Serienbrieferstellung mit WORD und EXCEL

Transkript

1 Damit wir das Formular für einen Serienbrief erstellen können muss vorher eine Formatvorlage (*.dot) vorhanden sein. Wie eine solche Formatvorlage erstellt wird, wurde bereits vor geraumer Zeit erklärt. Desgleichen, um sich die spätere Arbeit zu erleichtern, sollte man sich im Vorfeld darüber Gedanken machen welche Einträge im Serienbrief benötigt werden. Hierzu, und das ist die einfachere Variante der Serienbrieferstellung, öffnet man eine Excel- Tabelle welche in etwa so aussehen könnte: In der obersten Zeile stehen die einzelnen Feldnamen, wie z.b.: B-ANRED das sei die spätere Anrede im Adressfenster ANR-FRAU das sei die spätere Anrede der Frau im eigentlichen Brief VOR-FRAU das sei der spätere Vorname der Frau NAME-FRAU das sei der spätere Nachname der Frau ANR-MANN das sei die spätere Anrede des Mannes im eigentlichen Brief VOR-MANN das sei der spätere Vorname des Mannes NAME-MANN das sei der spätere Nachname des Mannes STRASSE das sei die spätere Straße ORT das sei die spätere Postleitzahl und der Wohnort GEBURTST das sei der spätere Geburtstag Sofern man diese Exceltabelle sinngemäß dem oben gezeigten Beispiel anlegt, kann man in den einzelnen Zellen den jeweiligen Eintrag vornehmen. Bei den Eintragen in der Zelle sollte allerdings auf die Groß- Kleinschreibung acht gegeben werden. Achtung: Sofern in einer Zelle keine Eingabe gemacht werden soll, so muss dennoch mittels der Leertaste ein Leerzeichen eingefügt werden, ansonsten wird später der Inhalt falsch interpretiert. Hat man nun diese Tabelle einmal ausgefüllt, so speichere man diese an einen Ort an welchem man diese Tabelle später auch wieder finden kann, unter einem sprechenden Namen ab. Sofern für andere Anwendungszwecke ein Serienbrief mit anderen Namen notwendig wird, so greift man einfach auf die bestehende Tabelle zu, ändert deren Inhalte und speichert diese dann wieder unter einem anderen Namen ab. So, das war das Vorgeplänkel für den Serienbrief, an welchen wir uns jetzt ernsthaft wagen wollen. Seite 1 von insgesamt 9 Seiten

2 Voraussetzung hierzu ist, dass bereits eine Dokumentvorlage auf dem Rechner vorhanden ist. Diese Vorlage rufen wir jetzt mit WORD auf (kann sinngemäß ähnlich aussehen) und erstellen aus dieser Vorlage unseren Serienbrief. In der Menueleiste klicken wir auf "Extras", wählen "Briefe und Sendungen" und dann "Serienbrieferstellung". Am rechten Bildschirmrand öffnet sich nun ein blau unterlegtes Fenster mit dem Inhalt: Dokumententyp z.b.: Die Voreinstellung "Briefe" belassen wir und machen hier keine Änderung. Seite 2 von insgesamt 9 Seiten

3 Am unteren Rand des Fensters sieht man Sobald wir "Dokument wird gestartet" angeklickt haben, ändert sich der Eintrag am unteren Fensterrand in Schritt 2 von 6 Hier klicken wir dann auf "Weiter: Empfänger wählen" es öffnet sich nun der Schritt 3 von 6: Da wir keine Outlook-Adressen verwenden wollen, sondern die Empfänger bereits in unserer vorbereiteten Excel-Tabelle hinterlegt haben, klicken wir jetzt "Durchsuchen" an. Bereits jetzt kommt das bereits zu Anfang gesagte zum Tragen, die Tabelle an einem wieder auffindbaren Ort unter sprechendem Namen zu speichern, sonst geht jetzt die Sucherei los. Da ich meine Excel-Tabelle bereits gespeichert hatte, suche ich den Ordner in welchem diese Tabelle hinterlegt ist aus und klicke auf die ausgewählte Datei. Sobald ich meine Datei angeklickt habe, öffnet sich ein Fenster aus welchem zu entnehmen ist, wann diese Tabelle erstellt wurde und zu welchem Verwendungszweck. Wichtig ist, dass hier ein Häkchen gesetzt ist, sonst findet WORD später nicht das richtige Feld. Da uns jedoch beides bekannt ist bestätigen wir hier einfach mit "OK" Seite 3 von insgesamt 9 Seiten

