Anwendungen mit Excel entwickeln

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2 Anwendungen mit Excel entwickeln Professionelle Excel-VBA-Programmierung für die Versionen 2000 bis 2010 BERND HELD ( KOMPENDIUM )

3 So überwachen Sie einzelne Zellen Objekt Target angewendet wird. Unter dem Schlüsselwort Target wird hierbei die gerade geänderte Zelle identifiziert. Mithilfe dieses Schlüsselwortes können einzelne Zellen, mehrere Zellen, bestimmte Zeilen, Spalten oder sogar ganze Bereiche überwacht werden So überwachen Sie einzelne Zellen Standardmäßig wird beim Change-Ereignis jede Zelle einer Tabelle überwacht. Dies ist aber nicht immer erwünscht. Es besteht deshalb die Möglichkeit, die Überwachung auf einzelne Zellen zu beschränken. Im zweiten Beispiel zu diesem Ereignis wird in der TABELLE2 lediglich die Zelle A1 überwacht. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Tabellenzunge der TABELLE2 und wählen den Befehl CODE ANZEIGEN aus dem Kontextmenü. Stellen Sie das Ereignis Change ein, und vervollständigen Sie das Ereignis wie folgt: Listing 11.1: Eine einzelne Zelle überwachen If Target.Address <> "$A$1" Then Exit Sub MsgBox "Änderung in Zelle " & Target.Address Mithilfe der Eigenschaft Address kann gezielt abgefragt werden, in welcher Zelle der TABELLE2 eine Änderung durchgeführt wurde. Dabei wird in diesem Beispiel abgefragt, ob eine Änderung in einer anderen Zelle als A1 durchgeführt wurde. In diesem Fall wird das Ereignis über die Anweisung Exit Sub beendet, ohne eine weitere Aktion durchzuführen. Wurde die Zelle A1 durch eine direkte Eingabe verändert, dann wird automatisch die zweite Anweisung durchgeführt und eine Bildschirmmeldung ausgegeben. Vergessen Sie bei der Target-Angabe nicht die Absolut-Zeichen $. Ohne diese Angabe wird das Ereignis für die Zelle A1 leider nicht ausgelöst. TIPP Abbildung 11.2: Die Zelle A1 wird überwacht Die QuickInfo der TABELLE2 in Zelle A1 kann übrigens über die Standardfunktion GÜLTIGKEIT eingestellt werden. Auf der Registerkarte EINGABEMELDUNG können Sie auf diese Art und Weise eine eigene Eingabemeldung definieren, die angezeigt 213

4 Kapitel 11 So können Sie auf Eingaben in Zellen und Bereichen reagieren werden soll, sobald der Anwender die Maus auf die Zelle A1 positioniert. Das Change-Ereignis wird dadurch nicht ausgelöst! 11.4 So überwachen Sie mehrere Zellen Um die Überwachung auf weitere Zellen zu erweitern, ergänzen Sie das gerade verwendete Change-Ereignis wie folgt: Listing 11.2: Mehrere Zellen überwachen If Target.Address <> "$A$1" And Target.Address <> "$B$1" Then Exit Sub MsgBox "Änderung in Zelle " & Target.Address Im letzten Beispiel aus Listing 11.2 werden die Zellen A1 und B1 überwacht. Kommen noch weitere Zellen hinzu, die überwacht werden sollen, dann wird die eben vorgestellte Lösung ein wenig unübersichtlich. Im nächsten Beispielcode aus Listing 11.3 werden daher die Zellen A1, B1 A10, B10 und C5 in TABELLE3 auf eine sehr übersichtliche Art und Weise überwacht. Listing 11.3: Noch mehr Zellen überwachen Select Case Target.Address Case "$A$1", "$B$1", "$A$10", "$D$10", "$C$5" MsgBox "Änderung in Zelle " & Target.Address Case Else 'keine Aktion End Select Über die Select Case-Anweisung lassen sich mehrere Zellen übersichtlich überwachen. Dabei werden die einzelnen Zelladressen hintereinander in Anführungszeichen und durch ein Komma voneinander getrennt im Case-Zweig eingetragen So überwachen Sie ganze Bereiche Im nächsten Schritt wird der Bereich A1:D10 überwacht. Dazu wird das Change- Ereignis für die TABELLE4 hinterlegt und um folgendes Ereignis ergänzt: Listing 11.4: Einen einzelnen Bereich überwachen Dim Bereich As Range Set Bereich = Range("A1:D10") If Intersect(Target, Bereich) Is Nothing Then Exit Sub MsgBox "Änderung im Zielbereich!" Deklarieren Sie zu Beginn eine Variable vom Typ Range. Danach wird über die Anweisung Set gezielt angegeben, welcher Bereich überwacht werden soll. Über 214

