aposoft das Bessere ist der Feind des Guten Retaxationen meiden, Geld behalten Daten, Hintergründe & Analysen von narz und avn

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1 Heft Janaur / März Daten, Hintergründe & Analysen von narz und avn Warenwirtschaft aposoft das Bessere ist der Feind des Guten Fi s k u s Was tun, wenn der Steuerprüfer kommt? apokorrektur plus Retaxationen meiden, Geld behalten

2 Daten, Hintergründe & Analysen von narz und avn Inhalt 04 NARZ/AVN Wo Vertrauen keine Glückssache ist Gute Leistungen haben immer ein Gesicht unter diesem Titel informieren wir im Rahmen einer kleinen Serie unsere Kunden und Leser darüber, wer bei NARZ/AVN für sie da ist. 06 Warenwirtschaft aposoft das Bessere ist der Feind des Guten Wann immer unter Pharmazeuten das Gespräch auf das Thema Warenwirtschaft kommt, geht es auch um aposoft. Das hat seine Gründe. Wir sagen auf den Seiten 6 und 7 welche. 08 Berchtesgaden Deutsche Apotheker-Skimeisterschaft Weit über 900 Teilnehmer machten die Deutsche Apotheker-Skimeisterschaft zu einer Großveranstaltung. Mit an der Piste dabei: NARZ/ AVN und PRISMA ( aposoft ) gefragt nicht nur als Sponsor (Massagen), sondern auch als Servicepartner der Apotheken. 09 Fiskus Elektronische Steuerprüfungen im Trend 2013 müssen auch die Apotheken sich auf vermehrte elektronische Steuerprüfungen einstellen. Welche Unterlagen dabei relevant sind und was zu tun ist, wenn der Betriebsprüfer klingelt, erfahren Sie in unserem Bericht auf Seite apokorrektur plus Bargeld statt Retaxationen für Apotheken Retaxationen sind nicht nur ärgerlich, sie kosten vor allem Geld und das nicht selten infolge einer kleinen Unachtsamkeit. Damit die Apotheker sich unnötigen Aufwand und Kosten ersparen können, haben NARZ/AVN mit ihrem Programm apokorrektur plus und der apotheken-cdxl ein Konzept entwickelt, das bisherige Angebote dieser Art übertrifft. 08 Termine Wo Sie NARZ/AVN und PRISMA ( aposoft ) treffen Titelfoto: Hirsch-Apotheke. Draxler Impressum gegründet 2002 Herausgeber: Gesellschaft für Informations- und Datenverarbeitung mbh (GFI), Bauerland 3, Bremen, Tel.: 04 21/ , Fax: 04 21/ Koordination: Klaus Rothweiler Druck: Goldschmidt Druck GmbH, Mecklenburger Str. 4, Werlte Alle im faktum veröffentlichten Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Namentlich gekennzeichnete Beiträge müssen nicht mit der Meinung des Herausgebers übereinstimmen. 2

3 Editorial Apothekenabschlag das Gesetz ist auf unserer Seite von Dr. Jörn Graue E in Stichwort beherrscht derzeit die Diskussionen: Apothekenabschlag. Lassen Sie mich hierzu klarstellen, dass dieser Abschlag nach 130 Absatz 1 Satz 1 SGB V durch den Gesetzgeber mit dem AMNOG explizit für die Jahre 2011 und 2012 auf 2,05 Euro festgesetzt worden ist, um die Apotheken mit einem nominell bestimmten Einsparvolumen an den Sparmaßnahmen zugunsten der GKV zu beteiligen. Die Festlegung der Abschlaghöhe von 2,05 Euro ist keine Neufestsetzung in dem Sinne, dass diese so lange Gültigkeit besitzt, bis die Vertragspartner darauf aufbauend eine Anpassung vorgenommen haben. Hier handelt es sich ausdrücklich um eine vorübergehende Festsetzung, nach deren zeitlichem Ablauf zum Status quo ante zurückzukehren und damit ab 2013 wieder von der Abschlaghöhe des Jahres 2010 (vorläufig: 1,75 Euro) auszugehen ist. Diese Rechtsauffassung teilt auch das Bundesgesundheitsministerium, was Minister Daniel Bahr mehrfach öffentlich bekundete. Die von den Kassen angekündigte sachliche und rechnerische Berichtigung von Abrechnungen für die Zeit ab dem 1. Januar 2013 unter Zugrundelegung eines Abschlags von 2,05 Euro wäre rechtswidrig, die Begleichung der Rechnung innerhalb der Zehntagesfrist nach 130 Absatz 3 SGB V somit nicht vollständig. Das hätte zur Folge, dass die jeweilige Krankenkasse ihren Anspruch auf den gesamten für den betreffenden Abrechnungsmonat von der Apotheke zu leistenden Abschlag verliert. Das stellt übrigens auch ein vom Hamburger Apothekerverein beim Bundessozialgericht erstrittenes Urteil unmißverständlich klar. Fazit: Wir werden die Januarabrechnung auf der Basis von 1,75 Euro erstellen. Die Schiedsstelle wird im Februar tagen, so dass es ersteinmal nur um den Januar geht. Dann müsste die Januarrechnung an die Schiedsstellenentscheidung in welcher Form auch immer angepasst werden. Vorbehaltlich des Schiedsstellenspruchs und angesichts der Tatsache, dass die Kassen diesen gerichtlich überprüfen lassen können, empfehle ich eine unbilanzierte Rückstellung des Differenzbetrages. Herzlichst Ihr Foto: Florian Draxler 3

