SAP Travel Management. Klaus Neumann / IMS Travel Management Development

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1 SAP Travel Management Klaus Neumann / IMS Travel Management Development

2 Reform des deutschen Reisekostenrechts zum SAP Travel Management Der Bundesrat hat am das "Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts" verabschiedet. Die meisten Neuregelungen, insbesondere bei den Reisekosten, gelten ab dem SAP AG. All rights reserved. 2

3 Agenda Reform des deutschen Reisekostenrechts zum Fahrtkosten 2. Verpflegungsmehraufwand 2.11 Gesetzliche Abzüge 3. Übernachtungskosten 4. Drei-Monats-Regel 5. Zu erwartende Änderungen 6. Interessante Änderungen 7. Offene Punkte 8. Quellenangaben 9. Offene Fragen aus dem DSAG Seminar vom SAP AG. All rights reserved. 3

4 1. Fahrtkosten

9 2. Verpflegungsmehraufwand

11 2.2 Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014 Mehrtägige Reise 1 Tägig Zeitleiste 1. Tag 2. Tag 3. Tag Für exakt 24 Stunden: Uhr Bis 24 Stunden: Uhr Anstatt einer vierfachen Staffelung erfolgt nun eine siebenfache Staffelung! Bis 8 Stunden: 0 Reiseunterbrechung nach 12 Stunden/z.B. privates Zwischenziel 0 Uhr 2012 SAP AG. All rights reserved. 11

15 2.5 Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014 / Uhr Regel : Trotz Kalendertags-Abrechnung: Mitternachts- / Uhr Regel 8 Stunden-24 Stunden = 12 Euro Reise 1: Uhr: 12 Euro am Tag 1 / Reise 2: Uhr: 12 Euro am Tag Tag 1 Tag SAP AG. All rights reserved. 15

20 2.10 Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014 / Mahlzeiten Die geänderten Sachbezugswerte gelten ab dem und betragen: o ein Frühstück 1,63 Euro (bis 2013: 1,60 ) o ein Mittagessen 3,00 Euro (bis 2013: 2,93 ) o ein Abendessen 3,00 Euro (bis 2013: 2,93 ) Hinweis DE: Gesetzliche Änderungen zum / Sachbezüge 2012 SAP AG. All rights reserved. 20

25 2.14 Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014 / Mahlzeiten ohne Pauschalen: Reisedauer 7 Stunden = keine Pauschale bei eintägiger Reise Zwei Mahlzeiten aber keine Pauschale zum kürzen 2012 SAP AG. All rights reserved. 25

27 2.16 Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014 / Mahlzeiten auf der Lohnsteuerbescheinigung: ESTG 41b Abs.1 Satz 2 Nr.8 [ab 2014]: Aufgrund der Eintragung im Lohnkonto hat der Arbeitgeber spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres...folgende Angaben zu übermitteln für die dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nach 8 Absatz 2, Satz 8 den Großbuchstaben M 2012 SAP AG. All rights reserved. 27

28 Großbuchstabe M auf dem Lohnsteuernachweis: Zeile 2 - Großbuchstabe S: Sonstiger Bezug aus einem anderen Dienstverhältnis Großbuchstabe M: Wenn bei einer Reise bewertende Mahlzeit(en) zur Verfügung gestellt wurde(n) Großbuchstabe F: Steuerfreie Sammelbeförderung zwischen Wohnung/Arbeitsstätte 2012 SAP AG. All rights reserved. 28

29 Großbuchstabe M auf dem Lohnsteuernachweis: Erzeugt V0Split-Eintrag Lösung mit Hinweis Deutschland: Reisekostenrecht 2014 Teil 2 Customizing: Hinweis Deutschland: Reisekostenrecht 2014 Teil SAP AG. All rights reserved. 29

30 Großbuchstabe M auf dem Lohnsteuernachweis: Neue Lohnart MJ23- Gleiche Eigenschaften wie MJ20 + Erzeugt ein M auf dem Lohnsteuerformular Viewpflege über Transaktion sm30: V_T706B4 Lösung mit Hinweis Deutschland: Reisekostenrecht 2014 Teil 2 Customizing: Hinweis Deutschland: Reisekostenrecht 2014 Teil SAP AG. All rights reserved. 30

32 3. Unterkunft

34 4. Dreimonatsfrist

36 5. Zu erwartende Änderungen

37 5.1 Neue Definition der Mitternachtsregel/16-08 Uhr Regel? Handbuch Reisekostenrecht 2013 Reise : Uhr: 0 Euro am Tag 1 / 0 Euro am Tag 2 Hat nicht nach 16 Uhr begonnen und hat vor 08:00 Uhr geendet + kleiner 8:01 Stunden/Kalendertag Bedarf der Anpassung Tag 1 Tag SAP AG. All rights reserved. 37

