Laufbahnfachrichtung Allgemeiner Verwaltungsdienst

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1 DIENSTLICHE BEURTEILUNG DER BEAMTINNEN UND BEAMTEN VORLÄUFIGER LEITFADEN (bis zum Vorliegen neuer Ausführungsvorschriften gem. 26, 27 LfbG unmittelbar) 1 Geltungsbereich 1.1 Der Leitfaden gilt für folgenden Personenkreis: Beamte und Beamtinnen der Laufbahngruppen 1 und 2 der Laufbahnfachrichtung Allgemeiner Verwaltungsdienst Laufbahnfachrichtung Bildung Laufbahnfachrichtung Technische Dienste Laufbahnfachrichtung Wissenschaftliche Dienste, sowie für Beamte und Beamtinnen der Laufbahngruppen 1 und 2 der o. g. Laufbahnfachrichtungen, die überwiegend in den Dienstbereich der Technischen Universität Berlin abgeordnet sind. 2 Ziel und Zweck dienstlicher Beurteilungen Dienstliche Beurteilungen haben zum Ziel, ein aussagefähiges Bild der Leistung und Befähigung der Beamten und Beamtinnen zu gewinnen. Dienstliche Beurteilungen dienen auch als Grundlage für sachgerechte Personalentscheidungen unter Wahrung des Leistungsgrundsatzes. Sie finden Berücksichtigung bei den Maßnahmen der Personalentwicklung und sind somit ein Instrument für die Personalführung. Auf das Landesgleichstellungsgesetz, sowie die einschlägigen Bestimmungen für Menschen mit Behinderung im SGB IX wird hingewiesen. 3 Grundsätzliches 3.1 Allgemeine Grundsätze Die von dem Beamten/der Beamtin erbrachten Leistungen sind auf der Grundlage des Anforderungsprofils zu beurteilen. Das Anforderungsprofil wird dem Beurteilungsbogen als Anlage beigefügt. Für Beamte/Beamtinnen auf Probe findet das Anforderungsprofil entsprechend Anwendung. Beurteilungszeitraum ist grundsätzlich der Zeitraum zwischen der letzten Beurteilung und der zu erstellenden Beurteilung. Beurteilungen sind unabhängig von vorausgegangenen Beurteilungen vorzunehmen. Für Dienstliche Beurteilungen sind als Beurteilungsbogen die A n l a g e 1 und die A n l a g e 2 für Führungskräfte zu verwenden. Die offenen Bereiche müssen unter Heranziehung des Anforderungsprofils der/ des zu beurteilenden Beamtin/ Beamten vervollständigt werden. 1

