SAP White Paper SAP KÜCHEN- TEMPLATE THE BEST-RUN E-BUSINESSES RUN SAP

Transkript

1 SAP White Paper SAP KÜCHEN- TEMPLATE THE BEST-RUN E-BUSINESSES RUN SAP

2 Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software-Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, das Citrix-Logo, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. Design: SAP Communications Media 2

3 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Funktionsübersich SAP Küchentemplate Stammdaten Verwaltung von Rezepturen Verwaltung von Kostformen/Menüs/Komponenten Verwaltung von Speiseplänen BLS-Datenbank Speisenanforderung von Abteilungen/Stationen/Patienten/Mitarbeitern Einkauf Bestandsführung Verbuchung Produktion Zusätzliche Programmoptionen Streuung Shopverwaltung Eigenverbrauch Vorteile einer Küchenlösung basierend auf SAP

4 FUNKTIONSÜBERSICHT SAP KÜCHENTEMPLATE Geänderte Rahmenbedingungen in Grossbetrieben, Krankenhäusern und Kliniken erfordern auch im Bereich der Großküchen den Einsatz modernster IT-Lösungen. Die SAP hat durch die Entwicklung eines Templates für den Küchenbereich dieser Anforderung Rechnung getragen. Dieses Template ergänzt bestehende SAP Lösungen die Voraussetzung ist der Einsatz von SAP in den Versionen 4.0/4.5 und 4.6, insbesondere der Funktionalitäten des Finanzwesens und der Materialwirtschaft. Um Speisefolgen hinsichtlich der Ausgewogenheit von Nährstoffen planen zu können bzw. zur Planung von Speise- und Diätplänen, kann ein Schlüssel aus der Bundeslebensmittelschlüssel- (BLS)-Datenbank zugeordnet werden. Bei Anbindung von Kassensystemen gibt es Pflegemöglichkeiten für externe Artikelnummern eines Kassensystems, Verkaufspreise, zukünftiger Verkaufspreise und prozentuelle Aufschläge Mehrere Bezeichnungen pro Artikel sind (z.b. für den Speiseplandruck) möglich STAMMDATEN Der Artikelstamm entspricht den besonderen Erfordernissen der Betriebs- und Krankenhausküchen. Die Stammdaten gliedern sich in die Verwaltung von: Lebensmitteln, Rezepturen, Speiseplänen, Referenzspeiseplänen (Vorlagespeisepläne), Anforderer und sonstige Stammdaten (wie z. B. Gästeverwaltung, Diätpläne, Vorschlagslisten und Kontingente für Anforderer, Chip- oder Magnetkarten, etc.). Folgende Punkte werden in der Lebensmitteldatensicht hinterlegt: (Erweiterung der Materialstammverwaltung im SAP-Standard) Materialarten werden beim Anlegen in Rohstoffe und eigengefertigte Produkte unterteilt EAN-Nummern ermöglichen die Anbindung von Barcodescannern Steuerkennzeichen (Getränke, Kaffee, etc.) mit entsprechender Verbuchung dieser Steuern in der Finanzwirtschaft Nahrungsmitteltypen (Obst, Gemüse, Fleisch, etc.) zur Einteilung der Lebensmittel in Untergruppen für getrennte Bearbeitung, Auswertungen, etc. Lagertypen (Kühlhaus, Tiefkühler, etc.) Prüftypen (Hygieneprüfungen, kritische Kontrollpunkte, etc.) Verwaltung von Rezepturen Der Rezeptstamm entspricht den besonderen Erfordernissen einer Betriebs- bzw. Krankenhausküche. Die Rezepturen können durch verschiedenste Suchmöglichkeiten (Rezeptnummer, Bezeichnung, Gruppen, Vorspeisen, Hauptspeisen, etc.) aufgerufen werden. Folgende Punkte werden durch die Rezeptverwaltung abgedeckt: Anlegen (auch unter Verwendung einer Vorlagerezeptur), Anzeigen, Pflege und Druck von Rezepturen Einfaches Anlegen von Rezeptvarianten mit denen z.b. die Diätformen berücksichtigt werden 4

