Zuwendungsrecht im DAAD

Transkript

1 Zuwendungsrecht im DAAD Jürgen Stricker Leiter der Innenrevision

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3 Inhaltsverzeichnis

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7 Vortrag

8 Das Zuwendungsrecht im DAAD Jürgen Stricker, Referatsleiter DAAD-Innenrevision Themenübersicht Einführung Antragsverfahren Bewilligung Überwachung der Verwendung Nachweis der Verwendung Prüfung der Verwendung Rückforderung Abschluss des Projekts 2 1

9 I. Einführung 3 I/1 Allgemein Volkswirtschaft Privatwirtschaft (natürliche/juristische Personen) öffentliche Hand (Bund, Länder, Kommunen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts) Rechtsgebiete Privatrecht öffentliches Recht (Staatsrecht, Verwaltungsrecht, Haushaltsrecht) 4 2

10 I/2 Rechtsnatur des DAAD e.v. Als gemeinnütziger Verein ist der DAAD eine juristische Person des privaten Rechts Rechtliche Einflussgrößen seines Handels sind: seine Satzung, Wirtschaftsplan, Zuwendungsbescheide (sog. begünstigende Verwaltungsakte, öffentliches Recht) der Geldgeber Besserstellungsverbot Zuwendungsverträge (bürgerliches Recht) gegenüber den Zuwendungsempfängern (i. d. R. dt. Hochschulen = juristische Personen des öffentlichen Rechts, Anstalten der Länder, Föderalismus) 5 I/2.1 Anzuwendende Rechtsgebiete Öffentliches Recht Privatrecht Haushaltsrecht BHO Bundesreisekostengesetz BRKG Verwaltungsrecht VwVfG Vergaberecht VOL, VOB, VOF BGB 6 3

11 I/2.2 Rechtliche Grundlagen des Zuwendungsrechts Bundeshaushaltsordnung (BHO) 23, 44 und 89 Verwaltungsvorschriften (VV) zu 44 BHO Allgemeine Nebenbestimmung für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) Besondere Nebenbestimmungen des Auswärtigen Amtes (BNBest-AA) 7 I/2.2.1 Wichtige Regelungen in den ANBest-P Anforderung der Zuwendung (20 v. H. Klausel) Zwei-Monatsfrist Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung Inventarisierung Berücksichtigung von VOL/VOB Mitteilungspflichten Bestandteile des Verwendungsnachweises Aufbewahrungsfrist Nachweis der Verwendung Prüfung des Verwendungsnachweises Erstattung der Zuwendung, Verzinsung 8 4

12 I/2.2.2 Weitere Allgemeine Nebenbestimmungen Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung - ANBest-I Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften und Zusammenschlüsse von Gebietskörperschaften - ANBest-GK Allgemeine Nebenbestimmen für Zuwendungen zur Projektförderung auf Kostenbasis - ANBest-P-Kosten Baufachliche Ergänzungsbestimmungen zu den Vorläufigen Verwaltungsvorschriften zu den 44, 44a BHO -ZBau 9 I/2.2.3 Auflage ( 36 Abs. 2 Nr. 4 VwVfG) Nebenbestimmung zu einem begünstigenden Verwaltungsakt (Zuwendungsbescheid) Verpflichtet den Zuwendungsempfänger zu einem Tun, Dulden oder Unterlassen Die durch die Auflage auferlegte Verpflichtung steht neben der Regelung durch den Zuwendungsvertrag Selbständige Anordnung, die die begünstigende Regelung des Zuwendungsvertrages erst ermöglicht Auflage selbst ist materieller Akt, der mit dem Zuwendungsvertrag verbunden ist Zuwendungsgeber kann vom Zuwendungsvertrag zurücktreten, wenn Zuwendungsempfänger die Auflagen nicht oder nicht innerhalb der gesetzten Frist erfüllt 10 5

13 I/2.2.4 Bedingung ( 36 Abs. 2 Nr. 2 VwVfG) Nicht mit dem Zuwendungsvertrag verbunden, sondern ein unselbständiger Bestandteil Macht dessen Rechtswirkung von einem ungewissen künftigen Ereignis abhängig - Aufschiebend (Rechtswirkung tritt mit dem Ereignis ein) - Auflösend (Rechtswirkung fallen mit dem Ereignis weg) Auch bei der aufschiebenden Bedingung wird der Zuwendungsvertrag wirksam, die bedingten Rechtswirkungen bleiben jedoch bis zum Eintritt der Bedingung in der Schwebe Mit dem Eintritt der auflösenden Bedingung wird Zuwendungsvertrag unwirksam 11 I/3 Zweistufiges Zuwendungsverfahren Geldgeber mittels DAAD mittels Zuwendungsbescheid Zuwendungsvertrag Zuwendungsempfänger 12 6

14 I/4 Rechtsverhältnisse in der Projektförderung Geldgeber DAAD Letztempfänger Zuwendungsempfänger 13 I/5 Zuwendung Zuwendungen sind zweckgebundene Geldleistungen öffentlich-rechtlicher Art, die der Bund zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben an Stellen außerhalb der Bundesverwaltung erbringt, ohne das der Empfänger vor der Bewilligung einen dem Grunde und der Höhe nach bestimmten Rechtsanspruch hat und ohne dass ein unmittelbarer Leistungsaustausch stattfindet. 14 7

15 I/5.1 Kriterien für Zuwendungen Voraussetzungen: Ausgabe/Verpflichtungsermächtigung Leistung an Stellen außerhalb der Bundesverwaltung Erfüllung bestimmter Zwecke Erhebliches Interesse des Bundes ohne Zuwendung wird Zweck nicht/nicht im notwendigen Umfang befriedigt Abgrenzung zu: Sachleistungen Bürgschaften, Garantien und sonstige Gewährleistungen Leistungen aufgrund von Rechtsvorschriften Ersatz von Aufwendungen und zu Mitgliedsbeiträgen Öffentliche Aufträge 15 I/5.2 Ausgaben vs. Kosten Ausgaben entstehen (fallen an), wenn etwas gekauft (Vertrag, Verpflichtungsgeschäft) wird, unabhängig davon, ob es schon bezahlt (Auszahlung) wurde oder nicht. Sobald effektive Zahlungen erfolgen, werden Ausgaben zu Auszahlungen. Kosten sind der in Geld bewertete Verzehr von Gütern und Dienstleistungen (wertorientierter Kostenbegriff). Kosten fallen nicht wie Ausgaben in dem Moment des Kaufs eines Gegenstandes oder einer Leistung an, sondern im Moment ihres Verbrauchs/Verzehrs. Im Rahmen der Projektförderung sind Kosten nur dann zuwendungsfähig, wenn im Zuwendungsbescheid des Geldgebers die entsprechende ANBest- P-Kosten als Bestandteil aufgeführt wurde. Der DAAD hat bislang noch nie eine Bewilligung durch einen Geldgeber auf der Grundlage von Kosten erhalten. Demzufolge ist die synonyme Verwendung des Begriffs Kosten für Ausgaben irreführend und unzutreffend. 16 8

16 I/5.3 Ausgestaltung der Zuwendung Jährlichkeit Besserstellungsverbot Subsidiaritätsprinzip (Folie III/ [49] und IV/3 [56]) kein Rechtsanspruch auf Zuwendung zweckgebundene Mittelvergabe wirtschaftliche & sparsame Verwendung Berücksichtigung von VOL, VOB und VOF 17 I/5.4 Prozess der Projektförderung 2. Bewilligung 3. Bewirtschaftung der Zuwendung 1. Antragsverfahren Ausschreibung, Auswahl 4. Nachweis der Verwendung 7. Abschluss der Förderung, Archivierung 6. Rückfor- derung 5. Prüfung der Verwendung 18 9

17 I/5.5 Projektförderprozess Zuwendungsempfänger Antragstellung Mittelanforderungen Zuwendungsgeber Bewilligung (Ausstellen und Unterzeichnung des Zuwendungsvertrages Mitteilungspflicht bei Weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei anderen öffentlichen Stellen/Dritten beantragt oder von ihnen erhält (Nr. 5.1 ANBest-P) Verwendungszweck oder sonstige maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen (Nr. 5.2 ANBest-P) der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist (Nr. 5.3 ANBest-P) der ausgezahlte Betrag nicht innerhalb von zwei Monaten ver-braucht werden kann (Nr. 5.4 ANBest-P) inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden (Nr. 5.5 ANBest-P) Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet (Nr. 5.6 ANBest-P) Erstellen von Zwischen-/ Verwendungsnachweis Ganz oder teilweise Erstattung erhaltener Fördermittel Auszahlung der angeforderten Mittel nach Prüfung Überprüfung von Zwischen- /Verwendungsnachweis kursorische-/ umfassende Prüfung Falls Beanstandung: Unwirksamkeit, Rücktritt (teilweise) von der Förderung, Korrektur / Ergänzung Falls Keine Beanstandung: Auslaufen der Förderung ohne Erstattung der Zuwendung Archivierung der Akten 19 I/6 Weiterleitung von Zuwendungen Zuwendungsempfänger als Erstempfänger Zuwendungszweck durch Weiterleitung erfüllt (VV Nr. 12) 20 10

