Diakonie Michaelshoven: Echtzeit-Steuerung und kostensparende Abläufe mit SAP S/4HANA

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2 Diakonie Michaelshoven e.v. Branche Verwaltung/Sozialwirtschaft Produkte und Services Soziale Dienstleistungen Website SAP -en und -Services SAP S/4HANA, SAP Business Planning and Consolidation; SAP Real Estate Management, SAP-BusinessObjects - en für Business Intelligence, SAP Lumira, SAP Fiori (all powered by SAP HANA ) Partner Rubiccon GmbH, Düsseldorf (), akquinet AG, Hamburg (Hosting) Als großer sozialer Träger sieht sich die Diakonie Michaelshoven den Menschen verpflichtet. Deshalb nutzt das die Businesssoftware SAP S/4HANA als ein Instrument, um effiziente Strukturen umzusetzen und seine Abläufe schneller, einfacher und kostengünstiger zu machen. Eingesparte Mittel kann die Diakonie in mehr und bessere soziale Angebote investieren und dank digitaler Geschäftsprozesse und Echtzeitsteuerung ist sie auch für zukünftige Herausforderungen gut gerüstet. 2 / SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

3 Modernes Sozialunternehmen Mit Menschen Perspektiven schaffen : So lautet der Leitsatz der Diakonie Michaelshoven, des größten diakonischen Trägers im Raum Köln. Mit rund Mitarbeitern und 400 Ehrenamtlichen betreut die Diakonie in mehr als 160 Einrichtungen über hilfsbedürftige Menschen. In den 1950er Jahren als Sozialverein gegründet, hat sich die Diakonie Michaelshoven heute zu einem modernen Sozialunternehmen mit Holdingstruktur gewandelt. Fünf Geschäftsbereiche bieten ein breites Leistungsspektrum, das Berufs- und Bildungsförderung und Rehabilitation ebenso umfasst wie Hilfe für Senioren, für Menschen mit Behinderung, Kinder und Familien oder Flüchtlinge. Zudem betreibt die Diakonie in Köln das soziale Kaufhaus fairstore mit vier Filialen. Als soziales steht auch die Diakonie Michaelshoven vor massiven Herausforderungen: Gesellschaftliche Entwicklungen wie der demografische Wandel oder die Flüchtlingsproblematik führen zu einer steigenden Zahl hilfsbedürftiger Menschen. Die finanzielle Ausstattung vieler sozialer Einrichtungen hält mit diesen wachsenden Anforderungen kaum Schritt. Zudem erfordern gesetzliche Vorgaben beträchtliche Investitionen, in Nordrhein-Westfalen zum Beispiel das Wohn- und Teilhabegesetz, das hohe Standards für Wohn- und Betreuungsangebote fordert. Die Diakonie führt Bau- und Modernisierungsprojekte im Volumen von über 100 Millionen Euro durch. Um für die Zukunft gerüstet zu sein, brauchen wir eine konsequent betriebswirtschaftliche Struktur, auch und gerade als sozialer Träger, sagt Uwe Ufer, der kaufmännische Vorstand der Diakonie Michaelshoven. Und genau deshalb haben wir mit SAP S/4HANA die neueste Technologie von SAP eingeführt. 3 / SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

