Zentraler Logistiker

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1 Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas ggmbh Oberstraße 14b Hamburg Deutschland Diehl, Jörg j. elbkinder kitas. de Zentraler Logistiker Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (EU) Ausschreibungsnr.: Vergabeunterlagen

2 Inhaltsverzeichnis Teilnahmeunterlagen... 1 Veröffentlichungstexte Teilnahmewettbewerb... 1 Vergabeunterlagen... 2 Aufforderung zur Angebotsabgabe... 2 Leistungsbeschreibung Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Zentrallogistik... 4 Verhaltenskodex externe nicht paedagogische Dienstleister... 6 Hamburgische Zusaezliche Vertragsbedingungen fuer die Ausfuehrung von Lieferungen und Dienstleistun. 7 Eigenerklaerung zur Zuverlaessigkeit... 9 Eigenerklaerung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemaess 3 Hamburgisches Vergab. 10 Bewerbungsbedingungen fuer die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen vom Angebotsaufkleber-VOL_ [kitashh-ek] Abschliessende Liste aller mit dem Angebot einzureichenden Nachweise Eignungskriterien Anlagen i

3 Aufforderung zur Angebotsabgabe Allgemeine Informationen zum Verfahren Zentraler Logistiker I. Allgemeines Es ist beabsichtigt, die in anliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen zu vergeben. Einzelheiten ergeben sich aus den Anlagen. Auskünfte erteilt der Auftraggeber (sofern in der Leistungsbeschreibung keine abweichenden Angaben gemacht werden), bei der auch die der Ausschreibung zugrunde liegenden Bedingungen eingesehen werden können. Der Einwand, dass der Bieter über den Umfang der Leistung oder über die Art und Weise der Ausführung nicht genügend unterrichtet gewesen sei, ist ausgeschlossen. Allgemeine Informationen zum Verfahren Projektname: Projektbeschreibung: Vergabeart: Zentraler Logistiker Die Elbkinder sind ein städtisches Tochterunternehmen mit derzeit über 183 Kindertagesstätten im Hamburger Stadtgebiet sowie mindestens 10 weiteren Kindertagesstätten im Hamburger Umland. Momentan werden ca Kinder täglich betreut und mehr als Kinder verpflegt. In allen Kindertagesstätten gibt es Vollküchen, in denen das Essen täglich frisch produziert wird. Für diese Struktur wird ein Logistiker gesucht, der diese Herausforderung täglich aufs Neue gut koordiniert und die Bedarfe der Kitas optimal terminiert. Es wird ein Partner gesucht, der ab dem alle Kitas der Elbkinder und deren Tochtergesellschaften (Liste anbei)mit Waren beliefert. Diese werden von verschiedenen Zulieferern an den Logistiker geliefert. Zurzeit beliefern ca. 25 verschiedene Firmen die Elbkinder Kitas mit verschiedenen Warengruppen wie Lebensmittel, Getränken, Reinigungsmittel, Haushaltswaren, Bürobedarf, Bastelmaterialien, Spielzeug und kleinen Möbeln... Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (EU) Termine Bekanntmachung am: Anforderung der Vergabeunterlagen bis: Angebotsfrist Bindefrist: II. Elektronische Angebotsabgabe Bitte melden Sie sich auf der Bekanntmachungsplattform unter root. deutsche evergabe. de/ mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Danach geben Sie auf der Startseite den Titel der Ausschreibung über die Direktsuche als Suchbegriff ein und starten die Abfrage. Klicken Sie auf den Projektsafe des gewählten Verfahrens, um nach erfolgter Aktivierung über den Angebotsassistenten direkt zum evergabe System zu gelangen. III. Schriftliche Angebotsabgabe Falls Sie bereit sind, die Leistungen zu übernehmen, werden Sie gebeten, eine Ausfertigung der anliegenden Angebotsunterlagen auszufüllen und unterschrieben in verschlossenem Umschlag bis zum Einreichungstermin (siehe Projekt und Dokumenteninformation) beim Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas ggmbh Einkauf Oberstraße 14b Hamburg Deutschland einzureichen. Der Umschlag ist mit Ihrem Namen (Firma), Ihrer Anschrift und dem Vermerk "Angebot für Ausschreibung Nr " (siehe auch Projekt und Dokumenteninformation) zu versehen. 1

