-Konten einrichten

Transkript

1 Thema: Die wichtigsten Kontoeinstellungen EDITORIAL Liebe Leserin, lieber Leser, neben Konflikten durch Add-Ins sind falsche Kontoeinstellungen die häufigste Ursache für Probleme mit Outlook. Nicht selten sind es simple Tippfehler (wie smpt anstelle von smtp) bei der Eingabe der Server-Adressen, die den Zugriff auf das -Postfach verhindern. Und glauben Sie s oder nicht: Tippfehler bei der Eingabe des Kennworts oder falsche Kennwörter gehören nach wie vor zu den Top-3-Fehlern bei den Kontoeinstellungen. Und weil es so häufig Schwierigkeiten beim Einrichten von -Konten gibt, widmen wir diese Sonderausgabe ganz diesem Thema. Zunächst einmal erläutere ich Schritt für Schritt, wie Sie beim Einrichten in den verschiedenen Outlook-Versionen vorgehen. Im zweiten Teil der Ausgabe finden Sie dann die relevanten Einstellungen für die wichtigsten Provider. Viel Erfolg wünscht Ihnen, Franz Grieser Chefredakteur Outlook aktuell redaktion@outlook-aktuell.de LESERSERVICE -Hotline: Wir beantworten Ihre individuellen Fragen zu Outlook. Nutzen Sie dafür einfach das Anfrageformular unter Fragen zu Ihrem Abonnement schicken Sie an: info@outlook-aktuell.de Zusatzinformationen im Internet: Zu jeder Ausgabe von Outlook aktuell finden Sie zusätzliche Downloads und Tipps im Abonnentenbereich unter aktuell.de. Loggen Sie sich einfach mit dem aktuellen Passwort ein. PASSWORT MULTIMEDIA Versionen: ab Outlook Konten einrichten Auf den folgenden Seiten ist beschrieben, wie Sie in Outlook 2000 bis 2003 bzw. Outlook 2007/ Konten anlegen. Bevor Sie sich ans Einrichten machen, benötigen Sie aber noch eine Reihe von Infos. Zunächst einmal brauchen Sie natürlich ein -Postfach. Das erhalten Sie zum Beispiel von Ihrem Internet-Provider, etwa T-Online oder Arcor. Oder Sie erhalten es, wenn Sie sich eine Web-Präsenz über einen Anbieter wie 1&1 zulegen. Und dann gibt es noch eine ganze Reihe von Dienstleistern, die kostenlose -Postfächer sowie kostenpflichtige (mit zusätzlichen Dienstleistungen wie integriertem Virenschutz) bereitstellen typische Provider sind GMX, Google, Yahoo und Web.de. Das Postfach müssen Sie dann in den meisten Fällen noch bei Ihrem Provider einrichten. Dazu stellen die Provider eine Web-Oberfläche bereit, über die Sie ein neues Postfach anlegen. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das Microsoft Exchange einsetzt, benötigen Sie ein Konto auf dem Exchange-Server. Diese Infos brauchen Sie Damit Sie in Outlook ein Konto für Ihr -Postfach einrichten können, benötigen Sie vom Provider (1&1, GMX, Google, Yahoo etc.) bzw. vom Administrator die folgenden Angaben: Ihren n und Ihre (oft ist die bereits der ). Das Kennwort (oder Passwort), mit dem Sie ins Postfach kommen. Handelt es sich um ein POP3- oder ein IMAP-Konto? Die Servereinstellungen für den Posteingang und den Postausgang. Die Portnummern (Serveranschlussnummern) für Posteingang und Postausgang. Ist eine geschützte Verbindung über SSL bzw. TLS erforderlich? Für die wichtigsten Anbieter von kostenlosen -Postfächern und für Webspace- Anbieter haben wir die relevanten Informationen zusammengestellt Sie finden Sie ab Seite 6. Dann brauchen Sie nur noch Ihren n, die und Ihr Kennwort. INHALT So finden Sie zum Beispiel auf unter Fre Login einen Link Kostenlos anmelden!, mit dem Sie ein kostenloses Postfach bei GMX erhalten. -Konten in Outlook 2000 bis 2003 einrichten Seite 2 -Konten in Outlook 2007/2010 einrichten Seite 4 Die Einstellungen für die wichtigsten Provider Seite 6

