig wenn sie richtig dokumentiert und belegt sind mit: Dokumentation der Auftragsvergabe (im Anlassfall muss Dokumentation vorgelegt werden aus der ersichtlich ist, dass die Vorschriften des öffentlichen Auftragswesens berücksichtigt worden sind); dem Auftrag der Dienstleistung oder dem Vertrag; Originalrechnungen; dem Zahlungsnachweis Indirekte Betriebskosten Die indirekten Betriebskosten sind zuschussfähig, wenn sie mit folgenden allgemeinen Grundsätzen übereinstimmen: die Kosten können nicht direkt dem betreffenden Vorhaben zugeschrieben werden; die verhältnismäßig verteilten indirekten Betriebskosten müssen bei der Ausführung des betreffenden Vorhabens entstehen; die Kosten müssen richtig buchhalterisch dokumentiert werden und gelegentlich überprüft werden; 17

18 es müssen Schlüssel für die Kostenteilung vorgelegt und begründet werden. Beispiele der Schlüssel: o der Schlüssel die Anzahl der Mitarbeiter des Vorhabens/Anzahl der Mitarbeiter in der Organisation oder Abteilung des Partners ; o der Schlüssel die Stundenanzahl, verwendet für das Vorhaben/Anzahl der gesamten geleisteten Stunden in der Organisation oder Abteilung ; o der Schlüssel die Quadratur/Fläche, die von den Mitarbeitern beim Vorhaben verwendet wird / die Quadratur/Fläche des Gebäudes, wo sich die Organisation oder die Abteilung befindet. Beispiele der zuschussfähigen indirekten Betriebskosten: Buchhaltungskosten wenn es sich um eine externe Buchhaltung handelt (z. B. die Buchführung, die Gehaltsabrechnung); das Büromaterial und Dienstleistungen (z. B. das Kopieren, die Postgebühr, das Telefon, das Faxgerät, das Internet); die Miete, die Wartung, die Heizung, Wasser- und Energiekosten; Die Dokumentation der indirekten Betriebskosten: Die indirekten Betriebskosten können nur rückerstattet werden, wenn sie richtig dokumentiert und belegt sind mit: die Berechnung muss das Verhältnis zwischen den tatsächlichen Kosten, und der Abrechnungssumme auf Basis des entsprechend begründeten und angemessenen Schlüssels für die Kostenteilung, darstellen. Die Berechnungsmethode muss während der Dauer des Vorhabens unverändert bleiben; den Originalrechnungen; dem Zahlungsnachweis Sonstige Kosten, die im Rahmen der Betriebskosten zuschussfähig sind Die sonstigen Kosten, die gemäß den allgemeinen Grundsätzen und Vorschriften zuschussfähig und die notwendig für die Ausführung des Vorhabens sind und die in die Kategorie der Betriebskosten fallen: 1. Kosten der Auslandsfinanztransaktionen zwischen den PP; 2. die Bankkosten für die Eröffnung und Führung eines oder mehrerer Kontos, wenn für die Ausführung des Vorhabens ein spezielles Konto oder mehrere Kontos eröffnet werden müssen. 3. die Garantiekosten der Banken oder anderer Finanzinstitutionen sind insofern zuschussfähig, wie sie die nationale Gesetzgebung oder die Gesetzgebung der Gemeinschaft vorschreibt. Alle sonstigen Kosten im Rahmen der Finanzkosten, die nicht erwähnt wurden (z. B. Strafen, Geldstrafen, Zinsen), sind nicht zuschussfähig. Die Projektkosten, die schon in eine andere Kostenkategorie fallen, können nicht in diese Kategorie miteinbezogen werden. 18

