Hinweise und Tipps zur Vereinbarung (Vertrag) zur Ableistung eines Bundesfreiwilligendienstes - BFD

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1 Deutscher Paritätischer Wohlfahrtsverband, Landesverband Hessen e.v. Servicestelle Freiwilligendienste Eschersheimer Landstr Frankfurt a.m. Ansprechpartner: Ronny S. Bär, 069 / Frankfurt/Main, den 2. Februar 2015 Hinweise und Tipps zur Vereinbarung (Vertrag) zur Ableistung eines Bundesfreiwilligendienstes - BFD Sehr geehrte Damen und Herren, wenn Sie Vereinbarungen (BFD-Verträge) zwischen Freiwilligen und dem Bundesamt in die Wege leiten möchten, sind die nachfolgenden Hinweise hoffentlich hilfreich für Sie. Die vom Bundesamt vorgeschriebene Vereinbarung finden Sie auf unserer Homepage im Bereich Für Einsatzstellen oder auch ganz rechts unten auf der Seite. Dort wird eine verbandliche Version angeboten, die Ihnen einige Nachforschungen und lästige Bürokratiewege erspart. Wichtig ist, dass Sie uns die Vereinbarung in dreifacher Ausfertigung jeweils mit Originalunterschriften einreichen, bitte am dafür im Formular vorgesehenen Platz. Alles Weitere veranlassen dann wir für Sie und die/den Freiwilligen. Bitte berücksichtigen Sie, dass nach aktuellen Vorgaben des Bundesamts uns die Vereinbarung im Regelfall mindestens fünf Arbeitswochen vor dem gewünschten Dienstbeginn vorliegen sollte, da der Vertrag erst durch die Unterschrift durch das Bundesamt zustande kommt und dieser zumindest zum geplanten Vertragsbeginn dem Bundesamt vorliegen muss. Wenn es dann doch einmal sehr eilig sein sollte, bleibt es Ihnen unbenommen, mit der/dem Freiwilligen für die Zeit vor dem Beginn des BFD zur Überbrückung z. B. einen Praktikumsoder Aushilfsvertrag abzuschließen. Ob der von Ihnen und der/dem Freiwilligen gewünschte Termin für den Beginn des BFD im Rahmen der Kontingentierung möglich ist, teilen wir Ihnen schnellstmöglich nach Erhalt der BFD-Vereinbarung mit. Sofern eine Terminverschiebung im Rahmen der Kontingentierung erforderlich ist, klären wir dies gerne zuvor mit Ihnen ab bevor die Vereinbarung unsererseits auf den Weg zum Bundesamt gebracht wird. Zu den einzelnen Punkten der Vereinbarung: Daten des/der Freiwilligen Selbstverständlich werden hier die vollständigen Angaben zu den Freiwilligen benötigt. Es ist dabei bei minderjährigen Freiwilligen immer auch Name und Anschrift der/des Erziehungsberechtigten anzugeben. Dieser muss die Vereinbarung dann auch unterschreiben. 1. Einsatzstelle Hier sind zunächst der Name und die vollständige Anschrift der Einsatzstelle anzugeben. Bitte beachten Sie, dass die konkrete Einrichtung, in der die/der Freiwillige tätig werden soll, anerkannte Einsatzstelle des BFD sein muss! Bei ehemaligen Zivildienststellen ist dies automatisch der Fall. Neue Einsatzstellen im BFD finden die Einsatzstellennummer in dem Anerkennungsbescheid des Bundesamts. Bei der Dauer des BFD sind konkrete Daten erforderlich, z. B bis Bitte beachten Sie, dass der BFD nicht zum Monatsanfang begonnen werden muss. Sie können jeden beliebigen Werktag für den gewünschten Beginn des BFD wählen. Die Mindestvorlaufzeit von fünf Arbeitswochen bitten wir jedoch auch in diesen Fällen zu beachten! Seite 1 von 5

