Die Nebenkostenabrechnung Mittwoch, den 03. März 2010 um 15:41 Uhr - Aktualisiert Freitag, den 02. März 2018 um 12:58 Uhr

Transkript

1 Nicht umsonst bezeichnet man wegen ihrer Höhe die Nebenkosten als "zweite Miete" dennoch ist die Aussage inhaltlich falsch: Sie haben von den Nebenkosten keinen Vorteil im Gegenteil, wenn die Abrechnung ergibt, dass Sie noch Geld zu bekommen haben, haben Sie dem Mieter ein zinsloses Darlehen gewährt. Dass es bei der Abrechnung häufig zu Problemen kommt, ist nachvollziehbar: Natürlich will der Mieter so wenig wie möglich zahlen aber ebenso natürlich ist es, dass Sie Ihr verauslagtes Geld zurück haben wollen. Nebenkosten müssen vereinbart werden Nach dem Gesetz muss der Mieter keine Nebenkosten tragen. 535 Abs. 1 BGB regelt eindeutig: Durch den Mietvertrag wird der Vermieter verpflichtet, dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren. Der Vermieter hat die Mietsache dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten. Er hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen. Es ist aber heute üblich, die Nebenkosten im Mietvertrag auf den Mieter zu übertragen. Diese Möglichkeit räumt 556 BGB ein, in dem auch weitere Details der Abrechnung von Betriebskosten festgelegt werden: 556: Vereinbarungen über Betriebskosten (1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates Vorschriften über die Aufstellung der Betriebskosten zu erlassen. (2) Die Vertragsparteien können vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden. (3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu 1 / 24

2 vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. (4) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1, Absatz 2 Satz 2 oder Absatz 3 abweichende Vereinbarung ist unwirksam. Nach der gesetzlichen Regelung könnte man theoretisch auch nach Abschluss eines Mietvertrages in einer gesonderten Vereinbarung festlegen, dass der Mieter die Nebenkosten zu tragen hat. Doch es dürfte es schwer sein, einen Mieter nach abgeschlossenem Vertrag davon zu überzeugen, dass er diese Kosten noch zusätzlich übernimmt. Grundsätzlich haben Sie schlechte Karten, wenn Betriebskosten im Mietvertrag nicht zur Umlage vereinbart wurden (siehe auch Beitrag Nur Vereinbartes kann umgelegt werden in diesem Leitfaden). Wen nachträglich neue Betriebskosten zur Umlage berücksichtigt werden sollen, brauchen Sie die Einwilligung Ihres Mieters, die Sie in den meisten Fällen nur schwer oder gar nicht bekommen werden. Wenn neue Betriebskosten entstehen Entstehen nach dem Vertragsabschluss neue Betriebskosten, können Sie diese nur dann abrechnen, wenn Sie im Mietvertrag eine entsprechende Öffnungsklausel vereinbart haben. Diese Klausel könnte beispielsweise folgendermaßen formuliert werden: Sollten nach Abschluss dieses Mietvertrages neue Betriebskosten entstehen, kann der Vermieter diese anteilig auf den Mieter umlegen, wenn die Betriebskosten auch nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit erforderlich sind. Der Vermieter muss den Mieter hierüber in Textform informieren. In dieser Information hat der Vermieter die Umlage zu bezeichnen und zu erläutern. Wichtig Eine Öffnungsklausel für Betriebskosten darf sich immer nur auf neu entstandene Betriebskosten beziehen. Sie kann nicht für Betriebskosten vereinbart werden, die bei Abschluss des Mietvertrages bereits bestanden haben. Rein rechtlich reicht es dann aus, wenn Sie den Mieter mit der ersten Betriebskostenabrechnung entsprechend der Öffnungsklausel über neu hingekommene 2 / 24

3 Nebenkosten informieren. Allerdings empfehlen wir Ihnen, so früh wie möglich über die neuen Betriebskosten zu informieren, damit bei der Abrechnung keine unnötigen Scherereien entstehen. Vergessene Betriebskosten Bestanden die Nebenkosten bereits bei Vertragsabschluss, könnten Sie diese nur abrechnen, indem Sie mit dem Mieter eine zusätzliche Vereinbarung treffen, in der festgehalten wird, ab wann die vergessenen Betriebskosten abgerechnet werden sollen. Da Sie für diese Vereinbarung die Zustimmung Ihres Mieters benötigen, dürfte es aber schwer sein, diese durchzusetzen. Einspruchsfrist des Mieters Sie können versuchen, die nicht vereinbarten Nebenkosten dennoch abzurechnen. Allerdings müssen Sie dann auch damit rechnen, dass der Mieter diese Positionen angreifen wird. In diesem Zusammenhang ist ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) vom interessant (Aktenzeichen VIII ZR 209/15). Hier ging es um die Frage, wie lange der Mieter die Möglichkeit hat, Widerspruch gegen ungerechtfertigte Positionen in der Nebenkostenabrechnung einzulegen. Grundsätzlich kann ein Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Eingang der Betriebskostenabrechnung Widerspruch gegen die Abrechnung geltend machen. Das ergibt sich aus 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB ( Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. ). In dem vom BGH zu entscheidenden Fall hatte nun ein Vermieter eine Abrechnung an seinen Mieter geschickt, in der auch nicht umlagefähige Positionen enthalten waren. Der Mieter bemängelte dies jedoch erst lange, nachdem die 12-Monats-Frist nach 556 BGB abgelaufen war. Der Vermieter wollte deshalb die Einwendungen nicht anerkennen, weshalb sein Mieter vor Gericht zog. Vor dem Amtsgericht konnte sich der Mieter noch durchsetzen, aber bereits das Landgericht stellte sich auf die Seite des Vermieters. Die Richter stellten fest, dass die Einspruchsfrist abgelaufen sei und der Mieter deshalb auch keinen Anspruch mehr auf die Rückzahlung der eigentlich zu Unrecht abgerechneten Kosten habe. Der Mieter ging daraufhin in Revision vor den BGH. Dort stellte man fest, dass das Landgericht zu Recht auf den Fristablauf abgestellt habe. Die Frist gelte für die gesamte Nebenkostenabrechnung, einschließlich der unzulässig abgerechneten Positionen. Die Einspruchsfrist habe eine Befriedungsfunktion, die ausgehebelt würde, wenn Positionen der Abrechnung von der Einhaltung der Widerspruchsfrist 3 / 24

