Die Kasse stimmt - Grundlagen der Buchführung für kleine Vereine

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1 Die Kasse stimmt - Grundlagen der Buchführung für kleine Vereine Im Auftrag für Omnibus die Freiwilligenagentur Friedrich Pflüger Diplom-Ökonom Eschwege,

2 Ziel des Seminars: Vermittlung von Grundlagen, die Sie als Kassiererinnen /Kassierer und weitere Vorstandsmitglieder für die finanzielle Abwicklung im Verein benötigen Fehler vermeiden im Rahmen der auferlegten Pflichten in der Vorstandsarbeit Satzungskonform der Rechenschaftspflicht des Vorstandes gegenüber den Mitgliedern zu genügen Beachtung von steuerrechtliche Vorschriften

3 1. Einführung (Rechts-) Grundlagen Die Satzung enthält Pflichten und Regelungen, an die der Vorstand und explizit die Kassenwarte gebunden sind: - Rechnungslegung Das Recht der Mitglieder (in der Mitgliederversammlung) Auskünfte aus der laufenden Geschäftstätigkeit zu erhalten - Vorlegen des Rechenschaftsberichts Der Vorstand muss nach Ausführung von gefassten Beschlüssen der Mitgliederversammlung Rechenschaft ablegen Daraus ergibt sich die Verpflichtung zur Führung von weiteren Aufzeichnungen.

4 1. Einführung (Rechts-) Grundlagen Die Satzung regelt den Zweck Gemeinnützigkeit wird herausgestellt Die Satzung regelt den Zweck Führt zur Steuerpflicht (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer) Einnahmen unter ,- steuerbegünstigt, wenn die Mittelbeschaffung dem ideellen Zweck dient Quelle: Wolfgang Pfeffer; Buchführung in gemeinnützigen Vereinen [ praesentation_buchführung_in_gemeinnuetzigen_vereinen ; Folie/Seite 14 ergänzt mit eigenen Anmerkungen

5 1. Einführung (Rechts-) Grundlagen Vermietung min. 6 Monate Umlagen, Aufnahmegebühren, Zuschüssen, Erbschaften Betreiben einer (Vereins-) Gaststätte aus Werbung, Basare, Flohmärkte, sonstige Festivitäten, und jegliche Einnahmen bei geselligen Veranstaltungen für Mitglieder und Nichtmitglieder entgeltliche Überlassung von Vereinsräumen kurzfristige Vermietung bis 6 Monate Quelle: Seite 15; Abbildung 1: Vier-Sphären-Modell des Gemeinnützigkeitsrechts ergänzt mit eigenen Anmerkungen ( )

6 1. Einführung (Rechts-) Grundlagen Wann ist der Verein gemeinnützig? Abgabenordnung (AO) 52 Gemeinnützige Zwecke (1) Eine Körperschaft verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn ihre Tätigkeit darauf gerichtet ist, die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos zu fördern. Eine Förderung der Allgemeinheit ist nicht gegeben, wenn der Kreis der Personen, dem die Förderung zugutekommt, fest abgeschlossen ist, zum Beispiel Zugehörigkeit zu einer Familie oder zur Belegschaft eines Unternehmens, oder infolge seiner Abgrenzung, insbesondere nach räumlichen oder beruflichen Merkmalen, dauernd nur klein sein kann. Eine Förderung der Allgemeinheit liegt nicht allein deswegen vor, weil eine Körperschaft ihre Mittel einer Körperschaft des öffentlichen Rechts zuführt. (2) (2) Unter den Voraussetzungen des Absatzes 1 sind als Förderung der Allgemeinheit anzuerkennen: (z. B. die Förderung von Wissenschaft und Forschung, Bildung und Erziehung, Kunst und Kultur, des Umwelt-, Landschafts- und Denkmalschutzes, der Jugend- und Altenhilfe, des öffentlichen Gesundheitswesens, des Sports, Unterstützung hilfsbedürftiger Personen). Die Satzung muss dies klar in den ersten Paragraphen herausstellen! Überprüfung der Gemeinnützigkeit i.d. Regel alle drei Jahre durch das zuständige Finanzamt!

