Anlage 1 zur VV zu 79 LHO

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1 Zahlstellenbestimmungen (ZBest) mit -Anpassungen Inhalt 1 Allgemeines 2 Aufgaben 3 Zahlstellenverwalter 4 Zahlstellenaufsichtsbeamter 5 Anschluss an Kreditinstitute 6 Einzahlungen 7 Auszahlungen 8 Geldverwaltung 9 Eintragung der Zahlungen 10 Tagesabschluss 11 Abrechnung 12 Wertgegenstände 13 Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen 14 Zahlstellen besonderer Art 15 Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse 16 Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen 17 Besondere Bestimmungen für Gebührenmarken und andere Wertzeichen sowie geldwerte Drucksachen 18 Besondere Bestimmungen über die Verwaltung und Verwendung der Quittungsblocks 19 Zahlstellen der Landesbetriebe ( 26) und Einrichtungen ( 15) 1

2 1 Allgemeines 1.1 Die Zahlstellenbestimmungen gelten grundsätzlich für Zahlstellen jeder Art. Spezielle Regelungen für das -Zahlstellenverfahren werden neben den allgemeinen Bestimmungen in kursiver Schriftart herausgestellt. Darüber hinaus steht ein Handbuch für das -Zahlstellenverfahren zur Verfügung. Die besonderen Bestimmungen für Handvorschüsse und Geldannahmestellen ergeben sich aus den Nrn. 14 bis Die Beauftragten für den Haushalt bei den Behörden und Ämtern haben die Errichtung einer Zahlstelle mit Vordruck K 7 "Antrag auf Errichtung einer Zahlstelle" (in 5-facher Ausfertigung) bei der Finanzbehörde - Kassenabteilung - zu beantragen. Dem Antrag ist eine Karteikarte (Vordruck K 8) beizufügen. Veränderungen sind durch Übersendung einer aktuellen Karteikarte anzuzeigen. Die Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen wird von der Kassenabteilung über die Errichtung der Zahlstelle informiert. 1.3 Die Zahlstelle ist Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist; sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz "Zahlstelle". 1.4 Die Auflösung einer Zahlstelle ist der Kassenabteilung und der Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen im Voraus mitzuteilen. Die Auflösung einer -Zahlstelle ist zusätzlich dem Senatsamt für Bezirksangelegenheiten, Zentralstelle IuK, im Voraus mitzuteilen. 1.5 Für den Einsatz von technischen Hilfsmitteln in Zahlstellen ist das Einvernehmen mit der Finanzbehörde herzustellen. 2 Aufgaben 2.1 Die Finanzbehörde bestimmt, inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten und mit welcher Kasse sie abzurechnen hat. Der bare Zahlungsverkehr ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. 2.2 Die Annahme oder Leistung von wiederkehrenden Zahlungen sowie die Annahme von Einzahlungen, die bei der Kasse zum Soll stehen, darf der Zahlstelle grundsätzlich nicht übertragen werden. Sind der Zahlstelle solche Einzahlungen übersandt oder überwiesen worden, so hat die Zahlstelle sie als Verwahrungen zu behandeln und sofort an die zuständige Kasse weiterzuleiten. 2.3 Die Zahlstelle hat die Zahlstellenbestandsverstärkungen im erforderlichen Umfang anzufordern (Nr. 8.1), die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben bei Kreditinstituten rechtzeitig abzuliefern (Nr. 8.5), die Zahlungsmittel, die Vordrucke für den Zahlungsverkehr sowie die Bücher, Listen und Belege sicher aufzubewahren (Nr. 8.4, Nr. 8.6, Nr. 8.8 und die Anlage zu 71), zu prüfen, ob die Kassenanordnungen oder die Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen, sofern sie nicht im automatisierten Verfahren erstellt und übermittelt wurden, in der Form den Vorschriften entsprechen und die Unterschrift 2

3 des Anordnungsbefugten mit der vorliegenden Unterschriftsprobe übereinstimmt (Nr zu 79), die Zahlungen unverzüglich in die vorgeschriebenen Listen einzutragen (Nr. 9), die nicht automatisiert übermittelten Zahlungen unverzüglich mit dem Zahlstellenverfahren zu erfassen (Nr. 9), die Tagesabschlüsse rechtzeitig zu erstellen (Nr. 10) und rechtzeitig mit der zuständigen Kasse abzurechnen (Nr. 11), die im -Zahlstellenverfahren automatisiert erstellte Monatsabrechnung nach Prüfung durch den Zahlstellenaufsichtsbeamten unverzüglich an die Landeshauptkasse zu übersenden (Nr. 11). 2.4 Die Finanzbehörde kann der Zahlstelle weitere Aufgaben übertragen, z.b. die Verwahrung von Wertgegenständen (Nr. 12). 3 Zahlstellenverwalter 3.1 Der für die Zahlstelle zuständige Beauftragte für den Haushalt hat einen Zahlstellenverwalter und einen Vertreter zu bestellen und deren Namen und Unterschriftsproben der zuständigen Kasse mitzuteilen. Die Befugnis zur Bestellung kann auf die Leiter der Fachämter delegiert werden. Dem Zahlstellenverwalter sind bei Bedarf Mitarbeiter beizugeben. 3.2 Der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Dazu gehört auch die eindeutige Abgrenzung der Verantwortung bei der Verwaltung der Geldbestände. Einbrüche in den Zahlstellen, Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtungen, der Funktionsfähigkeit der für das -Zahlstellenverfahren erforderlichen Geräte und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle, die er nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat er unverzüglich dem Zahlstellenaufsichtsbeamten (Nr. 4) und dem Beauftragten für den Haushalt mitzuteilen. Die Kassenabteilung und die Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen der Finanzbehörde sind zu unterrichten. Bei Unstimmigkeiten im -Zahlstellenverfahren ist das Senatsamt für Bezirksangelegenheiten, Zentralstelle IuK, einzubeziehen. 3.3 frei 3.4 Beim Wechsel des Zahlstellenverwalters hat der bisherige Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Hierüber ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und dem Leiter der Dienststelle vorzulegen ist. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten: den Zahlstellensollbestand (Nr. 10.2), den Zahlstellenistbestand (Nr. 8.3) einschließlich der Bestände an Wertzeichen, der geldwerten Drucksachen, der Wertgegenstände, der Quittungsblocks, der Schecks und 3