5 So überwachen Sie ganze Bereiche die Methode Intersect kann nun überprüft werden, ob sich die geänderte Zelle im Zielbereich befindet. Wenn nicht, dann wird das Ereignis über die Anweisung Exit Sub beendet. Im anderen Fall wird die Adresse der geänderten Zelle am Bildschirm angezeigt. Abbildung 11.3: Der Bereich A1:D10 wird überwacht Selbstverständlich kann die Überwachung auch auf mehrere unterschiedliche Bereiche angewendet werden, die nicht zusammenhängen. Für diesen Zweck sollte aber eine etwas andere Methode gewählt werden: Sie definieren die einzelnen Bereiche und gruppieren diese Bereiche zusammen in einem Gesamtbereich. Dieser Gesamtbereich kann dann elegant direkt angesprochen werden. Im Gesamtbereich sind dabei alle Zellen der einzelnen Bereiche vereint. Wenden Sie diese Methode nun auf die TABELLE5 an. Definieren Sie dabei die Bereiche A1:A5, C1:C5, E1:E5 und A8:E8. Das Change-Ereignis für diese Aufgabe lautet wie folgt: Listing 11.5: Mehrere Bereiche überwachen Dim B01 As Range Dim B02 As Range Dim B03 As Range Dim B04 As Range Dim GB As Range Set B01 = Range("A1:A5") Set B02 = Range("C1:C5") Set B03 = Range("E1:E5") Set B04 = Range("A8:E8") Set GB = Union(B01, B02, B03, B04) If Intersect(Target, GB) Is Nothing Then Exit Sub MsgBox "Änderung in Zelle " & Target.Address Zuerst werden die Variablen vom Typ Range deklariert und die Zellenadressen über die Anweisung Set zugewiesen. Danach werden die einzelnen Bereiche über die Anweisung Union gruppiert. Jetzt kann der Gesamtbereich GB wie ein einziger Bereich angesprochen werden. Über die Methode Intersect wird nun geprüft, ob eine Eingabe in den definierten Bereichen vorgenommen wurde

6 Kapitel 11 So können Sie auf Eingaben in Zellen und Bereichen reagieren Abbildung 11.4: Mehrere nicht zusammenhängende Bereiche werden überwacht So registrieren Sie Veränderungen in Zeilen Im vorangegangenen Beispiel wurde gezeigt, wie Veränderungen in einzelnen Zellen bzw. Bereichen erkannt werden. Selbstverständlich können auch einzelne Zeilen überwacht werden. Im nächsten Beispiel wird die Zeile 1 der TABELLE6 überwacht. Listing 11.6: Eine einzelne Zeile überwachen If Target.Row <> 1 Then Exit Sub MsgBox "Änderung in Zeile " & Target.Row Über die Eigenschaft Row wird die Zeile der geänderten Zelle ausgelesen. Dabei meldet Excel einen Wert zwischen 1 und Dieser Maximalwert orientiert sich dabei an der Anzahl der maximal möglichen Zeilen pro Tabelle. Über eine If- Abfrage kann nun festgestellt werden, ob die Änderung in Zeile 1 stattgefunden hat. Wenn ja, dann wird eine Meldung auf dem Bildschirm ausgegeben, in der die geänderte Zeile über die Anweisung Target.Row angezeigt wird So widerrufen Sie Eingaben in bestimmten Zeilen Ein typisches Beispiel aus der Praxis, das mit den nun bekannten Möglichkeiten gelöst werden kann, ist folgende Aufgabe:»Verhindern Sie, dass in TABELLE7 in den Überschriftenzeilen 1 3 Änderungen durch Anwender vorgenommen werden können! Lösen Sie diese Aufgabe, ohne den Tabellenschutz einzustellen.«216