18 I/6.1 Abgrenzung zwischen Weiterleitung von Zuwendungen und Vergabe von Aufträgen Zur Vergabe von Aufträgen ist Zuwendungsempfänger berechtigt Austauschverträge zur Beschaffung von Leistungen gegen Entgelt BRH bei Weiterleitung von Zuwendungen umfassendes Prüfungsrecht; bei Vergaben nur ob diese den Vorgaben im Zuwendungsvertrag entsprach Weiterleitung von Zuwendungen kann nur vorliegen, wenn Dritte selbst Zuwendungsempfänger; d.h. ein unmittelbares Eigeninteresse an Wahrnehmung der geförderten Aufgabe Ist Interesse darauf gerichtet, ein angemessenes Entgelt als Gegenleistung zu erzielen, dann ist Vertrag als Austauschvertrag abzuschließen Entscheidend ist das zugrunde liegende Interesse 21 I/6.2 Voraussetzungen der Weiterleitung von Zuwendungen Zuwendungsempfänger muss zur Weiterleitung (Zuwendungsbescheid) ermächtigt sein Zuwendungszweck nicht durch Erstempfänger, sondern nur durch Dritte erfüllt werden kann Erstempfänger trägt Verantwortung für zweckentsprechende Verwendung der Mittel Erstempfänger muss zur Weiterleitung der Zuwendung geeignet (ausreichende Verwaltungserfahrung) sein Nur bei Projektförderung 22 11

19 I/6.3 Weiterleitung in privatrechtlicher Form Zuwendungsempfänger (Erstempfänger) im Rahmen seiner eigenen satzungsmäßigen Aufgaben Mittel an Dritte weiterleitet Grundlage: privatrechtlicher Zuwendungsvertrag z. B: Vergabe von Stipendien für ausländische Studenten im Rahmen der auswärtigen Kulturpolitik 23 I/7 Aktenplan Generalakte 1.) Abstimmung mit Geldgeber Zustandekommen bzw. Zustimmung zu Förderrichtlinie, Pauschalen u. ä., Text Erläuterung im Wirtschaftsplan 2.) Zuwendungsbescheid Geldgeber 3.) Entscheidung Leitungssausschuss 4.) Wahl der Finanzierungsart 5.) Ausschreibung/Förderrichtlinie Qualitätssicherung, Abstimmung mit MVP 6.) Auswahl Verfahren, Kriterien, Protokolle, Entscheidung 7.) Qualitätssicherung Formulare für: Finanzierungsplan, Mittelanforderung zahlenmäßiger Nachweis 8.) Zuwendungsvertrag Mitzeichnung des zuständigen MVP gem. Nr Anlage 5 zur GO 9.) Evaluierung 24 12

20 I/7.1 Aktenplan Projektakte 1.) Antrag Projektbeschreibung, Finanzierungsplan, Prüfvermerk zur Antragsprüfung, Korrespondenz 2.) Bewilligung Zuwendungsvertrag, Änderungsverträge, Korrespondenz 3.) Bewirtschaftung Mittelanforderungen, Umwidmung von Mitteln, Korrespondenz 4.) Nachweis der Verwendung Verwendungs-/Zwischennachweis, Sachbericht, zahlenmäßiger Nachweis, Belegliste, Inventarliste, weitere Bestandteile des Verwendungsnachweises, Korrespondenz 5.) Prüfung der Verwendung Prüfvermerk über die kursorische Prüfung des Verwendungsnachweises, Erfolgskontrolle, Korrespondenz 6.) Rückforderung Feststellung eines Rückforderungsanspruchs, Berechnung des Zinsanspruchs, Begründung und Anerkennung eines Verzichts auf Zinsanspruch, Korrespondenz 25 II Antragsverfahren 26 13

21 II/1 Antrag Bewilligung bedarf grundsätzlich eines schriftlichen Antrages Ausnahmeregelung der geringen finanziellen Bedeutung Bestandteile: Projektbeschreibung: Beschreibung des Vorhabens, der verfolgten Ziele sowie Zeitplan (was der Antragsteller in der Sache machen will) vgl. Sachbericht Finanzierungsplan: (wie der Antragsteller sein Vorhaben finanzieren will) vgl. zahlenmäßiger Nachweis 27 II/2 Antragsprüfung Inhalt (VV Nr. 3) : Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung Festlegung des Zuwendungszwecks Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben Höhe der Zuwendung Wichtigster Teil des gesamten Zuwendungsverfahrens Umfang: erstmalige Förderung/Anschlussförderung (bisherige Erfahrungen mit dem Antragsteller) Nachbesserung der Unterlagen bei nicht ausreichender Transparenz Vermerk über das Ergebnis der Antragsprüfung 28 14

22 II/3 Vermerk über das Ergebnis der Antragsprüfung Zweck: Transparenz der Förderentscheidung Inhalt: (Umfang ist abhängig vom Einzelfall) Vollständigkeit der Unterlagen Einhaltung Vorlagefrist Nachvollziehbarkeit Projektbeschreibung und detaillierter Finanzierungsplan Umfang zuwendungsfähiger Ausgaben Beteiligung anderer Geldgeber Beginn der Maßnahme (vor Bewilligung, Förderung begründen VV Nr. 1.3) Begründung der Finanzierungsart Gesamtfinanzierung gesichert Begründung für Abweichungen vom Antrag 29 II/4 Vorzeitiger Vorhabensbeginn Grundsatz: Zuwendungen dürfen nur für solche Vorhaben bewilligt werden, die noch nicht begonnen worden sind (VV Nr. 1.3 zu 44 BHO) Gründe für das Verbot: Vermeiden der Präjudizierung des Zuwendungsgebers Schutz des Zuwendungsempfängers vor finanziellen Risiken Verstoß gegen Subsidiaritätsgrundsatz 30 15

23 II/4.1 Zeitpunkt des Vorhabensbeginns Alle Maßnahmen, die der Planung eines Vorhabens zuzurechnen sind, werden nicht als Maßnahmenbeginn gewertet. Ein Vorhaben hat begonnen, wenn Lieferungs- oder Leistungsverträge ohne eindeutiges Rücktrittsrecht für den Fall der Versagung einer beantragten Zuwendung abgeschlossen sind. Maßgeblich ist der Abschluss des Vertrages. Ausschreibungsverfahren ist noch kein Beginn des Vorhabens 31 II/4.2 Bedeutung des vorzeitigen Vorhabensbeginn Zustimmung des Zuwendungsgebers zum vorzeitigen Vorhabensbeginn ist keine Entscheidung über die Bewilligung der beantragten Zuwendung. Beantragung und Entscheidung über das Zulassen des vorzeitigen Vorhabensbeginns bilden jeweils eigenständige Verwaltungsverfahren und sind vom Antrag auf Zuwendung und dessen Bewilligung (Zuwendungsvertrag) losgelöst. Zuwendungsempfänger trägt bis zur Bewilligung der Zuwendung das Risiko, ob die Zuwendung und damit die bereits getätigten Ausgaben ganz oder teilweise bewilligt werden

24 II/4.3 Hierarchie des vorzeitigen Vorhabensbeginn 1. Beantragung der Ausnahme nach Beantragung der Zuwendung und vor Unterzeichnung des Zuwendungsvertrags. 2. Fortsetzung jährlich wiederkehrender Vorhaben. 3. Vorhabensbeginn vor Antragstellung 4. Feststellen des vorzeitigen Vorhabensbeginn während der Prüfung des Verwendungsnachweises 5. Abgeschlossene Maßnahmen 33 II/4.4 Auswirkung für die Praxis Voraussetzungen für die Zuwendungsfähigkeit von Ausgaben vor Bewilligung: Mitteilung des Antragstellers über den vorzeitigen Vorhabensbeginn Vorliegen der diversen Ausnahmetatbestände Zulassen des vorzeitigen Vorhabensbeginn in einem eigenen Verfahren, ohne Zusage der Förderung, sondern nur unverbindliche in Aussichtstellung Vorhaben wäre bei rechtzeitiger Antragstellung zugestimmt worden Formulierungsvorschlag: Der vorzeitige Maßnahmenbeginn wird zugelassen. Die bereits getätigten Ausgaben für Maßnahmen vor rechtskräftiger Unterzeichnung des Zuwendungsvertrages werden zuwendungsfähig, soweit ein Zuwendungsvertrag zustande kommt und die entsprechenden Ausgaben notwendig, zweckentsprechend und im genehmigten Finanzierungsplan enthalten sind

25 III Bewilligung 35 III/1 Bewilligungszeitraum Der Bewilligungszeitraum ist der Zeitraum, für den die Fördermittel zur zweckentsprechenden Verwendung bereitgestellt werden (Förderzeitraum). Er ist abhängig von der Zeit, die zur Durchführung der Fördermaßnahme erforderlich ist (Durchführungszeitraum). Der Bewilligungszeitraum ist wichtig für: Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben Beginn der Vorlagefrist für den Verwendungsnachweis 36 18

26 III/1.1 Verlängerung Bewilligungszeitraum Einzige Grundlage für die Dauer eines Bewilligungszeitraums ist der für die inhaltliche Durchführung des Projekts notwendige Zeitraum. Bewilligungszeitraum darf niemals willkürlich gewählt sein, sondern muss sich immer an den inhaltlichen und sachlichen Gegebenheiten orientieren Gründe für eine Verlängerung des Bewilligungszeitraums können ausschließlich inhaltliche (Abschlussbericht dokumentation u. ä.) und einzelfallbezogene Gründe (Erkrankung, Dienstreise, Stellenvakanz etc.) sein Das Ausstehen einer Rechnung/Zahlung kann niemals der Grund für eine Verlängerung sein 37 III/2 Jährlichkeit Der Haushalt hat grundsätzlich nur eine Bindungsermächtigung für das laufende Haushaltsjahr, daher ist die äußerste Grenze des Bewilligungszeitraums grundsätzlich das Ende des Haushaltsjahres, soweit nicht aufgrund einer Verpflichtungsermächtigung eine weitergehende Bindung möglich ist