4 Verwaltung zukunftsorientiert aufstellen Die Sozialbranche in Deutschland wird sich in den nächsten Jahren massiv verändern, glaubt Uwe Ufer. Deshalb wird effizientes Wirtschaften immer wichtiger, um am Markt bestehen zu können. Als Uwe Ufer Ende 2013 ins kam, begann er daher, Schritt für Schritt einen umfassenden strategischen Wandel voranzutreiben: Zuständigkeiten wurden neu geregelt, Strukturen und Abläufe vereinfacht und Abteilungen zu internen Dienstleistern umgestaltet. Ziel war es, ohne Qualitätsverluste Prozesse zu verschlanken, die Verwaltung schneller, einfacher und kostengünstiger zu machen und eingesparte Mittel und Zeit direkt den Menschen zugutekommen zu lassen, also in bessere Pflege und neue Angebote zu investieren. Die extrem heterogene IT-Landschaft, die Uwe Ufer bei seinem Antritt vorfand, spiegelte die Komplexität der alten, wenig effizienten Strukturen und Geschäftsprozesse wider: Es gab für alle möglichen Teilaufgaben eine Vielzahl von Systemen, die bei neuen Anforderungen immer wieder punktuell verbessert wurden, erinnert sich der kaufmännische Vorstand. Allein für die Finanzwelt hatten wir fünf verschiedene Programme im Einsatz das war unnötig kompliziert und umständlich. Wir benötigten also ein integratives IT-System, mit dem wir schlanke Strukturen und einheitliche, optimierte Prozesse abbilden können. Um für die Zukunft gerüstet zu sein, brauchen wir eine konsequent betriebswirtschaftliche Struktur, auch und gerade als sozialer Träger. Genau deshalb haben wir mit SAP S/4HANA die neueste Technologie von SAP eingeführt. Uwe Ufer, kaufmännischer Vorstand, Diakonie Michaelshoven e.v. 4 / SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

5 Vereinfachung, Verschlankung, Beschleunigung Das erklärte Ziel der Diakonie Michaelshoven war es, so viele Bereiche wie möglich mit einem einzigen IT-System abzudecken. Deshalb entschied man Ende 2014, die SAP Business Suite einzuführen. Wir brauchten eine verlässliche Standardsoftware, die einen einheitlichen betriebswirtschaftlichen Blick auf das ganze ermöglicht, erklärt Uwe Ufer. Die en von SAP waren das einzige Angebot am ERP-Markt, das so integrativ arbeitet, wie wir uns das vorstellen. Zunächst allerdings stieß die Vorstellung, ein SAP-System einzuführen, auf große Skepsis. Viele Mitarbeiter glaubten, SAP passe nicht zur Sozialwirtschaft, erzählt Uwe Ufer. Wir sind doch nicht Porsche, hieß es, und SAP sei nur etwas für große Wirtschaftskonzerne. Und Uwe Ufer musste noch mehr Überzeugungsarbeit leisten: Im Februar 2015 wurde SAP S/4HANA, der Nachfolger der SAP Business Suite, vorgestellt. Konzeptuell versprach das neue System genau das umzusetzen, was Uwe Ufer wollte: Vereinfachung, Verschlankung, Beschleunigung. Also entschieden die Kölner, gleich von Anfang an auf ein neues, zukunftsorientiertes System zu setzen auch wenn dies bedeutete, als weltweit erster Anwender aus der Sozialwirtschaft Pionierarbeit zu leisten. Wir wollten kein altes System. Wir wollten Zukunftssicherheit, aber auch einen Kulturwandel, ein neues Selbstbewusstsein: Wir haben eine Vision und die Fähigkeit, sie umzusetzen. Wir können Pioniere sein! Die en von SAP waren das einzige Angebot am ERP-Markt, das so integrativ arbeitet, wie wir uns das vorstellen. Uwe Ufer, kaufmännischer Vorstand, Diakonie Michaelshoven e.v. 5 / SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