4 Teilnahme am Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Öffentlicher Teilnahmewettbewerb Art der Leistung: Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Ort der Leistung: alle Kitas der Elbkinder und der Tochtergesellschaften Ablauf der Angebotsfrist (Einreichungstermin): Ausführungsfrist: bis Es ist beabsichtigt, die in anliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen im Namen und für Rechnung der Elbkinder - Vereinigung Hamburger Kitas ggmbh zu vergeben. Die Bewerbungsbedingungen sind als Anlage beigefügt. Einzelheiten ergeben sich aus den Anlagen. Falls Sie bereit sind am Teilnahmewettbewerb teilzunehmen, werden Sie gebeten, eine Ausfertigung des anliegenden Angebotsvordrucks nebst Anlagen auszufüllen und unterschrieben in verschlossenem Umschlag bis zum Einreichungstermin (s.o.) bei Elbkinder - Vereinigung Hamburger Kitas ggmbh, Einkauf,Oberstrasse 14b, Hamburg einzureichen. Der Umschlag ist mit Ihrem Namen (Firma), Ihrer Anschrift und dem Vermerk "Angebot für Ausschreibung " (s.o.) zu versehen. Nebenangebote werden nicht zugelassen. Auskünfte erteilt: Jörg Diehl Einkauf Elbkinder, Hamburg, Tel.: , j.diehl@elbkinderkitas.de (sofern in der Leistungsbeschreibung keine abweichenden Angaben gemacht werden). Bei dieser Stelle können auch die der Ausschreibung zugrunde liegenden Bedingungen eingesehen werden. Der Einwand, dass der Bieter über den Umfang der Leistung oder über die Art und Weise der Ausführung nicht genügend unterrichtet gewesen sei, ist ausgeschlossen. Kosten für die Vergabeunterlagen fallen nicht an. Zuständig für die Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen die Vergabebestimmungen ist die Vergabekammer bei der Finanzbehörde, Große Bleichen 27, Hamburg. Gemäß 107 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Die Rüge gilt nur dann als unverzüglich, wenn sie nicht später als 14 Kalendertage nach Kenntnis des behaupteten Verstoßes eingelegt wird. Des Weiteren ist gemäß 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 2

5 - 2 - Anlagen: Leistungsbeschreibung Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb Abschließende Liste aller mit dem Angebot einzureichenden Nachweise Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen vom Hamburgische Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (HmbZVB-VOL/B) - in der jeweils gültigen Fassung - Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß 3 Hamburgisches Vergabegesetz Verhaltenskodex der Elbkinder Leistungsbeschreibung Verhandlungsverfahren für den Teilnahmewettbewerb Zentral Logistik G:\ZD\Einkauf\Ausschreibung Zentrallogistik\Anlagen\AUFFORDERUNG ZUR ANGEBOTSABGABE.doc 3

6 Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Aufbau und Betrieb einer Zentralen Verteilung von Lebensmitteln und anderer Waren an alle Kitas der Elbkinder und ihrer Tochterunternehmen Start der Belieferung am Es wird ein Partner gesucht, der ab dem alle Kitas der Elbkinder und deren Dependancen der Elbkinder sowie der Kitas der Tochtergesellschaften (Liste anbei)mit Waren beliefert. Diese werden von verschiedenen Zulieferern an den Logistiker geliefert. Zurzeit beliefern ca. 25 verschiedene Firmen die Elbkinder-Kitas mit unterschiedlichen Warengruppen wie Lebensmittel, Getränken, Haushaltswaren, Bürobedarf, Bastelmaterialien, Spielzeug und kleinen Möbeln. Der Logistiker soll die von den Lieferanten vorkommissionierten Artikel annehmen, auf Vollständigkeit und Transportschäden überprüfen und die Produkte nach einem festen Tourenplan an die Kitas ausliefern. Da es sich zum Teil um leichtverderbliche Lebensmittel handelt bzw. um Lebensmittel, die benötigt werden, um das Mittagessen zu kochen, muss sichergestellt sein, dass die Anlieferung dieser Lebensmittel an mindestens drei Tagen der Woche zwischen 7:00 und 9:30 Uhr erfolgt. Die Waren müssen in den richtigen / nötigen Temperaturzonen in den Fahrzeugen (Außentemperatur, Kühl und TK) ausgeliefert werden. Der Abtransport der Transporthilfen muss noch am gleichen Tag erfolgen, da die Kitas in der Regel nicht über den nötigen Lagerraum für Rollis und Kisten verfügen. Bitte skizzieren Sie, wie dies von Ihrer Firma umgesetzt werden könnte und geben Sie eine erste Kostenschätzung ab. Diesen Grobentwurf werden wir bei der Vergabe nicht mitbewerten. Sollte Ihr Konzept elementare Mängel aufweisen, werden wir Sie nicht zum Verhandlungsverfahren einladen. Wir werden aus dem Teilnahmewettbewerb mindestens 3 - maximal 5 Firmen - zum Verhandlungsverfahren einladen. In der ersten Runde werden Sie aufgefordert, Ihr Belieferungskonzept den Elbkindern zu präsentieren (evtl. ist noch eine zweite Präsentationsrunde nötig).nach der Präsentation werden die Elbkinder Ihre Anforderungen konkretisieren und Sie zu einem Angebot für die Pilotphase, die am startet, auffordern. Aus den eingegangenen Angeboten werden wir die beiden wirtschaftlichsten Angebote (50 Prozent Preis und 50 Prozent Qualität - Konzept) ausgewählt. Die Pilotphase wird über die Dauer von neun Monaten mit jeweils ca. 20 Kitas in zwei Hamburger Regionen (Süderelbe und Hamburg Nord)stattfinden. Nach dieser Pilotphase geben Sie ein endgültiges Angebot ab. Dieses Angebot plus die Erfahrungen aus der Pilotphase(50% Preis und 50% Qualität) werden wir bewerten und daraus den Sieger festlegen. Die Dauer des Auftrages ab dem ist 4 Jahre. Sollte sich das Verfahren mit einem Zentrallogistiker bewähren, wird nach den vier Jahren eine neue Ausschreibung erfolgen. 4