7 So registrieren Sie Veränderungen in Spalten Gehen Sie an diese Aufgabenstellung wie folgt heran: Ermitteln Sie, ob eine Eingabe in den ersten drei Zeilen stattgefunden hat. Wenn ja, dann widerrufen Sie die Eingabe. Wenn nicht, dann lassen Sie die Eingabe in den anderen Zeilen bestehen. Die Lösung kann dem folgenden Ereignis aus Listing 11.7 entnommen werden: Listing 11.7: Eingaben widerrufen If Target.Row < 4 Then Application.EnableEvents = False Application.Undo Application.EnableEvents = True Else 'keine Aktion! End If Im ersten Schritt wird überprüft, ob eine Eingabe in den Zeilen 1 3 vorgenommen wurde. Wenn ja, dann muss diese Eingabe widerrufen werden. Damit beim Rückgängigmachen der Eingabe nicht das Change-Ereignis wiederholt aufgerufen und letztendlich eine Endlosschleife erzeugt wird, schalten wir die Ereignissteuerung von Excel kurz vorher über die Anweisung Application.EnableEvents = False aus. Anschließend wird die Eingabe durch den Einsatz der Methode Undo widerrufen. Nun wird die Ereignissteuerung in Excel wie folgt wieder eingeschaltet: Application.EnableEvents = True Somit wurde die Eingabe in diesem Beispiel zwar zuerst zugelassen, aber direkt im Anschluss daran wieder rückgängig gemacht. Abbildung 11.5: Eingaben in den ersten drei Zeilen werden sofort widerrufen So registrieren Sie Veränderungen in Spalten Neben den Zeilen können auch einzelne oder mehrere Spalten überwacht werden. Über die Eigenschaft Column kann die Spalte der geänderten Zelle ausgelesen werden. Über eine If-Abfrage wird festgestellt, ob die Änderung in Spalte A der TABELLE8 stattgefunden hat. Wenn ja, dann wird eine Meldung auf dem Bildschirm ausgegeben, in der die geänderte Spalte über die Anweisung Target.Column bekannt gegeben wird

8 Kapitel 11 So können Sie auf Eingaben in Zellen und Bereichen reagieren Listing 11.8: Eine einzelne Spalte überwachen If Target.Column <> 1 Then Exit Sub MsgBox "Änderung in Spalte " & Target.Column Abbildung 11.6: Eingaben in Zellen automatisch in Großschreibweise konvertieren 11.9 So führen Sie automatische Konvertierungsarbeiten durch Eine Überwachung auf Änderungen in einer oder mehreren Spalten kann dann sinnvoll sein, wenn Eingaben von Anwendern beispielsweise automatisch in ein bestimmtes Format gebracht werden sollen. Im folgenden Beispiel werden in TABELLE9 in der Spalte C alle Eingaben automatisch in Großschreibweise umgewandelt. Listing 11.9: Automatische Konvertierung von Eingaben If Target.Column <> 3 Then Exit Sub Target.Value = UCase(Target.Value) Über eine If-Abfrage wird überprüft, ob eine Änderung in Spalte C (Spalte C = Column 3) durchgeführt wurde. Wenn nicht, dann wird über die Anweisung Exit Sub das Ereignismakro verlassen, ohne eine weitere Aktion durchzuführen. Ist eine Änderung in der definierten Spalte erfolgt, dann wird mithilfe der Funktion UCase der eingegebene Text in Großbuchstaben umgewandelt. Soll stattdessen der eingegebene Text in Kleinbuchstaben umgewandelt werden, dann setzen Sie dazu die Funktion LCase ein. Im folgenden Beispiel wird die Spalte A überwacht. Wird in diese Spalte ein gültiges Datum eingegeben, dann soll diese Eingabe wie folgt konvertiert werden: Aus wird 24. DEZEMBER 2010 Um diese Aufgabe zu lösen, wird das Change-Ereignis für die TABELLE10 eingestellt und wie folgt ergänzt: Listing 11.10: Datumseingaben automatisch konvertieren If Target.Column <> 1 Then Exit Sub 218

