GESAMTLÖSUNG SAP BUSINESS ONE MIT EASYCASHDESK

Transkript

1 easycashdesk im Detail GESAMTLÖSUNG SAP BUSINESS ONE MIT EASYCASHDESK DAS IDEALE KONZEPT FÜR IHRE KASSENANBINDUNG

2 easyconcept GmbH Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch easyconcept GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von easyconcept GmbH oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint, Access, VisualBasic.NET und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Citrix, das Cirtix-Logo, ICA, Programm Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massechusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAO Logo, R/2, RIVA R/3, SAP Archive-Link, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap, mysap.com und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. MarkSet und Enterprise Buyer sind gemeinsame Marken von SAP AG und Commerce One. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. 2

3 INHALT DIE ONLINE KASSE FÜR SAP BUSINESS ONE 4 Die Zielgruppe von easycashdesk 4 Einfache Implementierung 4 Schnelle Einarbeitung und Übersicht 4 Schnelle Erfassung der Waren 4 Berechtigungskonzept und Kontrolle 4 STARTEN MIT EASYCASHDESK 5 Grundeinstellungen 5 ARBEITEN MIT EASYCASHDESK 6 Die Belegerfassung 6 Die Gutscheinerfassung 7 Die Rabattpflege 7 Zahlung offener Rechnungen 7 Die Vorteile auf einen Blick 8 Das richtige Konzept 8 Der Hersteller 8 3

4 DIE ONLINE KASSE FÜR SAP BUSINESS ONE DIE ZIELGRUPPE VON EASYCASHDESK Auch in Unternehmen, die nicht dem klassischen Einzelhandel angehören, gibt es häufig die Anforderung einer Kassenlösung. Es kann sein, dass im Unternehmen ein Fabrik- oder Lagerverkauf durchgeführt wird. Oder Kunden, die eine Rechnung mit der Post bekommen haben wollen, diese Rechnung bar bezahlen. Die Besonderheit dabei ist, dass die Kunden oft keine Einmalkunden sind, sondern bereits eine Kundennummer haben. Dann ist es besonders wichtig, auch an der Kasse die Kundennummer zu erfassen. Zum einen liefert die SAP Business One so die richtigen Umsatzzahlen. Zum anderen können so auch an der Kasse die kundenindividuellen Preise abgerechnet werden. Oder es kommt vor, dass ein Kunde seine Ware auf Lieferschein abholt. Alle diese Funktionen sind mit easycashdesk ohne Probleme zu realisieren. EINFACHE IMPLEMENTIERUNG easycashdesk läuft als Ergänzung zu SAP Business One in einer eigenen Anwendung auf jedem aktuellen Microsoft Windows System. Da es sich bei easycashdesk um eine Online Kasse handelt, ist ein Netzwerkzugriff; und damit eine Verbindung auf den SQL Server, erforderlich. Es wird lediglich das Setup Programm ausgeführt und im Handumdrehen können die ersten Verkäufe gebucht werden. SCHNELLE EINARBEITUNG UND ÜBERSICHT Durch die intuitiv zu erlernende Benutzeroberfläche finden sich die Mitarbeiter schnell in der Anwendung zurecht. Klar gegliederte Menüs und Beschriftungen ermöglichen einen Einstieg ohne lange Einarbeitung. Bei ausländischen Mitarbeitern oder für den Einsatz in Filialen im Ausland kann die Oberfläche zur Laufzeit übersetzt werden. SCHNELLE ERFASSUNG DER WAREN easycashdesk verfügt über die Möglichkeit, einen tastaturgebundenen Barcodescanner anzuschließen. Bei der Erfassung ist es besonders hilfreich, dass entweder die Artikelnummer oder der EAN Code der Ware gescannt werden kann. Denn easycashdesc sucht nach beiden Feldern. Natürlich kann auch nach der Bezeichnung gesucht werden. Einmal erfasste Positionen können noch während der Erfassung beliebig geändert werden. BERECHTIGUNGSKONZEPT UND KONTROLLE Es ist natürlich möglich, mehrere Kassen mit easycashdesk zu verwalten. Durch getrennte Nummernkreise kann in der SAP Business One nachvollzogen werden von welcher Kasse der Beleg erfasst wurde. Über das interne Berechtigungskonzept kann gesteuert werden, welcher Benutzer Preise oder Rabatte verändern darf. Oder bei Verkaufsaktionen können schnell und einfach Sonderrabatte auf bestimme Artikel oder Artikelgruppen hinterlegt werden. So behalten Sie immer den Überblick. 4

5 STARTEN MIT EASYCASHDESK GRUNDEINSTELLUNGEN Über leicht zu verstehende Grundlageneinstellungen wird die Kasse vor dem ersten Einsatz konfiguriert. Hier werden die Berechtigungen und wenn gewünscht, auch Rabatte für Aktionen oder Maximalrabatte für bestimmte Artikelgruppen hinterlegt. Weiterhin wird die Kundennummer für den so genanten Einmalkunden und die Artikelnummer für die Einkaufsgutscheine hinterlegt. Abbildung zeigt die Benutzereinstellungen Vor dem ersten Verkauf muss pro Kasse die Kassennummer, das Lager aus dem die Ware gebucht wird, die Informationen zum öffnen der Kassenschublade und natürlich der Kassenbestand erfasst werden. Abbildung zeigt die Grundlageneinstellungen Abbildung zeigt die Kasseneinstellungen 5

