Ressortstruktur und Aufgaben in den Ressorts der römisch-katholischen Kirchenpflegen

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1 Synodalrat Ressortstruktur und Aufgaben in den Ressorts der römisch-katholischen Kirchenpflegen 1. Allgemeines Ressorts in der Kirchenpflege In den Kirchenpflegen wird der Aufgabenbereich, den ein einzelnes Kirchenpflegemitglied übernimmt, mit Ressort bezeichnet. Folgende Ressorts sind in der Kirchenpflege vorgesehen: Präsidiales Finanzen Aktuariat Neben diesen Ressorts sollte die Kirchenpflege zudem über folgende Ressorts verfügen: Personelles Liegenschaften Je nach Ausgestaltung der Kirchgemeinde können noch weitere Ressorts hinzukommen, wie z.b.: Kommunikation Archiv Freiwilligenarbeit Diakonie und Soziales Pfarrei Jugend und Katechese Es ist durchaus möglich, verschiedene Aufgabenbereiche zu kombinieren, wodurch einzelne Kirchenpfleger für mehrere Ressorts die Verantwortung übernehmen. Dies wird v.a. dort der Fall sein, wo sich eine Kirchenpflege aus der gesetzlich vorgeschriebenen Mindestanzahl von fünf Mitgliedern zusammensetzt. Gesetzliche Vorgaben zur Konstituierung Die Kirchgemeinden regeln ihre Organisation sowie Zuständigkeit und Aufgaben ihrer Organe im Rahmen des Kirchengesetzes in der Kirchgemeindeordnung (Art. 55 KO). Das Präsidium wird durch die Stimmberechtigten der Kirchgemeinde gewählt. Die Kirchenpflege muss einen Finanzvorstand und ein Aktuariat bestellen ( 58 und 59 GG). Das Aktuariat darf dabei nicht vom Präsidenten oder der Präsidentin übernommen werden. Es ist aber durchaus möglich, dass der Aktuar oder die Aktuarin nicht Mitglied der Behörde ist, in einem solchen Fall nimmt er oder sie nur mit beratender Stimme an den Sitzungen teil. Dem Vizepräsidenten können als Entlastung des Präsidenten Aufgaben aus dessen Ressort zugeteilt werden. Bei der Zuteilung der Ressorts kann die Kirchenpflege nach dem Anciennitätsprinzip vorgehen und den Amtsältesten das Ressort wählen lassen. Es besteht jedoch kein gesetzlicher Anspruch auf eine bestimmte Zuteilung von Ämtern und Aufgaben. In der Regel ist der sachlogische Zusam- 1

2 menhang zu berücksichtigen, die ausgewogene Aufgabenbelastung sowie die Neigungen und Kapazitäten der Mitglieder der Kirchenpflege. Meist erfolgt die Aufgabenzuteilung auf freiwilliger Absprache innerhalb der Kirchenpflege und in denjenigen Fällen, wo keine Einigung erzielt werden kann, durch Mehrheitsbeschluss. Die Kirchenpflegemitglieder sind, mit Ausnahme des Präsidenten, der die Übernahme des Ressort Finanzen ablehnen darf, verpflichtet, einen ihnen von der Kirchenpflege zugewiesenen Aufgabenbereich zu übernehmen ( 59a GG). Die Kirchenpflege kann einzelne Aufgaben auch an Kommissionen delegieren. Die Verantwortung bleibt, wenn es sich um behördliche Aufgaben im eigentlichen Sinn handelt, bei der Kirchenpflege. Anlässlich der Konstituierung ist ausserdem auch die Stellvertretung unter den einzelnen Kirchenpflegemitgliedern zu regeln. Die Kompetenzen und delegierte Aufgaben sind in einem Konstituierungsbeschluss oder einer Geschäftsordnung festzuhalten. Sofern von der Kirchenpflege genehmigt, genügt auch ein Organigramm oder eine entsprechende Ressortbeschreibung. Die Kirchenpflege hat dem Synodalrat und der Rekurskommission der Römisch-katholischen Körperschaft des Kantons Zürich die Neukonstituierung zu melden. Entsprechende Formulare sind unter abrufbar. 2. Aufgaben in den Ressorts der Kirchenpflege Vorab ist festzuhalten, dass die Ausgestaltung und der Umfang der Aufgabenbereiche in den einzelnen Ressorts von Kirchgemeinde zu Kirchgemeinde unterschiedlich sein können und im Einzelnen von den Kirchenpflegen festgelegt werden. Die Auflistung der Aufgaben in den einzelnen Bereichen ist somit nicht vollständig, sondern soll als Checkliste zur Ausarbeitung von Ressortbeschreibungen dienen. Präsidiales Die Hauptaufgabe des/der Kirchenpflegepräsidenten/-in besteht in der Geschäftsleitung für die gesamte Behörde. Die Präsidentin bzw. der Präsident ist dafür besorgt, dass die Entscheide der Kirchenpflege den Bedürfnissen der Kirchgemeinde entsprechen, dass Entscheide aufgrund gut abgeklärter Informationen der Ressortvorstehenden gefällt werden und die Entscheide gesetzeskonform sind. Weitere Aufgaben sind: Vorbereiten, Einladen und Leiten der Kirchenpflegesitzungen sowie der Kirchgemeindeversammlungen. Dazu gehört im Besonderen auch die Beachtung der Termine betreffend Budget und Jahresrechnung Überwachung der korrekten Durchführung von Wahlen (Behörden, Synode und Pfarrer/ Pfarreibeauftragte) Koordination der Kirchenpflege Gesamtplanung, d.h. Festlegung der kurz- und langfristigen Ziele gemeinsam mit der Gesamtkirchenpflege Schlichtungsstelle bei ressortübergreifenden Problemen Sicherstellung der behördlichen Weiterbildung Vertretung der Kirchgemeinde nach aussen und Kontakt zu kirchlichen und politischen Behörden, dem Pfarrer/Pfarreibeauftragten, dem Generalvikariat und anderen Religionsgemeinschaften (z.b. reformierte Landeskirche) Förderung der Zusammenarbeit mit der eigenen Pfarrei und den umliegenden Kirchgemeinden der Röm.-kath. Körperschaft des Kantons Zürich Teilnahme an den Visitationen der Rekurskommission September 14 2

