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Transkript

1 Schritt für Schritt Download-Anleitung Vielen Dank, dass Sie sich für eines unserer Produkte entschieden haben. Sie haben Probleme mit dem Link vorne in Ihrem Prüfungstrainer? Hier haben wir für Sie eine Anleitung, die Sie Schritt für Schritt bis zum Download begleiten wird. Keine Sorge, das ist alles ganz einfach. Für uns als Beispiel dient die Bestell-Nummer 195 Informationsverarbeitung, Prüfungstrainer zur praktischen Prüfung, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation. Schritt 1: Geben Sie den angegebenen Link oben in Ihre Browserzeile ein. In unserem Beispiel: Tippen Sie den Link genau ab und vergessen Sie nicht die Endung.zip am Ende! 2012 U-Form Verlag, Solingen, Herm. Ullrich (GmbH & Co.) KG Schritt 2: Wenn Sie den Link eingegeben haben, drücken Sie bitte die Taste Enter. Direkt darauf sollte sich ein Downloadfenster öffnen, wie dieses hier von Firefox. Schritt 3: Wählen Sie wie hier Datei speichern an und bestätigen Sie mit einem Druck auf [OK]. Anschließend sollten Sie die Datei in Ihren Eigenen Dateien im Ordner Downloads wiederfinden (falls Sie einen anderen Ort zum Speichern von Downloads ausgewählt haben, sollten Sie dort nachsehen). Die gespeicherte zip-datei können Sie mit einem Doppelklick öffnen. Darin finden Sie ergänzende Dokumente zu Ihrem Prüfungstrainer (z. B. in Form von Word-Dateien, Excel-Dateien, PDFs etc.)

2 Sabine Knauer Bürokaufmann/Bürokauffrau Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation Prüfungstrainer zur praktischen Prüfung Informationsverarbeitung, Word 2010 Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen Aufgabenteil Bestell-Nr U-Form Verlag Hermann Ullrich (GmbH & Co) KG

3 Deine Meinung ist uns wichtig! Du hast Fragen, Anregungen oder Kritik zu diesem Produkt? Das U-Form Team steht dir gerne Rede und Antwort. Direkt auf facebook.com/pruefungscheck fragen, diskutieren, stöbern und weiteres Wichtige und Wissenswerte rund um Ausbildung erfahren oder einfach eine kurze an COPYRIGHT U-Form Verlag, Hermann Ullrich GmbH & Co. KG Cronenberger Straße Solingen Telefon Telefax Internet: Alle Rechte liegen beim Verlag bzw. sind der Verwertungsgesellschaft Wort, Goethestraße 49, München, Telefon , zur treuhänderischen Wahrnehmung überlassen. Damit ist jegliche Verbreitung und Vervielfältigung dieses Werkes durch welches Medium auch immer untersagt. 3. Auflage 2015 (inhaltlich unveränderter Nachdruck) ISBN U-Form Verlag Kopieren verboten!

4 Inhaltsverzeichnis Seite Einführung Vorwort 6 Wie sieht die Abschlussprüfung im Fach Informationsverarbeitung aus? Bürokaufmann/Bürokauffrau 7 8 Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation 9 10 Grundsätze zur Lösung der Aufgaben zur Textverarbeitung/Textformulierung und -gestaltung Hinweise zur Bearbeitung der Aufgaben 11 Grundsätze der Textgestaltung 11 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung, DIN Grundsätze der Textformulierung 12 Aufbau eines Geschäftsbriefes 13 Vorlagen für Geschäftsbriefe nach DIN Wie wird das Anschriftfeld beschriftet? Vorlage Interne Mitteilung (Beispiel) 21 Wie arbeite ich mit dem Download? Aufgaben Siehe Themenliste Seite 4 und 5 Hinweis: Die Aufgaben bestehen jeweils aus einem Teil Textgestaltung und einem Teil Textformulierung. Da es sich um handlungsorientierte Situationsaufgaben handelt, sind diese Teile einer Aufgabe nicht immer in gleicher starrer Reihenfolge gestellt, sondern können auch in umgekehrter Reihenfolge Textformulierung und danach Textgestaltung erfolgen. Die folgende Tabelle erleichtert Ihnen auf einen Blick die Orientierung. U-Form Verlag Kopieren verboten! 3