6 Geschäftsprozesse optimiert Der erste Schritt bei der Umsetzung galt den Geschäftsprozessen. Wir haben uns gemeinsam die Frage gestellt, wie wir die Verwaltung aufstellen müssen, damit es uns in zwanzig Jahren noch gibt, berichtet Uwe Ufer. Ein 15-köpfiges Projektteam, bestehend aus kaufmännischen Leitern der GmbHs, Controllern und dem Leiter der Finanzbuchhaltung, traf sich ab März 2015 drei Monate lang immer wieder zu Workshops und Gesprächen, um die wesentlichen betriebswirtschaftlichen Prozesse kritisch zu hinterfragen und bei Bedarf neu zu strukturieren. Für die, die Ende Mai begann, holte sich die Diakonie Michaelshoven die Rubiccon GmbH aus Düsseldorf ins Boot. Als erstes wurde die Finanzbuchhaltung abgebildet, nach und nach folgten weitere Bereiche. Nach der Altdatenübernahme im November 2015 und letzten Anpassungen ging SAP S/4HANA im Januar 2016 in den Echtbetrieb. Das System läuft als Hosting- in Rechenzentren des Hamburger IT-Dienstleisters akquinet AG. 8 Monate Projektdauer Es war eine Menge Arbeit das ganze Haus musste mit anpacken, sagt Uwe Ufer. Und natürlich gab es auch immer wieder Ängste und Unsicherheit, da war Motivation gefragt. Die Mitarbeiter in den Abteilungen mussten sich zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit intensiv mit zahlreichen brandneuen Software- Komponenten auseinandersetzen, zu denen damals noch kaum Erfahrungen vorlagen. Und doch gelang es, das anspruchsvolle Projekt in nur acht Monaten erfolgreich abzuschließen. 6 / SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

7 Business in Echtzeit Heute setzt die Diakonie Michaelshoven in nahezu allen Verwaltungsbereichen SAP-en ein: für Finanzen und Controlling, aber auch für Berichtswesen, Immobilienverwaltung, Vertrieb oder Personal. In den Fachverfahren nutzt die Diakonie die Software VIVENDI von Connext, die über eine Schnittstelle Daten mit SAP S/4HANA austauscht. Die splanung erfolgt mit Hilfe von SAP Business Planning and Consolidation. Benötigte Informationen werden innerhalb von Sekunden von der SAP-HANA-Datenbank geliefert. Diese hält sämtliche transaktionalen Daten im schnellen Arbeitsspeicher vor und kann dort auch analytische Operationen ausführen ohne Umweg über ein separates Data-Warehouse. Die mittlere Antwortzeit der Datenbank beträgt gerade einmal 15 Millisekunden. Mit der Visualisierungssoftware SAP Lumira können Anwender die Daten auch ohne die Hilfe von Reporting-Spezialisten interaktiv analysieren für einzelne Einrichtungen und Bereiche ebenso wie aus Holding-Sicht. Die visuelle Präsentation von Auswertungen ist so beeindruckend wie nützlich, lobt Uwe Ufer. Zum Beispiel kann man sich alle 80 Kölner Standorte auf einer Karte anzeigen lassen, tippt einen davon an und sieht sofort diverse Kennzahlen zur Wirtschaftlichkeit in Echtzeit! Die Mitarbeiter im Controlling greifen auf ihre Auswertungen über die moderne, auf Nutzerfreundlichkeit und Effizienz optimierte Bedienoberfläche SAP Fiori zu. Auch die Hausmeister in den Einrichtungen sollen Tablets mit SAP Fiori erhalten, um damit bequem und mobil ihre Leistungen zu erfassen. Früher mussten Management-Auswertungen über Nacht laufen. Heute bekomme ich Echtzeit-Reports in wenigen Sekunden da bleibt nicht einmal Zeit, einen Kaffee zu holen! Uwe Ufer, kaufmännischer Vorstand, Diakonie Michaelshoven e.v. 7 / SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

