Dienstanweisung für das

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1 Dezernat 4 Finanzen und Gebäudemanagement Dienstanweisung für das privatrechtliche Forderungsmanagement der FernUniversität in Hagen

2 Inhalt 1 Geltungsbereich Zuständigkeiten für das Mahn- und Vollstreckungsauftragswesen Mahn- und Vollstreckungsauftragsverfahren Stundung Niederschlagung Verfahren bei Niederschlagungen Erlass Kleinbeträge In-Kraft-Treten... 8 Seite 2 von 8

3 1 Geltungsbereich (1) Diese Verwaltungsvorschrift gilt ausschließlich für alle privatrechtlichen Ansprüche der FernUniversität. Für öffentlich-rechtliche Forderungen gilt die erlassene Verwaltungsvorschrift in ihrer jeweils aktuellen Fassung und sie sind daher nicht Gegenstand dieser Dienstanweisung. (2) Das Forderungsmanagement ist im Sachbereich der Debitorenbuchhaltung angesiedelt und der Leiterin oder dem Leiter der Finanzbuchhaltung unterstellt. (3) Die Kanzlerin oder der Kanzler der FernUniversität kann nach Rücksprache der Leitung der Finanzbuchhaltung aus technischen Gründen oder zur Verwaltungsvereinfachung Ausnahmen zu dieser Dienstanweisung zulassen. 2 Zuständigkeiten für das Mahn- und Vollstreckungsauftragswesen (1) Alle dezentral geführten Forderungseinzugsprozesse (Mahn- und Vollstreckungsauftragsangelegenheiten) werden in der Debitorenbuchhaltung als zentralen Dienstleister zusammengefasst. (2) Alle Forderungen der FernUniversität sind unverzüglich mit einem Kontierungsbeleg und einer zahlungsbegründenden Unterlage sachlich und rechnerisch richtig gezeichnet an die Debitorenbuchhaltung zu leiten. Dies entfällt für die dezentralen Bereiche, die ihre Forderung im Finanz-DV- System vorerfassen. (3) Der Sachbereich Debitorenbuchhaltung bucht die Forderung aufgrund der eingereichten Belege zeitnah. (4) Die Überwachung und Prüfung des Zahlungseingangs wird durch die Debitorenbuchhaltung vorgenommen. 3 Mahn- und Vollstreckungsauftragsverfahren (1) Der Sachbereich Debitorenbuchhaltung hat alle fälligen Forderungen rechtzeitig einzuziehen. (2) Ist nach Fälligkeit der vereinbarten Fristen der Forderungsbetrag ganz oder teilweise nicht gezahlt worden, wird bei privatrechtlichen Forderungen nach Ablauf von 28 Tagen durch den Sachbereich Debitorenbuchhaltung ein Erinnerungsschreiben versandt. (3) Sind bei privatrechtlichen Forderungen nach der ersten Erinnerung die Forderungen ganz oder teilweise nicht gezahlt, schließt sich ein zweistufiges Mahnverfahren an. Die erste Mahnung wird nach 28 Tagen mit Festsetzung von Mahngebühren und Verzugszinsen entsprechend den geltenden Regelungen (z.zt. 288 BGB) unter Hinweis auf die sich anschließende Zwangsvollstreckung an den Zahlungspflichtigen versandt. Die Mahngebühren betragen 2,50 bei offenen Forderungen bis 50 und 5,00 bei offenen Forderungen ab 50,01. Wird auch nach der zweiten Mahnung inner- Seite 3 von 8

