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1 GKV-Spitzenverband, Berlin Deutsche Rentenversicherung Bund, Berlin Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. Deutscher Städtetag, Köln Deutscher Städte- und Gemeindebund, Berlin Deutscher Landkreistag, Berlin Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg Gemeinsame Grundsätze für die Erstattung der eldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle im Rahmen des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises nach 8b Absatz 6 SGB IV 1 Der GKV-Spitzenverband (Spitzenverband Bund der Krankenkassen), die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. haben unter Beteiligung des Deutschen Städtetages, des Deutschen Städteund Gemeindebundes, des Deutschen Landkreistages, der Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit sowie unter Beratung der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. und des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik die nachfolgenden Gemeinsame Grundsätze für die Erstattung der eldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle im Rahmen des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises aufgestellt. Sie kommen da ihrer Verpflichtung nach 8b Absatz 6 SGB IV nach. Die Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der eldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle im Rahmen des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises sind vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Einvernehmen dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie genehmigt worden. Ab müssen alle Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten monatlich der Entgeltabrechung eine eldung an die Zentrale Speicherstelle abgeben ( 97 Absatz 1 SGB IV). Die eldung muss die Daten enthalten, die in die erfassten Nachweise nach 95 Absatz 1 SGB IV aufzunehmen sind. Bis zum ist 97 Absatz 1 Satz 1 SGB IV nach 119 Absatz 3 SGB IV nur der aßgabe anzuwenden, dass der Arbeitgeber für Erprobungszwecke gleichzeitig der Entgeltabrechnung eine eldung nur auf Anforderung zu erstatten hat. 1 Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im Einvernehmen dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie die vorgelegten Gemeinsamen Grundsätze nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände am zugestimmt. Stand: Seite 1 von 10 Version 1.1

2 Inhalt Seite 1 Allgemeines...3 eldung...3 Versicherungsnummer...3. Verfahrensnummer Schlüsselzahlen für die Beitragsgruppen Schlüsselzahlen für die Personengruppen Betriebsnummer des Beschäftigtenbetriebes Sonderregelung Automatisiertes eldeverfahren Daten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen aschinelle Ausfüllhilfen Datensätze Datensatz Kommunikation ultifunktionaler Verdienstdatensatz Stornierung eines VDS Protokollierung eines VDS beim Arbeitgeber Protokollierung eines VDS bei der ZSS Datensatz Vergabeverfahren Datenübertlung Allgemeines Datenübertragung an die Zentrale Speicherstelle Dateiaufbau für die Übertragung an die Zentrale Speicherstelle Rückmeldung an den Arbeitgeber pro Datenlieferung Annahmequittung Rückmeldung nach Verarbeitung bei der ZSS Dateiaufbau bei der Rückmeldung Übergangsregelungen Anlage...10 Datensätze und Datenbausteine im ELENA-Verfahren...10 Stand: Seite von 10 Version 1.1

3 1 Allgemeines Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, der Deutsche Städtetag, der Deutsche Städte- und Gemeindebund, der Deutsche Landkreistag, die Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit bestimmen in den nachfolgenden gemeinsamen Grundsätzen den Aufbau der Datensätze und der Datenbausteine für die Erstattung der eldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) im Rahmen des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA). eldung Vom Arbeitgeber ist für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten gleichzeitig der Entgeltabrechnung monatlich eine eldung an die ZSS zu erstatten. Dies gilt auch für onate, in denen Entgelt nicht gezahlt wird, das Arbeits- oder Dienstverhältnis aber weiter besteht. Eine Beschäftigung ist die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsoder Dienstverhältnis. Versicherungsnummer Die Arbeitgeber erstatten die eldungen unter Angabe der Versicherungsnummer nach 147 SGB VI. Diese ist dem Sozialversicherungsausweis zu entnehmen und in die eldungen zu übertragen.. Verfahrensnummer Sofern für den Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten keine Versicherungsnummer nach 147 SGB VI vorhanden oder vergeben ist, beantragt der Arbeitgeber nach 97 Absatz 4 SGB IV der eldung nach 97 Absatz 1 SGB IV die Vergabe einer sog. Verfahrensnummer bei der ZSS. Für die Vergabe der Verfahrensnummer gilt das Verfahren nach 147 SGB VI entsprechend..3 Schlüsselzahlen für die Beitragsgruppen Die Beitragsgruppen sind in den eldungen dem vierstelligen numerischen Schlüssel zu verschlüsseln. Für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten ist in der Reihenfolge Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung die zutreffende Ziffer (vgl. Anlage 1 der Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübertlung zur Sozialversicherung nach 8b Absatz SGB IV) anzugeben..4 Schlüsselzahlen für die Personengruppen Die Personengruppen sind in den eldungen dreistellig numerisch (vgl. Anlage 3 der Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübertlung zur Sozialversicherung nach 8b Absatz SGB IV) zu verschlüsseln. Die erste Stelle des Schlüssels ist fest vergeben und dient der abrufenden Stelle als Identifikationsmerkmal der eldung der Arbeitgeber..5 Betriebsnummer des Beschäftigtenbetriebes Die Arbeitgeber erstatten die eldungen unter Angabe der Betriebsnummer nach 8a Absatz 3 Ziffer 6 SGB IV in Verbindung 5 Absatz 5 der Verordnung über die Erfassung und Übertlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (Datenerfassungs- und -übertlungsverordnung - DEÜV). Stand: Seite 3 von 10 Version 1.1

4 Die Vergabe der Betriebsnummern, sowie die Erfassung der in diesem Zusammenhang erforderlichen Betriebsdaten, erfolgt durch den Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken. 3 Sonderregelung Eine eldepflicht des Arbeitgebers besteht nach 97 Absatz 1 Satz 6 SGB IV nicht, wenn Entgelte ausschließlich aus einer geringfügigen Beschäftigung in einem Privathaushalt nach 8a SGB IV erzielt werden. Stand: Seite 4 von 10 Version 1.1