2 Hinweise und Tipps zur BFD-Vereinbarung Seite 2 von 5 BFD-Vereinbarungen sind nur mit einer Laufzeit von 12 Monaten möglich, in Einzelfällen kann der Dienst auf 18 Monate verlängert werden. Die 24 Monate, die Sie unter Umständen bei eigener Recherche finden können, sind an sehr hohe bürokratische Hürden gebunden und nur in wirklich extremen Ausnahmefällen praxisrelevant. Der Grund für die Konzentration auf 12 Monate momentan liegt in der Kontingentierung im BFD und dem Anliegen, möglichst vielen Interessierten die Aufnahme des BFD zu ermöglichen. Bei Freiwilligen bis einschließlich zum 27. Lebensjahr muss der BFD in Vollzeit geleistet werden. Tragen Sie die Wochenarbeitszeit ein, die einer vollzeitbeschäftigten Person in der Einrichtung entsprechen würde. Freiwillige, die das 27. Lebensjahr zum Beginn des BFD bereits vollendet haben, können auch in Teilzeit den BFD leisten. Die Arbeitszeit muss dann mehr als 20 Wochenstunden betragen. Bitte tragen Sie in diesen Fällen die gemeinsame gewünschte Wochenarbeitszeit sowie die in der Einrichtung übliche Regelarbeitszeit (Vollzeit) ein. Teilzeit mit mehr als 20 Wochenstunden ist in Einzelfällen auch möglich für jüngere schwerbehinderte Freiwillige oder Alleinerziehende. Bitte lassen Sie sich in einem solchen Sonderfall vorab von uns beraten. 1.1 Träger /Selbständige Organisationseinheit: Gemeint ist nicht der Rechtsträger der Einsatzstelle, sondern der offizielle BFD-Träger. Auf den Vordrucken auf unserer Homepage ist diese Angabe bereits enthalten. Ansonsten tragen Sie bitte ein: Paritätischer Wohlfahrtsverband Hessen e. V., Servicestelle Freiwilligendienste, Eschersheimer Landstraße 10, Frankfurt/Main, Organisationseinheit SOEDE11D3F Zentralstelle: Sofern Sie nicht den Vordruck von uns bzw. unserer Homepage nutzen, wo dies schon eingefügt ist, bitte eintragen: Der Paritätische Wohlfahrtsverband, Gesamtverband e.v., Oranienburger Str , Berlin, Zentralstellennummer: ZSTDE Die Frage nach der Anlage gemäß 6 Abs. 5 BFDG muss immer dann beantwortet werden, wenn wir als BFD-Träger Aufgaben übernehmen, die gesetzlich bei den Einsatzstellen verankert sind. Dies ist dann der Fall, wenn wir als BFD-Träger Aufgaben wie z. B. die Vergütung der Freiwilligen für Sie erledigen würden. Konkret eingetragen haben wir die Erklärung, dass wir für Sie das vom Bundesamt geforderte Beiblatt zur BFD-Vereinbarung erstellen dürfen, im Rahmen dessen Sie ansonsten in jedem Einzelfall bestätigen müssten, dass die Zahlungswege (Zuschuss Taschengeld und Sozialversicherung an Sie und Zuschuss pädagogisch Begleitung an unsere Zentralstelle.) unverändert sind. Sollten Sie nicht die Vordrucke von unserer Homepage verwenden, müssen Sie dieses Beiblatt ausfüllen und mit der Vereinbarung hier einreichen. Wir könnten zwar auch in einem solchen Fall das Beiblatt für Sie erstellen, es würde jedoch Ihre ausdrückliche Ermächtigung fehlen, die aufgrund gesetzlicher Regelung jedoch zwingend ist. Ebenfalls eingetragen haben wir, dass wir für Sie die Bescheinigungen für die Freiwilligen im BFD ausstellen. 2. Verpflichtungen der/des Freiwilligen Hier sollten keine näheren Erläuterungen nötig sein. 3. Verpflichtungen der Einsatzstelle Auch die formalen Verpflichtungen unter 3.1 bedürfen wohl keiner weiteren Erläuterung. 3.2 Taschengeld und Sachleistungen: Bitte beachten Sie grundsätzlich, dass sofern in Ihrer Einrichtung Freiwillige im BFD als auch im FSJ/FÖJ beschäftigt werden, das Taschengeld, aber auch nur das Taschengeld, bei gleicher oder vergleichbarer Tätigkeiten der Freiwilligen im BFD und FSJ/FÖJ in gleicher Höhe zu gewähren ist. Die Höhe des Taschengeldes wird im FSJ/FÖJ in aller Regel vom FSJ-Träger vorgegeben und wäre in einem solchen Fall gleichfalls für Freiwillige im BFD anzuwenden! So die gesetzliche Regelung zur Vermeidung von Ungleichbehandlungen. 1. Taschengeld: Die konkrete Höhe des Taschengeldes legen Sie fest. Es darf jedoch derzeit Seite 2 von 5