4 3.4.3 die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dgl Der Zahlstellenaufsichtsbeamte soll die Übergabe leiten. Kann der Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte aus besonderen Gründen nicht selbst übergeben, so nimmt der Zahlstellenaufsichtsbeamte die Übergabe vor. 3.5 frei 3.6 Bei einer vorübergehenden Verhinderung des Zahlstellenverwalters (z.b. Urlaub, Krankheit) gilt Nr. 3.4 sinngemäß. Einer Niederschrift bedarf es nicht; die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme sind im Tagesabschlussbuch / Tagesabschlussblatt (Nr. 10.1) und im Wertzeichenbuch (Nr. 17.8) usw. zu bestätigen. Von einer Übergabe kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss hinaus erstreckt und eine abgesetzte Kasse für die zwischenzeitliche Fortführung des Zahlgeschäftes ausreicht. Aus Gründen der Verantwortungsabgrenzung sind aber der übergebene und der übernommene Zahlstellenistbestand, die Wertzeichen usw. auf einem Beleg zu vermerken, der von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Im -Zahlstellenverfahren ist bei der zwischenzeitlichen Fortführung des gesamten Zahlgeschäftes Nr. 5.2 des Handbuches Zahlstellenverfahren zu beachten. Für die Übergabe / Übernahme des Zahlstellenistbestandes wird ein Protokoll ausgedruckt; Wertzeichen usw. sind auf einem Beleg zu vermerken, der von den Beteiligten zu unterschreiben ist. 3.7 Die Organisation und Durchführung der Beförderung von Zahlungsmitteln obliegt grundsätzlich den Dienststellen, bei denen die Geld verwaltenden Stellen eingerichtet sind. Für die Sicherung von Geldtransporten ist der Leiter der Dienststelle oder ein von ihm Beauftragter verantwortlich. Die von der Finanzbehörde erlassenen Bestimmungen über Geldtransporte sind zu beachten (s. Kennziffer bis der Kassenvorschriften). 4 Zahlstellenaufsichtsbeamter 4.1 Der Leiter der Dienststelle hat einen Zahlstellenaufsichtsbeamten und einen Vertreter zu bestellen, der die Geschäftsführung der Zahlstelle zu beaufsichtigen hat. 4.2 Zur Aufsicht über eine Zahlstelle gehört die Kontrolle, ob die Geschäfte in der Zahlstelle ordnungsgemäß erledigt werden. Der Zahlstellenaufsichtsbeamte hat diese Kontrolle dadurch auszuüben, dass er die monatlichen Abrechnungen der Zahlstelle vor der Abgabe an die Daten erfassende Stelle / Landeshauptkasse sorgfältig prüft (Nr. 11.3). Dabei ist besonders darauf zu achten, dass der Zahlstellenbestand richtig ausgewiesen ist. Zu diesem Zweck ist festzustellen, ob der Zahlstellenistbestand mit dem Zahlstellensollbestand übereinstimmt, wobei sich die Bestände wie folgt zusammensetzen: Istbestand: Zahlungsmittel, Postwertzeichen, angezahlte Belege und unbarer Bestand nach den letzten Kontoauszügen unter Berücksichtigung der Schwebeposten, Sollbestand: Bestand aus der letzten Monatsabrechnung zuzüglich im Tagebuch angeschriebener Einzahlungen abzüglich angeschriebener Auszahlungen. 4

5 Die Einzahlungen und Auszahlungen werden in der automatisiert erstellten Monatsabrechnung ausgewiesen. Weiterhin ist darauf zu achten, dass die Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen usw. vollständig vorhanden sind. Der Hauptbestand an Wertzeichen ist mindestens quartalsweise zu prüfen. Dieses ist im Wertzeichenbuch zu dokumentieren. Die Feststellung des Istbestandes ist nach dem endgültigen Tagesabschluss am Tage der Erstellung der automatisierten Monatsabrechnung (s. Nr Handbuch) vorzunehmen; der Sollbestand ist anhand des endgültigen Tagesabschlusses festzustellen. Bei Eingang der Monatsabrechnung ist ein Saldenabgleich vorzunehmen. 4.3 Weiter ist zu kontrollieren, ob nur solche Zahlungen angenommen oder geleistet wurden, zu denen die Zahlstelle berechtigt ist, nicht benötigte Bargeldbestände bzw. Guthaben auf Girokonten umgehend abgeliefert wurden und hierfür entsprechende Buchungsunterlagen vorhanden sind, die Bargeldbestände sicher aufbewahrt werden, die Verantwortung des Personals eindeutig abgegrenzt ist, die nach den Buchungsunterlagen angenommenen Einzahlungen richtig und vollständig in die Einzahlungslisten eingetragen wurden, die nicht verbrauchten Quittungsblocks vollständig vorhanden sind, die nach den Kassenanordnungen quittierten Auszahlungen richtig und vollständig, getrennt nach Buchungsstellen, in die Auszahlungslisten eingetragen sind, die Belege für die Einzahlungen und Auszahlungen vollständig vorhanden sind, die Einzahlungslisten die erforderlichen Feststellungsbescheinigungen tragen, die Endsummen der Beträge in den Auszahlungslisten richtig errechnet sind und die Zahlstelle rechtzeitig - unter Einbeziehung etwaiger angeschlossener Zahlstellen besonderer Art - mit der zuständigen Kasse abgerechnet hat, die im Dialogverfahren verarbeiteten Zahlungen ordnungsgemäß geleistet und quittiert worden sind, die nach den Kassenanordnungen quittierten sonstigen Einzahlungen und Auszahlungen richtig und vollständig, getrennt nach Buchungsstellen im Journal, ausgewiesen und die Belege vorhanden sind, 5