5 4 Automatisiertes eldeverfahren 4.1 Daten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen Voraussetzung für die Erstattung der eldungen im automatisierten Verfahren ist insbesondere, dass die Daten über die erfassten Einkommen und über die Beschäftigungszeiten aus systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammen maschinell geführten Lohnunterlagen stammen und die Arbeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden. Die Voraussetzungen der Systemuntersuchung ergeben sich aus den gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger zur Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach DEÜV in der jeweils geltenden Fassung. 4. aschinelle Ausfüllhilfen Arbeitgeber, die kein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, müssen die eldungen tels systemuntersuchter maschineller Ausfüllhilfen an die ZSS überteln. Arbeitgeber, die grundsätzlich systemuntersuchte Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen, können für einzelne eldungen auch systemuntersuchte Ausfüllhilfen nutzen. 5 Datensätze Für die Datenübertlung zwischen Arbeitgebern und der ZSS sind die nachstehend beschriebenen Datensätze den zugehörigen Datenbausteinen zu verwenden (VOSZ, DSKO, VDS, DSVV, NCSZ; siehe Anlage). Die Arbeitgeber haben die eldungen nach 97 Absatz 1 SGB IV durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung (vgl. Abschnitt 5) aus systemuntersuchten Programmen oder tels systemuntersuchter maschineller Ausfüllhilfen zu erstatten. 5.1 Datensatz Kommunikation Zur Identifikation der eingesetzten Software und zur Sicherstellung eines maschinellen Fehlermanagementverfahrens erstellt das vom Arbeitgeber eingesetzte systemuntersuchte Entgeltabrechnungsprogramm bzw. die systemuntersuchte Ausfüllhilfe je Datenlieferung an die Datenannahmestelle einen Kommunikations-Datensatz (DSKO), der insbesondere die folgenden Daten enthält: - PROD-ID - Produkt-Identifikation des systemuntersuchten Softwareproduktes (Programmbezeichnung) - OD-ID - odifikations-identifikation des untersuchten Softwareproduktes (Versionsnummer) Über den Datensatz DSKO wird durch den Arbeitgeber auch die Art der Rückmeldung (maschinell, Post) zu der übertelten Datensendung bestimmt. 5. ultifunktionaler Verdienstdatensatz Vom Arbeitgeber ist für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten gleichzeitig der Entgeltabrechnung pro Kalendermonat grundsätzlich ein VDS zu liefern. Der Datensatz ultifunktionaler Verdienstdatensatz (VDS) wird in einem Format, wie er im eldeverfahren nach der DEÜV genutzt wird, geliefert. Stand: Seite 5 von 10 Version 1.1

6 Der VDS besteht aus folgenden Teilen bzw. Bestandteilen: Datensatz: VDS DEÜV-Standarddaten zum ELENA-Verfahren Datenbaustein: DBEN ELENA Grunddaten Datenbaustein: DBNA Name Datenbaustein: DBGB Geburtsangaben Datenbaustein: DBAN Anschrift Datenbaustein: DBAG Arbeitgeberangaben Datenbaustein: DBAB von der Arbeitgeberanschrift abweichender Beschäftigungsort Datenbaustein: DBFZ Fehlzeiten Datenbaustein: DBSE Steuerpflichtiger sonstiger Bezug Datenbaustein: DBSB Steuerfreie Bezüge Datenbaustein: DBAS Ausbildung Datenbaustein: DBZD Zusatzdaten Datenbaustein: DBNB Nebenbeschäftigung Arbeitslose Datenbaustein: DBHA Heimarbeiter Datenbaustein: DBKE Kündigung/Entlassung Datenbaustein: DBFE Fehler Die jeweiligen Datenbausteine sind erforderlich, wenn der Sachverhalt für den Arbeitnehmer zutrifft. Ein Datensatz VDS muss mindestens die Bausteine DBEN, DBNA, DBGB, DBAN und DBAG enthalten. Der Baustein "Nebenbeschäftigung Arbeitslose" ist zu melden, wenn der Arbeitnehmer Arbeitslosengeld, Teilarbeitslosengeld, Berufsausbildungsbeihilfe oder Übergangsgeld bezieht. Dies gilt nicht, wenn sich die aktuelle eldung auf eine fortgeführte Beschäftigung bezieht, die der Versicherungspflicht gem. 5 SGB III unterliegt und bereits vor Beginn des Bezuges von Teilarbeitslosengeldes ausgeübt wurde. Wurde das Arbeitsverhältnis gekündigt oder ein Aufhebungsvertrag geschlossen, ist der Baustein Kündigung/Entlassung bei der nächsten Entgeltabrechnung zu melden. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist der Baustein spätestens 3 onate vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses oder bei kürzerer Befristung sofort zu melden. Bei geringfügiger Beschäftigung (Personengruppen 109 und 110), Beamten, Richtern und Soldaten (Personengruppe 000) sowie Beschäftigten, die ausschließlich Beschäftigte im Sinne der Unfallversicherung sind (Personengruppe 190), ist der Datenbaustein DBKE nicht zu liefern. In den nachfolgenden Konstellationen ist pro Kalendermonat für jeden der aufgezählten Fälle ein eigener VDS an die ZSS zu melden: Wiedereinstellung im selben onat Änderung in der Beitragsgruppe Änderung in der Personengruppe Wechsel der Betriebsstätte im Beitrittsgebiet zu einer Betriebsstätte im übrigen Bundesgebiet oder umgekehrt 5. Stornierung eines VDS Datensätze und -bausteine, die nach Übertlung an die ZSS beim Arbeitgeber für einen Abrechnungszeitraum geändert werden, sind nach 97 Absatz 5 SGB IV unverzüglich spätestens der nächsten Entgeltabrechnung zu stornieren und dieser eine erneute Stand: Seite 6 von 10 Version 1.1

7 eldung zu erstatten. Ist eine eldung zu berichtigen, ist die abgegebene eldung zu stornieren und anschließend die korrekte eldung abzugeben. Der Stornodatensatz ist als solcher zu kennzeichnen (Angabe J im Feld KENNZSTORNO). Die Stornierung hat Ausnahme des Feldes KENNZSTORNO grundsätzlich dem ursprünglich gemeldeten VDS zu entsprechen, muss aber mindestens den VDS den Datenbausteinen DBNA, DBGB und DBAN enthalten. Durch die Stornierung wird der VDS bei der ZSS unwiderruflich gelöscht. Eine Rücknahme der Stornierung ist nicht möglich. Korrekturen, die sich ausschließlich auf den Datenbaustein DBKE beziehen, können entweder durch Stornierung und Neumeldung oder durch eldung eines DBKE bei einer späteren eldung des VDS erfolgen. 5.. Protokollierung eines VDS beim Arbeitgeber Die Arbeitgeber sind nach 97 Absatz SGB IV verpflichtet, die eldung an die ZSS zu protokollieren. Die Protokollierung umfasst den Absendezeitpunkt der Übertlung den onat für den die eldung erfolgt die Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer des Teilnehmers die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Protokollierung nach Ablauf von zwei Jahren zu löschen, sofern diese Daten nicht darüber hinaus zu Beweiszwecken in einem bereits eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und der Arbeitgeber davon Kenntnis hat. Nach itteilung durch die abrufende Behörde, die das Verfahren abgeschlossen hat, ist die Protokollierung unverzüglich zu löschen. Die itteilung der abrufenden Stelle hat innerhalb von drei onaten nach Eintritt der Unanfechtbarkeit der Verwaltungsentscheidung zu erfolgen Protokollierung eines VDS bei der ZSS Die Zentrale Speicherstelle ist nach 99 Absatz SGB IV verpflichtet, die durch die Arbeitgeber übertelten Daten auf Schlüssigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen und den Eingang der eldungen des Arbeitgebers zu protokollieren. Die Protokollierung umfasst den Eingangszeitpunkt der Übertlung den onat für den die eldung erfolgt die Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer des Teilnehmers und die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes Die Zentrale Speicherstelle ist verpflichtet, die Protokollierung nach Ablauf von zwei Jahren zu löschen, sofern diese Daten nicht darüber hinaus zu Beweiszwecken in einem bereits eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und die Zentrale Speicherstelle davon Kenntnis hat. Nach itteilung durch die abrufende Behörde, die das Verfahren abgeschlossen hat, ist die Protokollierung unverzüglich zu löschen. Die itteilung der abrufenden Stelle hat innerhalb von drei onaten nach Eintritt der Unanfechtbarkeit der Verwaltungsentscheidung zu erfolgen. Stand: Seite 7 von 10 Version 1.1

