Berufsinformationen einfach finden. Fachangestellte/r für Bürokommunikation

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1 Fachangestellte/r für Aktuelles Neuordnung der Ausbildung in den Büroberufen Zum Ausbildungsjahr 2014/2015 wurde die Ausbildung in den Büroberufen neu geordnet. Die Abschluss- bzw. Berufsbezeichnung lautet nun Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Der neue 3-jährige Ausbildungsberuf löste die drei Berufe Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte/r für und Kaufmann/-frau für ab. Die neue Ausbildungsordnung trat zum 1. August 2014 in Kraft Hauptaufgabe des Berufs Fachangestellte für übernehmen im öffentlichen Dienst Sekretariats-, Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben: Sie koordinieren Termine, erledigen den Schriftverkehr oder bearbeiten Anträge von Bürgern und Bürgerinnen. Außerdem erledigen sie Aufgaben im Kassen- oder Personalwesen und erteilen Auskünfte. Aufgaben und Tätigkeiten (Kurzform) In Einrichtungen des öffentlichen Dienstes erledigen sie unterschiedliche Büroaufgaben. Fachangestellte für erstellen beispielsweise Geschäftsbriefe oder Protokolle nach Diktat, planen Termine für Verwaltungsmitarbeiter, nehmen Anliegen der Bürger entgegen oder erlassen Bescheide. Im Kassenwesen ihrer Verwaltungsstelle dokumentieren sie Einnahmen und Ausgaben, überprüfen Rechnungen und weisen Geldbeträge an. Wenn Büromaterial oder andere Sachgüter benötigt werden, bestellen sie diese und führen Buch über Ab- und Zugänge aus dem Materiallager. Ggf. führen sie auch Personalakten. Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung) Worum geht es? Fachangestellte für übernehmen im öffentlichen Dienst Sekretariats-, Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben: Sie koordinieren Termine, erledigen den Schriftverkehr oder bearbeiten Anträge von Bürgern und Bürgerinnen. Außerdem erledigen sie Aufgaben im Kassen- oder Personalwesen und erteilen Auskünfte. Sekretariat und Organisation Am Bildschirm erstellen Fachangestellte für beispielsweise Geschäftsbriefe, Gesprächsprotokolle, Aktenvermerke oder Berichte nach mündlichen oder schriftlichen Vorgaben. Grafiken, Statistiken und Tabellen erstellen sie bzw. bereiten sie auf und arbeiten diese mithilfe spezieller Software in Texte ein. Zudem sind sie an der Gestaltung von Vordrucken beteiligt. Fachangestellte für erledigen zudem eigenständig Teile der Korrespondenz. Neben Sekretariatsaufgaben übernehmen die Fachangestellten auch Aufgaben in der Organisation. Sie planen Termine und überwachen deren Einhaltung. Des Weiteren bereiten sie Besprechungen und Konferenzen sowie Seite 1 von 18

2 Geschäftsreisen vor. Beispielsweise stellen sie entsprechende Unterlagen bereit, reservieren Hotelzimmer oder ermitteln optimale Verkehrsanbindungen. Kasse und Verwaltung Fachangestellte für übernehmen im Büro die unterschiedlichsten internen Verwaltungsarbeiten. Beispielsweise führen sie die Kasse, prüfen Rechnungen, weisen Zahlungen an und aktualisieren Haushaltsüberwachungslisten. Im Bereich Materialverwaltung beschaffen sie die benötigten Arbeitsmaterialien, kontrollieren Lagerbestände und registrieren Materialab- und -zugänge. Zudem führen sie Statistiken über den Materialverbrauch. Sie können aber auch in der Personalverwaltung tätig sein, wo sie unter anderem Arbeits- bzw. Fehlzeiten erfassen, entsprechende Statistiken erstellen oder Bescheide ausstellen, z.b. für die Krankenversicherung. Bürgernähe Direkten Kontakt zu Bürgern und Bürgerinnen haben Fachangestellte, wenn sie z.b. Anträge auf das Ausstellen von Ausweisen oder Pässen entgegennehmen oder Anträge auf Sozialhilfe bzw. Sozialgeld bearbeiten. Sie sind nicht nur bei der Antragstellung behilflich, sondern klären auch Sachverhalte und prüfen z.b., ob ein Widerspruch gegen die Entscheidung einer Behörde form- und fristgerecht eingereicht wurde. Hierzu wenden sie die spezifischen Vorschriften an und stellen Bescheide aus. Zudem wirken sie an der Vorbereitung von Verwaltungsvorgängen mit. Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen Fachangestellte für haben folgende Aufgaben: Aufgaben im Sekretariat erledigen Termine planen und überwachen Geschäftsbriefe, Gesprächsprotokolle, Aktenvermerke und Berichte am Rechner formulieren und gestalten (nach mündlichen und schriftlichen Vorgaben) Grafiken, Statistiken, Tabellen in Texte einarbeiten bei der Gestaltung von Vordrucken mitwirken Besprechungen und Konferenzen organisatorisch vor- und nachbereiten, Unterlagen bereitstellen für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen Gespräche mit Besuchern führen einfache Korrespondenz erledigen Aufgaben im Haushalts- und Kassenwesen ausführen bei der Haushaltsplanaufstellung mitwirken Kassenaufgaben wahrnehmen Belege für Zahlungsvorgänge erstellen Rechnungen prüfen Kassenanordnungen fertigen Haushaltsüberwachungslisten führen Reisekosten abrechnen Aufgaben in der Materialbewirtschaftung übernehmen Bestellungen durchführen, Aufträge vergeben Lagerbestände kontrollieren Materialab- und -zugänge registrieren Seite 2 von 18

