Notwendige Belege für Eintragungen im Handelsregister betreffend die Revisionsstelle

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1 Notwendige Belege für Eintragungen im Handelsregister betreffend die Revisionsstelle Dr.iur.HSG Jürg Reichenbach, Rechtsanwalt in Bassersdorf lic.iur.hsg Christof Bläsi, Rechtsanwalt und Urkundsperson in St.Gallen 1. Grundlage Gemäss Weisung vom 17. August 1994 des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister (EHRA) über die Eintragung von Revisoren ins Handelsregister und über die Unterlagen betreffend deren fachliche Befähigung (Weisung) ist bei der Anmeldung zur Eintragung 1 einer Revisionsstelle in das Handelsregister als Beleg u.a. ein Handelsregisterauszug der einzutragenden Revisionsstelle zu hinterlegen, sofern der Revisor im Handelsregister eingetragen ist und der Eintrag in einem anderen Registerbezirk erfolgt 2. Der Handelsregisterauszug der Revisionsstelle muss aktuell und beglaubigt sein 3. Dem Handelsregisterauszug der Revisionsstelle entnimmt der Handelsregisterführer jene Angaben, welche er für die Eintragung der Revisionsstelle auf der Handelsregisterkarte der betreffenden (Aktien-)Gesellschaft 4 benötigt. Es sind dies die folgenden Angaben 5 : 1 Die Weisung regelt nur das Verfahren zur Neu-Eintragung einer Revisionsstelle. Systemgerecht müsste auch die Austragung, vor allem der Rücktritt der Revisionsstelle mit eventueller Selbstlöschung im Handelsregister, symmetrisch zum Eintragungsverfahren geregelt werden. Auch die Löschung einer Revisionsstelle im Handelsregister muss mit den folgerichtigen Dokumenten belegt werden. 2 Abdruck der Weisung in: Küng Manfred/Meisterhans Clemens, Handbuch für das Handelsregister, Band VI, Zürich 1996, S. 394 ff. 3 Meisterhans Clemens, Prüfungspflicht und Kognitionsbefugnis der Handelsregisterbehörden, Diss Zürich 1996, S Die Eintragung der Revisionsstelle ist von Gesetzes wegen nur bei der Aktiengesellschaft und bei der Kommanditaktiengesellschaft vorgesehen (Art. 641 Ziffer 10 und Art. 764 Abs. 2 OR). Es ist zulässig, auch bei anderen juristischen Personen die Revisions- oder Kontrollstelle auf Anmeldung hin einzutragen. 5 Vgl. Küng Manfred / Meisterhans Clemens / Zenger Urs / Bläsi Christof / Nussbaum Martin F., Kommentar zur Handelsregisterverordnung, Handbuch für das Handelsregister, Band VII, Zürich 2000, Rz. 5ff zur Art. 86a.

