Handlungsanleitung zur Erstellung von Serienbriefen auf Basis einer Geschäftsbriefvorlage nach DIN 5008

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1 LO3 Handlungsanleitung zur Erstellung von Serienbriefen auf Basis einer Geschäftsbriefvorlage nach DIN 5008 Inhaltsverzeichnis: Version 3.3 für Libre Office Writer April 2016 Seite 1. Die Feldhinterlegung anpassen 2 2. Eine Kundendatei als Datenquelle einbinden 2 3. Seriendruckfelder einfügen und die Vorschau der Feldinhalte aktivieren 3 4. Zur neutralen Serienbriefansicht zurückkehren 4 5. Den Betreff für den Versand einer Rechnung anpassen 4 6. Das Datum im Infoblock als Feld einfügen 4 7. Die Anrede personalisieren 5 8. Ausgewählte Dokumente drucken 6 Anlagen: Anlage 1 [3 Seriendruckdokumente (Beispielrechnungen)] Quellen: 1. Writer Handbuch - Kapitel 14 - Mit Feldern arbeiten - openoffice.org 2.

2 2 Erstellung von Serienbriefen Auftrag: Erzeugen Sie in Writer auf Basis der bereits erstellten Briefvorlage Dokumente für den Seriendruck. Als Quelldokument für die Kundendatensätze verwenden Sie ihre Kundendatei aus Libre Office Calc. Arbeiten Sie dazu die vorliegende Handlungsanleitung schrittweise ab. Der Seriendruck ist ein wichtiges Element der Rationalisierung der Schreibarbeit in allen Bereichen von Wirtschaft und Verwaltung. Dabei werden statische Dokumentinhalte und dynamische Inhalte aus einer Quelldatei (Anschriften von Kunden, Kunden- und Rechnungsnummern ) sinnvoll miteinander verknüpft. Dazu gehört auch die Personalisierung des zu versendenden Dokumentes, wie sie z. B. in der persönlich gehaltenen Anrede zum Ausdruck kommen kann. 1. Die Feldhinterlegung anpassen Dynamische Daten werden über Felder integriert. Damit man Felder von normalem Text während der Dokumentbearbeitung unterscheiden kann, sollte man die Feldhinterlegung den eigenen Ansprüchen entsprechend einrichten. Über Extras Optionen ist das in Writer möglich (s. Screenshot). Die graue Hinterlegung der vereinbarten Felder wird nicht mit ausgedruckt. Über Ansicht Markierungen oder Strg+F8 kann die Feldhinterlegung schnell ein- und ausgeschaltet werden. 2. Eine Kundendatei als Datenquelle einbinden Öffnen Sie ihre Briefvorlage in Writer und wählen Sie unter Bearbeiten den Menüpunkt Datenbank austauschen. Anschließend wählen Sie über Durchsuchen ihre Kundendatei aus. Mit Festlegen bestätigen Sie ihre Auswahl. Nun ist ihr Serienbrief-Grunddokument mit ihrer Datenquelle verknüpft. Sie können die Datenquelle mit F4 anzeigen oder verbergen.

3 Thomas Rudolph Handlungsanleitungen für den betrieblichen Office-Einsatz 3. 3 Seriendruckfelder einfügen und die Vorschau der Feldinhalte aktivieren Nachfolgend sollen in die vorbereiteten Platzhalter (Adressfeld, Betreff, Anrede) Felder integriert werden. Dazu ist, beginnend im Adressfeld, der erste Platzhalter (Anrede) zu markieren. Anschließend wird über Einfügen Feldbefehl Andere oder Strg+F2 das Fenster Feldbefehle geöffnet. Im Register Datenbank können unter Feldtyp und Seriendruckfeld nun im rechten Fenster aus der verknüpften Datenbank die Platzhalter des Adressfeldes durch die hier aufgeführten Spaltenkopfbezeichner mit Einfügen ersetzt werden. Das Adressfeld sollte anschließend so wie im Screenshot aussehen. Im nächsten Schritt soll überprüft werden, ob die Kundendaten wie gewollt in die Felder eingefügt werden. Dazu ist bei aktivierter Datenquelle (F4) der grau hinterlegte Zeilenkopf eines Datensatzes zu markieren. Es erscheint ein grünes Dreieck im Zeilenkopf. Die Schaltfläche [Daten in Felder] ermöglicht eine Vorschau auf die zu erwartenden Feldinhalte.