7 1. Einführung (Rechts-) Grundlagen Die Satzung muss dies klar in den ersten Paragraphen seiner Satzung herausstellen. Satzung gemäß Mustersatzung überprüfen! Abgabenordnung (AO) Anlage 1 zu 60 Mustersatzung für Vereine, Stiftungen, Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, geistliche Genossenschaften und Kapitalgesellschaften 1 Der... (e. V.) mit Sitz in... Verfolgt ausschließlich und unmittelbar - gemeinnützige -mildtätige - kirchliche - Zwecke (nicht verfolgte Zwecke streichen) im Sinne des Abschnitts "Steuerbegünstigte Zwecke des 52 der Abgabenordnung. Zweck des Vereins ist... 2 Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke...

8 1. Einführung (Rechts-) Grundlagen Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins... Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden Bei Auflösung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen der - die dem - das es (Körperschaft [z.b. Verein], etc. * ) unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke zu verwenden * an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zwecks Verwendung für

9 2. Die ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung Buchführung im Verein ist kein Selbstzweck - Abgabenordnung verpflichtet die gemeinnützigen Zwecken dienende Vereine zu Mindestaufzeichnungen: Ordnungsgemäßen Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben - Gemeinnützigkeitsrecht verpflichtet den Verein weiterhin zu dem Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung der Satzung entspricht, nach der der Verein die Vorteile in der Gemeinnützigkeit in Anspruch nehmen kann

10 2. Die ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung Aus der Satzung ergibt sich die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen: Aufzeichnungs-(Buchführungs-) pflicht - Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben (sachlich, chronologisch geordnete Zusammenstellung) - Vorlage der dazugehörigen Belege ( Keine Buchung ohne Beleg ) - Führen eines Bestandsverzeichnisses (Aufführen aller Vermögensgegenstände des Vereins) Zusätzliche Nachweispflichten in Bezug auf die Gemeinnützigkeit - Einnahmen- und Überschussrechnung getrennt nach steuerlich relevanten Bereichen - Zweckgebundene Mittelverwendung (Wofür sind Ausgaben getätigt worden?) - Zeitnahe Verwendung der Mittel (Das Geld muss zweckgebunden in der Periode ausgegeben werden!)

11 2. Die ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung Buchführung muss so beschaffen sein, - dass sie ohne Hinzuziehung eines sachverständigen Dritten prüfbar sind - innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Vereins vermitteln kann - dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehen lassen. [Ordnungsgemäße, zeitnahe Dokumentation aller monetären Transaktionen (Kassen- und Bankbewegungen innerhalb des Wirtschafts-/Haushalts- bzw. Geschäftsjahres i. d. Regel Kalenderjahr)]

12 2. Die ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung Begriffe / Definitionen Einnahmen = ideeller Bereich: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Vermietung von Vereinsräumen (länger als 6 Monate) Zweckbereich: Eintrittsgelder, Verkauf von Speisen und Getränken, Warenverkauf etc., Werbeeinnahmen Außenstehender in Vereinszeitung, häufig wechselnde Vermietung von Vereinsräumen Ausgaben = ideeller Bereich: Raumkosten, Entgelte für Übungsleiter, Beiträge an Verbände, Verwaltungskosten (Bürobedarf, Porto), Kosten der Mitgliederbetreuung, Kauf von Sportgeräten, Noten, Instrumente Zweckbereich: Werbekosten, Einkauf von Speisen und Getränken, Wareneinkauf, Mieten, Pachten, Gehälter

13 2. Die ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung Begriffe / Definitionen Einzahlungen = Bareinzahlungen auf dem Bankkonto (Bar, Geldautomat) Bareinzahlung in Kasse (~Wechselgeld) Bareinnahmen (Eintrittsgelder, Verkauf von Waren, etc.) Auszahlungen = Barauszahlungen von dem Bankkonto (Barabhebung Schalter, Geldautomat) Barauszahlungen aus der Kasse (Rückzahlung Wechselgeld, Einzahlung auf Bankkonto) Barzahlung von z. B. Einkäufen von Waren, sonstiger Aufwendungen

14 2. Die ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung Kassenbuch vom bis Seite 1 Datum Währung Beleg Vorgang Einnahmen Ausgaben Nr. Brutto Brutto Übertrag Vormonat: EUR Kassenbestand 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Summe 0,00 0,00 0,00 - Ausgaben 0,00 = Kassenbestand 0,00

15 2. Die ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung monatlich jährlich Quelle: entnommen aus Vortrag von Iris Stützer; Grundlagen der Buchhaltung für kleine Vereine