3 Hinweise und Tipps zur BFD-Vereinbarung Seite 3 von 5 363,00 bei Vollzeit nicht überschreiten (Maximal 6 % der Beitragsbemessungsgrenze zur Rentenversicherung.). Bei einer Beschäftigung in Teilzeit ist das Taschengeld anteilig zu kürzen. Auf eine Besonderheit beim Taschengeld soll hier noch hingewiesen werden. Freiwillige, die Arbeitslosengeld II (Hartz IV) beziehen, werden die Bezüge aus dem BFD, wie bei anderen Einkunftsarten auch, bis auf einen Betrag von 200,00 angerechnet. Es macht daher relativ wenig Sinn, solchen Freiwilligen mehr als 200,00 Taschengeld und vielleicht noch einen Verpflegungsund/oder Unterkunftszuschuss zu zahlen. Freiwillige, die Arbeitslosengeld I erhalten, sollten sich gut überlegen, ob sie den BFD ableisten möchten, da in diesem Fall der Anspruch auf Arbeitslosengeld für die Dauer des BFD entfällt! 2. Sachleistungen: Sachleistungen gelten als Teil des Taschengeldes. Dies kann z. B. eine Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel sein oder auch eine BahnCard oder eine entsprechende Geldersatzleistung. Das maximal mögliche Taschengeld darf in der Summe auch in einem solchen Fall nicht überschritten werden. 3. Verpflegung: Sofern Sie keine Verpflegung als Sachleistung zur Verfügung stellen, kann ein finanzieller Ausgleich gewährt werden. Dieser darf 229,00 ( 2 Nr. 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung.) nicht überschreiten, wird in der Praxis häufig niedriger sein. Ob und in welcher Höhe Sie einen Zuschuss gewähren entscheiden Sie selbst. Stellen Sie jedoch Verpflegung in natura, müssen Sie den entsprechenden Sachbezugswert gemäß Sozialversicherungsentgeltverordnung eintragen. Dieser beträgt derzeit (2015) für Vollverpflegung im Monat 229,00. Für Vollverpflegung pro Tag 7,63. Und für einzelne Mahlzeiten: Frühstück 49,00 pro Monat bzw. 1,63 pro Frühstück, Mittagessen 90,00 pro Monat bzw. 3,00 Mittagessen und Abendessen ebenfalls 90,00 bzw. 3,00 pro Abendessen. 4. Unterkunft: Sofern Sie keine Unterkunft, Dienst- bzw. ggf. Schutzkleidung incl. Reinigung zur Verfügung stellen, kann auch hier ein Ausgleich gezahlt werden. Im FSJ ist die Praxis, ob bei Unterkunft der/des Freiwilligen in der elterlichen Wohnung (Unterhaltsverpflichtung der Eltern) ein Zuschuss gewährt wird, bei verschiedenen FSJ-Trägern unterschiedlich. Das Maximum des Zuschusses, auch bei Unterkunft in einer eigenen Wohnung, beträgt 223,00 gemäß 2 Nr. 3 der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Ansonsten gilt auch hier, ob und in welcher Höhe Sie einen Zuschuss zahlen legen Sie selbst fest. Wenn Sie jedoch für die Zeit des BFD eine Unterkunft zur Verfügung stellen, müssen Sie den Sachbezugswert in Höhe von derzeit 223,00 eintragen. 5. Bezüge im Krankheitsfall: Freiwillige erhalten in Anlehnung an das Entgeltfortzahlungsgesetz im Krankheitsfall alle Bezüge für sechs Wochen weiter. Da jedoch das Entgeltfortzahlungsgesetz rechtlich keine Anwendung findet, gilt die Fortzahlung der Bezüge auch bei Erkrankung während der ersten vier Wochen des BFD. 3.3 Sozialversicherung 1. Sozialversicherungsbeiträge: Im BFD gehen wie im FSJ und bei Praktikanten die vollständigen Beiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil.) zu Lasten der Einsatzstelle. Für Teilnehmende des BFD ist der durchschnittliche KV-Zusatzbeitragssatz zu berücksichtigen (=Personengruppe 123, vgl. 242 Abs. 3 Nr. 6 SGB V). Dieser beträgt für das Kalenderjahr 2015 bundeseinheitlich 0,9%. 