1. Ankopplung des Vorsteuervergütungsverfahrens an das ELSTER-Verfahren

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1 Bundeszentralamt für Steuern An der Küppe Bonn Abt. Steuerrecht und Rechnungslegung Unser Zeichen: Be/Gr Tel.: Fax: steuerrecht@bstbk.de 28. Mai 2014 Umsatzsteuerliche Themen Sehr geehrte Damen und Herren, die Bundessteuerberaterkammer vertritt als gesetzliche Spitzenorganisation die Gesamtheit der bundesweit rund Steuerberater, Steuerbevollmächtigten und Steuerberatungsgesellschaften. Das Vorsteuervergütungsverfahren, Zusammenfassende Meldungen und der innergemeinschaftliche Waren- und Dienstleistungsverkehr ist in der täglichen Arbeit des Steuerberaters von großer Bedeutung. Daher möchten wir auf verschiedene Themenbereiche hinweisen, bei denen nach unserer Auffassung Verbesserungsbedarf besteht. 1. Ankopplung des Vorsteuervergütungsverfahrens an das ELSTER-Verfahren Die Bundessteuerberaterkammer hat erfahren, dass das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zurzeit einige technische Schwierigkeiten hinsichtlich der Nutzung des Online-Portals im Zusammenhang mit dem Vorsteuervergütungsverfahren hat. Derzeit kommt es bei der Registrierung zur Nutzung des Online-Portals beim BZSt (BOP) zu zeitlichen Verzögerungen. Des Weiteren gibt es aktuell große technische Probleme, wenn Unternehmen und Steuerberater sich erstmalig für den Belegupload freischalten lassen wollen. Dies ist zurzeit leider nicht möglich. Momentan ist es nach Aussage des BZSt nicht absehbar, wann die technischen Probleme im Zusammenhang mit der Freischaltung des Beleguploads behoben werden können. Diesen unerfreulichen Zustand wollen wir zum Anlass nehmen, Sie auf weitere Probleme in diesem Zusammenhang aufmerksam zu machen. Seit 1. Januar 2010 können Anträge auf Vergütung von Vorsteuer, die in anderen EU-Staaten angefallen ist, nur noch elektronisch eingereicht werden. Zunächst war das nur mit dem Einzelantragsverfahren über das Portal des BZSt möglich. Im Sommer 2010 wurde darüber hinaus das sog. Massendatenverfahren über die ELMA5-Schnittstelle freigegeben. Die Antragsteller bzw. deren Zustellvertreter stellt das vor besondere organisatorische Herausforderungen, denn beide Verfahren laufen nicht über ELSTER, sondern sind gesonderte Verfahren des BZSt (technisch durch das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik bereitgestellt).

2 Seite 2 Beide Verfahren erfordern die Beantragung von speziellen Software-Zertifikaten (entweder durch den Antragsteller oder den Zustellvertreter). Das Zertifikat für das Einzelantragsverfahren kann dabei nicht für das Massendatenverfahren verwendet werden. Um einen bewährten und im Kanzleialltag sicheren Prozess der Antragsübermittlung gewährleisten und darüber hinaus Antragsstatus und Rückmeldung transparent darstellen zu können, sehen viele Antragsteller, Zustellvertreter und Softwarehersteller zur Belieferung der Schnittstelle für die Übermittlung dieser Anträge den ELSTER-Weg als wünschenswert an. Ein Problem ist das komplexe Registrierungsverfahren und der automatische Ablauf des BOP- Zertifikats nach 3 Jahren, da Antragsteller ohne ein gültiges Zertifikat keine Anträge einreichen können und die Neubeantragung mehrere Wochen dauern kann. Bei Kleinbetragsrechnungen gibt es Probleme, wenn diese keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ausweisen, die man in die Eingabemaske einpflegen kann. In diesen Fällen dürfen Rechnungsnummern von unterschiedlichen Rechnungsausstellern nicht identisch sein. Ansonsten würde die Validierung beim BZSt die Übermittlung der Anträge abweisen. Der Verlust der PIN ist ebenfalls mit viel zusätzlichem Aufwand verbunden. Daneben sind folgende Punkte problematisch, wie z. B. die Beschränkung der digitalen Belege auf wenige Formate und auf 5 MB pro Antrag sowie die Problematik verschwundener Anträge. Hiermit ist gemeint, dass Anträge automatisch auf technischem Wege durch die Erstattungsstaaten abgewiesen werden, ohne dass der Antragsteller darüber informiert wird. Dies wurde auch seitens des BMF mit Schreiben vom 20. August 2010 (GZ IV D 3 S 7359/10/10001, S. 11) bestätigt. Des Weiteren möchten wir darauf hinweisen, dass das Encoding derzeit nicht die Möglichkeit bietet, alle Schriftzeichen aus den Euro-Ländern abzubilden. Hier wäre eine Umstellung auf das sog. UTF-8-Format notwendig, um die Angaben aus den zugrundeliegenden Rechnungen korrekt zu übermitteln. Eine Ankopplung des Vorsteuervergütungsverfahrens an das ELSTER-Verfahren wäre aus genannten Gründen erstrebenswert. 2. Probleme im Zusammenhang mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummern Die USt-IdNr. ist in der Praxis ein äußerst wichtiges Instrument. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen erkennt das liefernde Unternehmen die Unternehmereigenschaft des Abnehmers und die unternehmerische Verwendungsabsicht daran, dass der Kunde über eine gültige USt- IdNr. eines anderen EU-Mitgliedstaates verfügt. Das bedeutet in der Praxis, dass für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit für innergemeinschaftliche Lieferungen neben anderen Voraussetzungen eine gültige USt-IdNr. vorliegen muss.