6 die Gut- und Lastschriften auf dem -Ausdruck "Kontogegenbuch" unter Berücksichtigung der Schwebeposten mit den Kontoauszügen der Kreditinstitute übereinstimmen. 4.4 Abgesehen von der Kontrolle des Zahlstellenbestandes (Nr. 4.2) können die Kontrollen auf Stichproben beschränkt werden. Diese sind vom Zahlstellenaufsichtsbeamten so auszuwählen und zu bemessen, dass er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahlstellengeschäfte bilden kann; die Stichproben sind von ihm im Tagebuch zu vermerken und in den Unterlagen zu kennzeichnen. Bei vollständiger Kontrolle ist dies im Tagebuch zu vermerken. Die Stichproben sind vom Zahlstellenaufsichtsbeamten auf dem Ausdruck Monatsabrechnung, der in der Zahlstelle verbleibt, zu vermerken. Die in die Prüfung einzubeziehenden Teile des Journals sind auszudrucken, mit Prüfvermerken zu versehen und vom Zahlstellenaufsichtsbeamten gesondert zu verwahren. Die Stornierungsbelege sind anhand des Kassierberichtes zu prüfen und deren Ordnungsmäßigkeit auf dem Kassierbericht zu bescheinigen. Sonstige geprüfte Unterlagen (Kassenanordnungen etc.) sind entsprechend zu kennzeichnen. Bei vollständiger Kontrolle ist dieses ebenfalls zu vermerken. 4.5 frei 4.6 Die monatlichen Abrechnungen der Zahlstellen sind in 4-facher Ausfertigung zu erstellen, damit eine Ausfertigung beim Zahlstellenaufsichtsbeamten verbleiben kann. Nach seiner Kontrolle versieht der Zahlstellenaufsichtsbeamte alle Ausfertigungen der Abrechnung mit seinem Kontrollvermerk und leitet dann zwei Ausfertigungen mit Anlagen und Belegen - ohne die Buchungsunterlagen über ausgegebene Quittungen - unmittelbar in verschlossenen Behältern der zuständigen Daten erfassenden Stelle und eine Ausfertigung der Zahlstelle zu. Die monatlichen Abrechnungen der Zahlstellen werden automatisch im Landesamt für Informationstechnik (Nr sowie Handbuch Nr ) in 3-facher Ausfertigung erstellt und den Zahlstellen zugestellt. Nach der Kontrolle durch den Zahlstellenaufsichtsbeamten und den erforderlichen Kontrollvermerken (Nr. 11.3) erhält die Landeshauptkasse eine Ausfertigung der Monatsabrechnung. Je eine Ausfertigung verbleibt in der Zahlstelle und bei dem Zahlstellenaufsichtsbeamten. Die Buchungsunterlagen über ausgegebene Quittungen sind an die Zahlstelle zurückzugeben (s. auch Nr. 18.8). Um in der zuständigen Kasse die Richtigkeit der Unterschriften der Zahlstellenaufsichtsbeamten prüfen zu können, sind dieser Unterschriftsproben der Zahlstellenaufsichtsbeamten zuzuleiten (Vordruck K 94.00). 4.7 Bei Zahlstellen, die nicht an das -Zahlstellenverfahren angeschlossen sind, hat der Zahlstellenaufsichtsbeamte anhand der bei ihm verbleibenden vierten Ausfertigungen dreimal im Haushaltsjahr eine Bestandsabstimmung mit der Landeshauptkasse durchzuführen. Dafür ist ein Vordruck nach anliegendem Muster zu verwenden. Wegen der unterschiedlichen Aufarbeitungszeiten der Monatsabschlüsse in der Landeshauptkasse beträgt die Rücklaufzeit des Vordrucks mit der Bestätigung etwa drei bis sechs Wochen. Bei Bestandsabweichungen hat der Zahlstellenaufsichtsbeamte die Differenz aufzuklären. 6

7 4.8 Erhebliche Bestandsabweichungen und grobe Verstöße gegen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung sind dem Beauftragten für den Haushalt sowie der Finanzbehörde - Kassenabteilung - und der Finanzbehörde Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen - unverzüglich mitzuteilen. 4.9 Besteht ein besonderer Anlass, so hat der Zahlstellenaufsichtsbeamte die Zahlstelle auch zwischenzeitlich zu kontrollieren Ergibt die monatliche Kontrolle der Zahlstelle oder eine sonstige Kontrolle Grund für Beanstandungen, so ist darüber eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist dem Beauftragten für den Haushalt zuzuleiten. Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung sind der Behördenleitung und der Finanzbehörde - Kassenabteilung -, sowie der Finanzbehörde - Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen - anzuzeigen. 7

8 Anlage zu Nr. 4.7 Behörde Hamburg, den An die Landeshauptkasse - 664/12 - (2-fach) Betr.: Abstimmung des Bestandes der Zahlstelle Zahlstelle Abrechnungsmonat Bestand der Zahlstelle DM / EURO (Nr. der Monatsabrechnung) Zahlstellenaufsichtsbeamter Kassenabteilung Landeshauptkasse - 664/12 - Hamburg, den An Zahlstellenaufsichtsbeamter Die Übereinstimmung mit dem Bestand der LHK wird bestätigt. Es besteht keine Übereinstimmung mit dem Bestand der LHK. Der Bestand für den Monat beträgt DM / EURO. Unterschrift 8

9 5 Anschluss an Kreditinstitute 5.1 Die Finanzbehörde kann zulassen, dass die Zahlstelle für die Geldverwaltung (Nr. 8.1 und Nr. 8.5) ein Konto bei einem Kreditinstitut unterhält. Die Finanzbehörde kann ausnahmsweise auch zulassen, dass dieses Konto für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs genutzt wird. Die Benutzung für die Weiterleitung nach Nrn und 6.6 ist zulässig. 5.2 Überweisungsaufträge und Schecks sind grundsätzlich von zwei Bediensteten gemeinsam zu unterschreiben (vgl. Nr. 5.4). 5.3 Die Namen und Unterschriftsproben der zur Verfügung über das Konto berechtigten Bediensteten sind dem Kreditinstitut auf dem dafür vorgesehenen Vordruck mitzuteilen. Die Mitteilung muss den Aufdruck des Dienststempels und den Sichtvermerk des Leiters der Dienststelle enthalten. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren. 5.4 Auf den Unterschriftsvollmachten ist die gemeinsame Zeichnung zweier Bediensteter wie folgt zu fassen: "Es zeichnet: A = mit einem anderen Zeichnungsberechtigten gemeinsam, B = mit einem Zeichnungsberechtigten zu A gemeinsam". Es gehören grundsätzlich zu den A-Zeichnungsberechtigten der Zahlstellenverwalter und sein Vertreter und zu den B-Zeichnungsberechtigten der Zahlstellenaufsichtsbeamte und sein Vertreter. 5.5 Auf den Unterschriftsblättern sind von den Dienststellen zusammen mit der Schufa- Klausel diejenigen Textstellen zu streichen, die die Zeichnungsberechtigten bevollmächtigen über eingeräumte Kredite in beliebiger Weise zu verfügen, das Konto zu überziehen und Wechsel auszustellen, Wechsel und Schecks zu girieren (indossieren). 5.6 Die Zeichnungsberechtigten (Nr. 5.4) dürfen keine Untervollmachten erteilen. 6 Einzahlungen 6.1 Bei Einzahlungen gelten für die Annahme von Einzahlungen Nr. 22.2, Nr. 32.2, Nrn bis 36.5, Nr (mit Ausnahme der automatisiert übermittelten Annahmebelege), Nrn und 37.3 zu 70, die Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen Nr. 38 zu 70, die Erteilung von Quittungen Nr. 39 zu 70, die Behandlung von Mehr- und Minderbeträgen sowie von gefundenem Bargeld Nr. 42 zu 70, 9