19 3. ANDERE BESTIMMUNGEN HINSICHTLICH DER ZUSCHUSSFÄHIGEN AUSGABEN 3.1 EINNAHMEN In den Einnahmen werden Honorare, Mietzinsen, Einkommen und in der Regel alle Einnahmen aus jeglicher Dienstleistung einbezogen, die gegen Zahlung ausgeübt werden. 23 Gemäß den Vorschriften der Gemeinschaft ist zu berücksichtigen, dass bei einem Einnahmen schaffenden Projekt die verrechenbaren Kosten ganz oder aliquot in Abzug zu bringen sind. Deswegen muss sichergestellt werden, dass die Einnahmen, die im Rahmen des Vorhabens und während der Projektdauer entstanden sind sowie die Einnahmen, die fünf Jahre nach Abschluss des Projekts entstehen, von den Projektkosten abgezogen werden. Dadurch wird die Finanzierung entsprechend verringert. Die Einnahmen, die im Rahmen des Vorhabens entstanden sind, müssen von den zuschussfähigen Kosten abgezogen werden. Zu den Einnahmen zählt z. B. folgendes: die Einnahmen aus den Teilnahmegebühren (z. B. Workshops), Anzeigen, Einnahmen aus dem Verkauf von Büchern und Broschuren, Leasing, Mieten, Einnahmen aufgrund Dienstleistungen, Honorare etc; Einnahmen aus Sachbezügen. Die Einnahmen können berücksichtigt werden als: im Voraus berechnete Einnahmen: In diesem Fall muss im Antragsformular eine erste Einschätzung der zu erwartenden Einnahmen angeführt werden. Über diese Einnahmen muss im Zwischenbericht des Partners laufend berichtet werden. Außerdem muss die Höhe der Einnahmen von den nationalen Prüfern überprüft werden. Der Projektpartner muss im Endbericht die weitere Einschätzung der zu erwartenden Einnahmen für die nächsten fünf Jahre anführen. Diese wird bei der Berechnung im Endbericht berücksichtigt. Einnahmen, die nicht in voraus berechnet werden können: In diesem Fall müssen alle Einnahmen, die binnen fünf Jahren nach dem Ende des Vorhabens geschaffen wurden, von den Gesamtausgaben abgezogen werden. Die oben genannten Bestimmungen für die Einnahmen gelten nicht für Projekte, für die staatliche Beihilfen bezogen werden. 3.2 MEHRWERTSTEUER Bei dieser Ausgabe muss berücksichtigt werden, dass für die Mehrwertsteuer (MwSt.) folgendes gilt: 23 Man darf die Einnahmen nicht mit dem Gewinn verwechseln. 19

20 IST AUS DEM VORHABEN NICHT ZUSCHUSSFÄHIG (wenn PP vorsteuerabzugsberechtigt ist). In diesem Fall ist der Partner steuerpflichtig und kann für seine Tätigkeiten den Gesamtbetrag der MwSt. rückerstattet bekommen. IST AUS DEM VORHABEN ZUSCHUSSFÄHIG (wenn PP nicht oder nur teilweise vorsteuerabzugsberechtigt ist). In diesem Fall wurde die MwSt. tatsächlich vom Projektpartner bezahlt. Die MwSt. muss als zuschussfähige Ausgabe beim Vorhaben geplant werden und in jedem Erstattungsantrag berücksichtigt werden. a) Die MwSt. ist im Ganzen zuschussfähig: Wenn der Partner NICHT steuerpflichtig ist. Wenn der Partner als Steuerpflichtiger identifiziert ist und beim Vorhaben oder beim Teil des Vorhabens mitwirkt, das steuerfrei ist oder/und einer Tätigkeit nachgeht, die nicht zum Steuerabzug berechtigt ist. b) Die MwSt. ist zum Teil zuschussfähig: Wenn der Partner als Steuerpflichtiger identifiziert ist und beim Vorhaben oder beim Teil des Vorhabens mitwirkt, das steuerfrei ist oder/und einer Tätigkeit nachgeht, die nicht zum Steuerabzug berechtigt ist und einer Tätigkeit nachgeht, bei der die MwSt. abgezogen werden darf. Wenn die MwSt. zuschussfähig ist (im Ganzen oder zum Teil), muss dem ersten Partnerbericht die Erklärung über den MwSt.-Status des Partners mit Unterschrift und Stempel beiliegen. Wenn es während der Dauer des Vorhabens zur Veränderung des MwSt.-Status kommt, muss dem nächsten Bericht des Partners die neue Erklärung über den MwSt.-Status beigelegt werden. 3.3 DAS ÖFFENTLICHE AUFTRAGSWESEN Damit die Ausgaben zuschussfähig sind, müssen beim öffentlichen Auftragswesen die Vorschriften eingehalten und die Dokumentation des Auftrags vorgelegt werden. 20

