convention bureau Düsseldorf

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1 convention bureau Düsseldorf Aktionsplan 2015 Liebe Partner, auch in diesem Jahr möchten wir Ihnen unseren Aktionsplan für das kommende Jahr vorstellen. Hierbei handelt es sich um Beteiligungsmöglichkeiten des convention bureau DÜSSELDORF (cbd) für das Jahr 2015, die zum jetzigen Zeitpunkt feststehen. Nutzen Sie die folgende Übersicht individuell für die Vorausplanung Ihres Budgets. Sollten Sie Interesse an einer der aufgeführten Beteiligungen haben, kreuzen Sie diese bitte entsprechend an und senden Sie uns das Formular bis zum 12. November 2014 ausgefüllt zurück. Zu einem späteren Zeitpunkt werden wir nach Rücksprache mit Ihnen die gewünschte Beteiligung verbindlich bestätigen bzw. Ihnen das entsprechende Anmeldeformular zusenden. Für Rückfragen und Anregungen steht Ihnen das Team des convention bureau DÜSSELDORF unter den unten genannten Kontaktdaten jederzeit gerne zur Verfügung. convention bureau Düsseldorf A service of Düsseldorf Marketing & Tourismus GmbH in cooperation with Düsseldorf Congress Sport & Event GmbH Marktplatz Düsseldorf T F info@convention-duesseldorf.com

2 Seite 1 Ihre Angaben Firma Ansprechpartner Straße PLZ Ort Telefon I. Messebeteiligungen 2015 Wie bereits in den vergangenen Jahren nehmen wir auch 2015 wieder an der IMEX in Frankfurt und an der EIBTM in Barcelona teil. Auf der IMEX 2015 präsentieren wir uns erneut gemeinsam mit dem Cologne Convention Bureau als KÖLNDÜSSELDORF The Meetropolis. Um auf die Vielfalt Düsseldorfs aufmerksam zu machen, würden wir Sie als Düsseldorfer Branchenpartner gerne als unseren Unteraussteller präsentieren. Die Qualität der Kontakte vergangener Messebeteiligungen hat sich immer als hervorragend herausgestellt. Unsere Leistungen: Koordination des Messestandes Nutzung der Standinfrastruktur inklusive Catering am GCB-Stand einheitliches Branding Präsentationsmöglichkeit am Counter des jeweiligen Städtepartners 1 Aushang von Prospektmaterial und Platzierung eines Logos 1 Mitarbeiter als Unteraussteller 1 Grundeintrag im Ausstellerkatalog 1 Ausstellerausweis Vorab-Mailing zur Vereinbarung persönlicher Kundentermine Standreinigung Pressearbeit Anzeigen mit Hinweis auf die Messebeteiligung ggf. Promotionaktivitäten vor Ort zur Bewerbung unseres Standes Beteiligung/Beteiligungskosten* (bitte ankreuzen) IMEX Frankfurt Mai 2015 für GCB Mitglieder ca Euro netto (zzgl. MwSt.) für Nicht-GCB Mitglieder ca bis Euro netto (zzgl. MwSt.) EIBTM Barcelona November 2015 ca Euro netto (zzgl. MwSt.) * Hinweis: Preise gelten auf Basis des Vorjahres. Hierbei gilt zu berücksichtigen, dass wir a) ggfs. damit rechnen müssen, dass seitens des Messeveranstalters für die IMEX 2015 die Standgebühr erneut erhöht wird. Diese Erhöhungen haben wir in den letzten Jahren seitens convention bureau übernommen. Bei einer nochmaligen Erhöhung für 2015 müssten wir die Kosten unter allen Beteiligten aufteilen. b) im Jahr 2013 bei der IMEX leider nicht den Mindestanteil von 75 Prozent GCB- Mitgliedern als Anschließer für die ermäßigte Standgebühr erfüllen konnten. Daher müssen wir eventuelle Nachzahlungen ab 2014 entsprechend umverteilen.

