Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck

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1 Word Aufbaukurs 61 Modul 7: Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck Wie kann ich eine Massenaussendung durchführen? Was kann als Datenquelle verwendet werden? Muss ich immer mit dem Seriendruck-Assistenten arbeiten? Wie blende ich die Seriendruck- Symbolleiste ein? Welche Funktionen erfüllen die Symbole der Seriendruck-Symbolleiste? Kann ich meine Liste auch erst während der Vorbereitung des Seriendrucks erstellen? Wie wird mit der Datenmaske gearbeitet? Muss ich immer alle Datensätze einer Datenliste für einen Seriendruck verwenden? Wie kann ich meine Empfängerliste alphabetisch ordnen? Wie kann ich den Serienbrief noch weiter meinen individuellen Wünschen anpassen? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Massenaussendungen: Der Seriendruck-Assistent Dokumente erstellen und bearbeiten: Die Seriendruck-Symbolleiste Die Adressen: Erstellen einer Datenquelle Empfängerliste bearbeiten: Filtern und sortieren Wenn, dann, sonst: Bedingungen in Serienbriefen Lernziel: Seriendruck-Dokumente und dafür benötigte Datenquellen erstellen und bearbeiten können. Voraussetzungen: Solide Kenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen sowie solide Grundkenntnisse in Microsoft Word.

2 62 Modul 7: Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck Massenaussendungen: Der Seriendruck-Assistent Wie kann ich eine Massenaussendung durchführen? Was kann als Datenquelle verwendet werden? Abb. 39: Der Seriendruck-Assistent im Aufgabenbereich Seriendruck Der Seriendruck ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um mit geringem Aufwand für eine große Anzahl von Adressaten individualisierte Schreiben zu erstellen. Seriendruck Die Seriendruckfunktion verbindet ein Hauptdokument (enthält die fixen Elemente des Serienbriefs) und eine Liste (= Datenquelle, enthält die variablen Elemente für den Serienbrief, z.b. Adressen) zu einem fertigen Seriendruck- Dokument. Mit dem Menü Extras, Briefe und Sendungen, Serienbrieferstellung rufen Sie den Aufgabenbereich Seriendruck auf. Hier werden Sie in sechs Schritten zum fertigen Seriendruck geführt: 1. Wählen Sie einen Dokumenttyp aus: Sie haben die Wahl zwischen Briefen, -Nachrichten, Umschlägen, Etiketten und Verzeichnissen. 2. Startdokument wählen: Entscheiden Sie, ob Sie das aktuelle Dokument, eine Seriendruckvorlage oder ein vorhandenes Dokument benützen wollen. 3. Empfänger wählen: Hier können Sie eine vorhandene Liste verwenden, Empfänger aus Ihren Outlook-Kontakten wählen oder eine neue Liste erstellen. 4. Schreiben Sie Ihren Brief (Richten Sie Ihren Umschlag ein usw.): Fügen Sie hier mit Hilfe des Assistenten die Empfängerinformation ein. 5. Vorschau: Sie erhalten eine Vorschau auf das von Ihnen erstellte Seriendokument. Sie können jedes Dokument einzeln betrachten, einzelne Empfänger heraussuchen und die Empfängerliste bearbeiten. 6. Seriendruck beenden: Dokument und Liste werden nun zusammengeführt. Sie können einen Druck- bzw. Sendebefehl geben oder aber die Dokumente zuvor individuell bearbeiten. Seriendruck-Assistent Als Datenquelle (=Liste) für ein Seriendruck-Dokument kann das Outlook-Adressbuch oder ein anderes elektronisches Adressbuch, eine Office-Adressliste, eine Word-Tabelle, ein Tabellenblatt aus Excel, eine Access-Datenbank oder eine andere Datenbankdatei, eine Tabelle aus einer HTML-Datei oder auch eine Textdatei dienen, die durch Kommata oder Tabstoppzeichen getrennte Datenfelder und durch Absatzmarken getrennte Datensätze enthält.