8 Effizienz, Transparenz, Zukunftssicherheit SAP S/4HANA ist das passende Instrument, um unsere zu erreichen: mehr Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit, resümiert Uwe Ufer. Dank schlankerer Prozesse sinkt der Anteil der Verwaltung an den Gesamtkosten des Konzerns erheblich. Wir haben Personal eingespart, das an anderer Stelle eingesetzt werden kann. Und weil wir jetzt wesentlich schneller Rechnungen stellen können, steigt auch unsere Liquidität. ca Anwender im digitalen Workflow Was die Diakonie Michaelshoven in der Verwaltung spart, kann direkt in soziale Projekte investiert werden. In 2016 schafft die Diakonie unter anderem neue Verselbständigungsappartments, weitere betreute Wohnangebote für Senioren sowie mehr Kapazitäten für die soziale Betreuung von Flüchtlingen. Die schnelle Verfügbarkeit aktueller Daten erleichtert auch die operative und strategische Steuerung. Vor der Einführung des SAP-Systems dauerte die Erstellung von Berichten acht Stunden Auswertungen für das morgendliche Meeting mussten schon am Vorabend angestoßen werden. Heute sind Reports auf Knopfdruck und in Echtzeit verfügbar, selbst hochkomplexe Berechnungen wie etwa Leistungsumlagen dauern nur wenige Sekunden. Das Management profitiert von Transparenz auf Holdingebene Kennzahlen und Abschlüsse aller Einrichtungen können schnell und einfach abgerufen und konsolidiert werden. Vor allem aber bin ich unglaublich stolz auf mein Team, sagt Uwe Ufer. Dass sie ein solches Projekt in Rekordzeit umgesetzt haben, hat die Menschen verändert. Ich sehe mehr Professionalität, mehr Motivation und Innovationskraft ein Team, das sich neu gefunden hat. Auch die Haltung gegenüber dem SAP-System hat sich völlig gewandelt heute sind die Mitarbeiter froh, dass wir es haben. 8 / SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

9 Diakonie Michaelshoven Digitalisierung vorantreiben Für Uwe Ufer und sein Team in der Verwaltung der Diakonie Michaelshoven ist das bisher Erreichte nur ein erster Schritt. Das nächste große Ziel ist die Realisierung des digitalen Rechnungseingangs für alle 160 Standorte, die Rechnungen erhalten. Nach der Kompletteinführung 2016/2017 werden ca Anwender mit dem digitalen Workflow arbeiten. Danach soll auch die Personallösung SAP S/4HANA Human Resources komplett implementiert werden. Darüber hinaus werden sukzessive auch weitere Bereiche in den Genuss der benutzerfreundlichen Bedienoberfläche SAP Fiori kommen. Wir freuen uns auf neue Projekte gemeinsam mit SAP, sagt Uwe Ufer. Das Team kann es kaum erwarten. Studio SAP (16/04) 2016 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 9 / SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

10 2016 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen nicht gestattet. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE (oder von einem SAP-Konzernunternehmen) in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Weitere Hinweise und Informationen zum Markenrecht finden Sie unter Die von SAP SE oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP SE oder einem SAP-Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen übernehmen keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. Insbesondere sind die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen in keiner Weise verpflichtet, in dieser Publikation oder einer zugehörigen Präsentation dargestellte Geschäftsabläufe zu verfolgen oder hierin wiedergegebene Funktionen zu entwickeln oder zu veröffentlichen. Diese Publikation oder eine zugehörige Präsentation, die Strategie und etwaige künftige Entwicklungen, Produkte und/oder Plattformen der SAP SE oder ihrer Konzernunternehmen können von der SAP SE oder ihren Konzernunternehmen jederzeit und ohne Angabe von Gründen unangekündigt geändert werden. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stellen keine Zusage, kein Versprechen und keine rechtliche Verpflichtung zur Lieferung von Material, Code oder Funktionen dar. Sämtliche vorausschauenden Aussagen unterliegen unterschiedlichen Risiken und Unsicherheiten, durch die die tatsächlichen Ergebnisse von den Erwartungen abweichen können. Die vorausschauenden Aussagen geben die Sicht zu dem Zeitpunkt wieder, zu dem sie getätigt wurden. Dem Leser wird empfohlen, diesen Aussagen kein übertriebenes Vertrauen zu schenken und sich bei Kaufentscheidungen nicht auf sie zu stützen.