Name des Veranstalters Ort Datum

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1 Name des Veranstalters Ort Datum Anschrift/Telefon Technische Universität Chemnitz Dezernat Bauwesen und Technik Chemnitz Antrag auf Vergabe / Vermietung von Räumen / Flächen der Technischen Universität Chemnitz Hiermit beantrage ich die Überlassung des / der folgenden Raumes / Räume / Flächen der Technischen Universität Chemnitz: am: (Tag, Datum, Uhrzeit von / bis einschließlich Vor- und Nachbearbeitung) Art der Veranstaltung: Anliegen der Veranstaltung: (Thema, Inhalt, Zweck) Programm der Veranstaltung: (unwiderruflich bevollmächtigter Vertreter des Veranstalters) (Name, Anschrift, Telefon, Funktion) (Name und nähere Angaben zur Person, Mitwirkenden und Referenten)

2 Erwartete Teilnehmerzahl: Eintrittspreis/Kostenbeitrag: Bedarf an Geräten und/oder techn. Einrichtungen: Die Vergaberichtlinien der Technischen Universität Chemnitz einschließlich der Frist für die Antragstellung sind mir bekannt und werden von mir anerkannt. (Unterschrift des Antragstellers) Bestätigung: Hiermit werden die beantragten Räume bzw. Flächen der TU Chemnitz für den beantragten Zweck überlassen. Folgende Auflagen sind zu realisieren: Nutzungsentgelt wird berechnet ja/nein Technische Universität Chemnitz Der Kanzler Chemnitz, den

3 Der Kanzler Rundschreiben 40/ Verwaltungsrichtlinie zur Vergabe von Räumen an der TUC 0. Allgemeine Grundsätze und Festlegungen Die Vergabe aller der TUC zur Nutzung zugewiesenen Räume und Sportanlagen liegt in der Verantwortung des Dezernates Bauwesen und Technik. Davon ausgenommen ist die Vergabe von Hörsälen und Seminarräumen für Lehrveranstaltungen, die durch die Abteilung Studienprozessplanung vorgenommen wird. Die Festlegungen dieser Verwaltungsrichtlinie gelten sinngemäß für das Veranstaltungszentrum Altes Heizhaus, dessen Vergabe nur mit Zustimmung des Bereiches Marketing und Öffentlichkeitsarbeit möglich ist, sowie für die Sportanlagen der Universität, die mit dem Institut für Sportwissenschaften abzustimmen ist. Grundsätzlich sind die Räume und Sportanlagen zur Erfüllung der Aufgaben der Universität zu vergeben. Nur wenn die Wahrnehmung dieser Aufgaben nicht beeinträchtigt wird, kann eine Überlassung von Räumen an Dritte zunächst für maximal ein Semester erfolgen. Ein Rechtsanspruch auf Nutzungsüberlassung/Vermietung besteht nicht. Werden Räume bzw. Sportanlagen an Dritte vergeben, sind Nutzungsvereinbarungen oder Mietverträge abzuschließen. Dies erfolgt in der Regel durch den Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement, Niederlassung Chemnitz, über das Dezernat Bauwesen und Technik. Ausnahmen werden in Abschnitt 3.3 geregelt. Die Vergabe von Räumen erfolgt entsprechend des Charakters der geplanten Veranstaltung nach unterschiedlichen Bearbeitungsverfahren für 1. die semesterbegleitende Vergabe von Hörsälen und Seminarräumen 2. die Vergabe von Hörsälen und Seminarräumen für Einzeltermine für Veranstaltungen der Universität 3. die Vergabe von Hörsälen, Seminarräumen und sonstigen Räumen an Dritte. 1