2 Version: Outlook 2000 bis Konten in Outlook 2000 bis 2003 einrichten Sie haben Ihr -Postfach zum Beispiel bei GMX oder Google angelegt und die notwendigen Informationen zusammengesucht? Dann richten Sie das dazugehörige Konto in Outlook 2000 bis 2003 wie folgt ein. Wenn Sie die auf Seite 1 genannten Informationen beisammen haben, rufen Sie Outlook auf und richten das neue Konto wie folgt ein. Falls Sie Outlook gerade erst installiert haben, erscheint ein Assistent, sodass Sie mit Schritt 3 fortfahren können. Die Grundeinstellungen 1. In Outlook 2000/2002 rufen Sie den Befehl Extras _ Konten auf, in Outlook 2003 Extras _ -Konten. 2. Im Assistenten, der nun geöffnet wird, wählen Sie Ein neues -Konto hinzufügen aus und klicken auf Weiter. 3. Wählen Sie den Servertyp für das Konto aus: Bei einem Fre -Konto zum Beispiel bei Googl , GMX, etc. ist das normalerweise POP3 (mehr zu POP3 und IMAP im Kasten auf Seite 3). HTTP brauchen Sie nur, wenn Sie ein Hotmail-Konto einrichten wollen. Klicken Sie nach der Auswahl auf Weiter. wieder neu eintippen müssen, schalten Sie die Option Kennwort speichern ein. 9. Die Einstellung Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA) lassen Sie deaktiviert es sei denn, Ihr Provider hat explizit angegeben, dass Sie sie einschalten müssen. So sehen die Einstellungen für ein kostenloses Konto bei GMX aus. Bei kostenlosen -Konten ist normalerweise POP3 die richtige Einstellung. 4. Geben Sie Ihren Namen und darunter die für das Konto ein. 5. In die Felder unter Serverinformationen geben Sie die Einstellungen ein, die Sie von Ihrem -Provider erhalten haben. Eine Übersicht über die Einstellungen für die wichtigsten Provider finden Sie ab Seite Im Feld schlägt der Outlook-Assistent den Namen aus der oben angegebenen vor. Hier müssen Sie in der Regel die komplette - Adresse, also eintragen. 7. Im Feld darunter geben Sie das Kennwort ein, das Sie bei der Einrichtung des -Kontos bei Ihrem Provider angegeben haben bzw. das Sie von Ihrem Provider erhalten haben. 8. Damit Sie nicht bei jedem -Abruf das Kennwort Die erweiterten Einstellungen 10. Bevor Sie nun die Einstellungen testen, sind bei vielen Providern noch zusätzliche Einstellungen nötig. Klicken Sie dazu auf Weitere Einstellungen. 11. Auf dem Register Allgemein geben Sie in das oberste Feld -Konto eine aussagekräftige Bezeichnung für das Konto ein. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie mehrere -Konten einrichten dann können Sie die Konten leichter unterscheiden. Diese Bezeichnung wird in der Liste der -Konten angezeigt, wählen Sie also einen aussagekräftigen Namen. 12. Öffnen Sie nun das Register Postausgangsserver. Wenn Ihr Provider nicht explizit etwas anderes angegeben 2 Thema: Wichtige Kontoeinstellungen

3 hat, aktivieren Sie die Option Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung und Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden. Falls Ihr Postausgangsserver andere Einstellungen verlangt, schalten Sie Anmelden mit ein und geben und Kennwort ein. 13. Die Option Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden musste man früher bei einigen Providern einschalten. Heute ist sie bei keinem der bekannteren Provider mehr notwendig. 