27 III/3 Verhältnis: Bewilligungszeitraum/Jährlichkeit Jähr Bewilligungszeitraum lichkeit Der Durchführungszeitraum (Bewilligungszeitraum) eines Projekts besteht unabhängig von dem Haushaltsjahr, d.h. er wird von diesem nicht begrenzt. Im betreffenden Fall bedeutet dies ein überjähriges Projekt, mit den entsprechenden Folgen (2 Zwischennachweise, Gesamtverwendungsnachweis). Durch Anwendung des Verursacherprinzips wird die Einrichtung eines überjährigen Projekts (Prinzip des Bewilligungszeitraums) vermieden (Verwaltungsvereinfachung) und gleichzeitig dem Prinzip der Jährlichkeit entsprochen. 39 III/4 Überjährige Projekte Haushaltsrechtliche Ermächtigung Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsjahres erfüllt ist Zweimonatsfrist wird nicht generell durch das Haushaltsjahr begrenzt Geht der Bewilligungszeitraum über den hinaus, kann am eine Auszahlung erfolgen, die den Mittelbedarf des Zuwendungsempfängers für fällige Zahlungen bis zum des folgenden Jahres berücksichtigt kein Verstoß gegen Jährlichkeit 40 20

28 III/5 Abrechnungszeitraum für zuwendungsfähige Ausgaben Grundsatz: Nur innerhalb des Bewilligungszeitraums getätigte Ausgaben sind zuwendungsfähig Ausnahme: Verursacherprinzip auch nach dem Ende Bewilligungszeitraums anfallende Ausgaben können als zuwendungsfähig anerkannt werden nur bei Zahlungen bis Voraussetzungen: Mittelanforderung ist vor dem Kassenschluss beim DAAD eingegangen und die angeforderten Mittel wurden vor Kassenschluss ausgezahlt Rechtsgrund für der Zahlung liegt im Bewilligungszeitraum der tatsächliche Zahlungsvorgang aber erst nach Ablauf des Bewilligungszeitraums stattfindet Die Veranstaltung, Maßnahme, Reise etc. war nicht von vornherein für einen Zeitpunkt bzw. Zeitraum im neuen Haushaltsjahr geplant 41 III/6 Zuwendungsvertrag Zuwendungsvertrag ist ein Vertrag nach bürgerlichem Recht (Verbrauchergeschäft 13 BGB) zweiseitiges Rechtsgeschäft zwei übereinstimmende aufeinander bezogene Willenserklärungen (Angebot & Annahme) Angebot kommt vom Antragsteller (Zuwendungsempfänger) Annahme erfolgt durch DAAD (Zuwendungsgeber) 42 21

29 III/6.1 Mindestbestandteile Zuwendungsvertrag (VV Nr ff.) 1. Genaue Bezeichnung des Zuwendungsempfängers (VV Nr ) 2. Höhe der Zuwendung (VV Nr ) 3. Genaue Bezeichnung des Zuwendungszwecks (VV Nr ) 4. wenn mit Hilfe der Zuwendung Gegenstände erworben oder hergestellt werden, Angabe, wie lange diese für den Zuwendungszweck gebunden sind (VV Nr ) 5. Zuwendungsart (VV Nr ) 6. Finanzierungsart (VV Nr ) 7. Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben 8. Finanzierungsform (VV Nr ) 9. Bewilligungszeitraum (VV Nr ) 10. die anzuwendenden Nebenbestimmungen und etwaige Abweichungen 11. Begründung, soweit dem Antrag des Zuwendungsempfängers nicht entsprochen wird (VV Nr. 4.1) 43 III/7 Lex specialis derogat legi generali Auslegungsregel Die speziellere Regel (Zuwendungsvertrag) hat Vorrang vor allgemeiner Regel (Gesetz) Tatbestand eines Gesetzes über alle Merkmale der besonderen Norm verfügt und diese demgegenüber noch mindestens ein weiteres Merkmal enthält Wenn alle Fälle, die unter A (Gesetz) subsumiert werden können, gleichzeitig auch B (Zuwendungsvertrag zuordenbar sind, nicht aber umgekehrt, d. h. der Anwendungsbereich des Zuwendungsvertrages deckt den des Gesetztes völlig ab, geht aber noch über diesen hinaus Die speziellere Regelung ist jene, die dem Fall eher gerecht wird (größere Sachnähe) 44 22

30 III/8 Zuwendungsarten Institutionelle Förderung Projektförderung 45 III/9 Finanzierungsform Bei der Finanzierungsform geht es darum, was mit der Zuwendung nach Ablauf des Vorhabens zu geschehen hat. Varianten: unbedingt rückzahlbar (Darlehen), bedingt rückzahlbar (Zuwendung ist bei Eintritt einer Bedingung zurückzuzahlen) nicht rückzahlbar (Zuwendungsempfänger darf die Zuwendung auf Dauer behalten, wenn er diese zweckentsprechend verwendet hat) = Zuschuss 46 23

31 III/10 Finanzierungsarten Vollfinanzierung Teilfinanzierung Anteilsfinanzierung Fehlbedarfsfinanzierung Festbetragsfinanzierung 47 III/10.1 Vollfinanzierung Zuwendung deckt die gesamten zuwendungsfähigen Ausgaben. Eigenmittel des Zuwendungsempfängers oder fremde Mittel werden nicht eingesetzt Zuwendung ist auf einen Höchstbetrag zu begrenzen Ausnahmefall Zuwendungsempfänger verfügt über keine Eigenmittel, um Projekt in dem notwendigen Umfang durchführen zu können Inanspruchnahme sobald die Zuwendung für fällige Zahlungen benötigt wird Einsparungen zugunsten des Zuwendungsgebers Mehrausgaben gehen zu Lasten des Zuwendungsgebers, soweit - beim Programmreferat entsprechende Mittel vorhanden sind und - die Mehrausgaben notwendig und angemessen sind 48 24

32 III/10.2 Anteilfinanzierung Zuwendung bemisst sich nach einem bestimmten Prozentsatz der zuwendungsfähigen Ausgaben Zuwendung ist auf einen Höchstbetrag zu begrenzen Finanzstarker Zuwendungsempfänger Anreizfunktion Änderung der Prioritätensetzung Inanspruchnahme entsprechend dem Eigenanteil Bei Einsparungen Beteiligung des Zuwendungsempfängers im Verhältnis des Anteils an Gesamtausgaben Ermäßigung der Zuwendung nur, wenn sich Gesamtausgaben um mehr als 500 ändern Mehrausgaben zu Lasten des Zuwendungsempfängers 49 III/10.3 Fehlbedarfsfinanzierung Zuwendung deckt den Fehlbedarf, der insoweit verbleibt, als der Zuwendungsempfänger die Ausgaben nicht durch eigene oder fremde Mittel zu decken vermag Zuwendung ist auf einen Höchstbetrag zu begrenzen Finanzschwacher Zuwendungsempfänger Inanspruchnahme der Zuwendung erst wenn Eigen/-Drittmittel des Zuwendungsempfängers verbraucht sind (Subsidiaritätsprinzip) Minderausgaben/zusätzliche Deckungsmittel gehen zugunsten des Zuwendungsgebers Mehrausgaben gehen zu Lasten des Zuwendungsgebers, soweit - beim Programmreferat entsprechende Mittel vorhanden sind und - die Mehrausgaben notwendig und angemessen sind 50 25

33 III/10.4 Fehlbedarfsfinanzierung mit nicht belegbaren Ausgaben Hintergrund: Vorgabe der Finanzierungsart Fehlbedarfsfinanzierung durch Geldgeber Problem: Zuwendungsempfänger verfügen über keine Eigen-/Drittmittel für Projekt Lösung: Nachvollziehbare, plausibel Kalkulation der Einnahmen und Ausgaben (Schätzung) Achtung: Übersteigen im zahlenmäßigen Nachweis die kalkulierten (geschätzten) Ausgaben die entsprechenden Einnahmen, müsste dies zu einer Nachbewilligung führen Unterschreiten im zahlenmäßigen Nachweis die kalkulierten (geschätzten) Ausgaben die entsprechenden Einnahmen, müsste dies zu einer Rückzahlung (Subsidiaritätsprinzip) führen Besondere Begründung bei Abweichen der Einnahmen und Ausgaben im zahlenmäßigen Nachweis gegenüber dem Finanzierungsplan 51 III/ Subsidiaritätsprinzip Zuwendungsempfänger hat die eigenen oder Mittel Dritter vorrangig gegenüber der Zuwendung des DAAD zu verwenden (Nr ANBest-P) (vgl. Folie IV/3, 56) Daraus folgt: Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungsplan veranschlagten Gesamtausgaben für den Zuwendungszweck, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung (Nr. 2.1 ANBest-P) vgl. entsprechende Frage bei der Mittelanforderung Die Zuwendung verringert sich in voller Höhe der Minderausgaben bzw. der zusätzlichen Deckungsmittel. Einsparungen gehen in voller Höhe zugunsten des Zuwendungsgebers (Nr. 2.2 ANBest-P) 52 26

34 III/ Ausnahmen vom Subsidiaritätsprinzip Eigen-/Drittmittel für einen bestimmten Zweck bestimmt sind, der nicht am Anfang des Projekts anfällt Einnahmen nicht am Anfang des Projekts, sondern in dessen Verlauf (regelmäßig) oder erst an dessen Ende erzielt werden 53 III/10.5 Festbetragsfinanzierung Zuwendungsgeber beteiligt sich mit einem festen, nicht veränderbaren Betrag Zuwendung auf das Vielfache eines Betrages für eine Einheit festsetzten (z.b. pro Teilnehmer x ) keine konkreten Anhaltspunkte für nicht bestimmbare spätere Finanzierungsbeiträge vorliegen Vereinfachung beim Nachweis, da Abrechnung und Nachweis nicht im Einzelnen erfolgt Anerkennungsbeitrag Minderausgaben zugunsten des Zuwendungsempfängers Mehrausgaben bei finanzstarkem Zuwendungsempfänger zu dessen Lasten, bei finanzschwachem zu Lasten Zuwendungsgeber 54 27