4 ausgenommen würden. Im vorliegenden Fall sprachen die Richter dem Mieter jedoch trotzdem einen Rückzahlungsanspruch zu, da hier ein Verstoß gegen den Grundsatz von Treu und Glauben ( 242 BGB) verstoßen wurde. Vor diesem Hintergrund ist es durchaus denkbar, dass man nicht vereinbarte Betriebskosten abrechnet, in der Hoffnung, der Mieter werde nicht oder zu spät die entsprechenden Positionen monieren. Allerdings bewegt man sich dann auf einem sehr, sehr dünnen Eis. Abrechnen kann man nur im Mietvertrag vereinbarte Nebenkosten. Grundsätzlich sind die auf den Mieter übertragbaren Nebenkosten im 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt. Ob die Betriebskosten alle einzeln aufgeführt werden müssen oder ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung ausreicht, wird von den Gerichten in einzelnen Fällen unterschiedlich ausgelegt. Gehen Sie deshalb auf Nummer sicher, indem Sie entweder den kompletten 2 der Betriebskostenverordnung in den Mietvertrag aufnehmen oder auf die Betriebskostenverordnung verweisen und diese dem Mietvertrag als Anlage beifügen. 2 Betriebskostenverordnung: Aufstellung der Betriebskosten Betriebskosten im Sinne von 1 sind: 1. die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, hierzu gehört namentlich die Grundsteuer; 2. die Kosten der Wasserversorgung, hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern sowie die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung, die Kosten der Wartung von Wassermengenreglern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe; 3. die Kosten der Entwässerung, hierzu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe; 4. die Kosten a. des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der 4 / 24

5 regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung oder b. des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums oder c. der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus Anlagen im Sinne des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a oder d. der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten, hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz; 5. die Kosten a. des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a oder b. der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus Anlagen im Sinne des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a oder c. der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten, hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft; 6. die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen a. bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, oder b. bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend Nummer 4 Buchstabe c und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, oder c. bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe d und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits 5 / 24

6 berücksichtigt sind 7. die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage; 8. die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung, zu den Kosten der Straßenreinigung gehören die für die öffentliche Straßenreinigung zu entrichtenden Gebühren und die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen; zu den Kosten der Müllbeseitigung gehören namentlich die für die Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren, die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen, die Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung; 9. die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs; 10. die Kosten der Gartenpflege, hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen; 11. die Kosten der Beleuchtung, hierzu gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen; 12. die Kosten der Schornsteinreinigung, hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nummer 4 Buchstabe a berücksichtigt sind; 13. die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung, hierzu gehören namentlich die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug; 14. die Kosten für den Hauswart, hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden; 15. die Kosten 6 / 24

7 a. des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft oder das Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage sowie die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen, oder b. des Betriebs der mit einem Breitbandnetz verbundenen privaten Verteilanlage; hierzu gehören die Kosten entsprechend Buchstabe a, ferner die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandanschlüsse; 16. die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; 17. sonstige Betriebskosten, hierzu gehören Betriebskosten im Sinne des 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind. In Formularmietverträgen, wie man sie aus dem Internet herunterladen oder im Buch- und Fachhandel kaufen kann, finden Sie oft eine Aufzählung von Betriebskosten, die Sie ankreuzen müssen. Nur angekreuzte Nebenkosten können dann auch später abgerechnet werden. Kreuzen Sie deshalb auch Betriebskosten an, die derzeit noch nicht anfallen, aber später in Betracht kommen könnten. Sie können nämlich nach einer einmal getroffenen Vereinbarung nicht mehr vom Mieter verlangen, dass er auch der Abrechnung weiterer Betriebskosten zustimmt. Sind im Vertragsformular Leerzeilen vorgesehen, in denen die Betriebskosten eingetragen werden sollen, tragen Sie dort alle Betriebskosten nach 2 der Betriebskostenverordnung ein. Dann sind Sie auf der sicheren Seite. Wichtig Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie der Mieter übernimmt alle umlagefähigen Nebenkosten oder die umlagefähigen Betriebskosten sind vom Mieter anteilig zu tragen. Mit solchen allgemeinen Vorgaben werden Sie vor Gericht immer Probleme bekommen. Ob und in wie weit Sie die Nebenkosten abrechnen können, hängt also vom geschlossenen Mietvertrag ab. Bitte bedenken Sie immer, dass der Mieter keiner Änderung zustimmen muss, wenn der Mietvertrag einmal unterschrieben ist. Hinzu kommt, dass nicht vereinbarte aber dennoch umgelegte Nebenkosten vom Mieter zurückgefordert werden können, selbst wenn er sie über viele Jahre hinweg bezahlt hat. Übrigens gilt dies nur bei Wohnraum-Mietverträgen, bei Gewerberaum-Vermietung sieht es etwas anders aus. 7 / 24

8 Vereinbaren Sie im Mietvertrag grundsätzlich nur Vorauszahlungen und keine Pauschalen. Denn mit einer vereinbarten Pauschale sind alle Nebenkosten abgegolten. Das bedeutet, dass Sie keine Nachforderungen stellen können, wenn die Kosten höher sind als die geleisteten Zahlungen des Mieters. Sie können sich bei einer vereinbarten Pauschale zwar die Nebenkostenabrechnung sparen aber dafür zahlen Sie im Endeffekt meistens drauf. Denn natürlich werden Sie zunächst eine großzügige Pauschale zu Ihren Gunsten vereinbaren wenn der Mieter diese akzeptiert. Für den Mieter ist es dann aber auch egal, wie viel Strom, Heizenergie oder Wasser er verbraucht es kostet ihn ja immer das gleiche. Außerdem werden die laufenden Kosten durch steigende Energiepreise irgendwann höher sein als die Pauschalen, die Sie erhalten. Wichtig Auch wenn Sie im Mietvertrag vereinbart haben, dass Sie die Pauschale bei Bedarf anheben können, ist dies immer nur für kommende Zahlungen und nicht rückwirkend möglich. Außerdem müssen Sie dann dem Mieter nachweisen, dass sich die Kosten tatsächlich so erhöht haben, dass die Pauschalen nicht mehr ausreichen Sie müssen also spätestens dann eine komplette Abrechnung vornehmen, um dem Mieter zu beweisen, dass eine Anhebung der Pauschale gerechtfertigt ist. Außerdem können Sie bei einem Mehrfamilienhaus mit zentraler Wärme- oder Warmwasserversorgung sowieso keine Pauschalen vereinbaren. Denn die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt in 4 vor, dass Sie die anteiligen Verbräuche der Mieter erfassen müssen und in 6, dass diese Verbräuche verbrauchsabhängig auf die Mieter zu verteilen sind. Damit ist eine Pauschalierung also grundsätzlich ausgeschlossen. Das Wirtschaftlichkeitsgebot Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass Sie beim Einkauf für Güter, die als Betriebskosten abgerechnet werden, das sogenannte Wirtschaftlichkeitsgebot beachten müssen. Das bedeutet nicht, dass Sie grundsätzlich das günstigste Angebot annehmen müssen. Die Kosten müssen jedoch in einem vernünftigen Verhältnis zur erbrachten Leistung oder Lieferung stehen. So müssen Sie auch nicht bei jeder Preisveränderung den Stromanbieter wechseln. Sollten Sie aber vom teuersten Anbieter den Strom beziehen, kann das schon zu Problemen führen. Gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot würde es aber auch verstoßen, wenn Sie bestimmte Leistungen oder Lieferungen über Gebühr in Anspruch nehmen. Wenn Sie beispielsweise eine Firma beauftragen, täglich den Gehsteig vor dem Haus zu kehren, wäre dies übertrieben und 8 / 24