2 86 JAHRBUCH 2002 die Rechtsform der Revisionsstelle die genaue Schreibweise der Firma der Revisionsstelle den Sitz der Revisionsstelle. Mit diesen Angaben kann sichergestellt werden, dass die Eintragung einer Gesellschaft als Revisionsstelle mit der Eintragung im Handelsregister an ihrem Sitz übereinstimmt und damit eine hinreichende Individualisierung der eingetragenen Revisionsstelle gewährleistet wird. Aus dem Handelsregisterauszug der Revisionsstelle werden ausserdem mögliche Abhängigkeitsverhältnisse zwischen zu prüfender Gesellschaft und Revisionsstelle ersichtlich 6 : Arbeitnehmer-Eigenschaft bei der zu prüfender Gesellschaft und Revisionsstelle ersichtlich: Gegenseitige Einsetzung zweier Gesellschaften in das Amt der Revisionsstelle. Oft wird es auch aufgrund der Namen der eingetragenen Personen möglich sein, familiäre Beziehungen wie Verwandtschaft (Ehepartner, Bruder/Schwester, Vor- oder Nachfahre) oder Schwägerschaft zu einem Mitglied des Verwaltungsrates der zu prüfenden Gesellschaft oder zu einem Aktionär, der über die Stimmenmehrheit in der Generalversammlung verfügt, zu erkennen. Diese Festlegung des mit der Handelsregisteranmeldung einzureichenden Dokumentes, dem aktuellen Handelsregisterauszug der Revisionsstelle, vereinfacht die handelsregisterkonforme Eintragung für das zuständige Handelsregisteramt und erlaubt diesem gleichzeitig eine indiziengebundene Überprüfung der Unabhängigkeit der Revisionsstelle. Diese indiziengebundene Überprüfung der aktienrechtlich geforderten Unabhängigkeit der Revisionsstelle schränkt die Umgehungsmöglichkeiten des Kontrollsystems der Aktiengesellschaft ein. Diese amtliche Prüfung schützt damit das Interesse der Aktionäre und mittelbar der Gläubiger. 2. Praxis der Handelsregisterämter Ein Handelsregisterauszug kann vom Interessierten per Internet abgerufen werden. Der beglaubigte Handelsregisterauszug wird gegen eine Gebühr per Post zugestellt. Die Beglaubigung des aktuellen Handelsregisterauszugs veranlasst eine zusätzliche gebührenpflichtige Behördenhandlung. Eine wesentliche Erhöhung der Rechtssicherheit gegenüber Urkundenfälschungen ist aber nicht zu erwarten. 6 Siehe Lugon Pierre André, Die Revisionsstelle, Unabhängigkeit, Merkblatt vom 13. August 2002 der Handelsregisterämter des Kantons Bern.

3 Aufsätze zum Handelsregisterrecht 87 Der Handelsregisterauszug der Revisionsstelle ist kein eigentlicher Handelsregisterbeleg 7. Verschiedene Handelsregisterführer verzichten daher auf die Einreichung eines beglaubigten Handelsregisterauszuges und akzeptieren zur Verminderung des bürokratischen Aufwands, entgegen der Weisung des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister, eine unbeglaubigte Kopie eines aktuellen 8 Handelsregisterauszugs der Revisionsstelle 9. Einige Handelsregisterämter verschaffen sich nach neuster Praxis, wenn ein Handelsregisterauszug der Revisionsstelle von den Anmeldenden nicht beigebracht wird, über das Internet einen vollständigen Handelsregisterauszug der Revisionsstelle, welcher im amtsinternen Verkehr gebührenfrei bezogen werden kann Dieser Online-Handelsregisterauszug wird den Eintragungsbelegen 12 hinzugelegt. Mit einem Internet-Vollauszug der Revisionsstelle erfüllt der Handelsregisterführer die genannte Prüfungspflicht. Dieses Vorgehen hat zudem den Vorteil, dass ein Fälschungsrisiko des Handelsregisterauszugs ausgeschlossen werden kann. Die Praxis der Handelsregisterämter reicht zusammenfassend: von der Einreichung eines aktuellen, beglaubigten Handelsregisterauszuges der Revisionsstelle im Original (Vorgehen gemäss Weisung) über die Einreichung einer Kopie eines beglaubigten Handelsregisterauszuges, welcher nicht älter als drei Monate sein darf bis hin zur selbständigen Beschaffung (Ausdruck) eines Internet-Handelsregisterauszuges durch den betreffenden Handelsregisterführer. 