STADTRECHNUNGSHOF WIEN Landesgerichtsstraße 10 A-1082 Wien
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1 TO 19 STADTRECHNUNGSHOF WIEN Landesgerichtsstraße 10 A-1082 Wien Tel.: FAX: DVR: StRH I - 7-4/14 Maßnahmenbekanntgabe zu "Theater Lilarum", Kossatz & Mitges. OG, Prüfung der Gebarung in den Jahren 2010 bis 2012; Subventionsprüfung
2 StRH I - 7-4/14 Seite 2 von 20 INHALTSVERZEICHNIS Erledigung des Prüfberichtes... 4 Kurzfassung des Prüfberichtes... 4 Bericht der "Theater Lilarum" Kossatz & Mitges. OG zum Stand der Umsetzung der Empfehlungen... 5 Umsetzungsstand im Einzelnen... 6 Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr
3 StRH I - 7-4/14 Seite 3 von 20 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS bzw.... beziehungsweise EUR... Euro Kfz... Kraftfahrzeug lt.... laut Nr.... Nummer OG... Offene Gesellschaft rd.... rund u.dgl.... und dergleichen WGKK... Wiener Gebietskrankenkasse z.b.... zum Beispiel
4 StRH I - 7-4/14 Seite 4 von 20 Erledigung des Prüfberichtes Der Stadtrechnungshof Wien unterzog die "Theater Lilarum" Kossatz & Mitges. OG einer stichprobenweisen Prüfung über die Gebarung in den Jahren 2010 bis Der diesbezügliche Bericht des Stadtrechnungshofes Wien wurde am 24. September 2014 veröffentlicht und im Rahmen der Sitzung des Stadtrechnungshofausschusses vom 1. Oktober 2014, Ausschusszahl 76/14 mit Beschluss zur Kenntnis genommen. Kurzfassung des Prüfberichtes Der Stadtrechnungshof Wien führte eine Förderungsprüfung der "Theater Lilarum" Kossatz & Mitges. OG in den Jahren 2010 bis 2012 durch. Die Gesellschaft, dessen Unternehmensgegenstand das Führen eines Figurentheaters und die Durchführung von verschiedenen Veranstaltungen ist, wurde mit Gesellschaftsvertrag vom 13. August 1996 errichtet. Der Stadtrechnungshof Wien gewann bei seiner Prüfung den Eindruck, dass der persönliche Einsatz der Gesellschafterin und des Gesellschafters sehr ausgeprägt war. Administrative und dokumentarische Aufgaben waren jedoch zu verbessern. Dies führte zu einigen Feststellungen und Empfehlungen des Stadtrechnungshofes Wien, unter anderem betreffend die Änderung des Gesellschaftsvertrages, den Abschluss von Verträgen, Verbesserungen im Rechnungs- und Belegwesen sowie die Gebarungssicherheit. Der Magistratsabteilung 7 empfahl der Stadtrechnungshof Wien unter anderem, bei künftigen Förderungsvergaben an die Gesellschaft die durch den Bericht gewonnenen Erkenntnisse mit einzubeziehen.
