Seriendruck 3 Dreamweaver

Transkript

1 2.1 Aktuelle Technologien einsetzen Textverarbeitung Seriendruck Seriendruck 3 Dreamweaver Sie erstellen einen Serienbrief 1. [Schreiben Sie folgenden Brief und speichern Sie ihn als Kursbestätigung Dreamweaver im neuen Ordner für Seriendrucke / Seriendruck 3 Dreamweaver ab.] Sie erhalten den bereits vorgefertigten Brief Kursbestätigung Dreamweaver und die Datenbank Kursteilnehmer in einer gezippten Datei von der Lehrperson (siehe Lektionenplan!). Extrahieren Sie die beiden Dateien in den oben angegebenen Ort. GL-Team 2010 Seriendruck Dreamweaver Aufgabe 2010

2 2. Gehen Sie nun zum Register Sendungen und starten Sie wenn Sie mögen den Seriendruckassistenten (Aufgabenbereich rechts). 3. Der in Aufgabe 1 erstellte Brief soll nun das Hauptdokument eines Seriendrucks werden. Speichern Sie ihn daher erneut mit der Kennzeichnung -HD im Dateinamen. 4. Wählen Sie die Datei Datenbank Kursteilnehmer als Datenquelle für Ihren Serienbrief aus. Die Adressen werden im Dialogfeld SERIENDRUCKEMPFÄNGER geöffnet. Überprüfen Sie die vorhandenen Felder und bestätigen Sie mit OK. 5. Nun können Sie die nötigen Seriendruckfelder in das Hauptdokument einfügen. 6. Kontrollieren Sie in der Vorschau. Suchen Sie Duplikate ( Rolf Fasel). Probieren Sie die Filter- und Sortierfunktionen aus (einzelne Empfänger ausschliessen, nur Empfänger aus Murten auswählen, nur Frauen anschreiben, nach Ort, Name und Vorname sortieren, ) 7. Lösen Sie das Problem mit der Anrede (Sehr geehrte«r» «Herr» / Sehr geehrte «Frau»). Achtung: Format von «r» anpassen! 8. Speichern Sie nun das HD erneut. Nun starten Sie den ersten Seriendruck. Kontrollieren Sie dazu nochmals, ob Sie nun alle Empfänger ausgewählt haben. Das neu entstandene Dokument (= Hauptdokument verbunden mit den Datensätzen) sollte nun so viele Seiten wie Datensätze aufweisen. Speichern Sie die Datei als Kursbestätigung Dreamweaver-SB1. Sie erstellen eine eigene Datenquelle 9. Schliessen Sie das SB-Dokument. Im HD erstellen Sie über «Empfänger auswählen» eine neue Datenquelle («Neue Liste eingeben»). Sorgen Sie für die gleichen Datenfelder Anrede Name Vorname Adresse PLZ Ort (Spalten anpassen! warum?) und fügen Sie vier eigene Datensätze (1 Datensatz sollte Ihre Daten enthalten) dazu. Speichern Sie die eigene Datenquelle im Ordner Seriendruck mit dem Dateinamen Eigene Datenbank Kursteilnehmer. 10. Führen Sie das Hauptdokument wieder mit der Datenquelle in ein neues Dokument zusammen. Speichern Sie den Serienbrief als Kursbestätigung Dreamweaver-SB2 und drucken Sie die Seite mit Ihrer Adresse aus. Speichern Sie das HD als Kursbestätigung Dreamweaver-HD2. Sie erstellen Etiketten für die Kursteilnehmer 11. Starten Sie erneut den Seriendruck (mit einem leeren Dokument) und erstellen Sie für die Kursteilnehmer aus der Datenbank Kursteilnehmer die Adressetiketten wie in den Unterlagen beschrieben (z. B. Avery Zweckform Nr. 3664). 12. Speichern Sie das Ergebnis als Adressetiketten Kursteilnehmer-HD und Adressetiketten Kursteilnehmer-SB. Unterscheiden Sie genau zwischen den beiden Dokumenten! - 2 -

3 13. Die Kursteilnehmer benötigen auch noch Etiketten für ihre Kursunterlagen («neues Etikett»: Breite 7.0 cm, Höhe 5.2 cm). Gestalten Sie diese möglichst ansprechend und informativ und speichern Sie Ihr Ergebnis als Disketten-Label Dreamweaver-HD und Disketten-Label Dreamweaver- SB. InfoTOP Informatikkurse Brigitte Marthaler Ursula Baumgartner Sie erstellen eine Kontrollliste 14. Starten Sie erneut den Seriendruck (mit einem leeren Dokument) und erstellen Sie für die Kursteilnehmer aus der Datenbank Kursteilnehmer eine Teilnehmerliste mit Kontrollfeldern für die Anwesenheitskontrolle. 15. Als Dokumenttyp müssen Sie dazu Verzeichnis auswählen (früher hiess es Katalog). Sie muss folgende Informationen enthalten: 1. Anrede Vorname Name PLZ Ort (Benutzen Sie Tabulatoren; die Überschriften müssen Sie in die Kopfzeile verfrachten!) 16. Das Ergebnis sollte etwa wie folgt aussehen: Speichern Sie das Hauptdokument als Liste Kursteilnehmer-HD und das verbundene Dokument mit allen Empfängern als Liste Kursteilnehmer-SB