4 1. Semesterbegleitende Vergabe von Hörsälen und Seminarräumen Die semesterbegleitende Vergabe dieser Räume erfolgt durch die Abteilung Studienprozessplanung vorrangig für die Durchführung von Lehrveranstaltungen im Rahmen der Stundenplanung auf der Basis der Studienordnungen. Anforderungen zur Planung von Lehrveranstaltungen sind grundsätzlich an die Stundenplanverantwortlichen der Fakultäten zu richten. Bei der Antragstellung auf Verlegung bereits geplanter Lehrveranstaltungen ist folgendes zu beachten: Für die zentral geplanten Lehrveranstaltungen sind diese Anträge generell schriftlich zu formulieren, da sie zur Bearbeitung an die Abteilung Studienprozessplanung weitergeleitet werden. Eine Verlegung erfolgt nur in begründeten Fällen und bei Verfügbarkeit eines geeigneten Raumes sowie bei Vereinbarkeit mit der Studienorganisation aller beteiligten Studierendengruppen und Lehrkräfte. Bei Anträgen von Studierenden hat die Lehrkraft ihr Einverständnis auf dem Antrag zu vermerken. Über das Resultat der Bearbeitung des Antrages werden die zuständigen Stundenplanverantwortlichen schriftlich durch die Abteilung Studienprozessplanung informiert. Die Bearbeitung von Verlegungen dezentral geplanter Lehrveranstaltungen erfolgt in Eigenverantwortung der Stundenplanverantwortlichen in den Fakultäten. Stimmen diese der Verlegung zu, wenden sich die Stundenplanverantwortlichen bezüglich der Raumänderung (Bestellung/Rückgabe) sowie der notwendigen Korrektur im Zentralen Vorlesungsverzeichnis an die Abteilung Studienprozessplanung. 2.Vergabe von Hörsälen und Seminarräumen für Einzeltermine Universitätsangehörige können zur Wahrnehmung von Aufgaben der Universität, wie zum Beispiel Sonderprüfungen, Promotionen, Kolloquien, Blockveranstaltungen u.ä. für Einzeltermine Hörsäle und Seminarräume bei der Abteilung Studienprozessplanung per beantragen. Bei der Beantragung sind anzugeben: Name, Fakultät/Bereich des Antragstellers Art und Inhalt der Veranstaltung bzw. Charakter der vorgesehenen Nutzung Termin der Veranstaltung Beteiligter Personenkreis Raumanforderungen (Gebäudeteil, Platzzahl, technische Anforderungen...) 2

5 Bei Raumanforderungen, zu deren Realisierung die Verlegung von Lehrveranstaltungen erwartet werden kann, ist dafür die Genehmigung des Prorektors für Lehre und Studium in der Regel durch den Antragsteller einzuholen. Bei langfristigen Raumanforderungen (Folgesemester oder Folgejahr) kann eine Zusage nur in Ausnahmefällen erfolgen, im Regelfall können derartige Termine nur unter Vorbehalt vorgemerkt werden. Eine endgültige Entscheidung ist erst nach Abschluss der Planung für zentrale Universitätsveranstaltungen sowie der Stundenplanung für das jeweilige Semester möglich. 3. Vergabe von Hörsälen, Seminarräumen und sonstigen Räumen an Dritte 3.1 Vergabegrundsätze Hörsäle und Seminarräume können an Dritte für außeruniversitäre Veranstaltungen mit kulturellem, sozialem, karitativem, hochschulpolitischem oder vergleichbarem Zweck vergeben werden. Als Dritte zählen auch Universitätsangehörige und studentische Vereine, die Räume nutzen wollen für - Veranstaltungen, bei denen Universitätsangehörige lediglich als Mitveranstalter oder Organisatoren auftreten (Tagungen, Kolloquien u. ä.) - Veranstaltungen, für die Tagungs- oder Teilnahmegebühren erhoben werden (Tagungen, - Sonstige Veranstaltungen, die nicht durch die dienstliche Aufgaben veranlasst sind Die mit Rundschreiben des Kanzlers veröffentlichten Festlegungen zur "Überlassung von Räumen für politische Veranstaltungen", insbesondere in Vorwahlzeiten, sind dabei zu beachten. Die Vergabe erfolgt in der Regel nur für Einzeltermine, in Einzelfällen für den Zeitraum bis zu einem Semester. Bei langfristigen Raumanforderungen (Folgesemester oder Folgejahr) kann eine Zusage nur in Ausnahmefällen erfolgen, im Regelfall können derartige Termine nur unter Vorbehalt vorgemerkt werden. Dies gilt insbesondere für Termine während der Lehrveranstaltungs- und Prüfungszeiten. Eine endgültige Entscheidung ist erst nach Abschluß der Planung für zentrale Universitätsveranstaltungen sowie der Stundenplanung für das jeweilige Semester möglich. Weitere Räume (Labore usw.) werden ebenfalls nur auf Antrag und in begründeten Ausnahmefällen vermietet. Dazu gehört insbesondere die Anmietung eines Raumes durch Universitätsangehörige für einen bestimmten Termin oder Zeitraum zur Ausübung einer genehmigten Nebentätigkeit außerhalb der dienstlichen Aufgaben. Auch an Dritte kann eine Vermietung solcher Räume nur auf Grund einer speziellen Ausstattung, über die der Antragsteller selbst nicht verfügt, und in Absprache mit dem jeweils zuständigen Nutzer erfolgen. 3