4 Titelthema Fotos: Draxler (4); Rothweiler (1)

5 Titelthema NARZ/AVN (Teil 4) Gute Leistungen haben immer ein Gesicht Längst hat sich herumgesprochen, dass NARZ/AVN einen beeindruckenden Aufwand treiben, um die Rezepte ihrer Kunden effektiv abzurechnen. Dass dahinter engagierte Mitarbeiter stehen, wollen wir Ihnen auch in dieser faktum - Ausgabe zeigen. Im Rechenzentrum in Bremen sprachen wir mit einigen von ihnen. Was wir dabei erfuhren, lesen Sie hier, im vierten Teil unserer kleinen Serie: 1 Angelika Wefer, Dauerverordnungen für SH/MV: Wenn es um die Bearbeitung von Inkontinenzrezepten oder die Aufklärung von Reklamationen geht, ist man bei Angelika Wefer an der richtigen Stelle. Zu den häufigsten Schwachpunkten gehörten neben der Bedruckung der Rezepte die Genehmigung in Gestalt des Datums, das mit dem der Abgabe übereinstimmen muss. Wir haben es schon gehabt, dass die Abgabe im September erfolgt sein sollte, während die Genehmigung auf den Oktober datiert war, so Wefer. In solchen Fällen sind die Probleme vorprogrammiert. Wefer: Dann kann es schnell zu Überschneidungen zwischen Abgabe und Zahlungsplan kommen, was die Kassen dann als Doppelabrechnung monieren. Marc Beushausen, Hausverwaltung: Die Hausverwaltung ist im weitesten Sinne für alles zuständig, was mit Technik und Sicherheit auf dem Grundstück von NARZ/AVN sowie den Gebäuden und der Energieversorgung zu tun hat. Dazu gehören neben der funktionalen Instandhaltung der Anlagen (von der Klimaoder Löschtechnik bis hin zur Gartenanlage) aber auch die Lieferverträge, damit Strom und Wasser überhaupt fließen. Und last but not least: Wenn es, was immer wieder vorkommt, um Umbau- oder Neubauplanung geht, ist die Hausverwaltung gefordert, auf bedarfsgerechte Lösungen zu achten. 3 Detlef Epkes, Telefonzentrale: Er ist gewissermaßen Auge und Ohr des Unternehmens. Denn für Anrufer wie Besucher gilt: Wer zu NARZ oder AVN möchte, landet zunächst bei Detlef Epkes ob in der Telefonzentrale oder im Empfang. Und der freut sich stets, wenn er, sei es telefonisch oder vor Ort weiterhelfen kann. Übrigens: Das Telefonieren nimmt nur die Hälfte seiner Arbeitszeit ein. In der anderen Zeit ist Epkes mit dem Empfang von Gästen (wie Apothekern oder Geschäftspartnern), der Entgegennahme und Weiterleitung der Tagespost, der Bestellung, Verwaltung oder Ausgabe von Büromaterial und Ähnlichem mehr als ausgelastet. 4 Abteilung Informationstechnologie: Die Abteilung Informationstechnologie (IT) ist für den Betrieb der zentralen IT-Systeme, die Erstellung und Wartung der hausintern programmierten Software sowie die Durchführung von Kundenprojekten zuständig. Eine Systemgruppe mit vier Mitarbeitern kümmert sich um den IT-Betrieb, während die Entwicklung mit zwölf Mitarbeitern für die Software verantwortlich ist. Zu den zentralen IT-Systemen zählen das jeweils standortbezogene lokale Netzwerk (LAN) und die Fernverbindungen (WAN) zwischen ihnen, die netzbezogenen Sicherheitseinrichtungen (Firewalls), Datensicherungssysteme (Backups), wichtige Server, Dienste und Datenbanken sowie die Telef o n a n l a g e. Auch die mobilen Endgeräte (Lapt o p s ), m i t denen einige Mitarbeiter Martin Beier, für die IT-Abteilung verantwortlich ausgestattet sind, werden durch die Syst e m g r u p p e betreut. Für die Datenverarbeitung nach 300, 302 und 105 SGB V gibt es keine standardisierte Software. Daher werden alle notwendigen Programme für die Einlieferung, das Scannen, die Erkennung und Korrektur der Rezepte sowie die Abrechnung und die Datenlieferungen in der IT-Abteilung entwickelt. Das gilt auch für weitere Dienstleistungen, wie die Apotheken-CD oder die Onlinesysteme. Foto: Draxler 5

