Rechtliche Aspekte bei der Nutzung personenbezogener Unterlagen

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1 Rechtliche Aspekte bei der Nutzung personenbezogener

2 AiRKN, Personalakten Rhein-Kreis Neuss: v. Freyhold, Ludolf, geb

3 AiRKN, Rhein-Kreis Neuss und Rechtsvorgänger: Wiedergutmachungsverfahren Dahl, Jakob ( )

4 AiRKN, Rhein-Kreis Neuss und Rechtsvorgänger: Entnazifizierung im öffentlichen Dienst

5 AiRKN, Rhein-Kreis Neuss und Rechtsvorgänger: Entnazifizierung im öffentlichen Dienst

6 AiRKN, Amt Dormagen: Schulstatistiken und Lehrerstellenberechnungen

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8 AiRKN, Heiratsregister Amt Dormagen 1933

9 AiRKN, Meldeunterlagen Amt Nettesheim

10 AiRKN, Meldeunterlagen Amt Dormagen

11 Rechtlicher Hintergrund Grundrechtskollision Wissenschaftsfreiheit (Art. 5 Abs. 3 GG) Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung (Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art 1 Abs. 1 GG) Ausgleich in den Archivgesetzen über Schutzfristen einschließlich Verkürzungsmöglichkeiten

12 Niederschlag in den Archivgesetzen Thüringer Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut vom 23. April 1992 (Thüringer Archivgesetz ThürArchivG) Anspruchsgrundlage und Schranken: 16 Abs. 1 Satz 1 ThürArchivG: Das Recht, Archivgut in öffentlichen Archiven zu benutzen, steht demjenigen zu, der ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft macht, soweit nicht Schutzfristen oder Einschränkungen in besonderen Fällen entgegenstehen.

13 Schutzfristen Archivgesetze kennen drei Arten von Schutzfristen: Allgemeine Schutzfrist Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut (personenbezogene Schutzfrist) Schutzfrist für Archivgut, das Vorschriften über Geheimhaltung unterliegt Bei der juristischen Prüfung im Zusammenhang mit einer Benutzung sind stets sämtliche Schutzfristen zu berücksichtigen.

14 Allgemeine Schutzfrist Zweck: Schutz verwaltungsinterner Informationen Schutz der Archive vor unverhältnismäßigem Verwaltungsaufwand Auffangfunktion Fristdauer: Archivgesetze der Länder Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern und Brandenburg: 10 Jahre Archivgesetze der übrigen Länder: 30 Jahre

15 Allgemeine Schutzfrist Geltungsausnahmen: Publizitätsklauseln:, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren Schriftgut aus der Zeit der DDR unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen Thüringen: in Wahrnehmung staatlicher Aufgaben entstandene der SED, der übrigen Parteien und Massenorganisationen sowie der staatlichen Verwaltungsbehörden der DDR, die nicht personenbezogen sind

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17 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Zweck: Schutz der betroffenen Person Schutz der Familienangehörigen und Rechtsnachfolger Fristdauer: Bundesarchivgesetz und Landesarchivgesetz Sachsen- Anhalt: 30 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person Archivgesetze der übrigen Länder: 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person

18 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Fristdauer: Bei nicht bekanntem Todesdatum: hilfsweise Rückgriff auf das Geburtsdatum der betroffenen Person: unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen (90, 100 und 110 Jahre nach der Geburt) Hessen und Nordrhein-Westfalen: 100 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person Thüringen: 90 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person

19 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Fristdauer: Bei nicht bekanntem Todes- und nicht bekanntem Geburtsdatum: unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen Hessen und Nordrhein-Westfalen: 60 Jahre nach der der Entstehung der teilweise keine Regelung (u. a. Thüringen)

20 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Definition personenbezogenes Archivgut : unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung auf eine natürliche Person [bezieht] (Landesarchivgesetz Baden-Württemberg); sachlich identisch bzw. ähnlich: Landesarchivgesetz Sachsen-Anhalt und Niedersächsisches Archivgesetz

21 AiRKN, Personalakten Rhein-Kreis Neuss: v. Freyhold, Ludolf, geb

22 AiRKN, Rhein-Kreis Neuss und Rechtsvorgänger: Wiedergutmachungsverfahren Dahl, Jakob ( )

23 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Definition personenbezogenes Archivgut : unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht (Archivgesetz Nordrhein- Westfalen); sachlich identisch bzw. ähnlich: Archivgesetze der Länder Brandenburg, Bremen, Hamburg, Hessen, Mecklenburg- Vorpommern, Sachsen und Schleswig-Holstein