3 Finanzen Der Inhaber oder die Inhaberin des Ressort Finanzen ist zuständig für die finanziellen Belange der Kirchgemeinde. Das Ressort umfasst die Bereiche Finanzverantwortung/Finanzplanung und Buchhaltung. Als rechtliche Grundlagen sind im Speziellen 59, 118ff. GG, die Verordnung über den Gemeindehaushalt sowie das Reglement über den Finanzhaushalt und den Finanzausgleich der Römisch-katholischen Körperschaft des Kantons Zürich massgebend und zu beachten. Aufgaben im Speziellen: Bereitstellen der Grundlagen für die strategische Planung, Ressourcen- und Finanzplanung sowie Erstellen eines Finanzplanes Erstellen des Budget und Budgetkontrolle, Rechnungsführung und kontrolle Lohnbuchhaltung und Lohnausweise, Verantwortung für Entschädigungsreglement und Versicherungen, Einforderung von Steuerbeiträgen bei politischen Gemeinden, der Verrechnungssteuer sowie Beiträgen im Rahmen von Bauprojekten Erstellen der Jahresrechnung Vertreten von Budget und Jahresrechnung gegenüber der RPK Kontakt zur Finanzabteilung der Körperschaft, politischen Gemeinde (Steuerfuss), RPK Teilnahme an der Visitation der Rekurskommission Führung der Buchhaltung, evtl. der Verwaltung von Spenden, Fonds und Legaten Die Buchhaltung kann bei Bedarf im Auftragsverhältnis an Dritte ausgelagert werden, die rechtliche Verantwortung gegenüber der Kirchgemeinde bleibt jedoch beim bzw. bei Ressortleiter/der Ressortleiterin. Aktuariat Kirchenpflegekorrespondenz und Erstellen von Protokollen der Kirchenpflegesitzungen und Kirchgemeindeversammlung, Protokollauszügen, Adresskartei, Sach- und Personenregister, Kircheintritts- und Austrittsverfügungen sowie der Statistik dazu Verantwortung für die formelle Korrektheit von Protokollen und der Behördenkorrespondenz Publikationen im Zusammenhang mit Kirchgemeindeversammlungen, Wahlen und Abstimmungen Sicherung der Aktenablage nach Aktenplan Führung des Archives, wenn kein separates Ressort Archiv besteht Teilnahme an der Visitation der Rekurskommission Dieser Aufgabenbereich kann teilweise oder ganz delegiert werden. Bei einer vollständigen Delegation ist der Aktuar bzw. die Aktuarin nicht mehr Mitglied der Behörde und nimmt an den Sitzungen nur mit beratender Stimme teil. Personelles Der oder die Personalverantwortliche ist zuständig für die Personaladministration unter Berücksichtigung des körperschaftlichen Personalrechts (KO, AO, berufsbezogene Bestimmungen sowie die entsprechenden Vollzugserlasse etc.). Einzelne Aufgaben sind: September 14 3