5 Inhaltsverzeichnis Aufgabe Inhalte Seite Textgestaltung 1.1 Ausbildungsabteilung: Gestalten und Formulieren eines Ergebnisprotokolls 2.1 Vertriebsabteilung: Messeeinladung: Serienbrief Datenquelle in Excel 3.2 Beschaffungsvorgang: Formulieren und Gestalten eines Geschäftsbriefes: Lieferungsverzug 4.2 Personalwesen/Betriebsrat: Einladung zu einem Betriebsfest: Gestaltung des Anmeldeformulars 5.2 Beschaffungsvorgang: Gestaltung einer Checkliste zur Rechnungsprüfung 6.1 Personalabteilung: Erstellen eines Zwischenzeugnisses nach Korrekturvorgaben 7.2 Personalabteilung: Interne Mitteilung: Formatierung nach Vorgaben 8.1 Beschaffungsabteilung: Meeting zum Thema Umweltschutz: Formular erstellen: Ergebnisprotokoll 9.2 Beschaffungsvorgang: Tabelle in MS Word erstellen und formatieren: Angebotsvergleich 10.2 Personalabteilung: Erstellen eines Formulars für Abmahnungen 11.2 Personalabteilung: Formular erstellen: Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses 12.2 Organisation einer Fachtagung: Formatierung einer Tischvorlage: Tagesordnung 13.2 Ausbildungsabteilung: Werbung um Nachwuchskräfte: Organisation Tag der offenen Tür Erstellen der Datenquelle Textformulierung 1.2 Ausbildungsabteilung: an einen Dozenten Vertriebsabteilung: Messeeinladung: Formulieren und Erstellen eines Serienbriefes 3.1 Beschaffungsvorgang: an die Geschäftsleitung 4.1 Personalwesen/Betriebsrat: Einladung zu einem Betriebsfest: Formulieren und Gestalten der Einladung 5.1 Beschaffungsvorgang: Geschäftsbrief: Reklamation einer Rechnung 6.2 Personalabteilung: an einen leitenden Mitarbeiter in Zeugnisange legenheit 7.1 Personalabteilung: Geschäftsbrief an einen Mitarbeiter 8.2 Beschaffungsabteilung: Meeting zum Thema Umweltschutz: Inhaltliche Erstellung des Ergebnisprotokolls 9.1 Vertrieb: Angebot per unterbreiten Personalabteilung: Schriftliche Abmahnung auf Geschäftsbriefvordruck 11.1 Personalabteilung: Interne Mitteilung formulieren: Verpflichtungserklärung Wahrung des Datengeheimnisses 12.1 Organisation einer Fachtagung: Geschäftsbrief: Hotelreservierung Ausbildungsabteilung: Werbung um Nachwuchskräfte: Organisation Tag der offenen Tür Formulierung des Einladungsschreibens als Serienbrief-Hauptdokument U-Form Verlag Kopieren verboten!

6 Inhaltsverzeichnis Aufgabe Inhalte Seite Textgestaltung 14.1 Abteilungsorganisation: Einteilung von Arbeitszeiten in Schichten: Erstellen einer Tabelle 15.1 Organisation: Formatierung einer Briefdatei als Serienbrief-Hauptdokument Erstellen einer Datenquelle Einfügen der Seriendruckfelder und eines Bedingungsfeldes in das Serienbrief-Hauptdokument 16.1 Eventorganisation: Geschäftseröffnung: Formatierung eines Einladungsschreibens 17.2 Personalentwicklung: Organisation eines Workshops: Anmeldeformular zu einem Workshop entwerfen 18.1 Privatbrief mit geschäftlichem Inhalt: Formatierung eines Gratulationsschreibens an einen Geschäftsfreund Textformulierung 14.2 Abteilungsorganisation: Interne Mitteilung an die Mitarbeiter 15.2 Organisation: an ein Postdienstleistungsunternahmen mit der Bitte um ein Angebot: Thema: Adresspflege 16.2 Eventorganisation: an einen Berater für Eventmarketing: Thema: Geschäftseröffnung 17.1 Personalentwicklung: Organisation eines Workshops: Interne Mitteilung: Einladung Eventorganisation: Organisation eines Empfangs in einem Hotel: an das Hotel Bildnachweis 84 U-Form Verlag Kopieren verboten! 5

7 Aufgaben Hinweis: Die gewählten Namen sind rein fiktiv. Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen oder Personen sind zufällig. U-Form Verlag Kopieren verboten! 25

