Qualitätssicherung einer digital geführten Buchhaltung

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Frank Hase
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1 Qualitätssicherung einer digital geführten Buchhaltung mit Methoden aus der Abschlussprüfung Autoren des Fachartikels: Mag. Helmut Katzenberger, WP/StB Dipl.-Inform.(FH) Christian Weinzierl Foliensatz: Dipl.-Inform.(FH) Christian Weinzierl

Mag. Helmut Katzenberger, WP/StB Dipl.-Inform.

2 Themenübersicht Wie kann der Steuerberater vom Wissen und Erfahrungsschatz des Wirtschaftsprüfers bei der Organisation einer digitalen Buchführung profitieren? o Zielsetzung o Ausgangssituation o Definitionen o Synergien WP / Buchhaltung o Handlungsfelder o Ergebnisse / Thesen

3 Zielsetzung Trends erkennen Technologie nutzen Mitarbeiter qualifizieren Strukturen anpassen Zukunft sichern Qualität hoch halten Wissen im Berufstand nutzen Aufwand optimieren

4 Zielsetzung Steuerberater-Qualität bei Buchhaltung o als Differenzierungskriterium zum Mitbewerb Gutes Preis-/Leistungsverhältnis o im Geschäftsfeld Buchhaltung Partner im Rechnungswesen o auf Basis der Daten aus Buchhaltung Ertragskraft steigern o Gewinn mit Buchhaltung Zukunft sichern Qualität hoch halten Wissen im Berufstand nutzen Aufwand optimieren

Rechnungswesen o auf Basis der Daten aus Buchhaltung Ertragskraft steigern o Gewinn mit

5 Ausgangssituation Analogien zur Situation digitale Buchführung ARCHITEKTEN

6 Ausgangssituation Analogien zur Situation digitale Buchführung ARCHITEKTEN Papier-Prozesse computer aided design (CAD)

7 Definitionen Buchführungsqualität Bearbeitungsdauer Durchlaufzeit Auswertungen (inkl. Aktualität) Digitale Buchführung Digitale Belege Digitale Beleg- und Datenflüsse Digitaler Zugriff (Archiv) Automatisierte Buchführung Medienbrüche verhindern Manuelle Tätigkeiten vermeiden Daten elektronisch verarbeiten

Aktualität) Digitale Buchführung Digitale Belege Digitale Beleg- und

8 Definitionen Bearbeitungsdauer Unter dem Aspekt Buchführungsqualität ist das Buchführungsqualität Durchlaufzeit größte Defizit einer digital geführten und automatisierten Buchhaltung, dass durch die Automatisierung der Auswertungen (inkl. Aktualität) einzelne Beleg vom Buchhalter im Verarbeitungsprozess Digitale Belege nicht mehr gesehen wird und somit auch keine Digitale Buchführung Digitale Beleg- und Datenflüsse belegorientierte Sichtprüfung Digitaler mehr Zugriff unterliegt. (Archiv) Automatisierte Buchführung Medienbrüche verhindern Manuelle Tätigkeiten vermeiden Daten elektronisch verarbeiten

Aktualität) einzelne Beleg vom Buchhalter im Verarbeitungsprozess Digitale Belege nicht mehr gesehen wird und somit auch keine Digitale Buchführung

9 Definitionen Bearbeitungsdauer Buchführungsqualität Die fehlende Sichtkontrolle Durchlaufzeit am einzelnen Beleg bedeutet: Auswertungen (inkl. Aktualität) - Wir brauchen ein alternatives Verfahren zur Qualitätssicherung einer Digitale digitalen Belegeund Digitale automatisierten Buchführung Buchführung. Digitale Beleg- und Datenflüsse Digitaler Zugriff (Archiv) Automatisierte Buchführung Medienbrüche verhindern Manuelle Tätigkeiten vermeiden Daten elektronisch verarbeiten

Aktualität) - Wir brauchen ein alternatives Verfahren zur Qualitätssicherung einer Digitale digitalen Belegeund

10 Qualität erfordert Zeit Zeitgewinn durch neue Verfahren u. durch technische Automatisierung.

11 Ableitung von Synergien aus WP-Methoden Abschlussprüfung Digitale Buchführung Risikoanalyse Sachverhaltsanalyse Prüfungsplanung Buchführungsplanung Umfang, Termine Prüfungsdurchführung Qualitäts-Checks Buchführungs-Checklisten Dokumentation, Review Systemergänzungen Lerndatei, Checklisten

Buchführungsplanung Umfang, Termine Prüfungsdurchführung

12 Handlungsfelder Mitarbeiter Technologie Prozesse Schulung und Coaching zu Digitale Buchführung Qualitätssicherung (analog Abschlussprüfer) Lerndatei Buchführungssystem Infrastruktur digitales Buchführungssystem OCR-Buchungssatzerkennung softwaregestützte Qualitätssicherung Führung Kennzahlen zur Qualitätsmessung zur Effizienzmessung Um die digitalen Prozesse messen und steuern zu können.

Buchführungssystem OCR-Buchungssatzerkennung softwaregestützte Qualitätssicherung Führung

13 Ergebnis / Thesen Die Digitalisierung der Methoden der Buchhaltung kann nicht aufgehalten werden. Eine Oxford-Studie aus 2013 unterstellt, dass die Leistung Buchhaltung mit einer Wahrscheinlichkeit von 98 % automatisiert werden kann. Die Umstellung von der heute papierbasierten Buchhaltung auf digitale Buchführung bedeutet für diesen Arbeitsbereich eine erhebliche (zeitliche) Herausforderung. Durch digitale und automatisierte Buchführung kann die Effizienz gesteigert und die Qualität mindestens gehalten werden. Noch kann damit die Ertragssituation des Geschäftsfelds Buchhaltung verbessert werden. Die Umstellung auf digitale und automatisierte Buchführung kann auf Basis von bekannten Verfahren aus der Abschlussprüfung durchgeführt werden. Die Methoden sind also bereits in der Praxis erprobt.

Die Umstellung von der heute papierbasierten Buchhaltung auf digitale Buchführung bedeutet für diesen Arbeitsbereich eine erhebliche (zeitliche) Herausforderung.

14 Sie haben noch Fragen oder Anmerkungen? Ich freue mich auf den Dialog mit Ihnen! o christian.weinzierl@datev.at o 01/

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