10 6.1.5 frei, die Annahme fremder Geldsorten Anlage 2 zu Wechsel dürfen von Zahlstellen nicht angenommen werden. 6.3 Die Zahlstelle fordert die Quittungsvordrucke (Quittungsblocks), Gebührenmarken und sonstige Wertzeichen bei der Landeshauptkasse an. 6.4 Das Nähere über die Verwaltung und Verwendung der Quittungsblocks ist in Nr. 18 bestimmt. 6.5 Für die Annahme von Schecks gilt die Anlage 1 zu 70. Die von der Zahlstelle entgegengenommenen Schecks sind als Einnahme in der Einzahlungsliste für die entsprechende Buchungsstelle nachzuweisen. Sie sind unverzüglich der Landeshauptkasse mit der Bezeichnung: "Ablieferung der Zahlstelle " zuzuleiten und in die Monatsabrechnung (Vordruck K 67.20) als Ablieferung mit dem Zusatz "Scheck" einzutragen. Außerdem ist die Ablieferung in das Tagebuch einzutragen (s. Nr. 9.4). Die von der Zahlstelle entgegengenommenen Schecks sind als Einnahmebuchung für die entsprechende Buchungsstelle im Journal nachzuweisen. Sie sind unverzüglich der Landeshauptkasse mit der Bezeichnung: "Ablieferung der Zahlstelle " zuzuleiten und müssen in der automatisiert erstellten Monatsabrechnung als Ablieferung ausgewiesen sein. 6.6 Beträge, die dem Konto einer Zahlstelle bei einem Kreditinstitut irrtümlich gutgeschrieben werden, sind unverzüglich nach Ermittlung des Kassenzeichens bzw. der sonstigen Klärung des Sachverhaltes an die richtigen Empfänger weiterzuleiten. Beträge, die nicht unterzubringen sind, müssen nach erfolgloser Aufklärung spätestens drei Monate nach dem Eingang an die Landeshauptkasse zugunsten des Verwahrgeldkontos überwiesen werden. Die in der Zahlstelle entstandenen Vorgänge sind der Landeshauptkasse zu übersenden. Die Ein- und Auszahlungen sind über die Verwahrgeldkonten "Durchlaufendes Geld - allgemein" (01XX.01X.1X/41X.1X - Kennziffer ) abzuwickeln. 7 Auszahlungen 7.1 Bei Auszahlungen gelten für die Leistung von Auszahlungen Nr. 22.2, Nr. 32.2, Nr (mit Ausnahme der automatisiert übermittelten Auszahlungsbelege), Nr. 46.2, Nrn bis 47.5 und Nr. 50 zu 70 und die Ausstellung von Quittungen Nr. 49 zu Die Belege sind unmittelbar nach der Auszahlung auf der ersten und letzten Seite durch den Stempeldruck "Bezahlt" oder in anderer Weise als bezahlt kenntlich zu machen. 10

11 Nr. 7.2 gilt nicht für Belege, die im Dialogverfahren übermittelt werden. Andere Auszahlungsanordnungen sind mit dem automatisiert erstellten Ausdruck "Buchungsbeleg Auszahlung" fest zu verbinden und damit als "bezahlt" gekennzeichnet. 7.3 Die Zahlstelle darf angenommene Beträge, die irrtümlich eingezahlt und noch nicht mit der zuständigen Kasse abgerechnet worden sind, ohne Auszahlungsanordnung zurückzahlen. Vor der Rückzahlung ist das Einverständnis der Verwaltungsdienststelle, für die eingezahlt wurde, einzuholen. 7.4 Kann eine Auszahlung von der Zahlstelle nicht oder nicht fristgerecht geleistet werden, so hat die Zahlstelle die Auszahlungsanordnung unverzüglich an die Verwaltungsdienststelle zurückzugeben. Kommen im Dialogverfahren angeordnete und bereits ausgedruckte Auszahlungsbelege nicht zur Auszahlung, ist die Buchung zu stornieren. Die Auszahlungsanordnung wird drei Tage nach Fälligkeit programmseitig gelöscht. 8 Geldverwaltung 8.1 Reichen die Einzahlungen für die Leistung der Auszahlungen nicht aus, so erhält die Zahlstelle Zahlstellenbestandsverstärkungen durch Überweisung der zuständigen Kasse auf ihr Konto bei einem Kreditinstitut aufgrund einer Verstärkungsanforderung (Vordruck K 45.00). 8.2 Die Summe der Zahlstellenbestandsverstärkungen für den nächsten Monat ist bis zum 25. des Vormonats mit Vordruck K bei der zuständigen Kasse zu beantragen. Die Anforderung von Zahlstellenbestandsverstärkungen muss die Unterschrift des Zahlstellenverwalters und die Unterschrift des Zahlstellenaufsichtsbeamten der Zahlstelle tragen. Deren Unterschriftsproben (Vordruck K 94.00) müssen bei der zuständigen Kasse vorliegen. Durch seine Unterschrift bestätigt der Zahlstellenaufsichtsbeamte, dass die Höhe des Betrages angemessen ist. Die Beträge sind grundsätzlich zwei, im Ausnahmefall (z.b. bei auswärtigem Konto), drei Arbeitstage vor dem Tag, an dem sie benötigt werden, bis Uhr fernmündlich bei der zuständigen Kasse abzurufen. Buchungstag für Zahlstellenbestandsverstärkungen ist der Tag, zu dem die Zahlstellenbestandsverstärkung abgerufen ist. Sind mehrere Zahlstellenbestandsverstärkungen zu einem Tag abgerufen, ist jede einzeln zu buchen. 8.3 Der Zahlstellenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln, den Postwertzeichen, den angezahlten Belegen und gegebenenfalls dem Bestand aus dem Kontogegenbuch (Nr. 9.7 Vordruck K bzw. automatisiert geführtes Kontogegenbuch) zusammen. Wenn die Zahlstelle Sicherheiten annehmen darf, so ist von den als Sicherheit angenommenen Zahlungsmitteln nur Bargeld zum Zahlstellenistbestand zu rechnen. 8.4 Der Zahlstellenistbestand sowie Gebührenmarken, sonstige Wertzeichen, geldwerte Drucksachen und angenommene Sicherheiten sind auch während des Tages so gesichert zu verwahren, dass sie nur dem jeweiligen Verwalter zugänglich sind. Beim Verlassen des Raumes sind sie unter Verschluss zu halten. 8.5 Der Zahlstellenistbestand, mit Ausnahme der angezahlten Belege, darf beim Tagesabschluss den Betrag nicht übersteigen, der als Wechselgeld und für die bis zur nächstmöglichen Zahlstellenbestandsverstärkung zu leistenden Auszahlungen 11