24 AiRKN, Rhein-Kreis Neuss und Rechtsvorgänger: Entnazifizierung im öffentlichen Dienst

25 AiRKN, Rhein-Kreis Neuss und Rechtsvorgänger: Entnazifizierung im öffentlichen Dienst

26 AiRKN, Amt Dormagen: Schulstatistiken und Lehrerstellenberechnungen

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28 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Definition personenbezogenes Archivgut : unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen Archivgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht (ThürArchivG); sachlich identisch bzw. ähnlich: Archivgesetze des Bundes sowie der Länder Bayern, Rheinland-Pfalz und Saarland

29 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Definition personenbezogenes Archivgut : Alle Definitionen zeigen: personenbezogenes Archivgut personenbezogene Daten Personenbezogene Daten Legaldefinition 3 Abs. 1 Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG): Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person ; gleichlautend oder ähnlich auch die anderen landesgesetzlichen Regelungen

30 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Geltungsausnahmen: Amtsträgerklausel ( Amtsträger in Ausübung eines öffentlichen Amtes ) unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen Nordrhein-Westfalen: Aufhebung der Schutzfristen, sofern nicht die schützenswerte Privatsphäre betroffen ist Hessen: Erleichterte Veröffentlichung von personenbezogenen Angaben vor Ablauf der Schutzfristen teilweise erleichterte Verkürzungsmöglichkeiten Thüringen: keine Amtsträgerklausel Aber: Berührt ist lediglich der dienstliche Wirkungskreis des Amtsträgers, nicht die private Lebensführung bzw., die über den Amtsträger als Betroffenen geführt wurden.

31 Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut Geltungsausnahmen: Zeitgeschichtsklauseln ( Personen der Zeitgeschichte ) unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen Nordrhein-Westfalen: Aufhebung der Schutzfristen, sofern nicht die schützenswerte Privatsphäre betroffen ist Hessen: Erleichterte Veröffentlichung von personenbezogenen Angaben vor Ablauf der Schutzfristen Thüringen: Soweit es sich nicht um Personen der Zeitgeschichte handelt, sind die Forschungsergebnisse ohne personenbezogene Angaben aus dem Archivgut zu veröffentlichen. relative und absolute Personen der Zeitgeschichte

32 Schutzfrist für Archivgut unter Geheimnisschutz Zweck und Anwendungsbereich: Schutz besonderer Geheimnisse vor zu zeitnaher Offenbarung Geheimnisse = Informationen über Tatsachen [ ], die nicht offenkundig (d. h. allgemein bekannt) sind, die der Berechtigte geheimhalten will, und an deren Geheimhaltung er ein schutzwürdiges Interesse hat (M. Kloepfer, Informationsrecht, München 2002, S. 368) Schutzfrist gilt für Archivgut, das als Registraturgut Geheimhaltungsvorschriften unterlegen hat.

33 Schutzfrist für Archivgut unter Geheimnisschutz Probleme in der Praxis: Vielfalt von Begrifflichkeiten mit unterschiedlichen Rechtfolgen Orientierung an der Dogmatik von Udo Schäfer (in: Veröffentlichungen der Archivschule Marburg Nr. 38) Ein besonderes Geheimnis muss auf einer Rechtvorschrift beruhen. Als Rechtsvorschriften, die eine Pflicht zur Geheimhaltung begründen, kommen auch 203, 353 b und 355 StGB in Betracht. Es ist zwischen Rechtvorschriften über Geheimhaltung höherer und niederer Ordnung zu differenzieren.

34 Schutzfrist für Archivgut unter Geheimnisschutz Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung (Auswahl): Steuergeheimnis ( 30 Abgabenordnung) Sozialgeheimnis ( 35 Sozialgesetzbuch I) Patientengeheimnis ( 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB) Mandantengeheimnis ( 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB) Klientengeheimnis ( 203 Abs. 1 Nr. 2, 4 und 4a StGB) Verschlusssachen des Bundes ( 353 b StGB) Adoptionsgeheimnis ( 1758 BGB)

35 Schutzfrist für Archivgut unter Geheimnisschutz Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung: Benutzung richtet sich nach 2 und 5 Bundesarchivgesetz: dürfen erst 60 Jahre nach Entstehen benutzt werden ( 5 Abs. 3 Satz 1 Bundesarchivgesetz), gilt nicht für aus der Zeit vor dem 23. Mai 1949, deren Benutzung für bestimmte wissenschaftliche Forschungsarbeiten oder zur Wahrnehmung berechtigter Belange erforderlich ist. Diese Schutzfrist kann nicht verkürzt werden. ggf. greifen zudem die allgemeine und / oder die personenbezogene Schutzfrist des Bundesarchivgesetzes; diese Schutzfristen sind verkürzbar.