4 4 4. Zur neutralen Serienbriefansicht zurückkehren Um den Serienbrief nur mit den Spaltenköpfen anzuzeigen, sollte über Bearbeiten Datenbank austauschen noch einmal mit der Datenquelle verbunden werden. Danach sollte die neutrale Ansicht wiederhergestellt sein. Während der Erstellungsphase empfiehlt es sich, dass Dokument nur in der neutralen Ansicht zu speichern. 5. Den Betreff für den Versand einer Rechnung anpassen Die Betreffzeile soll hier beispielhaft für den Rechnungsversand vorbereitet werden. Werden andere Dokumente verfasst, muss der Betreff entsprechend anders gestaltet werden. Wir verändern die oben abgebildete Zeile entsprechend der Abbildung. Dabei sind die in Klammern gesetzten Bestandteile die Platzhalter für die einzufügenden Felder. Nun werden nach der im Abschnitt 3. beschriebenen Verfahrensweise die Platzhalter durch die echten Felder aus der Datenquelle ersetzt: Über [Daten in Felder] sieht der Betreff dann folgendermaßen aus: 6. Das Datum im Infoblock als Feld einfügen Im Infoblock soll ein Datum eingefügt werden, dass sich selbst aktualisiert. Hierzu wird über Einfügen Feldbefehl Datum das Datum im Infoblock an der vorgesehenen Position platziert. Mit Rechtsklick in das grau hinterlegte Datumsfeld können nun über Feldbefehl die gewünschten Optionen vereinbart werden.

5 5 7. Die Anrede personalisieren In die abgebildete Form der Anrede müssen zwei Felder und ein Bedingungsfeld integriert werden. Für "Anrede" und "Name" geschieht das wie unter 3. beschrieben. Für "geehrte" wird über Einfügen Feldbefehl Andere oder Strg+F2 im Register Funktionen eine Bedingung (Bedingter Text) vereinbart. Dazu ziehen Sie den Spaltenkopf Anrede aus der mittels [F4] sichtbar geschalteten Kundendatei mit der linken gedrückten Maustaste in das Feld Bedingung. (siehe Screenshot). Im Feld Bedingung sollte dann, je nach Bezeichnung Ihrer Kundendatei einschl. der verwendeten Tabellenblätter, ein Ausdruck in der Form [meinekundendatei.tabelle1.anrede] erzeugt werden. Diesen ergänzen Sie nach Anrede in folgender Weise: [meinekundendatei.tabelle1.anrede] == Frau Anschließend tragen Sie noch die Bedingungswerte für Dann und Sonst wie im Screenshot abgebildet ein und schließen mit Einfügen ab. Nach STRG+S und 2 x F4 (Ausschalten & Einschalten der Kundendatei) sollte die Anrede nun geschlechtsspezifisch personalisiert werden. (Datensatz markieren Daten in Felder) Nach dem Zurücksetzen der Datenbank über Bearbeiten Datenbank austauschen Festlegen und anschließendem Speichern können nun die nächsten Arbeitsschritte vollzogen werden.

6 6 8. Ausgewählte Dokumente drucken Über Datei Drucken starten Sie die Druckausgabe Ihrer Serienbriefdokumente. Die Abfrage nach der Übernahme der Adressdatenbankfelder beantworten Sie mit "Ja". Im Fenster Seriendruck können die zu druckenden Datensätze markiert werden. Für die Auswahl der Datensätze wird der Zeilenkopf mit gedrückter Strg-Taste angeklickt. Bei größeren Datensatzbeständen sollte man die Sortier- oder Filterfunktionen nutzen. Die Oder-Verknüpfung bewirkt die Filterung in weiteren Datensätzen nach den definierten Filterkriterien. - Ende der Handlungsanleitung -

7 7 - Anlage 1 -

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