12 erforderlich ist. Der übersteigende Betrag ist unverzüglich an die zuständige Kasse abzuliefern durch Einzahlung bei einem Kreditinstitut zugunsten eines Kontos der zuständigen Kasse oder Einzahlung auf ihr Konto und Überweisung an die zuständige Kasse. 8.6 Die für Auszahlungen nicht unmittelbar benötigten Zahlungsmittel sind, soweit sie nicht an die zuständige Kasse abzuliefern sind oder auf das eigene Girokonto der Zahlstelle eingezahlt werden können, in einem verschlossenen Geldbehälter (Tresor, Geldschrank, Geldkassette) sicher aufzubewahren. Steht der Geldbehälter unter Doppelverschluss, so hat der Dienststellenleiter zu bestimmen, wer neben dem Zahlstellenverwalter am Verschluss zu beteiligen ist. Die Sicherungskommission für die hamburgische Geldverwaltung legt fest, bis zu welcher Höhe Zahlungsmittel außerhalb der Dienststunden in Tresoren und Geldschränken der Zahlstelle unter Verschluss aufbewahrt werden dürfen. Gegebenenfalls ist auch die Aufbewahrung in einem Bankschließfach möglich. Können Geldkassetten nicht in Tresoren, Geldschränken oder Schließfächern verwahrt werden, so ist die Geldkassette dem für das Dienstgebäude zuständigen Hausmeister persönlich gegen Quittung zur Verwahrung über Nacht zu übergeben. Er hat die Geldkassette in seiner Dienstwohnung zu verschließen. Eine darüber hinausgehende Sicherungspflicht besteht nicht. Ist die Übergabe an einen Hausmeister nicht möglich, haben die Behörden in eigener Verantwortung Sonderregelungen für die sichere Aufbewahrung dieser Geldkassetten zu treffen. Die Zahlstellenverwalter und die am Verschluss Beteiligten haben die Schlüssel der Geldbehälter sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt zu verwahren. Nach Dienstschluss haben sie die Schlüssel bei sich zu führen oder im persönlichen Bereich sicher aufzubewahren. Im Übrigen gelten Nr. 62.1, Nr und Nr zu 70 entsprechend. Private Gelder dürfen in den Geldbehältern der Zahlstellen nicht verwahrt werden. Bei Abhebungen vom Girokonto der Zahlstelle und bei der Übergabe und Übernahme von Zahlungsmitteln innerhalb der Zahlstelle sind die Zahlungsmittel nachzuzählen. Bei Abhebungen vom Girokonto ist das im Tagesabschlussbuch (lfd. Nr. 24 und 25) zu bescheinigen. Bei Übergabe und Übernahme von Zahlungsmitteln innerhalb der Zahlstelle ist ein Beleg zu fertigen, der von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Bei Abhebungen vom Girokonto der Zahlstelle ist das im Handbuch unter Nr vorgeschriebene Buchungsverfahren zu beachten. 8.7 frei 8.8 Im Übrigen gelten für die Aufbewahrung der Vordrucke für Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge Nr zu 70, die Sicherung der Zahlstellenräume und des Geldbehälters sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen die hierfür von der Finanzbehörde erlassenen Bestimmungen, das Verpacken von Bundesbanknoten und Bundesmünzen Nr. 63 zu 70 und 12

13 Euro-Fassung: das Verpacken von Euro-Banknoten und Euro-Münzen Nr. 63 zu 70 und das Verfahren beim Verlust von Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträgen sowie von Scheckvordrucken Nr. 64 zu 70 entsprechend. 8.9 Wird aus besonderen Gründen (z.b. wegen baulicher Maßnahmen) die Beeinträchtigung oder das Außerkraftsetzen von Sicherungsmaßnahmen erforderlich, so darf dies nur im Einvernehmen mit der Sicherungskommission geschehen. Diese ist rechtzeitig vorher einzuschalten. Jedes eigenmächtige Vorgehen wird im Schadensfall zur Feststellung eines schuldhaften Verhaltens und damit in der Regel zur Heranziehung zum Schadenersatz führen. 9 Eintragung der Zahlungen 9.1 Die Zahlstelle hat Ein- und Auszahlungslisten (Vordruck-Nr. K und K 56.40) zu führen, in die die Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander täglich einzeln einzutragen sind. Die Zahlstelle hat alle Ein- und Auszahlungen einzeln und getrennt voneinander vor Abschluss des Zahlvorganges nach den Regeln des Handbuches Nr. 6.2 zu buchen. Bei einer Sammelanordnung ist nur der Gesamtbetrag einzutragen bzw. zu buchen, nachdem die letzte Zahlung angenommen oder geleistet worden ist. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Sammelanordnung als angezahlter Beleg zu behandeln. Angezahlte Belege sind bei der nächsten, spätestens bei der übernächsten Abrechnung (Nr. 11) stets aber noch im laufenden Haushaltsjahr abzurechnen. Ist der Einzelnachweis der Einzahlungen in anderer Weise sichergestellt (z.b. Bestandsnachweise für geldwerte Drucksachen, Veröffentlichungen, Gebührenmarken, nummerierte Eintrittskarten), so sind nur die Tagessummen zu buchen bzw. in die Einzahlungslisten zu übernehmen. 9.2 In die Ein- und Auszahlungslisten sind mindestens einzutragen die laufende Nummer, der Tag der Eintragung, ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt (z.b. Nr. der Durchschreibequittung), der Betrag. Die Buchung von Zahlungen, die nicht elektronisch übermittelt werden, ist im Handbuch unter Nr f geregelt. 9.3 Die Ein- und Auszahlungslisten sind in doppelter Ausfertigung im Durchschreibeverfahren zu führen. Die Originale sind zur nachträglichen Datenerfassung durch die Daten erfassenden Stellen bestimmt, die Durchschriften bleiben in der Zahlstelle. Die Listen sind nach Buchungsstellen zu trennen. Sie sind unabhängig von der Buchungsstelle jährlich fortlaufend zu nummerieren. 13