5 StRH I - 7-4/14 Seite 5 von 20 Bericht der "Theater Lilarum" Kossatz & Mitges. OG zum Stand der Umsetzung der Empfehlungen Im Rahmen der Äußerung der geprüften Stelle wurde folgender Umsetzungsstand in Bezug auf die ergangenen 24 Empfehlungen bekannt gegeben: Stand der Umsetzung der Anzahl Anteil in % Empfehlungen Umgesetzt 19 79,1 In Umsetzung 4 16,7 Geplant 1 4,2 Nicht geplant - -
6 StRH I - 7-4/14 Seite 6 von 20 Umsetzungsstand im Einzelnen Begründung bzw. Erläuterung der Maßnahmenbekanntgabe seitens der geprüften Stelle unter Zuordnung zu den im oben genannten Bericht des Stadtrechnungshofes Wien erfolgten Empfehlungen, der jeweiligen Stellungnahme zu diesen Empfehlungen seitens der geprüften Stelle und allfälliger Gegenäußerung des Stadtrechnungshofes Wien: Empfehlung Nr. 1 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, die Änderungen des Gesellschaftsvertrages in schriftlicher Form festzuhalten und den aktuellen Gegebenheiten entsprechend anzupassen. Ebenso sind die Beteiligungsverhältnisse auf den jeweils gesellschafterinnenbzw. gesellschafterbezogenen Kapitalkonten darzustellen, da sich aufgrund von geänderten Beteiligungsverhältnissen auch die Gewinnverteilung einschließlich der Kapitalverzinsung entsprechend betragsmäßig verändert. Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes, die Änderung des Gesellschaftsvertrages in schriftlicher Form nachzukommen, wird dadurch Folge geleistet, dass es zu einer schriftlichen Neuverlautbarung mit allen zwischenzeitlich eingetretenen Abänderungen des Gesellschaftsvertrages bis spätestens 30. September 2014 kommen wird. Die im Gesellschaftsvertrag 11 erfolgte 4%ige Verzinsung wurde bereits im Jahr 2005 aufgehoben. Die Neuverlautbarung mit beinhalteten Änderungen des Gesellschaftsvertrages erfolgte am 26. September 2014 durch Beschlussfassung durch die Gesellschaft.
7 StRH I - 7-4/14 Seite 7 von 20 Empfehlung Nr. 2 Ferner wurde empfohlen, künftig die Gewinnverteilung gemäß Gesellschaftsvertrag vorzunehmen und die Kapitalverzinsung wie im Gesellschaftsvertrag festgehalten auf den jeweiligen Gesellschafterinnen- bzw. Gesellschafterverrechnungskonten darzustellen. Die Empfehlung wird im Zuge der im vorangegangenen Punkt angeführten Änderung des Gesellschaftsvertrages umgesetzt werden. Eine Kapitalverzinsung ist durch Änderung des Gesellschaftsvertrages nicht mehr erforderlich. Die Gewinnverteilung ist jeweils auf dem, für jeden Gesellschafter eingerichteten, Verrechnungskonto getrennt ersichtlich. Empfehlung Nr. 3 Obgleich die Einzelvertretungen der Gesellschafterin bzw. des Gesellschafters gemäß Gesellschaftsvertrag gegeben sind, empfahl der Stadtrechnungshof Wien hinsichtlich der Gebarungssicherheit bei Handlungen, die über den gewöhnlichen Betrieb der Gesellschaft hinausgehen, Gesellschafterbeschlüsse künftig schriftlich festzuhalten. Die Empfehlung wird aufgegriffen und bei Entscheidungen, die über die laufende Geschäftstätigkeit hinausgehen, Berücksichtigung finden. Die OG verweist jedoch darauf, dass im bisherigen Gesellschaftsvertrag 5 auch angeführt war, dass bei Handlungen, die über den gewöhnlichen Geschäftsbetrieb hinausgehen, ein Gesellschafterinnen- bzw. ein Gesellschafterbeschluss erforderlich ist.