7 Welche Eignung soll der Bieter mitbringen? Die Fragen müssen in drei Kategorien eingeteilt werden: KO Kriterium, Punkte Kriterium, Infofrage ohne Wertung Fachkunde Erfahrung in der Belieferung Zertifikate und behördliche Zulassungen Nachweise über die Schulung der Fahrer (Fahrsicherheitstraining, umweltfreundliches Fahren ) Zuverlässigkeit Referenzen von vergleichbaren Kunden Mindestens seit 5 Jahren in dieser Branche tätig Eigenerklärung Zuverlässigkeit Leistungsfähigkeit Mindesten 15? Lieferfahrzeuge Angestellte Fahrer? Anlieferung bis zu den entsprechenden Lagerräumen der Kitas Je Kita muss mehrmals pro Woche angeliefert werden Jahresumsatz muss mindestens dem 4 fachen des Auftrag wertes entsprechen Umweltverträglichkeit: Angabe über die Euro-Norm bei der Abgasemission der Fahrzeuge, die eingesetzt werden Angabe über die Anzahl der Elektrofahrzeuge Angabe über die Energielabel der Reifen und des Rollgeräusches Allgemein Sprache ist deutsch Gesellschaftsform /Hauptgesellschafter Tariftreue Firmenprofil Ansprechpartner Bereitschaft zu einer Auftaktveranstaltung 5

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15 Angebotsaufkleber In drei Schritten zur elektronischen Angebotsabgabe: Schritt 1: Angebotsassistent über root.deutsche-evergabe.de aufrufen Schritt 2: Angebot elektronisch bearbeiten und einreichen Schritt 3: Mantelbogen ausdrucken und rechtsgültig unterschreiben oder das Angebot mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signieren. Hinweis: Der Mantelbogen muss in einem verschlossenen Briefumschlag bis zur Angebotsfrist bei der Vergabestelle vorliegen! Ausschreibungsunterlagen! - Sofort zustellen - Nicht öffnen, sondern ungeöffnet dem Empfänger zuleiten! Angebotsfrist (Datum/Uhrzeit): Angebot für: Absender/in: Zentraler Logistiker Elbkinder Oberstr. 14b Hamburg Eínkauf Bitte schneiden Sie den Angebotsaufkleber aus und kleben diesen auf den verschlossenen Briefumschlag! 13

16 Abschließende Liste aller mit dem Angebot einzureichenden Nachweise Behördliche Zulassung Bescheinigung Betriebshaftpflicht Bilanzsumme Eigenerklärung Tariftreue und Mindestlohn Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit Firmenprofil Gründungsjahr Handelsregistereintrag und zuständiges Gericht Mantelbogen Nachweis Belieferung Lebensmittel Nachweis über regelmäßige Schulungen der Fahrer Nachweis, dass die Firma über mindestens 5 Jahre als Logistikunternehmen am Markt ist Referenzen vergleichbarer Kunden Verhaltenskodex der Elbkinder 14