3 Statistiken erstellen Bürgeranliegen bearbeiten Anträge klären und annehmen für die Bearbeitung der Anträge erforderliche Sachverhalte ermitteln (z.b. form- und fristgerechte Einlegung von Widersprüchen prüfen) Fristen und Termine berechnen an der Vorbereitung von Verwaltungsvorgängen mitwirken Bescheide erteilen beim Führen der Personalakten mitwirken (Personalverwaltung) Vorgänge in Verbindung mit Arbeits- und Fehlzeiten bearbeiten Vorgänge mit Beginn und Beendigung von Arbeitsverhältnissen bearbeiten Bescheinigungen erstellen Tätigkeitsbezeichnungen Frühere Berufsbezeichnung Stenosekretär, Büroassistent/Stenosekretärin, Büroassistentin (Ausbildungsberuf von 1946 bis 1992) Vergleichbare Berufsbezeichnung im deutschsprachigen Ausland Österreich Verwaltungsassistent/in Arbeitsbereiche/Branchen Fachangestellte für arbeiten in der öffentlichen Verwaltung, in Stiftungen des öffentlichen Rechts oder auch bei öffentlich-rechtlichen Wirtschafts- oder Berufsvertretungen. Ebenso können sie bei Universitäten, in Krankenhäusern und öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten beschäftigt sein. Branchen im Einzelnen Öffentliche Verwaltung Allgemeine öffentliche Verwaltung, z.b. Bund, Länder, Gemeinden Öffentliche Verwaltung auf den Gebieten Gesundheitswesen, Bildung, Kultur und Sozialwesen Auswärtige Angelegenheiten Sozialversicherung Sozialversicherung, z.b. gesetzliche Krankenkassen, Renten- und Unfallversicherungen Politische Parteien, Verbände, Organisationen Interessenvertretungen und Vereinigungen a. n. g., z.b. Stiftungen des öffentlichen Rechts Wirtschafts-, Berufsverbände, Gewerkschaften Wirtschafts- und Arbeitgeberverbände Berufsorganisationen Seite 3 von 18

4 Hochschulen, Fachhochschulen, Berufs-, Fachakademien Universitäten Gesundheitswesen Krankenhäuser (ohne Hochschulkliniken, Vorsorge- und Rehabilitationskliniken) Rundfunk, Fernsehen Hörfunkveranstalter, insbesondere öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten Arbeitsorte Sie halten sich in Büroräumen - auch in Großraumbüros - auf, wo sie am Computer einen großen Teil ihrer Aufgaben erledigen. Finden Sitzungen statt, sind sie in den Besprechungszimmern mit dabei, um Protokolle anzufertigen. Bürger beraten sie auch am Serviceschalter. Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel Sie erledigen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben. Darüber hinaus beantworten Fachangestellte für Bürgeranfragen, helfen Anträge auszufüllen und stellen Bescheide aus. Bei vielen Arbeiten ist der Computer unentbehrlich: Mithilfe von Textverarbeitungs-, Statistik- und Datenbankprogrammen erledigen Fachangestellte für ihre Aufgaben - vom Schriftverkehr bis zur Personalverwaltung. Branchen- bzw. funktionsspezifische Anwendungsprogramme helfen z.b. bei der Verwaltung von Sozialhilfe- oder Sozialgelddaten. Die Korrespondenz erledigen sie häufig auch per . Dennoch gehören Aktenmappen, Umlaufmappen oder Ordner noch nicht der Vergangenheit an. Terminkalender, Kopiergerät, Telefon und Telefax sind weitere wichtige Arbeitsmittel. Zudem ziehen Fachangestellte für Besprechungsunterlagen, Unterschriftenmappen, Statistiken, Sitzungsprotokolle, Listen über Büro-Lagerbestände und ggf. auch Personalakten heran. Auf der Grundlage von Gesetzestexten und Verordnungen erteilen sie Auskünfte oder bearbeiten Anträge. Arbeitsbedingungen Fachangestellte für arbeiten überwiegend in Büroräumen. Ggf. beraten sie Bürger an Serviceschaltern in öffentlichen Gebäuden. Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in den Bereichen Organisation und Verwaltung, die sie teils eigenständig, teils nach Vorgaben bearbeiten. Sie stehen in engem Kontakt zu ihren Vorgesetzten sowie zu anderen Mitarbeitern. Einen Großteil ihrer Aufgaben erledigen sie am Computer. Auch wenn die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet sind, kann dauerhafte Bildschirmarbeit anstrengend für die Augen sein oder zu Verspannungen führen. Deshalb halten sie die vorgeschriebenen Bildschirmpausen ein. Bei ihrer Arbeit gehen sie konzentriert und sorgfältig vor, beispielsweise wenn sie Statistiken erstellen oder Rechnungen überprüfen. Ihr Organisationstalent stellen sie unter Beweis, wenn sie Termine koordinieren. Geduld, Freundlichkeit und Kommunikationsfähigkeit sowie ein gepflegtes Äußeres ist für Fachangestellte für wichtig, vor allem im Kundenkontakt: Je nach Einsatzgebiet nehmen sie beispielsweise Passanträge entgegen oder bearbeiten Sozialhilfeanträge. Auch sind sie ratsuchenden Bürgern beim Ausfüllen von Formularen behilflich. Gelegentlich arbeiten sie unter Termindruck, z.b. wenn Konferenzen kurzfristig angesetzt werden. Fachangestellte für haben in der Regel feste Arbeitszeiten, in Ausnahmefällen kann Mehrarbeit anfallen. Seite 4 von 18