14. Falls Sie die s nur mit einem PC und nur mit Outlook abrufen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Andernfalls lesen Sie den Kasten Falls Sie s mit mehreren PCs abrufen (Seite 5) und nehmen die Einstellungen auf dem Register Erweitert vor. 15. Öffnen Sie das Register Erweitert. Im oberen Teil müssen Sie bei einigen Providern unter Serveranschlussnummern die Vorgaben ändern, zum Beispiel bei Googl , nicht jedoch bei GMX. 16. Falls der Mailserver eine verschlüsselte Verbindung (SSL) erfordert, schalten Sie die entsprechende Option ein. Outlook passt dann gleich die Portnummer (also die Serveranschlussnummer) im Feld Posteingangsserver (POP3) an. Falls für Ihren Provider eine andere Portnummer erforderlich ist, geben Sie sie hier ein. Bei POP3 wird normalerweise 110 verwendet, bei verschlüsselter Übertragung (SSL) ist es Port 995. Bei IMAP wird normalerweise der Port 143 verwendet, Alternativen sind 220 (bei IMAP3) und 993 (bei IMAPS). 17. Wenn der Posteingangsserver eine SSL-Verbindung erfordert, ist das in der Regel auch beim Postausgangsserver der Fall. Schalten Sie dann diese Option ebenfalls ein und geben Sie die Portnummer ein. Üblich sind Port 25 bzw. 587 (bei SSL). 18. Schließen Sie den Dialog Internet- -Einstellungen mit OK. Meistens gelten für den Postausgang die gleichen Authentifizierungseinstellungen wie für den Posteingang. Einstellungen testen und abschließen 19. Klicken Sie nun auf Kontoeinstellungen testen. Outlook schickt jetzt eine Test- an das Konto. Wundern Sie sich also später nicht, wenn Sie diese in Ihrem Posteingang finden. 20. Wenn Sie alle Einstellungen korrekt eingegeben haben und eine Verbindung zum Mailserver aufgebaut werden konnte, erscheint die Meldung, dass die Tests erfolgreich ausgeführt wurden. Schließen Sie den Dialog. Falls es zu Fehlern kommt, schließen Sie den Dialog und überprüfen Sie die Einstellungen anhand der Tabelle auf den folgenden Seiten. Überprüfen Sie auch, ob Sie das Kennwort korrekt eingegeben haben. Keine Fehler beim Test: Das heißt, Sie haben die Kontoeinstellungen korrekt eingegeben. 21. Im Dialog -Konten klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen. POP3, IMAP UND SMTP Im oberen Teil geben Sie die Portnummern an. Sofern Ihr Provider andere als die voreingestellten verlangt. POP3, IMAP und SMTP sind Internetprotokolle, die zum Austausch von s verwendet werden. POP3 und IMAP sind für den Posteingang gedacht, SMTP für den Postversand. POP3 ist weiter verbreitet als IMAP: Die meisten Fre -Provider bieten lediglich POP3 an, nur gegen Aufpreis ist IMAP erhältlich. Bei POP3 werden die s nach dem Herunterladen vom Mailserver gelöscht, sofern Sie das nicht explizit unterbinden. Bei IMAP dagegen bleiben die s auf dem Server und werden auch dort verwaltet. Der Nutzer entscheidet, welche s er auf seinen PC herunterlädt und welche nicht. Heruntergeladen werden nur Kopien der s, die Originale bleiben auf dem Server. Wird eine in Outlook gelöscht, wird sie auch auf dem Server gelöscht. Thema: Wichtige Kontoeinstellungen 3