4 Sie erstellen Namenskarten 17. Nun produzieren wir noch elegante Namenskarten, die sich auf dem Tisch aufstellen lassen. Das Ergebnis sollte etwa wie folgt aussehen: 18. Speichern Sie das Hauptdokument als Karte Kursteilnehmer-HD und das verbundene Dokument mit allen Empfängern als Karte Kursteilnehmer-SB. Drucken Sie ein Beispiel dazu aus und stellen Sie es auf! 19. Schliessen Sie alle Dokumente! Weitere Aufgaben In den folgenden Aufgaben geht es einerseits um das sorgfältige Speichern andererseits um das genaue Unterscheiden der Hauptdokumente von den verbundenen (gewöhnlichen) Dokumenten. 20. Öffnen Sie das Hauptdokument Kursbestätigung Dreamweaver-HD. Lesen Sie das Dialogfeld und die zugehörige Hilfe anzeigen >> genau, bevor Sie mit «Ja» fortfahren. 21. Sortieren Sie nun die Empfängerliste so, dass zunächst die Herren und danach Frauen in alphabetisch aufsteigender Reihenfolge (Name!) angezeigt werden. Speichern Sie die Datei als Kursbestätigung Dreamweaver-HD3 und verbinden Sie es zu einem neuen Dokument, das Sie mit Kursbestätigung Dreamweaver-SB3 abspeichern. Kontrolle: Der 50. Datensatz (bzw. die 50. Seite im verbundenen Dokument) ist Rosalie Fahrni. 22. Schliessen Sie beide Dateien und öffnen Sie wieder die Datei Kursbestätigung Dreamweaver-HD3. Lesen Sie wieder zuerst das Dialogfeld, bevor Sie mit «Ja» fortfahren:. Filtern Sie nun die Empfänger, so dass nur noch jene mit der PLZ kleiner als 3100 erscheinen. Wie viele sind's? (27). Speichern Sie als Kursbestätigung Dreamweaver-HD4 und schliessen Sie die Datei

5 23. Öffnen Sie Kursbestätigung Dreamweaver-HD4 und achten Sie wieder auf das Dialogfeld: Schränken Sie noch weiter ein: Es sollen nur Kursteilnehmer ausgewählt werden, die an einem Ort mit der PLZ grösser als 1795 (und kleiner als 3100) wohnen. Wie viele sind's? (7). Kontrolle: Der 4. Datensatz ist Silvia Julmy. Speichern Sie als Kursbestätigung Dreamweaver-HD5 und schliessen Sie die Datei. 24. Öffnen Sie Kursbestätigung Dreamweaver-HD5 und achten Sie wieder auf das Dialogfeld:. Verbinden Sie es zu einem neuen Dokument. Ersetzen Sie in diesem Brief den Kursbetrag durch Speichern Sie das Dokument mit Kursbestätigung Dreamweaver-SB Öffnen Sie wieder das Hauptdokument Kursbestätigung Dreamweaver-HD und kontrollieren Sie das Dialogfeld: Es sollten keinen Sortierungen oder Filterungen angezeigt werden. Fügen Sie sich selbst (unter Empfängerliste bearbeiten) als neuen Datensatz hinzu und zeigen Sie in der Vorschau die Seite mit Ihrem Datensatz an. Schliessen Sie das Hauptdokument. Wird gemeldet, dass die geänderte Datenbank noch nicht gespeichert wurde, so lassen Sie diese speichern. (Möglicherweise kommt eine Fehlermeldung, dass die Datei von einer Anwendung gerade verwendet und daher schreibgeschützt ist: hier müssen Sie kapitulieren, denn die Anwendung ist ja gerade Word selbst.) 26. Öffnen Sie die Datei Datenbank Kursteilnehmer. Falls Sie vorhergehende Aufgabe nicht ordnungsgemäss abschliessen konnten, werden Sie Ihren Namen nicht finden; also tragen Sie ihn hier in der Tabelle selbst ein, in dem Sie zuunterst eine neue Zeile und damit einen neuen Datensatz einfügen. Speichern Sie die veränderte Tabelle, schliessen Sie die Datei und öffnen Sie Kursbestätigung Dreamweaver-HD erneut. (Möglicherweise kommt jetzt auch hier eine Fehlermeldung, dass das Hauptdokument die Datenquelle nicht mehr finden kann. Zeigen Sie dem HD über «Datenquelle suchen» wo sich seine DQ befindet und speichern Sie Kursbestätigung Dreamweaver-HD erneut. Kontrollieren Sie nun, wie viele Datensätze vorhanden sind. 27. Zum Schluss gestalten Sie noch ein an sich selbst adressiertes Couvert (Format C5; beachten Sie die Druckoptionen Sie können diese später wieder an demselben Ort, wenn notwendig, ändern), Absender: Ihre Firmenadresse und drucken es auf dem Laserdrucker (manuelle Papierzufuhr!) aus. Speichern Sie das HD als Briefumschlag-HD. Bevor Sie es allerdings auf ein reales Couvert ausdrucken, machen Sie einen Probedruck auf einem A-4-Blatt (oben und Einzugsrichtung bezeichnen!) - 5 -