6 Bits & Bytes Warenwirtschaft aposoft das Bessere ist H ätten Sie es gewusst? Unter dem Dach der GFI (Gesellschaft für Informations- und Datenverarbeitung) sind die Aktivitäten des Norddeutschen Apothekenrechenzentrums (NARZ) und der Apothekenverrechnungsstelle (AVN) vereint. Komplettiert wird das Systemhaus GFI durch PRISMA Datensysteme mit seinem Warenwirtschaftssystem aposoft. Wer heute über Warenwirtschaftssysteme spricht, muss zugeben, dass das von den verschiedenen Herstellern gebotene Leistungsspektrum relativ austariert ist. Unterschiede finden sich in Detaillösungen, in der Bedienerfreundlichkeit und nicht zuletzt bei den monatlichen Kosten. Da stellt sich die Frage: Was macht aposoft anders oder besser? Als Erstes fällt auf, dass PRISMA bei seiner Software auf Modullösungen verzichtet. Wer sich für aposoft entscheidet, hat alle denkbaren Bausteine zur Verfügung: Er kann jederzeit das integrierte Mehrapothekenmodell aktivieren, um beispielsweise Partner- oder Filialapotheken hinzuzunehmen, er kann quasi aus dem Stand einen Kommissionierautomaten einbinden oder sich zum Blistern entschließen. Das heißt, es gibt keinen Wirrwarr von Anwendungsmodulen, da diese (je nach Bedarf) sofort verfügbar gemacht werden können dank einer geschlossenen Lösung und ohne Aufpreis. Bekannt ist aposoft aber auch für zwei weitere Punkte: seine übersichtliche Grafik und seine Schnelligkeit. 6 Foto: Draxler

7 Bits & Bytes der Feind des Guten Bei der Grafik konzentrieren sich die Informationen auf die jeweils gewünschte Anwendung samt logisch aufeinander abgestimmten Bedienungsschritten. Die Farben sind dezent und dienen der Orientierung. Zum Thema Schnelligkeit : Die Software wählt, auf die Anforderung einzelner Programmelemente zugeschnitten, das jeweils effizienteste Entwicklungswerkzeug aus. Somit wird ganzheitlich eine optimale Systemgeschwindigkeit garantiert. Das heißt, dass die Entwickler bei PRIS- MA sich auf kein bestimmtes Werkzeug festgelegt haben. Sie setzen die geschwindigkeitssteigernden Werkzeuge ein, die im Einzelfall das Maximum bieten. Last but not least sind wir bei den Kosten. Im Vergleich zu Mitbewerbern bietet aposoft Einsparungen von bis zu 50 Prozent. Grund: Es wird nur eine Lizenzgebühr fällig, unabhängig davon, wie viele Arbeitsplätze die Apotheke hat, und das ohne zeitliche Begrenzung des Nutzungsrechts. Außerdem lässt sich vorhandene Standardhardware weiter verwenden, womit getätigte Investitionen in Systemkomponenten nicht verloren sind. Fazit: Da den Apotheken Kostenreduktionen zum Beispiel über den Einkauf genommen wurden, sollten sie auch die EDV betriebswirtschaftlich genauer unter die Lupe nehmen. Angesichts einer bis zu 50-prozentigen Einsparungschance sicher lohnend! 7

