Plus. Direct Mailing und Serienbrief

Transkript

1 Plus IX Direct Mailing und Serienbrief IOM Software GmbH 2005 / 2006

2 Direct Mailing und Serienbrief Direct Mailing IOM Software GmbH bekommt oft Fragen zu Erstellen von Serienbriefe. In Nachfolgende Dokumentation wird eine allgemeine Beschreibung des Direct Mailing Modul gegeben. Obwohl die Zuständigkeit von IOM Software GmbH bei Office Plus aufhört, finden Sie in dieser Dokumentation trotzdem eine Kurzbeschreibung der wichtigsten Schritten die man durchführen muss um einen Serienbrief in WinWord zu erstellen. Wir möchten darauf hinweisen, dass die einzelne Schritte leicht unterschiedlich sind in den unterschiedlichen Word Versionen. Für weitere Informationen zu diesem Thema können Sie am Besten die Dokumentation von Word, bzw. die Microsoft Homepage besuchen. Anhand dem nachfolgenden Beispiel bekommen Sie einen Eindruck von den Möglichkeiten, die das Direct Mailing Ihnen bietet. In dem unten aufgeführten Beispiel werden alle Brillenkunden aus Blindenmarkt (PLZ 3372) die 18 oder jünger sind gesucht. Das Direct Mailing Modul wird gestartet im Hauptmenü (Launcher) durch Doppelclick auf Daten auswerten 1

3 Es wird jetzt das Direct Mailing Fenster geöffnet: Das Direct Mailing Menü ist unterteilt in 5 Schritte zum erstellen von Auswertungen. Schritt 1: Erstellen bietet die Möglichkeit Ihre Auswertung als Ausdruck, SMS oder zu verarbeiten. Die Auswertungen SMS und werden demnächst zur Verfügung stehen. Schritt 2: Hier können Sie eine bestehende Auswertung öffnen, eine neue erstellen oder eine bestehende Auswertung bearbeiten. Wenn Sie auf Erstellen klicken, gelangen Sie in der Filterauswahl 2

4 In der Filterauswahl können Sie nach belieben die Bedingungen setzen für Ihre Datenauswahl. Wenn Sie einen neuen Filter eingeben möchten, klicken Sie auf Filter Neu. Wählen Sie zunächst aus von welche Filiale Sie eine Auswertung machen möchten. Danach müssen Sie sich entscheiden welche Daten Sie auswerten möchten: Allgemein: Stammdaten Brille: Brillenauftragsdaten Linsen: Linsenauftragsdaten Hörgeräte: Hörgeräteauftragsdaten Bei Allgemein können Sie nur Adressfelder anzeigen, sobald Sie aber Brille, Linsen oder Hörgeräteauftragsdaten auswerten, werden die grau hinterlegten Feldern aktiv. Sie können Auswertungen über den letzten Auftrag durchführen, oder über alle Aufträge. Dabei gibt es einen Unterschied zwischen Mailing und Statistik. Bei Mailing wird jeder Kunde nur einmal angezeigt, auch wenn mehrere Aufträge zu diesen Kunden in den Auswahlkriterien fallen. Bei Statistik wird jeder Auftrag, auch beim gleichen Kunden, angezeigt sobald diese in den Auswahlkriterien fällt. Wählen Sie jetzt ob Sie Kunden anzeigen möchten wobei Werbung auf ja, nein oder ob Sie alle Kunden anzeigen möchten, ohne auf Werbung Rücksicht zu nehmen Wählen Sie schließlich ob Sie alle Daten (Stammdaten und Auftragsdaten) angezeigt bekommen möchten, oder nur die Adressfelder. 3