21 Weil die nationalen Vorschriften ein Ergebnis der Übertragung der EU-Richtlinien betreffend das öffentliche Auftragswesen in die nationale Gesetzgebung sind, unterscheiden sich die Vorschriften in beiden Ländern. In Slowenien sind alle Projektpartner verpflichtet die Verfahren des öffentlichen Auftragswesens, wie dies mit dem Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge bestimmt ist, zu beachten. Die erwähnten Vorschriften gelten auch für Subjekte, die nach dem Privatrecht gegründet wurden und die beim Projekt als Begünstigte auftreten, weil ihnen öffentliche Mittel bewilligt wurden. In Österreich muss das Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge auch von Privateinrichtungen, die für ein Vorhaben 50% der Kofinanzierung aus öffentlichen Mittel erhalten, beachtet werden. Die Dokumentation für die Verfahren des öffentlichen Auftragswesens: Die Dokumentation für die Verfahren des öffentlichen Auftragswesens muss gemäß den nationalen/regionalen Vorschriften und den internen Vorschriften der Begünstigten entsprechen. Die nationalen Prüfer und die VB/GTS können bei Vor-Ort-Kontrollen jederzeit die Dokumentation des öffentlichen Auftragswesens überprüfen. 3.4 DIE VORSCHRIFTEN DER INFORMATION UND PUBLIZITÄT Die Kosten der Information und Publizität sind zuschussfähig. Detaillierte Vorschriften des Programms über die Information und Publizität sind in der Anleitung zur Informations- und Publizitätsvorschriften für Begünstigte angeführt (zur Verfügung unter Zu den Ausgaben im Rahmen dieser Kostenkategorie zählen folgende Kosten: a) Kosten, die mit allen Aspekten der Bewerbung und Information über das Vorhaben zusammenhängen; b) Kosten, die mit der Organisation und Teilnahme an Seminaren/Konferenzen und Besprechungen zusammenhängen. a) Kosten, die mit allen Aspekten der Bewerbung und Information über das Vorhaben zusammenhängen Beispiele dieser Kosten: Kosten der Vorbereitung oder Aktualisierung der Internetseite; Kosten, die mit der Gestaltung und Erstellung des Werbematerials, Broschüren und Veröffentlichungen zusammenhängen; Kosten, die mit gezielten Werbekampagnen zusammenhängen (z. B. Anzeigen, Medienveröffentlichungen). b) Kosten, die mit der Organisation und Teilnahme an Seminaren/Konferenzen und Besprechungen zusammenhängen Beispiele dieser Kosten: Organisationskosten (z. B. Miete der Räume); 21

