Fortbildung BBS Verwaltung. Serienbriefe. Fortbildung. Fortbildung. für die Zeugnisschreibung

Transkript

1 1 Fortbildung BBS Verwaltung für die Zeugnisschreibung Serienbriefe Inhalt Fortbildung 2 Vorgehensweise vorhandene Vorlage ändern Vorlage auswählen in Meine Vorlagen kopieren Vorlage dort bearbeiten mit der Vorlage drucken ggf. dem Administrator oder anderen mailen Empfangen der geänderten Vorlage 2 Inhalt Fortbildung 3 Vorbereitung der Zeugnisschreibung Zeugnisvorlagen für Bildungsgänge bearbeiten Fächer, kopieren von Vorlagen Einsetzen von Texten in bestimmte Felder Ändern einzelner Felder übernehmen der geänderten Daten 3

2 4 Beispiel: Zusage für Bewerber Schülerdialog öffnen Bewerber einschalten 4 5 Klasse mit den Bewerbern suchen 5 6 zu ändernde Vorlage auswählen 6

3 7 mit rechter Maustaste klicken 7 8 die kopierte Vorlage auswählen 8 9 Meine Vorlagen auswählen 9

4 10 Umbenennen und duplizieren von Vorlagen mit rechter Maustaste klicken Virtueller Stundenplan liefert Hauptdokument (Vorlage) und Datenquelle an MS-Word Datenquelle enthält die Seriendruckfelder mit den Schülerdaten und bis zu 6 frei definierbare Eingabefelder Schülerdaten.xls in Dokumente\Briefe 12

5 Reiter Sendungen->Vorschau Ergebnisse 13 Hinweis: Bilder (Logos, Unterschrift SL) erscheinen oft erst beim eigentlichen Druck korrekt Markieren der Seriendruckfelder: Sendungen -> Seriendruckfelder hervorheben Vorschau der einzelnen Briefe: Vorschau Ergebnisse: EIN Datensatz-Navigator 15

6 16 Einfügen von Seriendruckfeldern Sendungen -> Seriendruckfelder einfügen Seriendruckfelder sind gruppiert nach Schülerdaten, Elterndaten, Betriebsdaten, Schuldaten, Eingabefeldern Die Vorlage wie gewünscht ändern Speichern + Beenden (oder Beenden + Speichern) Rückkehr zum Virtuellen Stundenplan Doppelklick auf die geänderte Vorlage zum Drucken Hauptdokument und Datenquelle werden zusammengefügt und ergeben Serienbriefe mit rechter Maustaste klicken 18

7 19 maximal 6 Eingabefelder Name = Name des Seriendruckfeldes (stehen am Ende der Liste) mit rechter Maustaste klicken Einfügen von Werten aus den Eingabefeldern Sendungen -> Seriendruckfelder einfügen die 6 Eingabefelder sind ganz am Ende der verfügbaren Felder 21

8 22 Abfragen z.b. Teilzeit / Vollzeit Umschalten zwischen dem aktuellen Wert und der Feldfunktion mit Taste ALT F9 ALT + F9 z.b. zum Beheben von Tippfehlern Hinweis: falls die geschweiften Klammern versehentlich gelöscht wurden, mit der Taste Strg F9 erzeugen (die normalen Klammern funktioniert nicht!) Verschicken der bearbeiteten Vorlagen mit rechter Maustaste klicken 24

9 25 Empfangen von Vorlagen mit rechter Maustaste klicken in das dann geöffnete Fenster die Vorlage aus der Mail speichern Hinweis: bei Eingabefeldern gleichnamige.ini-datei mit verschicken Bearbeiten des Status der Bewerbung (Absage Zusage etc.) 27

10 28 Sortieren der Bewerber durch Klick in die Überschrift Schüler markieren (klicken und ziehen) oder einzeln bei Text 5 neuen Text auswählen z.b. Zusage Taste bei selektierten SuS einsetzen Hinweis: Text kann auch direkt eingegeben werden 30

11 31 Taste geänderte Datensätze übernehmen Bewerber -> Schüler ändern Schüler auswählen (sortieren z.b. nach Text6) Ändern von Ausbildungsende, -start etc. nach gleicher Vorgehensweise 33

12 34 Export nach Excel (z.b. zum Drucken) Filtern von Schülerdaten beim Drucken Weitere Bedingungen für den Filter einstellen 35