7 Meisterhans Clemens, a.a.o., S Gemäss Weisung nicht älter als 3 Monate. 9 Meisterhans Clemens, a.a.o., S Der Handelsregisterführer hat einen Online-Zugriff auf die Handelsregisterdaten der anderen Handelsregisterämter. Der Zugriff erfolgt über die Homepage des entsprechenden Handelsregisteramtes: Online-Anzeige des Internet-Vollauszuges zu amtlichem Gebrauch (gebührenfrei). Kantone, welche die HR-Win-Lösung benutzen (das sind: Aargau, Appenzell-Ausserrhoden, Appenzell-Innerrhoden, Bern, Basel-Landschaft, Basel-Stadt, Glarus, Graubünden, Jura, Luzern, Nidwalden, Obwalden, Schaffhausen, Schwyz, Solothurn, St.Gallen, Tessin, Thurgau, Uri, Zürich) haben die Möglichkeit zum Online-Importieren eines vollständigen Datenstammes bei Sitzverlegungen. 11 Die Selektion erfolgt über die IP-Nummer. Somit haben alle Amtsstellen, welche z.b. an ein kantonales Netzwerk angeschlossen sind, einen Gratis-Zugriff. Gemeinden oder Amtsstellen, die einen separaten Internet-Anschluss haben, können einen Gratis-Zugriff verlangen (Georges de Montmollin, am 7. Juli 2003). 12 Unterzeichnete Anmeldung für das Handelsregister, Ausweis über die Wahl der Revisoren (Protokoll der Generalversammlung), Annahmeerklärung der Revisionsstelle. 3. Forderung

4 88 JAHRBUCH 2002 Im Bereich Zentraler Firmenindex (Zefix) ist eine Suche nach allen in den Kantonalen Handelsregistern eingetragenen Firmen möglich. Das Schweizerische Handelsamtsblatt (SHAB) wird in elektronischer Form auf dem Internet angeboten. Durch das virtuelle Handelsregister sind seit Erlass der Weisung im Jahre 1994 die Handelsregisterinhalte praktisch aller Kantone im Internet publiziert. Die im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publizierten Daten der einzelnen Handelsregisterämter werden aus dem elektronisch geführten Hauptregister jeden Tag für die Internet-Datenbank aufbereitet. Die dem Publikum zur Verfügung stehenden Handelsregisterdaten werden somit täglich aktualisiert 13. Gemäss Art. 29 HRegV müssen die dem Handelsregisteramt einzureichenden Ausweise aktuell sein, damit im Handelsregister nicht Eintragungen vorgenommen werden, die unrichtig sind 14. Die Internet-Handelsregistervollauszüge sind tagesaktuell. Da die Handelsregisterpraxis Belege dann als aktuell versteht, wenn sie bei der Einreichung nicht älter als drei Monate sind 15, besteht hier eine Gefahr für eine Verfälschung, da der Auszug u.u. überholt sein kann. Das Abstellen des Handelsregisters auf den Internet-Handelsregistervollauszug der Revisionsstelle schliesst sowohl eine derartige Verfälschung in zeitlicher und auch die Urkundenfälschung aus, da gar keine mehr benötigt wird. Der Rechtsverkehr selbst wird für die Eintragung der Revisionsstelle wird um die Beibringung eines Dokumentes entlastet. Das EHRA übt die Oberaufsicht über das Handelsregisterwesen aus, mit dem Ziel, eine möglichst einheitliche und korrekte Anwendung des Handelsrechts in der Schweiz zu gewährleisten. Es hat dabei die Aufgabe, durch Erlass von Weisungen in Handelsregistersachen die Registerpraxis zu vereinheitlichen 16. Die einfache und korrekte Anwendung des Handels- 13 Handelsregister des Kantons Zürich, Merkblatt Infos zur Firmensuche. 