4 Versionen: ab Outlook Konten in Outlook 2007/2010 einrichten Sobald Sie Ihr -Postfach zum Beispiel bei GMX oder Google angelegt und die notwendigen Informationen bereitgelegt haben, richten Sie das dazugehörige Konto in Outlook 2007 bzw wie folgt ein. Die Kontoeinrichtungs-Assistenten aus Outlook 2007 und 2010 bieten an, die Einstellungen für Ihr Konto selbsttätig zu ermitteln. Im Test hat das eher schlecht als recht funktioniert. So hat der Assistent bei GMX-Konten öfter das IMAP- statt das POP3-Protokoll eingestellt. Da sich das nachträglich nicht ändern lässt, ist der Automatikmodus nicht wirklich zu empfehlen. Deshalb wird im Folgenden auch die manuelle Vorgehensweise beschrieben. Die Screenshots stammen aus Outlook 2010, das in manchen Dialogen zusätzliche Optionen anbietet wo das wichtig ist, wird auf die zusätzlichen Optionen eingegangen. Die Grundeinstellungen Zum Einrichten Ihres -Kontos gehen Sie so vor: 1. In Outlook 2007 rufen Sie den Befehl Extras _ Kontoeinstellungen auf, in Outlook 2010 Datei _ Kontoeinstellungen _ Kontoeinstellungen. 2. Auf dem Register klicken Sie auf Neu. 3. In Outlook 2007 wählen Sie Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP aus, in Outlook Konto. Klicken Sie auf Weiter. 4. Im nächsten Dialog lassen Sie die Felder leer. Schalten Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren ein und klicken Sie auf Weiter. 8. In die Felder Posteingangsserver und Postausgangsserver (SMTP) geben Sie die Einstellungen ein, die Sie von Ihrem -Provider erhalten haben. Eine Übersicht über die Einstellungen für die wichtigsten Provider finden Sie ab Seite Im Feld schlägt der Outlook-Assistent den Namen aus der oben angegebenen vor. Hier müssen Sie in der Regel die komplette - Adresse, also eintragen. 10. Im Feld darunter tragen Sie das Kennwort ein, das Sie bei der Einrichtung des -Kontos bei Ihrem Provider angegeben haben bzw. das Sie von Ihrem Provider erhalten haben. 11. Damit Sie nicht bei jedem -Abruf das Kennwort wieder neu eintippen müssen, schalten Sie die Option Kennwort speichern ein. 12. Die Einstellung Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA) lassen Sie deaktiviert es sei denn, Ihr Provider hat explizit angegeben, dass Sie sie einschalten müssen. Die Grundeinstellungen für ein kostenloses Postfach bei Googl . Im Beispiel wollen wir ein POP3- und kein Exchange-Konto einrichten. 5. Wenn Sie Ihr Outlook mit einem Konto auf dem Exchange-Server in Ihrer Firma verbinden wollen, wählen Sie Microsoft Exchange aus; andernfalls entscheiden Sie sich für Internet- . Klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie Ihren Namen und darunter die für das Konto ein. 7. Im Feld Kontotyp wählen Sie POP3 oder IMAP aus (wenn Sie nicht sicher wissen, dass es sich um ein IMAP- Konto handelt, nehmen Sie POP3). Die erweiterten Einstellungen 13. Bevor Sie nun die Einstellungen testen, sind bei vielen Providern noch zusätzliche Einstellungen nötig. Klicken Sie dazu auf Weitere Einstellungen. 14. Auf dem Register Allgemein geben Sie in das oberste Feld -Konto eine aussagekräftige Bezeichnung für das Konto ein. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie mehrere -Konten einrichten dann können Sie die Konten leichter unterscheiden. 15. Öffnen Sie nun das Register Postausgangsserver. Wenn Ihr Provider nicht explizit etwas anderes angegeben hat, aktivieren Sie die Option Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung und Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden. Falls Ihr Postausgangsserver andere Einstellungen ver- 4 Thema: Wichtige Kontoeinstellungen