35 IV Überwachung der Verwendung 55 IV/1 Inhalt der Überwachungspflicht Zuwendungsgeber hat sich laufend über Art und Umfang der Aktivitäten zu unterrichten und das Projekt zu begleiten Intensität der Überwachung hängt ab von: Art des geförderten Projekts Höhe der Zuwendung Interesse des Zuwendungsgebers Überwachungsarten: verwaltungsmäßige Kontrolle fachlich begleitende Kontrolle 56 28

36 IV/1.1 Überwachung-/ Prüfung von Zuwendungen Prüfungsverfahren kursorische Prüfung umfassende Prüfung Erfolgskontrolle vertiefte Prüfung zweckentsprechende Verwendung Formale Ordnungsmäßigkeit fachlich begleitende Kontrolle verwaltungsmäßige Kontrolle Überwachungsarten 57 IV/2 Überschreitung von Einzelansätzen (Nr VV) Zulässig: Um bis zu 20 v. H. bei entsprechenden Einsparungen ohne Information des Zuwendungsgebers (Allerdings Änderung des Finanzierungsplans erforderlich) Ausgabeart/Einzelansatz im genehmigten Finanzierungsplan enthalten Zweck: Finanzielle Flexibilität Zulässig nur mit Zustimmung des Zuwendungsgebers Überschreitung um mehr als 20 v. H. bei einer Ausgabeart Überschreitung um weniger als 20 v. H., wenn dies zu Mehrausgaben führt oder es sich um eine neue/zusätzliche Ausgabeart/Einzelansatz handelt setzt Antrag voraus und bedeutet eine Änderung des Finanzierungsplans und ggf. eine Nachbewilligung 58 29

37 IV/2.1 Umwidmung von Mitteln (Nr. 1.2 ANBest-P) 1. Personalmittel (Plan: ) II Sachmittel (Plan: ) III. 500 I. 3. Geförderte Personen (Plan: ) 59 IV/3 Ermäßigung der Gesamtausgaben (Nr. 2.1 ANBest-P) Eigen-/Drittmittel sind gem. Subsidiaritätsprinzip gegenüber der Zuwendung des DAAD vorrangig einzusetzen (vgl. Folie III/10.4.1, 49). Finanzierungsplan ist hinsichtlich der Gesamtausgaben verbindlich (Nr. 2.1 Standard-Zuwendungsvertrag). Höhe der im Finanzierungsplan dargestellten Eigen-/Drittmittel ist wegen Sicherstellung der Gesamtfinanzierung unveränderbar. Reduzieren sich nach der Bewilligung, die in dem Finanzierungsplan veranschlagten Gesamtausgaben für den Zuwendungszweck, ermäßigt sich die Zuwendung (Subsidiaritätsprinzip)

38 IV/4 Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers Weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei anderen öffentlichen Stellen/Dritten beantragt oder von ihnen erhält (Nr. 5.1 ANBest-P) Verwendungszweck oder sonstige maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen (Nr. 5.2 ANBest-P) der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist (Nr. 5.3 ANBest-P) der ausgezahlte Betrag nicht innerhalb von zwei Monaten verbraucht werden kann (Nr. 5.4 ANBest-P) inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden (Nr. 5.5 ANBest-P) Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet (Nr. 5.6 ANBest-P) 61 IV/5 Änderung des Zuwendungsvertrages Jegliche Abweichung vom Zuwendungsvertrag (Finanzierungsplan) ist eine Änderung des rechtskräftigen Vertrages. Sich hieraus ergebende Ausgaben sind nie zuwendungsfähig. Deshalb muss jede Abweichung durch eine Änderung des Finanzierungsplans nachvollzogen werden. Programmreferat entscheidet/prüft, ob es dieser Änderung zustimmt oder nicht Wenn ja, ist der Zuwendungsvertrag zu ändern (Änderungsvertrag) Für vier Arten von Änderungen gibt es standardisierte Formschreiben, als Hilfe Änderungsvertrag muss nicht schriftlich abgeschlossen werden, Schriftform dient der Beweisführung In unproblematischen Fällen (z. B. Verlängerung der Vorlagefrist für Verwendungsnachweis) genügt Dokumentation (Aktennotiz) über (fern)- mündliche Vereinbarung. Hierbei sollte festgehalten werden, dass die Änderung im gegenseitigen Einvernehmen erfolgte. Achtung: Auch die Änderung / nicht Anwendung einer mitgeteilten und zugestimmten Änderung ist mitteilungspflichtig und muss seitens des DAAD zugestimmt werden

39 IV/5.1 Änderungsverträge zum Zuwendungsvertrag Umwidmung bei abweichender Verwendung (Verwendung von Mitteln eines Einzelansatzes für Zwecke eines anderen, soweit Überschreitung mehr als 20 v.h. beträgt) Umbewilligung (neue/zusätzliche Deckungsmittel, Verringerung der Einnahmen; Änderung der Finanzierungsart) Nachbewilligung (Zuwendung wird erhöht, grundsätzlich nur bei Erweiterung des Projektumfangs) Verlängerung des Bewilligungszeitraums 63 IV/6 Mittelanforderung Zuwendung darf nur in der Höhe angefordert und ausgezahlt werden, als sie voraussichtlich innerhalb von zwei Monaten nach der Auszahlung für fällige Zahlungen benötigt wird [Bedarfszeitraum] (Nr. 1.4 ANBest-P) Beginn der Frist: Mit der Auszahlung des angeforderten Betrags durch den Zuwendungsgeber. Auszahlungstag ist bei Überweisung der dritte Tag nach der Aufgabe des Zahlungsauftrags an das Geldinstitut 64 32

40 IV/6.1 Bearbeitung der Mittelanforderung Vollständigkeit der Angaben Prüfung der Mittelanforderung Ergebnis der Prüfung 65 IV/6.2 Vollständigkeit der Angaben Betrag Dauer Bedarfszeitraum Zuordnung zur Ausgabeart Subsidiaritätsprinzip (evtl. Erläuterung) Restmittel (evtl. Erläuterung) 66 33

41 IV/6.3 Prüfung der Mittelanforderung Mittelanforderung entspricht Finanzierungsplan Liegt ein von beiden Vertragspartnern unterschriebener Zuwendungsvertrag vor Zusammenhang zwischen Eingang/Bearbeitung Mittelanforderung und Beginn Bedarfszeitraum Beachtung Subsidiaritätsprinzip Vorhandensein von Restmitteln Höhe der Restmittel Verrechnung der Restmittel Niederschlagung, da Kleinbetrag Rückzahlung der Restmittel Verstoß gegen alsbaldige Verwendung Zinsanspruch Entsprechende Mittel auf dem Titel vorhanden 67 IV/6.3.1 Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum / Vorzeitiger Maßnahmenbeginn - Jährlichkeit Beginn Bewilligungszeitraum Rechtskraft Zuwendungsvertrag Ende Bewilligungszeitraum Zeit (t) Fallbeispiel Datum Bemerkung Nr Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigt Mängel: Jährlichkeit Zahlung außerhalb Bewilligungszeitraum vorzeitiger Maßnahmenbeginn Nr Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigt Mangel: vorzeitiger Maßnahmenbeginn Klärung: Mitteilung Zuwendungsempfänger/zulassen des vorzeitigen Maßnahmenbeginns Nr Mittelanforderung durch Zuwendungsempfänger Mangel: Auszahlung ohne Rechtsgrund Solange kein rechtskräftiger Zuwendungsvertrag (20.02.) vorliegt, keine Zahlung durch Zuwendungsgeber 68 34

42 IV/6.3.2 Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum / Vorzeitiger Maßnahmenbeginn Beginn Bewilligungszeitraum Rechtskraft Zuwendungsvertrag Ende Bewilligungszeitraum Zeit (t) Fallbeispiel Datum Bemerkung Nr Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigt Mängel: Zahlung außerhalb Bewilligungszeitraum vorzeitiger Maßnahmenbeginn Nr Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigt Mangel: vorzeitiger Maßnahmenbeginn Klärung: Mitteilung des Zuwendungsempfänger/zulassen des vorzeitigen Maßnahmenbeginns Nr Mittelanforderung durch Zuwendungsempfänger Mangel: Auszahlung ohne Rechtsgrund Solange kein rechtskräftiger Zuwendungsvertrag (19.05.) vorliegt, keine Zahlung durch Zuwendungsgeber 69 IV/6.3.3 Zeitpunkt der Mittelanforderung 1. Ausnahmenebene Anwenden der 2-Monatsfrist im Anschluss an das Haushaltsjahr (Verlängern des Haushaltsjahres [12 Monate] um 2 weitere Monate, Verursacherprinzip). 2. Ausnahmenebene Infolge des Kassenschlusses zu Mitte Dezember, können die Mittelanforderungen nicht zum , sondern müssen spätestens Mitte Dezember zur Zahlung angewiesen werden (Zeitraum bis Ende Februar des nächsten Jahres nicht 2, sondern 2,5 Monate). 3. Ausnahmenebene Damit die Mittelanforderungen zu Mitte Dezember zur Zahlung angewiesen werden können, müssen diese vorher beim DAAD so rechtzeitig eingehen, dass sie auch bis zum Kassenschluss angewiesen werden können. Andererseits überschreitet jeder Tag vor Eingang zum die 2- Monatsfrist. Deshalb müssen die Mittelanforderungen so nah wie möglich am Kassenschluss bearbeitet werden