36 AiRKN, Rhein-Kreis Neuss und Rechtsvorgänger: Sozialhilfeakte O[ ], Maria Elisabeth, geb

37 Schutzfrist für Archivgut unter Geheimnisschutz Landesrechtliche Schutzfristen: Beispiele für landesrechtliche Rechtsvorschriften über Geheimhaltung Verschlusssachen Bereichsspezifische Regelungen z. B. über den öffentlichen Gesundheitsdienst, für Krankenhäuser,

38 Schutzfrist für Archivgut unter Geheimnisschutz Landesrechtliche Schutzfristen: unterschiedliche Regelungen in den Archivgesetzen Längere allgemeine Schutzfristen von i. d. R. 60 Jahren nach Entstehen der ; Ausnahmen: Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern und Schleswig-Holstein: 30 Jahre Niedersachsen: 50 Jahre Sachsen-Anhalt: 80 Jahre Thüringen: Längere Fristen für personenbezogenes Archivgut, das besonderen Geheimhaltungs- und Schutzfristen unterliegt: 30 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person bzw. 120 Jahre nach deren Geburt

39 Versagung oder Einschränkung der Benutzung in besonderen Fällen Zweck: Schutz der öffentlichen Sicherheit vor erheblichen Gefahren ( Gefährdung des Staatswohls ) Schutz des Persönlichkeitsrechts Betroffener oder Dritter ( Beeinträchtigung schutzwürdiger Belange ) Schutz des Archivguts vor Beschädigung oder Zerstörung ( Gefährdung des Erhaltungszustandes ) Schutz des Archivs vor Beeinträchtigung seiner Funktionsfähigkeit ( nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand )

40 Versagung oder Einschränkung der Benutzung in besonderen Fällen Definition schutzwürdige Belange : unbestimmter Rechtsbegriff Auslegung am Beispiel des ThürArchivG Genese, Systematik und Sinn und Zweck der Norm verdeutlichen, dass 18 ThürArchivG Ausnahmetatbestände regelt. hohe Anforderungen hinsichtlich der Begründung bei der Versagung oder Einschränkung der Benutzung

41 Versagung oder Einschränkung der Benutzung in besonderen Fällen Personenstandsregister: Adoptionen Namensänderung nach dem Transsexuellengesetz Vaterschaftsanerkennungen Nachträgliche Unehelichkeit Erbkrankheiten oder Hinrichtungen als Todesursachen Totgeburten Adoptionsvermerk in einem Heiratsregister, zit. nach Baumann (2012), S. 40

42 Exkurs I: Personenstandsunterlagen Personenstandsgesetz vom (PStG): Personenstandsregister: dauernd aufzubewahren ( 7 Abs. 1) Sammelakten: gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung endet mit der Anbietung an das Archiv ( 7 Abs. 2) Personenstandsregister und Sammelakten sind nach Ablauf folgender Fristen dem Archiv anzubieten ( 7 Abs. 3 i. V. m. 5 Abs. 5): Eheregister und Lebenspartnerschaftsregister: 80 Jahre Geburtenregister: 110 Jahre Sterberegister: 30 Jahre Nach Ablauf dieser Fristen sind archivrechtliche Vorschriften für die Benutzung maßgebend ( 61 Abs. 2)

43 Exkurs I: Personenstandsunterlagen Benutzung von Personenstandsregistern: Personenstandsregister = personenbezogenes Archivgut Abschlussvermerk des betreffenden Jahresbandes (nicht evtl. Randvermerke und Hinweismitteilungen) = Grundlage für Berechnung der Schutzfristen Schutzfristen zumeist abgelaufen! Problem: Umgang mit schutzwürdigen Belangen Generelle Sperrung oder Einzelblattkontrolle ganzer Bände? Schriftliche Beauskunftung? Vertrauen auf Verpflichtungserklärung des Nutzers?

44 Exkurs II: Archivierte Meldeunterlagen Probleme in der Praxis: Benutzung regelt sich nach melde- und archivrechtlichen Bestimmungen unterschiedliche Regelungen in den Bundesländern Beispiel NRW: Meldedaten über weggezogene oder verstorbene Einwohner unterfallen 50 (5 + 45) Jahre lang einer meldegesetzlichen Sperrfrist. Eine Nutzung der Daten ist während dieser Zeit nur sehr eingeschränkt möglich ( 11 Abs. 3 Satz 2 MG NRW). Nach Ablauf der meldegesetzlichen Sperrfrist bestimmt sich die Nutzung nach archivgesetzlichen Vorschriften: Meldeunterlagen = personenbezogenes Archivgut Meldeunterlagen = Archivgut unter Geheimnisschutz

45 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!