16 2. Die ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung Kassenbuch des Vereins: Geschäftsjahr: ÜBERTRAG aus dem Vorjahr 1.578,23 45,50 \ \ \ \ \ \ \ \ \ Belege Bank Barkasse Ideeller Bereich Vermögensverwalt. Zweckbetrieb Wirtschaftsbetrieb Datum Text Beleg Konto Betrag Ein Aus Ein Aus Ein Aus Ein Aus Ein Aus Ein Aus Beitrag Müller ,00 80,00 80, Fußbälle ,00 120,00 120, ÜL-Honorar Schulze ,00 115,00 115, Druck Eintrittskarten ,00 400,00 400, Verkauf Eintrittskarten , , , Einkauf Getränke ,36 624,36 624, Beitrag Lehmann ,00 110,00 110, Verbandsbeitrag , , , Beitrag Peters ,00 100,00 100, Beitrag Baumann ,00 130,00 130, Einkauf Getränke ,32 526,32 526, Telefonkosten ,65 798,65 798, Beitrag Werner ,00 100,00 100, Verkauf Speisen u. Getränke , , , Kasse - Bank , , , Sponsoreinnahmen , , , Startgelder Bank - Kasse ,00 460,00 460, Startgelder Wettkampf ,00 460,00 460, Anschaffung PC ,00 799,00 799,00 Summe: 7.009, , , ,11 520, ,65 0,00 0, ,00 860, , ,68 Bank Kasse Bestand: 2.099,78 825,00 Gesamt: 2.924,78 Quelle:

17 3. Der Jahresabschluss Einnahmen- / Überschuss Rechnung Summe der Einnahmen ideeller Bereich./. Summe der Ausgaben ideeller Bereich = Überschuss (+) / Verlust ideeller Bereich Summe der Einnahmen Zweckbereich./. Summe der Ausgaben Zweckbereich = Überschuss (+) / Verlust Zweckbereich (Geschäftsbetrieb)

18 3. Der Jahresabschluss Jahresabschluss (EÜ-Rechnung) Zur ständigen Kontrolle Jahresabschluss des Vereins: Geschäftsjahr: 2012 FC Runder Ball Übertrag: ,81 Einnahmen Ausgaben Saldo Ideeller Bereich (steuerfrei) Einnahmen Ausgaben , , ,62 Mitgliedsbeiträge ,00 Aufnahmegebühren 2.680,00 Umlagen Ersatzleistungen (z.b. für Arbeitsstunden) Spenden 4.369,12 Schenkungen Erbschaften Fördermittel / Zuschüsse 2.945,23 Sonstige Einnahmen Quelle: Sportgeräte ,99 Startgelder 1.650,00 Wettkampfkosten 2.578,32 Reise- und Aufenthaltskosten 1.212,47 Wettkampfverpflegung Löhne / Gehälter Berufsgenossenschaft Honorare für Übungsleiter ,88 Auslagen und Aufwandsentschädigungen Kosten Arzt, Sanitäter usw. Verbandsbeiträge 5.320,00 Betriebskosten für die Sportanlage Verwaltungskosten 568,41 Versicherungen Vereinsjubiläen (keine gesell. Veranstaltungen) 200,00 Kosten für Vereinszeitung (ohne Werbung) Renovierung / Instandhaltung Investitionen Schuldzinsen / Tilgungen Sonstige Ausgaben Ergebnis , ,07

19 3. Der Jahresabschluss Zur ständigen Kontrolle Einnahmen Ausgaben Saldo Jahresabschluss (EÜ-Rechnung) , , ,62 Vermögensverwaltung Einnahmen Ausgaben Zinserträge / Dividenden Mieten / Pachten (langfristig) Vergabe v. Rechten (Werbung / Sponsoring) Neubauten / Reparaturen / Instandhaltungen Kontoführungsgebühren Ergebnis 0,00 0,00 Quelle:

20 3. Der Jahresabschluss Zur ständigen Kontrolle Einnahmen Ausgaben Saldo Jahresabschluss (EÜ-Rechnung) , , ,62 Zweckbetrieb Einnahmen Ausgaben Eintrittsgelder Startgelder 852,00 Sportkurse 2.536,00 Meldegebühren Teilnehmerbeiträge für Sportreisen Steggebühren (Bootsliegeplätze) Tombola/Lotterie Sonstige Einnahmen Sportveranstaltungen Sportgeräte 270,99 Übungsleiterhonorare (Kurse) 2.500,00 Instandhaltungen / Reparaturen Verwaltungskosten Sonstige Ausgaben Quelle: Ergebnis 3.388, ,99