3 Modul 7: Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck 63 Dokumente erstellen und bearbeiten: Die Seriendruck-Symbolleiste Muss ich immer mit dem Seriendruck-Assistenten arbeiten? Wie blende ich die Seriendruck- Symbolleiste ein? Welche Funktionen erfüllen die Symbole der Seriendruck-Symbolleiste? Abb. 40: Die Seriendruck-Symbolleiste Seriendruck-Dokumente können auch ohne den Seriendruck-Assistenten erstellt werden, und zwar mithilfe der Seriendruck-Symbolleiste. Blenden Sie die Symbolleiste entweder über Menü Extras, Briefe und Sendungen, Seriendruck-Symbolleiste einblenden oder Menü Ansicht, Symbolleisten ein. Verwenden Sie folgende Symbole, um ein Seriendruck-Dokument zu erstellen: 1. Hauptdokument-Setup: Wählen Sie einen Hauptdokumenttyp und geben Sie die gleich bleibenden Textteile ein bzw. nehmen Sie die für den jeweiligen Dokumenttyp notwendigen Einstellungen vor. 2. Datenquelle öffnen: Wählen Sie die Datenliste aus, die mit dem Hauptdokument verbunden werden soll. 3. Seriendruckempfänger: Legen Sie fest, welche Datensätze mit dem Dokument zusammengeführt werden sollen, indem Sie die Datenliste filtern und sortieren. 4. Adressblock einfügen, Grußzeile einfügen, Seriendruckfelder einfügen: Wählen Sie aus einer Liste von Adress- und Grußzeilenformaten und bestimmen Sie über die Schaltfläche Felder wählen... die in Ihrer Datenliste passenden Felder. Fügen Sie einzelne Seriendruckfelder ein. 5. Seriendruck-Vorschau: Schalten Sie zwischen der Ansicht der Seriendruckfelder und der Darstellung der daraus resultierenden Seriendruck- Dokumente um. Verwenden Sie die Symbole Erster/ Letzter/ Vorheriger/ Nächster Datensatz oder das Eingabefeld Gehe zu Datensatz zum Blättern. 6. Seriendruck in neues Dokument, Seriendruck an Drucker, Seriendruckergebnis in /in Fax ausgeben: Führen Sie Hauptdokument und Datenquelle zusammen und öffnen Sie es in einem neuen Dokument, drucken Sie es aus oder versenden Sie es als oder Fax. Aufruf der Symbolleiste Seriendruck-Dokument erstellen Um zu gewährleisten, dass beim Einfügen eines Adressblocks oder einer Grußzeile die gewünschten Datenfelder aus der verwendeten Datenliste herangezogen werden, müssen die Feldbezeichnungen (=Spaltenüberschriften) aufeinander abgestimmt werden. Das ist auch über das Symbol Übereinstimmende Felder festlegen möglich. Dieser Schritt entfällt, wenn für die Spaltenüberschriften in der Datenquelle die vorgegebenen Feldbezeichnungen verwendet wurden.