17 Kriterienkatalog Eignungskriterien (sofern vorhanden): 1 Firmenbezeichnung [Mussangabe] K.O. Kriterium: Nein Bitte geben Sie die genaue Firmenbezeichnung an. 2 Firmenprofil [Mussangabe] Bitte fügen Sie ein Firmenprofil bei. 3 Kontaktdaten [Mussangabe] K.O. Kriterium: Nein Bitte teilen Sie uns Ihre Kontaktdaten mit: Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, e Mail und Homepageadresse 4 Ansprechpartner [Mussangabe] K.O. Kriterium: Nein Bitte geben Sie an, wer unser Ansprechpartner in Ihrer Firma ist. Name,Vorname, Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie Faxnummer und E Mailadresse. 5 Hauptgesellschafter [Mussangabe] K.O. Kriterium: Nein Bitte teilen Sie uns mit, wer die Hauptgesellschafter (mehr als 25% Stimmanteil) an Ihrer Firma sind. 6 Gründungsjahr [Mussangabe] K.O. Kriterium: Nein Wann wurde Ihre Firma gegründet? 7 Tariftreue [Mussangabe] Bitte fügen Sie die Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß 3 Hamburgisches Vergabegesetz bei. 8 Eigenerklärungen zur Zuverlässigkeit [Mussangabe] Bitte unterschreiben Sie die Eigenerklärungen zur Zuverlässigkeit und fügen diese den Unterlagen bei. 9 Jahresumsatz [Mussangabe] Bitte fügen Sie einen Nachweis (nicht älter als ein Jahr) über die Bilanzsumme Ihres Unternehmens bei. 10 Auftaktveranstaltung [Mussangabe] 15

18 Sind Sie bereit, an einer ca. halbtägigen Auftaktveranstaltung mit den Pilotkitas (siehe Anlage) teilzunehmen? 11 Kleine oder mittelständische Unternehmen (KMU) [Mussangabe] K.O. Kriterium: Nein Ist Ihr Unternehmen ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) im Sinne der EU Kriterien? (Ein Unternehmen gilt als KMU, wenn es weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigt und der Umsatz weniger als 50 Mio. oder die Bilanzsumme weniger als 43 Mio. beträgt). Wichtiger Hinweis: Diese Frage ist ausschließlich mit "JA" oder "NEIN" zu beantworten. (0) (0) (0) 12 Handelsregistereintrag und zuständiges Gericht [Mussangabe] Gewichtung: 100,00% Maximalpunktzahl: 10 K.O. Kriterium: Nein Bitte geben Sie die Nummer des Handelsregistereintrages sowie das zuständige Gericht an. 13 Bescheinigung Betriebshaftpflicht [Mussangabe] Legen Sie bitte den Nachweis einer Betriebshaftpflicht den Unterlagen bei. 14 Verhandlungs und Schriftsprache Deutsch [Mussangabe] Sind Sie in der Lage, sämtliche Anfragen und Vorgänge in Wort und Schrift in der Sprache Deutsch zu formulieren? 15 Mindestens 5 Jahre als Logistiker tätig [Mussangabe] Ist Ihre Firma seit mindestens 5 Jahren als Logistiker tätig. Falls ja, legen Sie bitte entsprechende Nachweise bei. 16 Referenzen vergleichbarer Kunden [Mussangabe] Haben Sie bereits ähnliche Kunden wie die Elbkinder beliefert? Falls ja, senden Sie uns bitte Referenzen dieser Kunden zu. 17 Nachweis über regelmäßige Schulungen der Fahrer [Mussangabe] Werden Ihre Fahrer regelmäßig geschult und fortgebildet? Falls Ja, bitte senden Sie uns entsprechende Nachweise zu. 16

19 18 Behördliche Zulassung [Mussangabe] Dürfen Sie Lebensmittel und Gefahrstoffe (Reinigungsmittel) in Ihren Fahrzeugen transportieren? Falls Ja, senden Sie uns bitte entsprechende Nachweise zu. 19 Nachweis Belieferung Lebensmittel [Mussangabe] Haben Sie Erfahrung in der Belieferung mit frischen Lebensmitteln? Bitte senden Sie uns entsprechende Nachweise zu. 20 Erklärung des Bieters [Mussangabe] Ich bin mir/wir sind uns bewusst, dass eine wissentliche falsche Angabe der vorstehenden Erklärung meinen/unseren Ausschluss von weiteren Auftragserteilungen zur Folge hat. [ ] Keine Auswahl getroffen 21 Verhaltenskodex der Elbkinder [Mussangabe] Ich habe den Verhaltenskodex der Elbkinder gelesen und unterschrieben beigefügt. Ich verhalte mich dementsprechend. 22 Leistungsbeschreibung [Mussangabe] K.O. Kriterium: Nein Haben Sie die Leistungsbeschreibung zum Teilnahmewettbewerb gelesen? (0) (0) (0) Zuschlagskriterien (sofern vorhanden): Berechnungsgrundlage: Gewichtung Preis/Leistung: 50% / 50% 17

20 Name Dateiname Größe MIME Type Zentrallogistik Verbund 1 Pilotkitas Zentrallogistik Verbund 1 Pilotkitas.pdf 209,41 KB application/pdf Zentrallogistik Verbund 2 Pilotkitas Zentrallogistik Verbund 2 Pilotkitas.pdf 207,89 KB application/pdf 18