GESAMTLÖSUNG SAP BUSINESS ONE MIT EASYRAHMENVERTRÄGEN

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1 easyrahmenverträge im Detail GESAMTLÖSUNG SAP BUSINESS ONE MIT EASYRAHMENVERTRÄGEN DAS IDEALE KONZEPT FÜR DIE ABWICKLUNG VON RAHMENVERTRÄGEN

2 easyconcept GmbH Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch easyconcept GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von easyconcept GmbH oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint, Access, VisualBasic.NET und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Citrix, das Cirtix-Logo, ICA, Programm Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massechusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAO Logo, R/2, RIVA R/3, SAP Archive-Link, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap, mysap.com und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. MarkSet und Enterprise Buyer sind gemeinsame Marken von SAP AG und Commerce One. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. 2

3 INHALT RAHMENVERTRÄGE FÜR SAP BUSINESS ONE 4 Die Zielgruppe von easyrahmenverträge 4 Einfache Implementierung 4 Schnelle Einarbeitung und Übersicht 4 Schnelle Erfassung der Aufträge und Abrufe 4 Lieferfähigkeit durch Integration in die Materialbedarfsplanung 4 STARTEN MIT EASYRAHMENVERTRÄGE 5 Einfache Installation 5 Grundeinstellungen 5 ARBEITEN MIT EASYRAHMENVERTRÄGEN 6 Verkaufsrahmen verwalten 6 Die Erfassung der Abrufe 7 Das Anlegen der Beleg 7 Disposition der Abrufe 7 DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK 8 Das richtige Konzept 8 Der Hersteller 8 3

4 RAHMENVERTRÄGE FÜR SAP BUSINESS ONE DIE ZIELGRUPPE VON EASYRAHMENVERTRÄGE Ständig steigende Preise führen auch im Mittelstand immer mehr zu Veränderungen. Kunden drängen häufiger auf den Abschluss von Rahmenverträgen. Die in den Rahmenverträgen festgelegten Preisbindungen verlangen ein entsprechendes Einkaufsverhalten. Daher gehen die Mittelständler dazu über, auch mit Ihren Lieferanten Rahmenverträge zu vereinbaren. easyrahmenverträge ist das voll in SAP Business One integrierte AddOn für die Abwicklung von Rahmenverträgen im Einkauf und im Verkauf. Durch die ständige Kontrolle von geplanten Einteilungen und den realen Fortschrittzahlen sind sie jederzeit liefer- und aussagefähig. EINFACHE IMPLEMENTIERUNG easyrahmenverträge läuft als Ergänzung zu SAP Business One in einem vollständig integriertem AddOn. Das bedeutet, easyrahmenverträge kann einfach und unkompliziert über die AddOn Administration von SAP Business One verteilt werden. Es muss lediglich dass AddOn registriert und den entsprechenden Benutzern zugeordnete werden und schon kann mit der Abwicklung der Rahmenverträge begonnen werden. SCHNELLE EINARBEITUNG UND ÜBERSICHT Durch die intuitiv zu erlernende Benutzeroberfläche finden sich die Mitarbeiter schnell in der Anwendung zurecht. Klar gegliederte Menüs und Beschriftungen ermöglichen einen Einstieg ohne lange Einarbeitung. Bei ausländischen Mitarbeitern oder für den Einsatz in Filialen im Ausland kann die Oberfläche zur Laufzeit übersetzt werden. SCHNELLE ERFASSUNG DER AUFTRÄGE UND ABRUFE Es gibt zum einen die Möglichkeit, einer Bestellung oder Auftragsbestätigung direkt einem Rahmenvertrag zuzuordnen. Alternativ können die entsprechenden Belege direkt aus der Rahmenverwaltung erzeugt werden. Die Einteilung der Rahmen kann in Tagen, Wochen oder Monaten festgelegt werden. Es ist weiterhin möglich, die Liefereinteilung über MS Excel zu importieren. So können schnell und ohne viel Aufwand die Abruftermine aktualisiert werden. LIEFERFÄHIGKEIT DURCH INTEGRATION IN DIE MATERIALBEDARFSPLANUNG Für die Disposition können sämtliche geplante Abrufe der Verkaufsrahmenverträge in eine Prognose von SAP Business One eingerechnet werden. Über diese Prognose erfolgt die nahtlose Integration in den SAP Business One Dispositionsassistenten. Auf diesem Weg können auch sonstige Prognosen mit den Rahmenverträgen zusammengeführt werden. So behalten Sie alles im Überblick und sind stets lieferfähig. 4

5 STARTEN MIT EASYRAHMENVERTRÄGE EINFACHE INSTALLATION easyrahmenverträge kann wie jedes SAP Business One AddOn über den AddOn Administrator von SAP Business One registriert und den Benutzern zugeordnet werden. So kann die Lösung jederzeit installiert und verteilt werden. Mit der Option Geschäftspartnerrabatte verwenden legen Sie fest, ob in den Stammdaten hinterlegte Rabatte beim Anlegen der Einkaufsoder Verkaufsbelege verwendet werden sollen oder nicht. Weiterhin kann hier der Standard Zielbeleg für neue Verkaufsrahmen hinterlegt werden. Die Zielbelege können im jeweiligen Rahmenvertrag noch mal geändert werden. Für die genaue Disposition ist es wichtig zu wissen, welcher Tag bei Wochen- oder Monatseinteilungen zur Terminberechnung verwendet werden soll. Daher müssen auch diese Informationen festgehalten werden. Abbildung zeigt die AddOn Administration GRUNDEINSTELLUNGEN Nach dem Registrieren von easyrahmenverträge können über einen eigenen Menüpunkt in der Administration von SAP Business One die Grundeinstellungen festgelegt werden. Hier können Sie verschiedene Optionen zum Druck des Rahmenvertrages einstellen. Abbildung zeigt die Grundeinstellungen von easyrahmenverträge Nach dem einmaligen Festlegen dieser wenigen Grundeinstellungen kann direkt mit der Erfassung von Rahmenverträgen begonnen werden. 5