5 Arbeitsbedingungen im Einzelnen Bildschirmarbeit (z.b. Geschäftsbriefe, Gesprächsprotokolle, Aktenvermerke und Berichte am Rechner formulieren und gestalten) Arbeit im Sitzen Arbeit in Büroräumen Kundenkontakt (z.b. Anträge klären und annehmen, Bürger am Serviceschalter beraten) häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.b. zwischen der Bearbeitung telefonischer Anfragen, Terminplanung, Korrespondenz, Verwaltungstätigkeiten wechseln) Verdienst/Einkommen Das Einkommen der Beschäftigten der Länder richtet sich nach der Eingruppierung in die Entgeltgruppen und Stufen des Tarifvertrags der Länder (TV-L). Manche Einrichtungen und Arbeitgeber lehnen ihre Vergütungen an die Vereinbarungen im öffentlichen Dienst an. Auch in der privaten Wirtschaft haben Tarifverträge einen maßgeblichen Einfluss auf den Verdienst. Einkommen werden aber auch unabhängig von Tarifverträgen vereinbart. Die Zuordnung zu den tariflichen Vergütungsgruppen hängt beispielsweise davon ab, welche Ausbildung vorliegt, ob Weiterbildungen absolviert wurden, wie komplex die Aufgaben sind, wie groß die Verantwortung ist und welche beruflichen Erfahrungen vorliegen. Auch regionale und branchenspezifische Faktoren spielen eine Rolle bei der Einkommenshöhe. Die hier genannten beispielhaften Grundvergütungen sollen der Orientierung dienen und einen Eindruck von der Bandbreite der Einkommen vermitteln. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden. Tarifbereich öffentlicher Dienst Bei einer Eingruppierung in die Entgeltgruppe 5, Stufe 3 bis Stufe 6, erhalten Beschäftigte bei den Ländern ein Monatsbruttoentgelt von bis Das Erreichen der jeweils nächsten Stufe ist von den Zeiten ununterbrochener Tätigkeit in der Entgeltgruppe und der Leistung abhängig. Quelle: Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) Zugang zur Tätigkeit In der Regel wird für den Zugang zur Tätigkeit eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/r für oder im Vorläuferberuf Stenosekretär/in, Büroassistent/in gefordert. Zugangsberufe/Zugangstätigkeiten Fachangestellte/r für Kaufmann/Kauffrau für Zugangsberuf (Vorläuferberuf): Stenosekretär, Büroassistent/Stenosekretärin, Büroassistentin Seite 5 von 18

6 Unmittelbare Beschäftigungs- und Besetzungsalternativen Im Folgenden werden Berufe oder Tätigkeiten genannt, die Ähnlichkeiten zum Ausgangsberuf aufweisen. Diese Berufe stellen für Bewerber, die in ihrem erlernten Beruf keine freie Stelle finden, eine mögliche Alternative dar. Darüber hinaus können Arbeitgeber Fachkräfte dieser Berufe als Alternativen für die Besetzung einer Arbeitsstelle im Ausgangsberuf in Betracht ziehen. Manche Alternativberufe umfassen nur Teiltätigkeiten des Ausgangsberufs, andere erfordern eine Einarbeitungszeit, die im Einzelfall unterschiedlich lang sein kann. Job- und Besetzungsalternativen für die Gesamttätigkeit (i.d.r. ohne Einarbeitung): Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement für die Gesamttätigkeit (i.d.r. kurze Einarbeitung): Büroassistent/Büroassistentin Bürokraft/Kaufmännische Fachkraft Fachkraft für Büroorganisation und Textverarbeitung Kaufmann/Kauffrau für Kaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin/Wirtschaftsassistentin - Büro/Sekretariat Sekretär/Sekretärin Geprüfter Sekretär/Geprüfte Sekretärin Stenosekretär, Büroassistent/Stenosekretärin, Büroassistentin in angrenzenden Berufen: Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte Fachrichtung Bundesverwaltung Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte Fachrichtung Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte Fachrichtung Kirchenverwaltung der katholischen Kirche Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte Fachrichtung Kommunalverwaltung Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte Fachrichtung Landesverwaltung Eine Aufstellung aller möglichen Verwandtschaftsstufen findet man hier: Erläuterungen zu den einzelnen Verwandtschaftsstufen Weitere Beschäftigungsalternativen aus der Sicht eines Bewerbers Die genannten Bereiche und Berufe basieren auf gemeinsamen Kenntnissen, Fertigkeiten und Erfahrungen. Ggf. erfordern die genannten Jobalternativen eine längere Einarbeitung, eine Zusatzausbildung oder eine neue Ausbildung, die allerdings oft verkürzt absolviert werden kann. Seite 6 von 18

