Project- und Portfoliomanagement mit cprojects/xrpm 4.0

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1 EXPERIENCE YOU CAN TRUST INSIGHTS YOU CAN USE INNOVATION YOU CAN PROFIT FROM Project- und Portfoliomanagement mit cprojects/xrpm 4.0 Kai Fetzer xapps Market Development Manager SAP Deutschl AG & Co. KG

2 Leveraging SAP s Solutions to Meet Business Needs Scenarios INVENT DEFINE DEVELOP LAUNCH Strategic Portfolio Management Business Processes Idea & Concept Management Resource Management Operational Project Management (Planning, Execution, Accounting) SAP s Solution for Product Innovation Management (PIM) SAP Products & Components SAP xapp Resource Portfolio Management (xrpm) + SAP xapp Product Definition (xpd)

3 Leveraging SAP s Solutions to Meet Business Needs Scenarios INVENT DEFINE DEVELOP LAUNCH Strategic Portfolio Management Business Processes Idea & Concept Management Resource Management Operational Project Management (Planning, Execution, Accounting) SAP s Solution for Product Innovation Management (PIM) Project Portfolio Management (PPM) SAP Products & Components SAP xapp Resource SAP xapp Resource Portfolio Management (xrpm) Portfolio Management (xrpm)** + + SAP xapp cproject Suite / Project System Product Definition (xpd) (part of mysap ERP) ** SAP xrpm has connectivity to different SAP non- SAP project management applications

4 Einführung der richtigen neuen Produkte Der Prozess, alle notwendigen Aktivitäten und Ressourcen zur koordinieren, um neue Produkte erfolgreich an den Markt zu bringen. Entdecken Definieren Entwicklung Herstellung Markteinführung Produkt Design Produktion Bestsführung Markt-Einführung Technische Machbarkeit

5 Product Innovation Management (PIM) Ideen Management Konzept Entwicklung Portfolio Management Ressourcen Management Projekt-/Multi Management Das Product Innovation Management (PIM) Scenario als Ausgangspunkt einer erfolgreichen NPDI Strategie Prioritize Monitor Entdecken (Ideen- Management) Definieren (Konzept- Management) Manage (Strategic Portfolio Resource Management) Entwicklung Herstellung (Project Resource Management) Markteinführung Produkt Design Produktion Bestsführung Markt-Einführung Technische Machbarkeit

6 Entwicklung des Projekt-Management LEVERAGING EXISTING INVESTMENTS Project Management Maturity Across Industries YESTERDAY Integrated processes Project System Visibility Collaboration xrpm** cprojects Project System Business Application Technology Advances TODAY Project Portfolio Management* SAP NetWeaver xrpm** cprojects Project System * SAP s Solution for Project Portfolio Management consists of the products xrpm cprojects/project System. SAP xrpm = SAP xapp Resource Portfolio Management; cprojects = Collaboration Projects ** SAP xrpm has connectivity to different SAP non- SAP project management applications

7 SAP COMPOSITE APPLICATIONS SAP xapp Product Definition SAP xapp Resource Portfolio Management SAP xapp Cost Quotation Management SAP Global Trade Services SAP xapp Emissions Management SAP xapp Integrated Exploration Production SAP xapp Manufacturing Integration Intelligence SAP xpmm Price Margin Management COMPOSITE APPLICATIONS SAP NetWeaver Workspace Solution B2B Retail Mgmt von Accenture Visual Information for Plants von NRX RoHS/WEEE Compliance Solution von TechniData plannerda von BristleCone ServiceFlow von Digital Fuel

8 Der akademische Ansatz: Projekt Portfolio Management? Definition: Projekt Portfolio Management beschreibt eine Vielzahl von Projekte innerhalb eines oder mehrerer Portfolios, das mit Hilfe von Reporting die Ziele, Kosten, Zeitpläne, Ressourcen, Risiken und weitere begleitende Faktoren erfasst, analysiert und dargestellt.