8 StRH I - 7-4/14 Seite 8 von 20 Gesellschafterbeschlüsse werden unter Hinweis auf 5 des Gesellschaftsvertrages künftig schriftlich erfolgen. Empfehlung Nr. 4 Obwohl die Gesellschaftsform einer OG hinsichtlich der Festlegung der Aufgabenteilung Freiheiten vorsieht, empfahl der Stadtrechnungshof Wien bei Geschäften, die für die Gesellschaft von Bedeutung sind, eine entsprechende Vorgehensweise schriftlich festzulegen. Aus Sicht des Stadtrechnungshofes Wien wären davon z.b. der Abschluss von Förderungsverträgen sowie Kooperationsverträgen und Bankgeschäfte bzw. Verbindlichkeiten größeren Umfanges betroffen. Die Empfehlung wird umgesetzt. Förderungsansuchen an öffentliche Körperschaften werden künftig durch die Gesellschafterin und den Gesellschafter unterfertigt werden, soweit dies nicht ohnehin in der Vergangenheit erfolgt ist. Auch Bankkredite wurden bislang von der Gesellschafterin und dem Gesellschafter gezeichnet und es wird auf die Ausführungen in Empfehlung Nr. 3 verwiesen. Die Empfehlung wird unter Hinweis auf 5 des Gesellschaftsvertrages und Empfehlung Nr. 3 umgesetzt. Empfehlung Nr. 5 Im Sinn der Gebarungssicherheit empfahl der Stadtrechnungshof Wien, ab einer zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch die künstlerische Leiterin bzw. den kaufmännischen Leiter einzuführen. Jedenfalls wäre bei Verfü-
9 StRH I - 7-4/14 Seite 9 von 20 gungen über höhere Beträge, die eine Gefährdung der Gesellschaft darstellen könnten, ein Vieraugenprinzip verpflichtend vorzusehen. Für Zwecke der praktikablen Umsetzung wurde bislang der Budgetvoranschlag durch den Gesellschafterinnen- bzw. Gesellschafterbeschluss und damit Unterfertigung von der Gesellschafterin und dem Gesellschafter festgelegt. Der Vollzug im Rahmen dieses Beschlusses wurde dann durch den Gesellschafter vorgenommen. Darüberhinausgehende Aufwendungen erfolgen künftig durch Zusatzbeschluss der Gesellschafterin und des Gesellschafters. Soweit eine zu erwartende Überschreitung des Budgets den Wert von 1.000,-- EUR ergibt, wird der Empfehlung entsprochen. Der Budgetvoranschlag wird jeweils vor dem 1. Jänner eines Kalenderjahres im Rahmen einer Gesellschafterversammlung beschlossen und von allen Gesellschaftern unterzeichnet. Empfehlung Nr. 6 Der Stadtrechnungshof Wien verkannte nicht den Grundsatz der Einzelgeschäftsführung, trotzdem wurde empfohlen, im Sinn der Gebarungssicherheit auch in dem sensiblen Bereich des Online-Bankings künftig auf die Einhaltung des Vieraugenprinzips zu achten. Da eine zweite Tan-Eingabe bei dem sensiblen Bereich des Online-Bankings einen weiteren Unsicherheitsfaktor darstellt, wird das Vieraugenprinzip im Vorfeld angewandt und nicht beim Online- Banking direkt.
10 StRH I - 7-4/14 Seite 10 von 20 Gegenäußerung des Stadtrechnungshofes Wien: Der Stadtrechnungshof Wien erneuert seine Empfehlung, im Sinn der Gebarungssicherheit auch in dem sensiblen Bereich des Online-Bankings künftig auf die Einhaltung des Vieraugenprinzips zu achten. Das Vieraugenprinzip wird jeweils bei Bankbuchung und bei Überschreitung der beschlossenen Budgetansätze durchgeführt. Empfehlung Nr. 7 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, beim Erwachsenenprogramm die gesunkene Vorstellungsanzahl zu beobachten und gegebenenfalls gegenzusteuern. Da das Erwachsenenprogramm in Kooperation mit Künstlerinnen bzw. Künstlern aus der freien Szene durchgeführt wird und diese von Projektförderungen durch das Kuratorium Theater, Tanz und Performance finanziert werden, sieht sich die Theater Lilarum Kossatz & Mitges. OG nicht imstande, dieser Entwicklung entgegenzusteuern. Die Empfehlung befindet sich in Umsetzung. Durch geeignete Werbemaßnahmen wird gegengesteuert, der Anteil des Erwachsenenprogrammes ist nur in geringer Anzahl gegeben.