7 Jobalternative im Bereich Bürowirtschaft / Kaufmännische Verwaltung Bürokaufmann/Bürokauffrau Gemeinsame Aufgaben: allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten sowie die Korrespondenz erledigen, Büroorganisations- und Kommunikationstechnik einsetzen. Jobalternativen im Bereich Anwalts- und Notariatsfachassistenz Notarfachangestellter/Notarfachangestellte Patentanwaltsfachangestellter/Patentanwaltsfachangestellte Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter/Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte Rechtsanwaltsfachangestellter/Rechtsanwaltsfachangestellte Gemeinsame Aufgaben: Sekretariats- und Assistenzaufgaben, z.b. Schriftverkehr erledigen, Kunden betreuen. Jobalternativen im Bereich Handel / Industrie Industriekaufmann/Industriekauffrau Kaufmann/Kauffrau im Einzelhandel Kaufmann/Kauffrau im Groß- und Außenhandel Fachrichtung Großhandel Kaufmann/Kauffrau im Groß- und Außenhandel Fachrichtung Außenhandel Automobilkaufmann/Automobilkauffrau Gemeinsame Aufgaben: kaufmännische Büro- und Verwaltungsarbeiten, z.b. Vorgänge im Rechnungswesen bearbeiten, anfallenden Schriftverkehr erledigen, Einsatz der gleichen Arbeits- und Büroorganisationsmittel. Jobalternativen im Bereich Öffentliche Verwaltung / Sozialversicherungen Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung allgemeine Krankenversicherung Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung knappschaftliche Sozialversicherung Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung landwirtschaftliche Sozialversicherung Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung gesetzliche Rentenversicherung Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung gesetzliche Unfallversicherung Arbeitsmarktdienstleistungen Justizfachangestellter/Justizfachangestellte Gemeinsame Aufgaben: Aufgaben in Sachbearbeitung und kaufmännischer Verwaltung übernehmen, Kunden beraten, Informationstechnik und Datenverarbeitung einsetzen. Auch denkbar: Ferner kommt auch eine Tätigkeit in der Datenverarbeitung, z.b. als Datenverarbeitungs- bzw. Informatikkaufmann/-frau, infrage. Weitere Besetzungsalternativen aus der Sicht eines Arbeitgebers Arbeitnehmer/innen des hier genannten Bereichs besitzen durch ihre Ausbildung und Berufstätigkeit Kenntnisse, Fertigkeiten und Erfahrungen, die für die Ausübung der Tätigkeit als Fachangestellte/r für von Vorteil sind. Ggf. erfordern die Besetzungsalternativen eine Einarbeitung, die im Einzelfall unterschiedlich lang sein kann. Besetzungsalternativen im Bereich Bürowirtschaft / Öffentliche Verwaltung / Sozialversicherungen Bürokaufmann/Bürokauffrau Arbeitsmarktdienstleistungen Justizfachangestellter/Justizfachangestellte Seite 7 von 18

8 Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung allgemeine Krankenversicherung Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung gesetzliche Unfallversicherung Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung gesetzliche Rentenversicherung Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung knappschaftliche Sozialversicherung Sozialversicherungsfachangestellter/Sozialversicherungsfachangestellte Fachrichtung landwirtschaftliche Sozialversicherung Gemeinsame Aufgaben: kaufmännische Vorgänge bearbeiten, Schriftverkehr erledigen, Dokumente, Berichte sowie Statistiken anfertigen, Termine planen und überwachen. Spezialisierungsformen Fachangestellte für spezialisieren sich vor allem auf Sekretariatsaufgaben und die Bearbeitung von Bürgeranliegen. Darüber hinaus können sie als Sachbearbeiter/innen in Bereichen wie Haushalts-, Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Materialwirtschaft oder Personalwesen tätig werden. Spezialisierte Aufgaben bieten sich ihnen auch in der Kirchenverwaltung. Beschreibungen im BERUFENET liegen z.b. für folgende Berufe vor: Einkäufer/Einkäuferin Kontokorrentbuchhalter/Kontokorrentbuchhalterin Lohn- und Gehaltsbuchhalter/Lohn- und Gehaltsbuchhalterin Personalsachbearbeiter/Personalsachbearbeiterin Registrator/Registratorin Sekretär/Sekretärin Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte Fachrichtung Kirchenverwaltung der katholischen Kirche Funktions- und Aufgabenbereiche Als Fachangestellte/r für arbeitet man vorwiegend in folgendem betrieblichen Funktionsund Aufgabenbereich: Sachbearbeitung, Verwaltung, Sekretariat Weiterbildung im Überblick Weiterbildung kann dazu dienen, fachlich auf dem Laufenden zu bleiben, sich zu spezialisieren, beruflich voranzukommen oder sich selbstständig zu machen. Qualifizierung und Spezialisierung Das Themenspektrum für eine fachliche Anpassungsweiterbildung ist breit und reicht von betrieblicher Organisation über Finanz- und Rechnungswesen bis hin zu EDV-Anwendungen im kaufmännisch-betriebswirtschaftlichen Bereich. Auch wenn sich Fachangestellte für auf Einsatzgebiete spezialisieren möchten, finden sie in Bereichen wie Sachbearbeitung oder Sekretariat entsprechende Angebote. Seite 8 von 18