4 halb von 28 Tagen die Forderung nicht beglichen, wird durch den Sachbereich Debitorenbuchhaltung das Mahn- und Zwangsvollstreckungsverfahren durch Erwirken eines gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsbescheides eingeleitet. 4 Stundung (1) Mit einer Stundung wird einem Zahlungspflichtigen die Möglichkeit eingeräumt, eine Forderung zu einem späteren Zeitpunkt, auch durch Gewährung von Ratenzahlungen, zu begleichen. Die Einräumung von Teilzahlungen (Raten) kommt einer Stundung gleich. (2) Forderungen der Hochschule dürfen nach den Verwaltungsvorschriften zu 9 HWFVO ganz oder teilweise nur dann gestundet werden, wenn - ihre Einziehung bei Fälligkeit eine erhebliche Härte für den Zahlungspflichtigen bedeuten würde und - der Anspruch durch eine Stundung nicht gefährdet erscheint. Eine erhebliche Härte für den Zahlungspflichtigen liegt insbesondere vor, wenn er sich vorübergehend in ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten befindet oder durch die Zahlung in solche geraten würde. Seine Zahlungsfähigkeit ist z.b. eingeschränkt durch das Zusammentreffen mehrerer Forderungen, durch geschäftliche Schwierigkeiten, Krankheit oder andere persönliche Notstände. Eine Gefährdung der Forderung ist anzunehmen, wenn die konkrete Möglichkeit besteht, dass der Zahlungspflichtige sich der Verpflichtung zur Leistung entziehen will oder wenn Umstände vorliegen, die auf eine wesentliche Verschlechterung seiner wirtschaftlichen Verhältnisse schließen lassen. Der Zahlungspflichtige, der Stundung beantragt, muss zahlungswillig sein. Wer seine mangelnde Leistungsfähigkeit selbst verschuldet hat, ist nicht stundungswürdig. Die Realisierung der Forderung darf durch die Stundung nicht gefährdet werden. Der Zahlungspflichtige muss in der Lage sein, zu späteren Fälligkeitsterminen die volle Leistung zu erbringen. (3) Eine Stundung erfolgt nur auf Antrag. Der Antrag wird schriftlich (Schreiben oder ) gegenüber dem Sachbereich Debitorenbuchhaltung erklärt. Bevor eine Stundung ausgesprochen wird, hat der Sachbereich Debitorenbuchhaltung zu prüfen, ob weitere Rückstände bestehen welche Zahlungsmoral der Zahlungspflichtige hat ob bereits Beitreibungsmaßnahmen eingeleitet worden sind. (4) Von Beitreibungsmaßnahmen ist bis zur Entscheidung über den Stundungsantrag grundsätzlich abzusehen. Die Dauer der Stundung richtet sich nach den Verhältnissen des Einzelfalls, soll aber möglichst kurz bemessen sein. Seite 4 von 8

5 (5) Die Stundung einer privatrechtlichen Forderung wird dem Zahlungspflichtigen schriftlich (Schreiben oder ) mitgeteilt. Der Zahlungspflichtige ist darauf hinzuweisen, dass die Stundung jederzeit widerrufen werden kann und bei Ratenzahlung der Restbetrag sofort fällig wird, wenn eine Rate nicht fristgerecht oder nicht vollständig gezahlt wird. (7) Die Stundung ist zu widerrufen, wenn die Voraussetzungen dafür nicht mehr vorliegen bei wesentlichen Eigentumsänderungen des Zahlungspflichtigen bei Einleitung von Zwangsversteigerungs- oder Insolvenzverfahren. (8) Die gestundeten Beträge sind in der Regel angemessen zu verzinsen. Stundungszinsen, die im Einzelfall für die Laufzeit der Stundung den Betrag von 10,00 Euro unterschreiten, sind nicht anzufordern. Auf die Erhebung von Zinsen kann ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn ihre Erhebung nach Lage des Einzelfalls unbillig wäre. Die Höhe der Zinsen richtet sich nach der jeweils geltenden landesrechtlichen Regelung (aktuell 238 AO). Die Stundungszinsen sind nur für volle Monate zu zahlen. (9) Zur Stundung von Forderungen sind ermächtigt: bei Beträgen bis zu 5.000,00 Euro die Leiterin oder der Leiter der Finanzbuchhaltung bei Beträgen über 5.000,00 Euro bis zu ,00 Euro die Dezernatsleitung im zuständigen Dezernat bei Beträgen über ,00 Euro die Kanzlerin oder der Kanzler. 5 Niederschlagung (1) Zahlungsansprüche dürfen nach den Verwaltungsvorschriften der HWFVO NRW in der jeweils gültigen Fassung niedergeschlagen werden. Eine Niederschlagung darf nur erfolgen, wenn feststeht, - dass die Einziehung der Forderung keinen Erfolg haben wird, - oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zum Forderungsbetrag stehen. Die Niederschlagung ist eine hochschulinterne Maßnahme, die dem Zahlungspflichtigen nicht bekannt gegeben wird. Eine Niederschlagung bedeutet die Zurückstellung der Weiterverfolgung einer fälligen Forderung ohne Verzicht auf diese Forderung. Der Anspruch kann unter Berücksichtigung der jeweiligen Verjährungsvorschriften weiterhin geltend gemacht werden. Eine Niederschlagung kann befristet oder unbefristet ausgesprochen werden. (2) Forderungen der Hochschule dürfen befristet niedergeschlagen werden, wenn ihre Einziehung wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse des Zahlungspflichtigen vorübergehend keinen Erfolg verspricht. Zeigt sich, dass die Einziehung Erfolg verspricht, ist sie erneut zu versuchen. Seite 5 von 8