9 ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. So lange die Wohnungen in Ihrer Immobilie alle das ganze Jahr vermietet sind, ist die Abrechnung der Mietnebenkosten relativ einfach. Doch wie müssen Sie vorgehen, wenn eine Wohnung für einige Zeit leer steht? Dann können Sie die Kosten nicht einfach auf die verbleibenden Mieter verteilen. Die Zeit des Leerstandes muss in der Abrechnung anteilmäßig berücksichtigt werden. Bei Leerstand wird der Vermieter zum Mieter Wenn alle Wohnungen vermietet sind, werden die Nebenkosten nach entsprechenden Verteilungsschlüsseln auf die Mieter verteilt. So werden auch die allgemeinen Betriebskosten fair auf alle Wohnungsnutzer verteilt. Würde man nun eine leerstehende Wohnung unberücksichtigt lassen und die Kosten auf die anderen Mieter verteilen, würden diese bei den allgemeinen Betriebskosten höher belastet, als es bei einer Vollvermietung des Gebäudes der Fall wäre. Darum muss der Leerstand zu Lasten des Vermieters bei der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden. Der Vermieter wird dann für diesen Zeitraum quasi Mieter der leerstehenden Wohnung und muss die anteiligen Kosten selbst tragen. Diese Anschauung hat sich auch in der Rechtsprechung zu diesem Thema verfestigt (Beispiel: Urteil des Kammergerichts Berlin vom 08. Juli 2010 Aktenzeichen 12 U 26/09). Leerstand ist kein Grund zur Änderung des Verteilerschlüssels Nun könnte man auf die Idee kommen, dass man einfach den Verteilerschlüssel ändert, bei einer Wohnflächenverteilung beispielsweise die Wohnfläche um die Fläche der leerstehenden Wohnung reduziert. Doch da hat der Bundesgerichtshof einen Riegel vorgeschoben: In einem Urteil vom stellten die Richter fest, dass ein Leerstand grundsätzlich nicht zur Änderung der Verteilerschlüssel führen dürfe (Aktenzeichen: VIII ZR 159/05). So kann also aufgrund eines Leerstandes auch der Schlüssel nicht von der Wohnflächen- auf die Pro-Kopf-Verteilung umgestellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob im Mietvertrag bezüglich der Verteilerschlüssel individuelle Absprachen getroffen wurden oder nicht. Eine Ausnahme, bei der eine Änderung dennoch möglich sei, wäre nach Meinung der Richter nur denkbar, wenn bei einem langfristigen Leerstand von einer Störung der Geschäftsgrundlage nach 313 BGB auszugehen oder der allgemeine Grundsatz von Treu und Glauben ( 242 BGB) anzuwenden sei. Rechtliches 242 BGB: Der Schuldner ist verpflichtet, die Leistung so zu bewirken, wie Treu und Glauben mit Rücksicht auf die Verkehrssitte es erfordern. 9 / 24

10 313 Abs. 1 BGB: Haben sich Umstände, die zur Grundlage des Vertrags geworden sind, nach Vertragsschluss schwerwiegend verändert und hätten die Parteien den Vertrag nicht oder mit anderem Inhalt geschlossen, wenn sie diese Veränderung vorausgesehen hätten, so kann Anpassung des Vertrags verlangt werden, soweit einem Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls, insbesondere der vertraglichen oder gesetzlichen Risikoverteilung, das Festhalten am unveränderten Vertrag nicht zugemutet werden kann. Die Möglichkeit den Verteilerschlüssel anzupassen, werden Sie also nur im Ausnahmefall anwenden können. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn die Wohnung über einen längeren Zeitraum leer steht und aus irgendwelchen Gründen nicht (mehr) vermietet werden kann. Dies gilt aber auch nur dann, wenn Sie den Zustand der Nichtvermietung nicht selbst herbeigeführt haben. Die Gerichte sind hier sehr, sehr streng, Ihre Chancen, sich durchzusetzen entsprechend gering. Wie verteilt man eine leere Wohnung nach Köpfen? Während der Verteilerschlüssel der Wohnfläche problemlos auch für eine leerstehende Wohnung anwendbar ist, wird es schwieriger, wenn die Verteilung nach Köpfen erfolgen soll. Hier ist sich die Rechtsprechung leider auch nicht einig. Klar ist lediglich, dass für die leerstehende Wohnung ein Durchschnittswert festgelegt werden muss. Beispiel: In einer Immobilie ist eine von vier Wohnungen unbewohnt. In den anderen Wohnungen wohnen 3, 6 und 3 Mieter insgesamt also 12. Damit muss für die leerstehende Wohnung eine Nutzung von 4 Personen zugrunde gelegt werden. Allerdings ist unklar, in wieweit die Wohnfläche bei der Berechnung eine Rolle spielt und in welchem Zeitraum der Durchschnittswert ermittelt werden soll. Deshalb empfiehlt es sich, wo immer es möglich ist, auf eine Umlage nach Bewohnern grundsätzlich zu verzichten. Diese Abrechnungsmethode beinhaltet noch ganz andere Schwierigkeiten etwa die allgemeine Feststellung, wie viele Personen in einem Jahr in der Wohnung wohnten. Wir empfehlen bei der Berechnung nach Köpfen auch die Wohnfläche mit einzubeziehen. Nehmen wir einmal an, dass bei unserem Beispiel die Wohnungen, die mit drei Mietern bewohnt sind 80 m² und die mit 6 Personen 120 m² Wohnfläche aufweisen und die leerstehende Wohnung 60 m² umfasst. Dann ergäbe sich folgende Berechnung: Wohnfläche der bewohnten Wohnungen insgesamt 280 m² Anzahl der Personen: 12 Berechnung für den Leerstand (60 m²) = (12 x 60) / 280 = 2,57 = 3 Personen Grundsätzlich gibt es keine Vorschriften, wie eine Neben- oder 10 / 24

11 Betriebskostenabrechnung auszusehen hat. Es gibt lediglich eine Reihe von inhaltlichen Vorgaben, die Sie beachten sollten, um unnötigen Ärger mit dem Mieter zu vermeiden. Als Grundsatz für die Betriebskostenabrechnung gilt: So genau wie nötig. Nach einer Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts muss die Abrechnung für den Mieter verständlich sowie gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar sein (BGH-Urteil vom , Aktenzeichen VIII ZR 298/80). Die Abrechnung sollte allerdings die folgenden Positionen enthalten: Zusammenstellung der gesamten Kosten, die auf die Mieter umgelegt werden Angabe des jeweiligen Verteilungsschlüssels Erläuterung des Verteilungsschlüssels Berechnung des vom Mieter zu tragenden Anteils der Nebenkosten Angabe der bereits geleisteten Vorauszahlungen Berechnung des noch zu zahlenden oder dem Mieter zu erstattenden Betrages Wichtig Sollte Ihre Abrechnung die oben genannten Informationen nicht beinhalten, könnte es passieren, dass das Gericht bei einer Auseinandersetzung die Abrechnung nicht anerkennt und Sie auf den Kosten sitzen bleiben. Zu einer verständlichen Abrechnung gehört auch, dass der Mieter die einzelnen Rechenschritte logisch nachvollziehen kann. Sie müssen hierzu die einzelnen Schritte so darstellen, dass der Mieter sie nachvollziehen kann. Rechnen Sie beispielsweise nach der Wohnfläche ab, sähe die Formel folgendermaßen aus: (Gesamtkosten x Wohnfläche Mieter)/Gesamtwohnfläche = Anteil des Mieters Wichtig ist dabei, dass Sie auch leer stehende Wohnungen mitrechnen müssen. Den Leerstand können Sie allerdings steuerlich geltend machen, worauf wir noch im Kapitel Immobilienbesitz und die Steuer eingehen werden. Haben Sie im Mietvertrag keine Vereinbarungen getroffen, wie die Kosten umgelegt werden sollen, müssen Sie sich an 556a BGB halten, in dem es heißt: (1) Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind 11 / 24

12 nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. (2) Haben die Vertragsparteien etwas anderes vereinbart, kann der Vermieter durch Erklärung in Textform bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden dürfen, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Sind die Kosten bislang in der Miete enthalten, so ist diese entsprechend herabzusetzen. (3) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 2 abweichende Vereinbarung ist unwirksam. Grundsätzlich können Sie sich also merken, dass einmalige Kosten nicht zu den Nebenkosten gehören können. Es müssen laufend entstehende Kosten sein wobei offen bleibt, ob dies monatlich anfallende Kosten sind oder Leistungen, die regelmäßig nur einmal in mehreren Jahren erbracht werden. Um die Nebenkosten auf Ihre Mieter umzulegen, müssen Sie Verteilerschlüssel vereinbaren, nach denen die Kosten für die einzelnen Parteien bestimmt werden. Teilweise schreibt der Gesetzgeber die Schlüssel vor, nach denen abzurechnen ist. In anderen Fällen können Sie mit dem Mieter eigene Vereinbarungen treffen. Nur wenn Sie keine Regelung getroffen haben, greift in diesen Fällen eine gesetzliche Regelung. Verbrauchsabrechnung Die gerechteste Art der Nebenkostenabrechnung ist nach dem tatsächlichen Verbrauch. Sie ist beispielsweise bei der Abrechnung der Heizungs- und Warmwasserkosten sogar zwingend vorgeschrieben. Nach der Heizkostenverordnung muss der Vermieter mindestens 50 % der Kosten nach dem Verbrauch abrechnen. Er kann bis zu 70 % abrechnen. Innerhalb dieser Bandbreite kann er frei entscheiden. Will er mehr als 70 % verbrauchsabhängig abrechnen, muss er dies mit dem Mieter ausdrücklich vereinbaren. In Ausnahmefällen kann die Abrechnung von 70 % der Kosten nach dem Verbrauch vorgeschrieben sein. Das ist der Fall, wenn ein sehr hoher Wärmebedarf vorliegt, mit Gas oder Öl geheizt wird und die Heizungsrohre freiliegend und nicht überwiegend gedämmt sind. Auch die Kaltwasserkosten müssen in einigen Fällen nach dem Bedarf abgerechnet werden. Werden diese Kosten erfasst, ist der Vermieter auch verpflichtet hiernach abzurechnen. Dies ergibt sich aus den Bestimmungen des BGB ( 556a) und den Bauordnungen der einzelnen 12 / 24

13 Bundesländer. Denn fast alle Bundesländer schreiben entsprechende Messeinheiten vor (lediglich in Bayern gibt es keine entsprechende Vorschrift in der Bauordnung). Wohnflächenverteilung Die wohl am häufigsten angewandte Methode ist die Abrechnung nach den Wohnflächen der Mietparteien. Dabei werden die Wohnflächen des gesamten Gebäudes addiert. Die Nebenkosten werden dann im Verhältnis der Gesamtwohnfläche zur Wohnfläche des einzelnen Mieters abgerechnet. Beispiel: In einer Immobilie befinden sich zwei Wohnungen mit je 50 m² Wohnfläche und eine Wohnung mit 100 m² Wohnfläche. Somit trägt der Mieter der größten Wohnung die Hälfte und die Bewohner der beiden kleineren Wohnungen je ein Viertel der Nebenkosten. Die zugrunde zu legende Wohnfläche ergibt sich aus dem Mietvertrag. Wird hier keine Wohnfläche angegeben, richtet sich die Berechnung nach der Wohnflächenverordnung (Urteil des Bundesgerichtshofs vom Aktenzeichen VIII ZR 231/06). Die Verwendung des Wohnflächen-Verteilerschlüssels bietet sich an, da er relativ einfach zu berechnen ist und auch gegenüber dem Mieter eine faire Abrechnung garantiert. Deshalb wird diese Methode auch vom Gesetzgeber grundsätzlich festgelegt, wenn die Mietparteien keine anderen Vereinbarungen getroffen haben. 556a Abs. 1 BGB: Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Auf die hiervon abweichenden gesetzlichen Regelungen gehen wir in diesem Beitrag noch ein. Ungerecht kann die Abrechnung nach Wohnfläche jedoch werden, wenn eine relativ große Wohnung von wenigen Personen bewohnt wird, eine kleinere Wohnung aber mehr Personen beherbergt. Dieser Fall kann recht schnell eintreten, etwa wenn bei einer Familie die Kinder ausziehen, die Eltern aber in der Wohnung bleiben möchten, während in die viel kleinere Wohnung ein junges Ehepaar mit Baby einzieht. Verteilungsschlüssel Umbauter Raum Die Berechnung der Nebenkostenverteilung nach umbauten Raum ist recht selten. Sie macht beispielsweise bei Immobilien Sinn, bei denen die Mietwohnungen verschieden hohe Räume haben. Dies kann sich durchaus bemerkbar auf die Heizkosten in den Wohnungen auswirken. Sinnvoll ist das allerdings nur, wenn die Räume wirklich eklatante Abweichungen in der Raumhöhe aufweisen. Hier wird also nicht mit Quadrat- sondern mit Kubikmetern gerechnet. Eine äußerst schwierige 13 / 24

14 Berechnungsmethode, die nach der Anlage 2 zur II. Berechnungsverordnung vorgenommen werden muss. Wie bereits beschrieben, geht es hier hauptsächlich um eine faire Verteilung der Heizkosten. Darum kann man auch lediglich die beheizten Räume der Immobilie zugrunde legen, wenn es um die Verteilung der verbrauchunabhängigen Heizkosten geht ( 7 Abs. 1 Heizkostenverordnung). Wenn man diesen Schlüssel wählt, ist für die Berechnung entscheidend, welche Räume mit Heizungen ausgestattet sind, nicht welcher Verbrauch den Geräten zugrunde liegt (Urteil des Amtsgerichts Köln vom Aktenzeichen 213 C 553/86). Verteilung nach Köpfen In vielen Fällen werden die Nebenkosten auch nach der Anzahl der Bewohner einer Mieteinheit verteilt. Man spricht dann auch von der Verteilung nach Köpfen. Für den Mieter mag diese Methode als gerechter erscheinen, für den Vermieter stellt sie in jedem Fall einen erheblichen Verwaltungsmehraufwand dar. Entscheiden Sie sich für eine Abrechnung nach Köpfen stehen Sie nämlich vor dem Problem, erst einmal zu ermitteln, wie viele Personen im Abrechnungszeitraum in der Wohnung gewohnt haben. Sie können nicht die Zahl der im Mietvertrag genannten Personen zugrunde legen, sondern müssen alle Personen berücksichtigen, die in der Wohnung wohnen. Leider können Sie auch nicht die Zahl der Personen zugrunde legen, die beim Einwohnermeldeamt für die Wohnung gemeldet sind. Der Bundesgerichtshof hat hierzu festgestellt, dass das Einwohnermelderegister nicht ausreiche, um die wechselnden Personenzahlen in einem Mietshaus exakt zu ermitteln (Urteil vom Aktenzeichen VIII ZR 82 /07) Verteilung nach Wohneinheiten Eine sehr einfache aber auch sehr seltene Umlagemethode ist die Umlage nach Wohneinheiten. Hier bezahlt jeder Mieter den gleichen Anteil an den Nebenkosten. Sie teilen also die Nebenkosten einfach durch die Anzahl der Mietwohnungen. Allerdings werden Sie diese Methode bei Ihrem Mieter auch nur durchsetzen können, wenn alle Wohnungen den gleichen oder zumindest einen vergleichbaren Zuschnitt haben. Abgesehen davon haben auch hier die Gerichte bereits ein Machtwort gesprochen und verlangen bei der Verteilung nach Wohneinheiten die Vergleichbarkeit dieser Einheiten ( z. B. Urteil des Landgerichts Berlin vom Aktenzeichen 67 S 296/01). Nicht erlaubt: Verteilung nach der Miete Denkbar wäre auch, die Mieten einer Immobilie zu addieren und auf dieser Basis anteilmäßig die Verteilung der Nebenkosten vorzunehmen. Diese Methode wird jedoch von den Gerichten verworfen. Das Amtsgericht Görlitz hat beispielsweise in einem Urteil vom / 24

15 (Aktenzeichen 4 C 650/01) die Methode abgelehnt. Der Richter begründete seine Entscheidung damit, dass eine Umlage der Nebenkosten nach dem Verhältnis der Einzelmieten nicht der Billigkeit entspräche. Dadurch würde das Risiko des Wohnungsleerstandes auf die Mieter verlagert. Außerdem sei diese Verteilung nicht verbrauchsorientiert. Dass die Betriebskostenabrechnung mit sehr viel Rechnerei verbunden ist, dürfte für Sie nichts neues sein. Ein aktuelles Urteil des Bundesgerichtshofs (Aktenzeichen VIII ZR 223/10) macht die Sache aber jetzt noch ein wenig schwieriger. Denn hier ging es um die Frage, wie man Mietminderungen bei der Betriebskostenabrechnung berücksichtigen muss. Nebenkostenminderung? Bei der Mietminderung werden Sie vielleicht davon ausgehen, dass sich die Minderung nur auf die Kaltmiete bezieht. Doch das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Die Mietminderung wirkt sich auch auf die Betriebskostenvorauszahlung aus. Entsprechend muss die Betriebskostenabrechnung auch um den Minderungsanteil gekürzt werden. Es handelt sich also gar nicht um eine Mietminderung sondern um eine Miet- und Nebenkostenminderung. Mit spitzer Feder rechnen Um die Berechnung korrekt vorzunehmen, hat der BGH einen genauen Weg vorgeschrieben, der aber eher wie ein Irrgarten anmutet. Um ein wenig Klarheit in die Angelegenheit zu bringen, wollen wir das Ganze an einem ausführlichen Beispiel erläutern. Dabei gehen wir von folgenden Vorgaben aus: Grundmiete: 1.500,00 Nebenkostenvorauszahlung: 300,00 Laut Betriebskostenabrechnung für das Jahr vom Mieter zu zahlen: 3.900,00 Miete wurde zwei Monate gekürzt um 25 %.Daraus ergibt sich, dass der Mieter bei voller Mietzahlung 300 nachzuzahlen hätte. Um nun festzustellen, was an Nachzahlung nach Kürzung innerhalb der zwei Monate zu zahlen wäre, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Feststellung, wie viel Miete und Nebenkosten tatsächlich gezahlt wurden: 10 Monate volle Miete und Nebenkosten ,00 2 Monate Miete plus Nebenkosten abzgl. 25 % (1.350,00 / Monat) ,00 15 / 24

16 Geleistete Zahlungen für das abgelaufene Jahr ,00 2. Höhe der Miet- und Nebenkosten auf Basis tatsächlich entstandener Nebenkosten (3.900 ) 12 Monate Miete ohne Nebenkosten ,00 Laut Betriebskostenabrechnung für das Jahr zu zahlen 3.900,00 Gesamtsumme für das Jahr ,00 Monatliche Miete plus Nebenkosten danach 1.825,00 3. Ermittlung der Mietminderung auf Basis der tatsächlich zu zahlenden Miete plus Nebenkosten: Monatliche Miete plus Nebenkosten ,00 Abzüglich 25 % - 456,25 Miete wurde zwei Monate gekürzt 912,50 4. Die geschuldete Miete inkl. Nebenkosten unter Berücksichtigung der Mietminderung Jahresmiete plus entstandene Nebenkosten ,00 Abzüglich Minderung 912,50 Verbleiben ,50 5. Vom Mieter wurde bereits gezahlt ,00 Vom Mieter noch zu zahlen 287,50 Zum Vergleich: Hätte es keine Mietkürzungen gegeben, hätte der Mieter 300,00 an Nebenkosten nachzahlen müssen. Die Betriebskostenabrechnung wird immer nachträglich erstellt. Im Normalfall beläuft sich der Abrechnungszeitraum auf ein Jahr. Längere Zeiträume lässt das BGB auch nicht zu. Es können aber auch kürzere Zeiträume möglich sein (etwa, wenn Sie das Haus z.b. erst Mitte des Jahres erworben haben). Sie können aber die Abrechnung auch splitten und beispielsweise Heizkosten nach der Hauptheizperiode getrennt in einer eigenen Abrechnung geltend machen. Dann wird jede Abrechnung eigenständig behandelt. Natürlich brauchen Sie auch ein wenig Zeit, um die Daten zusammenzustellen und abzurechnen. Der Gesetzgeber gibt Ihnen hierfür 12 Monate Zeit. Endet der Abrechnungszeitraum also am eines Jahres, muss die Nebenkostenabrechnung spätestens am des folgenden Jahres beim Mieter vorliegen. Sie werden aber daran interessiert sein, früher abzurechnen, weil ja meist eine Nachzahlung fällig wird. Wichtig Allerdings kann man Sie nicht dafür verantwortlich machen, wenn Sie die Abrechnungen und Bescheide beispielsweise von Versorgungsunternehmen oder dem Finanzamt verspätet erhalten und Sie deshalb die 12-Monats-Frist nicht einhalten können. Dann können Sie sich auf 16 / 24

17 556 BGB berufen. Dort heißt es im Absatz 2: "Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet." Abrechnen müssen Sie in jedem Fall. Tun Sie dies nicht, kann der Mieter die Abrechnung einklagen und laufenden Vorauszahlungen so lange aussetzen, bis Sie die Abrechnung erstellt haben. Bereits geleistete Zahlungen kann er allerdings nicht zurückfordern. Rechnen Sie verspätet ab und hat der Mieter die Vorauszahlungen ausgesetzt, muss er sie jetzt nachzahlen. Verwirkt ist lediglich der Anspruch auf Nachzahlungen aus der Abrechnung. Die Miete muss der Mieter in jedem Fall weiter zahlen. Haben Sie korrekt abgerechnet, so läuft für die Forderung eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Kommt es nach der Erstellung der Betriebskostenabrechnung zu Nachforderungen von Behörden oder Lieferanten, können Sie diese Kosten auch noch nachträglich abrechnen. Das sollten Sie aber nicht auf die lange Bank schieben. Nachforderungen sollten innerhalb eines Viertel Jahres geltend gemacht werden. Was aber gilt, wenn die Betriebskostenabrechnung Fehler enthält und Sie eine neue Abrechnung erstellen beziehungsweise die alte nachbessern müssen? Hier muss zwischen formalen und inhaltlichen Fehlern unterschieden werden. Wird Ihnen ein formaler Fehler nachgewiesen und die Frist ist abgelaufen, können Sie keine Nachzahlungen mehr fordern. Handelt es sich aber um einen inhaltlichen Fehler (Beispiel: Sie haben entsprechend BGB abgerechnet, obwohl im Mietvertrag ein anderer Schlüssel vereinbart war) können Sie die Abrechnung noch korrigieren. Allerdings bringt Ihnen das keine finanziellen Vorteile: Wird der Nachzahlungsbetrag höher, muss der Mieter die Differenz nicht nachzahlen. Übrigens gilt für den Mieter auch eine Frist von einem Jahr nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung, innerhalb derer er der Abrechnung widersprechen kann. Tut er dies nicht, muss er auf jeden Fall zahlen. Da Sie aber sicher nicht so lange warten wollen, sollten Sie Nachzahlungen etwa nach einem Monat nach Zugang der Abrechnung anmahnen. In den meisten Fällen wird sich der Mieter dann zumindest äußern oder aber den Betrag überweisen. Immer wieder stellt die Betriebskostenabrechnung den Vermieter oder seine Verwaltung auf neue Herausforderungen. Am besten greift man hier zu professioneller Hilfe, die gar nicht teuer sein muss. Hier haben sich Softwareprogramme wie der WISO Hausverwalter oder der WISO Vermieter bestens bewährt. Wenn Sie die Betriebskostenabrechnung aber selbst erledigen wollen, sollten Sie die folgenden Tipps beherzigen. 17 / 24

18 Wann ist eine Betriebskostenabrechnung erlaubt? Keine Betriebskostenabrechnung ohne Vorauszahlungen. Dabei muss man sehr genau sein: Wurde eine monatlichen Pauschale vereinbart, kann der Vermieter keine weiteren Forderungen stellen, wenn diese Pauschalen die Kosten eines Jahres nicht decken. Umgekehrt kann aber auch der Mieter keine Rückzahlung verlangen, wenn die jährlichen Kosten geringer sind. Eine korrekte Abrechnung Wenn auch der Gesetzgeber die Form der Betriebskostenabrechnung nicht vorschreibt, so muss sie aber in jedem Fall für den Mieter nachvollziehbar sein. Darum gibt es grundsätzliche Angaben, die nicht fehlen dürfen. Hierzu gehören der Abrechnungszeitraum und das Datum, wann die Abrechnung erstellt wurde, vom wem sie aufgestellt wurde und welche Wohnung abgerechnet wird. Außerdem müssen die Abrechnungen transparent sein. Hierzu gehört, dass der Mieter mit der Abrechnung eine Aufstellung der ihn betreffenden Gesamtkosten erhält und ihm der Verteilerschlüssel offengelegt wird. Auch die Berechnung des Kostenanteils - inklusive des Abzugs der Vorauszahlungen - muss transparent sein. Termine nicht verpassen Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens zum Ende des 12. Monats nach Ablauf der Abrechnungsperiode erfolgen. In den meisten Fällen handelt es sich bei der Abrechnungsperiode um das Kalenderjahr. Es kann aber auch ein anderes Geschäftsjahr vereinbart werden, das dann eingehalten werden muss. Läuft das Geschäftsjahr vom bis zum des folgenden Jahres muss die Abrechnung ebenfalls spätestens zum des der Abrechnungsperiode folgenden Jahres erfolgen. Die Abrechnung muss bis zum letzten Termin beim Mieter vorliegen. Wenn nicht, kann der Vermieter keine Kosten mehr geltend machen. Aber selbst wenn man am (wobei Kalender- = Geschäftsjahr ist) die Abrechnung persönlich beim Mieter in den Briefkasten wirft, kann dies zu spät sein. Es hat schon Urteile gegeben, wonach vom Mieter an diesem Tag nicht mehr erwartet werden könne, dass er seinen Briefkasten abends noch einmal kontrolliert. Damit ist die Abrechnung mit dem Einwurf noch nicht zugestellt und die Frist versäumt worden. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in einem Urteil vom (Aktenzeichen VIII ZR 189/17) zum Prüfrecht des Mieters bei einer strittigen Nebenkostenabrechnung Stellung bezogen. In seiner Entscheidung stellte das Gericht grundsätzlich fest, dass die Beweislast für die Abrechnung zunächst immer beim Vermieter liegt. In dem Verfahren hatte ein Vermieter gegen seinen Mieter geklagt. Die Parteien hatten einen Mietvertrag geschlossen, in dem eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung von 200,00 vereinbart wurde. Für zwei Jahre (2013 und 2014) forderte der Vermieter nun eine Nachzahlung von über Dies begründete er mit höheren Ausgaben bei den Heizkosten. In den jeweiligen Nebenkostenabrechnungen wurde ein Heizkostenanteil von 42 beziehungsweise / 24

19 % der Gesamtheizkosten für die Wohnung ausgewiesen. Die Wohnung des Mieters war jedoch lediglich mit 94 m² am Gesamtheizkreislauf von 720 m² beteiligt. Vor diesem Hintergrund bestritt der Mieter den in der Nebenkostenabrechnung festgelegten Verbrauch und bezeichnete die angegebenen Werte als nicht plausibel. Er verlangte deshalb vom Vermieter, ihm auch Einblick in die Abrechnungsbelege der anderen Mietparteien zu gewähren. Dies lehnte der Vermieter jedoch ab, woraufhin der Mieter sich weigerte, die geforderte Nachzahlung zu leisten. Der Vermieter ging deshalb vor Gericht und klagte auf Zahlung. Sowohl vor dem zuständigen Amtsgericht als auch vor dem Berufungsgericht konnte sich der Vermieter durchsetzen. So stellte das Berufungsgericht fest, dass der Mieter konkrete Gründe vorlegen müsse, nach denen die geforderte Nachzahlung nicht gerechtfertigt sei. Dies gelte unabhängig von der Höhe der geforderten Nachzahlung. Für das Gericht war auch nicht erkennbar, inwiefern der Mieter Vorteile erlangen könne, wenn er Einsicht in die Unterlagen der anderen Mieter bekäme. Das Gericht ließ jedoch die Revision beim Bundesgerichtshof zu. Der BGH schloss sich nicht der Meinung der Vorinstanzen an und verwarft die Entscheidung des Berufungsgerichts. Die Richter nutzten die Gelegenheit, bereits bestehende Grundsätze bezüglich der Belegeinsichtnahme sowie der Darlegungs- und Beweislast bei Betriebskosten zu ergänzen. Beweislast liegt beim Vermieter Grundsätzlich stellte der BGH fest, dass die Beweislast und die Darlegungsverpflichtung für Nachforderungen, die sich aus einer Betriebskostenabrechnung ergeben, grundsätzlich beim Vermieter liegt. Er muss nachweisen, dass die Daten korrekt erfasst wurden, die Zusammenstellung den ermittelten Werten entspricht und nachvollziehbar ist und die Verteilung auf die einzelnen Mieter richtig erfolgte. Es sei deshalb nicht Aufgabe des Mieters wie es das Berufungsgericht gefordert habe objektiv nachvollziehbare Anhaltspunkte zu liefern, die auf eine unkorrekte Nebenkostenabrechnung schließen ließen. Der Vermieter hätte grundsätzlich die benötigten Unterlagen (Erfassungsbelege der Heizkosten) gegenüber dem Mieter offenlegen müssen, damit sich dieser von der Richtigkeit und Genauigkeit der von der Klägerin als Vermieterin vorgenommenen Verbrauchserfassung, Zusammenstellung und Verteilung überzeugen konnte. Einsicht in die Unterlagen der Nachbarn Auch die Ansicht der Berufungsgerichts, dass es unerheblich sei, dass die Erfassungsbelege der anderen Mietparteien vom Vermieter nicht vorgelegt wurden, folgten die Richter des Bundesgerichtshofs nicht. Dieser Einwand des Mieters hätte nach Ansicht des BGH vom Berufungsgericht sehr wohl gewürdigt werden müssen. 19 / 24

20 Rechtliches 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten (1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates Vorschriften über die Aufstellung der Betriebskosten zu erlassen. (2) Die Vertragsparteien können vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden. (3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. (4) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1, Absatz 2 Satz 2 oder Absatz 3 abweichende Vereinbarung ist unwirksam. Der BGH stellte nochmals klar, dass eine Nebenkostenabrechnung nach 556 Abs. 3 Satz 1 BGB eine aus sich heraus verständliche geordnete Zusammenstellung der zu den umzulegenden Betriebskosten im Abrechnungsjahr getätigten Einnahmen und Ausgaben enthalten muss. Die Zusammenstellung muss so abgefasst werden, dass es dem Mieter möglich ist, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Zur ordnungsgemäßen Abrechnung gehöre auch, dass dem Mieter auf dessen Verlangen nach Erhalt der Abrechnung auf dessen Verlangen zusätzlich die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen ermöglicht wird, wenn dies zur sachgerechten Überprüfung der Nebenkostenabrechnung oder zur Vorbereitung etwaiger Einwendungen erforderlich ist. In diesem Zusammenhang kann der Mieter verlangen, dass ihm die Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer eines gemeinsam versorgten Mietobjekts offengelegt werden. Dies gelte insbesondere im vorliegenden Fall, da der Mieter diese Informationen benötige, damit er sich Klarheit darüber verschaffen kann, ob die verbrauchsabhängige Abrechnung korrekt ist. Nur durch Einsicht in die Abrechnungen der anderen Mieter kann er prüfen, ob der 20 / 24

21 Gesamtverbrauchswert mit der Summe der Verbrauchsdaten der anderen Wohnungen übereinstimmt und ob deren Werte plausibel sind oder ob sonst Bedenken gegen die Richtigkeit der Kostenverteilung bestehen. Der BGH widersprach auch dem Berufungsgericht, dass der Mieter insoweit ein besonderes Interesse an der Belegeinsicht in die Verbrauchswerte der anderen Mietwohnungen nachweisen müsse. Es genüge sein allgemeines Interesse, die Tätigkeit des abrechnungspflichtigen Vermieters zu kontrollieren. Solange der Vermieter unberechtigt eine entsprechend begehrte Belegeinsicht verweigert, besteht auch keine Verpflichtung des Mieters, die geforderte Nachzahlung zu leisten. Der BGH hat daher das Urteil des Berufungsgerichts aufgehoben und die Klage als (derzeit) unbegründet abgewiesen. Was nicht in die Nebenkostenabrechnung gehört Verwaltungskosten dürfen nicht umgelegt werden. So dürfen Sie weder Ihre eigene Verwaltungstätigkeit abrechnen noch eine Pauschale für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung einrechnen. Das gilt aber nicht nur für Eigenleistungen. Auch wenn Sie eine Hausverwaltung beauftragen, dürfen Sie deren Kosten nicht abrechnen. Als Faustregel kann man festhalten, dass nur sich wiederholende Kosten umgelegt werden können. Damit fallen Instandhaltungskosten weg. Bei einem Hausmeister beispielsweise müssen deshalb die Kosten für Reparaturen und Renovierungen aus den Kosten herausgerechnet werden. Die Kosten für einen Hausverwalter können grundsätzlich nicht umgelegt werden. Nebenkosten bei Leerstand Auch bei leer stehenden Wohnungen entstehen Nebenkosten. Diese dürfen aber nicht auf die anderen Mieter verteilt werden. Kosten eines Leerstandes sind immer vom Vermieter zu tragen. Wenn eine Umlage nach Köpfen erfolgt, wird eine leer stehende Wohnung als mit einer Person bewohnt berücksichtigt. Sonstige Betriebskosten Das Gesetz lässt auch die Umlage sogenannter sonstiger Betriebskosten zu. Dies gilt allerdings nach geltender Rechtsprechung nur dann, wenn diese Betriebskosten im Mietvertrag spezifiziert wurden. Wenn keine entsprechende Regelung im Mietvertrag getroffen wurde, können dann später hinzukommende Betriebskosten im Regelfall nicht auf die Mieter umgelegt werden. Es sollte also eine Klausel in den Mietvertrag aufgenommen werden, wonach neue Betriebskosten umgelegt werden können, wenn die hiermit verbundenen Kosten begründet werden und der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet wird. 21 / 24

22 Anders als im Wohnraummietrecht können im Mietvertrag für gewerblich genutzte Räume auch Betriebskosten vereinbart werden, die nicht in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind. Bei den in der BetrKV genannten Kosten reicht es aus, wenn auf diese im Mietvertrag verwiesen wird. Wird also festgelegt, dass die Kosten nach 2 Ziffer 1 bis 17 BetrKV übernommen werden müssen, reicht dieser Hinweis aus. Darüber hinaus gehende Nebenkosten müssen jedoch detailliert aufgeführt werden. Das gilt auch für die Nebenkosten, die man allgemein unter Ziffer 17 der BetrKV zusammenfasst. Diese Kosten müssen nach dem Grundsatz der Bestimmtheit detailliert aufgeführt werden. Außerdem müssen die Kosten transparent dargestellt werden, damit sie für den Mieter auch kalkuliert werden können. Ein allgemeiner Hinweise, dass alle anfallenden Betriebskosten zu tragen sind, reicht hierfür nicht aus. Auch bei gewerblichen Räumen muss innerhalb von 12 Monaten abgerechnet werden Grundsätzlich ist eine Frist, innerhalb derer die Abrechnung erfolgen muss, gesetzlich nicht festgelegt. Die Gerichte orientieren sich hier jedoch An den Bestimmungen des Wohnraummietrechts ( 556 Abs. 3 BGB). Deshalb muss auch bei der Vermietung gewerblicher Räume die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum 12. Monat nach der vereinbarten Abrechnungsperiode erfolgen. Erfolgt die Abrechnung nicht innerhalb dieser Frist, verfallen allerdings die Ansprüche des Vermieters nicht. Er kann also auch später eine Abrechnung erstellen und daraus entstehende Forderungen geltend machen. Ja, er kann sogar die Abrechnung auch noch dann erstellen und Forderungen daraus geltend machen, wenn er bereits zur Abgabe der Nebenkostenabrechnung rechtkräftig verurteilt wurde. Der Mieter kann allerdings, folgt die Abrechnung nicht binnen eines Jahres, die Zahlung der Nebenkostenvorauszahlungen einstellen. Man spricht hier vom Zurückbehaltungsrecht nach 273 BGB. Bevor der Mieter dieses Zurückbehaltungsrecht ausüben kann, muss er dies dem Vermieter ultimativ androhen und einen Termin setzen, bis wann die Abrechnung zu erfolgen hat. Das Zurückbehaltungsrecht bezieht sich aber einzig und allein auf die Nebenkosten. Die Miete ist davon nicht betroffen und muss vom Mieter auch weiterhin gezahlt werden. Übt der Mieter sein Zurückbehaltungsrecht legitim aus, kann der Vermieter hieraus keine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs ableiten. Ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnungen Der Mieter kann die Zahlung der Nebenkostenvorauszahlungen so lange verweigern, bis ihm eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vorliegt. Ob eine Abrechnung ordnungsgemäß 22 / 24