8 5.3 Datensatz Vergabeverfahren Ist dem Arbeitgeber im Zeitpunkt der Übertlung des VDS eine Versicherungs- oder Verfahrensnummer des Beschäftigten nicht bekannt, ist zur Ertlung bzw. Vergabe einer Versicherungs- oder Verfahrensnummer ein Datensatz Vergabe einer Versicherungs- /Verfahrensnummer (DSVV) an die Zentrale Speicherstelle zu überteln. Ein Datensatz DSVV muss mindestens die Bausteine DBNA, DBGB und DBAN enthalten. Die Stornierung eines DSVV ist nicht vorgesehen. Stand: Seite 8 von 10 Version 1.1

9 6 Datenübertlung 6.1 Allgemeines Die eldungen sind durch Datenübertragung zu überteln. Das Verfahren zur Datenübertragung muss den jeweils geltenden Normen entsprechen. Die Aufstellung der Normen wird in den Grundsätzen für Datenübertlung und Datenträgeraustausch des Bundesministeriums des Innern veröffentlicht. 6. Datenübertragung an die Zentrale Speicherstelle Für die Datenübertragung zwischen Arbeitgebern und ZSS sind die Richtlinien für den Datenaustausch in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. 6.3 Dateiaufbau für die Übertragung an die Zentrale Speicherstelle Jede Datei beginnt einem Vorlaufsatz und endet einem Nachlaufsatz. Zwischen dem Vorlaufsatz und dem Nachlaufsatz liegen die Datensätze und Datenbausteine. Nach dem Vorlaufsatz ist der DSKO zu liefern. Datensätze VDS und DSVV sind in getrennten Dateien zu liefern; es dürfen bis zu.000 Datensätze in einer Datei per E-ail und bis zu Datensätze per http/https unter Verwendung von extra übertelt werden. Für die eldung des VDS oder des DSVV ist folgender Dateiaufbau möglich: eldung des VDS: VOSZ, DSKO, VDS (ein bis.000), NCSZ oder eldung des DSVV: VOSZ, DSKO, DSVV (ein bis.000), NCSZ Der Aufbau der Datensätze und Datenbausteine ist in der Anlage beschrieben. 6.4 Rückmeldung an den Arbeitgeber pro Datenlieferung Annahmequittung Die ZSS bestätigt dem Absender der Datenlieferung (Ersteller der Datei, zum Beispiel Arbeitgeber, Steuerberater oder Service-Rechenzentrum) den Eingang der Daten (Annahmequittung) Rückmeldung nach Verarbeitung bei der ZSS Die Daten werden bei der ZSS auf Plausibilität geprüft. Bei fehlerfreier Verarbeitung kann der Absender durch entsprechende Schlüsselung im DSKO eine elektronische Verarbeitungsbestätigung anfordern. Werden bei der Prüfung Fehler festgestellt, erfolgt keine Speicherung der fehlerhaften Daten. Die fehlerhaften Daten werden dem Absender oder Ersteller der Datei analog der Schlüsselung im DSKO (elektronisch oder per Post) bereitgestellt. Fehlerhafte Datensätze und -bausteine sind zu korrigieren und erneut zu überteln. Stand: Seite 9 von 10 Version 1.1

10 6.4.3 Dateiaufbau bei der Rückmeldung Jede Datei beginnt einem Vorlaufsatz und endet einem Nachlaufsatz. Zwischen dem Vorlaufsatz und dem Nachlaufsatz liegen die fehlerhaften Datensätze und Datenbausteine der entsprechenden Fehlerkennzeichnung. 7 Übergangsregelungen Die Regelungen gelten für alle Entgeltabrechnungen ab dem Der Datenbaustein Nebenbeschäftigung Arbeitslose ist erst für Entgeltabrechnungen ab zu melden. Der Datenbaustein Kündigung/Entlassung ist erst für Entgeltabrechnungen ab zu melden. 8 Anlage Datensätze und Datenbausteine im ELENA-Verfahren Stand: Seite 10 von 10 Version 1.1

11 Datensätze und Datenbausteine im ELENA-Verfahren Beinhaltet den Vorlaufsatz, die eldedatensätze VDS, DSVV und DSKO, die Datenbausteine und den Nachlaufsatz. Die Hinweise im Feld Inhalt/Erläuterung zu den Bescheinigungen beziehen sich auf die nachstehende Tabelle: Arbeitsbescheinigung gem. 31 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III).1 Nebeneinkommensbescheinigung gem. 313 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) Arbeitslosengeld bei Arbeitslosigkeit (Alg). Nebeneinkommensbescheinigung gem. 313 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) Übergangsgeld (Übg).3 Auskunft über die Beschäftigung gem. 315 Abs. 3 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) Teilarbeitslosengeld (Teil-Alg).8 Auskunft über die Beschäftigung gem. 315 Abs. 3 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) Übergangsgeld (Übg) / Arbeitslosengeld bei beruflicher Weiterbildung (Alg-W).9 Auskunft über die Beschäftigung gem. 315 Abs. 3 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) Berufsausbildungsbeihilfe (BAB) / Ausbildungsgeld (Abg) 3.1 Verdienstbescheinigung zum Antrag auf Wohngeld gem. 3 Abs. Wohngeldgesetz (WoGG) 5.3 Einkommensnachweise nach Abs. 7 Satz 4 und 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) 1 VOSZ - Vorlaufsatz Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung an KENNUNG KE Kennung des Vorlaufsatzes VOSZ an VERFAHRENS- ERKAL VF an BBNR- ABSENDER BBNRAB an BBNR- EPFAENGER BBNREP erkmal, um welche Art von Datenaustausch es sich handelt AGELE = eldungen der Arbeitgeber (VDS) AGENR = eldungen der Arbeitgeber (DSVV) ZSELE = eldungen der ZSS (VDS) ZSENR = eldungen der ZSS (DSVV) Betriebsnummer des Erstellers der Datei (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) Bei Dateien - der Arbeitgeber die Betriebsnummer eines Arbeitgebers/Rechenzentrums/Steuerberaters nnnnnnnn - der Zentralen Speicherstelle (ZSS) die Betriebsnummer der Zentralen Speicherstelle 7777 Betriebsnummer des Empfängers der Datei (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) Bei Dateien - der Zentralen Speicherstelle (ZSS) die Betriebsnummer eines Arbeitgebers/Rechenzentrums/Steuerberaters nnnnnnnn - der Arbeitgeber die Betriebsnummer der Zentralen Speicherstelle (ZSS) 7777 Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 1 von 41 Version 1.1