6 (3) Eine unbefristete Niederschlagung ist möglich, wenn nach der Sach- und Rechtslage davon ausgegangen werden kann, dass Vollstreckungsversuche dauernd ohne Erfolg bleiben oder bei Forderungen bis zu einer bestimmten Wertgrenze, bei denen nach einem erfolglosen Vollstreckungsversuch die Aufwendungen für die Einziehung außer Verhältnis zur Höhe der Forderung stehen. Die Wertgrenzen im Forderungsmanagement für den privatrechtlichen Bereich orientieren sich an den Wertgrenzen im Gebührenbereich (siehe VV Wertgrenzen im Forderungsmanagement (Gebührenbereich). (4) Eine befristete Niederschlagung kann in eine unbefristete umgewandelt werden, wenn davon ausgegangen werden kann, dass weitere Vollstreckungsversuche dauernd ohne Erfolg bleiben. 6 Verfahren bei Niederschlagungen (1) Nach erfolgter befristeter Niederschlagung sind die wirtschaftlichen Verhältnisse des Zahlungspflichtigen durch die Debitorenbuchhaltung zu überwachen. Befristet niedergeschlagene Beträge über einer bestimmten Wertgrenze (siehe VV Wertgrenzen im Forderungsmanagement (Gebührenbereich) müssen regelmäßig innerhalb von 24 bzw. 36 Monaten (abhängig davon, ob die Schuldner eine Vermögensauskunft abgeben hat oder ein Eintrag in das Schuldenverzeichnis erfolgt ist) überprüft werden. (2) Niedergeschlagene Forderungen sind unmittelbar in eine Kontrollliste (Anlage 1: Niederschlagungskontrollliste) aufzunehmen. Die Kontrolllisten sind laufend zu überwachen und aufgrund neuer Erkenntnisse zu aktualisieren. Der Finanzbuchhaltung ist durch die Debitorenbuchhaltung jeweils zum Jahresabschluss eine Auflistung der noch offenen Forderungen mit kurzem Bericht über das Veranlasste vorzulegen. (3) Die Kontrollliste hat folgende Angaben zu enthalten: 1. Datum des Forderungsabgangs 2. Name und Wohnung des Zahlungspflichtigen 3. Höhe der Forderung 4. Gegenstand (Rechtsgrund) der Schuld 5. Zeitpunkt der Fälligkeit 6. Zeitpunkt der Niederschlagung und der Verjährung 7. ausführliche Begründung (4) Die Debitorenbuchhaltung hat in jedem Einzelfall vor Ablauf der Verjährungsfrist von 3 Jahren für privatrechtliche Forderungen zu prüfen, ob der Anspruch durch Schuldanerkenntnis oder andere Seite 6 von 8

