Pflichtenheft Des Vorstandes Amtsmusikverband Fraubrunnen und Umgebung (AMFU)

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1 Pflichtenheft Des Vorstandes () 1

2 Anhang zu den Statuten des Pflichtenheft des Vorstandes Gemäss Art. 5 der Statuten regelt das Pflichtenheft die Aufgaben der Vorstandsmitglieder. Ausgabe vom 10. Januar 2013 Inhaltsverzeichnis 1. Präsident 3 2. Vizepräsident 4 3. Kassierin 5 4. Sekretär 6 5. Assistenz 7 6. Vertreter BKMV 8 2

3 1. Präsident Vertretung des Verbandes nach aussen und innen, einzeln oder kollektiv mit andern Vorstandsmitgliedern. Teilnahme an Verbandssitzungen BKMV von Amtes wegen. Leitung der Delegiertenversammlung, ausserordentlichen Delegiertenversammlung, Präsidentensitzung und Vorstandssitzung. Erstellt zuhanden der Delegiertenversammlung einen schriftlichen Jahresbericht. Koordination in allen Belangen zwischen BKMV, Vorstand und Verbandssektionen sowohl Verbandsintern wie nach aussen. Verantwortlich für die termingerechte Einladung inkl. Zustellung der Besprechungsunterlagen für die Sitzungen und Versammlungen. Informiert rechtzeitig den Vorstand und die Verbandsmitglieder über Verbandsmitteilungen oder sonstige Informationen. Leitet die erhaltene Korrespondenz an die betreffenden Vorstandsmitglieder zur Kenntnisnahme oder Erledigung weiter. Verantwortlich für Einhaltung der gesetzten Verbandstermine. Kontaktperson zur Veteranenvereinigung. Überwacht die Anwendung der Statuten, Richtlinien und der gefassten Beschlüsse. Verantwortlich für die Einhaltung der Termine und Aufgaben gegenüber den Musikverbänden und Verbandssektionen. Vertritt den in den verschiedenen Verbänden. Ansprechperson für die -Sektionen. Verantwortlich für Geschenke und Besuch der Anlässe bei Jubiläen, Neuuniformierungen und Neuinstrumentierungen der Verbandssektionen Rekrutierung der Experten für den Musiktag Bereitstellen und versenden der Unterlagen, Expertiseblätter und Direktionsstimmen an die Musiktag Experten 3

4 2. Vizepräsident Unterstützung des Präsidenten Beratung des Präsidenten Vertreten des Präsidenten Leiten von Sitzungen im Verhinderungsfall des Präsidenten Führen von Versammlungen im Verhinderungsfall des Präsidenten Betreuung Parademusik Betreuung Veteranen Bindeglied Vorstand BKMV Musikkommission Besorgen der Veteranengeschenke Kontaktperson Sponsoring Veteranengeschenke Unterstützung des Präsidenten bei der Durchführung der Veteranenehrung am Musiktag 4

5 3. Kassierin Führen der Rechnung o Verbandsbeiträge in Rechnung stellen o Zahlungen auslösen Swisslose o Berechnung Swisslosverteilung je Verein erstellen o Bestellung der Lose (bis Ende August) o Lose je Verein bereit machen und verrechnen Musiktage o Spesenblätter für Experten vorbereiten o Zahlungen Experten und Kosten Schlagwerk auslösen o Kosten Experten / Schlagwerk an Vereine weiterverrechnen Musiklager W40 o Lagerbeiträge in Rechnung stellen o Zahlungen auslösen o Abrechnung Musiklager erstellen o Abrechnung an BKMV weiterleiten Buchhaltung o alle Belege kontieren und verbuchen o Zahlungskontrolle Beiträge, Swisslose, Musiktage / ev. Mahnungen versenden o Jahresabschluss erstellen o Budget erstellen Hauptversammlung o Jahresrechnungen und Budget präsentieren 5

6 4. Sekretär Verantwortlich für die administrativen Arbeiten die sich aus der Führung des Verbandes ergeben Verantwortlich für die Protokollführung von Versammlungen und Sitzungen o Vorstandssitzung o Delegiertenversammlung o Präsidentenkonferenz Erledigung der Verbandskorrespondenz nach innen und aussen im Auftrag des Präsidenten und des BKMV Betreuung des Webauftritts des unter Aufbewahrung der Verbandsakten 6

7 5. Assistenz Bindeglied zum Kernleitungsteam des Musiklagers W40 Übernimmt verschiedene Spezialaufgaben zur Entlastung des Vorstands 7

8 6. Vertreter BKMV Sind das Bindeglied zwischen dem und dem BKMV 8