4 64 Modul 7: Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck Die Adressen: Erstellen einer Datenquelle Kann ich meine Liste auch erst während der Vorbereitung des Seriendrucks erstellen? Wie wird mit der Datenmaske gearbeitet? Abb. 41: Erstellen einer neuen Datenliste und Eingabe in die Datenmaske Üblicherweise wird die Liste (Datenquelle) für den Seriendruck bereits vor Beginn des Seriendruckes zur Verfügung stehen. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, können Sie die Liste auch mit dem Seriendruck-Assistent erstellen. So erstellen und bearbeiten Sie eine neue Liste: 1. Rufen Sie das Menü Extras, Briefe und Sendungen, Serienbrieferstellung auf. Nachdem Sie im Aufgabenbereich Seriendruck den Dokumenttyp und das Startdokument gewählt haben, können Sie in Schritt 3 eine neue Liste erstellen. Aktivieren Sie dafür das Optionsfeld Neue Liste eingeben und klicken Sie auf Erstellen In dem folgenden Dialogfenster Neue Adressliste können Sie nun Einträge in einer Datenmaske erstellen, diese bearbeiten und löschen. Zum Suchen eines bestimmten Eintrags verwenden Sie die Schaltfläche Eintrag suchen... Neben der Eingabe des zu suchenden Eintrags haben Sie auch die Möglichkeit auszuwählen, ob in allen Feldern oder nur in einem von Ihnen angegebenen gesucht werden soll. 3. Über die Schaltfläche Anpassen... öffnen Sie das Dialogfenster Adressliste anpassen. Hier können Sie Feldnamen hinzufügen, umbenennen oder löschen. Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten verschieben Sie das markierte Datenfeld jeweils um einen Datensatz. Anschließend können Sie zum Seriendruck-Assistent zurückkehren und mit der nun vorhandenen, neuen Liste Ihr Seriendruck-Dokument erstellen. Funktion Datenquelle erstellen Datenmaske Datenmaske anpassen Natürlich kann auch während der Arbeit mit dem Seriendruck-Assistenten eine Datenliste in einem anderen dafür geeigneten Programm erstellt werden. Dafür wird das benötigte Programm in einem neuen Fenster aufgerufen. Nach der Eingabe und dem Speichern der Liste kann in das Wordfenster zurückgekehrt und die nun vorhandene Liste verwendet werden.

5 Modul 7: Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck 65 Empfängerliste bearbeiten: Filtern und sortieren Muss ich immer alle Datensätze einer Datenliste für einen Seriendruck verwenden? Wie kann ich meine Empfängerliste alphabetisch ordnen? Abb. 42: Die Eingabe von eigenen Filterkriterien Wollen Sie nur bestimmte Datensätze aus Ihrer Datenquelle für den Seriendruck verwenden, so können Sie diese durch eine Auswahl von Filterkriterien aus Ihrer Liste herausfiltern. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor: 1. Rufen Sie das Dialogfenster Seriendruckempfänger auf, indem Sie das gleich lautende Symbol in der Seriendruck-Symbolleiste oder den Hyperlink Empfängerliste bearbeiten... in Schritt 3 oder 5 des Seriendruck- Assistenten anklicken. 2. Klicken Sie auf das Dreieck neben der Spaltenüberschrift, aus der Sie Datensätze filtern wollen und wählen Sie eine Option aus. Sie können auch nach mehreren Kriterien filtern (z.b. alle Gärtner aus einer bestimmten Stadt). Wählen Sie nach der Reihe die entsprechenden Optionen aus den Listenfeldern. Wenn keine der Auswahlmöglichkeiten passt, wählen Sie (Weitere Optionen...). Im Dialogfenster Filtern und sortieren, Register Datensätze filtern können Sie Filterbedingungen festlegen und diese mit logischen Und/Oder- Verknüpfungen verbinden. Und so gehen Sie vor: 3. Wählen Sie im Listenfeld Feld eine Spaltenüberschrift aus. 4. Legen Sie im Listenfeld Vergleich eine Bezugsart (gleich, ungleich, kleiner als...) fest. 5. Geben Sie einen Vergleichswert im Listenfeld Vergleichen mit ein. Dazu ein Beispiel: Feld: Postleitzahl, Vergleich: Kleiner als, Vergleichen mit: filtert alle Datensätze aus der Datenliste heraus, die in der Spalte Postleitzahl eine kleinere Zahl als haben. Datensätze filtern Filterbedingungen Beispiel Um Datensätze in alphabetischer Reihenfolge aufsteigend oder absteigend zu sortieren, wird im Dialogfenster Seriendruckempfänger auf die Spaltenüberschriften geklickt. Sollen mehrere Sortierkriterien festgelegt werden (z.b. alle Firmen nach ihrem Standort sortieren, bei gleichem Standort wird außerdem nach dem Industriezweig geordnet), so können im Dialogfenster Filtern und sortieren, Register Datensätze sortieren bis zu 3 Sortierschlüssel eingegeben werden.