14 9.4 Zum Tagesabschluss ist für jede Ein- und Auszahlungsliste eine Tagessumme zu bilden und in das Tagebuch über Ein- und Auszahlungen (Vordruck K ) zu übertragen. Zahlstellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen sind direkt in das Tagebuch einzutragen. Abschließend sind die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu bilden (Spalten 8 und 16) und in das Tagesabschlussbuch (laufende Nrn. 2 bzw. 4) zu übertragen. Das Tagebuch ist für die monatliche Abrechnung abzuschließen. Zum Tagesabschluss wird automatisch für jede Ein- und Auszahlungsbuchungsstelle eine Tagessumme gebildet. Zahlstellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen sind den Regeln des Handbuches Nr. 6.3 entsprechend zu buchen. 9.5 Für jede Buchungsstelle ist zum Monatsschluss ein Endbetrag zu bilden. Gegebenenfalls müssen im Laufe des Monats Überträge gebildet werden. Zum Monatsabschluss wird automatisch für jede Ein- und Auszahlungsbuchungsstelle ein Endbetrag gebildet. 9.6 frei 9.7 Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so hat sie ein Kontogegenbuch zu führen. Nr. 11 zu 71 gilt entsprechend. Das Kontogegenbuch wird nach Nrn und zu 71 aufgrund des im Zahlstellenverfahren erstellten Ausdruckes als Loseblattbuch geführt. 9.8 frei Die automatisch erstellten Blätter des Kontogegenbuches sind in chronologischer Reihenfolge (und damit auch nach laufenden Nummern) je Girokonto in einem Ordner abzulegen. Sie bilden damit das Kontogegenbuch. 9.9 Im Übrigen gelten für die Form der Bücher Nr. 13 zu 71, die Eintragungen in die Bücher und die Ein- und Auszahlungslisten Nr. 2, Nr. 14 und Nr zu 71, die Aufbewahrung der Bücher Nr. 16 zu 71 und die Aufbewahrung der Belege Nr und die Anlage zu 71 (AufbewBest) entsprechend. 10 Tagesabschluss 10.1 Der Zahlstellenverwalter hat täglich im Laufe des Tages einen Tagesabschluss im Tagesabschlussbuch zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind. Hierzu sind der Zahlstellensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln. Der Zahlstellenverwalter hat täglich im Laufe des Tages den automatisch zu erstellenden Tagesabschluss abzurufen. Hierbei ist das Handbuch Nr zu beachten. 14

15 Das Tagesabschlussbuch wird nach Nrn und zu 71 als Loseblattbuch geführt. Die automatisch erstellten Blätter des Tagesabschlussbuches mit der Bezeichnung "Tagesabschluss vom..." sind in chronologischer Reihenfolge (und damit auch nach laufenden Nummern) in Ordnern abzulegen. Sie bilden damit das Tagesabschlussbuch Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist im Tagesabschlussbuch unter Berücksichtigung des letzten Zahlstellensollbestandes die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen. Der Zahlstellensollbestand wird durch das Verfahren automatisch ermittelt. Der Zahlstellenistbestand ist vom Zahlstellenverwalter zu ermitteln und dem Verfahrensablauf entsprechend bei der Erstellung des Tagesabschlusses einzugeben. Grundsätzlich kann der Zahlstellensollbestand erst dann genau ermittelt werden, wenn alle durchgeführten Zahlungen gebucht wurden. Ist dies nicht der Fall, zählen ungebuchte gezahlte und ungebuchte angezahlte Auszahlungsbelege nicht zum Zahlstellensollbestand, sondern zum Zahlstellenistbestand Der Zahlstellenistbestand ist im Tagesabschlussbuch darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten. Der Zahlstellenistbestand wird im programmseitig erstellten Blatt des Tagesabschlussbuches aufgrund der vorherigen Eingaben automatisch errechnet und mit dem Zahlstellensollbestand verglichen. Besteht keine Übereinstimmung, so wird der Unterschiedsbetrag als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuss automatisch ausgewiesen; Maßnahmen zur Aufklärung der Differenzen sind unverzüglich einzuleiten Der Zahlstellenverwalter hat dem Zahlstellenaufsichtsbeamten und dem Beauftragten für den Haushalt von Kassenfehlbeträgen unverzüglich, spätestens am folgenden Werktag Kenntnis zu geben. Der Finanzbehörde - Kassenabteilung - und der Finanzbehörde - Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen - ist unverzüglich unter kurzer Sachdarstellung Kenntnis zu geben, wenn die Kassenfehlbeträge 30 DM / 15 EURO im Einzelfall übersteigen oder besondere Anlässe (z.b. Häufigkeit der Fehlbeträge) eine Mitteilung gebieten. Darüber hinaus ist die Prüfungsabteilung an der Aufklärung von Sachverhalten bei Verdacht auf grobe Fahrlässigkeit bzw. vorsätzliche Verletzung dienstlicher Pflichten zu beteiligen. Satz 1 bis 3 gelten sinngemäß für Fehlbeträge bei Zahlstellengeschäften, die für Dritte abgewickelt werden (fremde Kassengeschäfte, Hinterlegungen, Verwahrungen für Heimbewohner u.a.). Die Finanzbehörde kann eine Stellungnahme abgeben, die die Behörde bei ihrer Entscheidung zu berücksichtigen hat. Die Behörde teilt ihr die Entscheidung sowie das Ergebnis etwaiger Straf- und Disziplinarverfahren mit. Ein Kassenfehlbetrag, den der Kassier sofort ersetzt, wird lediglich im Tagesabschlussbuch vermerkt. Dabei ist der Name des Bediensteten, der ihn ersetzt hat, anzugeben. Bei nachträglicher Aufklärung des Kassenfehlbetrages (z.b. Verzählen des Bargeldbestandes oder zeitweilig nicht auffindbarer ungebuchter Auszahlungsbeleg) wird der ersetzte Betrag an den Kassier zurückgezahlt. In solchen Fällen ist eine Niederschrift zu fertigen, aus der sich die Art der Aufklärung ergeben muss. Die Niederschrift ist vom Zahlstellenaufsichtsbeamten mit einem Sichtvermerk zu versehen. Außerdem ist der Dienststellenleiter zu unterrichten. Auf der 15