6 ARBEITEN MIT EASYCASHDESK DIE BELEGERFASSUNG Nach der einmaligen Basiseinrichtung kann direkt mit dem Verkaufen über easycashdesk begonnen werden. In der übersichtlichen Belegerfassungsmaske kann direkt auf die bestehenden Kunden und Artikel der SAP Business One Datenbank zugegriffen werden. Auch neu angelegte Stammdaten stehen online zur Verfügung. Das gilt natürlich auch für die erfassten Umsätze. Mit dem Speichern des Beleges ist der Umsatz in der Finanzbuchhaltung auf den richtigen Konten gebucht. Die verkauften Artikel werden ebenfalls direkt aus dem Lager gebucht. Mit easycashdesk sind Sie jederzeit über die Absatzzahlen und Lagerbestände der Shops informiert. Die erfassten Waren können auf verschiedene Arten ausgeliefert werden: Barzahlung Zahlung per EC- oder Kreditkarte (Ansteuerung des Terminals erfolgt manuell) Zahlung / Teilzahlung per Gutschein Ausgabe auf Lieferschein So sind Sie immer flexibel und können die Wünsche Ihrer Kunden jederzeit erfüllen. Die Belege können über einen Standard A4 Drucker oder über einen beliebigen Bon Drucker mit Windows Druckertreiber ausgegeben werden. Die Anpassung der Ausdrucke erfolgt über den mitgelieferten graphischen Berichtsgenerator. Egal, ob Lieferschein oder Rechnung; die Belege werden online in SAP Business One angelegt und verbucht. Dabei wird natürlich das von SAP angebotene SDK (Software Development Kit) verwendet. Durch diese updatesichere Technik bleiben Sie immer auf dem neusten Stand. Abbildung zeigt die Belegerfassung Abbildung zeigt die Rechnung in SAP Business One 6

7 DIE GUTSCHEINERFASSUNG Neben der normalen Verkaufserfassung können auch Geschenkgutscheine verkauft werden. Die Eingabe erfolgt in einer eigenen Maske. So können Fehler einfach und sicher vermieden werden. DIE RABATTPFLEGE Damit durch die Kassenanwender nicht zu viel Rabatt gewährt wird, kann pro Artikelgruppe oder für alle Artikel eines Lieferanten ein Maximalrabatt eingepflegt werden. Bei Preisänderungen wegen Beschädigungen oder 2. Wahl Artikeln kann so eine zusätzliche Sicherheit eingebaut werden. Ein Verkauf unter Ihren Einkaufspreisen ist durch diese Funktionalität zu verhindern. Abbildung zeigt die Gutscheinerfassung Selbstverständlich werden auch die geschriebenen Geschenkgutscheine in der Finanzbuchhaltung auf den zugeordneten Konten korrekt verbucht. Ein späterer Einkauf kann mit dem Gutschein ganz oder teilweise bezahlt werden. Über die Geschenkgutscheine haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kundenbindung deutlich zu erhöhen. Abbildung zeigt das Fenster der Rabattpflege ZAHLUNG OFFENER RECHNUNGEN Über easycashdesk ist es ebenfalls möglich, bereits geschriebene Rechnungen (unabhängig ob über SAP Business One oder über easycashdesk) zu bezahlen. Über einen eigenen Menüpunkt kann nach der Rechnung gesucht werden. Die gefundene Rechnung kann mit den oben aufgeführten Methoden bezahlt werden. 7

8 DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK DAS RICHTIGE KONZEPT Mit easycashdesk erhalten Sie eine moderne Softwarelösung, die voll auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist und Ihnen zu einem sehr guten Preis- Leistungsverhältnis folgende Vorteile bietet: Schnelle Einführungszeiten Benutzerverwaltung Einsatz von mehreren Kassen Online Zugriff auf alle relevanten Daten wie Artikel, Preise und Kunden DER HERSTELLER Die easyconcept GmbH entwickelt seit Oktober 2002 als eines der ersten Unternehmen in Deutschland Erweiterungen zu SAP Business One. Unser Team von Software- und Projektspezialisten stellt eine hohe Stabilität und Nutzbarkeit unserer Produkte sicher. Durch unsere langjährige Erfahrung mit SAP Business One sind unsere Softwarelösungen optimal und vor allem updatesicher in die Prozesse und Datenstrukturen von SAP Business One integriert. Folgende Zusatzlösung zu SAP Business One werden von der easyconcept GmbH angeboten: Erfassung der Belege auf Einmalkunden und auf Bestandskunden Berücksichtigung von Kundensonderpreisen easyplan PPS Lösung für KMUs easylogistic Scannergestützte Lager- und Stellplatzverwaltung Zahlung über: Bar, EC, Kreditkarte, Gutschein Abholung der Ware per Lieferschein Online Verbuchung von Umsätzen und Lagerbeständen Sehr geringe Total Costs of Ownership easyproject Projektzeiterfassung und auswertung easyanfrage Anfragen und Preisspiegel easyrahmenverträge Verkaufs- und Einkaufskontrakte easycashdesk Online Kasse für Shops und Lagerverkauf Weitere Informationen erhalten Sie unter IHR FACHHÄNDLER 8