5 Auflösen der Rezepturen für beliebige Portionsmengen und Portionsgrößen Berechnung der anfallenden Rezeptkosten Auflistung aller Rezepturen, die bestimmte Rohstoffe enthalten Massenänderung von Rezepturen Berechnung der Inhaltsstoffe pro Rezept Codes für die Tablettierung am Band Zuordnung von Rezepturen zu einem Vorbereitungs- und Produktionsplatz für eine leichtere Arbeitsaufteilung und Lagerkommissionierung Zuordnung von Produktionszeiten je Arbeitsplatz pro Portion, um zusätzlich zu den Rohstoffkosten auch Personalzuschläge kalkulieren zu können Verwaltung von Kostformen/Menüs/Komponenten Speiseplanung für die einzelnen Kostformen/Menüs/Komponenten getrennt Verrechnungspreis für jede Kostform/Menü/Komponente Auswertungen der Verkäufe Auswertung der Plan-/Ist-Kosten bzw. Plan-/Ist-Verbräuche Auswertung von Produktionskosten Verwaltung von Speiseplänen Verwaltung von Speiseplänen für sieben Wochentage zu beliebig vielen Verwendungen (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) Möglichkeit der getrennten Erfassung und Verwaltung von Speiseplantypen (Personal, Patienten, etc.) Druck, Download, Anzeige der Speisepläne Hinterlegen von Referenzspeiseplänen (wiederkehrende Speisepläne) Änderung einzelner Komponenten von Rezepturen direkt im Speiseplan möglich Laufende Kosten- und Inhaltsstoffkontrolle während der Planung der Speisepläne Plankosten, Planinhaltsstoffe pro Menü bzw. Kostform BLS-Datenbank Integration der BLS II.3 Datenbank des BGVV (Bundesinstitut für gesundheitlichen Verbraucherschutz und Veterinärmedizin) mit ca Datensätzen (Rohstoffe und Fertigprodukte) mit je 150 Inhaltsstoffen (z.b. Mineralstoffe, Spurenelemente, Vitamine, Eiweißzusammensetzung, Fettzusammensetzung, kjoule, etc.) Automatische Berechnung von Inhaltsstoffen je Artikel, Rezept, Kostform/Menü/Komponente/Patient/ Verköstigungstag SPEISENANFORDERUNG VON ABTEILUNGEN/ STATIONEN/PATIENTEN/MITARBEITERN Anbindung von mobilen Erfassungsgeräten möglich Um die Aufwendungen für anfordernde Abteilungen/ Stationen getrennt kalkulieren zu können, erfolgten die Zuordnung von Speisen und Zusatzartikeln auf Kostenstellen, damitkönnen diese direkt mit den Materialkosten bzw. internen Verrechnungspreisen ihrer Lebensmittelverbräuche belastet werden Pro Anforderer kann ein eigener Kontierungstyp (Aufwandskonto, Kostenstelle, etc.) definiert werden 5

6 Pro Anforderer gibt es getrennte Kommissionierlisten für Lebensmittel bzw. fertige Speisen Getrennte Erfassung und Auswertung von Menü-/Kostformanforderungen bzw. von Zusatzanforderungen sind möglich Druck von frei gestaltbaren Karten für die Bandtablettierung Erstellung von Vorschlagslisten und Kontingente pro Anforderer möglich Auswertungen über alle wert- und mengenmäßigen Verbräuche der Anforderer über beliebige Zeiträume Kennzeichen pro Anforderer, ob eine Diätprüfung erfolgen soll Desweiteren können folgende Daten hinterlegt werden: Chip- oder Magnetkartennummer, Personalnummer Anforderertyp (Patient, Mitarbeiter,...) Adresse (Klinik, Gebäude, Geschoss, Zimmernummer) Patientennummer (aus dem SAP Patient Management und anderen Patientenverwaltungssystemen zu weiteren Abrechnungszwecken) Lieferkennzeichen (wohin das angeforderte Essen geliefert werden soll, z.b. Zimmer, Speisesaal,...) Aufnahme- und Entlassungsdatum, erste Mahlzeit, letzte Mahlzeit Zubereitungsart (z.b. Breikost,...) Mahlzeitenverzicht ( z. B. für Mitarbeiter, die generell kein Abendessen einnehmen) Broteinheitenbegrenzung, Grenzwertzuordnung der Nährstoffe aus der BLS-Datenbank für die Diätprüfung Daueranforderungen von Zusatzartikeln Dauerverzicht auf bestimmte Lebensmittel (z.b. Unverträglichkeiten) Zuordnung von erlaubten Vorschlagslisten bzw. Kontingenten Diätplanzuordnung (Normalkost, Aufbaukost, OP-Vorbereitung,...) EINKAUF Verwaltung, Druck und Fax von Bestellungen Verwaltung von Anfragen/Angeboten, Rahmenverträgen und Preisinformationen Auflösen des Speiseplans und der Rezepturen in die kumulierten Rohstoffbedarfe Automatische Erstellung von Einkaufsvorschlagslisten auf Basis der Speisepläne mit Prüfmöglichkeit des Lagerbestandes BESTANDSFÜHRUNG Verbuchung von Lieferscheinen mit Bestellbezug Erfassung von Warenausgängen Lagerstände aller verwalteten Lager abrufbar Unterstützung bei Inventuren durch automatischen Listendruck für Zählung bzw. Differenzen Möglichkeit getrennte Lager für Leergut, Geschirr, Reinigungsmaterial, etc. zu führen Auswertungen über Lagermengen u. werte, ABC Analysen, Lagerbodensatz, Umschlag, etc. Kommissionierlisten für Warenentnahmen der täglichen Küchenproduktion VERBUCHUNG Verbuchung von Lieferantenrechnungen, Gutschriften, etc. Überblick über die Bestandswerte auf den einzelnen Lagern Verbuchung von Inventurdifferenzen, Verschrottungen Verbuchung der Verkäufe Verbuchung von Umsatzsteuer und Sondersteuer Kostenstellenbelastungen im Controlling 6