12 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung n DATU- ERSTELLUNG ED n LFD-DATEI-NR DTNR an K NAE- ABSENDER NAAB n VERSIONS-NR VERNR Datum der Erstellung der Datei in der Form: jhjjmmtt Dateifolgenummer Kurzbezeichnung des Absenders Versionsnummer des Vorlaufsatzes Zulässig ist der Wert 01 für diese Version. Er gilt bis zur Bekanntgabe einer neuen Version. Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite von 41 Version 1.1

13 Datensatz: DSKO Datensatz Kommunikation Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung an KENNUNG KE Kennung des Datensatzes Kommunikation DSKO an VERFAHREN VF an BBNR- ABSENDER BBNRAB an BBNR- EPFAENGER BBNREP n VERSIONS-NR VERNR n DATU- ERSTELLUNG ED n FEHLER- KENNZ FEKZ n FEHLER- ANZAHL FEAN an BBNR- ERSTELLER BBNRER an PRODUKT- IDENTIFIER PRODID Verfahren, für das der Datensatz bestimmt ist: ELENA = Elektronischer Entgeltnachweis Betriebsnummer des Absenders der Datei (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) Bei Dateien - der Arbeitgeber die Betriebsnummer eines Arbeitgebers/Rechenzentrums/Steuerberaters nnnnnnnn - der Zentralen Speicherstelle (ZSS) die Betriebsnummer der Zentralen Speicherstelle 7777 Betriebsnummer des Empfängers der Datei (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) Bei Dateien - der Zentralen Speicherstelle (ZSS) die Betriebsnummer eines Arbeitgebers/Rechenzentrums/Steuerberaters nnnnnnnn - der Arbeitgeber die Betriebsnummer der Zentralen Speicherstelle (ZSS) 7777 Versionsnummer des übertelten Datensatzes Kommunikation (DSKO) Zulässig ist der Wert 0 für diese Version. Er gilt bis zur Bekanntgabe einer neuen Version. Zeitpunkt der Erstellung des Datensatzes in der Form: jhjjmmtt (Datum) hhmmss (Uhrzeit) msmsms (ikrosekunde) (Wert > 0 in den letzten 6 Stellen optional) Kennzeichnung für fehlerhafte Datensätze 0 = Datensatz fehlerfrei 1 = Datensatz fehlerhaft Anzahl der Fehler des Datensatzes in der Form: n Betriebsnummer des Erstellers der Datei Sie ist auf dem Weg zur ZSS identisch der Betriebsnummer des Absenders der Datei; Stellen 010 bis 04 (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen). nnnnnnnn Produkt-Identifier des geprüften Softwareproduktes, das beim Ersteller der Datei eingesetzt wird Sie wird von der ITSG, eindeutig für jedes systemuntersuchte Programm, vergeben. Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 3 von 41 Version 1.1

14 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung an ODIFIKATI- ONS- IDENTIFIER ODID an NAE1- ABSENDER NAE an K NAE- ABSENDER NAE an K NAE3- ABSENDER NAE an PLZ-BETRIEB PLZ an ORT-BETRIEB ORT an K STRASSE- BETRIEB STR an K HAUS-NR- BETRIEB NR an ANREDE- ANSPRECH PARTNER ANRAP an NAE- ANSPRECH PARTNER NAEAP an TELEFON- ANSPRECH PARTNER TELAP an K FAX- ANSPRECH PARTNER FAXAP odifikations-identifier des geprüften Softwareproduktes, das beim Ersteller der Datei eingesetzt wird Sie wird je geprüfter Produktversion von der ITSG vergeben. Name des Erstellers der Datei zweiter Namensbestandteil des Erstellers der Datei dritter Namensbestandteil des Erstellers der Datei Postleitzahl des Erstellers der Datei Betriebssitz des Erstellers der Datei Straße des Betriebssitzes des Erstellers der Datei Hausnummer des Betriebssitzes des Erstellers der Datei Anrede des Ansprechpartners beim Ersteller der Datei = männlich W = weiblich Name des ELENA- Ansprechpartners beim Ersteller der Datei Rufnummer des ELENA- Ansprechpartners beim Ersteller der Datei gemäß DIN 5008: Die Telefonnummer ist funktionsbezogen durch je ein Leerzeichen zu gliedern, vor der Durchwahlnummer steht ein Bindestrich. Beispiele: Einzelanschluss Durchwahlanschluss International (Die länderbezogene Zusatznummer sollte durch das Zeichen + vor der Landesvorwahl dargestellt werden (z.b. statt 0049 besser +49). Faxrufnummer des ELENA- Ansprechpartners beim Ersteller der Datei gemäß DIN 5008: Die Faxnummer ist funktionsbezogen durch je ein Leerzeichen zu gliedern, vor der Durchwahlnummer steht ein Bindestrich. Beispiele: Einzelanschluss Durchwahlanschluss International (Die länderbezogene Zusatznummer sollte durch das Zeichen + vor der Landesvorwahl dargestellt werden (z.b. statt 0049 besser +49). Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 4 von 41 Version 1.1

15 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung an EAIL- EPFAENGER- PROTOKOLLE EAILAP E-ail-Adresse des Empfängers der Protokolle beim Ersteller der Datei, in der Form <user>@<host>. <domain>. <topleveldomain> user = Benutzername host = Rechnername zur Postverarbeitung domain = Bereichsname, in dem der Rechner steht topleveldomain = Bereich der Registrierung Beispiel: name@hrz.tu-xx.de Steuerung der Verarbeitungsbestätigungen und Fehlermeldungen an VER- Wird eine Bestätigung der fehlerfreien Verarbeitung gewünscht? BESTAETI- J = ja GUNG N = nein VERBEST an KENNZ- FEHLRUECK FERUECK Übertlung der Fehlerprotokolle tels Datensatz im E-ail- Verfahren (verschlüsselt)? J = ja K = Rückmeldungen über den Kommunikationsserver der Datenannahmestelle N = nein (Übertlung in Papierform) an RESERVE Blank = Grundstellung Daten zum Fehlersachverhalt 416-xxx Es folgen ggf. ein oder mehrere Datenbausteine DBFE-Fehler gemäß den Angaben in dem Feld FEKZ. Die Anzahl der Fehlerdatenbausteine ergibt sich aus dem Feld FEAN. Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 5 von 41 Version 1.1

16 3 Datensatz: VDS - ultifunktionaler Verdienstdatensatz Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Daten zur Steuerung an KENNUNG KE an VERFAHREN VF an BBNR- ABSENDER BBNRAB an BBNR- EPFAENGER BBNREP n VERSIONS-NR VERNR Kennung, um welchen Datensatz es sich handelt VDS Verfahren, für das der Datensatz bestimmt ist ELENA = Elektronischer Entgeltnachweis Betriebsnummer des Erstellers der Datei (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) Bei Dateien - der Arbeitgeber die Betriebsnummer eines Arbeitgebers/Rechenzentrums/Steuerberaters nnnnnnnn - der Zentralen Speicherstelle (ZSS) die Betriebsnummer der Zentralen Speicherstelle 7777 Betriebsnummer des Empfängers der Datei (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) Bei Dateien - der Zentralen Speicherstelle (ZSS) die Betriebsnummer eines Arbeitgebers/Rechenzentrums/Steuerberaters nnnnnnnn - der Arbeitgeber die Betriebsnummer der Zentralen Speicherstelle (ZSS) 7777 Versionsnummer des übertelten Datensatzes Zulässig ist der Wert 01 für diese Version. Er gilt bis zur Bekanntgabe einer neuen Version n DATU- Zeitpunkt der Erstellung des Datensatzes in der Form: ERSTELLUNG jhjjmmtt (Datum) ED hhmmss (Uhrzeit) msmsms (ikrosekunde) (Wert > 0 in letzten 6 Stellen optional) Daten zur Fehlerteilung n FEHLER-KENNZ FEKZ n FEHLER- ANZAHL FEAN Kennzeichnung für fehlerhafte Datensätze 0 = Datensatz fehlerfrei 1 = Datensatz fehlerhaft Anzahl der Fehler des Datensatzes in der Form: n Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 6 von 41 Version 1.1

17 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Daten zur Identifikation an VSNR-VFNR VSNRVFNR an RESERVE Blank=Grundstellung an BBNR-VU BBNRVU an k AKTENZEI- CHEN- VERURSACHER AZVU an m BBNR-KK BBNRKK an AKTENZEI- CHEN-KK AZKK an K BBNR-ABRECH NUNGSSTELLE BBNRAS n PERSONEN GRUPPE PERSGR n ABGABEGRUND GD an STAATS ANGEHOERIG KEITS-SC SASC an BEATENTAE- TIGKEIT BEA Versicherungsnummer/Verfahrensnummer in der Form: bbttmmjjassp Betriebsnummer des Verursachers des Datensatzes (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) Bei eldungen zwischen dem Arbeitgeber und der ZSS ist hier die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes anzugeben. nnnnnnnn Dieses Feld steht dem Verursacher zur Verfügung. Bei eldungen zwischen dem Arbeitgeber und der ZSS: z. B. Aktenzeichen / Personalnummer des / der Beschäftigten. Betriebsnummer der für den / die Beschäftigte(n) zuständigen Krankenkasse (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) nnnnnnnn entfällt hier; Grundstellung liefern! Betriebsnummer der Abrechnungsstelle (z.b. Steuerberater - 8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) nnnnnnnn Personengruppe gemäß Anlage 3 der Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübertlung zur Sozialversicherung nach 8b Abs. SGB IV nnn Grund der Abgabe: 00 = laufende Beschäftigung 10 = Beginn der Beschäftigung 30 = Ende der Beschäftigung 40 = Beginn und Ende der Beschäftigung in einem onat 48 = Ausscheiden bei Eintritt in den Ruhestand oder Altersrentenbezug 49 = Tod entfällt hier; Grundstellung liefern! Ist diese Person als Beamter/Richter/Soldat tätig? J = ja N = nein 3.1, 5.3 Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 7 von 41 Version 1.1

18 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung n ELDEONAT BEGINN ONATBEG n ELDEONAT ENDE ONATEND an K BBNR-ALT BBNRALT an k DATENSATZ-ID DSID Anfangsdatum des Zeitraumes innerhalb des eldemonats, der durch diese eldung abgedeckt wird (in der Regel der 1. des onats) in der Form: jhjjmmtt Enddatum des Zeitraumes innerhalb des eldemonats, der durch diese eldung abgedeckt wird (in der Regel der letzte Tag des onats) in der Form: tt Abweichende Betriebsnummer des Unternehmens, der die eldung des Vormonats gemeldet wurde. Diese Nummer ist nur dann zu melden, wenn ein innerbetrieblicher Wechsel stattgefunden hat und der Teilnehmer einer neuen Betriebsnummer gemeldet wird (8 Stellen linksbündig nachfolgenden Leerzeichen). nnnnnnnn Generelles Feld Dieses Feld steht dem Verursacher zur Verfügung. Bei eldungen zwischen dem Arbeitgeber und der ZSS: z. B. Aktenzeichen / Personalnummer des / der Beschäftigten an KENNZSTORNO KENNZST Kennzeichen, Stornierung einer bereits abgegebenen eldung: N = nein J = ja Kennzeichen, welche Datenbausteine vorhanden sind an - GRUNDDATEN EN an -NAE NA an -GEBNAE GB an -ANSCHRIFT AN an - ARBEITGEBER- ANGABEN AG an - ABWEICHEN- DER BE- SCHAEFTI- GUNGSORT AB an - FEHLZEITEN FZ Datenbaustein DBEN ELENA Grunddaten: N = keine Grunddaten J = Grunddaten vorhanden Datenbaustein DBNA Name: N = keine Namensdaten J = Namensdaten vorhanden Datenbaustein DBGB Geburtsangaben: N = keine Geburtsangaben J = Geburtsangaben vorhanden Datenbaustein DBAN Anschrift: N = keine Anschriftsangaben J = Anschriftsangaben vorhanden Datenbaustein DBAG Arbeitgeberangaben: N = keine Arbeitgeberangaben J = Arbeitgeberangaben vorhanden Datenbaustein DBAB von der Arbeitgeberanschrift abweichender Beschäftigungsort: N = kein abweichender Beschäftigungsort J = abweichender Beschäftigungsort Datenbaustein DBFZ Fehlzeiten: N = keine Fehlzeiten J = Fehlzeiten vorhanden Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 8 von 41 Version 1.1

19 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung an - STEUER- PFLICHTIGER SONSTIGER BEZUG SE an - STEUERFREIE BEZUEGE SB an - AUSBILDUNG AS an - ZUSATZDATEN ZD an - NEBENBE- SCHAEFTI- GUNG AR- BEITSLOSE NB an - HEIARBEITER HA an - KUENDIGUNG- ENTLASSUNG KE Datenbaustein DBSE Steuerpflichtiger sonstiger Bezug: N = keine Beträge J = Beträge vorhanden Datenbaustein DBSB Steuerfreie Bezüge: N = keine Beträge J = Beträge vorhanden Datenbaustein DBAS Ausbildung: N = keine DBAS-Daten J = DBAS-Daten vorhanden Datenbaustein DBZD Zusatzdaten: N = keine Zusatzdaten J = Zusatzdaten vorhanden Datenbaustein DBNB Nebenbeschäftigung Arbeitslose: N = keine DBNB-Daten vorhanden J = DBNB-Daten vorhanden Datenbaustein DBHA Heimarbeiter: N = keine DBHA-Daten vorhanden J = DBHA-Daten vorhanden an RESERVE Blank=Grundstellung Daten zum Sachverhalt 46-xxx Es folgen ggf. die Daten gemäß den Angaben zu den Feldern / Stellen Datenbaustein DBKE Kündigung/Entlassung: N = keine DBKE-Daten vorhanden J = DBKE-Daten vorhanden Die Reihenfolge der Datenbausteine ist wie in der nächsten Spalte beschrieben: - DBEN ELENA Grunddaten - DBNA Name - DBGB Geburtsangaben - DBAN Anschrift - DBAG Arbeitgeberangaben - DBAB Von der Arbeitgeberanschrift abweichender Beschäftigungsort - DBFZ Fehlzeiten - DBSE - Steuerpflichtiger sonstiger Bezug - DBSB Steuerfreie Bezüge - DBAS Ausbildung - DBZD Zusatzdaten - DBNB - Nebenbeschäftigung Arbeitslose - DBHA Heimarbeiter - DBKE Kündigung/Entlassung Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 9 von 41 Version 1.1

20 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung xxx-xxx Daten zum Fehlersachverhalt Es folgen ggf. ein oder mehrere Datenbausteine DBFE Fehler gemäß den Angaben im Feld FEKZ. Die Anzahl der Fehler- Datenbausteine ergibt sich aus Feld FEAN. Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 10 von 41 Version 1.1

21 3.1 Datenbaustein: DBEN ELENA Grunddaten Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein Grunddaten (DBEN) an KENNUNG KE Kennung, um welchen Datensatz es sich handelt DBEN Beginn Arbeits-/Dienstverhältnis n BEGINN AV-DV AVBEG n STEUERKLAS- SE STKL n n 1 FAKTOR FKT KINDERFREI- BETRAG KINDFRB an m TAETIGKEITS- SC TTSC Beginn des Arbeits-//Dienstverhältnisses in der Form: jhjjmmtt,.1,.,.3,.8,.9, 3.1, 5.3 Steuerliche Eckdaten Steuerklasse des Arbeitnehmers bzw. Grundstellung 1-6: gemäß der Steuerklassen-Definition oder 0 (keine), 3.1, 5.3 Faktor der Steuerberechnung 3.1, 5.3 Kinderfreibetrag des Arbeitnehmers, 3.1, 5.3 Beschäftigung Angaben zur Tätigkeit nach dem Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit gemäß Anlage 5 des gemeinsamen Rundschreibens Gemeinsames eldeverfahren zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (fünfstellig, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen) xxxxx,.1,.,.3,.8, an KENNZ Kennzeichen Betriebsstätte (Rechtskreis) RECHTSKREIS W = altes Bundesland inkl. des ehem. Westteils von Berlin KENNZRK O = neues Bundesland inklusive des ehem. Ostteils von Berlin Sozialversicherungsdaten n BEITRAGS- GRUPPE BYGR Beitragsgruppenschlüssel gemäß Anlage 1 der Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübertlung zur Sozialversicherung nach 8b Abs. SGB IV nnnn Stelle 1 = KV Stelle = RV Stelle 3 = ALV Stelle 4 = PV,.1,.,.3,.8, 3.1 Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 11 von 41 Version 1.1

22 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Arbeitszeit n ARBEITSZEIT WOECHENT- LICH AZWOECH an VORZEICHEN SUE STEU- ERBRUTTO LFD VSTBREGLF n SUE STEU- ERBRUTTO LFD STBREGLF an VORZEICHEN SUE STEU- ERBRUTTO SONST VSTBREGSO n n n SUE STEU- ERBRUTTO SONST STBREGSO SUE SV- BRUTTO LFD SVBREGLF SUE SV- BRUTTO EIN- AL SVBREGE an VORZEICHEN GESATBRUT- TOENTGELT VGSBREG n n n n GESATBRUT- TOENTGELT GSBREG ABZUEGE SV KV LFD KVLF ABZUEGE SV KV EINAL KVE RV LFD RVLF vereinbarte Wochenarbeitszeit in Stunden Steht die Wochenarbeitszeit nicht fest, ist ein Durchschnittswert für die im Abrechnungszeitraum geleistete Wochenstundenzahl zu errechnen., 3.1, 5.3 Steuerbrutto Plus(+)/Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag 3.1, 5.3 laufendes steuerpflichtiges Bruttoarbeitsentgelt 3.1, 5.3 Plus(+) / Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag 3.1 sonstiges steuerpflichtiges Bruttoarbeitsentgelt 3.1 SV-Brutto laufendes Sozialversicherungsbruttoentgelt, begrenzt auf die Beitragsbemessungsgrenze der Allgemeinen Rentenversicherung,.1,. einmalig gezahltes Sozialversicherungsbruttoentgelt, begrenzt auf die anteilige Beitragsbemessungsgrenze der Allgemeinen Rentenversicherung,.1,. Gesamtbrutto Plus(+) / Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag.1,., 3.1 Gesamtbruttoentgelt gem. 1 Abs. EBeschRiLi.1,., 3.1 Gesetzliche Abzüge / SV-Abzüge Abzüge SV bei Pflichtversicherten, KV laufend.1,., 3.1, 5.3 Abzüge SV bei Pflichtversicherten, KV Einmalentgelte.1,., 3.1 Abzüge SV bei Pflichtversicherten, RV laufend bzw. Pflichtbeiträge an berufsständische Versorgungseinrichtungen.1,., 3.1, 5.3 Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 1 von 41 Version 1.1

23 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung n n n n n RV EINAL RVE ALV LFD AVLF ALV EINAL AVE ABZUEGE SV PV LFD PVLF ABZUEGE SV PV EINAL PVE an VORZEICHEN LOHNSTEUER LFD VLSTLF n LOHNSTEUER LFD LSTLF an VORZEICHEN LOHNSTEUER SONSTIGER BEZUG VLSTSOB n LOHNSTEUER SONSTIGER BEZUG LSTSOB an VORZEICHEN SOLIDARI- TAETS- ZUSCHLAG LFD VSOLILF n SOLIDARI- TAETS- ZUSCHLAG LFD SOLILF an VORZEICHEN SOLIDARI- TAETS- ZUSCHLAG SONSTIGER BEZUG VSOLISOB Abzüge SV bei Pflichtversicherten, RV Einmalentgelte bzw. Pflichtbeiträge an berufsständische Versorgungseinrichtungen.1,., 3.1 Abzüge SV bei Pflichtversicherten, ALV laufend.1,., 3.1, 5.3 Abzüge SV bei Pflichtversicherten, ALV Einmalentgelte.1,., 3.1 Abzüge SV bei Pflichtversicherten, PV laufend.1,., 3.1, 5.3 Abzüge SV bei Pflichtversicherten, PV Einmalentgelte.1,., 3.1 Gesetzliche Abzüge / Steuern Plus(+) / Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag.1,.,.9, 3.1, 5.3 Lohnsteuer laufend.1,.,.9, 3.1, 5.3 Plus(+) / Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag.1,.,.9, 3.1 Lohnsteuer sonstiger Bezug.1,.,.9, 3.1 Plus(+) / Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag.1,.,.9, 3.1, 5.3 Solidaritätszuschlag laufend.1,.,.9, 3.1, 5.3 Plus(+) / Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag.1,.,.9, 3.1 Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 13 von 41 Version 1.1

24 Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung n SOLIDARI- TAETS- ZUSCHLAG SONSTIGER BEZUG SOLISOB an VORZEICHEN KIRCHEN- STEUER LFD VKISTLF n KIRCHEN- STEUER LFD KISTLF an VORZEICHEN KIRCHEN- STEUER SONSTIGER BEZUG VKISTSOB n KIRCHEN- STEUER SONSTIGER BEZUG KISTSOB Solidaritätszuschlag sonstiger Bezug.1,.,.9, 3.1 Plus(+) / Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag.1,.,.9, 3.1, 5.3 Kirchensteuer laufend.1,.,.9, 3.1, 5.3 Plus(+) / Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag.1,.,.9, 3.1 Kirchensteuer sonstiger Bezug.1,.,.9, 3.1 Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 14 von 41 Version 1.1

25 3. Datenbaustein: DBNA - Name Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein-Name (DBNA) an KENNUNG KE an FAILIENNAE FNA Kennung, um welchen Datenbaustein es sich handelt DBNA Familienname an VORNAE VONA Vorname an K VORSATZ WORT VOSA an K NAENSZU SATZ NAZU an K TITEL TITEL Vorsatzwort Namenszusatz Titel an RESERVE Blank=Grundstellung Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 15 von 41 Version 1.1

26 3.3 Datenbaustein: DBGB - Geburtsangaben Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein-Geburtsangaben (DBGB) an KENNUNG KE an K GB-NAE GBNA an K GB-VORSATZ WORT GBVOSA an K GB-NAENS ZUSATZ GBNAZU n GEBURTS DATU GBDT an GESCHLECHT GE an K GB-ORT GBOT Kennung, um welchen Datenbaustein es sich handelt DBGB Geburtsname Vorsatzwort des Geburtsnamens Namenszusatz des Geburtsnamens Geburtsdatum in der Form: jhjjmmtt Geschlecht = männlich W = weiblich Geburtsort Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 16 von 41 Version 1.1

27 3.4 Datenbaustein: DBAN - Anschrift Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein-Anschrift (DBAN) an KENNUNG KE an LAENDER- KENNZ LDKZ an PLZ PLZ an WOHNORT ORT an K STRASSE STR an K HAUS-NR NR an K ADR-ZUSATZ ADRZU Kennung, um welchen Datenbaustein es sich handelt DBAN Bei ausländischen Anschriften muss hier das Länder-(Kfz)- kennzeichen angegeben werden. Postleitzahl Bei inländischen Anschriften muss die Postleitzahl 5 Stellen numerisch sein (linksbündig nachfolgenden Leerzeichen). Wohnort Straße *) Hausnummer Anschriftenzusatz *) Wenn die Hausnummer nicht separat abgelegt werden kann, ist es zulässig, die Hausnummer in das Feld Straße zu übernehmen. In solchen Fällen muss dann das Feld Hausnummer auf Grundstellung (Leerzeichen) stehen. Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 17 von 41 Version 1.1

28 3.5 Datenbaustein: DBAG Arbeitgeberangaben Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein- Arbeitgeberangaben (DBAG) an KENNUNG KE an ARBEITGEBER- NAE1 DIENST- HERR NAE1AG an K ARBEITGEBER- NAE DIENST- HERR NAEAG an K ARBEITGEBER- NAE3 DIENST- HERR NAE3AG an LAENDER- KENNZ AGLDKZ an PLZ AGPLZ an ORT AGORT an K STRASSE- POSTFACH AGSTR an K HAUS-NR AGHAUSNR an K ADR-ZUSATZ AGADRZU an NAE AN- SPRECH- PARTNER AGAP an TEL-NUER ANSPRECH- PARTNER AGTEL an K EAILADRESSE ANSPRECH- PARTNER AGEAIL Kennung, um welchen Datenbaustein es sich handelt DBAG Name des Arbeitgebers/des Dienstherrn zweiter Namensteil des Arbeitgebers/des Dienstherrn dritter Namensteil des Arbeitgebers/des Dienstherrn Bei ausländischen Anschriften muss hier das Länder-(Kfz)- kennzeichen angegeben werden. Postleitzahl Bei inländischen Anschriften muss die Postleitzahl 5 Stellen numerisch sein (linksbündig nachfolgenden Leerzeichen). Standort des Beschäftigungsbetriebs Straße/Postfach Hausnummer Anschriftenzusatz Vor- und Familienname des Ansprechpartners beim Arbeitgeber/ Dienstherrn Telefonnummer des Ansprechpartners E-ail-Adresse des Ansprechpartners Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 18 von 41 Version 1.1

29 3.6 Datenbaustein: DBAB Von der Arbeitgeberanschrift abweichender Beschäftigungsort Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein- abweichender Beschäftigungsort (DBAB) an KENNUNG KE an LAENDER- KENNZ BE- SCHAEFTI- GUNGSORT BORTLDKZ an PLZ BPLZ an BESCHAEFTI- GUNGSORT BORT Kennung, um welchen Datenbaustein es sich handelt DBAB Arbeits-/Dienstverhältnisdaten Bei ausländischen Anschriften muss hier das Länder-(Kfz)- kennzeichen angegeben werden. Postleitzahl des Beschäftigungsortes Bei inländischen Anschriften muss die Postleitzahl 5 Stellen numerisch sein (linksbündig nachfolgenden Leerzeichen). Ort der Beschäftigung Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 19 von 41 Version 1.1

30 3.7 Datenbaustein: DBFZ - Fehlzeiten Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein- Fehlzeiten (DBFZ) an KENNUNG KE n ANZAHL-FZ ANFZ Kennung, um welchen Datenbaustein es sich handelt DBFZ Anzahl der angehängten Fehlzeiteninformationen die folgenden Felder wiederholen sich entsprechend der Anzahl im Feld ANFZ n BEGINN FEHL- ZEIT FEHLBEG n ART DER FEHL- ZEIT FEHLART n ENDE FEHLZEIT FEHLEND Beginn einer Fehlzeit in der Form: jhjjmmtt,.3, 3.1, 5.3 Art der Fehlzeit 01 = Krankengeld/Krankentagegeld/KUG- Krankengeld/Übergangsgeld/Verletztengeld 0 = Kranken-/Verletztengeld bei Pflege eines kranken Kindes 03 = utterschutzfrist (utterschaft nach 3 Abs., 6 Abs. 1 uschg) 04 = Versorgungskrankengeld 05 = unbesetzt 06 = Pflegezeit nach oder 3 Abs.1 PflegeZG 07 = Elternzeit 08 = Einstellung Entgeltersatzleistung wegen voller Erwerbsminderungsrente 09 = Wehrdienst/Eignungsübung/Zivildienst/Wehrübung 10 = unbezahlter Urlaub 11 = unbezahlte Fehlzeit (z.b. unentschuldigtes Fehlen/Arbeitsbummelei/Wochenende oder Feiertage ohne Entgelt/Pflege eines kranken Kindes ohne Kranken- oder Verletztengeldbezug/kurzzeitige Arbeitsverhinderung wegen Pflege) 1 = unrechtmäßiger Streik 13 = Aussteuerung 14 = rechtmäßiger Streik 15 = Aussperrung 16 = unwiderrufliche Freistellung ohne Weiterzahlung des Arbeitsentgeltes,.3, 3.1, 5.3 Ende der Fehlzeit in der Form: jhjjmmtt,.3, 3.1, 5.3 Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 0 von 41 Version 1.1

31 3.8 Datenbaustein: DBSE Steuerpflichtiger sonstiger Bezug Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein- Steuerpflichtiger sonstiger Bezug (DBSE) an KENNUNG KE Kennung, um welchen Datenbaustein es sich handelt DBSE n ANZAHL STEU- ERPFLICHTI- GER SONSTI- GER BEZUG ANSTSOB Anzahl der angehängten steuerpflichtigen sonstigen Bezüge die folgenden Felder wiederholen sich entsprechend der Anzahl im Feld ANSTSOB an VORZEICHEN STEUER- PFLICHTIGER SONSTIGER BEZUG VSTSOB n STEUER- PFLICHTIGER SONSTIGER BEZUG STSOB n ART DES STEU- ER PFLICHTI- GEN SONSTI- GEN BEZUGES STSOBART an m ART DES STEU- ERPFLICHTI- GEN SONSTI- GEN BEZUGES TEXT STSOBARTTX Plus(+)/Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag, 3.1, 5.3 Höhe des steuerpflichtigen sonstigen Bezuges (steuerpflichtiges Arbeitsentgelt), 3.1, 5.3 Art des steuerpflichtigen sonstigen Bezuges (Schlüssel): 01 = Weihnachtszuwendungen 0 = 13. und 14. onatsgehälter 03 = Urlaubsgeld 04 = Gratifikationen und Tantiemen 05 = Urlaubsabgeltungen 06 = Jubiläumszuwendungen 07 = Abfindungsbrutto 99 = sonstiges (siehe STSOBARTTX), 3.1 Art des steuerpflichtigen sonstigen Bezuges (Freitext) 3.1 Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite 1 von 41 Version 1.1

32 3.9 Datenbaustein: DBSB Steuerfreie Bezüge Zeichendarstellung: an = alphanumerisches Feld, linksbündig nachfolgenden Leerzeichen; Grundstellung = Leerzeichen n = numerisches Feld, rechtsbündig führenden Nullen; Grundstellung = Null n x = numerisches Feld analog n, jedoch x Nachkommastellen K = Pflichtangabe, soweit bekannt k = Kannangabe = ussangabe m = ussangabe unter Bedingungen Stellen Lg Typ Art Name Inhalt / Erläuterung Datenbaustein- Steuerfreie Bezüge (DBSB) an KENNUNG KE Kennung, um welchen Datenbaustein es sich handelt DBSB Steuerfreie Bezüge n ANZAHL STEU- ERFREIE BE- ZUEGE ANSB Anzahl der angehängten steuerfreien Beträge die folgenden Felder wiederholen sich entsprechend der Anzahl im Feld ANSB an VORZEICHEN STEUERFREIE BEZUEGE VSB n STEUERFREIE BEZUEGE SB n ART DES STEU- ERFREIEN BE- ZUGS SBART Plus(+)/Leerzeichen = positiver Betrag inus (-) = negativer Betrag 3.1, 5.3 Höhe des steuerfreien Bezuges 3.1, 5.3 Art des Bezuges (Schlüssel): 01 = steuerfreier Anteil der Sonn-/Feiertags- und Nachtzuschläge ( 3b EStG) 0 = Zuwendungen des Arbeitgebers an eine Pensionskasse ( 3 Nr. 56 EStG) und Beiträge des Arbeitgebers an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder eine Direktversicherung ( 3 Nr. 63 EStG) 03 = Steuerfreier Anteil an Versorgungsbezügen ( 19 Abs. und Nr. 4 Satz 4 Buchstabe b EStG) 04 = Entgeltumwandlung zum Zwecke der Einzahlung in eine Altersvorsorgeeinrichtung (steuerfreie Beiträge des Arbeitgebers nach 3 Nr. 63 EStG) 05 = Zuschüsse zum Arbeitsentgelt ( 3b Abs. 1 Nr. 1a EStG) - nach 64 SGB III - nach 41 j SGB III (Entgeltsicherung für ältere Arbeitnehmer) 06 = Kurzarbeitergeld 07 = Kurzarbeiterkrankengeld 08 = Zuschuss-Wintergeld 09 = Aufstockungsbeträge für Rentenbeiträge in Altersteilzeit oder Zuschläge ( 3 Nr. 8 EStG) 10 = Aufstockungsbeträge für Bruttoentgelt in Altersteilzeit oder Zuschläge 11 = Zuschuss bei utterschaft ( 14 Abs. 1 uschg) 1 = Zuschuss bei Beschäftigungsverboten für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während einer Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften (z. B. 3 Nr. 1 d EStG) 13 = zusätzlich zum Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen ( 3 Nr. 31 EStG) 14 = steuerfreie Fahrtkostenzuschüsse 15 = unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Berufskleidung ( 3 Nr. 31 EStG und Nr. 4 a und 4 b) Stand: Datensätze und bausteine im ELENA-Verfahren Seite von 41 Version 1.1