6 ARBEITEN MIT EASYRAHMENVERTRÄGEN VERKAUFSRAHMEN VERWALTEN easyrahmenverträge ist direkt in die Belegerfassung im Verkauf von SAP Business One integriert. Abbildung zeigt den Menüeintrag von easyrahmenverträge Zunächst wird der Geschäftspartner ausgewählt, mit dem die Rahmenvertragsvereinbarung getroffen wurde. Danach wird der Artikel, die verhandelte Menge und der Preis festgelegt. Weiterhin können Zusatzinformationen wie die Laufzeit, ein Freitext und eine Kundenreferenznummer mit hinterlegt werden. Wichtig ist an dieser Stelle noch die Festlegung des gewünschten Zielbeleges. Viele Firmen bestätigen den konkreten Abruf noch mit einer separaten Auftragsbestätigung. Wenn dass nicht der Fall ist, dann wird normalerweise der gesamte Rahmenvertrag bestätigt. Dazu kann der erfasste Vertrag mit oder ohne Liefereinteilung gedruckt werden. In diesem Fall müsste dann als Zielbeleg Lieferschein eingestellt werden. Über diesen Menüpunkt wird direkt die Rahmenerfassungsmaske aufgerufen. Von hier aus können alle Funktionen der Vertragsverwaltung angesprochen werden. Abbildung zeigt eine mögliche Rahmenvertragsbestätigung Abbildung zeigt einen Verkaufs Rahmenvertrag 6

7 DIE ERFASSUNG DER ABRUFE Nach dem der Rahmenvertrag angelegt wurde, können die Lieferabrufe für diesen Rahmen erfasst werden. Dies geschieht in einem eigenen Fenster, wo Sie schnell die entsprechenden Termine und Liefermengen eingeben können. Dabei unterscheidet easyrahmenverträge zwischen Tages-, Wochenund Monatseinteilungen. Zusätzlich zu den Mengen können pro Abruf noch Hinweistexte und die Abrufnummer des Kunden erfasst werden. Wenn die Fortschrittzahlen Ihnen digital zur Verfügung stehen, können diese auch über ein einheitliches Importformat von MS Excel aus eingelesen werden. Von hier kann pro Abruf ein oder mehrere Belege angelegt werden. easyrahmenverträge übernimmt dann alle Angaben des Vertrages und erzeugt einen neuen Beleg in SAP Business One. Es ist aber auch möglich die Belege ganz normal über SAP Business One zu erfassen. Sie bekommen einen Hinweis, wenn es zu dem erfassten Artikel einen Rahmenvertrag gibt und können den Rahmenvertrag dann zuweisen. Die Fortschrittszahlen der Abrufe werden pro Position angezeigt. Es erfolgt auch eine Warnung, wenn der Vertrag überliefert wurde. Abbildung zeigt die Erfassung der Abrufe DAS ANLEGEN DER BELEG Über das Rahmenvertragsfenster erfolgt die Anlage der eingestellten Zielbelege. Durch einen Doppelklick auf den Zeilenkopf gelangen Sie in das Beleggenerierungsfenster. Abbildung zeigt die Fortschrittzahlen bei Überlieferung DISPOSITION DER ABRUFE Über den Prognose Assistenten können alle erfassten Rahmenverträge und eventuell auch vorhandene Prognosen zu einer neuen Zielprognose zusammengeführt werden. Diese neue Prognose kann dann wie gewohnt einem Dispositionsszenario zugeordnet werden. Somit kann die Disposition immer schnell und flexibel auf die Veränderungen in den Rahmenverträgen reagieren. Abbildung zeigt die Belegerstellung 7

8 DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK DAS RICHTIGE KONZEPT Mit easyrahmenverträge erhalten Sie eine moderne Softwarelösung, die voll auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist und Ihnen zu einem sehr guten Preis- Leistungsverhältnis folgende Vorteile bietet: Schnelle Einführungszeiten Optimaler Überblick über Einkaufs- und Verkaufsrahmen Hohe Flexibilität durch frei definierbare Zielbelege Hohe Lieferfähigkeit durch Integration in den SAP Business One Dispositionslauf Warnung bei Überlieferung eines Auftrages Kontraktieren von Gewichten in den Einkaufsrahmen Sehr geringe Total Costs of Ownership Einfache Softwareverteilung durch SAP Business One AddOn Administrator DER HERSTELLER Die easyconcept GmbH entwickelt seit Oktober 2002 als eines der ersten Unternehmen in Deutschland Erweiterungen zu SAP Business One. Unser Team von Software- und Projektspezialisten stellt eine hohe Stabilität und Nutzbarkeit unserer Produkte sicher. Durch unsere langjährige Erfahrung mit SAP Business One sind unsere Softwarelösungen optimal und vor allem updatesicher in die Prozesse und Datenstrukturen von SAP Business One integriert. Folgende Zusatzlösung zu SAP Business One werden von der easyconcept GmbH angeboten: easyplan PPS Lösung für KMUs easylogistic Scannergestützte Lager- und Stellplatzverwaltung easyproject Projektzeiterfassung und auswertung easyanfrage Anfragen und Preisspiegel easyrahmenverträge Verkaufs- und Einkaufskontrakte easycashdesk Online Kasse für Shops und Lagerverkauf Weitere Informationen erhalten Sie unter IHR FACHHÄNDLER 8

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