Weltweit engagiert. Standard Audit File for Tax (SAF-T) Izabela Karolak I

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1 Weltweit engagiert Standard Audit File for Tax (SAF-T) Izabela Karolak I

2 Agenda 01 Wesen und Ziel der Einführung der SAF-T 02 Unternehmen, die zur Datenübermittlung verpflichtet sind 03 Pflichten der Steuerpflichtigen 04 Empfehlungen und Hinweise 2

3 Wesen und Ziel der Einführung der SAF-T Am 1. Juli 2016 wird die Novelle des Gesetzes vom 10. September 2015 über die Änderung der Abgabenordnung (Dz.U. [poln. GBl.] aus 2015 Pos. 1649) in Kraft treten, welche die Standard Audit File for Tax (SAF-T) einführt. Dies ist eine neue Form der Übermittlung der ganzen oder eines Teils der Steuerbücher und Buchungsbelege, die eine bestimmte logische Struktur in elektronischer Form oder auf elektronischen Datenträgern aufweisen. 3

4 Wesen und Ziel der Einführung der SAF-T Die Datei besteht aus Berichtsstrukturen, d.h. XML-Dateien (Standard OECD SAF-T 2.0) 07 Eintragungen über Einnahmen 01 Handelsbücher 06 Einnahmen- und Ausgabenbuch SAF-T Kontoauszug 02 USt.-Rechnungen Lager Umsatzsteuer-register über den Einkauf und Verkauf

5 Wesen und Ziel der Einführung der SAF-T Ab dem 1. Juli 2016 kann die Übermittlung von Dokumenten auf folgende Weise erfolgen: traditionell in Form eines elektronischen Dokuments auf elektronischen Datenträgern Die Übersendung der SAF-T wird anhand eines Schnittstellenprogramms übersandt, das auf einer vom Finanzministerium genannten Internetseite verfügbar ist. Die übermittelten Informationen werden mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, die durch ein gültiges qualifiziertes Zertifikat überprüft werden kann. Als Nachweis der Datenübermittlung dient die amtliche Empfangsbestätigung über die Bücher (poln. Abk.: UPO), die: über das elektronische Postfach des EDV-Systems der Finanzverwaltung herausgegeben wird nach Durchführung einer korrekten Überprüfung der logischen Struktur, der Korrektheit der Daten, der Echtheit der Bücher sowie der Befugnis, diese Bücher zu unterzeichnen die Integrität der übermittelten Bücher gewährleistet und einen Nachweis darstellt, indem sie den Übermittlungszeitpunkt bestätigt. 5

6 Wesen und Ziel der Einführung der SAF-T Die elektronischen Datenträger, auf welchen die Bücher gespeichert und übermittelt werden können, müssen: so gekennzeichnet sein, dass ihre eindeutige Identifizierung möglich ist; die Übermittlung zwischen allgemein zugänglichen Lesegeräten ermöglichen; bei einer Temperatur von C und bei einer relativen Feuchtigkeit von 40-50% aufbewahrbar sein. Die elektronischen Datenträger müssen eine wahrheitsgetreue Lesbarkeit der Daten auf Geräten unterschiedlicher Hersteller, die für die betreffende Datenträgerart geeignet sind, gewährleisten können. 6

7 Wesen und Ziel der Einführung der SAF-T Die Einführung einer Standard Audit File for Tax (SAF-T) zielt darauf ab: 1) die Kosten zu senken, die den Steuerpflichtigen und deren Geschäftspartnern bei der Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten entstehen 2) die Kosten der Finanzverwaltung zu senken 3) die Ergebnisse von steuerlichen Außenprüfungen zu verbessern 4) die Analyse der Daten durch Verwendung ihrer elektronischen Form zu erleichtern, was im Ergebnis zu einer effizienteren und genaueren Prüfung führt 5) in Fällen, die keine Zweifel wecken, auf die Außenprüfung zu verzichten 6) die Kontakte der Steuerpflichtigen, Steuerzahler und Einzugsbevollmächtigten mit der Finanzverwaltung zu verbessern. 7