9 Es könnte so einfach sein Es wäre so traumhaft, wenn ich den Status aller meiner Projekte jederzeit überblicken könnte, mir bei neuen Projekten sofort die richtigen Leute vorgeschlagen würden wenn ich überhaupt mal eine Auswertung hätte über die Ressourcen, die ich in den nächsten Monaten benötige. Und falls mal irgendetwas nicht stimmt mit einem Projekt, hätte ich gerne automatisch einen Alarm!

10 Der Stish Group s Chaos Report Die Stish Group hat IT projects analysiert und das Ergebnis in dem bekannten Chaos Report veröffentlicht: Das Resultat für IT-Projekte war: Nur 23% waren im Zeitplan, im Budget und im Ziel 28% wurden gestoppt Etwa 90% hatten mindestens 1 Neustart Etwa 49% haben keinen Mehrwert Etwa 180% Kostenüberschreitung Etwa 220% Ressourcenüberschreitung 28% 23% 49%

11 Warum ein Projektportfolio-Managementsystem implementieren? Projektportfolios Initiierung Planung Durchführung Kontrolle Verwaltung des kompletten Projektportfolios mehr Transparenz Abstimmung mit der Unternehmensstrategie? Werden die Leistungsziele erreicht? Wie sieht der zukünftige Ressourcenbedarf aus? Gibt es genügend Kapazitäten? Zusammenfassung von Information für das Management Verzweigen in individuelle Projekte bessere Kommunikation Top to bottom (Strategie) Bottom up (Eskalation) bessere Steuerung Projektregistrierung und Entscheidungsunterstützung bei der Genehmigung von Projekten

12 Welche Kernfragen treten im PM-Umfeld auf? Unterstützen die Projekte die Unternehmensziele? Welche Projekte sollten finanziert werden? Welche Projekte werden derzeit durchgeführt? Wie laufen diese Projekte? Welche Risiken / Erträge sind zu erwarten? Wie re-priorisieren wir bei Portfoliokonflikten meine Projekte? Passt Angebot und Nachfrage von Kapazitäten/Budget? Wer arbeitet an welchem Projekt? Wer kann was?

13 Integrations Szenarien SAP xrpm Strategic Portfolio Management Registration Alignment Monitoring Prioritization Strategic Resource Governance Dem Planning Strategic Financial Planning SAP cprojects $ $ Operative Project Management Operational Resource Management Planning Scheduling Execution Monitoring Hierarchical Controlling Easy Cost Planning Operational Proj.Mgmt Systems e.g. SAP PS, MS Project Zeiterfassung mysap ERP Financials $ Financials Personalwesen Planned/Actual Cost Centers IOs/POs/WBS e.g. SAP CATS e.g. SAP HCM

14 Erfolgreiches Portfolio Management adressiert mehrere Ebenen Initiation Planning Evaluation Approval Monitoring Portfolio Level Process level for strategic planning & control. Definition, plan & control portfolios & multiple projects. CFO, CEO Business Unit Manager Product Line Manager Project Level Core planning process level for projects. Plan, implement & control project related activities Project Manager Product Line Manager Product Manager Operational Level Core enterprise processes & activities Functional Experts (e.g. R&D, Accounting, Marketing, Sales, Legal)

15 1. Erfassen von Projekten in SAP xrpm 4.0 Die Die Herausforderung: Herausforderung: Wie Wie können können neue neue Projekte, Projekte, Projektvorschläge, Projektvorschläge, Konzepte Konzepte aus aus unterschiedlichen unterschiedlichen Geschäftsbereichen, Abteilungen Abteilungen oder oder Storten Storten zentral zentral in in einem einem System System erfasst erfasst werden werden?? Die Die Lösung: Lösung: Etablieren Etablieren eines eines einheitlichen einheitlichen aber aber flexiblen flexiblen Prozesses Prozesses zum zum Erfassen Erfassen der der zukünftigen zukünftigen Investitionen Investitionen Zentrales Portal zum Erfassen von Portfolio Items

16 1. Definieren von n Define Define Evaluate Evaluate Balance Balance Prioritize Prioritize Approve Approve Execute Execute Monitor Monitor Portfolio Item Ein Portfolio Item in xrpm ist ein generisches Objekt, das ein Projekt, einen Projektvorschlag, ein Konzept usw. darstellt. versehen mit stardoder kundenindividuellen Attributen/Services. Portfolio Items können zu Programmen, n, etc. zusammengefasst werden.