9 Aufstieg Wer sich das Ziel gesetzt hat, beruflich voranzukommen, kann ebenso aus einer Palette an Angeboten zur Aufstiegsweiterbildung auswählen. Naheliegend ist es, die Prüfung als Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement abzulegen. Auf Leitungs- und Spezialfunktionen, z.b. auf der mittleren Führungsebene, bereiten auch andere Weiterbildungen vor, wie beispielsweise Bürofachwirt/in. Studium Fachangestellte für mit Hochschulzugangsberechtigung können studieren und beispielsweise einen Bachelorabschluss im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration erwerben. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen: Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern Internet: Hinweis: Für beruflich besonders talentierte Fachkräfte besteht die Möglichkeit, ein Stipendium zu erhalten. Gefördert werden können Anpassungs- bzw. Aufstiegsweiterbildungen oder ein Erststudium. Weitere Informationen: Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) Internet: Existenzgründung Wer sich selbstständig machen möchte, kann z.b. einen Sekretariatsservice oder ein Teleservice-Center eröffnen. Weiterbildung (berufliche Anpassung) Anpassungsweiterbildung Qualifizierungslehrgänge (Auswahl) Büro, Sekretariat, Verwaltung Öffentliche Verwaltung Allgemeines Verwaltungsrecht Rechtsgebiete Betriebliche Organisation Personal- und betriebliches Sozialwesen - öffentliche Verwaltung Betriebswirtschaftliche Fachfortbildung - öffentliche Verwaltung Finanz- und Rechnungswesen, Kostenwesen und Kalkulation - öffentliche Verwaltung EDV-Anwendungen im kaufmännisch-betriebswirtschaftlichen Bereich Persönliche Arbeitstechniken, Arbeitsorganisation in Büro, Sekretariat und Verwaltung Personale Kompetenzen in Büro, Sekretariat und Verwaltung Kommunikation, Gesprächsführung in Büro, Sekretariat und Verwaltung Anpassungsweiterbildungen in KURSNET - Das Portal für berufliche Aus- und Weiterbildung Seite 9 von 18

10 Weiterbildung (beruflicher Aufstieg) Aufstieg und Studium Aufstiegsweiterbildungen (Auswahl) Fach- und Betriebswirte/-wirtinnen, Fachkaufleute Betriebswirt/Betriebswirtin (Fachschule) für Kommunikation und Büromanagement Geprüfter Fachkaufmann/Geprüfte Fachkauffrau für Büro- und Projektorganisation Bürofachwirt/Bürofachwirtin Geprüfter Sekretär/Geprüfte Sekretärin Geprüfter Personalfachkaufmann/Geprüfte Personalfachkauffrau Geprüfter Verwaltungsfachwirt/Geprüfte Verwaltungsfachwirtin Sonstige Aufstiegsweiterbildungen Organisator/Organisatorin (Weiterbildung) Ausbilder/Ausbilderin für anerkannte Ausbildungsberufe (Weiterbildung) Aufstiegsweiterbildungen in KURSNET - Das Portal für berufliche Aus- und Weiterbildung Studienfächer (Auswahl) Betriebswirtschaftslehre, Business Administration (Bachelor) Volkswirtschaftslehre (Bachelor) Wirtschaftswissenschaften (Bachelor) Studiengänge in KURSNET - Das Portal für berufliche Aus- und Weiterbildung Existenzgründung Fachangestellte für können sich z.b. mit einem Sekretariatsservice oder als Leiter/in eines Teleservice-Centers mit dem Schwerpunkt Büroservice selbstständig machen. Wer sich selbstständig machen möchte, sollte sich umfassend beraten lassen, beispielsweise bei den Beratungsstellen der Kammern, Agenturen für Arbeit oder Kommunalverwaltungen. Informationen der Bundesagentur für Arbeit: durchstarten - Existenzgründung 2013/2014 Internet: l dstbai pdf Weitere Informationen: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) Postfach Scharnhorststraße Berlin D Internet: KfW Mittelstandsbank Palmengartenstraße Frankfurt D Internet: bsb Berufsverband Sekretariat und Büromanagement e.v. Martinistraße Bremen D Internet: Seite 10 von 18