6 66 Modul 7: Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck Wenn, dann, sonst: Bedingungen in Serienbriefen Wie kann ich den Serienbrief noch weiter meinen individuellen Wünschen anpassen? Wie kann ich das Leerfeld vermeiden, das entsteht, wenn eine Person beispielsweise keinen Titel hat? Abb. 43: Einfügen eines Bedingungsfeldes Mit Hilfe der Symbolleiste Seriendruck und dem darin befindlichen Menü Bedingungsfeld einfügen können Sie den Seriendruck weiter individualisieren: Eingeben... hat zur Folge, dass Sie beim Seriendruck aufgefordert werden, einen entsprechenden Text einzugeben, den Word an der Position der Einfügemarke in jeden Serienbrief setzt. Um eine Eingabeaufforderung zu erstellen, ist nach der Positionierung der Einfügemarke und dem Betätigen des Befehls Eingeben... das Feld Eingabeaufforderung und der Standardeingabetext (wird nur dann gedruckt, wenn der Anwender keinen Text in die Eingabeaufforderung eintippt) auszufüllen. Das Kontrollkästchen Einmal fragen ermöglicht, dass eine einmal gemachte Eingabe in alle Serienbriefe gestellt wird. Wenn... Dann... Sonst... vergleicht Felder mit dem Text, der unter Vergleichen mit eingegeben wird. Wenn eine Übereinstimmung besteht, wird der Text gedruckt, der unter Dann diesen Text einfügen eingetragen wird. Besteht keine Übereinstimmung, wird der Text im Feld Sonst diesen Text einfügen gedruckt. Datensatz zusammenführen fügt an der Stelle der Einfügemarke die laufende Nummer des Datensatzes in den Seriendruck. Nächster Datensatz Wenn... ermöglicht die Auswahl von Datensätzen für den Seriendruck (ähnlich dem Dialogfenster Seriendruckempfänger), wenn die Vergleichskriterien erfüllt werden. Datensatz überspringen wenn... druckt Serienbriefe nicht für Datensätze, die das Vergleichskriterium erfüllen (= Gegenteil zu Nächster Datensatz Wenn...). Eingeben... Wenn... Dann... Sonst... Datensatz verbinden Nächster Datensatz Wenn... Datensatz überspringen Um den Abstand zu unterdrücken, den z.b. ein Seriendruckfeld Titel dann einfügt, wenn jemand keinen Titel hat, wird das Bedingungsfeld Wenn... dann... sonst... verwendet: Feldname = Titel; Vergleich = Gleich; Vergleichen mit und Dann diesen Text einfügen bleiben leer. Sonst diesen Text einfügen {Titel } {} mit STRG+F9, danach ein Leerzeichen. Dann kein Leerzeichen mehr einfügen!