2. Jahresurlaub: Den Mindesturlaubsanspruch entnehmen Sie bitte dem Bundesurlaubsgesetz. Es bleibt Ihnen unbenommen, unabhängig von dieser Mindestanzahl den Freiwilligen im BFD Urlaub z. B. in der Höhe zuzugestehen, wie ihn Hauptamtliche bei Ihnen erhalten. Minderjährige haben einen erhöhten Mindesturlaubsanspruch, der sich aus 19 Jugendarbeitsschutzgesetz ergibt. Dieser beträgt 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt ist, 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist bzw. 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalender- Seite 3 von 5

4 Hinweise und Tipps zur BFD-Vereinbarung Seite 4 von 5 jahres noch nicht 18 Jahre alt ist. Freiwillige mit einer Schwerbehinderung von mindestens 50% müssen gemäß SGB IX Nr. 4 mindestens 30 Werktage Urlaub im Urlaubsjahr erhalten. 3. Freistellung zur Teilnahme an den Seminaren: Bei 12 Monaten Dienstzeit sind für Freiwillige bis zum 27. Lebensjahr (Stichtag ist Beginn des BFD.) 25 Seminartage vorgeschrieben. Bei weniger als 12 Monaten Dienstzeit pro Monat abzüglich zwei Tagen. Bei mehr als 12 Monaten Dienstzeit für jeden zusätzlichen Monat mindestens ein weiterer Tag. Für Freiwillige, die zum Beginn des BFD das 27. Lebensjahr bereits vollendet haben, heißt es im Gesetz, dass diese Personen im angemessenen Umfang an Seminaren teilnehmen. Angemessen bedeutet in dem Fall mindestens einen Seminartag pro Dienstmonat laut dem zuständigen Bundesamt. Um die Seminare als solches müssen Sie und die Freiwilligen sich nicht kümmern. Das erledigen wir für Sie. Bei eventuellen Problemen stehen wir Ihnen unter den Telefonnummern 069 / /-21/-22 zur Verfügung. 5. Vertragsende/Auflösung/Kündigung Unter 5. Finden Sie einen wichtigen Punkt. Die Auflösung einer BFD-Vereinbarung. Anstelle einer Kündigung ist dies der schnellste Weg, sofern die vorzeitige Beendigung des BFD einvernehmlich zwischen der Einsatzstelle und der/dem Freiwillige/r erfolgen soll, ohne die Fristen des BGB beachten zu müssen. Auch recht kurzfristig und ohne Angabe von Gründen kann die BFD- Vereinbarung durch das Bundesamt aufgelöst werden. Hierzu reicht ein formloses von der Einsatzstelle und der/dem Freiwilligen unterzeichnetes Schreiben, dass und zu welchem Termin beide Parteien die Auflösung wünschen. Setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, wir unterstützen Sie hierbei natürlich! Die Ausführungen zur Kündigung sind recht deutlich. Bitte beachten Sie unbedingt, dass nur die/der Freiwillige oder das Bundesamt kündigen können. Das heißt, bei einem Kündigungswunsch seitens der Einsatzstelle muss der Kündigungswunsch so rechtzeitig erfolgen, dass das Bundesamt die Kündigung der/dem Freiwilligen unter Beachtung der dort aufgeführten Fristen des BGB zustellen kann. Sofern die vorzeitige Beendigung einvernehmlich erfolgen soll, empfehlen wir daher immer, insbesondere jedoch bei eher kurzfristigen Wünschen auf vorzeitige Beendigung, die Auflösung zu beantragen. Was jedoch fehlt sind Regelungen bei gewünschter Änderung der Einsatzstelle. So wie es im