14 Küng Manfred / Meisterhans Clemens / Zenger Urs / Bläsi Christof / Nussbaum Martin F., Kommentar zur Handelsregisterverordnung, Handbuch für das Handelsregister, Band VII, Zürich 2000, Rz. 8 zur Art Weisung vom 17. August 1994 des EHRA über die Eintragung von Revisoren ins Handelsregister und über die Unterlagen betreffend deren fachliche Befähigung. Vgl. Küng Manfred/Meisterhans Clemens, Handbuch für das Handelsregister, Band VI, Zürich 1996, S. 397 oben. 16 Art. 4 HRegV Vgl. Küng Manfred / Meisterhans Clemens / Zenger Urs / Bläsi Christof / Nussbaum Martin F., Kommentar zur Handelsregisterverordnung, Handbuch für das Handelsregister, Band VII, Zürich 2000, Rz. 1ff zur Art. 4. rechts ist mit Blick auf die technischen Möglichkeiten zu beurteilen. Das Internet und die datenmässige Erschliessung der Handelsregister hat die Abrufmöglichkeiten und die Zugriffs-

5 Aufsätze zum Handelsregisterrecht 89 zeiten für Handelsregisterauszüge verändert. Die verfügbaren Softwarelösungen lassen eine einfache Bearbeitung von digitalisieren Dokumenten zu. Aufgrund der geänderten technischen Verhältnisse erscheint es daher für den Rechtsverkehr dienlich, diese Weisung den geänderten Verhältnissen anzupassen. Die innovativsten Handelsregisterführer haben die Prüfungspraxis zum Nutzen des Rechtsverkehrs diesen gewandelten Gegebenheiten angepasst. Die Eintragungsanmeldung für die Revisionsstelle muss entsprechend nicht mit einem aktuellen und beglaubigten Handelsregisterauszug der Revisionsstelle erfolgen. Der Handelsregisterführer, der eine Revisionsstelle bei einer Gesellschaft seines Registerbezirkes einzutragen hat, beschafft sich selbständig gebührenfrei zum Amtsgebrauch, via Internet einen tagesaktuellen Online-Handelsregistervollauszug 17 oder (bei Handelsregisterämtern, welche noch nicht vollständig informatisiert sind 18 ) auf dem Amtswege einen gebührenfreien Handelsregisterauszug 19. Die folgenden Kantone ermöglichen für Publikum und Behörden einen gebührenfreien und kostenlosen Online-Zugriff auf ihre Handelsregisterdaten: Basel-Landschaft, Freiburg, Genf, Neuenburg, Solothurn, Tessin, Waadt, Zug 20. Wie einzelne Gemeindebehörden auf Nachfrage mitgeteilt haben, haben auch Abteilungen, wie z.b. Grundbuchämter, bereits auch schon die Möglichkeit, via Internet Handelsregistervollauszüge gebührenfrei zu beschaffen 21. Vgl. dazu Küng Manfred, Berner Kommentar zum schweizerischen Privatrecht, Obligationenrecht, Handelsregister und Geschäftsfirmen, Das Handelsregister, Rz. 19 ff. zu OR Dies ist bei folgenden Handelsregisterämtern möglich: Aargau, Appenzell-Ausserrhoden, Appenzell-Innerrhoden, Bern, Basel-Stadt, Glarus, Graubünden, Jura, Luzern, Nidwalden, Obwalden, Schaffhausen, Schwyz, St.Gallen, Thurgau, Uri, Zürich. 18 Handelsregisterämter Oberwallis, Unterwallis, Zentralwallis. 19 Die Praxis der Hinterlegung eines beglaubigten Handelsregisterauszuges der Revisionsstelle durch die Anmeldenden ist reine Geldmacherei. 20 Von den HRWin-Kantonen ermöglichen die Kantone Basel-Landschaft, Solothurn und Tessin für das Publikum einen gebührenfreien und kostenlosen Zugriff auf die Handelsregisterdaten. Die Kantone, welche eine andere Software-Lösung verwenden (Freiburg, Genf, Neuenburg, Waadt, Zug) stellen alle ihre Handelsregisterdaten dem Publikum gebührenfrei und kostenlos auf das Web. 21 Siehe Fussnote Nr. 11 oben.

