SchiedsamtsZeitung 75. Jahrgang 2004, Heft 02 Online-Archiv Seite Organ des BDS

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1 Spenden/Zuwendungen an den Bund Deutscher Schiedsmänner und Schiedsfrauen e. V. - BDS - und seine Untergliederungen von Schiedsfrau Sabine Preuß, stellv. Bundesschatzmeisterin, Rostock Im Nachfolgenden möchten wir einige wichtige Ausführungen, Hinweise und Erläuterungen für die Entgegennahme und Verwendung von Spenden/ Zuwendungen geben. Für das Verfahren zur Entgegennahme von Spenden/Zuwendungen gilt die Spendenordnung des BDS. Sämtliche Spenden/Zuwendungen müssen auf den BDS e. V. als Dachorganisation zugeschnitten und durch diesen jederzeit gegenüber den Finanzbehörden und anderen Nachfrageberechtigten nachweisbar sein, da nur er über die erforderliche Gemeinnützigkeit verfügt. Die Ausstellung der jeweiligen Spendenbescheinigungen kann deshalb nur vom BDS e. V. erfolgen und muss besonders aus haftungsrechtlichen Gründen auf wenige Berechtigte beschränkt bleiben. Stellv. Bundesschatzmeisterin des BDS e. V., Frau Sabine Preuß, als Spendenbeauftragte verantwortlich. Grundsätzlich ist zu beachten: Spenden/Zuwendungen dürfen nur zum Zwecke der Aus- und Fortbildung von Schiedsmännern und Schiedsfrauen bzw. Friedensrichtern und Friedensrichterinnen in Sachsen verwendet werden! Geldbußen, welche von Gerichten an Bezirksvereinigungen usw. gegeben werden, sind keine Spenden! Auch Zuwendungen an den BDS aus Schlichtungsverfahren vor den Schiedsämtern (Sühnegelder u. ä.) sind keine Spenden. Auf sie sollte ohnehin zur Vermeidung von Interessenkollisionen verzichtet Für die Buchung der Spenden ist die Bundesgeschäftsstelle des BDS e. V. in Bochum zuständig. Für die Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung und die Ausstellung der Spendenbescheinigung zeichnet die Zum Ablauf des Spendenverfahrens bitten wir die nachstehenden wichtigen Hinweise und Erläuterungen unbedingt zu beachten. Nachdruck und Vervielfältigung Seite 1/5

2 Verfahren bei zeitnaher Verwendung von Spenden 1. Übersendung des ausgefüllten Vordrucks (Anlage 1, erhältlich in der Bundesgeschäftsstelle oder im Internet unter des BDS zur Information. 2. Vorprüfung des Verwendungszwecks durch Spendenbeauftragte. 3. Übersendung der Verwendungsnachweise (Rechnungen usw.) durch Spenden-/ Zuwendungsempfänger zwecks Prüfung der sachgerechten Verwendung. 4. Übersendung der Spendenbescheinigung durch Spendenbeauftragte an Spenden-/Zuwendungsgeber. Dieses Verfahren sollte zur Anwendung kommen, wenn der Erhalt einer Spende/ Zuwendung und deren Verwendung innerhalb eines Kalenderjahres möglich ist. aus dem laufenden Etat nicht gedeckt werden können, zweckgebundene Rücklagen gebildet «Zweckgebundene Rücklagen können sowohl aus Spenden/ Zuwendungen für konkret benannte Projekte als auch aus nichtverbrauchten Mitteln vorangegangener, ebenfalls durch Spenden/Zuwendungen finanzierter Maßnahmen, gebildet Diese Möglichkeit erfordert ein gesondertes Ablaufverfahren Verfahren bei zweckgebundener Rücklagenbildung 1. Übersendung des ausgefüllten Vordrucks (Anlage 1, erhältlich in der Bundesgeschäftsstelle oder im Internet unter an die Spendenbeauftragte des BDS zur Information. 2. Vorprüfung des Verwendungszwecks durch Spendenbeauftragte. 3. Überweisung des Spenden- /Zuwendungsbetrages an BDS-Bundesgeschäftsstelle. Gemäß Pkt. VII. der Spendenordnung des BDS besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass»... für bestimmte Projekte oder andere, in Zukunft anstehende Ausgaben, die 4. Übersendung der Spendenbescheinigung durch Spendenbeauftragte an Spenden-/Zuwendungsgeber. Nachdruck und Vervielfältigung Seite 2/5