43 IV/6.4 Ergebnis der Prüfung Der beantragte Bedarf besteht Der beantragte Bedarf besteht nicht Widerspruch zum Finanzierungsplan Verrechnung der Restmitteln Niederschlagung, da Kleinbetrag Rückzahlung der Restmittel (z. B. weil entsprechende Begründung fehlt) Verstoß gegen alsbaldige Verwendung Ausnahme vom Zinsanspruch Zinsanspruch 71 IV/6.5 Verzinsung bei nicht alsbaldiger Verwendung alsbaldige Verwendung: Verwendung der Mittel aus Mittelanforderung innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung Mittel, die nicht alsbald nach Auszahlung verbraucht sind, sind für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung zu verzinsen (isolierter Zinsanspruch) isolierter Zinsanspruch auch, wenn Zuwendungsempfänger die Zuwendung innerhalb des Zweimonatszeitraums zweckentsprechend verwendet, aber bei einer Teilfinanzierung (Anteil- oder Fehlbedarfsfinanzierung) gegen Vorrangigkeit des Eigen- oder Drittmittelverbrauchs verstößt (Subsidiaritätsprinzip) Ausnahmen (z. B. weil der Zuwendungsempfänger die Umstände für den verzögerten Mittelverbrauch nicht zu vertreten hat ) vom isolierten Zinsanspruch sind zu dokumentieren 72 36

44 IV/6.5.1 Zinszeitraum bei nicht alsbaldiger Verwendung Beginn: mit dem Tag, der auf den Tag der Auszahlung der Zuwendung durch den DAAD folgt nicht der Tag der Gutschrift auf dem Konto des Zuwendungsempfängers. Ende: Tag der zweckentsprechenden Verwendung. Der Umstand, dass der Zuwendungsempfänger einen Zeitraum von zwei Monaten nach Auszahlung für die zweckentsprechende Verwendung zur Verfügung hat, bleibt unbeachtlich, der Zweimonatszeitraum kann bei der Anforderung vor Fälligkeit nicht abgezogen werden. 73 V Nachweis der Verwendung 74 37

45 V/1 Zweck des Verwendungsnachweises Nachweis Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens Zweckerfüllung Verwendung Bestandteil der Rechnungslegung Instrument der Erfolgskontrolle Grundsatz: Keine Zuwendung ohne Verwendungsnachweis 75 V/2 Vorlage des Verwendungsnachweises Verwendungsnachweis muss innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks bei dem Zuwendungsgeber vorliegen, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats (Nr. 6.1 ANBest-P) Zuwendungsgeber kann eine abweichende Vorlagefrist festlegen, wenn besondere Umstände vorliegen (VV Nr ) Längere Vorlagefrist: Erarbeitung des Verwendungsnachweises sehr aufwändig ist Zuwendungsempfänger die Verwendungsnachweise von Partnern bzw. Dritten abwarten muss Kürzere Vorlagefrist: Verwendungsnachweis ohne größeren Aufwand erstellt werden kann 76 38

46 IV/2.1 Übersicht der Zuwendungen Ablauf zwei Monate nach Erfüllung des Zuwendungszwecks (Zuwendungsvertrag) Ablauf sechs Monate nach Erfüllung des Zuwendungszwecks Nr. 6.1 ANBest-P Verstoß sowohl gegen den Zuwendungsvertrag als auch gegen Gesetz Abfrage Haushaltsreferat zum Jahresabschluss 77 V/2.2 Verzicht auf Vorlage des Sachberichts Bei Zuwendungen, bei denen die Erfüllung des Zuwendungszwecks in einem sich wiederholenden einfachen Ergebnis besteht, kann auf vorherige Sachberichte Bezug genommen werden (Nr der VV zu 44 BHO)

47 V/2.3 Mahnverfahren Wenn Zuwendungsempfänger den Verwendungsnachweis nicht innerhalb der im Zuwendungsvertrag vereinbarten bzw. der gesetzlichen Vorlagefrist (Nr. 7.1 ANBest-P, Nr. 10 VV) vorgelegt hat, gilt folgendes Mahnverfahren: 1. Formlos Telefonanruf / 2. Förmlich Schreiben Referatsleiter/Sachbearbeiter an Projektverantwortlichen Mahnung durch Generalsekretär an Projektverantwortlichen (ggf. mit Kopie an den Kanzler) Mahnung durch Präsidenten an Präsidenten/ Rektor der Hochschule bzw. Institution 3. Referat Rechtsangelegenheiten 79 V/2.4 Sanktionsmöglichkeiten bei verspäteter Vorlage Zurückstellen einer Anschlussbewilligung (VV Nr. 1.2) Auszahlung einer Schlussrate zurück halten (VV Nr ) Zuwendungsgeber bestimmt, dass die Zuwendungen erst nach Vorlage des Verwendungsnachweises in einer Summe ausgezahlt werden (VV Nr. 5.9) 80 40

48 V/3 Bestandteile des Verwendungsnachweises Sachbericht zahlenmäßiger Nachweis 81 V/3.1 Sachbericht Anforderungen: entsprechend der Beschreibung des Zuwendungszwecks Zweck: Darlegung des fachlichen Ergebnisses Dient dem Nachweis, inwieweit der Zuwendungszweck erfüllt wurde Grundlage für die Erfolgskontrolle, inwieweit das mit der Maßnahme beabsichtigte Ziel erreicht worden ist 82 41

49 V/3.1.1 Inhalt des Sachberichts 1. Beschreibung des Vollzugs des geförderten Projekts und ggf. die Folgewirkungen 2. Ablauf der Mittelverwendung in Verbindung mit den zur Durchführung des geförderten Projekts getroffenen Maßnahmen 3. In welchen Schritten und ggf. unter welchen Abweichungen von der Planung, der Zuwendungszweck erfüllt und die Zuwendung verwendet wurde 4. Darlegung, ob die verausgabten Mittel zur Erreichung des Zieles notwendig und angemessen waren und ob wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde 5. Zuwendungsgeber muss Erfolg der Fördermaßnahme beurteilen können 6. Den Zielen aus der Projektbeschreibung sind im Einzelnen die erreichten Ergebnisse der Maßnahme gegenüberzustellen 7. Eingehen auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises 83 V/3.2 Zahlenmäßiger Nachweis Zweck: Darlegung, ob der Finanzierungsplan eingehalten worden ist Grundlage für die Beurteilung, ob der Zuwendungsempfänger etwa noch Ansprüche aus dem Zuwendungsvertrag oder ob der Zuwendungsgeber noch Erstattungsansprüche hat Arten: nur noch zahlenmäßiger (vollständiger) Nachweis 84 42

50 V/3.2.1 Anforderungen an den Nachweis Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben getrennt voneinander in zeitlicher Folge entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans (6.2.2 ANBest-P) 85 V/3.3 Belegliste Tabellarische Belegübersicht (Belegliste), in der die Ausgaben nach Art und in zeitlicher Reihenfolge getrennt aufgelistet sind. Aus der Belegliste müssen Tag, Empfänger/ Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein (6.2.2 ANBest-P) 86 43

51 V/3.3.1 Auswertung der Belegliste Bei der Belegliste sind zwei Gesichtspunkte zu beachten: Chronologie Einhaltung 2-Monatsfrist Vorzeitiger Maßnahmenbeginn Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum Übereinstimmung der Ausgabenansätze Stimmt die Summe der Ausgaben in den einzelnen Ausgabearten mit den dazugehörenden Zahlungen/Buchungen überein? 87 V/3.3.2 Bruttoveranschlagung der Zahlungsvorgänge Bei dem gesamten Zuwendungsrecht als Teil des Haushaltsrechts gilt, das Gebot der Bruttoveranschlagung ( 15 BHO) bzw. Bruttonachweis ( 35 BHO). Ausgabereste können nicht mit Teilen von Zahlungen aufgefüllt werden Es ist jeder Zahlungsvorgang als eigene Einheit zu betrachten Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe brutto und nicht saldiert sowie getrennt voneinander zu buchen 88 44

52 V/4 Bestätigungen & Anlagen zum Verwendungsnachweis Bestätigung, dass Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben ggf. mit den Büchern und Belegen übereinstimmen. Originalbelege zu jeder aufgeführten Einnahme und Ausgabe Unterlagen über die vom Zuwendungsempfänger bei der Vergabe von Aufträgen geschlossenen Verträge Inventarverzeichnis 89 V/5 Anforderungen an die Belege Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck (Nr. 6.4 ANBest-P). Die Belege müssen ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zu dem Projekt (z. B. Projektnummer) enthalten (6.4 ANBest-P)

53 V/6 Zahlungsbegründende Unterlagen 1. Angebot 2. Angebotsvergleich / Begründung über Verzicht auf Angebotsvergleich 3. Auftrag / Vertrag 4. Lieferschein 5. Rechnung Merkmale Umsatzsteueridentifikationsnummer 6. Zahlungsbeleg Stempel: Vergabe gem. 3 Abs. Buchst. VOL/A Vergabeunterlagen sowie -vermerk und -entscheidung befinden sich in der Sach-/Projektakte 91 V/7 Aufbewahrungsfrist der Belege Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen und die Verträge über die Vergabe von Aufträgen sowie alle mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen sind fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren (Nr. 6.5 ANBest-P, Nr. 7.1 VV zu 44 BHO) Zur Aufbewahrung können statt der Originalbelege auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. Bildträger: z. B. Mikrofilm Datenträger: z. B. Disketten, CD-ROM, Magnetplatten/ Magnetbänder Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den jeweiligen Vorschriften oder Regeln für die Bundesverwaltung (Anlage zur VV Nr. 2.6 zu 34 BHO) entsprechen