4 Nachdem wir mit "OK" bestätigt haben, dass wir die richtige Tabelle ausgewählt haben, öffnet sich ein weiteres Fenster in welchem nochmals der Inhalt der Tabelle abgelesen werden kann. Da wir jedoch bis jetzt keinen Fehler gemacht haben, können wir nun ohne zu überlegen auf "OK" klicken. Nachdem wir mit "OK" bestätigt haben, sehen wir in der Menue-Leiste plötzlich die aktiven Icons zur Serienbrieferstellung. Das für uns im Moment wichtigste Icon "Seriendruckfelder einfügen" Jetzt setzen wir die Schreibmarke an diejenige Position, unseres Sereinbriefdokumentes, an welcher z.b.: die Fensteranrede eingefügt werden soll. Nun klicken wir obiges Icon "Seriendruckfelder einfügen" an und es öffnet sich das Auswahlfenster: Hier sind die einzelnen Spaltenüberschriften aus unserer Excel-Tabelle ersichtlich. Da wir nun die Fensteranrede einfügen möchten, klicken wir auf "B-ANRED" und diese Feld wird in unser Dokument eingefügt. Seite 4 von insgesamt 9 Seiten

5 Unser Dokument sollte jetzt in Etwa so aussehen: Leider lassen sich nicht alle Feldbezeichnungen in einem Schritt abrufen, deshalb müssen wir nach jedem Einfügen das Fenster schließen, die Schreibmarke an die nächste Stelle setzen und das Auswahlfenster erneut über das Icon öffnen. Diese Vorgehensweise ist zwar etwas langatmig führt aber letztendlich sicher zum Erfolg und das ganze Prozedere sollte dann im Adressfenster so aussehen. Bitte z.b.: zwischen VORFRAU und NAMEFRAU das Leerzeichen nicht vergessen. Wie das Ganze dann aussieht, darauf kommen wir später. Nun benötigen wir noch das Datum. Hier streiten sich allerdings die Geister. Soll das Datum immer jenes sein an welchem das Dokument geschrieben und gespeichert ist oder soll das Datum immer so eingesetzt werden, dass es das tagesaktuelle Datum ist? Wie füge ich ein Datum in mein Dokument ein? Wir klicken im Menue auf "Einfügen", "Datum und Uhrzeit" und es öffnet sich das Auswahlfenster. Hier können verschieden Datumsvarianten ausgewählt werden, normal ist das blau unterlegte Datumsformat. Soll sich das Datum immer bei jedem Aufruf des Dokumentes bzw. der Formatvorlage tagesaktuell darstellen, so muss bei "Automatisch aktualisieren" ein Häkchen gesetzt werden. Anschließend bestätigen wir unsere Auswahl durch Klick auf "OK" und wir haben folgendes Ergebnis. Seite 5 von insgesamt 9 Seiten

6 Was wir jetzt noch benötigen, ist die förmliche Briefanrede. Hierzu setzen wir unsere Schreibmarke an die vorgesehene Position, klicken das Icon "Seriendruckfelder einfügen" an, und wählen, wie bereits weiter oben dargestellt, aus dem sich öffnenden Fenster den jeweiligen Eintrag, Leerzeichen und Komma am Ende nicht vergessen. Als höfliche Menschen sprechen wir natürlich immer zuerst die Dame und dann erst den Herrn an. Sollte jedoch in unserer Tabelle lediglich eine Dame vorhanden sein, so wird der nicht vorhandene Herr einfach von WORD unterdrückt und auch das Komma am Ende der Zeile wird unterdrückt. ( Das bedeutet jedoch, dass bereits beim Erstellen der Excel-Tabelle in jedes leere Feld mit der Leertaste ein Leerzeichen gesetzt wird. Nur so ist sichergestellt, dass dieses Feld auch tatsächlich später nicht verarbeitet wird ). Das bedeutet, dass wir unsere Schreibmarke an die mit einem X markierte Stelle setzen: Sobald wir dieses getan haben, aktivieren wir wieder das Icon "Seriendruckfelder einfügen" und wählen in dem sich öffnenden Fenster "ANR-FRAU" und fügen dieses Fled in unser Schreiben ein. Anschließend bitte ein Leerzeichen einfügen. Dann wieder mit "Seriendruckfelder einfügen" das Fenster öffnen und "NAME-FRAU" in unser Rundschreibedokument einfügen. Dann ein Komma hinzufügen und in die nächste Zeile die Schreibmarke setzen. Nun wieder mit "Seriendruckfelder einfügen" das Fenster öffnen, "ANR-MANN" auswählen und einfügen, ein Leerzeichen setzen, dann das Fenster wieder öffnen, "NAME-MANN" einfügen, mit Abbrechen das Fenster Schließen. Da nun alle unsere wichtigen Felder eingefügt sind, wurde als Beispiel in unserem Rundschreibendokument noch das Feld "GEBURTST" eingefügt. Nun sollte unser Rundschreibedokument so aussehen: (die eingefügten Felder sind grau unterlegt) Seite 6 von insgesamt 9 Seiten