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18 2. Strukturierung des Portfolios mit SAP xrpm 4.0 Die Die Herausforderung: Herausforderung: Wie Wie können können die die unterschiedlichen unterschiedlichen Portfolios Portfolios innerhalb innerhalb der der Unternehmung Unternehmung strukturiert, strukturiert, klassifiziert klassifiziert und und transparent transparent im im System System abgelegt abgelegt und und geclustert geclustertwerden? Die Die Lösung: Lösung: Etablieren Etablieren eines eines einheitlichen, einheitlichen, mehrstufigen mehrstufigen Systems Systems zum zum Ablegen Ablegenund und Zuordnen Zuordnen der der einzelnen einzelnen Investitionen Investitionen in in und und zu zu definierten definierten Bereichen Bereichen Zuordnung von Investitionen zu einem Portfolio. Beliebig tiefe Strukturierung des Portfolios

19 Portfolio Struktur Define Define Evaluate Evaluate Balance Balance Prioritize Prioritize Approve Approve Execute Execute Monitor Monitor Flexible Portfolio Hierarchien Flexible Kategorisierung des Portfolios. Zuordnung von Portfolio Items zu definierten Bereichen

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21 3. Abbildung des Portfolio Lebenszyklusses in SAP xrpm 4.0 Die Die Herausforderung: Herausforderung: Wie Wie kann kann der der gesamte gesamte Portfolio Portfolio Lebenszyklus Lebenszyklus überwacht überwacht werden? werden? Die Die Lösung: Lösung: Managen Managen und und Analysieren Analysieren des des Entscheidungsprozesses, von von der der Projektidee Projektidee bis bis zum zum Abschluss Abschluss unter unter Einbeziehung Einbeziehung von von definierten definierten Entscheidungspunkten Aktueller Status des Portfolios unter Einbeziehung der Entscheidungspunkte

22 Portfolio Lebenszyklus Portfolio Define Define Definition Portfolio Evaluate Evaluate Planning Scoring Balance Balance Prioritize Prioritize Review Approve Approve Monitoring/ Execute Execute Analysis Monitor Monitor Portfolio Lifecycling Sichtbarkeit des gesamten Prozesses. Möglichkeit, den Gesamtprozess in mehrere Phasen zu unterteilen. Abschluss einer Phase durch Genehmigung eines Entscheiders. Dokumentation der Entscheidung mittels Entscheidungsdokument.

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25 4. Strategisches Ressourcen Management in SAP xrpm 4.0 Die Die Herausforderung: Herausforderung: Wie Wie kann kann der der Überblick Überblick über über alle alle Ressourcen Ressourcen und und Finanzmittel Finanzmittel gewährleistet gewährleistet werden werden unter unter Berücksichtigung Berücksichtigung der der momentanen momentanen und und zukünftigen zukünftigen Aktivitäten Aktivitäten der der einzelnen einzelnen Ressourcen Ressourcen momentane momentane und und zukünftige zukünftige Auslastung Auslastung des des Pools, Pools, Plan/Ist- Plan/Ist- Situation Situation von von Finanzmitteln Finanzmitteln?? Die Die Lösung: Lösung: Strategisches Strategisches Ressourcen- Ressourcen-und und Finanz Finanz Management Management in in xrpm xrpm um um die die heutige heutige Situation Situation zu zu analysieren, analysieren, zukünftige zukünftige Konstellationen Konstellationen zu zu simulieren simulieren und und den den Abgleich Abgleich mit mit operativen operativen Daten Daten aus aus dem dem R/3 R/3 durchzuführen durchzuführen Planen des zukünftigen Bedarfs vom Ressourcen und Finanzmitteln Top-Down und Bottom-Up