21 3. Der Jahresabschluss Zur ständigen Kontrolle Einnahmen Ausgaben Saldo Jahresabschluss (EÜ-Rechnung) , , ,62 Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Einnahmen Ausgaben Kurzfristige Verpachtung / Vermietung Verkauf von Waren Verkauf von Speisen und Getränken 5.463,20 Gesellige Veranstaltungen Werbung / Sponsoring (in Eigenregie) Sonstige Einnahmen Neubau / Anschaffungen / Reparaturen 564,99 Wareneinkauf 3.654,88 Saalmiete für gesell. Veranstaltungen Musik / Künstler usw. Ausschmückung Verwaltungskosten Bezahlte Sportler Sonstige Ausgaben Ergebnis 5.463, ,87 Quelle:

22 3.Der Jahresabschluss Zur ständigen Kontrolle Einnahmen Ausgaben Saldo Jahresabschluss (EÜ-Rechnung) , , ,62 Einnahmen Ausgaben Vereinsergebnis , ,93 Saldo 6.569,62 Bestand per d. J. Barkasse: Konto: ,43 Im Kontostand enthalten sind: A) Betriebsmittelrücklagen 2.500,00 B) Zweckgebundene Rücklagen 1. Vereinsbus 6.000,00 2. Die Umsatzsteuer wurde nicht berücksichtigt. Die meisten Vereine können mit Bruttobeträgen arbeiten, da sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Vereine, die jedoch steuerpflichtige Umsätze (über EUR) erzielen oder sie haben optiert, tragen die jeweiligen Nettobeträge ein und müssen die gezahlte sowie erstattete Umsatzsteuer in den entsprechenden Bereichen gesondert aufführen. Dazu müssten neue Zeilen angelegt werden. Quelle:

23 3. Der Jahresabschluss Schema eines Kassenprüfungsberichtes Namen der Kassenprüfer... Prüfungszeitraum:... Prüfungsfeststellungen: - Die Anfangs-Vermögensstände sind in der Buchführung nicht/richtig vorgetragen. - Der stichprobenweise Vergleich der Buchungen mit den Belegen ergab folgende/keine Beanstandungen - Die unbaren Geldbestände der Buchführung zum Ende der Rechnungsperiode sind nicht/vollständig durch Bankauszüge nachgewiesen. - Zum... im Kassenbuch ausgewiesene Barbestand wurde uns heute durch den Schatzmeister nicht/vollständig in bar vorgezählt. - Folgende Mängel wurden festgestellt:... Die Kassenprüfer schlagen der Mitgliederversammlung die Entlastung/Nichtentlastung des Schatzmeisters und des Vorstandes vor. Ort. Datum Unterschriften Kassenprüfer Quelle: [Entnommen von]

24 3. Der Jahresabschluss Kassenprüfungsbericht Antrag auf Entlastung des Vorstandes Das Ergebnis der Prüfung kann, wenn sich keine Beanstandungen ergeben haben (was die Regel sein sollte), auch kurz mit folgenden Worten zusammengefasst werden: "Der Jahresabschluss per... wurde von den Kassenprüfern... und... am... geprüft. Am... erfolgte eine stichprobenartige Prüfung der Buchführung in den Räumen der Geschäftsstelle des Vereins. Auskunft haben bereitwillig erteilt... Die Belege der Buchführung werden übersichtlich aufbewahrt. Die Prüfung der Buchungen ergab keine Beanstandungen. Die Buchführung und der Jahresabschluss entsprechen daher nach dem Ergebnis unserer pflichtgemäßen Prüfung den Vorschriften der Vereinssatzung" Da die Mitgliederversammlung nur über ausdrückliche Anträge, nicht aber über bloße Empfehlungen abstimmen kann, empfiehlt es sich, dass die Kassenprüfer bei entsprechendem Ergebnis der Prüfung die Entlastung des Vorstandes nicht lediglich empfehlen, sondern ausdrücklich beantragen. Dieser Antrag ist dann ins Protokoll aufzunehmen. Sodann kann der Vorsitzende oder der jeweilige Versammlungsleiter sogleich abstimmen lassen. Quelle: [Entnommen von]