5 langt, schalten Sie Anmelden mit ein und geben und Kennwort ein. 16. Die Option Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden musste man früher bei einigen Providern einschalten. Heute ist sie bei keinem der bekannteren Provider mehr notwendig. 17. Falls Sie die s nur mit einem PC und nur mit Outlook abrufen, fahren Sie mit Schritt 18 fort. Andernfalls lesen Sie den Kasten Falls Sie s mit mehreren PCs abrufen und nehmen die entsprechenden Einstellungen vor. 18. Öffnen Sie das Register Erweitert. Im oberen Teil müssen Sie bei einigen Providern unter Serveranschlussnummern die Vorgaben ändern, zum Beispiel bei Google Mail. 19. Falls der Mailserver eine verschlüsselte Verbindung (SSL) erfordert, schalten Sie die entsprechende Option ein. Outlook passt dann gleich die Portnummer (also die Serveranschlussnummer) im Feld Posteingangsserver (POP3) an. Falls für Ihren Provider eine andere Portnummer erforderlich ist, geben Sie sie hier ein. Bei POP3 wird normalerweise 110 verwendet, bei verschlüsselter Übertragung (SSL) ist es Port 995. Bei IMAP wird normalerweise der Port 143 verwendet, Alternativen sind 220 (bei IMAP3) und 993 (bei IMAPS). 20. Wenn der Posteingangsserver eine SSL-Verbindung erfordert, ist das in der Regel auch beim Postausgangsserver der Fall. Schalten Sie dann diese Option ebenfalls ein und geben Sie die Portnummer ein. Üblich sind Port 25 bzw. 587 (bei SSL). 21. Schließen Sie den Dialog Internet- -Einstellungen mit OK. 22. Klicken Sie nun auf Kontoeinstellungen testen. Outlook schickt jetzt eine Test- an das Konto. 23. Wenn Sie alle Einstellungen korrekt eingegeben haben und eine Verbindung zum Mailserver aufgebaut werden konnte, erscheint die Meldung, dass die Tests erfolgreich ausgeführt wurden. Schließen Sie den Dialog. Falls es zu Fehlern kommt, schließen Sie den Dialog und überprüfen Sie die Einstellungen anhand der Tabelle auf den folgenden Seiten. Überprüfen Sie auch, ob Sie das Kennwort korrekt eingegeben haben das ist eine der häufigsten Fehlerursachen. 24. Outlook-2007-Nutzer fahren nun mit Schritt 26 fort. Outlook-2010-Nutzer finden unter dem Button Kontoeinstellungen testen noch eine Option: Sie können hier angeben, ob die s aus dem neuen Konto in einem eigenen Persönlichen Ordner (und einer eigenen PST- Datei) oder im allgemeinen Persönlichen Ordner (also der Outlook.pst bzw. in einer anderen bereits vorhandenen PST-Datei) gespeichert werden sollen. Wenn Sie einen separaten Persönlichen Ordner dafür haben wollen, wählen Sie Neue Outlook-Datendatei aus, andernfalls schalten Sie Vorhandene Outlook-Datendatei ein und wählen die gewünschte PST-Datei aus. Googl erfordert verschlüsselte Verbindungen (SSL und TLS) und andere als die vorgegebenen Ports. Im Beispiel lassen Sie keinen eigenen Persönlichen Ordner für die s dieses Kontos anlegen, sondern speichern sie im allgemeinen Persönlichen Ordner Outlook.pst. 25. Wenn die Kontoeinstellungen in Outlook 2010 nicht noch einmal überprüft werden sollen, schalten Sie die Option Kontoeinstellungen durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter testen ab. 26. Im Dialog -Konten klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen. FALLS SIE S MIT MEHREREN PCS ABRUFEN Wenn Sie ein POP3-Konto verwenden und die s mit mehreren PCs oder mit mehreren Programmen (zum Beispiel Outlook und Outlook Express) abrufen, müssen Sie nun noch verhindern, dass Outlook s nach dem Abruf vom Mailserver löscht (und sie dann nicht mehr mit anderen PCs abgerufen werden können). Dazu klicken Sie im Dialog, den Sie über den Button Weitere Einstellungen öffnen, ins Register Erweitert. Aktivieren Sie die Option Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen. Schalten Sie außerdem die Option Vom Server nach x Tagen entfernen ein und tragen Sie hier eine ausreichend lange Frist ein, sodass Sie Gelegenheit haben, mit all Ihren PCs (bzw. -Programmen) die s vom Server zu holen, bevor sie gelöscht werden. Thema: Wichtige Kontoeinstellungen 5

