STADTRECHNUNGSHOF WIEN Landesgerichtsstraße 10 A-1082 Wien
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- Lorenz Beckenbauer
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1 TO 36 STADTRECHNUNGSHOF WIEN Landesgerichtsstraße 10 A-1082 Wien Tel.: FAX: DVR: StRH II - PSD-ReiN-1/14 Maßnahmenbekanntgabe zu REiNTEGRA Berufliche Reintegration psychisch kranker Menschen gemeinnützige GmbH, Prüfung der Organisation
2 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 2 von 16 INHALTSVERZEICHNIS Erledigung des Prüfberichtes... 4 Kurzfassung des Prüfberichtes... 4 Bericht der REiNTEGRA Berufliche Reintegration psychisch kranker Menschen gemeinnützige GmbH zum Stand der Umsetzung der Empfehlungen... 5 Umsetzungsstand im Einzelnen... 6 Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr Empfehlung Nr ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS bzw.... beziehungsweise
3 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 3 von 16 EDV... Elektronische Datenverarbeitung GmbH... Gesellschaft mit beschränkter Haftung IKS... Internes Kontrollsystem inkl.... inklusive Jugend am Werk... Jugend am Werk - Berufsbildung für Jugendliche, Begleitung behinderter Menschen Nr.... Nummer PSD... Kuratorium für Psychosoziale Dienste in Wien REiNTEGRA... REiNTEGRA Berufliche Reintegration psychisch kranker Menschen gemeinnützige GmbH SDW GmbH... Sucht- und Drogenkoordination Wien gemeinnützige GmbH
4 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 4 von 16 Erledigung des Prüfberichtes Der Stadtrechnungshof Wien unterzog die Organisation der REiNTEGRA einer stichprobenweisen Prüfung. Der diesbezügliche Bericht des Stadtrechnungshofes Wien wurde am 14. Jänner 2015 veröffentlicht und im Rahmen der Sitzung des Stadtrechnungshofausschusses vom 21. Jänner 2015, Ausschusszahl 10/15 mit Beschluss zur Kenntnis genommen. Kurzfassung des Prüfberichtes Die Prüfung der Organisation der REiNTEGRA Berufliche Reintegration psychisch kranker Menschen gemeinnützige GmbH der Jahre 2010 bis 2013 ergab zunächst, dass die Umsetzung des Reorganisationskonzeptes 2005 eine positive Unternehmensentwicklung bewirkte, in dem eine nennenswerte Steigerung der Anzahl der betreuten Personen und eine stärkere Orientierung an deren Bedürfnissen bzw. Fähigkeiten erreicht wurden. Allerdings war die Anzahl der Eingliederungen der betreuten Personen in den Arbeitsmarkt weiter rückläufig, womit die in die Berufliche Rehabilitation gesetzten Ziele unter den Erwartungen blieben. Unabhängig davon zeigte die Einschau in Teilbereichen der Organisation und der Gebarung einen Handlungsbedarf auf. So wurden eine Evaluierung des Unternehmensgegenstandes, eine punktuelle Überprüfung der Organisationsstruktur sowie die Implementierung eines elektronischen Zeiterfassungssystems angeregt. Die weiteren Empfehlungen betrafen unter anderem die Herstellung einer verursachungsgerechten Kostenumlage zwischen der geprüften Einrichtung und ihrem Mehrheitseigentümer Fonds "Kuratorium für Psychosoziale Dienste in Wien" sowie die Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements und des Internen Kontrollsystems.
5 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 5 von 16 Bericht der REiNTEGRA Berufliche Reintegration psychisch kranker Menschen gemeinnützige GmbH zum Stand der Umsetzung der Empfehlungen Im Rahmen der Äußerung der geprüften Stelle wurde folgender Umsetzungsstand in Bezug auf die ergangenen 18 Empfehlungen bekannt gegeben: Stand der Umsetzung der Anzahl Anteil in % Empfehlungen Umgesetzt 11 61,1 In Umsetzung 2 11,1 Geplant 1 5,6 Nicht geplant 4 22,2
6 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 6 von 16 Umsetzungsstand im Einzelnen Begründung bzw. Erläuterung der Maßnahmenbekanntgabe seitens der geprüften Stelle unter Zuordnung zu den im oben genannten Bericht des Stadtrechnungshofes Wien erfolgten Empfehlungen, der jeweiligen Stellungnahme zu diesen Empfehlungen seitens der geprüften Stelle und allfälliger Gegenäußerung des Stadtrechnungshofes Wien: Empfehlung Nr. 1 Hinsichtlich des im Gesellschaftsvertrag festgelegten Unternehmensgegenstandes wäre zu prüfen, inwieweit aufgrund der bislang nicht umgesetzten Tätigkeitsfelder eine entsprechende Anpassung vorzunehmen ist. Seitens der Geschäftsführung wird der Gesellschafterin und dem Gesellschafter ein Vorschlag unterbreitet werden, wie der Unternehmensgegenstand unter Berücksichtigung der realen Gegebenheiten im Gesellschaftsvertrag anzupassen sein wird. Die Empfehlung befindet sich in Umsetzung. Es wurde seitens der Geschäftsführung in der Generalversammlung der Gesellschaft am 22. Juni 2015 über die geplanten Änderungen des Gesellschaftsvertrages berichtet. Den Änderungen wurde zugestimmt, sodass für Oktober 2015 ein Notariatsakt für die Änderung des Vertrages vorbereitet wird. Empfehlung Nr. 2 Aus Gründen der Vollständigkeit möge der - essenzielle Aufgaben für die REiNTEGRA erbringende - Kaufmännische Bereich der Geschäftsstelle des PSD im Organigramm der REiNTEGRA abgebildet werden.