22 Mahlzeiten/Catering 24 ; allgemeine Beförderung; Beteiligungen für die Teilnahme an Konferenzen. Dokumentation: Dokumente, die sich auf die Verfahren des öffentlichen Auftragswesens beziehen (die nationalen/regionalen Vorschriften müssen berücksichtigt werden); der Auftrag, Vertrag oder der Bestellschein; die Rechnung oder ein anderer Buchungsbeleg mit gleichwertigem Nachweis; der Zahlungsnachweis (Bankauszug); sonstige Dokumentation, die die Zuschussfähigkeit rechtfertigt, wie z. B. die gedruckten Unterlagen, die Broschüre, das Buch, der Artikel usw. 3.5 STAATLICHE BEIHILFEN Wenn die Unterstützung dem Projekt oder den Projektteilen staatliche Beihilfen enthält, müssen die Begünstigten bei der Vorbereitung der Berichte die entsprechende gültige Gesetzgebung (nationale/regionale/eu) und die Anleitungen der zuständigen Ministerien berücksichtigen. 4. RAHMENLISTE DER NICHT ZUSCHUSSFÄHIGEN AUSGABEN In der nachfolgenden Liste sind einige nicht zuschussfähige Kosten aufgelistet. Es muss darauf verwiesen werden, dass die Liste nicht vollständig ist. Die Kosten, die nicht auf der Liste sind, sind NICHT automatisch zuschussfähig: alle Ausgaben, die vor Beginn oder nach Ablauf des Zuschussfähigkeitszeitraums des Vorhabens, wie im Fördervertrag bestimmt wird, bezahlt wurden; Ausgaben für Aktivitäten außerhalb des Programmgebiets, es sei denn, diese Aktivitäten sind für das Projekt notwendig und von der GTS/VB oder dem GBA bestätigt worden; Ausgaben, die nicht direkt mit dem LP oder seinen Partnern zusammenhängen (außer im Rahmen vom Kleinprojekte-Fonds); Ausgaben, die an Dritte weiterverrechnet werden und nicht vom LP oder seinen Partnern bezahlt werden; Sachleistungen 25 Repräsentationsausgaben, wie zum Beispiel Geschenke (Blumen, Grußkarten); Unterverträge, in denen die Zahlung als prozentualer Anteil der Gesamtkosten des Vorhabens definiert wird, es sei denn, eine solche Zahlung wird mit Bezug auf den tatsächlichen Wert der Arbeit oder der zur Verfügung gestellten Dienstleistung begründet; Ausgaben für Wohnungsbau; Steuern auf Immobilienkäufe; 24 Es muss darauf verwiesen werden, dass die Mahlzeiten/Catering in Maßen und gemäß den üblichen Normen im einzelnen Partnerstaat sein müssen. Eine übertriebene Bewirtung ist nicht zuschussfähig. Alle Mahlzeiten/Catering müssen mit der Teilnehmerliste und der Erklärung über den Zweck des Ereignisses nachgewiesen werden. 25 z. B. die kostenlose Benutzung der Räume, Ausstattung oder anderer Leistungen, die freiwillige Arbeit und allgemein jegliche Beiträge ohne Geldfluss. 22

23 der Grundstückskauf, der 10 % der gemeinsamen zuschussfähigen Kosten des Vorhabens überschreitet; in Ausnahme- und hinreichend begründeten Fällen besteht die Möglichkeit, dass das GBA einen höheren Prozentsatz gestattet für Vorhaben, die den Umweltschutz betreffen 26 ; der Kauf von Kunstwerken; Gehälter der Mitarbeiter (inkl. Beamte) die aus nationalen/regionalen oder kommunalen Budgets für die Durchführung regelmäßiger Aktivitäten finanziert werden (alltägliche Verwaltungsaufgaben und gesetzliche Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter); Sonder- und Bonuszahlungen an Mitarbeiter; der LP oder seine PP können keine Rückerstattung für Erzeugnisse verlangen, die als Urheberwerke betrachtet werden,; unbezahlte Teilbeträge der Rechnungen 27 ; Provisionen und Dividenden, die Gewinnauszahlung; Erwerb des Geschäftsanteils und Aktien; Bußgelder, Geldstrafen und Ausgaben für Rechtstreitigkeiten; Schuldverschreibungszinsen oder Verzugszinsen; Provisionen beim Währungswechsel und Kursverluste; Kosten der Finanztransaktionen im Inland (national); Garantiekosten, außer der Bankgarantien oder Garantien anderer Finanzinstitutionen in Höhe, die von der nationalen Gesetzgebung oder Gesetzgebung der Gemeinschaft bestimmt wird; die Rechtsberatung und Notardienstleistungen, außer wenn sie direkt mit den Projektzielen zusammenhängen und notwendig für die Vorbereitung und Ausführung der Aktivitäten sind. Mitgliedsbeiträge und Sitzungsgelder; die Steuerberatung; erstattungsfähige MwSt.; Sponsoring; individuelle Stipendien oder Ausgaben für das förmliche Studium oder die Berufsausbildung; Finanzprämien. 5. ANLAGEN Anlage 1: Monatliche Stundenliste Anlage 2: Tagesstundenliste 26 Der Grundstückskauf ist für Projektpartner in Kärnten für Priorität 1 nicht zuschussfähig (Österreich). 27 z. B. der Schadenersatz, die Garantiezahlung, Barnachlässe, Rabatte usw. 23