7 Um die Prüfung, ob alle Felder korrekt eingefügt wurden, machen zu können, klicken wir das Icon "Seriendruck Vorschau (<<ABC>>)" an und Rundschreibendokument. Um zum nächsten Datensatz zu gelangen, klicken wir auf den Vorwärtspfeil, hiermit können wir uns alle Datensätze bzw. die Veränderungen in unserem Rundschreibendokument ansehen. Datensatz 1: Datensatz 2: usw. Mit Klick auf folgende Icons... sofern wir hier klicken, kommen wir zum ersten Datensatz sofern wir hier klicken, wird wieder in die Felddarstellung umgeschaltet. Seite 7 von insgesamt 9 Seiten

8 Hier möchte ich noch kurz die Icons mit deren weiteren Möglichkeiten erklären: Mit Klick auf dieses Icon werden alle Rundschreibedokumente in "Seriendruck in neues Dokument" zum späteren Ausdrucken geschrieben. Mit Klick auf dieses Icon werden alle Rundschreibedokumente mit "Seriendruck an Drucker" direkt zum Drucker gesendet und ausgedruckt. Bei beiden Möglichkeiten kann ich gemäß dem nächsten Fenster auswählen welche Datensätze verarbeitet werden sollen. In diesem Fenster kann ich dann angeben welche Datensätze verarbeitet werden sollen. Entweder Alle oder z.b.: von 2 bis 4. Dann werden nur die Rundschreiben an die Adressen 2 bis 4 gedruckt. Achtung: Sollte sich nach dem Einfügen des Datumsfeldes aus der Excel-Tabelle zeigen, dass das Datum nicht korrekt dargestellt wird, so muss noch eine kleine Änderung in Word vorgenommen werden. Wir rufen in der Menuezeile Extras, Optionen und dort den Reiter "Allgemein" auf. Nun haben wir nebenstehendes Fenster vor uns. Dort setzen wir bei "Konvertierung beim Öffnen bestätigen" ein Häkchen und verlassen dieses Fenster durch Klick auf "OK". Jetzt ist die Sache gespeichert. Nachdem wir diese Änderung vorgenommen haben, werden wir beim Erstellen unseres Serienbriefdokumentes (Rundschreibedokument) nach der Frage der Datenquelle mit folgendem Fenster überrascht: Seite 8 von insgesamt 9 Seiten

9 Hier wählen wir den markiert dargestellten Bereich aus und nach Einfügen unseres Datumsfeldes, in den Serienbrief, wird dieses in der gewohnten Weise angezeigt. Also nicht so Sondern so Heureka, wir haben es geschafft und sind am ENDE Viel Erfolg beim Umsetzen Rechtsbehelf: Diese Datei ist urheberrechtlich geschützt. Das Downloaden und das Verwenden wird nur den Mitgliedern der PC-Senioren Ludwigsburg bzw. der Gruppe EmK-goes-PC zum eigenen häuslichen Gebrauch gestattet. Jegliche Weitergabe dieser Datei an Dritte bzw. die Verwendung des Inhalts, auch auszugsweise zu anderen Schulungszwecken, wird nach 7 UrhG verfolgt. Texte sind Eigentum von Udo Kübler. Eingefügte Bilder bzw. Grafiken sind zum Teil Ausschnitte von Bildschirmhardcopys aus mircrosoft- bzw. anderen Hersteller- Produkten. Angeführte Markennamen werden nur zu Demonstrationszwecken verwendet. Seite 9 von insgesamt 9 Seiten