5 Filterbedingungen!Achtung! umso mehr Bedingungen Sie kombinieren, umso länger dauert Ihre Auswertung! IOM Software GmbH empfehlt ein, oder maximal zwei Bedingungen im Filter einzugeben, und weitere Filter im Datenergebnis Manuell durchzuführen, da Ihr Rechner ansonsten zu viel beansprucht wird! Beispiel: Filiale DEMO, Brillenkunden, Werbung ja, Nur Adressfelder anzeigen Und / Oder Verknüpfung: Bei der Und Kondition sucht Office Plus nach Kunden die unter 18 Jahre alt sind und im Postleitzahlgebiet 3372 wohnen. Bei der Oder Kondition werden in diesem Beispiel ALLE Kunden unter 18 angezeigt + alle Kunden die in 3372 wohnen. Wenn dieses Filter durchgeführt wird werden Sie unten im Bildschirm sehen wie viele Kunden ausgewählt wurden. In diesem Fall wurden 77 Kunden gefunden die 18 Jahre und jünger sind aus Blindenmarkt (3372) Zur Kontrolle können Sie dieses Ergebnis kurz am Bildschirm anzeigen lassen damit Sie die Daten überprüfen können. Speichern Sie das Ergebnis jetzt ab. und klicken Sie danach auf weiter (wird aktiv, sobald Sie das Ergebnis gespeichert haben) 4

6 Gespeicherte Ergebnisse können Sie jederzeit wieder benützen, wenn Sie im Direct Mailing Hauptmenü statt Filter erstellen, auf Filter öffnen klicken. Sie kommen jetzt wieder zurück im Direct Mailing-Hauptmenü, wobei Ihre Selektion automatisch aktiv ist: Jetzt haben Sie die Möglichkeit dieses Ergebnis zu bearbeiten. Bearbeiten von Ergebnisse wird in diese Dokumentation nicht behandelt, da die teilweise sehr komplizierte Abläufe nur in eine Schulung von IOM erklärt werden können. Um einen Schulungstermin zu vereinbaren, nehmen Sie bitte Kontakt auf mit IOM Software GmbH. Ihr Ergebnis kann jetzt in einem Serienbrief verarbeitet werden. Klicken Sie dazu auf Microsoft Word Dokument Wählen Sie jetzt neues Dokument erstellen und geben Sie den zu erstellenden Serienbrief einen Namen: Klicken Sie jetzt auf weiter. 5

7 Ein kleines Popup Fenster erscheint: Durch Doppelclick auf gesamte Tabelle wird Word automatisch gestartet und verknüpft mit die von Ihnen ausgewählten Daten. In Word werden automatisch Standard Adressfelder und Anrede eingefügt. Sei können diesen Brief jetzt nach belieben bearbeiten (Brief schreiben, Schriftart ändern, Felder hinzufügen etc.). Datenfelder hinzufügen: Neben den Standardfeldern können Sie in Ihrem Brief nach belieben persönliche Felder einfügen indem Sie auf Seriendruckfeld einfügen oder Bedingungsfeld einfügen klicken. Möchten Sie zum Beispiel schreiben Liebe Juliane statt sehr geehrte Frau Mustermann schreiben, so löschen Sie die Anrede Sehr geehrte Frau <<Name_a>> und klicken auf Bedingungsfeld einfügen. 6

8 Jetzt können Sie zum mit dem Feld Wenn Dann Sonst entscheiden ob Word Liebe oder Lieber schreibt: Wenn Feldname: Anrede Vergleich: gleich Vergleichen mit Frau Dann diesen Text einfügen: Liebe Sonst diesen Text einfügen: Lieber!Achtung! Voraussetzung in diesem Beispiel ist, dass Sie die Anrede in IOM Office auf Herr oder Frau gesetzt haben! Klicken Sie zunächst auf Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie vorname Ihr Serienbrief hat jetzt statt der Standardanrede Sehr geehrte Frau oder Sehr geehrter Herr, die Anrede Liebe vorname oder Lieber vorname bekommen! Ähnlich können Sie nach belieben Felder einfügen. 7

9 Sie können Ihre eingaben erst kontrollieren indem Sie auf dem ABC Symbol klicken und so die tatsächliche Briefe überprüfen: Wenn Sie fertig sind, können Sie diesen Brief jetzt wie bei normale Word Dokumente speichern (damit Sie beim nächsten Mal diesen Brief wieder als Basis benutzen können!). Ausdrucken der kontrollierte Serienbriefe über Seriendruck an Drucker -Symbol. Sollten Sie zu diesem Thema weitere Schulung benötigen, so können Sie uns jederzeit kontaktieren. Wir beraten Sie gerne! IOM Software GmbH Mühlenstrasse Amstetten Österreich [email protected] 8