3 Seite 3 Steuerpflichtige, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen i. S. v. 3a Abs. 2 UStG innerhalb der EU ausführen, obwohl eine vorherige qualifizierte Prüfung der USt- IdNr. des Vertragspartners unterblieben ist, können sich im Nachhinein nicht auf den gesetzlichen Vertrauensschutz des 6a Abs. 4 UStG beziehen. Diese Grundsätze werden von den einzelnen Finanzämtern strikt gehandhabt. Um Haftungsrisiken zu vermeiden, sollte das Unternehmen eine qualifizierte Bestätigungsabfrage der USt- IdNr. durchführen und dies auch sorgfältig dokumentieren. Da die Konsequenzen für Unternehmen u. U. sehr heftig sein können, wenn die qualifizierte Bestätigungsabfrage und deren Dokumentation nicht ordnungsgemäß erfolgen, möchten wir in diesem Schreiben auf folgende Situation aufmerksam machen: a) Starrheit der Eingabemaske Die Eingabemaske des BZSt führt häufig zu Fehlermeldungen. Bereits der erste Schritt führt dazu, dass man bei Falschangabe des Firmennamens oder der Rechtsform eine unbestimmte Fehlermeldung erhält. Hat der Leistungsempfänger beispielsweise Rechtsform oder Firmenname geändert, führt dies immer zu einer unbestimmten Fehlermeldung. Häufig bestehen gravierende Abweichungen zwischen den beim BZSt hinterlegten und den tatsächlichen Namen des Vertragspartners. Im Allgemeinen existieren folgende verschiedene Fehlerquellen: Geänderter Firmenname oder andere Rechtsform Abweichung von Unternehmensdaten und behördlichen Eingaben Umlaute und Bindestrich Unklare und fehlerhafte Eingaben von Behördenseite Griechische oder Kyrillische Schriftzeichen Im Ausland teilweise eine USt-IdNr. für den gesamten Organkreis Eingabe der Organgesellschaft und der USt-IdNr. führt nicht zum Treffer Bei Fiskalvertretung führt die Eingabe des Unternehmens und der USt-IdNr. zum Fehler; hier muss der Fiskalvertreter angegeben werden Diese Beispiele zeigen, dass Steuerberater und Unternehmen häufig unbestimmte Fehlermeldungen erhalten, mit denen diese nicht viel anfangen können. Diese Fehlerquellen führen dazu, dass das abfragende Unternehmen seitens des BZSt keine qualifizierte Bestätigungsabfrage erhält. b) Abfragemöglichkeit auch von deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern Der Rechnungsempfänger trägt grundsätzlich die Feststellungslast, dass die Voraussetzungen des 15 UStG gegeben sind. Nach derzeitiger Rechtsprechung (Urteil vom 2. September 2010, Az. V R 55/09) wird dem Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug versagt, wenn die Angaben in einer Rechnung beispielsweise die Steuernummer bzw. USt-IdNr. offensichtlich unzutreffend sind.