Zivildienst Versetzungen gegeben hat, gibt es auch im BFD solche Änderungswünsche. Allerdings kann es im BFD keine Versetzungsmöglichkeit geben, da jede Vereinbarung ein Individualvertrag von begrenzter Dauer ist. Wegen der Seminartage, der Bezuschussung der BFD-Träger für die pädagogische Begleitung und der Kontingentierung im BFD stellt sich insbesondere dann, wenn alte und neue Einsatzstelle nicht beide in unserer Zuständigkeit liegen, ein solcher Wechsel in der Praxis häufig recht schwierig dar. Formal erforderlich ist seitens der neuen Einsatzstelle eine neue BFD-Vereinbarung, der, da in der Regel der Wechsel kurzfristig erfolgen soll, eine Auflösungserklärung der/des Freiwilligen und der alten Einsatzstelle beigefügt sein müsste. Bitte lassen Sie sich auch in solchen Fällen vorab von uns beraten! 6. Sonstiges Unter Sonstiges wird auf die Betreuer/innen des Bundesamtes als Ansprechpartner hingewiesen. Diese sind jedoch nur Ansprechpartner für nicht verbandliche Einrichtungen, welche direkt mit der Zentralstelle Bundesamt zusammenarbeiten (müssen). Für Sie gilt also: In Sachen BFD sind wir vom Paritätischen Hessen Ihr Ansprechpartner. 7. Schlussbestimmung In der Schlussbestimmung verbirgt sich die Möglichkeit einer Vertragsänderung. Wenn Sie zum Beispiel Freiwilligen mehr Taschengeld oder mehr Urlaub zukommen lassen möchten als in der ursprünglichen BFD-Vereinbarung ausgemacht, dann handelt es sich um solche Vertragsänderungen. Diese müssen vom Bundesamt bestätigt werden. Einer neuen Vereinbarung bedarf es hierfür Seite 4 von 5

5 Hinweise und Tipps zur BFD-Vereinbarung Seite 5 von 5 nicht, es reicht, die gewünschte Änderung schriftlich mitzuteilen. Diese Mitteilung muss von der Einsatzstelle und dem/der Freiwilligen unterschrieben werden. Beachten Sie bitte dabei, dass bei einer Änderung der Bezüge auch der neue sich daraus ergebende Sozialversicherungsbetrag angegeben wird, da dieser für die Zuschussgewährung an Sie wichtig ist. Ein kleiner Tipp insgesamt an dieser Stelle: Als Einsatzstelle sollten Sie sich eine Kopie der Vereinbarung anfertigen. Der Rücklauf der vom Bundesamt unterschriebenen Vereinbarung erfolgt häufig erst einige bis etliche Zeit nach Aufnahme des BFD. Und dann ist es schon hilfreich, wenn Sie zum Beginn des BFD wissen, in welcher Höhe Bezüge vereinbart worden sind. 8. Merkblatt / Bestätigung Das BFD Merkblatt des Bundesamts finden Sie ebenfalls auf unserer Homepage im Bereich Für Einsatzstellen. Diese Information sollten Sie künftigen Freiwilligen zukommen lassen. Enthalten ist unter 8. jedoch noch eine kleine, aber in manchen Fällen nicht unwesentliche gesetzliche Regelung. Nämlich der Bezug auf die Höchstgrenzen für die Dauer von gesetzlichen Freiwilligendiensten. Die Gesamtdauer des BFD darf bis zum 27. Lebensjahr 18 Monate nicht überschreiten. In extrem seltenen und daher nicht praxisrelevanten Ausnahmen 24 Monate. Auf diese 18 Monate sind auch Zeiten anzurechnen, in denen in der Vergangenheit die/der Freiwillige einen Jugendfreiwilligendienst nach dem Jugendfreiwilligendienstgesetz (FSJ, FÖJ) oder einen BFD geleistet hat. Ältere Freiwillige könnten nach fünf Jahren erneut den BFD leisten. In der Vergangenheit geleisteter Wehr- oder Zivildienst, Praktika oder auch ein Berufsvorbereitendes Soziales Jahr und alles Weitere, was nicht unter die gesetzlichen Freiwilligendienste fällt, ist nicht zu berücksichtigen. 