11 StRH I - 7-4/14 Seite 11 von 20 Empfehlung Nr. 8 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, sich zu bemühen, auch für den Bereich der Kindervorstellungen im Palais Kabelwerk Auslastungszahlen zu ihren Vorstellungen zu erhalten und diese in ihren Leistungsberichten aufzunehmen. Die Empfehlung wird bei künftigen Aufführungen an einem Nebenspielort beachtet. Die Unterlagen liegen jeweils vor. Empfehlung Nr. 9 Ferner wurde empfohlen, sich der Ausgabe von Freikarten nicht zur dauernden Lösung für Auslastungsprobleme zu bedienen und die Freikartenanteile im Bereich der Erwachsenenvorstellungen mittelfristig zu reduzieren. Wie im Bericht angeführt, lag der durchschnittliche Freikartenanteil bei rd. 2 %. Im Bereich der geringen Erwachsenenvorstellungen ist dieser Anteil höher und dient vor allem zur Aufrechterhaltung der Vorstellungen, die nur bei einer festgelegten Anzahl von Besucherinnen bzw. Besuchern stattfinden. Die Empfehlung befindet sich in Umsetzung. Dies wird jeweils beachtet, siehe dazu auch geringen ausgewiesenen Anteil im Verhältnis zur Gesamtanzahl.
12 StRH I - 7-4/14 Seite 12 von 20 Empfehlung Nr. 10 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, künftig sämtliche Einnahmen aus Förderungen oder Kooperationen vollständig und nachvollziehbar in die Bücher aufzunehmen. Sämtliche Einnahmen wurden auch in der Vergangenheit immer in die Bücher aufgenommen. Eine einzige Ausnahme ergab sich dadurch, dass ein Auslandsgastspiel mit Partnerinnen bzw. Partnern gesondert gefördert und auch abgerechnet wurde. Wie in der Stellungnahme schon ausgeführt, handelte es sich im gegenständlichen Fall um einen Einzelfall ohne Wiederholung. Empfehlung Nr. 11 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, künftig den Wareneinkauf für den Buffetbetrieb und freiwillige soziale Aufwendungen - insbesondere bei Sommerfesten u.dgl., die für das hauseigene Personal durchgeführt werden - auf den entsprechenden Konten getrennt zu erfassen. Hier kann der Empfehlung in der angeführten Form nicht nachgekommen werden, da bei dem ohnehin geringen Einkauf für den Buffetbetrieb noch nicht feststeht, inwieweit Entnahmen für Abdeckung des freiwilligen Sozialaufwandes bzw. Premierenfeiern, erfolgen. Die OG wird aber künftig diesen Verbrauch gesondert aufzeichnen und kontenmäßig durch Umbuchung getrennt erfassen. Eine Umsetzung der Empfehlung ist geplant.
13 StRH I - 7-4/14 Seite 13 von 20 Durch Einführung der Registrierkassenpflicht wird bei der Programmierung auf diese Empfehlung geachtet werden. Empfehlung Nr. 12 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, im Sinn der Rechtssicherheit, hinsichtlich des Dienstverhältnisses des kaufmännischen Leiters beim zuständigen Finanzamt und den betroffenen Sozialversicherungsträgern eine Klärung und Festlegung in schriftlicher Form mit einer entsprechenden Begründung herbeizuführen. Eine Rechtssicherheit liegt insofern bereits vor, da durch bislang erfolgte Prüfungen die Vorgangsweise der Anmeldung, des nur mit 25 % beteiligten Gesellschafters und somit die Behandlung seiner Bezüge als aus "nichtselbständiger Arbeit", den Rechtsvorschriften entsprechend anerkannt wurde. Dies erfolgte auch im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des "Minderheitsgesellschafters". Daraus ergibt sich nach Auffassung der WGKK, dass eine Minderbeteiligung des Gesellschafters vorliegt und dieser über keine Sperrminorität verfügt. Eine Gefahr von Nachbelastungen im Rahmen von Revisionen ist aber auf jeden Fall ausgeschlossen. Bisher wurde keine schriftliche Stellungnahme seitens der WGKK und des Finanzamtes erhalten. Es wird auf die Stellungnahme und die nicht gegebene Gefahr einer Nachbelastung verwiesen. Empfehlung Nr. 13 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, eine personenbezogene getrennte Kontoführung der Zahlungsflüsse der künstlerischen Leiterin und des kaufmännischen Leiters sicher-
14 StRH I - 7-4/14 Seite 14 von 20 zustellen. Insbesondere sind darin auch jene Beträge nachvollziehbar darzustellen, die als Vorweggewinn bzw. Gewinnauszahlung für die künstlerische Leiterin und den kaufmännischen Leiter zu verstehen sind. Ebenso sind auf diesen Konten jene Einlagen zu erfassen, die der Aufrechterhaltung des Betriebes dienen. Damit soll gewährleistet werden, dass künftig auch der Leistungsbezug der künstlerischen Leiterin und des kaufmännischen Leiters für die Abrechnung an die Magistratsabteilung 7 nachvollziehbar dokumentiert ist. Die Empfehlung wird umgesetzt. Angemerkt wird jedoch, dass der Anteil der Intendantin für ihre Tätigkeit der Leitung des Unternehmens, Regieleistungen, Puppenbau und Entwurf von jährlich ,-- EUR niemals überschritten, zumeist aber mangels Deckung, unterschritten wurde. Seit dem Jahr 2014 wird dies auch buchhalterisch umgesetzt. Empfehlung Nr. 14 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, die buchhalterische Darstellung der Leasingkosten einer Prüfung auf Vollständigkeit zu unterziehen und allenfalls Korrekturen vorzunehmen. Die Empfehlung wird umgesetzt. Es war lediglich in einem Kalenderjahr die aliquote Auflösung der Kaution auf die laufende Leasingrate nicht erfolgt. Die Vorgangsweise entspricht aber grundsätzlich der steuerrechtlichen Regelung hinsichtlich Aktivierung bei Kfz-Aufwendungen.
15 StRH I - 7-4/14 Seite 15 von 20 Im Sinn der Stellungnahme erfolgt eine Leasingverbuchung. Empfehlung Nr. 15 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl zu überprüfen, ob dem vorliegenden Kfz- Leasinggeschäft nicht ein Finanzierungsleasing zugrunde liegt, weshalb eine Aufnahme des Kfz ins Anlageverzeichnis und damit verbunden eine entsprechende Abschreibung vorzunehmen wäre. Ein Finanzierungsleasing ist lt. Leasingvertrag nicht gegeben. Es liegt kein Finanzierungsleasing vor. Empfehlung Nr. 16 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, die Bankverbindlichkeiten möglichst abzubauen, damit auch die laufenden Zinsenbelastungen künftig reduziert werden können. Die gegebene Bankverbindlichkeit resultiert ausschließlich aus Investitionen im Zusammenhang mit der Neugründung des Theaters in der Göllnergasse. Durch Nichterhalt seinerzeitiger anteiliger Förderungsmittel seitens des Bundes kann dieser Rückstand nur langfristig aus dem laufenden Betriebsergebnis abgedeckt werden. Es ist dies in der Vergangenheit schon nachweislich gelungen und wird im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich noch weiter deutlich möglich werden.
16 StRH I - 7-4/14 Seite 16 von 20 Die Empfehlung befindet sich in Umsetzung. Die Umsetzung ist nur langfristig möglich, da die Verbindlichkeit noch aus der Gründungszeit und damit verbundenen Investitionen resultiert. Im Jahr 2014 konnte der Kreditrahmen um ,61 EUR reduziert werden. Empfehlung Nr. 17 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, zur besseren Nachvollziehbarkeit und aus Gründen der Rechtssicherheit künftig schriftliche Kooperationsverträge abzuschließen. Die Empfehlung wird aufgegriffen und so weit wie möglich umgesetzt. Die Empfehlung wird seit dem Jahr 2014 restlos umgesetzt. Empfehlung Nr. 18 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, die Höhe der Kassenversicherung zu evaluieren und gegebenenfalls an die maximalen Kassenbestände anzupassen. Die Empfehlung wird aufgegriffen. Es wird eine kostenneutrale Polizzenänderung angestrebt. Falls dies nicht möglich ist, werden die maximalen Kassenbestände reduziert.
17 StRH I - 7-4/14 Seite 17 von 20 Durch Ankauf eines Tresors konnte die Versicherungssumme deutlich erhöht werden. Empfehlung Nr. 19 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, bei Transporten und Taxifahrten den Zweck bzw. eine Begründung auf den Belegen anzuführen. Die Empfehlung wird umgesetzt. Seit dem Jahr 2014 erfolgt jeweils ein Vermerk auf dem Originalbeleg. Empfehlung Nr. 20 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, die Dokumentation auf den Belegen für Bewirtungskosten bzw. Essenseinladungen zu verbessern. Insbesondere ist der verfolgte Zweck anzugeben. Die Empfehlung wird künftig umgesetzt. Seit dem Jahr 2014 wird jeweils ein Vermerk auf dem Originalbeleg angebracht.
18 StRH I - 7-4/14 Seite 18 von 20 Empfehlung Nr. 21 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl sicherzustellen, dass künftig die Angaben auf den Honorarnoten den Förderungsbedingungen der Magistratsabteilung 7 entsprechen. Dies könnte z.b. durch die Erstellung von standardisierten Formularen für Honorarnoten erreicht werden. Die Empfehlung wird aufgegriffen, da aber die Honorarnoten seitens der Leistungserbringerin bzw. des Leistungserbringers erstellt werden, kann hier nur im Zuge der Auszahlung auf die gesetzlichen Erfordernisse verwiesen werden. Soweit Formulare vom Theater an die Leistungserbringer bzw. Leistungserbringerinnen zur Verfügung gestellt werden, erfolgte dies. Empfehlung Nr. 22 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, auch bei langjährigen und bekannten Künstlerinnen bzw. Künstlern schriftliche Verträge abzuschließen, um die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Obwohl die OG mit den beiden Künstlern jeweils seit 30 Jahren zusammenarbeitet und es nie zu Unstimmigkeiten gekommen ist, wird die Empfehlung ansatzweise umgesetzt werden. Seit dem Jahr 2014 wird dies vorgenommen.
19 StRH I - 7-4/14 Seite 19 von 20 Empfehlung Nr. 23 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, zur Dokumentation der Preisangemessenheit bei Beschaffungen künftig Vergleichsangebote nachweislich einzuholen und auch mündlich eingeholte Vergleichsangebote entsprechend zu dokumentieren. Darüber hinaus sollte die Theater Lilarum Kossatz & Mitges. OG, interne Richtlinien für die Beschaffung von Leistungen erstellen. Ab einem bestimmten Ankaufswert, z.b. ab 400,-- EUR, sollten zwingend mindestens zwei Angebote einzuholen sein. Da das Budget Anschaffungen nur nach Prüfung von Angeboten zulässt, hat die OG auch in der Vergangenheit immer den überwiegenden Teil der Empfehlung in die Praxis umgesetzt. Da Anschaffungen aber auch von Regie- und Ausstattungserfordernissen abhängig sind, können interne Richtlinien nur als ein zu beachtender Behelf bei der Anforderung von Anschaffungen, herangezogen werden. Eine schriftliche Dokumentation des Anschaffungserfordernisses bei Beiträgen über 400,-- EUR wird künftig vorgenommen werden. Bei Beschaffung von Anlagevermögen, das nicht als geringwertiges Wirtschaftsgut einzuordnen ist, erfolgt jeweils die Einholung von Preisvergleichen. Empfehlung Nr. 24 Der Stadtrechnungshof Wien empfahl, die Unterlagen zum Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung der Magistratsabteilung 7 zeitgerecht und vollständig zu übermitteln.
20 StRH I - 7-4/14 Seite 20 von 20 Die OG wird weiterhin versuchen, alle Termine weitgehend einzuhalten, die Vollständigkeit war immer gegeben. Die Empfehlung befindet sich in Umsetzung. Soweit die vorliegenden Formulare den Anforderungen eines Puppentheaters entsprechen, wird die Empfehlung umgesetzt. Der Stadtrechnungshofdirektor: Dr. Peter Pollak, MBA Wien, im Juli 2015
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