4 Seite 4 Leider kann derzeit die deutsche USt-IdNr. nur anhand ihres Aufbaus überprüft werden. Eine mögliche Überprüfung durch das BZSt ist für diese Zwecke nicht vorgesehen, wäre jedoch für Steuerberater und Unternehmen wünschenswert. Mittels MIAS erhält man nur eine Bestätigung zur Gültigkeit der USt-IdNr. Eine Zuordnung zum Vertragspartner erfolgt nicht. Eine Abfragemöglichkeit inländischer USt-IdNrn. durch deutsche Unternehmen wäre sinnvoll, auch um einen Nachweis zur Unternehmereigenschaft des Vertragspartners zu erhalten. Die Bundessteuerberaterkammer unterstützt daher die Weiterentwicklung des Abfragesystems zur USt-IdNr. und würde sich diesbezüglich gern mit dem BZSt austauschen. 3. Zusammenfassende Meldungen Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats an das BZSt zu übermitteln, wenn die Summe der Bemessungsgrundlagen für innergemeinschaftliche Warenlieferungen ( 18a Abs. 6 UStG) und Lieferungen i. S. d. 25b Abs. 2 UStG im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften für das laufende Kalendervierteljahr oder für eines der 4 vorangegangenen Kalendervierteljahre jeweils mehr als ,00 beträgt. Die Regelungen über die Dauerfristverlängerung nach 18 Abs. 6 UStG und 46 bis 48 UStDV gelten nicht für die ZM. Für die praktische Arbeit der Steuerberater und Unternehmen ist es sehr hinderlich, dass es keinen Gleichlauf zwischen dem Abgabetermin für die ZM und der UStVA gibt. Da die Daten für die ZM und die UStVA aus ein und demselben Buchführungswerk abgeleitet werden, ist das zweigeteilte Verfahren für Unternehmen und Steuerberater sehr aufwendig. Der deutsche Gesetzgeber hat bei der Festlegung der Frist für die Abgabe der ZM einen weiteren Spielraum von 5 Tagen, der bisher nicht ausgenutzt wurde. Nach Art. 263 Abs. 1 MwSt- SystRL ist eine ZM für jeden Kalendermonat innerhalb einer Frist von einem Monat abzugeben. Beim Berufsstand der Steuerberater kommt es zu einer Ballung der umfassenden, für die Erstellung einer ZM erforderlichen Arbeiten (Bearbeitung der Buchhaltung, umsatzsteuerrechtliche Würdigung), zumal die Buchhaltungsdaten von den Mandanten aufgrund der erforderlichen Aufbereitung in der Regel erst 10 bis 15 Tage nach Ablauf des Meldezeitraums zur Verfügung gestellt werden. Eine Annäherung beider Fristen würde Steuerberater und Unternehmen in ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Prozesse vereinfachen. Die Bundessteuerberaterkammer hat diese Probleme bereits dem Gesetzgeber vorgetragen mit der Bitte, die EU-Vorgabe im nationalen Recht voll auszuschöpfen und die Abgabefrist bis zum Ende des Folgemonats zu verlängern. Das BZSt hat das Recht bei verspäteter Abgabe der ZM ein Bußgeld festzusetzen. Nach 26a UStG handelt ordnungswidrig, wer eine ZM nicht rechtzeitig abgibt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000,00 geahndet werden.

5 Seite 5 Da es keinen Gleichlauf der Abgabefristen gibt, sollte stets berücksichtigt werden, dass die bürokratischen Hürden in diesem Bereich sehr hoch sind. Die Bundessteuerberaterkammer plädiert aus diesen Gründen eindringlich dafür, dass bei Fragen ob ein Bußgeldverfahren eingeleitet wird und wie hoch die Bußgeldfestsetzung ist, unbedingt mit Augenmaß agiert werden sollte. Die angesprochenen Themen sind für den Berufsstand der Steuerberater von großer Bedeutung. Die Bundessteuerberaterkammer würde es sehr begrüßen, wenn diese Themen in einem persönlichen Gespräch mit dem BZSt erörtert werden könnten. Mit freundlichen Grüßen i. V. Jörg Schwenker Geschäftsführer