26 Portfolio Planung: Strategische Verteilung von Finanzmitteln Portfolio Define Define Definition Portfolio Evaluate Evaluate Planning Scoring Balance Balance Prioritize Prioritize Review Approve Approve Monitoring/ Execute Execute Analysis Monitor Monitor Strategische Verteilung von Finanzmitteln Planung von Finanzmitteln über die Zeit. Einteilung in Kategorien und Gruppen. Vergleich von Planund Istdaten

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30 Portfolio Planung: Strategisches Ressourcen Management Define Define Evaluate Evaluate Balance Balance Prioritize Prioritize Approve Approve Execute Execute Monitor Monitor Der Bedarf wird aus verschiedenen operativen Systemen aggregiert oder wird über Projekte hinweg übergreifend definiert. Financial Views (e.g. Planned, Actual Forecasted data) Vergleich der Bedarfe mit momentanen und zukünftigen Verfügbarkeiten Frühzeitige Erkennung von Engpässen.

31 Resource Management - Fast Entry Screens Resource Project Role Project Name

32 Resource Management - Fast Entry Screens Project Role Project Name Resource

33 5. Balance des Portfolios in SAP xrpm 4.0 Die Die Herausforderung: Herausforderung: Wie Wie kann kann ein ein System System dabei dabei unterstützen, unterstützen, das das Portfolio Portfolio auszugleichen auszugleichen und und die die besten besten Projekte/Investitionen auszuwählen auszuwählen?? Die Die Lösung: Lösung: In In SAP SAP xrpm xrpm finden finden sich sich Fragebögen Fragebögen und und Scoring ScoringModelle wieder, wieder, um um auf auf unterschiedliche unterschiedliche Art Art und und Weise Weise zu zu qualitativen qualitativen und und quantitativen quantitativenergebnissen zu zu kommen, kommen, die die zur zur Auswahl Auswahl der der besten besten Projekte Projekte beitragen beitragen Focus area Evaluation criteria Definition Value Alignmnent Risk Business Value Finacial Return Strategic Fit Technical Fit Implementation Risk Operational Risk The expected business benefits of the investment, usually expressed by business value metrics, such as time-to-market, customer satisfaction or product quality The expected return from the investment; usually a calculation based on the degree to which the planned benefits exceed the estimated investment cost Degree to which the investment supports the enterprise's strategic business objectives Degree to which the investment fits with the enterprise's technical architecture The risk of implementation being more expensive or taking longer than planned, or of not completing The risk of not getting the planned benefits from the investment Other Investment themes, Pre-determined allocation of funds, e.g. target protfolio mix Implementation schedule, Cash flow requirements

34 Scoring: Fragebögen Define Define Evaluate Evaluate Balance Balance Prioritize Prioritize Approve Approve Execute Execute Monitor Monitor Fragebögen Basierend auf Fragebögen kommen sowohl qualitative als auch quantitative Kriterien ins Spiel. Diese machen verschiedene numerische Bewertungen möglich, die Risiken und ere eher weiche Faktoren einbeziehen.

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36 Scoring: Scoring Modelle Define Define Evaluate Evaluate Balance Balance Prioritize Prioritize Approve Approve Execute Execute Monitor Monitor Scoring Modelle Vergleich über KPI s Rangliste/Prioliste Top Ten Projekte Evaluation criterion Return on investment Strategic fit Probability of success Score Weight % Project Score Weighted Score