9 So zählen Sie eine Zelle hoch If IsDate(Target.Value) Then _ Target.Value = Format(Target.Value, "DD.MMMM YYYY") Zunächst wird überprüft, ob eine Eingabe in Spalte A vorgenommen wurde. Im zweiten Schritt wird kontrolliert, ob ein gültiges Datum erfasst wurde. Diese Aufgabe lösen Sie über die Funktion IsDate. Wenn also ein gültiges Datum eingegeben wurde, dann wird die Eingabe durch den Einsatz der Funktion Format und das definierte Kürzel für das Datumsformat in das gewünschte Format geändert. Das Kürzel D steht dabei für den Tag (Day), das Kürzel M repräsentiert den Monat (Month), und das Kürzel Y steht für das Jahr (Year). Über die Anzahl der einzelnen Kürzel wird dabei das Ausgabeformat des Datums bestimmt. So wird bei der Kürzelfolge MMMM der Monatsname ausgeschrieben. Testen Sie das Ereignismakro, indem Sie in die TABELLE10 wechseln, den Mauszeiger in Zelle A1 setzen und die Tastenkombination (Strg) + (.) drücken. Damit wird das aktuelle Datum in diese Zelle eingetragen. Das Ereignismakro wandelt nun diese Eingabe automatisch in das hinterlegte Format um. Abbildung 11.7: Datumseingaben in das gewünschte Format bringen So zählen Sie eine Zelle hoch In der nächsten Aufgabenstellung soll die Zelle A1 aufaddiert bzw. subtrahiert werden. Dabei geben Sie in Zelle B1 jeweils den zu addierenden bzw. zu subtrahierenden Wert ein. Excel nimmt dann den momentanen Wert aus Zelle A1 und addiert bzw. subtrahiert den Wert aus Zelle B1. Um diese Aufgabe zu lösen, wechseln Sie zur TABELLE11, stellen das Ereignis Change ein und ergänzen den Ereignisrahmen wie folgt: Listing 11.11: Eine automatisch rechnende Zelle erzeugen If Target.Address <> "$B$1" Then Exit Sub Target.Offset(0, -1).Value = _ Target.Offset(0, -1).Value + Target.Value Da in Zelle B1 ein Wert für die Kalkulation eingetragen werden soll, wird diese Zelle zu diesem Zweck überwacht. Wird nun in dieser Zelle ein Wert eingegeben, dann soll der Wert in der Zelle links daneben mit dem bereits in dieser Zelle stehenden Wert aufaddiert und ausgegeben werden