9. Datenschutz Immerhin sind nun auch Hinweise zum Datenschutz Bestandteil der BFD-Vereinbarung. Der Inhalt orientiert sich weitgehend an Selbstverständlichkeiten. Unterschriften Durch die Vereinbarung wird ein bilateraler Vertrag zwischen dem Bundesamt und der/dem Freiwilligen geschlossen. Sie als Einsatzstelle sind rechtlich nicht Vertragspartner. Wo wer unterschreiben muss, ist im folgenden Musterblatt genauer aufgeführt (s.u.). Wichtig ist, wie bereits eingangs ausgeführt, dass wir die Vereinbarung von Ihnen erhalten und sie diese weder dem Bundesamt noch dem Paritätischen Gesamtverband einreichen, da eine unserer Aufgaben auch die quantitative Steuerung der Freiwilligen im BFD innerhalb des Paritätischen Hessen ist. Vereinbarungen, die versehentlich direkt dem Bundesamt eingereicht werden, bekommen wir relativ zügig von dort zurück. Dies kann dazu führen, dass der BFD nicht zu dem ursprünglich gewünschten Termin begonnen werden kann. Ich hoffe, dass diese Hinweise auf dem derzeitigen Kenntnisstand für Sie hilfreich sind. Für weitere Auskünfte zum BFD steht Ihnen das Team der Freiwilligendienste des Paritätischen Hessen in Frankfurt und Marburg natürlich gern zur Verfügung! Ronny S. Bär Paritätischer Wohlfahrtsverband Hessen e.v. - Leitung Freiwilligendienste - Seite 5 von 5

6 9. Hinweise zum Datenschutz: Im Bundesamt werden personenbezogene Daten der/des Freiwilligen nach 8 Abs. 1 Satz 2 BFDG erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit dies für die Durchführung des BFD und die Erstellung des Freiwilligenausweises erforderlich ist. Die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes werden eingehalten. Bei Minderjährigen werden zusätzlich personenbezogene Daten (Name und Adresse) der Erziehungsberechtigten erhoben. Die Erziehungsberechtigten zeigen mit ihrer Unterschrift zur Vereinbarung an dass sie Kenntnis von der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser Daten haben. Auch diese Daten werden unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet und genutzt. Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben Im Auftrag Freiwillige BAFz (Unterschrift der/des Freiwilligen) (Stempel und Unterschrift) Einverständniserklärung der Eltern bei minderjährigen Freiwilligen Eltern des Freiwilligen (Unterschrift der/des Erziehungsberechtigen) Einverstanden: [Da es sich bei der Vereinbarung um ein bilaterales Vertragsverhältnis zwischen dem Bundesamt und der/dem Freiwilligen handelt, muss die Einsatzstelle oder der Rechtsträger der Einsatzstelle die Vereinbarung nicht zwingend unterschreiben. Wir empfehlen es jedoch dringend!] Einsatzstell Frankfurt/Main, den Paritätischer (Stempel und Unterschrift der Einsatzstelle) (Stempel und Unterschrift des BFD-Trägers) [Die Zustimmung eines BFD-Trägers ist dann nicht erforderlich, wenn die Einsatzstelle sich einer Zentralstelle zugeordnet hat, die nicht mit regionalen BFD-Trägern zusammenarbeitet. Da dies für Einsatzstellen, die sich dem Paritätischen als Zentralstelle angeschlossen haben, nicht zutrifft, reichen Sie bitte sowohl Vereinbarungen als auch sonstige Vorgänge zum BFD wie Kündigungen etc. immer uns als Ihrem BFD-Träger ein. Wir sorgen dann für alles Weitere.] Paritätischer Gesamtverband (Stempel und Unterschrift der Zentralstelle bzw. der selbständigen Organisationseinheit der Zentralstelle - SOE) 5 5 Es muss die Zustimmung der Zentralstelle und/oder der SOE vorliegen.