24 Mesečna časovnica projektnega sodelavca-ke / Monatliche Stundenliste des Mitarbeiters, der Mitarbeiterin Akronim operacije / der Kurztitel des Vorhabens: Naziv organizacije (vodilni partner / projektni partner) / Titel der Institution (Lead Parner / Projektpartner): Ime in priimek sodelavca-ke ter vloga v projektu / Vorname und Nachname des Projektmitarbeiters, der Projektmitarbeiterin, die Rolle im Vorhaben: Mesec/Monat: Leto/Jahr: Jedrnato opišite dejavnosti v okviru operacije za navedeni mesec (po kronološkem zaporedju)./ Beschreiben Sie die Aktivitäten geleistet im Rahmen des Vorhabens für den angegebenen Monat (in chronologischen Reihenfolge) Opis dejavnosti /die Beschreibung der Aktivitäten 24

25 Izdatki za celotno delo (projektno in neprojektno) v obdobju/ausgaben für die gesamte Arbeit (Projektarbeit und nicht Projektarbeit) Prepišite podatke iz mesečnega plačilnega lista/ Schreiben Sie die Daten von der monatlichen Gehaltliste ab. Številka dokumenta / Nummer des Dokuments Leto/Jahr Mesec/Monat Datum plačila/ Datum der Zahlung Bruto plačilo (BTO1)/ Bruttolohn Prispevki in davki delodajalca/abgaben und Steuern des Arbeitgebers Povračilo prevoza/ Rückerstattung der Fahrkosten Povračilo malice/ Rückerstattung der Kosten für die Nährung Drugo* / Sonstiges* Izjava in podpis odgovorne osebe/ Erklärung und Unterschrift der Verantwortlichen Person Izjavljam, da podatki v časovnici odražajo resnično in pravilno količino opravljenega projektnega dela v mesecu./ Ich bestätige die Richtigkeit der Zeitangaben und die richtige Anzahl der geleisteten Projektstunden im Monat. Izjavljam tudi, da podatki o izdatkih za celotno mesečno delo odražajo resnično in pravilno višino vseh izdatkov za delo osebe, zaposlene pri prijavitelju izdatkov./ Ich bestätige dass die Angaben bezüglich der Ausgaben für den betreffenden Monat den tatsächlichen Ausgaben der Personalkosten der Angestellten entsprechen. Ime, priimek in funkcija odgovorne osebe / Vorname, Nachname und Funktion der Verantwortlichen Person Podpis odgovorne osebe in žig organizacije / Unterschrift der Veantwortlichen Person und Stempel der Institution (wenn vorhanden) Skupaj/Gesammt 0 * Drugi stroški dela, ki so v skladu z nacionalno zakonodajo in pogodbo o zaposlitvi. Obvezno ločeno navedite vrsto stroška./sonstige Personalkosten, gemäß der nationalen Gesetzgebung und dem Arbeitsvertrag. Die Art der Ausgaben soll separate angeführt sein. Datum/Datum: Obrazec je oblikovno in vsebinsko zavezujoč za vodilne oziroma projektne partnerje iz Slovenije. Za partnerje iz Avstrije služi kot možen vzorec. / Die Vorlage ist obligatorisch für slowenische Lead- bzw. Projektpartner. Für Partner aus Österreich dient es als mögliche Vorlage. 25

26 Dnevna časovnica projektnega sodelavca-ke / Tagesstundenliste des Mitarbeiters, der Mitarbeiterin Akronim operacije / der Kurztitel des Vorhabens: Naziv organizacije (vodilni partner / projektni partner) / Titel der Institution (Lead Parner / Projektpartner): Ime in priimek sodelavca-ke ter vloga v projektu / Vorname und Nachname des Projektmitarbeiters, der Projektmitarbeiterin, die Rolle im Vorhaben: Mesec/Monat: Leto/Jahr: Vpišite dneve (datume), jedrnato opišite dejavnosti in opravljene ure namenjene delu v okviru operacije po posameznih dnevih./ Geben Sie die Tage (das Datum) ein, beschreiben Sie die Aktivitäten und für das Vorhaben tatsächlich geleistete Stunden pro Tag Datum / Datum Dan / Tag Opis dejavnosti /die Beschreibung der Aktivitäten Število ur/ die Arbeitsst unden 26