25 4. Meldungen an das Finanzamt 1. Gründung des Vereins - Anmeldung mit Vordruck KSt-GU 2a, Kopien der Satzung und des Gründungsprotokolls sowie eine Übersicht mit Namen, Geburtsdaten und Anschriften der Vorstandsmitglieder - Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (2015FsEVER101NET) 2. Änderungen müssen innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitgeteilt werden (z.b. Zusammensetzung des Vorstandes, Sitz, Ort der Geschäftsleitung, Auflösung des Vereins, Satzungsänderungen, Änderung der Besteuerungsgrundlagen 3. Abgabepflicht von Steuererklärungen (temporär) - Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) jährlich - Körperschaftsteuer - Gem 1 Erklärung [Nachweis der Gemeinnützigkeit] Freistellung erfolgt i.d.r. für 3 Jahre - KSt 1 B [Erklärung der Einkünfte]) jährlich - Umsatzsteuererklärung (Abgabe seit nur noch online, auf Antrag zur Vermeidung von unbilligen Härten möglich) jährlich steuerpflichtige Umsätze über ,-

26 5. Ausstellen ordnungsgemäßer Zuwendungsbescheinigungen Zuwendungen in Form von 1. Geldspenden 2. Sachspenden Was ist eine Spende? - Freiwilliges Vermögensopfer - Unentgeltlich (keine Gegenseitigkeit, kein Leistungsaustausch) - Geldbetrag tatsächlich geflossen, Gegenstand bei Sachspende auch übereignet - Gilt nur für den gemeinnützigen Bereich (ideeller Bereich, Zweckbetrieb) Spendenbescheinigungen sind 6 Jahre aufzubewahren!

27 5. Ausstellen ordnungsgemäßer Zuwendungsbescheinigungen Zuwendungen in Form von 1. Geldspenden - Hingabe von Geld (Bar) - Überweisung/ Bankeinzug (unbar) Gutschrift auf Bankkonto des/der Begünstigten (Verein, Organisation) - Höhe ist unbegrenzt - Aufwands-/Rückspende: Verzicht auf Aufwandsersatz oder Vergütung (Honorar) 2. Sachspenden - Überlassung von neuen oder gebrauchten Gegenständen (mit dem gemeinen Wert=Verkehrswert) - aus Privat- oder Betriebsvermögen Sache ist neu Nachweis anhand der Einkaufsrechnung Sache ist gebraucht vorsichtige Schätzung, Vergleichswert, Gutachten eines Sachverständigen) >> somit eher kompliziert in der Abwicklung u. U. haftungsträchtig und damit nicht unbedingt zu empfehlen

28 5. Ausstellen ordnungsgemäßer Zuwendungsbescheinigungen Was ist bei Zuwendungen noch zu beachten? "Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Zuwendungsbestätigung erstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Zuwendungsbestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer ( 10b Absatz 4 EStG, 9 Absatz 3 KStG, 9 Nummer 5 GewStG). Diese Bestätigung wird nicht als Nachweis für die steuerliche Berücksichtigung der Zuwendung anerkannt, wenn das Datum der vorläufigen Bescheinigung länger als 3 Jahre seit Ausstellung der Bestätigung zurückliegt (BMF vom BStBl I Seite 884). 52 AO (Abgabenordnung) Abs. 2 regelt das Spenden und Beiträge nur an bestimmte Einrichtungen bzw. Organisationen anerkannt werden

29 5. Ausstellen ordnungsgemäßer Zuwendungsbescheinigungen Für Spenden bis 200 (100 bis ) an einen gemeinnützigen Verein ist ein vereinfachter Spendennachweis zulässig, wobei der Spender seine Spende wie folgt nachzuweisen hat: durch einen Bareinzahlungsbeleg oder eine Buchungsbestätigung der Bank Aus der Buchungsbestätigung müssen Name und Kontonummer des Auftraggebers und Empfängers, der Betrag und der Buchungstag ersichtlich sein. Abgestempelte Durchschriften eines Überweisungsbelegs werden lt. > OFD Stuttgart < vom Finanzamt nicht als Buchungsbestätigung anerkannt. Der Spender hat den Nachweis durch einen Kontoauszug erbringen. In den Fällen, in denen der Spender kein Konto bei der betreffenden Bank unterhält, genügt weiterhin der Bareinzahlungsbeleg der Bank mit dem Aufdruck "Zahlung erfolgt". zusätzlich durch einen vom Verein erstellten Beleg, auf dem der steuerbegünstigte Zweck, die Angabe über die Körperschaftsteuerbefreiung des Empfängers und die Angabe, ob es sich um eine Spende oder um einen ggf. nicht begünstigten Mitgliedsbeitrag handelt, aufgedruckt sind.

30 6. Klären von Fragen Weitere Fragen zu? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Die Kasse stimmt - Grundlagen der Buchführung für kleine Vereine / Friedrich Pflüger /