4 Erstellung eines laufenden Stellenplans und Anpassung desselben sowie Prüfung und Aktualisierung von Pflichtenheften Stellenbeschreibung, Rekrutierung von neuen Mitarbeitern, Einholung von Referenzen, Anstellungsverfügung und Beurteilungsgespräche, Arbeitszeiterfassung, Lohnfestsetzung, Sozialversicherung, Spesenregelung für Angestellte, Arbeitszeugnisse, Führen und Aufbewahren der Personaldossiers und -akten Ansprechperson für Angestellte der Kirchgemeinde in Personalfragen Anlaufstelle bei personalrechtlichen Problemen Verantwortung für die Aus- und Weiterbildung von Ressortverantwortlichen als auch der Angestellten, Weiterbildungsrichtlinien Kontakt zum Personaldienst des Synodalrates und zur Personalombudsstelle der Römisch-katholischen Körperschaft des Kantons Zürich Vorsitz in der Personalkommission, wenn die Kirchenpflege eine solche erstellt Liegenschaften Der Liegenschaftenverwalter oder die verwalterin ist zuständig für die Nutzung, den Investitionsbedarf, Unterhalt und Betrieb von Gebäuden und Liegenschaften im Eigentum der Kirchgemeinde und/oder Kirchenstiftung Aufgaben sind: Langfristige Nutzungs- und Investitionsplanung Verantwortung für Unterhalts- und Renovations- sowie Reinigungsarbeiten Erstellung des Budgets Erstellen eines Benützungsreglements der Räumlichkeiten, der Verträge für die Vermietung der Räumlichkeiten sowie des Betriebsreglements der Gebäude Verantwortung für ein Energiekonzept und dessen Umsetzung Verantwortung über den ausreichenden Versicherungsschutz der Liegenschaften Kontakt zur Kirchenstiftung bei Liegenschaften und Gebäuden in deren Eigentum und zur Finanzabteilung der Körperschaft evtl. Personalführung Hauswart/Hauswartin etc. Einsitznahme (Pflicht) in die die Liegenschaften betreffenden Baukommissionen Auch hier ist - mit Ausnahme der Einsitznahme in die Baukommission - eine Delegation der Aufgaben an Dritte möglich. Kommunikation Der oder die Kommunikationsverantwortliche ist für die interne und externe Informations- und Öffentlichkeitsarbeit in allen Handlungsfeldern der Kirchgemeinde und der Pfarrei zuständig. Er oder sie koordiniert diese mit dem Pfarrer, Pfarreirat sowie dem oder der Ressortverantwortlichen Präsidiales der Kirchenpflege. In der Praxis ist dieser Aufgabenbereich bereits beim Präsidenten/ bei der Präsidentin angegliedert. Archiv Die Sicherstellung der Aktenablage nach Aktenplan sowie der räumlichen Bedingungen für die Ablage und des Archivs kann ein eigenes Ressort darstellen oder auch ausgelagert werden. In der Praxis übernimmt oft das Kirchenpflegemitglied, das für das Aktuariat zuständig ist, auch diese Aufgaben. Freiwilligenarbeit Kernaufgabe ist die Förderung der Freiwilligenarbeit, die Koordination sowie die Wertschätzung und Anerkennung derselben. September 14 4

5 Diakonie und Soziales Darunter fällt zunächst der Aufbau und die Pflege der diakonisch-seelsorgerlichen Präsenz in der Kirchgemeinde unter Berücksichtigung der lokalen, regionalen und weltweiten Themen und Gegebenheiten. Zudem soll der Kontakt zur Sozialarbeiter/-in und zu Vereinen (z.b. Vinzenzverein, Kolping) gewährleistet sein. In Zusammenarbeit mit dem Pfarrer/Pfarreibeauftragen, der politischen Gemeinde und allenfalls der reformierten Kirchgemeinde vor Ort ist eine Konzeptdefinition der kirchlichen Sozialarbeit in Zusammenarbeit zu erstellen. Es sind Budget sowie die entsprechenden Anträge für Beiträge der Kirchenpflege für Sozialarbeit der Kirchgemeinden sowie Spenden für in- und ausländische Projekte etc. zu stellen. Pfarrei Zu diesem Aufgabenbereich gehört der Kontakt zu und die Vertretung der Kirchenpflege in Pfarreigremien, wie z.b. Pfarreirat und Vereinen der Kirchgemeinde sowie ortsansässigen Missionen und anderen Religionsgemeinschaften. Zudem ist das Budget für Beiträge der Kirchenpflege an Vereine und Pfarreianlässe zu machen. Jugend- und Katechese Hier wird der Kontakt zu Jugendarbeitern der Kirchgemeinde und politischen Gemeinde, zu Katechetinnen und pastoralen Mitarbeitern ohne Missio im Vordergrund stehen. Dazu kommt die Budgeterstellung für Beiträge der Kirchenpflege für Jugendarbeit, Religionsunterricht, Ministranten sowie für Anlässe und Reisen derselben. September 14 5