7 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 7 von 16 Jene Funktionen, die der Kaufmännische Bereich der Geschäftsstelle des PSD für die REiNTEGRA übernimmt, werden künftig im Organigramm der REiNTEGRA abgebildet sein. Die Änderung des Organigrammes wurde durchgeführt. Es ist jedoch anzumerken, dass durch die Abtretung der Eigentumsanteile des PSD an die Jugend am Werk Begleitung von Menschen mit Behinderung GmbH mit 1. Jänner 2015 die kaufmännischen Agenden, die bislang vom PSD durchgeführt wurden, ab dem Jahr 2016 vom Verein Jugend am Werk übernommen werden. Diese Änderung wird ab dem Jahr 2016 im Organigramm dokumentiert. Empfehlung Nr. 3 Aufgrund der vorgefundenen Zuständigkeiten- und Aufgabenverteilung in der Organisationseinheit Kompetenzzentrum und Rehabilitation sollte die Notwendigkeit einer eigenen Abteilungsleitung für den Teilbereich Kompetenzzentrum einer Überprüfung unterzogen werden. Die bestehende Abteilung Kompetenzzentrum wird bis Ende des Jahres 2014 einer Neukonzeption unterzogen. Dabei wird insbesondere auf die veränderten inhaltlichen Aufgabenstellungen der Abteilung Bezug zu nehmen sein und auf allfällige Überschneidungen mit Aufgabenstellungen der zuweisenden therapeutischen Einrichtungen Rücksicht genommen werden.
8 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 8 von 16 Die bisherige Abteilung Kompetenzzentrum wurde bis Ende des Jahres 2014 umstrukturiert. Sozialarbeiterische Leistungen im engeren Sinn werden nun nicht mehr angeboten, da diese Agenden von den zuweisenden ambulanten und stationären Einrichtungen übernommen werden. Die neu strukturierte Abteilung legt ihren Tätigkeitsschwerpunkt auf die Bereiche Beratung, Planung, Koordination und Evaluierung und trägt nunmehr die Bezeichnung "Rehabilitation, Arbeitsassistenz und Tagstruktur". Empfehlung Nr. 4 Vor Änderungen in der Organisationsstruktur möge die REiNTEGRA eine abschließende Klärung des Dienstleistungsangebotes des Erhaltungs-Handwerkes herbeiführen und in der Folge eine Zusammenlegung mit der Untereinheit Infrastruktur des Industrie- Handwerkes prüfen. Das Dienstleistungsangebot des Erhaltungs-Handwerkes wird einer Neubewertung unterzogen. Dabei ist geplant, einen Teil der Abteilung für geringfügige Erhaltungsarbeiten innerhalb der PSD- Gruppe einzusetzen, der verbleibende Teil der Abteilung wird in die Abteilung Industrie-Handwerk integriert, wo zusätzliche Aufgabenstellungen zu erfüllen sein werden. Empfehlung Nr. 5 Die im Jänner 2013 erfolgte Einsetzung der Betriebsleitung wäre in den davon betroffenen Stellenbeschreibungen abzubilden. Die im Jänner 2013 erfolgte Einsetzung der Betriebsleitung wird hinsichtlich ihrer Aufgaben in den Stellenbeschreibungen entsprechend berücksichtigt.
9 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 9 von 16 Empfehlung Nr. 6 Die im Berichtswesen der REiNTEGRA langjährig verwendeten Kenngrößen sollten aus Gründen der Zweckmäßigkeit evaluiert und gegebenenfalls entsprechende Anpassungen durchgeführt werden. Im Berichtswesen der Gesellschaft (Jahresbericht) werden künftig Personen, die in den offenen Arbeitsmarkt integriert wurden, nicht mehr in relativen Häufigkeiten angeführt, sondern in absoluten Zahlen. Zusätzlich wird dargestellt werden, wie viele Personen Volontariate in Anspruch genommen haben. Schließlich werden die Qualitätsparameter um die geleisteten Ist-Stunden der betreuten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter erweitert. Die sohin aktualisierten Kenngrößen wurden bereits im Jahresbericht für das Jahr 2014 abgebildet. Empfehlung Nr. 7 Vom fiktiven Ausweis der kostenlos an die betreuten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter abgegebenen Mittagessen in der Gewinn- und Verlustrechnung sollte - wenngleich sich diese Buchungspraxis erfolgsneutral darstellte - künftig Abstand genommen werden. Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes Wien wird Folge geleistet.