7 geeignete Maßnahmen weiterhin aufrechterhalten werden kann oder ob die Forderung nach 7 dieser Dienstanweisung zu erlassen ist. Die Einziehung der Forderung ist erneut zu versuchen, wenn sich Anhaltspunkte dafür ergeben, dass sie Erfolg haben könnte. (5) Über die Niederschlagung von Forderungen gelten jeweils im Einzelfall folgende Zuständigkeitsregelungen: bei Beträgen bis zu 5.000,00 Euro die Leiterin oder der Leiter der Finanzbuchhaltung bei Beträgen über 5.000,00 Euro bis zu ,00 Euro die Dezernatsleitung im zuständigen Dezernat bei Beträgen über ,00 Euro die Kanzlerin oder der Kanzler Niederschlagungen von Forderungen, die im Einzelfall einen Betrag von ,00 Euro überschreiten, bedürfen gemäß den Verwaltungsvorschriften zur HWFVO NRW in der jeweils gültigen Fassung der Zustimmung des Ministeriums. 7 Erlass (1) Erlass ist im Sinne der Verwaltungsvorschriften zu 9 HWFVO der endgültige gänzliche oder teilweise Verzicht auf einen festgesetzten Anspruch. (2) Forderungen der Hochschule dürfen ganz oder teilweise erlassen werden, wenn die Forderung wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse des Zahlungspflichtigen oder aus anderen Gründen nachweislich dauernd nicht einziehbar ist (der Nachweis hierüber ist durch Niederschrift über den vergeblichen Vollstreckungsversuch zu erbringen) oder die Kosten der Einziehung zu dem Forderungsbetrag in keinem angemessenen Verhältnis stehen, es sei denn, dass wegen der grundsätzlichen Bedeutung des Falles eine Einziehung geboten ist oder ihre Einziehung nach Lage des Einzelfalles für den Zahlungspflichtigen eine besondere Härte bedeuten würde. Eine besondere Härte ist immer dann anzunehmen, wenn sich der Zahlungspflichtige in einer unverschuldeten wirtschaftlichen Notlage befindet und die Weiterverfolgung der Forderung zu einer Existenzgefährdung führen würde oder die Einziehung sachlich unbillig wäre. Bei einem Erlass aus sachlicher Unbilligkeit bleibt die Würdigung der wirtschaftlichen Verhältnisse unberücksichtigt. (3) Der Erlass erfolgt in der Regel auf Antrag. Der Antrag ist schriftlich (Schreiben oder ) gegenüber der Debitorenbuchhaltung zu erklären. Die Debitorenbuchhaltung erstellt einen Entscheidungsvorschlag für den Erlass und leitet diesen an die Dezernatsleitung im zuständigen Dezernat für die Entscheidung über den Erlass weiter. Die zu erlassenden Beträge sind durch die Debitorenbuchhaltung auszubuchen. Seite 7 von 8

8 Von Beitreibungsmaßnahmen ist bis zur Entscheidung über den Antrag auf Erlass der Forderung grundsätzlich abzusehen. (4) Zum Erlass einer Forderung (inkl. aller Nebenforderungen) sind ermächtigt: bei Beträgen bis zu 5.000,00 Euro im Einzelfall die Dezernatsleitung im zuständigen Dezernat bei allen anderen Beträgen die Kanzlerin oder der Kanzler Erlasse von Forderungen, die im Einzelfall einen Betrag von Euro überschreiten, bedürfen gemäß den Verwaltungsvorschriften zu 9 HWFVO in der jeweils gültigen Fassung der Zustimmung des Ministeriums. 8 Kleinbeträge Die Debitorenbuchhaltung kann in Einzelfällen von der Geltendmachung einer Forderung absehen, sofern die Einziehung aus wirtschaftlichen Gründen oder aus anderen grundsätzlichen Erwägungen geboten ist. Darunter fallen auch Abrundungen von Zahlungsbeträgen. Die Höhe der Kleinbeträge ist im Aktenvermerk zur Behandlung von Kleinbeträgen in der jeweils gültigen Fassung geregelt. 9 In-Kraft-Treten Diese Dienstanweisung tritt am in Kraft. Hagen, den gez. Regina Zdebel (Kanzlerin) Seite 8 von 8

9 Anlage 1: Niederschlagungskontrollliste Niederschlagungskontrollliste Zahlungspflichtiger Forderung Niederschlagung Nr. Name Anschrift Beleg-Nr Datum des Forderungsabgangs Höhe der Forderung Gegenstand (Rechtsgrund) der Schuld Zeitpunkt der Fälligkeit Zeitpunkt der Niederschlagung und der Verjährung ausführliche Begründung Name des Sachbearbeiters