3 Seite 2 II. Publikationen Verbändereport Auch im Jahr 2015 werden wir wieder eine Anzeige in einer Ausgabe des Verbändereports schalten, des offiziellen Organs der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e. V. Zum Leserkreis zählen Fach- und Führungskräfte der Verbände und vergleichbarer Organisationen aus Vorstand, Hauptgeschäfts- und Geschäftsführung, Pressestellen, Tagungs-, Kongress- und Reisemanagement, Mitgliederverwaltung, Buchhaltung und vielen anderen Servicebereichen sowie Referenten, Juristen und Geschäftsstellenleiter. In der Rubrik Verband & Tagung bietet der Verbändereport in jeder Ausgabe Fachinformationen für die Veranstaltungsplaner der Verbände. Die Redaktion beleuchtet neue Tagungsmöglichkeiten und stellt interessante Tagungsdestinationen vor. Der Verbändereport ist die ideale Plattform für Tagungshotels, PCOs und Kongresszentren, um mit den Entscheidern in den Verbänden unmittelbar in Kontakt zu treten. Verbände setzen über 30 Prozent des gesamten Tagungsvolumens in Deutschland um. Das entspricht pro Jahr über 21 Milliarden Euro! Druckauflage: Stück Verbreitete Auflage: Stück Erscheinungsweise: neun Ausgaben/Jahr Beteiligung/Beteiligungskosten* (bitte ankreuzen) Publikation: Verbändereport Advertorial für eine Seite ca Euro netto (zzgl. MwSt.) * Preisänderungen vorbehalten.

4 Seite 3 II. Publikationen (Fortsetzung) Location Guide 2015/2016 Der Tagungs- und Location Guide der Landeshauptstadt Düsseldorf bietet Veranstaltungsplanern eine Übersicht über die Kongresszentren, Tagungshotels, Special Locations, Incentives und Rahmenprogramme sowie touristische Serviceleistungen (DMC) rund um das Thema Veranstaltungen in Düsseldorf. Schalten Sie eine Anzeige im Location Guide mit folgenden Eckdaten: Inhalt: Planungsgrundlage für Kongress-, Messe-, Incentive- und Tagungsveranstalter Informationen zu Tagungsstätten, Tagungshotels, Incentives und Special Locations Kultur-, Shopping- und Rahmenprogramme sowie Gastronomie Erscheinungstermin: 2015 Laufzeit: 2015/2016 Auflage: insgesamt Print-/E-Broschüren auf USB-Scheckkarten. Bei der E-Broschüre handelt es sich um eine nicht löschbare, blätterbare E-Broschüre auf einer Dual-Zone- USB-Scheckkarte (4 GB). Die restliche Datenmenge steht dem Nutzer frei zur Verfügung. Weitere Verbreitung: auf allen Messeauftritten der DMT und des cbds, online als E-Paper und zum PDF- Download auf und DVD-Sales-Material Format: 210 x 297 mm (Breite x Höhe) Umfang: ca. 112 Seiten Inhalt, vier Seiten Umschlag Verteiler: Tagungs- und Kongressveranstalter, Kongressmessen und Workshops, Fachpresse, Mailings, auf Anfrage Beteiligung/Beteiligungskosten* (bitte ankreuzen) 1/1 Innenseite, 210 x 297 mm (B x H) ca Euro netto (zzgl. MwSt.) 1/2 Innenseite, quer, 210 x 148 mm (B x H) ca. 890 Euro netto (zzgl. MwSt.) * Grundlage des Auftrages sind Ihre Mediadaten, die uns vorliegen. AE-Provision wird nicht gewährt.