11 Handelsverband Bürowirtschaft und Schreibwaren (HBS) Frangenheimstraße Köln D Internet: Darüber hinaus empfehlen sich Weiterbildungsmaßnahmen zum Thema Existenzgründung, die den Übergang in die Selbstständigkeit unterstützen, z.b.: Existenz- und Unternehmensgründung Interessen Folgende Interessen sind wichtig und hilfreich, um diesen Beruf erlernen und ausüben zu können. Die Interessen sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit genannt. Zu jedem Interessenbereich werden zur Veranschaulichung Tätigkeiten genannt. Interesse an verwaltend-organisatorischen Tätigkeiten z.b. gewissenhaftes Planen und Überwachen der Termine für Verwaltungsmitarbeiter z.b. Dokumentieren der Einnahmen und Ausgaben im Kassenwesen z.b. Bestellen von Büromaterial oder anderen Sachgütern und Registrieren der Ab- und Zugänge aus dem Materiallager Interesse an kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten z.b. wirtschaftliches Beschaffen von Bürobedarf, Büromaterial und Büroartikeln z.b. Planen von Geschäftsreisen, etwa durch die Ermittlung optimaler Verkehrsanbindungen Interesse an sozial-beratenden Tätigkeiten z.b. hilfsbereites Unterstützen von Bürgern und Bürgerinnen bei der form- und fristgerechten Einlegung von Widersprüchen Arbeits- und Sozialverhalten Einige Merkmale des Arbeits- und Sozialverhaltens sind gleichermaßen für alle Berufe relevant und werden deshalb nicht gesondert erwähnt. Hierzu gehören: Leistungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Ehrlichkeit, selbstständige Arbeitsweise, Kritikfähigkeit sowie angemessene Umgangsformen. Zusätzlich werden die nachfolgend genannten berufsspezifischen Merkmale benötigt, um diesen Beruf ausüben zu können. Sorgfalt (z.b. genaues Einhalten von Fristen und Terminen, Beachten von Verwaltungsvorschriften und Vermeiden von Bearbeitungsfehlern, Ordnen und Ablegen der Akten) Flexibilität (z.b. Wechseln zwischen einer Vielzahl an unterschiedlichen Tätigkeiten wie Planen von Terminen, Verfassen von Geschäftsbriefen, Bestellen von Büromaterial, Überprüfen von Rechnungen) Kunden- und Serviceorientierung (z.b. individuelles Eingehen auf Bürgeranfragen beim Ausstellen von Ausweisen oder Pässen) Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten Folgende Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten werden benötigt, um den Beruf lernen und ausüben zu können. Bei einigen Fähigkeiten wird ein Ausprägungsgrad genannt. Dieser gilt für den mittleren oder typischen Vertreter dieses Berufes. Fähigkeiten Durchschnittliches allgemeines intellektuelles Leistungsvermögen Seite 11 von 18

12 Durchschnittliches rechnerisches Denken (Beispiele siehe unter Kenntnisse und Fertigkeiten) Durchschnittliches sprachliches Denken (Beispiele siehe unter Kenntnisse und Fertigkeiten) Wahrnehmungs- und Bearbeitungsgeschwindigkeit (z.b. Kontrollieren von Lagerbeständen in der Materialbewirtschaftung) Konzentration (z.b. sorgfältiges Arbeiten trotz ablenkender Einflüsse in Großraumbüros) Merkfähigkeit (z.b. Gedächtnis für Termine, Anfragen und Personen) Umstellungsfähigkeit (z.b. schneller Wechsel zwischen der Bearbeitung telefonischer Anfragen und der Sachbearbeitung am PC) Handgelenk-Finger-Geschwindigkeit (z.b. Bedienen der PC-Tastatur beim Erledigen von Schreibarbeiten am Computer) Befähigung zum Planen und Organisieren (z.b. Planen von Terminen, Vorbereiten von Besprechungen, Konferenzen und Geschäftsreisen, Führen von Personalakten, Kontrollieren des Materiallagerbestands) Hinweis: Die Ausprägungsgrade beziehen sich auf Personen mit mittlerem Bildungsabschluss. Kenntnisse und Fertigkeiten Rechenfertigkeiten (z.b. Mitwirken bei Haushaltsplanaufstellungen, Erstellen von Statistiken, Abrechnen von Reisekosten und Prüfen von Rechnungen) Verständnis für mündliche Äußerungen (z.b. Hilfestellungen geben bei der Formulierung von Bürgeranliegen) Mündliches Ausdrucksvermögen (z.b. Führen von Gesprächen mit Bürgern bei der Antragsannahme) Textverständnis (z.b. Lesen und Verstehen von Geschäftsbriefen und schriftlichen Arbeitsanleitungen) Schriftliches Ausdrucksvermögen und Rechtschreibsicherheit (z.b. Bearbeiten von Korrespondenz, Führen von Schriftwechseln und Verfassen von Sitzungsprotokollen) Kompetenzen Die folgende Liste enthält eine Auswahl der wichtigsten Fertigkeiten und Kenntnisse. Die Auswahl dieser berufsbezogenen Kompetenzen erfolgt auf Basis der Ausbildungsordnung sowie der Auswertung von Stellenund Bewerberangeboten. Kernkompetenzen, die man während der Ausbildung erwirbt: Büro- und Verwaltungsarbeiten Büroorganisation, Büromanagement Korrespondenz Personalwesen Postbearbeitung Terminplanung, -überwachung Weitere Kompetenzen, die für die Ausübung dieses Berufs bedeutsam sein können: Besprechungsvorbereitung, -organisation Buchführung, Buchhaltung Büromaterialverwaltung -Kommunikation, -Korrespondenz Haushaltswesen (öffentliche Verwaltung) Kassenwesen (öffentliche Verwaltung) Kundenberatung, -betreuung Seite 12 von 18