3 5. Rücküberweisung durch BDS-Bundesgeschäftsstelle an Spendenempfänger nach dessen schriftlicher Bedarfsanmeldung. 6. Übersendung der Verwendungsnachweise (Rechnungen usw.) durch Spenden-/Zuwendungsempfänger zwecks Prüfung der sachgerechten Verwendung. Es wird nochmals darauf hingewiesen, dass die aus mehreren Spenden/Zuwendungen gebildeten Rücklagen ausschließlich für Zwecke, die der Aus- und Fortbildung von Schiedsmännern und Schiedsfrauen bzw. Friedensrichtern und Friedensrichterinnen in Sachsen dienen, zu verwenden sind! Hinweise zum Gebrauch des Vordrucks»Information über eine Spende/Zuwendung«(Anlage 1, S. 31 und 32 in diesem Heft), erhältlich in der Bundesgeschäftsstelle oder im Internet unter - samt.de Im Pkt. 1 ist bereits ersichtlich, dass sowohl der BDS als Dachverband als auch die Landes- und Bezirksvereinigungen Spendenempfänger sein können. Für den Fall, dass sich bei der Vorprüfung durch die Spendenbeauftragte Rückfragen ergeben sollten, empfiehlt es sich, auch die telefonische Erreichbarkeit für eine schnelle Bearbeitung anzugeben. Unter Pkt. 2 ist der Spenden-/Zuwendungsgeber mit vollständiger Anschrift einzutragen. Zum Pkt. 3 Art der Zuwendung wird darauf hingewiesen, dass sich der Begriff»Barzuwendung«ausschließlich auf den unbaren Zahlungsverkehr bezieht. Die Annahme von Spenden/ Zuwendungen in Form von Bargeld ist nicht gestattet! Möglichst detailliert sollte unter Pkt. 5 der Spenden-/Zuwendungszweck angegeben Sollte die Spende/Zuwendung in ein Projekt o. ä. einfließen, so ist dieses konkret zu benennen und deutlich hervorzuheben. Zur Nachweisführung 1. Beispiel: Nachdruck und Vervielfältigung Seite 3/5

4 Firma»AB«spendet für die Fortbildung von Schiedspersonen der Bezirksvereinigung XY einen Betrag i. H. v. 150,00 EUR für Tischgetränke. Erläuterungen zum Nachweis der sachgerechten Verwendung: Die sachgerechte Verwendung im Rahmen einer Ausbildungsveranstaltung wird durch den Spenden-/Zuwendungsempfänger (Bezirksvereinigung XY) gegenüber dem BDS mit einer Rechnung/Kassenbon des Hotels/ der Gaststätte über die verzehrten Tischgetränke i. H. von 150,00 EUR nachgewiesen. Dabei kann es natürlich der Fall sein, dass während eines Seminars dieser Betrag nicht voll ausgeschöpft wird, z. B. während eines Seminars werden nur 99,00 EUR für Tischgetränke ausgegeben. Der verbleibende Betrag i. H. v. 51,00 EUR kann dann z. B. in einem weiteren Seminar wiederum für Tischgetränke verwendet Der Spenden-/Zuwendungsempfänger weist dann gegenüber dem BDS anhand von 2 Rechnungen/Kassenbons (1. Rechnung über 99,00 EUR und 2. Rechnung über 51,00 EUR) die sachgerechte Verwendung der Spende nach. 2. Beispiel: Das Hotel»CD«spendet die für den am 07./ stattfindenden Einführungslehrgang des BDS benötigten Übernachtungen für 20 Teilnehmer zum Preis von 60,00 EUR je Einzelzimmer. Erläuterungen zum Nachweis der sachgerechten Verwendung: In diesem Beispiel wird die sachgerechte Verwendung anhand von 20 Rechnungen (pro Schiedsperson eine Rechnung mit je einem Betrag i. H. v. 60,00 EUR) nachgewiesen. In Bezug auf die ordnungsgemäße Führung der Kassen der Landes- und Bezirksvereinigungen bedeutet dies, dass die Spendenbeträge sowohl als Zahlungseingänge als auch nach der sachgerechten Verwendung als Zahlungsausgänge unter Angabe des Verwendungszwecks ausgewiesen sein müssen. Für die ordnungsgemäße Bearbeitung und Nachweisführung gegenüber den Finanzbehörden ist unbedingt darauf zu achten, dass die Belege für die Verwendung (Rechnungen usw.) im Original des BDS, Frau Preuß, übersandt Eine Kopie der jeweiligen Belege verbleibt als begründende Unterlage bei der jeweiligen Kasse der Landes- oder Bezirksvereinigung. Nachdruck und Vervielfältigung Seite 4/5

5 Für Fragen oder Hinweise zum dargestellten Spendenverfahren steht Frau Preuß zur Verfügung. Ihre telefonische Erreichbarkeit kann in der Bundesgeschäftsstelle Bochum erfragt Nachdruck und Vervielfältigung Seite 5/5