2 3.2 Regelmäßige Beurteilung Die Beamten und Beamtinnen sind alle fünf Jahre nach Eignung und Leistung zu beurteilen und in ihrer Befähigung einzuschätzen. Der regelmäßigen Beurteilung unterliegen alle Beamten und Beamtinnen vom Zeitpunkt des Beginns ihrer laufbahnrechtlichen Dienstzeit an; ausgenommen sind Beamte und Beamtinnen, die eine laufbahnrechtliche Probezeit ableisten. Anlassbeurteilungen (siehe Tz. 3.4) unterbrechen den Fünfjahreszeitraum nicht. Zwischenzeitlich erfolgte Anlassbeurteilungen haben den Stellenwert eines Beurteilungsbeitrages und werden bei der Erstellung der regelmäßigen Dienstliche Beurteilung angemessen berücksichtigt. Zuständig für die Erstellung der Dienstlichen Beurteilung ist der Beschäftigungsbereich, in der der/ die Beamte/ Beamtin zum Beurteilungsstichtag beschäftigt ist (konkret funktionales Amt/ Dienstposten). Die Personalstelle überwacht den regelmäßigen Beurteilungszyklus. Drei Monate vor Ablauf der Fünfjahresfrist fordert sie den jeweiligen Beschäftigungsbereich unter Angabe des Beurteilungszeitraums auf, eine Dienstliche Beurteilung zu erstellen. Liegen der Personalstelle in den regelmäßigen Beurteilungszeitraum fallende Anlassbeurteilungen vor, so sind diese der/ dem zuständigen Beurteilerin/ Beurteiler mit der Beurteilungsanforderung vertraulich/ verschlossen in Kopie zuzusenden. Bei Beamten und Beamtinnen, die das 50. Lebensjahr vollendet haben, kann mit ihrem schriftlichen Einverständnis von einer regelmäßigen Dienstlichen Beurteilung abgesehen werden. Zu diesem Zweck bittet die zuständige Personalstelle zum Zeitpunkt der nächsten Regelbeurteilung die über 50 jährigen Beamten und Beamtinnen um Abgabe einer entsprechenden Erklärung A n l a g e Beurteilung beim Wechsel der Dienstbehörde Die Beamten und Beamtinnen sind anlässlich eines Wechsels der Dienstbehörde nach Eignung und Leistung zu beurteilen und in ihrer Befähigung einzuschätzen. Sobald die Versetzung eines Beamten oder einer Beamtin ausgesprochen wurde, bzw. sobald die Mitteilung über die Ernennung an einer anderen Dienstbehörde bei der Personalstelle eingeht, fordert sie der jeweilige Beschäftigungsbereich unter Angabe des Beurteilungszeitraums auf, eine Dienstliche Beurteilung aus Anlass des Dienststellenwechsels zu erstellen. 3.4 Beurteilung aus besonderem Anlass Beamte und Beamtinnen sind bei Vorliegen folgender dienstlicher oder persönlicher Erfordernisse aus besonderem Anlass zu beurteilen: vor Ablauf der laufbahnrechtlichen Probezeit, bei einer Bewerbung um ein Beförderungsamt, für Ämter mit leitender Funktion im Beamtenverhältnis auf Probe vor Ablauf der Probezeit, bei Versetzung oder Beendigung einer über zwölf Monate hinausgehenden Abordnung für den Abordnungszeitraum, bei Vorliegen dienstlicher Erfordernisse, auf eigenen Antrag. 2

3 Im Beurteilungsvordruck ist lediglich das Feld Anlassbeurteilung anzukreuzen. Der von der Beamtin/ dem Beamten in ihrem/ seinem Antrag ggf. genannte Anlass ist nicht anzugeben. Von einer Beurteilung aus besonderem Anlass kann abgesehen werden, wenn die letzte Beurteilung weniger als zwölf Monate zurückliegt. Die Entscheidung hierüber trifft die Personalabteilung. 3.5 Bewährungsfeststellung vor einer Beförderung Die Bewährungsfeststellung vor einer Beförderung in der Erprobungszeit ( 13 Abs. 2 LfbG) ist keine dienstliche Beurteilung; sie ist auf der Grundlage des Anforderungsprofils und unter Berücksichtigung der Merkmale der Leistungsbeurteilung vorzunehmen. Zuständig für die Feststellung der Bewährung oder Nichtbewährung sind der/die Erst- und Zweitbeurteiler/-in). Für die Bewährungsfeststellung ist die A n l a g e 4 zu verwenden. 3.6 Leistungsbeurteilung Bewertungsskala Für die Beurteilung der Leistungsmerkmale gibt 27 Abs. 2 LfbG eine fünfstufige Bewertungsskala vor; die Stufen sind seit dem mit den Leistungsstufen 1 bis 5 benannt. Bedeutung der Stufen: 1 = sehr gut - eine Leistung die die Anforderungen in herausragender Weise übertrifft 2 = gut - eine Leistung die die Anforderungen deutlich übertrifft 3 = befriedigend - eine Leistung die im Allgemeinen den Anforderungen voll entspricht 4 = ausreichend - eine Leistung die den Anforderungen mit Einschränkung noch entspricht 5 = mangelhaft - eine Leistung die den Anforderungen nicht entspricht Bei den Beurteilungen sind alle Leistungsstufen der Bewertungsskala zu berücksichtigen; Zwischenbewertungen und Binnendifferenzierungen sind zulässig. Der Beurteilungsvordruck enthält zu jeder Leistungsstufe drei Felder, mit denen die Binnendifferenzierung abgebildet werden kann: Ergebnis der Leistungsbeurteilung Die Leistungsbeurteilung ist mit einer schriftlich zu begründenden Gesamteinschätzung abzuschließen und durch eine der Leistungsstufen 1-5 zu ergänzen. Die Gesamteinschätzung berücksichtigt besonders die den Aufgabenbereich prägenden Merkmale und ist nicht als Durchschnittswert aller Einzelbeurteilungen zu ermitteln. 3

