Etikettendruck mit Word XP/2003

Transkript

1 Etikettendruck mit Word XP/2003 Wie Sie die Kundendaten aus der JS Software exportieren können, ist in der Anleitung Datenexport aus JS-Software beschrieben. Wir gehen davon aus, dass Sie im Programm Etikettendruck auf Einzelbogen, die Daten bereits in eine Datei mit der Endung.doc exportiert haben. Oeffnen Sie nun Ihr Word-Programm mit einem leeren Dokument. Klicken Sie auf Extras und dann Briefe und Sendungen und dann auf Seriendruck-Assistent.. Es erscheint am rechten Rand der Seriendruck-Assistent. Klicken Sie auf Etiketten und anschliessend auf weiter : Dokument wird gestartet Seite 1 von 9

2 Beim ersten Einrichten der Etiketten klicken Sie bitte auf Etikettenoptionen Es erscheint das Fenster Etiketten einrichten Wählen Sie die Etikettenmarke und die gewünschte Etikettensorte und klicken anschliessend auf OK. Vergessen Sie nicht den Schacht in Ihrem Drucker anzugeben, wenn eine Schachtwahl erscheint. Dann klicken Sie auf OK. Nun wird eine Seite des gewählten Etikettenformats eingeblendet Seite 2 von 9

3 Klicken Sie unten auf weiter und folgende Seite erscheint Klicken Sie nun auf Durchsuchen Suchen Sie die vorher exportierte Datei im Verzeichnis, das Sie im Export- Programm angegeben haben. Haben Sie die Datei gefunden und markiert, so klicken Sie auf öffnen Die Daten werden nun mit dem Word-Dokument verbuchen und es erscheint das folgende Fenster. Seite 3 von 9

4 Wählen Sie Word Dokumente und klicken Sie auf OK Nun werden die Adressen mit dem Dokument verbunden und es erscheint Weil Sie im Export-Programm die Daten schon auf die gewünschte Weise sortiert und ausgewählt haben, müssen Sie hier nichts mehr bearbeiten. Klicken Sie auf OK Klicken Sie nun auf weiter Seite 4 von 9

5 Jetzt müssen Sie die Datenfelder zum Drucken auswählen. Klicken Sie dazu auf weitere Elemente Wählen Sie das erste zu druckende Datenfeld aus und klicken Sie auf Einfügen Das ausgewählte Feld wird nun in die erste Etiketten übertragen. Leider müssen Sie dieses Fenster nach jedem Datenfeld, das Sie eingefügt haben, schliessen. Sie können sonst den Cursor nicht auf die Position, für das als nächstes einzufügende Datenfeld, setzen. Ist der Cursor an der richtigen Stelle, klicken Sie wieder auf weitere Elemente und nun wählen Sie das nächste Datenfeld aus. Fenster wieder schliessen, Cursor positionieren, weitere Elemente, auswählen, Fenster wieder schliessen usw. bis Sie alle gewünschten Felder eingefügt haben Seite 5 von 9

6 Jetzt müssen Sie die Felder auf alle Etiketten replizieren. Klicken deshalb auf Es werden nun alle Felder auf jeder Etikette eingefügt Jetzt sollten Sie noch die Schriftart und die Schriftgrösse einstellen. Wählen Sie die Grösse der Schrift so, dass Ihre Adressen auch auf der Etikette Platz haben. Markieren Sie alle Etiketten mit Bearbeiten alles markieren- und stellen Sie die gewünschte Schriftart und Grösse ein. Nun Sie Ihre Etiketten definiert. Bevor Sie weitermachen, sollten Sie diese Definitionen unter einem Dokumentennamen speichern. Sie können dann für spätere Etikettendrucke nur noch die Daten vom JS-Programm exportieren und das Etikettendokument aufrufen und sofort ohne weitere Definition, die aktualisierten Adressen aufrufen. Dies funktioniert aber nur, wenn Sie das Dokument hier speichern und spätere Aufforderungen ob das Dokument gespeichert werden soll, mit abbrechen quittieren. Legen Sie das bisher gestaltete Format als Dokument mit einem von Ihnen gewählten Titel (zum Beispiel Etiketten 3475 für Kunden ) auf Ihrem PC ab. Wählen Sie den Namen des Dokumentes und den Ort so, dass Sie die Etiketten zu jedem späteren Zeitpunkt wieder finden. Klicken Sie nun auf weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten Es erscheint eine Seite mit den vorgesehenen Adressen. Seite 6 von 9