6 Die Einstellungen für die wichtigsten Provider WEBSPACE-ANBIETER 1&1 Hosting all-inkl.com domainfactory pop.1und1.de imap.1und1.de smtp.1und1.de vom Provider vergebener Name pop3.ihredomain.de imap.ihredomain.de smtp.ihredomain.de vom Provider vergebener Name pop3.ihredomain.de imap.ihredomain.de smtp.ihredomain.de Host Europe : vom Provider vergebener Name : mail.ihredomain.de : : mailout.ihredomain.de : Strato : : : : : : (name@ihredomain.de) pop3.strato.de imap.strato.de smtp.strato.de IMPRESSUM Outlook aktuell, ISSN Fachverlag für Computerwissen, ein Verlagsbereich der VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Vorstand: Helmut Graf Herausgeber: Stefanie Speyrer Chefredakteur: Franz Grieser, Hohenschäftlarn Gutachter: Birgit Volk, Bonn Herstellungsleitung: Dipl.-Ing. Monika Graf, Bonn Herstellung: Sebastian Gerber, Bonn Entwurf und Layout: Caroline Butz, Druck und Belichtung: ADN Offsetdruck, Battenberg Auszubildende, Studenten, Trainees und Volon täre erhalten gegen Nachweis 25 % Rabatt. Adresse: Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Theodor-Heuss-Str. 2-4, Bonn Telefon: 0228/ , Fax: 0228/ Internet: Eingetragen: Amtsgericht Bonn HRB 8165 Die Beiträge in Outlook aktuell wurden mit Sorgfalt recherchiert und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Daher ist eine Haftung, auch für telefonische Auskünfte, aus geschlossen. Vervielfältigungen jeder Art sind nur mit Genehmigung des Verlags gestattet. Copyright 2010 by VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG; Bonn, Warschau, Bukarest, Moskau, London, Manchester, Madrid, Johannesburg, Paris Dieses monothematische Supplement Die wichtigsten Kontoeinstellungen liegt der Ausgabe 12/2010 von Outlook aktuell bei. 6 Thema: Wichtige Kontoeinstellungen

7 FRE -ANBIETER UND DSL-PROVIDER AOL AOL-Name pop.aol.com imap.de.aol.com smtp.de.aol.com Portnummer, Postausgang 587 Arcor pop3.arcor.de imap.arcor.de mail.arcor.de (nur wenn Einwahl nicht über Arcor) Freenet mx.freenet.de mx.freenet.de mx.freenet.de Portnummer, Postausgang 587 GMX oder Kundennummer pop.gmx.net imap.gmx.net mail.gmx.net Googl pop.googl .com Adresse für Posteingangsserver (IMAP imap.googl .com smtp.googl .com Server erfordert verschlüsselte Verbindung (SSL) Portnummer, Posteingang 995 (POP3) bzw. 993 (IMAP) Verbindungstyp für Postausgang SSL (bis Outlook 2003), TLS (ab Outlook 2007) Portnummer, Postausgang 587 oder 465 Hotmail pop3.live smtp.live.com Thema: Wichtige Kontoeinstellungen 7

8 Server erfordert verschlüsselte Verbindung (SSL) Portnummer, Posteingang 995 Verbindungstyp für Postausgang SSL (bis Outlook 2003), TLS (ab Outlook 2007) Portnummer, Postausgang 587 Kabel Deutschland O2 Online T-Online Versatel Web.de Fre pop3.kabelmail.de smtp.kabelmail.de (bei IMAP nur der pop.o2online.de imap.o2online.de mail.o2online.de popmail.t-online.de smtp.t-online.de pop3.versatel.de imap4.versatel.de smtp.versatel.de oder pop3.web.de imap.web.de smtp.web.de Yahoo Mail oder pop.mail.yahoo.de oder pop.mail.yahoo.com smtp.mail.yahoo.de oder smtp.mail.yahoo.com 8 Thema: Wichtige Kontoeinstellungen