54 V/8 Zweckbindung von Gegenständen Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erworben oder hergestellt werden sind für den Zuwendungszweck gebunden Nr. 4.1 ANBest-P Zuwendungsvertrag muss festlegen, wie lange die Gegenstände für den Zuwendungszweck gebunden sind Zuwendungsempfänger erwirbt Eigentum an den mit Hilfe der Zuwendung erworbenen oder hergestellten Gegenständen Zuwendungsempfänger darf jedoch vor Ablauf der zeitlichen Bindung über die Gegenstände nicht anderweitig verfügen Tut er es dennoch, liegt eine zweckwidrige Verwendung vor 93 V/8.1 Dauer der Zweckbindung Keine Vorgabe über die Dauer der zeitlichen Bindung Maßgeblich sind Zuwendungszweck, Projektdauer, Anschaffungswert, übliche Nutzungsdauer Bei Hilfsmitteln (z. B. PC) zur Erfüllung des Zuwendungszwecks entspricht die Dauer der Zweckbindung der Dauer des geförderten Projekts (= Bewilligungszeitraum) Gegenstände, deren Herstellung oder Erwerb Hauptzweck der Förderung ist, geht die Zweckbindung weit über den Bewilligungszeitraums hinaus (bei Gebäuden z. B. min. 20 Jahre) 94 47

55 V/9 Zwischennachweis Anwendungsbereich: überjährige Projekte Zweck: begleitende Erfolgskontrolle Bestandteile: Sachbericht zahlenmäßiger Nachweis Vorlagefrist: innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres über die in diesem Jahr erhaltenen Beträge 95 V/9.1 Ausgestaltung des Zwischennachweises Sachbericht als Teil eines Zwischennachweises darf mit dem nächst fälligen Sachbericht verbunden werden, wenn der Berichtszeitraum für ein Haushaltsjahr drei Monate nicht überschreitet (6.1 ANBest-P) Zahlenmäßige Nachweis ohne Belegliste, in dem Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans summarisch zusammengestellt sind (6.3 ANBest-P) 96 48

56 VI. Prüfung der Verwendung 97 VI/1 Inhalt des Verwendungsnachweises Bei Weiterleitung von Fördermitteln, hat der Letztempfänger dem Erstempfänger gegenüber solche Zwischenund Verwendungsnachweise vorzulegen, wie sie im Falle unmittelbarer Zuwendungsgewährung hätten geführt werden müssen. Zuwendungsgeber hat vom Zuwendungsempfänger den Nachweis der Verwendung zu verlangen (VV Nr. 10.1) Daneben kann Zuwendungsgeber auch Besonderheiten hinsichtlich des Verwendungsnachweises vorsehen (VV Nr ) 98 49

57 VI/2 Prüfung der Verwendung Der Zuwendungsgeber hat die Verwendung der Zuwendung zu prüfen (VV Nr. 9.1) Nicht nur der Zuwendungsempfänger allein, sondern auch der Zuwendungsgeber ist für die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung verantwortlich 99 VI/2.1 Verwaltungsmäßige Prüfung

58 VI/2.1.1 Grundsätzliches Zuständig für die Prüfung ist der Zuwendungsgeber (VV Nr. 11) Ausgestaltung des Prüfungsrechts (Nr. 7 ANBest-P) Unterlagen am Sitz des Zuwendungsgebers Örtliche Erhebung Zuwendungsempfänger muss örtliche Erhebungen dulden erforderlichen Auskünfte erteilen Angeforderte Bücher, Belege und sonstige Unterlagen übersenden oder zur Einsichtnahme bereithalten 101 VI/2.1.2 Die umfassende Prüfung Formale Ordnungsmäßigkeit (VV Nr ): Entsprechen der Verwendungsnachweis und ggf. die Zwischennachweise den Anforderungen des Zuwendungsbescheides einschließlich seiner Nebenbestimmungen? Zweckentsprechende Verwendung (VV Nr ): Wurde die Zuwendung nach den Angaben in den Nachweisen und nach den ggf. beigefügten Belegen und Verträgen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet? Wurde die Zuwendung nach Maßgabe des Finanzierungsplans verwendet? Abschließende Erfolgskontrolle (VV Nr ): Wurde das durch die Zuwendung beabsichtigte Ziel erreicht?

59 VI/ Ordnungsmäßigkeit des Verwendungsnachweises Fristgerechte Vorlage des Verwendungsnachweises (Nr. 6.1 ANBest-P)? Wurden vorgeschriebene Vordrucke verwendet? Ist der Verwendungsnachweis vollständig? Enthält der Sachbericht die vorgeschriebenen Angaben? Enthält der zahlenmäßige Nachweis (Nr. 6.4 ANBest-P) Die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und getrennt voneinander entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und alle Ausgaben Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung 103 VI/ Fortsetzung: Wurden die Originalbelege über die Einzelzahlungen sowie die Verträge über die Vergabe von Aufträgen vorgelegt (Nr. 6.5 ANBest-P)? Enthalten die Belege die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen und enthalten sie ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zu dem Projekt (Nr. 6.4 ANBest-P)? Sind die Belege förmlich, rechnerisch und sachlich richtig? Hat der Zuwendungsempfänger im Verwendungsnachweis bestätigt, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und dass die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen (Nr ANBest-P)

60 VI/ Zweckentsprechende Mittelverwendung Liegt ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn vor (VV Nr. 1.3)? Wurden im Sachbericht die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises den Aufgaben gegenübergestellt? Wurde der Bewilligungszeitraum eingehalten? Ergeben sich aus den Angaben über die einzelnen Zahlungen Anhaltspunkte für eine (ggf. teilweise) zweckwidrige Verwendung von Zuwendungsmitteln? Halten sich die Ist-Ausgaben im Rahmen des Finanzierungsplans? 105 VI/ Fortsetzung: Sind die Einzelansätze des Finanzierungsplans eingehalten worden? Halten sich etwaige Überschreitungen innerhalb des im Zuwendungsvertrag einschließlich seiner Nebenbestimmungen gezogenen Rahmen oder sind sie durch spätere Genehmigungen des Zuwendungsgebers gedeckt? Sind die tatsächlichen Ausgaben des Zuwendungsempfängers geringer als die nach dem Finanzierungsplan vorgesehenen Ausgaben? Welche Auswirkung ergibt sich ggf. auf die Höhe der Zuwendung? Sind die Deckungsmittel des Zuwendungsempfängers höher als ursprünglich im Finanzierungsplan geschätzt? Ermäßigt sich ggf. hierdurch die Zuwendung?

61 VI/ Fortsetzung: Ergeben sich bei Ermäßigung der Ausgaben oder Erhöhung der Deckungsmittel gegenüber dem Zuwendungsempfänger Rückzahlungsansprüche? Wie verhält sich in zeitlicher Hinsicht Anforderung oder Abruf der Zuwendung durch den Zuwendungsempfänger zu seinen Ausgaben für das geförderte Vorhaben? Ist die Zweimonatsfrist eingehalten? Kommt bei vorzeitiger Anforderung bzw. bei vorzeitigem Abruf der Mittel eines Verzinsung in Betracht? Über welche Geldbestände aus der Zuwendung verfügte der Zuwendungsempfänger am Ende des Jahres oder bei Abschluss des Vorhabens? Können und sollen insoweit vom Zuwendungsempfänger Zinsen verlangt werden? 107 VI/ Fortsetzung: Ergeben sich Anhaltspunkte dafür, dass der Zuwendungsempfänger weitere Auflagen nicht eingehalten hat, z. B.: Die Anwendung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei der Verwendung der Zuwendung (Nr. 1.1 ANBest-P)? Das Besserstellungsverbot (Nr. 1.3 ANBest-P)? Das grundsätzliche Verbot von Vorleistungen an Dritte (Nr. 1.7 ANBest-P)? Das Gebot, bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte die VOB und VOL sowie diese ergänzenden Regelungen anzuwenden (Nr. 3 ANBest-P) Die Pflicht zur Inventarisierung von Gegenständen (Nr. 4.2 ANBest-P) Die Bindung der aus der Zuwendung erworbenen Gegenstände an den Zuwendungszweck (Nr. 4.1 ANBest-P) Die Mitteilungspflichten (Nr. 5 ANBest-P) Weitere Auflagen im Zuwendungsvertrag

62 VI/ Erreichen des Zuwendungszwecks Der Zuwendungszweck ist gem. VV Nr im Zuwendungsvertrag genau zu bezeichnen. Deshalb kann es erforderlich sein im Zuwendungsvertrag die in dem Förderprogramm oder Förderrichtlinie ggf. nur allgemein festgelegte Ziele zu konkretisieren. Die Bezeichnung des Zuwendungszwecks muss so eindeutig und detailliert festgelegt werden, dass einerseits bei der Prüfung des Verwendungsnachweises die Zweckerreichung ohne Schwierigkeit festgestellt werden kann und andererseits als Grundlage für eine begleitende oder abschließende Erfolgskontrolle dienen kann. Im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung geht es zunächst um die Erreichung des bezeichneten, konkreten Zuwendungszwecks. Ob und wie die damit auch verfolgten Ziele des Förderprogramms erreicht worden, ist durch die Erfolgskontrolle festzustellen. 109 VI/2.1.3 Prüfungsverfahren VV Nr sieht für die Prüfung des Verwendungsnachweises ein zweistufiges Verfahren vor: Kursorische Prüfung: Erfasst als Mindestprüfung jeden Verwendungsnachweis Umfassende Prüfung: ihr unterliegen im Stichprobenverfahren eine ausgewählte Menge von Verwendungsnachweisen