7 Wenn Sie feststellen, dass die Schrift nicht Ihren Wünschen entspricht, wählen Sie auf der Kopfzeile Bearbeiten dann alles auswählen. Die ganze Seite wird nun markiert und Sie können die Schriftart ändern. Wenn Sie feststellen, dass die Schrift für die Etiketten zu gross ist, können Sie auch die Schriftgrösse auf die gleiche Art anpassen. Haben Sie noch Aenderungen vorgenommen, so sollten Sie diese noch speichern. Aber nicht auf dieser Seite, gehen Sie dazu eine Seite zurück Sie kommen wieder auf die Seite mit den definierten Etiketten Speichern Sie immer nur auf dieser Seite ab, sonst werden anstelle der Definitionen die Adressen im Dokument gespeichert und Sie müssen beim nächsten Druck wieder mit den Definitionen der Etiketten beginnen. Nach dem Speichern fahren Sie weiter mit Es erscheint wieder eine Seite mit den eingesetzten Adressen. Ist nun alles OK, so klicken Sie auf weiter Seite 7 von 9

8 Klicken Sie auf Drucken Wählen Sie aus, ob sofort alle Etiketten oder nur ein Teil gedruckt werden sollen. Anschliessend wählen Sie Ihren Drucker aus und die Etiketten werden gedruckt. Wenn Sie alles zuerst auf dem Schirm anschauen möchten, wählen Sie Individuelle Etiketten bearbeiten. Alle gewählten Etiketten werden dann in eine neues Word-Dokument geschrieben, das Sie manuell bearbeiten können, bevor Sie das Dokument drucken. Achtung, wenn Sie mehrere tausend Etiketten haben, gibt es ein grosses Word-Dokument, das Ihren PC überfordern kann. Etiketten speichern Wenn Sie den Druck beendet haben und das Dokument schliessen wolllen, so fragt Sie das Programm Klicken Sie immer auf Nein weil sonst die Etikettendefinitionen überschrieben werden. Speichern Sie immer nur an der Stelle wie auf den Seiten 6 und 7 dieser Anleitung beschrieben ab. Sie müssen später dann, nur noch die wenigen auf der folgenden Seite beschriebenen Schritte ausführen, um neue aktuelle Etiketten an Ihre Kunden zu erstellen. Seite 8 von 9

9 Kurzbeschrieb Etikettendruck (wenn schon einmal Etiketten erstellt worden sind) Diese Abfolge gilt nur, wenn Sie im Programm Kundenstamm Etikettendruck seit dem ersten Datenexport keine Aenderungen vorgenommen haben. Wenn Sie andere Felder zum Export ausgewählt haben, müssen Sie auch eine neue Etikette erstellen, da die Datenfelder dann nicht mehr übereinstimmen. Folgende Schritte sind durchzuführen. Kundenverwaltung Adressetiketten Einzelblatt (Export) Wählen Sie die gewünschten Adressen mit Hilfe der Selektion auf der ersten und zweiten Seite des Programmes aus. (Beschrieb in der Anleitung für Datenexport aus der JS-Software). Aendern Sie die auf der 3. Seite aufgeführten Felder, die exportiert werden sollen auf keinen Fall ab, sonst müssen Sie die Etiketten, wie auf den vorstehenden 6 Seiten beschrieben wieder neu definieren. Exportieren Sie die Daten. Anschliessend rufen Sie Ihr Word wieder auf Word XP/2003 öffnen Suchen Sie die gespeicherten Etiketten. Oeffnen Sie das Dokument. Jetzt müssten eigentlich bereits die von Ihnen neu exportierten Daten auf dem Bildschirm erscheinen. Wenn nicht, ist ein Problem aufgetreten und Sie müssen den Seriendruck neu anpassen. Klicken Sie oben auf Extras und dann Briefe und Sendungen und dann auf Seriendruck-Assistent. Fahren Sie an der Stelle gemäss vorliegender Anleitung weiter, wo der Seriendruck-Assistent sich geöffnet hat. Hägendorf, 2. Juni 2005/js Seite 9 von 9