16 Niederschrift hat der Kassier den Empfang zu bestätigen. Die Aufklärung ist im Tagesabschlussbuch neben dem Vermerk über die Entstehung des Kassenfehlbetrages einzutragen. Ein Kassenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist am nächsten Tag in eine gesonderte Auszahlungsliste unter der Bezeichnung des Vorschusskontos (Kassenfehlbeträge) einzutragen. Der Zahlstellenverwalter hat hierfür einen Beleg zu fertigen, der vom Zahlstellenaufsichtsbeamten mit einem Sichtvermerk zu versehen ist. Ein entsprechender Kassenfehlbetrag ist am nächsten Tag als sonstige Auszahlung (s. Handbuch Nr ) unter dem o.g. Vorschusskonto zu buchen. Der Zahlstellenverwalter hat dem Zahlstellenaufsichtsbeamten den hierbei ausgedruckten Beleg zum Sichtvermerk vorzulegen. Die Auszahlungsbuchungen auf dem Vorschusskonto (Kassenfehlbeträge) sind spätestens nach Ablauf von zwei Haushaltsjahren, die auf das Jahr der Entstehung eines Kassenfehlbetrages folgen, durch entsprechende Buchungen auf der Einzahlungsseite des Vorschusskontos auszugleichen. Die fristgerechte Abwicklung der Vorschussbuchungen "Kassenfehlbeträge" ist von der Landeshauptkasse zu überwachen. Bei der Abwicklung eines Kassenfehlbetrages ist Folgendes zu beachten: Sobald die mit der Aufklärung befasste Verwaltungsdienststelle ihre Ermittlungen abgeschlossen hat, veranlasst sie über die zuständige Daten erfassende Stelle eine Sollstellung bei der Buchungsstelle Dabei ist in dem Feld "Zahlungsgrund" unbedingt das Kassenzeichen, unter dem die Auszahlung des Kassenfehlbetrages erfasst worden ist (bei das Datum, an dem der Fehlbetrag gebucht wurde), und in dem Feld "AdF" der Schlüssel "4" anzugeben (Kassenanzeige bei Zahlungseingang). Danach ist der Zahlungspflichtige aufzufordern, den Kassenfehlbetrag unter Angabe des Kassenzeichens der Sollstellung an die Landeshauptkasse zu überweisen. Konnte ein Zahlungspflichtiger nicht ermittelt werden, so ist der Kassenfehlbetrag aus dem Titel "Vermischte Ausgaben" mit der Sollstellung zu verrechnen. Ob ein Ersatzanspruch gegen den Zahlstellenverwalter geltend gemacht werden muss, richtet sich nach den jeweils geltenden Vorschriften über die Heranziehung Bediensteter zum Schadenersatz. Im Falle von Unregelmäßigkeiten, Diebstählen, Einbrüchen und Überfällen ist dabei zu berücksichtigen, ob ein Schaden oder überhöhter Schaden durch die Nichtbeachtung dieser Zahlstellenbestimmungen eingetreten ist (z.b. überhöhter Zahlstellenistbestand, mangelhafte Aufbewahrung, unzulässiger Barzahlungsverkehr statt Abwicklung über die Kasse) Kassenüberschüsse bei einer Zahlstelle sind am nächsten Tag als Verwahrgelder in einer gesonderten Einzahlungsliste unter Bezeichnung des Verwahrgeldkontos anzuschreiben und im Tagesabschlussbuch zu vermerken. Der Zahlstellenverwalter hat hierfür einen Beleg zu fertigen, der vom Zahlstellenaufsichtsbeamten mit einem Sichtvermerk zu versehen ist. Außerdem ist der Beauftragte für den Haushalt unverzüglich zu unterrichten. Kassenüberschüsse bei einer Zahlstelle sind am nächsten Tag als Einzahlung (s. Handbuch Nr ) unter der Bezeichnung des Verwahrgeldkontos zu buchen. Der Zahlstellenverwalter hat den hierbei ausgedruckten Beleg dem Zahlstellenaufsichtsbeamten vorzulegen, den dieser mit einem Sichtvermerk zu versehen hat. Außerdem ist der Beauftragte für den Haushalt unverzüglich zu unterrichten. Die Buchung des Kassenüberschusses ist auf dem Blatt des Tagesabschlussbuches zu vermerken, auf dem dieser ausgewiesen ist. 16