8 Unternehmen, die zur Datenübermittlung verpflichtet sind Großunternehmen Mittelständische Unternehmen Kleinunternehmen Mikrounternehmen die in mindestens einem der vergangenen zwei Geschäftsjahre im Jahresdurchschnitt 250 oder mehr Arbeitnehmer beschäftigt haben, oder die mit Waren, Erzeugnissen und Dienstleistungen oder Finanzgeschäften einen Netto-Jahresumsatz im PLN-Gegenwert von über 50 Mio. Euro erzielt haben, und die in mindestens einem der vergangenen zwei Geschäftsjahre im Jahresdurchschnitt weniger als 250 Arbeitnehmer beschäftigt haben, und die mit Waren, Erzeugnissen und Dienstleistungen oder Finanzgeschäften einen Netto-Jahresumsatz im PLN-Gegenwert bis zu 50 Mio. Euro erzielt haben, oder die in mindestens einem der vergangenen zwei Geschäftsjahre im Jahresdurchschnitt weniger als 50 Arbeitnehmer beschäftigt haben, und die mit Waren, Erzeugnissen und Dienstleistungen oder Finanzgeschäften einen Netto- Jahresumsatz im PLN- Gegenwert bis zu 10 Mio. Euro erzielt haben, oder die in mindestens einem der vergangenen zwei Geschäftsjahre im Jahresdurchschnitt weniger als 10 Arbeitnehmer beschäftigt haben, und die mit Waren, Erzeugnissen und Dienstleistungen oder Finanzgeschäften einen Netto- Jahresumsatz im PLN- Gegenwert bis zu 2 Mio. Euro erzielt haben, oder bei denen die Summe der Aktiva in der Bilanz zum Ende eines dieser Geschäftsjahre den PLN- Gegenwert von 43 Mio. Euro überschritt. bei denen die Summe der Aktiva in der Bilanz zum Ende eines dieser Geschäftsjahre den PLN- Gegenwert von 43 Mio. Euro nicht überschritt. bei denen die Summe der Aktiva in der Bilanz zum Ende eines dieser Geschäftsjahre den PLN- Gegenwert von 10 Mio. Euro nicht überschritt. bei denen die Summe der Aktiva in der Bilanz zum Ende eines dieser Geschäftsjahre den PLN- Gegenwert von 2 Mio. Euro nicht überschritt. Achtung! Von der Zugehörigkeit zu einer der o.g. Kategorien hängt es ab, ab welchem Tag das betreffende Unternehmen den sich aus der SAF-T ergebenden Pflichten unterliegt. Ab dem 1. Juli 2018 wird zur Anwendung der SAF-T jeder Unternehmer verpflichtet sein, der seine Steuerbücher EDV-gestützt führt. 8

9 Unternehmen, die zur Datenübermittlung verpflichtet sind Um den Status eines Unternehmens zu ermitteln, sind die in Euro angegebenen Beträge nach dem Mittelkurs der Polnischen Nationalbank vom letzten Tag des Geschäftsjahres, das zu diesem Zweck bestimmt wurde, in PLN umzurechnen. Die durchschnittliche Beschäftigung im Jahr wird auf Vollzeitstellen hochgerechnet. Bei der Ermittlung der durchschnittlichen Beschäftigung werden Arbeitnehmer, die sich im Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub, Elternurlaub oder Erziehungsurlaub befinden sowie diejenigen, die als Auszubildende beschäftigt sind, nicht berücksichtigt. Bei einem Unternehmer, der kürzer als ein Jahr tätig ist, wird sein voraussichtlicher Nettoumsatz aus dem Verkauf von Waren, Erzeugnissen und Dienstleistungen oder aus Finanzgeschäften sowie seine durchschnittliche Beschäftigung auf der Grundlage der Daten für den letzten vom Unternehmer dokumentierten Zeitraum geschätzt. 9

10 Unternehmen, die zur Datenübermittlung verpflichtet sind Gemäß Art. 29 der Gesetzesnovelle können KMU im Sinne des Gesetzes über die Gewerbefreiheit im Zeitraum zwischen dem 1. Juli 2016 und dem 30. Juni 2018 die Daten fakultativ als SAF-T übermitteln. Die o.g. Pflicht wird ihnen erst ab dem 1. Juli 2018 obliegen. Die Pflicht, die Daten in SAF-T-Strukturen zu übermitteln, wurde demnach folgendermaßen zeitlich aufgeteilt: 1. Juli 2016 Großunternehmen (obligatorisch); 1. Juli Juni 2018 Mikro-, Klein- und mittelständische Unternehmen (fakultativ); 1. Juli 2018 Mikro-, Klein- und mittelständische Unternehmen (obligatorisch). Die Steuerpflichtigen warten auf eine Stellungnahme des Finanzministeriums zur Anwendung der Übergangsvorschriften gegenüber Steuerpflichtigen wie Gemeinden und Hochschulen, die keine Unternehmer sind. 10