5 Seite 4 III. Marktforschung TagungsBarometer Düsseldorf Damit Sie neue Marketingpotenziale im Tagungsmarkt für Ihre Location erschließen können, bieten wir für den stets wachsenden Tagungsmarkt das TagungsBarometer Düsseldorf als Marktforschungsinstrument für die Stadt Düsseldorf an. Herzlich laden wir Sie als Veranstaltungs- und Tagungsstätte in Düsseldorf ein, sich an diesem Marktforschungsvorhaben zu beteiligen. Profitieren Sie als Veranstaltungsstätte kostenlos von der Erhebung und Analyse von Daten aus dem Tagungs- und Kongresssegment. Das Marktforschungsinstrument wurde Anfang 2014 in Düsseldorf erfolgreich eingeführt und wird auch in den kommenden Jahren weitergeführt. Die ersten Ergebnisse sind im 2. Quartal 2015 zu erwarten. Für die Durchführung der Studie wurde ein neutrales Institut, das EITW Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH, beauftragt, das ebenfalls das Meeting- & EventBarometer Deutschland, die Deutschlandstudie zum Veranstaltungsmarkt im Auftrag von GCB, DZT und EVVC, erstellt. Die Kosten für diese Maßnahme werden zu 100 Prozent vom convention bureau DÜSSEL- DORF getragen. Um einen umfassenden Überblick über den Veranstaltungsstandort Düsseldorf zu gewinnen, dabei Potenziale erkennen und künftige Marktbearbeitungsstrategien ableiten zu können, brauchen wir Ihre Unterstützung bei der Erhebung der Daten für die Marktforschung. Mit einem internetbasierten Tool kann jeder Anbieter in einer speziell entwickelten Maske monatlich seine Daten zu Tagungs- und Kongressaktivitäten in seinem Haus eingeben. Diese Daten sind selbstverständlich anonymisiert. Sie können somit jederzeit eine detaillierte Übersicht über kumulierte Werte unserer Destination abrufen und diese zum Vergleich mit Ihren eigenen Daten heranziehen. Durch das Meeting- & EventBarometer Deutschland können wir Ihnen zudem vergleichbare Daten auf Bundesebene garantieren. Ihre Vorteile Umfassende Darstellung der eigenen Daten Erkennen zeitlicher Verläufe Vergleich der eigenen mit den gesamtstädtischen Daten Jahresstudie für die Stadt Düsseldorf mit umfassender Auswertung aller Daten Abgeleitete Handlungsempfehlungen Unsere gemeinsamen Ziele Kontinuierliche Datenerhebung aus dem Tagungs- und Kongresssegment in Düsseldorf Bewertung der Marktsituation Datentransparenz im Spezial segment Segmentorientiertes Marketing für effektivere Kundenansprache Große Wirtschaftskraft des Tagungsmarktes Düsseldorf TagungsBarometer Düsseldorf ohne Gebühr

6 Seite 5 IV. MEET DÜSSELDORF Mittwoch, 24. Juni 2015 Im letzten Jahr eingeführt, begrüßen wir im Juni 2015 zum zweiten Mal Veranstaltungsplaner aus ganz Deutschland im Rahmen von MEET DÜSSELDORF, einer Veranstaltung der Agentur Event Destinations. Sie als Event-Location, Hotel oder Event-Dienstleister können Ihre Räumlichkeiten ausgewählten Veranstaltungsplanern live vor Ort vorstellen. Die Veranstaltungsplaner entdecken die Stadt am Mittwoch, den 24. Juni 2015, ab 09:30 Uhr gemeinsam mit anderen Brancheninsidern per Bus. Oder Sie stellen sich online Ihre ganz individuelle Route zusammen. Je nach Lage der Locations können auf einer Bustour maximal neun verschiedene Veranstaltungsstätten besichtigt werden. Abhängig von der Größe der Location wird für jede Besichtigung ein Zeitfenster von 30 bis 45 Minuten eingeplant. Der ereignisreiche Tag wird mit allen Besuchern und Partnern gemeinsam in einer reizvollen Location ausklingen, wo sich die Gespräche des Tages in entspannter Atmosphäre vertiefen können. In dieser Location findet ab 16 Uhr auch die Destination Roadshow zum allerersten Mal in Düsseldorf statt. Zwischen 16 und 19 Uhr können sich in einem außergewöhnlichen Ambiente bis zu 40 verschiedene Convention Bureaus, Event-Locations, Kongresszentren, Hotels und andere Dienstleister aus unterschiedlichen deutschsprachigen Städten und Regionen präsentieren. An der Abendveranstaltung darf jeweils ein Mitarbeiter pro Aussteller teilnehmen. Die individuellen Besichtigungen sind für die Besucher kostenfrei. Für die Bustouren wird ein Kostenbeitrag von 50 Euro netto pro Besucher erhoben, um die No-Show-Quote zu senken. Das Einladungs- und Teilnehmermanagement wird über das Webportal abgewickelt. Allen Ausstellern, die an dieser Veranstaltung teilnehmen, wird dort eine eigene Imageseite zur Verfügung gestellt, die bis Ende 2016 online bleibt und für Sie mit keinen zusätzlichen Kosten verbunden ist. Voraussichtliches Programm von MEET DÜSSELDORF und Destination Roadshow im Überblick: Auftaktveranstaltung 08:00 09:30 Uhr Location-Besichtigungstour per Bus 09:30 18:30 Uhr Individuelle Besichtigungen 09:30 18:30 Uhr Destination Roadshow ab 16:00 Uhr Abendveranstaltung ab 18:30 Uhr Leistungspaket: Vorabeinblick in Ihre Gästeliste Fachbesucher frei Haus : individuelle Besichtigungen und/oder Bustour Networking mit allen Besuchern und Ausstellern auf der Abendveranstaltung Imageseite auf dem Event-Destinations-Webportal für zwölf Monate kostenfrei Community-Marketing auf XING und Facebook sowie Pressearbeit Beteiligung/Beteiligungskosten für neue Partner (bitte ankreuzen) Unteraussteller in einer anderen Location 950 bis Euro netto* Gastgeber von individuellen Besuchern 950 bis Euro netto* Gastgeber der Bustour bis Euro netto* Gastgeber der Bustour und von individuellen Besuchern bis Euro netto* weiter auf der nächsten Seite