7 Modul 7: Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck 67 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 7: Jeder glaubt, es wäre nur für ihn - der Seriendruck 1. Die Seriendruckfunktion verbindet ein Dokument (etwa den Brief) mit einer Liste (etwa den Adressen). Der Seriendruck-Assistent unterstützt den Anwender bei der Auswahl und beim Erstellen dieser beiden Dokumente. Auf diese Weise können Sie auf schnellem Weg Briefe, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse und -Nachrichten in Form von Massenaussendungen erstellen. 2. Sind Sie mit der Erstellung von Seriendruck-Dokumenten schon vertraut, so können Sie diese auch ohne den Seriendruck-Assistenten erstellen. Die Symbole der Seriendruck-Symbolleiste bieten Ihnen alle Funktionen, die Sie zum Erstellen benötigen. Bestehende Dokumente können mithilfe der Symbolleiste bearbeitet werden. Neben den schon beschriebenen Funktionen, haben Sie außerdem die Möglichkeit, Seriendruckfelder hervorzuheben, um sie besser zu erkennen, Einträge in der Empfängerliste zu suchen sowie eine Fehlerprüfung in Hauptdokument und Datenquelle durchzuführen. Beim Erstellen von Etiketten erleichtert Ihnen das Symbol Etiketten übertragen die Arbeit. Die in einem Etikett eingefügten Seriendruckfelder können mit einem Klick auf alle Etiketten übertragen werden. Wollen Sie ein Seriendruck-Dokument wieder in ein normales Word-Dokument umwandeln, klicken Sie auf das Symbol Hauptdokument-Setup und wählen Sie im folgenden Dialogfenster die Option Normales Word Dokument. 3. Falls noch keine Datenliste für den Seriendruck zu Verfügung steht, so können Sie diese mit dem Seriendruck-Assistent erstellen, während Sie ein Seriendruckdokument vorbereiten. Eine Datenmaske, die Sie jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen können, erleichtert die Eingabe der Daten. Die Suchfunktion ermöglicht Ihnen das schnelle Auffinden von Einträgen. 4. Um bestimmte Datensätze aus einer Datenliste herausfiltern zu können, stehen Ihnen über das Dialogfenster Seriendruckempfänger mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können mehrere Filterbedingungen eingeben und diese durch logische Und/Oder-Operatoren verknüpfen. Bei Filterbedingungen mit Und-Verknüpfungen werden nur jene Datensätze herausgesucht, die alle Bedingungen erfüllen. Bei Oder-Verknüpfungen werden all jene Datensätze angeführt, auf die zumindest eine Bedingung zutrifft. Handelt es sich bei der Datenliste um eine mit dem Seriendruck-Assistenten erstellte Office-Adressliste oder ein Word-Dokument, so können Sie markierte Datensätze bearbeiten, indem Sie die Schaltfläche Bearbeiten... anklicken. Verwenden Sie die Datenliste eines anderen Dateityps, so ist die Schaltfläche Bearbeiten... inaktiv. Wenn Sie während der Arbeit am Seriendruck-Dokument Änderungen an der Datenliste im jeweiligen Erstellprogramm vornehmen, klicken Sie auf Aktualisieren, um die Datenquelle erneut zu laden und die Änderungen im Dialogfenster Seriendruckempfänger anzuzeigen. 5. Für das Filtern von Datensätzen können Bedingungen in den Feldern des Hauptdokuments eingegeben werden. Diese können die Selektion von bestimmten Daten bewirken oder den Anwender zu einer Eingabe auffordern. Seriendruck-Assistent siehe Seite 62 Seriendruck-Symbolleiste siehe Seite 63 Liste erstellen siehe Seite 64 Datensätze filtern und sortieren siehe Seite 65 Bedingungsfelder siehe Seite 66

8 68 Modul 8: Grenzen überschreiten - der Datenaustausch Modul 8: Grenzen überschreiten - der Datenaustausch Wie kann ich z.b. eine Access-Datenbank in meinen Word-Text einbinden? Kann ich dabei gewünschte Daten herausfiltern? Wie kann ich die eingefügte Tabelle formatieren? Wie kann ich auf einfache Art und Weise meiner im Text integrierten Datenbank neue Datensätze hinzufügen? Kann ich Datensätze löschen? Wie kann ich Datensätze rasch sortieren? Was muss ich tun, wenn ich eine Grafik aus einer anderen Anwendung importieren will? Welche Grafikformate kann ich in ein Word- Dokument einfügen? Was bedeutet OLE? Was ist der Unterschied zwischen einem eingebetteten und einem verknüpften Objekt? Wie füge ich solche Objekte ein? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Einfügen von Datenbanken Die Datenbank-Symbolleiste Grafiken importieren Einbetten von Objekten: OLE Lernziel: Grafiken, Texte, Objekte etc. auf verschiedene Art und Weise in ein Word-Dokument einbinden können. Voraussetzungen: Grundkenntnisse im allgemeinen Umgang mit Windows-Anwendungen.