13 Präsentationsunterlagen erstellen Textverarbeitung Verwaltungsrecht Zahlungsverkehr Darüber hinaus enthält die folgende Kompetenzgruppe weitere relevante Fertigkeiten und Kenntnisse: Kompetenzgruppe ", MS-Office" Rechtliche Regelungen Rechtsvorschriften und Empfehlungen zur Ausbildung Regelungen auf Bundesebene Verordnung über die Berufsausbildung zum Fachangestellten für /zur Fachangestellten für (BKFAngAusbV) vom (BGBl I. S. 507), geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom (BGBl I. S. 2066); tritt zum außer Kraft Internet: Rahmenlehrplan für den Ausbildungsberuf Fachangestellter für /Fachangestellte für, Beschluss der Kultusministerkonferenz vom Verordnung über die Bescheinigung von Grundlagen beruflicher Handlungsfähigkeit im Rahmen der Berufsausbildungsvorbereitung (Berufsausbildungsvorbereitungs-Bescheinigungsverordnung - BAVBVO) vom (BGBl. I S. 1472) Internet: Berufsbildungsgesetz (BBiG) vom (BGBl. I S. 931), zuletzt geändert durch Artikel 22 des Gesetzes vom (BGBl. I S. 2749) Internet: Gesetz zum Schutz der arbeitenden Jugend (Jugendarbeitsschutzgesetz - JArbSchG) vom (BGBl. I S. 965), zuletzt geändert durch Artikel 3 (7) des Gesetzes vom (BGBL I S. 868) Internet: Regelungen auf Landesebene Anrechnung schulischer Berufsgrundbildungsjahre auf die Ausbildungszeit Die zuständigen Länderministerien können rechtliche Regelungen zur Anrechnung eines schulischen Berufsgrundbildungsjahres bzw. einer Berufsfachschulausbildung auf die Ausbildungszeit erlassen. Diese sind im Folgenden aufgeführt. Verordnung über die Anrechnung des Besuchs einer Berufsfachschule auf die Ausbildungszeit in Ausbildungsberufen (Anrechnungsverordnung - BFSAV) vom (Hess.GVBl. S. 450) Internet: bshesprod.psml?pid=dokumentanzeige&showdoccase=1&js_peid=trefferliste&documentnumber=1&numberofres BFSchulAnrVHErahmen&doc.part=X&doc.price=0.0&doc.hl=1#focuspoint Verordnung über die Anrechnung vollzeitschulischer beruflicher Bildungsgänge auf die Ausbildungsdauer gemäß Berufsbildungsgesetz (BBiG) und Handwerksordnung (HwO) und die Seite 13 von 18

14 Zulassung von Absolventen vollzeitschulischer beruflicher Bildungsgänge zur Abschlussprüfung in dualen Ausbildungsberufen (Berufskolleganrechnungs- und -zulassungsverordnung - BKAZVO) vom (GV. NRW. S. 217), geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom (GV. NRW. S. 307) Internet: https://recht.nrw.de/lmi/owa/ br_bes_text?anw_nr=2&gld_nr=7&ugl_nr=7123&bes_id=9286&menu=1&sg=0&aufgehoben=n&keyword=bkazv Gemeinsame Verordnung der Sächsischen Staatsregierung und der Sächsischen Staatsministerien der Finanzen, des Innern, der Justiz und für Europa, für Kultus, für Soziales und Verbraucherschutz, für Umwelt und Landwirtschaft, für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr sowie für Wissenschaft und Kunst zur Ausführung des Berufsbildungsgesetzes, des Berufsqualifikationsfeststellungsgesetzes und des Sächsischen Berufsqualifikationsfeststellungsgesetzes (Sächsische Ausführungsverordnung zum Berufsbildungsgesetz und zu den Berufsqualifikationsfeststellungsgesetzen - SächsBBiGAVO) vom (SächsGVBl. S. 152), zuletzt geändert durch Artikel 11 des Gesetzes vom (SächsGVBl. S. 874) Internet: Verordnung über die Anrechnung vollzeitschulischer beruflicher Bildungsgänge auf die Ausbildungszeit vom (LSA.GVBl. S. 519), tritt am außer Kraft Internet: bssahprod.psml?pid=dokumentanzeige&showdoccase=1&js_peid=trefferliste&documentnumber=1&numberofres AusbZAnrVST2012rahmen%3Ajuris-lr00&doc.part=X&doc.price=0.0&doc.hl=1#focuspoint Gleichwertigkeit ausländischer Berufsqualifikationen Gemeinsame Erklärung des Bevollmächtigten der Bundesrepublik Deutschland für kulturelle Angelegenheiten im Rahmen des Vertrages über die deutsch-französische Zusammenarbeit, der Bundesministerin für Bildung und Forschung der Bundesrepublik Deutschland und des Ministers für Bildung, Hochschulwesen und Forschung der Französischen Republik auf dem Gebiet der beruflichen Bildung über die generelle Vergleichbarkeit von französischen Abschlusszeugnissen in der Berufsausbildung und deutschen Abschlusszeugnissen in der Berufsausbildung nach Berufsbildungsgesetz, Handwerksordnung sowie Schulrecht der Länder vom Internet: Liste der gleichwertigen Berufsbildungsabschlüsse Deutschland - Österreich, Stand 2008 Internet: Gesetz über die Feststellung der Gleichwertigkeit von Berufsqualifikationen (Berufsqualifikationsfeststellungsgesetz - BQFG) vom (BGBl. I S. 2515), geändert durch Artikel 23 des Gesetzes vom (BGBl. I S. 2749) Internet: Informationsquellen Informationen von Ministerien, Verbänden und Organisationen BerufsStart im öffentlichen Dienst Internet: Ein Informationsangebot des Deutschen Beamtenwirtschaftsrings e. V. (DBW). Seite 14 von 18