63 VI/ Kursorische Prüfung 111 VI/ Grundsätzliches zur Kursorischen Prüfung Zuwendungsgeber hat jeden Verwendungsnachweis innerhalb von drei Monaten nach dessen Eingang kursorisch zu prüfen, um festzustellen, ob nach den Angaben im Verwendungsnachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs gegeben sind. Anschließend ist mit der Prüfung ohne schuldhaftes Zögern zu beginnen. Dies liegt im beiderseitigem Interesse. Schlüssigkeitsprüfung als überschlägig vorzunehmende Kontrolle, bei der die Angaben im Verwendungsnachweis als richtig unterstellt werden. Alle Angaben brauchen dabei nicht geprüft zu werden, denn die Prüfung der Angaben kann auf Stichproben beschränkt werden

64 VI/ Umfang der kursorischen Prüfung Hinsichtlich des Sachberichts erstreckt sich die Prüfung auf die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung. Die Prüfung des zahlenmäßigen Nachweises bezieht sich auf die Einhaltung des Finanzierungsplans. Prüfung erfolgt anhand zahlenmäßigem Nachweis und Belegliste Ergeben sich aufgrund der Prüfung Anhaltspunkte für einen Erstattungsanspruch, muss vertieft (Belege) geprüft werden. 113 VI/2.2 Gesamtausgaben mit dem Zuwendungszweck zusammenhängende Ausgaben (VV Nr / Nr. 2 ANBest-P) Alle im Zusammenhang mit einem Vorhaben getätigten Ausgaben, die naturgemäß nicht zwangsläufig zuwendungsfähig sind müssen

65 VI/2.3 Zuwendungsfähige Ausgaben Zuwendungsfähig sind grundsätzlich alle Ausgaben des Zuwendungsempfängers, die innerhalb des Bewilligungszeitraums zur Erreichung des Zuwendungszwecks notwendig sind, soweit sie nicht z. B. durch die Förderrichtlinie ausdrücklich ausgeschlossen sind oder nicht den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen. 115 VI/2.3.1 Tatbestände für Zuwendungsfähigkeit Ausgaben innerhalb Bewilligungszeitraum getätigt Ausgaben für Zuwendungszweck notwendig Ausgaben verstoßen bzw. sind nicht in Programmausschreibung und/oder Förderrichtlinie ausgeschlossen Ausgaben sind wirtschaftlich und sparsam

66 VI/ Notwendigkeit Geschenke Trinkgeld Arzneien und Verbandmaterial Storno Bewirtungsobergrenze Honorare (Werklieferungs- und Dienstleitungsverträge) Honorarstaffel für Fortbildungsveranstaltungen der BAköV im BMI Honorarvertrag / Honorarrichtwerte DAAD Give aways Verhältnis: Anzahl Teilnehmer / Anzahl Einzelgegenstände Zulässige Ausgabe (Programmausschreibung, Förderrichtlinie, Wirtschaftsplan) Vergabeverfahren Vorratsbeschaffung (Problem: Jährlichkeit) 117 VI/ Programmausschreibung bzw. Förderrichtlinie Ausgangslage: Föderale Verfassung der Bundesrepublik Hochschulen Anstalten des öffentlichen Rechts der jeweiligen Bundesländer Zuständigkeit für Bildung liegt bei Bundesländern Niemals Zuwendungsfähig: Allg. Verwaltungskosten Overhead Zudem: DAAD darf keine institutionelle Förderung betreiben

67 VI/ Wirtschaftlichkeit & Sparsamkeit Berücksichtigung des Vergaberechts Vorleistungen an Dritte Vertragliche Grundlage Zahlung entsprechend vertraglicher Vereinbarung Nie > 50 % 119 VI/2.4 Festlegung der zuwendungsfähigen Ausgaben Ohne abschließende Regelung über die zuwendungsfähigen Ausgaben in den Förderrichtlinien, muss die Abgrenzung im Einzelfall vorgenommen werden Varianten der Abgrenzung engere Auffassung weitergehende Auslegung unter betriebswirtschaftlicher Betrachtungsweise beide Abgrenzungen sind zulässig

68 VI/2.4.1 Engere Auffassung Es sind nur diejenigen Ausgaben zuwendungsfähig, die dem Zuwendungsempfänger durch das Projekt zusätzlich entstehen Die anteiligen Ausgaben für Stammpersonal, sächliche Verwaltungsausgaben oder sonstige Infrastruktur des Zuwendungsempfängers bleiben bei der Berechnung der zuwendungsfähigen Ausgaben unberücksichtigt Vereinfachung bei der Aufstellung des Finanzierungsplans, Bewilligung der Zuwendung, Aufstellung und der Prüfung des Verwendungsnachweises keine Berücksichtigung von Engagement des Zuwendungsempfängers 121 VI/2.4.2 Weitergehende Auslegung Alle dem Projekt zuzurechnenden Ausgaben des Zuwendungsempfängers sind zuwendungsfähig Ausgaben für den laufenden Betrieb (Stammpersonal, allgemeiner Verwaltungsaufwand) außer Ansatz bleiben kalkulatorische Kosten Problem der monetären Bewertung Vorgehensweise: zunächst werden die ausschließlich durch das Projekt bedingten notwendigen Ausgaben ermittelt anschließend werden die u.u. nur mit erheblichem Verwaltungsaufwand erfassbaren projektspezifischen sächlichen Verwaltungsausgaben, die Ausgaben für das Projektpersonal ( Stammpersonals ) und die bereitzustellende sonstige Infrastruktur Schätzungen bzw. Festlegen von Pauschalen

69 VI/2.5 Pauschalen Abgrenzung zu Höchstsätzen und Nachweis der tatsächlichen Ausgaben Ermittlung: mathematisch statistischer Durchschnittswert Voraussetzungen: zuwendungsfähige Ausgaben, die entweder nicht oder nur mit einem unverhältnismäßigem Aufwand nachgewiesen werden können Zustimmung des Geldgebers Zweck: Verwaltungsvereinfachung, da aufwändige Berechnungen, Nachweiserstellung etc. entfallen Vorteile: keine Belege u. U. keine Belegliste Wechselkurs 123 VI/2.5.1 Charakter von Pauschalen Pauschalen sind Festbeträge für einzelne Positionen Überschreitung gem. Nr. 1.2 ANBest-P um bis zu 20 v. H. scheidet aus Pauschalen sind die vom Geldgeber als zuwendungsfähig bewilligten Ausgaben Folge: jegliches Abweichen bedeutet, dass die jeweilige Ausgabe nicht zuwendungsfähig ist, da Verstoß gegen Zuwendungsbescheid des Geldgebers

70 VI/2.6 Besserstellungsverbot Zuwendungsempfänger darf seine Beschäftigten nicht besser stellen als vergleichbare Arbeitnehmer des Bundes Obergrenze ist der TVöD für unmittelbare und mittelbare personalbezogene Ausgaben Vergütung und Löhne, Aufwandsentschädigungen, Zulagen, Beihilfen, Trennungsgeld, Fahrtkostenzuschüsse, etc. Arbeitszeit, Urlaub, Urlaubsgeld, Weihnachtszuwendung Reisekosten, Ausstattung der Dienstzimmer, Beschaffung von Dienstfahrzeugen Eingeschränkte Geltung bei Projektförderung nur, wenn die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend (mehr als 50 v.h.) aus öffentlichen Mitteln finanziert werden 125 VI/2.7 Umfassende Prüfung

71 VI/2.7.1 Grundsätzliches zur umfassenden Prüfung Stichprobenweise Auswahl von umfassend zu prüfenden Nachweisen entsprechend der o.a. Vorgehensweise Zuwendungsgeber entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, wie intensiv im Einzelfall zu prüfen ist Zuwendungsgeber kann die Prüfung der Angaben im Verwendungsnachweis auf Stichproben beschränken Dabei können die einzelnen Angaben und die beigefügten Unterlagen mit unterschiedlicher Intensität geprüft werden Die für die Prüfung zuständigen Stellen haben damit die Möglichkeit, i.s. der Verwaltungsökonomie flexibel vorzugehen Prüfung ist innerhalb von neun Monaten nach Eingang der Nachweise abzuschließen 127 VI/2.7.2 Umfang der umfassenden Prüfung Eine umfassende Prüfung aller Verwendungsnachweise soll im Interesse der Verwaltungsvereinfachung nicht mehr erfolgen Prüfung anhand der Angaben im Sachbericht und im zahlenmäßigen Nachweis (Schlüssigkeitsprüfung) Intensität der Prüfung liegt im Ermessen des Zuwendungsgebers Prüfungsaufwand muss in einem angemessenen Verhältnis zum angestrebten Ziel stehen Keine allgemeine Regel bei der Abwägung, wie intensiv im Einzelfall zu prüfen ist. Allerdings müssen die in VV Nr bis angesprochenen Grundfragen hinreichend geklärt werden

72 VI/ Fortsetzung: Eine weniger intensive Prüfung ist gerechtfertigt, wenn Der Zuwendungsempfänger als zahlenmäßigen Nachweis einen Jahresabschluss bzw. eine Jahresrechnung vorlegt, die von einem Abschlussprüfer geprüft wurde der Zuwendungsempfänger eine eigene Prüfungseinrichtung hat, die den Verwendungsnachweis vor seiner Vorlage an den Zuwendungsgeber geprüft und diese Prüfung bescheinigt hat die Prüfung früherer Verwendungsnachweise keinen Anlass zu Beanstandungen gaben 129 VI/ Fortsetzung: Andererseits ist eine intensivere Prüfung angebracht, wenn Frühere Zuwendungen Anlass zu Erinnerungen oder Beanstandungen gaben Eine gründliche Prüfung wird i.d.r. bei erstmaliger Bewilligung einer Zuwendung vorzunehmen sein