8 NARZ & AVN Deutsche Apotheker-Skimeisterschaften Wir waren hilfreich dabei W eit über 900 Teilnehmer lockten die gemeinsam ausgetragenen 22. Deutschen Apothekerskimeisterschaften und 19. Apotheker- Langlaufmeisterschaften in diesem Jahr an. Die Veranstalter, die Sanacorp AG und der Bayerische Apothekerverband, waren zufrieden. Denn Berchtesgaden, zum dritten Mal Austragungsort, stand NARZ/AVN und PRISMA ( aposoft ) fördern den Wintersport der Apotheker ganz im Zeichen der von ihnen organisierten Großveranstaltung. Am ersten Wettkampftag waren die Langläufer gefordert. Die 80 Starter konnten sich über eine bestens präparierte Loipe freuen (Damen 5,5 und Herren 10,5 Kilometer). Einzig die Aussicht war für sie nicht prickelnd. Die diesige Witterung verhinderte den Blick auf die Landschaft. Dafür wurden sie zum Ausklang des Tages mit einer Siegerehrung im Rahmen eines Spanischen Abends kulinarisch wie musikalisch entschädigt. Am zweiten Tag standen Riesenslalom (Strecke: 800 Meter, Höhendifferenz: 220 Meter) und Snowboardrennen auf dem Programm. Die alpine Piste am Götschen in Bischofswiesen präsentierte sich unter einem blauen Himmel samt strahlender Sonne. Die 260 Starter wurden aber auch am Rande der Strecke verwöhnt. Dafür hatten insbesondere NARZ/ AVN und PRISMA ( aposoft ) vorgesorgt: Mit Peter Webersberger, dem früheren Physiotherapeuten der Deutschen Bob-Nationalmannschaft, war ein Profi in Sachen Muskellockerungen und Massagen vor Ort. Die gutbesuchte Sponsorenmesse bot Prokurist Klaus Rothweiler, Apotheker Wolfgang Rieck (beide NARZ/ AVN) und Joachim Schrader, Systemberater bei PRISMA ( aposoft ), zahlreiche Gelegenheiten für fachliche Gespräche. Vielfach angesprochen: die Umsetzung des Apothekenabschlags, die Umstellung auf die achtstellige PZN sowie die Onlinedienstleistungen von NARZ/AVN (wie apokorrektur plus ). Hier treffen Sie NARZ/AVN und PRISMA ( aposoft ) März April April Mai Juni Pharmaziekongress der PharmaRundschau, Berlin 4. Westfälisch-lippischer Apothekertag, Münster 50. DAV-Wirtschaftsforum, Potsdam 51. Pharmacon Meran 51. Internationaler Fortbildungskurs für praktische und wissenschaftliche Pharmazie der Bundesapothekerkammer Niedersächsischer Apothekertag, Wolfsburg 8 Foto: Draxler