15 office-work.net Internet: Der Internet-Guide für den Lebensraum Büro. Start - Ausbildung im Öffentlichen Dienst 2013 Internet: Eine Publikation der dbb tarifunion wir sind bund Internet: Eine Information des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Fachzeitschriften Das Büro Nehring Internet: Bürokultur Büroräume Bürotechnik Bürobedarf Der Öffentliche Dienst (DÖD) Wolters Kluwer Internet: Fachzeitschrift für Angehörige des öffentlichen Dienstes Die Öffentliche Verwaltung (DÖV) Kohlhammer Internet: Die Zeitschrift für öffentliches Recht und Verwaltungswissenschaft Office & Paper Göller Internet: Branchenmagazin für Bürobedarf & Papeterie Sekretärinnen SERVICE GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation Internet: Verlag für die Deutsche Wirtschaft Internet: Fachzeitschrift für professionelles Büromanagement Auswahl an Büchern/Medien, die im Buchhandel erhältlich sind Das große Praxishandbuch Büroorganisation und Arbeitsoptimierung. Expertentipps für Sekretariat, Assistenz und Management Gabriele Ried-Hertlein EduMedia 2012 Handbuch für den öffentlichen Dienst Andreas Becker u.a. DBB Verl Internet: Das jährlich erscheinende Handbuch kann online abonniert oder einzeln bestellt werden. Perfekt im Office. Büro-Organisation für Profis Sigrid Hess Redline Wirtschaft 2012 Unser Büro heute und morgen. Aktuelle Büropraxis Ingrid Stephan Bildungsverl. EINS 2012 Adressen für weiterführende Informationen Berufs-/Interessenverbände, Arbeitgeber-/Arbeitnehmer-Organisationen bsb Berufsverband Sekretariat und Büromanagement e.v. Martinistraße Bremen D Seite 15 von 18

16 Internet: Handelsverband Bürowirtschaft und Schreibwaren (HBS) Frangenheimstraße Köln D Internet: Arbeitnehmerverband ver.di - Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft Paula-Thiede-Ufer Berlin D Internet: Sonstige Verwaltungs- Berufsgenossenschaft (VBG) Deelbögenkamp Hamburg D Internet: Die neue VBG: "Gesetzliche Unfallversicherung für Banken, Versicherungen, freie Berufe, Zeitarbeitsunternehmen, Unternehmen der keramischen und Glas-Industrie, Straßenbahn-, U-Bahn- und Eisenbahnunternehmen sowie über 100 weitere Gewerbezweigen." Rückblick - Geschichte des Berufs Neue Büroberufe Der Einsatz der Informations- und Kommunikationstechniken in Wirtschaft und Verwaltung hatte enorme arbeitsorganisatorische Veränderungen zur Folge. Mit der Neuordnung der Büroberufe sowohl im gewerblichen Bereich als auch im öffentlichen Dienst wurde dieser Entwicklung Rechnung getragen. Moderne 1992 wurden die Berufe Bürokaufmann/-frau und Kaufmann/-frau für im gewerblichen Bereich und der Beruf Fachangestellte/r für für den öffentlichen Dienst geschaffen. Im Jahr 1999 wurde die Ausbildungsordnung erneut an die technische Entwicklung angepasst. Vorläuferberufe Der Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für löste die vorher gültigen Regelungen der regionalen Industrie- und Handelskammern für die Berufe Stenosekretär/in und Büroassistent/in ab. Diese waren zwischen 1946 und 1967 anerkannt worden. Stenosekretär, Büroassistent/Stenosekretärin, Büroassistentin Stellen- und Bewerberbörsen Stellenangebote in Deutschland und im deutschsprachigen Ausland AZ Internet: Seite 16 von 18

17 Jobbörse einer Personalberatungsfirma mit Spezialisierung auf die Bereiche Office und Finanzen und die Städte Berlin und Hamburg. Geboten werden Stellen zum Beispiel für Marketingfachleute und Vertriebler, Assistenten und Buchhalter. BITKOM Jobworld Internet: In Kooperation mit Stepstone bietet der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.v. eine Jobbörse für nahezu alle IT-Berufe aller Qualifikationsniveaus an. runningoffice Internet: Großer Stellenmarkt für kaufmännische Berufe sowie Berufe im Verwaltungs- und Dienstleistungsbereich. Als Links hinterlegte Online-Stellenanzeigen mit Kontaktinformationen. sekretaerin.de Internet: "Der deutsche Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management" listet Jobs nicht nur für Assistenz und Sekretariat, sondern auch für Sachbearbeiter nahezu aller Branchen. Stellenangebote im europäischen Ausland officerecruit.com Internet: Englischsprachige Online-Jobbörse für den gesamten Büro- und Verwaltungsbereich, mit Vertrieb, Buchhaltung und Personal. Tausende von Angeboten, ausschließlich in Großbritannien. SecsintheCity Internet: Englischsprachige Jobbörse für Sekretärinnen, Teamassistentinnen und zahlreiche andere "Büroberufe" in zahlreichen Branchen in Großbritannien. Zuordnung Berufsfelder Der Beruf Fachangestellte/r für ist folgenden Berufsfeldern zugeordnet: Berufe im Büro und Sekretariat Berufe rund um Recht und Verwaltung Zuordnung Berufliche Merkmale Der Beruf Fachangestellte/r für ist folgenden beruflichen Merkmalen zugeordnet: Tätigkeiten kommunizieren/korrespondieren verwalten Arbeitsort Büro Arbeitsgegenstände/-mittel Büro-/Kommunikationsgeräte/Präsentationsmittel Seite 17 von 18

18 Computer/Rechner Schriftstücke/Dokumente Seite 18 von 18

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