7 Seite 6 IV. MEET DÜSSELDORF Mittwoch, 24. Juni 2015 (Fortsetzung) Beteiligung/Beteiligungskosten: Für alle Partner, die sich bereits im Jahr 2014 an der Tour in Düsseldorf beteiligt haben, gelten folgende Preise als Treue-Bonus (bitte ankreuzen) Unteraussteller in einer anderen Location 650 bis 950 Euro netto* Gastgeber von individuellen Besuchern 650 bis 950 Euro netto* Gastgeber der Bustour 950 bis Euro netto* Gastgeber der Bustour und von individuellen Besuchern bis Euro netto* * Für jeden von einem Aussteller geworbenen Besucher werden dem Aussteller nach der Veranstaltung 30 Euro netto rückvergütet (bis maximal 300 Euro netto insgesamt). V. Newsletter convention bureau DÜSSELDORF Das convention bureau DÜSSELDORF präsentiert in einem Newsletter, der viermal im Jahr erscheint, News aus Düsseldorf und stellt in jeder Ausgabe unter anderem Hotels und Locations vor. Den Newsletter erhalten über internationale Experten und Kunden aus dem MICE-Segment. Eine Präsentation Ihrer Location oder Ihres Angebots im Newsletter des cbd ist mit einer einmaligen Bearbeitungsgebühr in Höhe von 50 Euro verbunden. Aktuell können Sie mit Ihren Leistungen in Form eines Teasers (Text inklusive Bild) in unserem Newsletter eingebunden werden. Bitte berücksichtigen Sie, dass wir den Newsletter extern programmieren lassen und Ihnen daher diesen Kostenbeitrag berechnen müssen. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Newsletter convention bureau DÜSSELDORF 50 Euro netto (zzgl. MwSt.) VI. Homepage Pressemitteilungen, die für den Veranstaltungsstandort Düsseldorf von Interesse sind, können Sie uns gerne in deutscher und englischer Sprache mit einem Bild an info@convention-duesseldorf.com zusenden. Über eine kostenlose Aufnahme in unsere News-Rubrik entscheidet die Redaktion. Homepage ohne Gebühr