10 Kapitel 11 So können Sie auf Eingaben in Zellen und Bereichen reagieren Abbildung 11.8: Eine bestimmte Zelle addieren bzw. subtrahieren Um auf die linke Zelle zuzugreifen, wird über die Eigenschaft OffSet auf diese Zelle verwiesen. Die Eigenschaft OffSet hat zwei Argumente. Im ersten Argument wird die Zeilenverschiebung angegeben, auf die Excel, ausgehend von der aktuellen Zelle B1, verweisen soll. Da sich beide Zellen in derselben Zeile befinden, gilt daher für das Argument der Wert 0. Im zweiten Argument wird die Spaltenverschiebung angegeben. Da sich die Zelle A1 links neben der Ausgangszelle B1 befindet, wird hierfür der Wert 1 gesetzt. Über beide Argumente gelangt man in die Zelle A1. Nun kann die gewünschte Addition A1 mit B1 stattfinden So machen Sie Änderungen sofort sichtbar In der nächsten Aufgabenstellung liegt in TABELLE12 eine Kostendarstellung vor. Ihre Aufgabe besteht nun darin, Änderungen in dieser Kostentabelle sofort sichtbar zu machen, d.h., sollten Werte aus dieser Tabelle geändert werden, dann wird der Hintergrund der Tabelle mit der Farbe Grau hinterlegt. Das dafür notwendige Ereignismakro ist im folgenden Listing realisiert: Listing 11.12: Änderungen über Farbwechsel sichtbar machen Dim Bereich As Range Set Bereich = Range("B4:G4") If Intersect(Target, Bereich) Is Nothing Then Exit Sub Target.Interior.ColorIndex = 15 Deklarieren und bestimmen Sie den Überwachungsbereich der TABELLE12, indem der Anweisung Set die genaue Zellenadresse des Bereichs bekannt gegeben wird. Mithilfe der Anweisung Intersect wird überprüft, ob die geänderte Zelle im Zielbereich liegt. Wenn ja, dann wird der geänderten Zelle über die Eigenschaft ColorIndex ein Farbwert (Grau = 15) zugewiesen. Wenden Sie diesen Farbwert auf das Objekt Interior (Zellenhintergrund) an. 220

11 So ermitteln Sie die Farbwerte in Excel Abbildung 11.9: Änderungen in einem bestimmten Bereich sofort sichtbar machen (vorher nachher) So ermitteln Sie die Farbwerte in Excel Jede Farbe hat in Excel einen eindeutigen Farbwert. So hat beispielsweise die Farbe Rot den Farbwert 3 und die Farbe Grau den Farbwert 15. In Excel werden standardmäßig genau 56 Farben angeboten, die alle einen eindeutigen Farbwert haben. Um nun festzustellen, welcher Farbwert zu welcher Farbe passt, kann ein Makro erstellt werden, das eine neue Arbeitsmappe anlegt und in einer Tabelle die Farben sowie die dazugehörigen Farbwerte ausgibt. Starten Sie das Makro, indem in der TABELLE12 die Schaltfläche FARBWERTE AUSLESEN angeklickt wird. Das Makro finden Sie in der Entwicklungsumgebung unter der Kategorie MODULE/MODUL1. Es lautet wie folgt: Listing 11.13: Die Farbbelegung in Excel ermitteln Sub FarbwerteAuslesen() Dim i As Integer Dim tbl As Worksheet Set tbl = Worksheets.Add With tbl For i = 1 To 56.Cells(i, 1).Interior.ColorIndex = i.cells(i, 2).Value = i Next i End With

12 Kapitel 11 So können Sie auf Eingaben in Zellen und Bereichen reagieren Abbildung 11.10: Alle Farben in Excel im Überblick Über den Befehl Worksheets.Add wird eine neue Tabelle eingefügt. Danach wird die Schleife genau 56 Mal durchlaufen, und die Zellen der Spalte A werden mit den jeweiligen Farben gefärbt. In die jeweilige Nebenzelle wird der dazugehörige Farbwert eingetragen So verhindern Sie die Erfassung von Duplikaten Im nächsten Beispiel sollen in der TABELLE13 keine doppelten Werte in Spalte A eingegeben werden können. Dabei werden Duplikate automatisch wieder aus der Spalte entfernt. Stellen Sie für diesen Zweck das Change-Ereignis für die TABELLE13 ein und ergänzen den Ereignisrahmen wie folgt: Listing 11.14: Dubletten automatisch entfernen Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Excel.Range) Dim i As Long Dim Zeile As Long Dim Spalte As Integer Select Case Target.Column Case 1 Spalte A For i = 1 To ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count Zeile = Target.Row Spalte = Target.Column If i <> Zeile Then If Cells(i, Spalte) = Cells(Zeile, Spalte) Then MsgBox "Eingabe ist doppelt! Diese Eingabe wird gelöscht!", _ vbcritical Cells(Zeile, Spalte).ClearContents End If End If Next i End Select 222

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