7 PRODUKTION Ausdruck von Produktionslisten nach Kochgruppen, Speisenarten, Arbeitsplätzen (aufgelöste Rezepturen, Arbeitsanweisungen, Hygienevorschriften, Berücksichtigung von Portionsgrößen) für die einzelnen Menüs/Kostformen im Speiseplan Verwaltung von verschiedensten Produktionsorten (Konditor, Kalte Küche, etc.) mit Möglichkeit der getrennten Verbuchung Errechnung und Anzeige der Soll-Verbräuche von Rohstoffen Eingabemöglichkeit für die Ist-Verbräuche mit automatischer Kostenverteilung auf die einzelnen Rezepturen Plan- und Ist-Kostenauswertungen auf Ebene von Zutaten, Rezepturen und Kostformen über jeden beliebigen Zeitraum Automatische Warenausgangsbuchungen für verbrauchte Rohstoffe bzw. Wareneingangsbuchungen für produzierte Fertigprodukte Produktion auf Lager (Halbfertigprodukte, etc.) Verschrottung von Überproduktion, verdorbener Ware, etc. ZUSÄTZLICHE PROGRAMMOPTIONEN Streuung Spezielle, systemunterstützte Kostenverteilung für Artikel deren Verbrauch nur periodisch mittels Inventur ermittelt wird (z. B. Gewürze im Handlager der Küche). Shopverwaltung Möglichkeit der Verwaltung eines Shops, Kiosk, etc. Erfassung von Verkäufen von Rohstoffen bzw. Produktion der Küche für den Shop Anbindung von Kassenverkaufssystemen möglich Anbindung von EAN-Scannern möglich Automatische Verbuchung der Erlöse, Steuern Automatische Disposition der Shopartikel, Einkauf Auswertungsmöglichkeiten (mengen- und wertmäßige Analyse von Beständen und Verkäufen, Lagerhüter, etc.) VORTEILE EINER KÜCHENLÖSUNG BASIEREND AUF SAP Durch die direkte Anbindung an die Materialwirtschaft ist die volle Integration in den bestehenden Einkauf bzw. die bestehende Bestandsführung gewährleistet. Alle Standardfunktionalitäten (automatische Disposition, Bestellformulare, Listauswertungen etc. ) können auch in der Küchenverwaltung eingesetzt werden. Effizientere Lagerwirtschaft durch exakte Speiseplanung, Bestellvorschlagslisten bzw. Verwendung der automatischen Disposition für Lebensmittellager. Alle SAP Standardanalysen bzw. Kennzahlen (Lagerbodensatz, ABC Analyse, etc.) sind damit auch für die Lebensmittellager anwendbar. Damit ist die größtmögliche Transparenz der Mengen- und Werteflüsse im Küchenbereich gewährleistet. Die Anbindung an das Finanzwesen ermöglicht die Übersicht über die Lagerwerte der Küche, die Führung eines gleitenden Durchschnittspreises, automatische Verbuchung von Umsatzbzw. Sondersteuern. Anbindung an das Controlling ermöglicht direkte Kostenkontrolle sowohl vom Küchenbereich selbst als auch von Verbräuchen anfordernder Stellen, die entweder mit den reinen Rohstoffkosten als auch mit internen Verrechnungspreisen belastet werden können. Integration des Bundeslebensmittelschlüssels (BLS) ermöglicht der Küchenleitung bzw. Diätassistenz die Planung und Kontrolle sämtlicher Inhaltsstoffe in jedem Arbeitsschritt der Küchenverwaltung. Eigenverbrauch Getrennte Erfassung bzw. Verbuchung von Eigenverbräuchen des Küchenpersonals 7

8 THE BEST-RUN E-BUSINESSES RUN SAP SAP AG Neurottstraße Walldorf Germany T +49/1805/ * F +49/1805/ * *DM 0,24/Minute (in Deutschland) xx xxx (01/08/xx) Gedruckt auf umweltfreundlichem Papier.