73 VI/2.8 Örtliche Erhebungen 131 VI/2.8.1 Grundsätzliches zur örtlichen Erhebung Zuwendungsgeber ist berechtigt oder u.u. verpflichtet örtliche Erhebungen durchzuführen Zuwendungsempfänger hat dies (Nr. 7.1 ANBest-P) zu dulden und hierzu die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die Auskünfte zu erteilen

74 VI/2.8.2 Inhalt der örtlichen Erhebung Ergebnis der Förderung in Augenschein nehmen Einsicht in Bücher, Belege und sonstige Unterlagen des Zuwendungsempfängers sowie sonstige Informationen an Ort und Stelle Zuwendungsempfänger hat alle Unterlagen fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren 133 VI/2.9 Maßnahmen zur Ökonomisierung der Prüfungsdurchführung Festlegen von Pauschalen Umfassende Prüfung auf Stichproben beschränken Stichprobenweise Prüfung innerhalb der ausgewählten Stichprobe Prüfungsbescheinigung einer Prüfungseinrichtung des Zuwendungsempfängers Örtliche Erhebung

75 VI/2.10 Erfolgskontrolle 135 VI/ Grundlagen Erfolgskontrolle ist ein systematisches Prüfungsverfahren (VV Nr , 7 BHO) Dient dazu, während der Durchführung und nach Abschluss einer Maßnahme ausgehend von der Planung festzustellen, Grad der Zielerreichung Beitrag der Maßnahme zur Zielerreichung Wirtschaftlichkeit der Maßnahme Erfolgskontrolle geht über die Prüfung, ob der Zuwendungszweck erreicht worden ist, hinaus Grundlage für die Erfolgskontrolle ist die Prüfung des Sachberichts

76 VI/ Begleitende / Abschließende Erfolgskontrolle Begleitende Erfolgskontrolle: insbesondere bei überjährigen Vorhaben Abschließende Erfolgskontrolle: Steht im Zusammenhang mit der Prüfung des Verwendungsnachweises 137 VI/ Dokumentation der Erfolgskontrolle Ergebnis der Erfolgskontrolle wird in dem für die Prüfung des Verwendungsnachweis verwendeten Prüfungsvermerk dokumentiert

77 VI/ Arten der Erfolgskontrolle Zielerreichungskontrolle: Die einzelnen geplanten Ziele werden mit den tatsächlich erreichten Zielen verglichen Wirkungskontrolle: Ermittlung, ob die Maßnahme für die Zielerreichung geeignet und ursächlich war Wirtschaftlichkeitskontrolle: Untersuchung, ob der Vollzug der Maßnahme im Hinblick auf den Ressourcenverbrauch wirtschaftlich war 139 VI/ Zielvorgaben / Zielerreichung Voraussetzung für die Erfolgskontrolle sind Zielvorgaben, die z.b. zu finden sind in: Förderprogrammen und Förderrichtlinien Titel bzw. Titelgruppe Fehlen derartige Zielvorgaben oder sind sie für eine Erfolgskontrolle nicht genügend konkret, muss der Zuwendungsgeber im Zuwendungsvertrag eine entsprechende Konkretisierung vornehmen

78 VI/ Prüfungsvermerk Zuwendungsgeber ist gem. VV Nr verpflichtet, über die Prüfung einen Vermerk zu fertigen Inhalt und Umfang abhängig von: Finanziellen Bedeutung Einmaliges Vorhaben oder unproblematische gleichartige Zuwendungen an zahlreichen Zuwendungsempfänger 141 VI/ Angaben im Prüfvermerk Umfang der Prüfung Ergebnis der Prüfung Formelle Ordnungsmäßigkeit des Verwendungsnachweises Zweckentsprechende Verwendung Ergebnis der Förderung Inwieweit dem Zuwendungsempfänger die ausgezahlte Zuwendung tatsächlich zugestanden hat Rückzahlungsansprüche

79 VI/2.11 Prüfung durch Prüfungseinrichtung des Zuwendungsempfängers Unterhält der Zuwendungsempfänger eine eigene Prüfungseinrichtung, ist von dieser der Verwendungsnachweis vorher zu prüfen und die Prüfung, unter Angabe ihres Ergebnisses zu bescheinigen. (Nr. 7.2 ANBest-P) Inhalt der Prüfung: Übereinstimmung der Angaben im zahlenmäßigem Nachweis mit den Büchern und Belegen Zweckentsprechende Mittelverwendung 143 VII Rückforderung einer Zuwendung

80 VII/1 Ausgangspunkt Rückforderung ist eigenes Verwaltungsverfahren, gehört nicht zur Prüfung des Verwendungsnachweises Rechtsgrund für Behaltendürfen der Zuwendung fällt durch Rücktritt vom Zuwendungsvertrag weg 145 VII/1.1 Begriff der Rückforderung Die Erstattungspflicht (Rückforderung) besteht aus zwei Teilen: Rückzahlung Forderung Nennbetrag Zinsen

81 VII/2 Tatbestände für Rückforderung Zuwendung nicht zweckentsprechend verwendet wurde Zweckwidrige Verwendung nicht alsbaldige zweckentsprechende Verwendung nachträgliche Zweckentfremdung Auflagen aus dem Zuwendungsvertrag nicht erfüllt wurden unwirtschaftliche Verwendung der Zuwendung Verstoß gegen Besserstellungsverbot 147 VII/3 Erstattungspflicht Die erbrachte Leistung aus der Zuwendung ist in der Höhe zu erstatten, wie gegen den Zuwendungsvertrag verstoßen wurde. Die Zuwendung ist grundsätzlich auch dann zu erstatten, wenn Zuwendungsempfänger sie bereits verwendet hat. Erstattungspflicht schließt Zinspflicht grundsätzlich ein. Zinspflicht besteht unabhängig davon, ob Zuwendungsempfänger tatsächlich Zinsen (Habenzins) erzielt hat

82 VII/4 Berechnung des Zinsanspruchs Zinssatz besteht aus 2 Teilen: Basiszinssatz 0,37 % (seit: ) entsprechend dem zum und eines jeden Jahres für die jeweilige Hauptrefinanzierungsoperation der EZB festgelegten Zinssatzes Festen Zinssatz von 5 % 149 VII/4.1 Beginn der Verzinsung Die Zinspflicht beginnt bei zweckwidriger Verwendung an dem Tag, an dem die nicht zweckentsprechende Ausgabe geleistet (gezahlt) wurde bei Minderausgaben (Restmittel) grundsätzlich ab dem Tag, an dem der Zuwendungsempfänger wissen konnte, dass er die Mittel nicht mehr benötigt Hilfsweise ab dem Tag nach dem Ende des jeweiligen Bewilligungszeitraums Achtung: Bei Anwendung des Verursacherprinzips ab dem Tag, nach Erfüllung des Zuwendungszwecks (Datum der letzten Zahlung)

83 VII/4.2 Ende der Verzinsung Verzinsung endet mit Zahlungseingang Festsetzen des voraussichtlicher Zahlungseingang Fiktiver Zinszeitraum: bei verspäteter Prüfung/verspäteter Rückforderung trotz rechtzeitig eingegangenem Verwendungsnachweis, bei denen der Erstattungsanspruch erkennbar war, Rückforderung aufgrund BRH-Prüfung Annahme des Tages, bei dem bei rechtzeitiger Prüfung des Verwendungsnachweises mit der Rückzahlung der Zuwendung zu rechnen gewesen wäre (1 Jahr) Dokumentation: - Festsetzung des voraussichtlichen Zahlungseingangs - fiktive Zeitpunkt 151 VII/4.3 Ausnahmen vom Zinsanspruch ( 49 a Abs. 3 S. 2 VwVfG) Zuwendungsempfänger die Umstände, die zur zweckwidrigen Verwendung der Mittel geführt haben, nicht zu vertreten hat und die Erstattung (Rückzahlung des Nennbetrages) innerhalb der festgesetzten Frist leistet der Zinsanspruch nicht durchsetzen lässt (Zuwendungsempfänger im Ausland) Sonstige zwingende Gründe Geltendmachung und Anerkennung von Ausnahmen sind in jedem Fall zu dokumentieren

84 VII/5 Bagatellgrenze Bagatellgrenze: 500 Nur bei Teilfinanzierung nicht wiederkehrender Förderung desselben Zuwendungszwecks wenn sich die Gesamtausgaben oder die Deckungsmittel nicht insgesamt um mehr 500 ändern. Bagatellgrenze von 500 meint die gesamte Abweichung Bei zweckentsprechender Verwendung ist der Grund für die Abweichung unerheblich. Bei zweckwidriger Verwendung ist die Bagatellgrenze nicht anzuwenden. 153 VII/6 Niederschlagung von Kleinbeträgen Anforderung von Beträgen von weniger als 5 kann abgesehen werden Anforderung von Beträgen bis zu 25 absehen Anspruchsgegner eine juristische Person des öffentlichen Rechts (deutsche Hochschulen) Gegenseitigkeit besteht Erlass ist verwaltungsinterne Maßnahmen; der Anspruch erlischt nicht, wird nur nicht verfolgt Erlass bedarf keines Antrages und wird dem Zuwendungsempfänger i. d. R. nicht mitgeteilt