11 Pflichten der Steuerpflichtigen Die Steuerpflichtigen werden verpflichtet sein, die Daten als SAF-T zu übermitteln, und zwar: auf Aufforderung im Laufe von Prüfungstätigkeiten, steuerlichen Außenprüfungen und Steuerverfahren ohne Aufforderung ausschließlich im Bereich der Umsatzsteuerregister über den Einkauf und Verkauf Gemäß dem Gesetz vom 13. Mai 2016, das noch vom Präsidenten zu unterzeichnen ist, sind juristische Personen, Organisationseinheiten ohne Rechtspersönlichkeit sowie natürliche Personen, die ihre Steuerbücher EDV-gestützt führen, verpflichtet, ohne Aufforderung der Steuerbehörde eine Information über die geführte Erfassung, von der in Art. 109 Abs. 3 des Umsatzsteuergesetzes vom 11. März 2004 die Rede ist (Umsatzsteuerregister), als SAF-T Umsatzsteuerregister über den Einkauf und Verkauf mit Hilfe von elektronischen Kommunikationsmitteln zu übermitteln, und zwar für monatliche Zeiträume bis zum 25. des Folgemonats nach jedem weiteren Monat, wobei der Monat, den die betreffende Information betrifft, anzugeben ist. Die monatliche Datenübermittlung obliegt auch denjenigen Steuerpflichtigen, welche die quartalsweise Umsatzsteuerabrechnung gewählt haben. 11

12 Pflichten der Steuerpflichtigen Übergangsvorschriften Die Information in Form der SAF-T Umsatzsteuerregister über den Einkauf und Verkauf ist für die Monate ab dem 1. Juli 2016 abzugeben, wobei die KMU im Sinne des Gesetzes vom 2. Juli 2004 über die Gewerbefreiheit (Dz. U. aus 2015 Pos. 584 m.ä.) in den Monaten zwischen dem 1. Juli 2016 und 31. Dezember 2016 dazu nicht verpflichtet sind; die Mikrounternehmen im Sinne des unter Pkt. 1 genannten Gesetzes in den Monaten zwischen dem 1. Juli 2016 und 31. Dezember 2017 dazu nicht verpflichtet sind. Großunternehmen im Sinne des Gesetzes über die Gewerbefreiheit sind verpflichtet, ab dem 1. Juli 2016 Folgendes zu übermitteln: Struktur Umsatzsteuerregister über den Einkauf und Verkauf, monatlich ohne Aufforderung; jede SAF-T-Struktur auf Aufforderung der Steuerbehörden und der Finanzkontrollbehörden. Werden die Pflichten zur Datenübermittlung nicht erfüllt, so müssen Steuerpflichtige mit finanzstrafrechtlichen Konsequenzen rechnen. 12

13 Empfehlungen und Hinweise Um die SAF-T zu implementieren, müssen mindestens drei Schritte ergriffen werden: Sachliche Analyse der generierten SAF-T 3 SAF-T 1 Analyse der verwendeten IT- Systeme und Ermittlung der Quellen, aus denen die Daten, die der Berichterstattung in SAF-T- Form unterliegen, stammen. 2 Einführung der Änderungen in die IT- Systeme und Generierung der SAF-T 13

14 Empfehlungen und Hinweise Da die SAF-T-Strukturen sehr detailliert sind, müssen deren Inhalte mit dem Umfang der in IT- Systemen existierenden Daten verglichen werden, um die änderungsbedürftigen Bereiche ermitteln zu können. Während der Implementierung muss die Frage der Überprüfung der als SAF-T generierten Daten geklärt werden, da dies nach dem Öffnen der Datei, aufgrund deren Formats, nicht mehr möglich ist. Die SAF-T unterliegt ähnlich wie andere Belege der Archivierung. Das Finanzministerium hat die Schaffung weiterer Strukturen (z.b. für die Verbrauchsteuer und Kassenbons) sowie die Änderung bereits veröffentlichter Strukturen (z.b. Lager) angekündigt. 14