6 Die grundsätzlichen Aussagen dieses Abschnittes gelten sinngemäß auch für das Veranstaltungszentrum Altes Heizhaus, für öffentliche Räume (Foyers u.ä.) sowie für Freiflächen und Sportanlagen. 3.2 Antragstellung und bearbeitung Anträge auf Überlassung von Räumen entsprechend Abschnitt 3.1 sind schriftlich an das Dezernat Bauwesen und Technik zu richten. Von diesem erfolgt die Entscheidung nach Beteiligung des Bereiches Marketing/Öffentlichkeitsarbeit und der Abteilung Studienprozessplanung sowie gegebenenfalls des Staatsbetriebes Sächsisches Immobilien- und Baumanagement, Niederlassung Chemnitz. Diese Anträge müssen folgende Angaben enthalten: Adresse des Antragstellers Art und Inhalt der Veranstaltung bzw. Charakter der vorgesehenen Nutzung Termin der Veranstaltung vorgesehene Personenzahl, beteiligter Personenkreis technische Anforderungen an den Raum incl. Ausstattung Aussagen zur Kostenpflichtigkeit der Veranstaltung. Anträge sind spätestens zwei Wochen vor der geplanten Veranstaltung vorzulegen. Sind für die Bereitstellung der Räume Verlegungen von Lehrveranstaltungen zu erwarten, ist zur erforderlichen Genehmigung und Information der Betroffenen eine Frist von mindestens fünf Wochen einzuhalten. Die genannten Anträge auf Verlegung an den Prorektor für Lehre und Studium sind durch den Antragsteller entsprechend Abschnitt 3.1 selbst bzw. bei Nichtunversitätsangehörigen durch die Abteilung Studienprozessplanung zu stellen. 3.3 Vertragsabschluss Wird einer Überlassung an Dritte entsprechend Abschnitt 3.1 und 3.2 zugestimmt, erfolgt bei der Vergabe von Räumen bzw. Flächen für Einzeltermine durch das Dezernat Bauwesen und Technik im Auftrag des Staatsbetriebes Sächsisches Immobilien- und Baumanagement die Ausfertigung einer Nutzungsvereinbarung. Diese enthält neben Festlegungen zu Pflichten der Nutzer auch Vereinbarungen über Nutzungsentgelte, die dem Nutzer in Rechnung gestellt werden. In die Nutzungsentgelte werden die jeweils gültigen Mietsätze sowie Nutzungsgebühren für Technik einbezogen. In Ausnah-mefällen kann eine kostenfreie Überlassung vereinbart werden. Die Einstufung in Nutzungskategorien und die Festlegung der Höhe der Nutzungsentgelte ist in der Anlage zu dieser Verwaltungsrichtlinie geregelt. Bei der Vergabe von Räumen und Flächen an Angehörige der Universität kann in begründeten Einzelfällen auf den Abschluss von Nutzungsvereinbarungen verzichtet werden. In diesen Fällen erfolgt die Raumzuweisung durch ein einfaches Schreiben. 4

7 Bei langfristigen Überlassungen von Räumen und Flächen übergibt das Dezernat Bauwesen und Technik den Vorgang zwecks Abschluss eines Mietvertrages an den Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement, Niederlassung Chemnitz. 4. Gültigkeit Die Verwaltungsrichtlinie zur Vergabe von Räumen an der TU Chemnitz tritt zum 1. Januar 2010 in Kraft. Gleichzeitig tritt die mit Rundschreiben des Kanzlers 37/2001 veröffentlichte Ordnung damit außer Kraft. gez. Alles 5