8 Aufgabe 1 Situation Sie arbeiten als Sachbearbeiter/-in in der Ausbildungsabteilung der Kasimir Klacks & Co. KG, Großhandel für Haustier-Pflegeprodukte, Am Storchennest 11, Gera. Die letzte kaufmännische Zwischenprüfung offenbarte bei den Auszubildenden Schwächen in bestimmten Prüfungsgebieten. Aus diesem Grunde fand eine Besprechung statt, um über Maßnahmen zu beraten, die Prüfungsleistungen der Auszubildenden im Hinblick auf die Abschlussprüfung zu verbessern. Sie wurden gebeten, über diese Besprechung ein Ergebnisprotokoll anzufertigen. Teilnehmer der Besprechung: Frau Bach, Ausbildungsleiterin, Leiterin der Besprechung Herr Hastig, Betriebsrat Herr Panitz, Kaufmännische Organisation Frau Reinhardt, Bilanzbuchhalterin Frau Özdemir, Auszubildendenvertreterin Herr/Frau... (Ihr Name), Protokollführer(in) Ort der Besprechung: Büro von Frau Bach Datum und Uhrzeit nach eigener Wahl Inhalt: Folgende Punkte haben Sie sich notiert: In Einzelgesprächen mit den Auszubildenden ist zu klären: Ursachen für Leistungsversagen (Betrieb, Schule, Familie)? Welche Hilfestellungen sind möglich? Einführung eines Werksunterrichtes, einmal wöchentlich während der Arbeitszeit, für alle kaufmännischen Auszubildenden. Fächer: Betriebslehre, Rechnungswesen (hier: größte Probleme!) Frau Bach wird Herrn Dipl.-Hdl. Frank Hammertal von der hiesigen Berufsschule bitten, ab 1. Dezember 20.. den wöchentlichen Werksunterricht zu übernehmen. Frau Özdemir möchte ein E-Learning-Programm für Rechnungswesen anschaffen und findet, dass das Ausbildungsunternehmen zusätzliches Lernmaterial zur Prüfungsvorbereitung bestellen sollte. Sie ist bereit, sich über Lernprogramme und Lernmaterial in diesem Bereich zu informieren. Sie wird gebeten, Ende November Frau Bach konkrete Anschaffungsvorschläge zu unterbreiten. Frau Reinhardt (Bilanzbuchhalterin) will Auszubildenden individuell Hilfestellung in Buchführung geben, nähere Bedingungen sind noch zu klären. Aufgabe 1.1 Schreiben Sie ein Ergebnisprotokoll über diese Besprechung. Ein Beispiel für die Gestaltung finden Sie in Aufgabe 2, Seite 30. Überschrift über das gesamte Dokument: Ergebnisprotokoll (in Fett) Protokollkopf: in tabellarischer Form (siehe Beispiel zu Aufgabe 2, Seite 30 hier im Aufgabenteil) Thema der Besprechung: Fügen Sie das Thema in Fettdruck unter dem Protokollkopf ein. Lassen Sie davor und danach zwei Leerzeilen Abstand Formulieren Sie den Protokolltext. Angaben zu den Inhalten siehe Situationsbeschreibung Gestalten Sie den Schluss des Protokolls. U-Form Verlag Kopieren verboten! 27

9 Aufgabe Frau Bach beauftragt Sie, eine an Herrn Frank Hammertal zu schreiben und anzufragen, ob er bereit ist, den Werksunterricht zu übernehmen. Öffnen Sie die Datei Aufgabe_1.2_Textformulierung und formulieren Sie den Text der . Speichern Sie die Datei unter einem von Ihnen gewählten Namen als Lösung ab. Aufgabe_1.2_Textformulierung An Cc Betreff: hammertal.frank@web.de Katharina Mai Ausbildungsabteilung Kasimir Klacks & Co. KG Am Storchennest Gera mai@kasimir-klacks.de Homepage: Telefon: (Durchwahl -386) Fax: Amtsgericht Gera HRA U-Form Verlag Kopieren verboten!

10 Sabine Knauer Bürokaufmann/Bürokauffrau Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation Prüfungstrainer zur praktischen Prüfung Informationsverarbeitung, Word 2010 Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen Lösungs- und Erläuterungsteil Bestell-Nr U-Form Verlag Hermann Ullrich (GmbH & Co) KG

11 Technische Vorbemerkungen Lösungen Programmversion MS Office 2010 Zum Download Zu allen Aufgabenteilen finden Sie fertige Lösungsdateien zum Download unter Vergleichen Sie diese Lösungen mit den von Ihnen selbst erstellten Lösungen und lesen Sie die Erläuterungen dazu hier im Lösungsteil. Technische Vorbemerkungen In den Erläuterungen zu den Lösungen werden die einzelnen Schritte nur stichwortartig in Kurzform dargestellt, um den Zusammenhang der Lösung nachvollziehen zu können. Es wird davon ausgegangen, dass Ihnen aus der Arbeit mit Office 2010 die Grundlagen geläufig sind. Das Anwendungsfenster bei Office 2010 zeichnet sich durch ein Menüband aus, mit Schaltflächen und Symbolen, aus denen die Funktionen leicht zu erkennen sind. Register Gruppe In Word 2010 kann der Arbeitsbereich individuell eingerichtet werden. Es können Register hinzugefügt und unter diesen Registern eigene Gruppen eingerichtet werden. (Siehe dazu unter Datei Optionen Menüband anpassen.) U-Form Verlag Kopieren verboten! 5