8 Seite 7 VII. veranstaltungsmeldung und Veranstaltungsvorschau als Standortmarketing Der internationale Branchenverband ICCA (International Congress and Convention Association) veröffentlicht jedes Jahr ein weltweites Kongressstädteranking, den ICCA Statistics Report. Die Platzierung der Städte richtet sich dort nach der Anzahl der im Vorjahr durchgeführten international rotierenden Verbandstagungen ab 50 Teilnehmern. Durch eigene Recherchen ist uns bekannt, dass in den Düsseldorfer Tagungshotels und im CCD Congress Center Düsseldorf jedes Jahr eine Vielzahl solcher Verbandstagungen stattfindet. Bitte helfen Sie uns, die Positionierung Düsseldorfs im ICCA Statistics Report weiter zu verbessern, indem Sie uns die in Ihren Häusern stattfindenden Verbandsveranstaltungen melden. Die Betrachtung ist rückblickend, d. h., jeweils im Januar eines Jahres leiten wir gebündelt die Veranstaltungen an die ICCA weiter, die im zu Ende gegangenen Jahr in Düsseldorf stattgefunden haben. Für Ihre Kongressmeldung können Sie ganz unkompliziert das Formular auf der letzten Seite verwenden oder uns Titel und Datum der Veranstaltung einfach per an info@conventionduesseldorf.com senden. Vielen Dank für Ihre Mithilfe! Neben der Erhebung für den ICCA Statistics Report haben Sie zudem die Möglichkeit, dass wir Veranstaltungen, die in Ihren Häusern stattfinden, in unsere Veranstaltungsvorschau auf der Homepage und in unserem Newsletter aufnehmen. Veranstaltungsvorschau ohne Gebühr VIII. Green Meetings Vor allem in den letzten Jahren ist die Zahl der Anbieter mit einem Nachhaltigkeits- Managementsystem stark angestiegen und wird sich bis 2030 zu einem Megatrend weiterentwickeln. Auch in der Kongress- und Tagungsbranche wird Nachhaltigkeit immer größere Bedeutung beigemessen. Insbesondere unsere Kunden erwarten gewisse Nachhaltigkeitsstandards. Der Trend zu Green Meetings ist ein wachsendes Marktsegment und deshalb auch für die Stadt Düsseldorf als Tagungs- und Kongressstandort ein wichtiges Marketingtool. Um die Stadt Düsseldorf als nachhaltige Destination und gleichzeitig Ihre Veranstaltungsstätten sowohl auf internationaler als auch nationaler Ebene für Green Meetings zu bewerben, benötigen wir Ihre Hilfe! Teilen Sie uns mit, welche Schritte Sie als Düsseldorfer Veranstaltungs- und Tagungsstätten-Anbieter unternehmen, um das Thema Green Meetings für Kunden zu integrieren, und profitieren Sie kostenlos von unserer gezielten Bewerbung u. a. über unsere Website oder unserem Sondernewsletter. Green Meetings ohne Gebühr

9 Kongressmeldung F info@convention-duesseldorf.com Folgende internationale Verbandstagung findet oder fand in unserem Hause statt: (Daten dienen ausschließlich internen statistischen Auswertungen des cbd, es sei denn eine Veröffentlichung auf ist gewünscht) 1. Angaben zur Veranstaltung Pflichtfelder > > > Veranstaltungsname Veranstaltungsdatum Veranstaltungsort Wo hat die Veranstaltung in den Vorjahren stattgefunden (falls bekannt) Geschätzte Teilnehmerzahl Internet-Adresse der Veranstaltung Fachgebiet (Bitte kreuzen Sie nur ein Fachgebiet an, bei dem der Schwerpunkt der Veranstaltung liegt) Humanmedizin Veterinärmedizin Technik Formal- und Naturwissenschaften (Mathematik, Mineralogie, Mikrobiologie etc.) Informationstechnologie und Kommunikation Geisteswissenschaften (Geschichte, Pädagogik, Sprachwissenschaft etc.) Wirtschaft und Politik Andere 2. Angaben zum Veranstalter Name des Verbandes/der Organisation/der Gesellschaft Adresse Kontaktperson Telefon 3. Veröffentlichung Veröffentlichung auf ist gewünscht: Ja Nein Vielen Dank für Ihre Beteiligung! convention bureau Düsseldorf A service of Düsseldorf Marketing & Tourismus GmbH in cooperation with Düsseldorf Congress Sport & Event GmbH Marktplatz Düsseldorf T F info@convention-duesseldorf.com