37 6. Einbinden operativer PM Systeme in SAP xrpm 4.0 Die Die Herausforderung: Herausforderung: Wie Wie können können operative operative PM PM Systeme, Systeme, FI/CO, FI/CO, HR HR Systeme Systeme eingebunden eingebunden werden werden?? Die Die Lösung: Lösung: Verbinden Verbinden der der strategischen strategischen Sicht Sicht mit mit operativen operativen Systemen Systemen wie wie SAP SAP Financials, Financials, HR HR und und dem dem Projekt Projekt System. System. Ebenso Ebenso Anbindung Anbindung von von SAP SAP cprojects cprojectsoder oder z.b. z.b. Microsoft Microsoft Project Project Monitor the portfolio execution through link with your operational systems from SAP 3rd party

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40 7. Reporting in SAP xrpm 4.0 Die Die Herausforderung: Herausforderung: Aktuelles Aktuelles Zahlenmaterial Zahlenmaterial für für Projektleiter, Projektleiter, Portfolio Portfolio Manager, Manager, Ressourcen Ressourcen Manager, Manager, Controller Controller oder oder für für die die Geschäftsleitung Geschäftsleitung!! Die Die Lösung: Lösung: SAP SAP xrpm xrpm liefert liefert sämtliche sämtliche Auswertungen Auswertungen und und Reports Reports Analyze the portfolio during a review using questionaires, scoring reporting

41 Review: Program Reviews Define Define Evaluate Evaluate Balance Balance Prioritize Prioritize Approve Approve Execute Execute Monitor Monitor Portfolio Reviews Portfolio Reviews als Teil der zukünftigen Unternehmensplanung. Unterstützung bei der Planung und Entscheidungsfindung für kommende Geschäftsjahre, Perioden, etc.

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47 Monitoring/Analysis: Program Analytics Define Define Evaluate Evaluate Balance Balance Prioritize Prioritize Approve Approve Execute Execute Monitor Monitor Weitere Analysen KPI Analyse Expected Commercial Value Risiko Projekt Kosten Verbrauchte Budgets Ressourcenbedarf und Verfügbarkeit

48 xrpm References a look behind the sceens

49 SAP xrpm Customers Include Volkswagen AG, Germany Buehler Group, Switzerl Agile Solutions, Brazil SBC, USA Swisscom, Switzerl Sercon, Germany BIT, Federal Office for IT, Switzerl Audi, Germany Conair, USA Telstra, Australia AEPEX, Netherls General Mills, USA Kimberly-Clark, USA Whirlpool, USA Norske Skog, Norway Linklaters, UK Thomson, France International Game Technology, USA Broward County, USA Colgate-Palmolive, USA Telia Sonera, Finl Eli Lilly Company, USA SUN Microsystems, USA Arla Foods, Denmark Gillette, USA

50 xrpm Roadmap a look behind the sceens

51 SAP xrpm Architektur SAP xrpm All components in this box get shipped to the customer. http SAP Enterprise Portal (SAP Netweaver 2004s) JCO/RFC http BW (SAP Netweaver 2004s) xrpm 4.0 cprojects 4.0 ALE / RFC / SAP XI Base Systems SAP Financials 4.6B SAP Human Resources 4.0B SAP xapp Product Definition 1.0 Project Management* Time** *SAP Project System 4.6B; SAP cprojects 3.1; Microsoft Project 98, 00, 02; Microsoft Project Server 2002/2003 ** SAP CATS 4.6B. Available through usage of stard SAP Employee Self Service (ESS) within Enterprise Portal

52 Questions!!!?!!!?!!!?!!!?!!!? Fragen

53 Copyright 2005 SAP AG. All Rights Reserved No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint SQL Server are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iseries, pseries, xseries, zseries, z/os, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix Informix Dynamic ServerTM are trademarks of IBM Corporation in USA /or other countries. ORACLE is a registered trademark of ORACLE Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, the Citrix logo, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin other Citrix product names referenced herein are trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML are trademarks or registered trademarks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented implemented by Netscape. MarketSet Enterprise Buyer are jointly owned trademarks of SAP AG Commerce One. SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mysap, mysap.com other SAP products services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany in several other countries all over the world. All other product service names mentioned are trademarks of their respective companies.

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