38 6. Interessante Änderungen

39 6.1 Interessante Änderung- Neuer Indikator für Übernachtung Wir haben neue Belegarten angelegt. Und zwar mit einer neuen Reise-Spesenkategorie. Das wären dann z.b. (ähnlich wie 'T' öffentliche Verkehrsmittel): Öffentliche Verkehrsmittel mit Unterkunft (sm30 V_T706B1) Die kommen dann zum Einsatz, wenn der erste und/oder letzte Reisetag z.b. in der Bahn oder im Flugzeug beginnt und über Nacht geht. In Fällen wie diesen, entstehen typischerweise keine Unterkunftsbelege und werden (das ist aber in internen Reiserichtlinien der Unternehmen unterschiedlich geregelt) auch keine U.Pauschalen erstattet. Man hat halt bislang nur den Bahnbeleg oder das Flugzeugticket - die sind dann durch die aktivierung des Unterkunftsflags im Beleg ein Indikator für eine 'Übernachtung'. Im Hinweis verweise ich auf die Vorgabe vom Einkommenssteuergesetz. Es gibt derzeit* zwei Möglichkeiten: 1. man aktiviert das Unterkunftspauschalenflag. Wenn Sie keine Unterkunftspauschalen erstatten, dann setzen Sie die Erstattungsbeträge auf Null (sm30 V_T706U). Selbst wenn die steuerfreien Beträge, z.b. für Deutschland 20,- Euro betragen, entstehen bei 0-Erstattung keine Werbungskosten. Das wurde vor ca. 5 Jahren programmtechnisch unterdrückt. 'Keine Werbungskosten bei Unterkunftspauschalen' 2. Sie geben einen Hotel/Unterkunftsbeleg (notfalls) mit 0 Euro ein. Lösung neu mit: Hinweis : Spesenart für Transportbelege inkl. Übernachtung Hinweis : Reisekostenrecht Verpflegungspauschale erster/letzter Reisetag mit und ohne Übernachtung Hinweis : Reisekostenrecht 2014: Verpflegungspauschale am ersten oder letzten Tag aufgrund einer Übernachtung in Verkehrsmitteln 2012 SAP AG. All rights reserved. 39

40 7. Offene Punkte

41 7. Offene Punkte: 1. Automatische Generierung von Sachbezugs-werten/belegen 2. Ungekürzte Pauschalversteuerung 3. Abzüge bei Verpflegungsbelegen (Nach Rücksprache mit der Oberfinanzdirektion in Karlsruhe: Nach Auskunft der Steuerbehörde ist allerdings der Abzug vom Hotelbeleg nicht mehr notwendig, da er als normaler vom Unternehmen veranlasster Abzug zu behandeln ist. Er kann deshalb mit der Abzugserfassung vorgenommen werden. Bei der Abrechnung werden dann die entsprechenden Prozentsätze von der Verpflegungspauschale vorgenommen. ) 4. Neue Kriterien für die 3-Monatsregel 2012 SAP AG. All rights reserved. 41

43 8. Quellenangaben: Lohnsteuer-Mitteilungen 03/13 Lohnsteuermitteilungen 09/2013 (Sachbezüge) Einkommenssteuergesetz 2013 mit den Änderungen gültig ab 2014 Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben Einkommenssteuergesetz Kommentar 32. Auflage 2013 (mit den Änderungen für 2014) Lohnsteuer-Mitteilungen 11/2013 Einführungsschreiben zur Reform SAP Beratungshinweis: zum Thema Reisekostenrecht 2014 SAP Beratungshinweis: zum Thema SAP Travel Management und SEPA 2012 SAP AG. All rights reserved. 43

44 9.1 DSAG : Support Package - Vorraussetzungen für den HW Deutschland: Reisekostenrecht 2014 Exkurs: Wie stelle ich meinen EA-HRGXX Package Level fest? Transaktion SPAM Auslieferung mit Weihnachts- XMAS Supportpackages 2012 SAP AG. All rights reserved. 44

45 9.2 DSAG: Kennzeichen M neue Lohnart auch für Sachbezüge: Wie auf Folie 30 zu sehen, gibt es für Abzugsbelege (Im Standard z.b. ABZF (Abzug Frühstück) eine neue Lohnart MJ23 Werden jedoch manuell Sachbezugsbelege angelegt, 2012 SAP AG. All rights reserved. 45

46 Danke!

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