9 NARZ & AVN Fiskus Im Trend: Elektronische Steuerprüfungen A Foto: Treuhand Hannover GmbH uch 2013 werden Betriebsprüfungen vermehrt elektronisch durchgeführt werden. Solche Prüfungen sind keine Sonderfälle. Darauf müssen sich die Apotheker einstellen. Die Betriebsprüfer erklären die Zunahme mit der Kategorisierung der Apotheken als bargeldintensive Branche. Inwieweit Unternehmen durch einen Betriebsprüfer besucht werden, hängt in der Regel von der Umsatz- und Ertragslage des jeweiligen Unternehmens ab. So wurden Betriebe mit einem Gewinn von über Euro 2011 mit einer Wahrscheinlichkeit von über 70 Prozent geprüft. Bei Unternehmen mit einem Umsatz von über Euro beziehungsweise einem Betriebsergebnis ab Euro betrug die Prüfungswahrscheinlichkeit nur noch 20 Prozent. Allerdings ist nach Erfahrung der Treuhand Hannover ein sprunghafter Anstieg der digitalen Prüfungen bei Apotheken dort zu verzeichnen, wo Prüfer entsprechend geschult wurden, so wie beispielsweise 2012 in Schleswig-Holstein, während Hamburger Apotheken bislang überwiegend von der digitalen Prüfung verschont wurden. Welche Unterlagen sind steuerlich relevant? Diese Frage ist noch nicht höchstrichterlich geklärt. Unstrittig werden Wareneingangs- und Fakturarechnungen, Inventurpositionen sowie vom System erzeugte Lieferscheine und Bestandskorrekturen als steuerlich relevante Unterlagen eingeordnet. Hierzu gehören auch die Einzelzeilen aus dem Warenwirtschaftssystem. Zu den nichtsteuerrelevanten Daten zählen Statistikdaten, Controllingauswertungen aus den Warenwirtschaftssystemen sowie betriebswirtschaftliche Planungsrechnungen. Die Überlassung dieser Daten führt aber nicht zu einem Verwertungsverbot, der Prüfer darf diese Unterlagen also auswerten. Inwieweit Packungszahlen der Abrechnungsstelle, Informationen zu GKV-Umsätzen aus der Warenwirtschaft sowie Vorgänge, die nicht zu Umsätzen geführt haben, für die jedoch eine interne Vorgangsnummer vergeben wurde, steuerlich relevant sind, ist derzeit ebenfalls noch nicht rechtssicher geklärt. Der Betriebsprüfer ermittelt im Rahmen der Prüfung nur selten direkte steuerliche Mehrergebnisse, sondern stellt Fragen zu Differenzen zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung, die aus seiner Sicht auf Mehrerlöse hinweisen könnten. Auslösende Faktoren sind zum Beispiel: Andreas Ahrens, Geschäftsführer Treuhand Hannover Abstimmungsdifferenzen zwischen Buchhaltungsdaten, Abrechnungsdaten und Daten der Warenwirtschaft negative Kassenbestände fehlende Vorgangsnummern im Warenwirtschaftssystem fehlende Z-Bons im Warenwirtschafts system negative Warenbestände fehlende Rechnungs- und Belegnummern. Was tun, wenn der Betriebsprüfer sich angemeldet hat? Den Steuerberater informieren. Dieser wird mit dem Prüfer Ort, Zeitpunkt und Umfang der Prüfung abklären. Im Anschluss ist mit dem Steuerberater festzulegen, welche Unterlagen und Datenbestände bereitzustellen sind. Ist auch die Prüfung der Warenwirtschaft angeordnet, sollte man sich mit dem Steuerberater auf mögliche Fragen rund um das Warenwirtschaftssystem und dessen Nutzung vorbereiten. Nach unserer Erfahrung ist es hilfreich, den Prüfer nicht als Gegner zu sehen, sondern eine angenehme Prüfungsatmosphäre zu schaffen. Viele Fragen des Prüfers lassen sich gemeinsam mit dem Steuerberater und dem Warenwirtschaftsanbieter klären. Erfahrungsgemäß gibt es auch im Zeitalter der digitalen Betriebsprüfung sogenannte Nullprüfungen, die ohne Mehrergebnis beendet werden. Andreas Ahrens 9