10 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 10 von 16 Die Umsetzung der Empfehlung ist geplant. Der Empfehlung wird im Jahresabschluss für das Jahr 2015 Rechnung getragen werden. Der für die Erstellung dieses Jahresabschlusses zuständige Verein Jugend am Werk wird dahingehend instruiert werden. Empfehlung Nr. 8 Die Bemühungen zur Verbreiterung des Kundinnen- bzw. Kundenstocks mögen fortgesetzt werden. Die Bemühungen zur Verbreiterung des Kundinnen- bzw. Kundenstocks werden intensiv fortgesetzt. Insbesondere ist auf eine im Herbst beginnende Kooperation mit der Industriellenvereinigung Wien hinzuweisen, mit dem Ziel, Wiener Industrieunternehmungen für eine Zusammenarbeit mit REiNTEGRA zu gewinnen. Weiters ist geplant, ab dem Jahr 2015 verstärkt auf Fachmessen die Leistungen von REiNTEGRA anzubieten. Schließlich werden die bereits bestehenden Aktivitäten im Bereich der Kundinnenbzw. Kundenakquisition mit Hilfestellung eines externen Beraters weiter ausgebaut. Die Empfehlung befindet sich in Umsetzung. Bereits im ersten Halbjahr 2015 wurden die Marketingaktivitäten zur Verbreiterung des Kundinnen- bzw. Kundenstocks intensiviert. Die Teilnahme der Gesellschaft am diesjährigen "Industriekongress" brachte zudem Kontakte zu potenziellen Neukundinnen bzw. Neukunden.
11 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 11 von 16 Empfehlung Nr. 9 Zur Erreichung einer verursachungsgerechten Kostenumlage der von der Geschäftsstelle des PSD an die REiNTEGRA weiterverrechneten anteiligen Personalkosten wären die verwendeten Umlageschlüssel zu evaluieren und gegebenenfalls anzupassen. Der Umlageschlüssel anteiliger Personalkosten des PSD wird einer Evaluierung unterzogen und ab dem Jahr 2015 neu geregelt. Die Umsetzung der Empfehlung ist nicht geplant. Durch die zwischenzeitlich erfolgte Abtretung der Eigentumsanteile des PSD an die Jugend am Werk Begleitung von Menschen mit Behinderung GmbH mit 1. Jänner 2015 werden die administrativen Agenden, die bislang vom PSD durchgeführt wurden, beginnend mit Herbst 2015 schrittweise vom Verein Jugend am Werk übernommen. Dadurch wird eine Neuregelung mit dem Verein Jugend am Werk notwendig. Eine diesbezügliche Vereinbarung inkl. der Regelung der Kostenumlage mit dem Verein Jugend am Werk ist in Vorbereitung. Empfehlung Nr. 10 Hinsichtlich des Sach- und Betriebsaufwandes möge eine ordnungsgemäße und verursachungsgerechte Kostenverteilung zwischen der REiNTEGRA, dem PSD und gegebenenfalls seiner weiteren Tochtergesellschaft hergestellt werden. Die bestehende Kostenverteilung wird einer kritischen Würdigung unterzogen und gegebenenfalls ab dem Jahr 2015 neu geregelt. Die Umsetzung der Empfehlung ist nicht geplant.
12 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 12 von 16 Siehe dazu die Erläuterung zur Empfehlung Nr. 9. Empfehlung Nr. 11 Für die Organisationseinheit Kompetenzzentrum und Rehabilitation der REiNTEGRA wurde eine Evaluierung des Personaleinsatzes und darauf aufbauend eine Anpassung des Stellenplanes angeregt. Im Rahmen der Restrukturierung der bisherigen Organisation als Einheit Kompetenzzentrum und Rehabilitation sind die sozialarbeiterischen Leistungen nicht mehr enthalten, zumal diese, insbesondere von den zuweisenden Stellen angeboten werden können. Damit ändert sich auch das erforderliche Qualifikationsniveau der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter, freie Dienstposten werden intern mit Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern mit entsprechender praktischer Erfahrung besetzt. Empfehlung Nr. 12 Die im Jahr 2012 eingeführte Regelung zur Gewährung von Vergünstigungen für betreute Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter sowie für Angestellte bei Inanspruchnahme von Leistungen der handwerklich tätigen Abteilungen sollte einer kritischen Würdigung unterzogen werden. Die diesbezügliche Betriebsvereinbarung wird aufgehoben.
13 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 13 von 16 Empfehlung Nr. 13 Das im Jahr 2013 im PSD implementierte elektronische Zeiterfassungssystem möge aus Gründen der Zweckmäßigkeit auch auf die Angestellten der REiNTEGRA ausgerollt werden. Es wird mit dem Betriebsrat der Gesellschaft in Verhandlungen eingetreten werden, mit dem Ziel, eine Betriebsvereinbarung über elektronische Zeiterfassung zu erstellen und dementsprechend - nach Abschluss der Betriebsvereinbarung - das Zeiterfassungssystem analog zu PSD und SDW GmbH zu realisieren. Die Umsetzung der Empfehlung ist nicht geplant. Durch die bereits erwähnte Änderung der Eigentumsverhältnisse der Gesellschaft wird ab dem Jahr 2016 das beim Verein Jugend am Werk zum Einsatz gelangende elektronische Zeiterfassungssystem von der REiNTEGRA übernommen. Die diesbezüglichen notwendigen Betriebsvereinbarungen wurden bereits unterzeichnet. Empfehlung Nr. 14 Bei einer teilzeitbeschäftigten Bediensteten, die über einen längeren Zeitraum eine erhebliche Anzahl an Mehrstunden bzw. Überstunden erbrachte, sollte aus wirtschaftlichen Überlegungen eine Vollzeitbeschäftigung angestrebt werden. Die betreffende Mitarbeiterin ist ab 1. September 2014 vollzeitbeschäftigt, sodass Mehrleistungen im bisherigen Ausmaß nicht mehr auftreten werden.
14 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 14 von 16 Empfehlung Nr. 15 Das zur Berechnung der Vordienstzeiten neu eintretender Bediensteter eingesetzte EDV-Programm wäre dahingehend zu adaptieren, dass vorgabenkonform Beschäftigungszeiten unter einem Monat automatisch ausgeschieden werden. Da eine Adaptierung des EDV-Systems mit sehr hohen Kosten verbunden wäre, plant die Gesellschaft die Berechnung der Vordienstzeiten im Rahmen des geplanten Zeiterfassungssystems zu implementieren. Bis dahin werden die Beschäftigungszeiten unter einem Monat den Vorgaben entsprechend händisch ausgeschieden. Die Adaptierung des EDV-Systems konnte mittlerweile im Sinn der Empfehlung des Stadtrechnungshofes Wien zu weitaus geringeren Kosten als ursprünglich erwartet realisiert werden. Empfehlung Nr. 16 Bei der Zuerkennung von Leitungs- und Funktionszulagen sollte eine auf die Organisationsstruktur abgestimmte Vorgehensweise angestrebt werden. Für die Zuerkennung von Leitungs- und Funktionszulagen wird eine entsprechende interne Richtlinie bis Ende des Jahres 2014 erarbeitet werden.
15 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 15 von 16 Empfehlung Nr. 17 Die REiNTEGRA möge ein standardisiertes Beschwerdemanagement - unter Einbeziehung externer Eingaben - implementieren. Das bestehende Beschwerdemanagement wird entsprechend den bestehenden Richtlinien der Stadt Wien (Beschwerde- und Reklamationsmanagement Leitfaden) überarbeitet und eine transparente Dokumentationsstruktur ab dem Jahr 2015 umgesetzt. Empfehlung Nr. 18 Zur Weiterentwicklung des IKS der REiNTEGRA wurde neben einer laufenden Evaluierung eine entsprechende IKS-Dokumentation unter Berücksichtigung der vom Kaufmännischen Bereich der Geschäftsstelle des PSD wahrgenommenen Aufgaben und Zuständigkeiten angeregt. Im Zuge der Überprüfung des IKS der Muttergesellschaft PSD durch externe Sachverständige wird das IKS auch für REiN- TEGRA dokumentiert und gegebenenfalls angepasst. Die Umsetzung der Empfehlung ist nicht geplant. Durch die geplante schrittweise Übernahme der kaufmännisch/administrativen Prozesse durch den Verein Jugend am Werk ab Herbst 2015 ist eine Anpassung bzw. Abstimmung des IKS mit jenem des Vereines Jugend am Werk geplant.
16 StRH II - PSD-ReiN-1/14 Seite 16 von 16 Der Stadtrechnungshofdirektor: Dr. Peter Pollak, MBA Wien, im November 2015
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Genehmigungs und Aufsichtspflichten bei Bauobjekten; Follow up Überprüfung
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Maßnahmenbekanntgabe zu. Wien Holding GmbH, Gründungen von Tochter- und (Ur-)Enkelgesellschaften. im Wien Holding-Konzern
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