Einsatzbereiche von Web-to-Publish Vortrag für den Marketing- und Publishing-Workshop von UMP in Hamburg am

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1 Einsatzbereiche von Web-to-Publish Vortrag für den Marketing- und Publishing-Workshop von UMP in Hamburg am Dipl.-Ing. (FH) Ira Melaschuk Tel.: ( )

2 Vorstellung Ira Melaschuk, Melaschuk-Medien Inhaberin von Melaschuk-Medien seit 2000 Arbeitsgebiete sind Beratungen, Seminare und Workshops Schwerpunktthemen sind Web-to-Print, Web-to-Publish und Cross-Media Aufgaben sind Systemauswahl-Beratung, Prozess-Optimierung, Wirtschaftlichkeitsanalysen Kunden sind Industrie- und Handelsunternehmen, Agenturen, Druckereien Mehr Informationen: 2

3 Vortragsgliederung Einführung 4 Einsatz 6 Produktionswege 10 Merkmale 14 Anforderungen 18 Zusammenfassung 22 3

4 Einführung: Optimierungspotenziale im Marketing Zeit sparen Kosten reduzieren Qualität sichern Prozesse zentral planen steuern kontrollieren Transparenz herstellen 4

5 Einführung: Von Web-to-Print zu Web-to-Publish Web-to-Publish Web-to-Print Web-to-Publish ist webbasiertes Publizieren für verschiedene Medienkanäle. Web-to-Print ist ein Teilbereich von Web-to-Publish, der den Medienkanal Druck umfasst. 5

6 Einsatz: Einsatzbereiche definieren Medienverwaltung Projekt- Management Werbemittel Geschäftsausstattung individualisieren Übersetzungen Kataloge Preislisten Korrektur- Workflow Print- On- Demand Webshop Handelsartikel 6

7 Einsatz: Open Shops und Closed Shops Systembetreiber Mediendienstleister Industrieunternehmen Funktionen Open Shop (Zugang öffentlich) E-Shop Closed Shop (Zugang eingeschränkt) E-Shop Zielgruppen B2B B2C B2B 7

8 Einsatz: Produktionswege und Produktarten Druckdatei Upload Vorlagen- Individualisierung Druckdateien auf Abruf Kooperative Publikationserstellung Automatische datenbankbasierte Publikationserstellung PDF PDF Werbemittel: Flyer Produktblätter Anzeigen Plakate, Fahnen Karten, Gutscheine Mailings Geschäftsausstattung: Visitenkarten Briefbogen Empfehlungskarten Formulare Produktionswege Produktarten Kataloge Broschüren Prospekte, Magazine Preislisten Handbücher Bücher Zeitungen/Zeitschriften Ausgabekanäle: Druck Digital 8

9 Einsatz: Pro-Kriterien Web-to-Publish Unternehmen mit dezentralen Strukturen (Niederlassungen, Filialen, Händler, Vermittler, Vertriebsstellen, Verkaufsberater, Franchisenehmer) Hohe Bestellhäufigkeit der Drucksachen Zentral bereitgestellte Inhalte Hohe Bedeutung des CDs, Wille zur Standardisierung Hohe Zahl an Korrekturläufen (z. B. Übersetzungen, Verpackungen) An das Unternehmen gebundene dezentrale Stellen Druckstandorte lassen sich zentralisieren Lagerhaltung reduzieren 9

10 Produktionswege: Systembetreiber Mediendienstleister Agentur / Mediendienstleister Kunde 1 Kunde 2 Kunde 3 Vorlage erstellen Vorlage vorbereiten: Text- und Bild-Regeln Web-to-Publish- System Datenbank Benutzerdaten Texte / Bilder Vorlagen / Dokumente Freigabe Druck-PDF Auswahl und Individualisierung der Vorlagen durch Benutzer Transfer an externe Lieferanten: Freier Versand durch Kunde -Nachricht + System-, FTP-Zugang Schnittstelle 10