10 Offizin apokorrektur plus Wer hat sich nicht schon ü 10

11 Offizin ber Retaxationen geärgert? M al unter uns: Haben Sie sich nicht auch schon über Retaxationen der Krankenkassen geärgert? NARZ/AVN haben sich als Apothekenpartner für ihre Kunden einen besonderen Zusatzdienst ausgedacht wenn wir vorstellen dürfen: apokorrektur plus. Verschaffen Sie sich mit Hilfe von apokorrektur plus die Möglichkeit, Rezepte auch rückwirkend ab Januar 2012 zu korrigieren. Nein, das ist kein Schreibfehler rückwirkend ab Januar 2012! Aktuelle Rezeptkontrolle plus Plausibilitätsprüfungen auch rückwirkend heißt für Sie: Holen Sie sich zu viel bezahltes Geld zurück, korrigieren Sie zu gering taxierte Rezepte, ändern Sie falsch bedruckte Zuzahlungen, beheben Sie Fehlbedruckungen im Nachhinein, verpassen Sie keine Korrekturfristen mehr, nutzen Sie unser Korrekturangebot per Faxverfahren, nehmen Sie teil an einem bisher einmaligen Serviceangebot auf dem Markt. Sie möchten apokorrektur plus Standpunkt von Wolfgang Rieck us der Pharmazie A wissen wir: Nicht alles, was neu ist, bringt dem Anwender Nutzen. Was jedoch die neue apothekencdxl angeht, steht für mich fest: nutzen? Gerne. Dieser in Deutschland einmalige Dienst steht Ihnen über die apotheken-cdxl zur Verfügung. Was die apotheken-cdxl von der bisherigen apotheken-cd unterscheidet: Installation und Datentransfer online Zuzahlungsquittungen online Imageverfügbarkeit 24 Monate online Rezeptkorrekturen auch für bereits abgerechnete Monate mit apokorrektur plus Einbindung mehrerer Filialen in das CD-Programm Vergabe von Zugriffsrechten individuell für jeden Mitarbeiter Onlineabruf von Parenteraliadaten inklusive Verwurfsinformationen und Fehlerbetrachtung Arzt- und Betriebsstättenauswertung. Das bedeutet für Sie im Apothekenalltag zum Beispiel: Sie benötigen mit der apothekencdxl keine monatliche CD per Post mehr. Durch die Onlinefunktion erfolgen die Aktualisierung des Programms und der Datentransfer einfach per Mausklick. Ihre Kunden bitten Sie um Zuzahllungsbefreiungen im Nachhinein? Sie ist kein Placebo, sondern eine echte Innovation, die auch meinen Kunden nutzt. In diesem Sinne freue ich mich auch weiterhin auf Ihre Anregungen, gern per unter der Anschrift: w.rieck@narz-avn.de. Stellen Sie sich diese schon abgerechneten Rezepte selber über die apotheken-cdxl in die apokorrektur plus, und ändern Sie die Zuzahlung. Die Korrekturabrechnung mit der Kasse übernehmen NARZ/AVN für Sie kostenfrei. Es gibt Probleme mit Zuzahlungsquittungen durch eine geänderte Versichertennummer? Teilen Sie dem Kunden in der Datenbank die alte und die neue Versichertennummer zu, und erstellen Sie so eine komplette Zuzahlungsquittung. Kaum hat man sich an eine Sache gewöhnt, ändert sie sich schon wieder! Unsere apotheken-cd feiert immerhin bereits ihren 15. Geburtstag. Manchmal sind Veränderungen einfach gut! Vielleicht wird es Zeit dafür, entscheiden Sie selbst. Haben wir Sie neugierig gemacht auf so viele Vorteile, die Sie noch gar nicht nutzen? Über die Hotline (Tel.: 04 21/ ) erhalten Sie Informationen unter anderem über die Systemvoraussetzungen der apotheken-cdxl. Dort erfahren Sie auch mehr über unseren neuen VIP- Service. Für apokorrektur plus in der Hotline verantwortlich: Nicol Hartmann Sie können selber installieren oder dies einen Installationsservice per Fernwartung für 50 Euro erledigen lassen. In letzterem Fall können Sie sich entspannt zurücklehnen, NARZ/ AVN nehmen Ihnen die Arbeit ab. Übrigens: Die ersten zehn Apotheken, die (ab dem 18. Februar 2013) eine apotheken-cdxl bestellen, gewinnen eine solche Installation. Foto: Draxler (2); NARZ/AVN (1) 11

12 Dahinter steht immer ein starkes Team! Mit Ihrem persönlichen Treuhand-Berater kümmert sich ein ganzes Team hochspezialisierter Treuhand-Mitarbeiter um alle Ihre betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Fragen. Wechseln Sie jetzt zum Marktführer und entscheiden Sie sich für Mehrwert, mehr Zeit und mehr Sicherheit! Über 30 Niederlassungen deutschlandweit auch in Ihrer Nähe: weitere Infos unter Treuhand Hannover GmbH -Steuerberatungsgesellschaft- Hildesheimer Straße Hannover Tel.: