Partner. Analyse der Anforderungen

Transkript

1 Partner Analyse der Anforderungen

2 Übersicht I. Ziele des Webinars II. Begriffe III. Anforderungen - Beispiele IV. Fragen stellen: Wer Wie Was Wieso Weshalb Warum 2

3 ZIELE Wer, wie, was Wieso weshalb warum? Wer nicht fragt bleibt dumm Tolle Sachen die gibt es überall zu sehen Manchmal muss man fragen um sie zu verstehen. (Sesamstraße) Lernen, die richtigen Fragen zu stellen! 3

4 ZIELE In der Regel ist es weitaus wichtiger, wie man ein System ausgewählt hat, als welches System man ausgewählt hat Wie? Eric Scherer (u.a. aus ERP-Systeme On Demand von Jewgenij Grobman; Diplomica Verlag) Fragen stellen Systematisch und strukturiert vorgehen 4

5 Übersicht I. Ziele des Webinars II. Begriffe III. Anforderungen - Beispiele IV. Fragen stellen: Wer Wie Was Wieso Weshalb Warum 5

6 BEGRIFFE Was brauchen Sie überhaupt? Lastenheft? Pflichtenheft? Anforderungsprofil? Anforderungskatalog? Andere Bezeichnung? 6

7 BEGRIFFE Lastenheft, Pflichtenheft & Co.: Große Begriffs-Vielfalt und -Verwirrung 7

8 BEGRIFFE Wikipedia: DIN umfasst das PFLICHTENHEFT die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen LASTENHEFTS. Die Anforderungen des zuvor ausgearbeiteten LASTENHEFTS sind nun mit technischen Festlegungen der Betriebs- und Wartungsumgebung verknüpft.[1] Das Anforderungsprofil ist die Beschreibung von vorausgesetzten oder gewünschten Attributen (Eigenschaften, Fähigkeiten, Merkmalen). Der Begriff entspricht dem LASTENHEFT bzw. der SPEZIFIKATION in der Technik. Für die Bestimmung des Anforderungsprofiles ist die Bezeichnung Anforderungsanalyse gebräuchlich. 8

9 BEGRIFFE Was brauchen Sie? Lastenheft? Pflichtenheft? Anforderungsprofil? Anforderungskatalog 9

10 BEGRIFFE Anforderungskatalog Allgemeine Anforderungen nicht funktionale Ebene Interne Rahmenbedingungen Bereichsübergreifende Aspekte Anforderungen an den Anbieter Querschnitts- und funktionale Anforderungen: Funktionen zur Erfüllung der eigentlichen Aufgaben Besonderheiten, Individuelle Anforderungen KO-Kriterien, Must-Have-, Nice to Have-Anforderungen (nur intern!) 10

11 DAS BLÜMCHEN-MODELL AUS: DATENBANK-LEUCHTTURM CLOUD UND RÜBEN GGMBH Blümchen-Modell: CRM/ Beziehungsmanagement FR-D/ Module bzw. Funktionalitäten Querschnittsbereiche Allgemeine Anforderungen Interne Rahmenbedingungen

12 BEGRIFFE Struktur Entwurf: Anforderung (A) Allgemeine Anforderungen Ranking (interner Gebrauch!) (B) Querschnittsaufgaben (C) Funktionale Anforderungen 12

13 BEGRIFFE Ranking KO-Kriterium: hartes Ausschluss-Kriterium MUST-HAVE: etwas abgeschwächtes KO-Kriterium NICE-TO-HAVE: sinnvoll, aber kein KO-Kriterium Und/oder: Punkte- / Notensystem 13

14 Übersicht I. Ziele des Webinars II. Begriffe III. Anforderungen - Beispiele IV. Fragen stellen: Wer Wie Was Wieso Weshalb Warum 14

15 ANFORDERUNGEN - BEISPIELE Anforderung (A) Allgemeine Anforderungen Ranking (interner Gebrauch!) Was sind allgemeine Anforderungen? Das System muss über eine Spendenbuchhaltung verfügen Das System hat eine gute Benutzeroberfläche Es gibt telefonischen Support von MO FR, h Der Anbieter bietet das Hosting des Systems auf einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland an 15

16 ANFORDERUNGEN - BEISPIELE Anforderung (A) Allgemeine Anforderungen Ranking (interner Gebrauch!) Beispiel: allgemeine Anforderungen Das System muss über eine Spendenbuchhaltung verfügen Das System hat eine gute Benutzeroberfläche Es gibt telefonischen Support von MO FR, h Der Anbieter bietet das Hosting des Systems auf einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland an 16

17 ANFORDERUNGEN - BEISPIELE Anforderungen (Fragen) (A) Allgemeine Anforderungen Ranking (interner Gebrauch!) Beispiele für allgemeine Anforderungen: das System darf nicht Cloud-basiert sein; Hosting auf eigenen Rechnern die Investionskosten dürfen die Summe x nicht überschreiten in den ersten zwei Jahren werden maximal 5 User mit dem System arbeiten der derzeitige Spender-Adressbestand von ca Adressen soll jährlich um ca. 5% steigen Vorstand und Geschäftsführung benötigen an allen Wochentagen einen Zugriff auf die aktuelle (Spenden-)Einnahmenentwicklung Nach schlechten Erfahrungen soll der Anbieter seinen Sitz in Deutschland haben Keine SAP-Lösung; keine open-source-lösung 17

18 ANFORDERUNGEN - BEISPIELE Anforderungen (Fragen) (A) Allgemeine Anforderungen Einhaltung des Kostenrahmens: - Gesamtinvestitionskosten < X - Startphase: 5 User (was kosten weitere User) - Startphase: Adressen (was kosten weitere Adresspakete von je x Adressen) - Migrationskosten für Adressen IT - Auf Server der Org.; keine Cloud-Lösung - Kein SAP, Kein opensource Software-Anbieter - Sitz in Deutschland; Größe der Firma - Support 24/7; Anzahl Entwickler; Ranking (intern!) MUST-HAVE KO KO MUST-HAVE 18

19 ANFORDERUNGEN - BEISPIELE Anforderung (B) Querschnittsaufgaben / -anforderungen Ranking (interner Gebrauch!) Was sind Querschnittsaufgaben bzw. Anforderungen dazu? Suchen über alle Datenfelder gute Benutzeroberfläche Das CRM sollte internationale Adressformate unterstützen Es gibt ein Kampagnen-Management-System Alle Änderungen werden protokolliert 19

20 ANFORDERUNGEN - BEISPIELE Anforderung (B) Querschnittsaufgaben / -anforderungen Ranking (interner Gebrauch!) Was sind Querschnittsaufgaben bzw. Anforderungen dazu? Suchen über alle Datenfelder gute Benutzeroberfläche Das CRM sollte internationale Adressformate unterstützen Es gibt ein Kampagnen-Management-System Alle Änderungen werden protokolliert 20

21 ANFORDERUNGEN - BEISPIELE Anforderungen (Fragen) (B) Querschnitts-Anforderungen Benutzerfläche / Usability: - Dokumenten-Management-System: - Suchen und Selektieren - Auswertungen und Analysen Ranking (intern!) 21

22 ANFORDERUNGEN - BEISPIELE Anforderungen (Fragen) (C) Funktionale Anforderungen Adress-Managemant Adress-Verwaltung Dublettenprüfungen Kontakthistorie Kampagnen-Management - Kampagne, Aktionen,Aktionskennzeichen - Automatische Kontakteinträge - Spenden-Buchhaltung - Bußgeld-Modul Ranking (intern!) 22

23 Übersicht I. Ziele des Webinars II. Begriffe III. Anforderungen - Beispiele IV. Fragen stellen: Wer Wie Was Wieso Weshalb Warum 23

24 WER WIE WAS WIESO WESHALB WARUM W-Fragen stellen: Organisation Wo steht Ihre Organisation heute? Wohin soll es gehen? Wie sollen diese Ziele erreicht werden? Allgemeine Anforderungen Interne Rahmenbedingungen Welche Mittel stehen dafür zur Verfügung? 24

25 WER WIE WAS WIESO WESHALB WARUM W-Fragen stellen: Welche Systeme werden genutzt? Stärken, Schwächen? andere Fachabteilungen (IT, Buchhaltung, ÖA, Ehrenamt, ) CRM/ Beziehungsmanagement Werden Adressen irgendwie gesammelt, verwaltet? Planungen für die nächsten Jahre? Gibt es Schnittmengen in der Arbeit? Braucht es Schnittstellen zwischen Systemen? Müssen Arbeitsprozesse geändert werden? FR-D/ Module bzw. Funktionalitäten Querschnittsbereiche Allgemeine Anforderungen Interne Rahmenbedingungen 25

26 WER WIE WAS WIESO WESHALB WARUM W-Fragen stellen: Fundraising Stand heute? Ziele? Strategie? Budget? Welchen Stellenwert in der Org.? Wer hat FR-Knowhow in der Org. Wer unterstützt? Wer leistet Widerstand? Wer muss gefragt werden? CRM/ Beziehungsmanagement FR-D/ Module bzw. Funktionalitäten Querschnittsbereiche Allgemeine Anforderungen Interne Rahmenbedingungen 26

27 Tipps für das praktische Vorgehen: Lassen Sie sich den Arbeitsalltag beschreiben: Welche Aufgaben fallen eigentlich bei Dir im Kontext Adressen an? Was machst Du mit den Adressen? Welche Zielgruppen sind Dir besonders wichtig? Etc. Dokumentieren Sie die wichtigsten Punkte und Prozesse Stimmen Sie Ihre Ergebnisse mit den KollegInnen ab ( Habe ich das richtig verstanden ) bzw. fragen Sie nach Das Wichtigste: ernst nehmen und Vertrauen aufbauen Aus den Beschreibungen Anforderungen herleiten! in komplexen Fällen Usecases beschreiben! 27

28 Fazit: Aus der Vogelperspektive die Anforderungen der gesamten Organisation, anderer Fachabteilungen und Ihres Bereichs analysieren Aus der Froschperspektive die Anforderungen anderer Fachabteilungen und Ihres Bereichs analysieren 28

29 EMPFEHLUNG Immer wieder selbstkritisch fragen: Haben andere Organisationen auch diese Aufgaben/Anforderungen? Fragen Sie nach! Ja: dann wahrscheinlich ein Standard Nein: dann evtl. eine Besonderheit KO- / MUST-HAVE / NICE-TO-HAVE-Kriterium? Beispiele für Anforderungskataloge auch im Internet / von anderen Org.! Kein COPY-PASTE Wichtigste Regel: Soviel wie nötig, so wenig wie möglich 29

30 EMPFEHLUNG Hinweise im Internet erste Orientierung! Kein Anspruch auf Vollständigkeit %20Stiftungen% pdf Viele Informationen rund um das Thema Software! 30

31 VIELEN DANK. DORIS KUNSTDORFF CLOUD UND RÜBEN GGMBH DIGITALISIERUNG VERANTWORTUNGSVOLL NUTZEN Partner