11 Produktionswege: Systembetreiber Unternehmen Agentur Unternehmen Lieferant 1 Vorlage erstellen Web-to-Publish- System Auswahl und Individualisierung der Vorlagen Lieferant 2 Lieferant 3 Vorlage vorbereiten: Text- und Bild-Regeln Benutzerdaten Texte / Bilder Vorlagen / Dokumente Datenbank Freigabe Druck- PDF Datentransfer: Freier Versand -Nachricht + System-Zugang + FTP-Zugang Schnittstelle 11

12 Produktionswege: Workflow ohne W2P Fotograf Druckerei 1 Druckerei 2 Druckerei 3 Reprobetrieb Datenbank Repro- Bilddatenbank Unternehmen Fax Telefon Übersetzer 1 Übersetzer 2 Übersetzer 3 Händler 1 Händler 2 Händler 3 Grafiker Verlag 1 Verlag 2 Verlag 3 Agentur 12

13 Produktionswege: Workflow mit W2P Unternehmen Vorteile für das Unternehmen: Kürzere Produktionszeiten durch automatische, zentrale Bereitstellung von Dateien kürzere Abstimmungsprozesse 24-Stunden-Service international Kosteneinsparungen durch Wegfall von Vorstufenkosten, z. B. für Adaptionen, PDF-Erstellung, Abwicklung von Übersetzungen Qualität und Sicherheit durch CD-konforme Vorlagen zentrale Versionsdokumente Automatische PDF-Erzeugung Definierte Freigabeprozesse Zugriff auf Projektstatus Datenbank Web-to-Print- System Reprobetrieb Fotograf Grafiker Übersetzer Händler Druckereien Verlage Agentur 13

14 Merkmal: InDesign Server Systemunabhängige Merkmale: Umfassende Sprachunterstützung Nachbearbeitung der Originaldokumente Systemabhängige Merkmale: Variantenkonzept (Einzeldokumente für Sprachversionen, individuelle Workflows) Vererben von Vorlagenänderungen Schnelle Bereitstellung von Dokumenten ohne Vorbereitung 14

15 Merkmal: Variantendokumente Masterdokument wird kopiert, Kopien sind unabhängig voneinander Masterdokument und Varianten werden in Ebenen innerhalb eines Dokuments gespeichert Masterdokument wird kopiert, Varianten damit verknüpft Layoutänderungen werden nicht vererbt Layoutänderungen werden vererbt, ein Ablauf für ein Gesamtdokument Layoutänderungen werden vererbt, flexible Abläufe für Einzeldokumente 15

16 Merkmal: Schnittstellen Benutzerdaten Vorlagen ERP Warenwirtschaft PIM MAM Web-to-Publish- System E-Shop Lieferanten Übersetzungssysteme PDF + XML 16

17 Merkmal: Mandantenfähigkeit System System System Mandant 1 System Mandant 2 Mandant 1 Mandant 2 Mandant 1 Mandant 2 System-Kopie (nicht mandantenfähig) Mandantenabhängige Funktionen sind rechtegesteuert, schwächere Abgrenzung Funktionen mandantenübergreifend und -abhängig, starke Abgrenzung 17

18 Anforderung Ressourcen: Laufender Betrieb Administration Medienverwaltung Template-Erstellung Hotline IT-Infrastruktur 18

19 Anforderung Standardisierung Akzeptanz der Standardisierung Hohe Variabilität der Werbemittel Hoher Kreativanteil 19

20 Anforderung Standardisierung: Variabilität der Werbemittel Kataloge Plakate Geschenke Empfehlungskarten Produktbeileger Karten Banner Visitenkarten Tischläufer Deckenhänger Tragetaschen Umschläge Broschüren Handzettel Briefbogen Mappen Flyer Aufsteller Kundenkarten Preislisten Verpackungen Anzeigen Mailings 20

21 Anforderung Benutzerakzeptanz Roll-out als Prozess Motivation der Benutzer, Anreize schaffen Unternehmenskultur Gewohnte Abläufe, Lieferanten-Bindungen 21

22 Zusammenfassung: Erfolgreicher Einsatz von Web-to-Publish Einsatzbereiche klären Projektleitung festlegen / Mitarbeiter einbeziehen Aufwand und Ressourcen planen System schrittweise aufbauen Akzeptanzmaßnahmen ergreifen Verlässlichen Anbieter auswählen 22

23 Marketingprozesse optimieren mit Web-to-Print Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 23