12 Lösung Aufgabe 1 Lösung_1.1 Kasimir Klacks Großhandel für Haustier- Pflegeprodukte Am Storchennest Gera Ergebnisprotokoll Ort Datum 13. November 20.. Uhrzeit Teilnehmer Büro von Frau Bach, Ausbildungsleiterin 14:00 Uhr 14:45 Uhr Frau Bach, Ausbildungsleiterin Herr Hastig, Betriebsrat Herr Panitz, Kaufmännische Organisation Frau Reinhardt, Bilanzbuchhalterin Frau Özdemir, Auszubildendenvertreterin Herr/Frau [Ihr Name], Protokollführer(in) Thema: Fördermaßnahmen für kaufmännische Auszubildende Für die kaufmännischen Auszubildenden erscheinen zusätzliche Fördermaßnahmen notwendig. In Einzelgesprächen wird Frau Bach Ursachen für Lernschwierigkeiten nachgehen, um gezielt Hilfestellung leisten zu können. Es wird beschlossen, einmal wöchentlich während der Arbeitszeit einen Werksunterricht in den Fächern Betriebslehre und Rechnungswesen abzuhalten. Frau Bach versucht, Herrn Dipl.-Hdl. Frank Hammertal zu gewinnen, den wöchentlichen Werksunterricht zu übernehmen. Frau Özdemir wird bis Ende November d. J. Frau Bach konkrete Anschaffungsvorschläge für ein E-Learning-Programm für Rechnungswesen sowie für zusätzliche Ausbildungsmaterialien unterbreiten. Frau Reinhardt bietet an, die Auszubildenden im Bereich Buchführung individuell zu unterstützen. Es ist noch zu klären, in welchem Rahmen sich diese Hilfe bewegen soll. Gera, 15. November 20.. Protokollführer(in Sitzungsleiterin Verteiler: Teilnehmer der Besprechung Unterschrift Bach 6 U-Form Verlag Kopieren verboten!

13 Lösung Aufgabe 1 Protokollarten Protokolle sind Niederschriften über den Verlauf und die Ergebnisse von Konferenzen, Verhandlungen, Besprechungen usw. Sie dienen dazu, das festzuhalten, was dort besprochen und beschlossen worden ist. Das Protokoll hat damit dokumentarischen Charakter. Es wird in der Regel im Präsens verfasst. Je nachdem, wie ausführlich protokolliert wird, unterscheidet man wörtliche Protokolle ausführliche Protokolle (Verlaufsprotokolle) Kurzprotokolle Ergebnis- und Beschlussprotokolle Bei wörtlichen Protokollen wird jeder Rede- oder Diskussionsbeitrag eines Teilnehmers wörtlich aufgenommen und wiedergegeben. Dies ist vor allem bei Parlamentsdebatten und bedeutsamen nationalen und internationalen Verhandlungen, aber auch bei wichtigen Versammlungen von Verbänden und Organisationen üblich. Die Aufnahme und Ausfertigung derartiger Protokolle leisten besonders ausgebildete Parlaments- und Verhandlungsstenografen. Ausführliche Protokolle (Verlaufsprotokolle) geben den Fortgang der Verhandlungen wieder sowie wesentliche Beiträge, Einwände, Argumente. Die Namen der Redner werden dabei ebenfalls genannt. Die Redebeiträge werden in der Form der indirekten Rede wiedergegeben. Aus einem ausführlichen Protokoll ist ersichtlich, wie es zu bestimmten Ergebnissen und Beschlüssen gekommen ist. Kurzprotokolle beschränken sich in der Darstellung des Verlaufs einer Sitzung auf die wichtigsten Punkte, sodass klar wird, wie es zu bestimmten Ergebnissen und Beschlüssen gekommen ist. Es handelt sich um eine verkürzte Form des Verlaufsprotokolls. Ergebnis- und Beschlussprotokolle geben lediglich die Ergebnisse, Anträge und Beschlüsse wieder. Es kann daraus nicht nachvollzogen werden, wie es zu den Beschlüssen kam. U-Form Verlag Kopieren verboten! 7

14 Lösung Aufgabe 1 Lösung_1.2 An hammertal.frank@web.de Cc Betreff: Werksunterricht für unsere kaufmännischen Auszubildenden Sehr geehrter Herr Hammertal, unsere Auszubildenden brauchen Ihre Hilfe! Wären Sie bereit, einmal wöchentlich möglichst schon ab 1. Dezember d. J. in den Fächern Betriebslehre und Rechnungswesen den Werksunterricht zu übernehmen? Nähere Fragen, wie z. B. die Gruppenstärke, Ausbildungsjahr, Ausbildungsberufe sowie Ihre Konditionen könnten wir in einem persönlichen Gespräch klären. Über Ihren Anruf würde ich mich sehr freuen. Katharina Mai Ausbildungsabteilung Kasimir Klacks & Co. KG Am Storchennest Gera mai@kasimir-klacks.de Homepage: Telefon: (Durchwahl -386) Fax: Amtsgericht Gera HRA U-Form Verlag Kopieren verboten!