6 90 JAHRBUCH 2002 Diese Vereinfachung des Eintragungsverfahrens würde auch die Umsetzung der gemäss der GmbH Novelle neu vorgesehene Eintragung der Revisionsstellen bei GmbH s erleichtern 22. Die durch das Internet ermöglichten Vereinfachungen entsprechen auch dem Planungsvorhaben des Eidgenössischen Volkswirtschaftsdepartements (EVD) zum Aufbau eines elektronischen Behördenverkehrs 23. Dieses Planvorhaben soll die Abläufe auf der Verwaltungsseite verbessern, die KMU s bei der Gründung administrative entlasten und so generell den Verwaltungsaufwand reduzieren 24. Das EVD versucht daher, die amtsinternen Prozesse zu vereinfachen und eine ämterübergreifende elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Dabei soll auch der Kontakt mit und unter den Behörden vereinfacht werden, um dadurch die Unternehmen administrativ zu entlasten 25. Im Falle der Eintragung der Revisionsstelle sind die technischen Möglichkeiten heute verfügbar. Die von den innovativen Handelsregisterämtern gepflegte Eintragungspraxis erhöht die Rechtssicherheit und reduziert den Aufwand bei allen beteiligten Parteien. Das Festschreiben der in der Prüfungspraxis entwickelten Lösung in einer Weisung erscheint daher als geboten Die Revision des GmbH-Rechtes sieht eine Revisionspflicht bei grösseren GmbH s (Art. 818 E OR) oder bei nicht vollständiger Auszahlung der Abfindung an ausgeschiedene Gesellschafter (Art. 825a Abs. 4 E OR) vor. Aufgrund des neuen Rechnungslegungsgesetzes die Revisionspflicht nur bei grösseren Organisationen (Art. 2 VE RRG) obligatorisch sein (Art. 43 VE RRG). Organisationen gemäss VE RRG sind Einzelfirmen, Personengesellschaften und juristische Personen, die im Handelsregister eingetragen sind oder sich eintragen lassen müssen (Art. 2 Abs. 1 lit. a VE RRG) sowie Vereine und Stiftungen auch ohne Eintragung und Eintragungspflicht, sofern ihre Grösse oder die Art ihrer Tätigkeit die Buchführung und Rechnungslegung erforderlich machen (Art. 2 Abs. 1 lit. b VE RRG). 23 U.a. mit den Projekten Einheitliche Unternehmens-Identifikationsnummer (UIP) und Online- Gründung von Unternehmen. Siehe: EVD, Die KMU-Politik des EVD, Bern, Mai 2003, S Als eine der möglichen Massnahmen wurde die Schaffung eines Handbuch für die Handelsregister durch das Eidgenössische Amt für das Handelsregister vorgeschlagen. Infolge mangelnder Ressourcen bzw. zahlreicher anderer Aufgaben wurde die Überarbeitung der Weisungen und Kreisschreiben durch das Eidgenössische Amt für das Handelsregister vorläufig sistiert. Siehe: Staatssekretariat für Wirtschaft (seco), Expertenbericht Gründungsadministration, S. 76. Siehe zu Handbuch: Küng Manfred/Meisterhans Clemens/diverse Autoren: Handbuch für das Handelsregisters, Band I bis VII. 25 EVD, Die KMU-Politik des EVD, Bern, Mai 2003, S Siehe auch Bemerkungen in Fussnote Nr. 1 oben.

7 Aufsätze zum Handelsregisterrecht 91 Der Autor ist Rechtsanwalt und Urkundsperson sowie Systemischer Coach und Trainer in St. Gallen. Erschienen in: Zitiervorschlag: Bläsi, Christof: Notwendige Belege für Eintragungen im Handelsregister betreffend die Revisionsstelle, in:, Bern 2003, S (zusammen mit Dr. Jürg Reichenbach). Christof Bläsi Rechtsanwalt und Urkundsperson Systemischer Coach und Trainer Am Bohl 2 CH St. Gallen Tel (0) Fax 0041 (0) christof.blaesi@chblaw.ch /14052