4 3.7 Sonstiger Inhalt dienstlicher Beurteilungen Die Teilnahme an dienstlichen Fortbildungslehrgängen sowie die Tätigkeit zum Beispiel als Leiter/-in einer Arbeitsgemeinschaft, Dozent/-in, Prüfer/-in, Ausbilder/-in, Fachberater/-in, Multiplikator/-in, Moderator/-in, Mitarbeiter/-in einer Arbeitsgemeinschaft werden auf Wunsch des Beamten/der Beamtin aufgenommen. Die Tätigkeiten in der Personalvertretung, in der Schwerbehindertenvertretung und als Frauenvertreterin und die Teilnahme an außerdienstlichen Fortbildungen werden ebenfalls auf Wunsch des Beamten/der Beamtin aufgenommen. Besondere Einsatzwünsche des Beamten/der Beamtin sind anzugeben. 4 Zuständigkeit für die Beurteilung Erstbeurteiler/in ist in der Regel der unmittelbare Vorgesetzte. der den Beamten/ die Beamtin aus regelmäßiger, enger Zusammenarbeit kennt und beurteilen kann. Der/ Die Erstbeurteiler/in erstellt die Beurteilung mit der Befähigungseinschätzung in eigener Verantwortung und ist an Weisungen nicht gebunden. Der/ Die Zweitbeurteiler/in ist in der Regel der/ die nächsthöhere Dienstvorgesetzte. Der/ Die Zweitbeurteiler/in ist insbesondere für die Anwendung des gleichen Beurteilungsmaßstabes verantwortlich. 5 Ablauf des Verfahrens zur Beurteilung Zu Beginn einer Tätigkeit und bei Änderungen der übertragenen Aufgaben führt der/die Beurteiler/-in mit dem Beamten/der Beamtin ein Gespräch, das dazu dienen soll, die mit der Aufgabenstellung verbundenen Erwartungshaltungen von Beamten/Beamtin und Beurteiler/-in miteinander abzustimmen. Gesprächsgrundlage ist das Anforderungsprofil der Stelle, das dem Beamten/der Beamtin auszuhändigen ist. Dabei ist die Gewichtung der Merkmale des Anforderungsprofils zu erläutern. Dieses kann auch im Rahmen eines Mitarbeiter-Vorgesetzten- Gesprächs geschehen. 6 Eröffnung Der/Die Beurteiler/-in händigt dem Beamten/der Beamtin eine Kopie der Beurteilung aus. Die Beurteilung ist mit dem Beamten/der Beamtin auf Wunsch zu erörtern und zu begründen. Aushändigung und Erörterung der Beurteilung (Eröffnung) sind in der Beurteilung zu vermerken. 7 Geschäftsmäßige Behandlung der Beurteilung 7.1 Beurteilungen sind vertraulich zu behandeln und gegen die Einsichtnahme Unbefugter zu schützen. 7.2 Der/die Leiter/-in der Personalabteilung legt die Beurteilung - gegebenenfalls nach Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung - der Personalvertretung zur Mitwirkung vor ( 90 Nr. 7 PersVG). Er/Sie kann den/die Beurteiler/-in im Beteiligungsverfahren beiziehen. 4

5 7.3 Nach Mitwirkung der Personal- und Frauenvertretung wird die dienstliche Beurteilung zur Personalakte genommen. 8 Geltungsdauer des Leitfadens Dieser Leitfaden gilt ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens des neuen Laufbahngesetzes und behält bis zum Erlass neuer Beurteilungsrichtlinien durch die Senatsverwaltung für Inneres seine Gültigkeit. 5