17 Können Kassenüberschüsse aufgeklärt werden, so darf die Auszahlung nur aufgrund eines Auszahlungsbelegs über die zuständige Daten erfassende Stelle bewirkt werden. Dabei ist als Buchungsstelle die Auszahlungsseite des Verwahrgeldkontos "Kassenüberschüsse" ( ) anzugeben und in dem Feld "Zahlungsgrund" das Kassenzeichen der Sollstellung. Sämtliche Kassenüberschüsse, die am Schluss des Haushaltsjahres älter als sechs Monate sind und bis dahin nicht aufgeklärt werden konnten, bucht die Landeshauptkasse von sich aus in einer Summe auf den Haushaltstitel (Vermischte Einnahmen) zu dem Kassenzeichen 90ZK/90/010/0001 um. Werden Kassenüberschüsse nach Übernahme auf den Haushalt aufgeklärt, ist der Finanzbehörde der Sachverhalt zu schildern und um Auszahlung des Kassenüberschusses aus dem o.a. Haushaltstitel zu bitten veranlasst dann die Auszahlung mit einem Datensatz mit Merkmal 16 (Abgang ohne Einzelsoll) Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Tagesabschlussbuch vom Zahlstellenverwalter durch Unterschrift zu bescheinigen. 11 Abrechnung 11.1 Die Zahlstelle hat mindestens einmal monatlich mit der zuständigen Kasse abzurechnen (Monatsabrechnung). Termin für die Monatsabrechnung ist der 22. jeden Monats. Fällt dieser Termin auf einen arbeitsfreien Tag, ist der Abschluss am darauf folgenden Arbeitstag durchzuführen. Ausnahmen sind nur mit Zustimmung der Finanzbehörde - Kassenabteilung - zulässig. Es ist sicherzustellen, dass die Abrechnungsunterlagen nach Prüfung durch den Zahlstellenaufsichtsbeamten (vgl. Nr. 4.2) unverzüglich an die Daten erfassenden Stellen weitergegeben und von diesen vorrangig erfasst werden. Die Zahlstelle hat mindestens einmal monatlich mit der Landeshauptkasse abzurechnen (Monatsabrechnung). Die Monatsabrechnung erfolgt im - Zahlstellenverfahren automatisch (s. Handbuch Nr ). Hierbei ist unbedingt zu beachten, dass am Abrechnungstag auf jeden Fall der endgültige Tagesabschluss dieses Tages abgerufen wird, da es sonst zu Abrechnungsdifferenzen mit der Landeshauptkasse kommt. Termin für die Monatsabrechnung ist der 22. jeden Monats. Fällt dieser Termin auf einen arbeitsfreien Tag, wird die Abrechnung automatisch am darauf folgenden Arbeitstag durchgeführt. Der Zahlstellenverwalter hat den Zahlstellenaufsichtsbeamten auf den Abrechnungstermin wegen der Aufnahme des Istbestandes in der Zahlstelle (s. Nr. 4.2) aufmerksam zu machen Für die monatliche Abrechnung mit der Landeshauptkasse sind die Vordrucke K "Abrechnung" und die Anlagen K "Einzahlungen" und K "Auszahlungen" jeweils in 4-facher Ausfertigung zu verwenden. Dabei sind im Feld "Lfd.-Nr." der Vordrucke K und K die laufenden Nummern der Ein- / Auszahlungslisten anzugeben. Für die monatliche Abrechnung mit der Landeshauptkasse werden im - Zahlstellenverfahren je drei Ausfertigungen der Monatsabrechnung sowie die Auflistung der Einzahlungs- und Auszahlungsbuchungsstellen nach dem Ende des Abrechnungstages im Landesamt für Informationstechnik ausgedruckt und der Zahlstelle zugesandt Das Original und die erste Durchschrift der Monatsabrechnung und der unter Nr genannten Anlagen (die zweite Durchschrift bleibt in der Zahlstelle und die 17

18 dritte Durchschrift behält der Zahlstellenaufsichtsbeamte - vgl. Nr. 4.7) sowie die dazugehörigen abgeschlossenen Ein- / Auszahlungslisten sind vom Zahlstellenaufsichtsbeamten (vgl. Nr. 4.6) am Tage des Abschlusses mit den Belegen an die Daten erfassende Stelle zu leiten. Ausgenommen sind davon lediglich die Buchungsunterlagen über ausgegebene Quittungen, die zur Vollständigkeitskontrolle und Aufbewahrung an die Zahlstellen zurückzugeben sind. Die Daten erfassende Stelle veranlasst die nachträgliche Erfassung bzw. Sollstellung der Endsummen je Buchungsstelle und vermerkt auf den Anlagen (Vordruck K und K 67.22) das jeweilige Kassenzeichen der Erfassung. Nach der Erfassung leitet die Daten erfassende Stelle das Original der Monatsabrechnung mit den Anlagen, die dazugehörigen Sammelanordnungen und die übrigen Erfassungsunterlagen der Landeshauptkasse zu. Die erste Durchschrift der Monatsabrechnung, die Originale der Ein- / Auszahlungslisten und die Belege werden in der Daten erfassenden Stelle verwahrt. Der Zahlstellenverwalter prüft die Monatsabrechung und bescheinigt deren Richtigkeit durch Unterschrift mit Datum auf den drei Ausfertigungen. Alle drei Ausfertigungen hat der Zahlstellenverwalter unverzüglich an den Zahlstellenaufsichtsbeamten weiterzuleiten. Nach der Kontrolle durch den Zahlstellenaufsichtsbeamten versieht dieser alle drei Ausfertigungen der Abrechnung mit seinem Kontrollvermerk und seiner Unterschrift mit Datum und gibt dann zwei Ausfertigungen an die Zahlstelle zurück, eine Ausfertigung verbleibt bei dem Zahlstellenaufsichtsbeamten. Eine Ausfertigung verbleibt in der Zahlstelle, eine Ausfertigung sendet der Zahlstellenverwalter mit den unter Nr genannten Anlagen an die Landeshauptkasse. Die Belege werden in der Zahlstelle verwahrt Die Landeshauptkasse hat die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen. Sie übernimmt die Ergebnisse in ihre Bücher. Das Prüfungsverfahren ist von der Finanzbehörde zu regeln. Bestandsabweichungen, die in der Landeshauptkasse nicht geklärt werden können, sind dem Zahlstellenaufsichtsbeamten zur unverzüglichen Aufklärung aufzugeben. Von erheblichen Bestandsabweichungen hat die Landeshauptkasse das Referat Organisation und Automation der Kassenabteilung und die Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen zu unterrichten Verfahren beim Abschluss einer Einzahlungsliste mit einer Minus-Endsumme (Rotbetrag): Wird beim Monatsabschluss der Zahlstelle festgestellt, dass eine Einzahlungsliste als Endsumme einen Minusbetrag (Rotbetrag) ausweist, ist wie folgt zu verfahren: Zunächst ist zu prüfen, ob die Zahlstellenabrechnung eines Vormonats im laufenden Haushaltsjahr bei dieser Buchungsstelle eine Einzahlung enthält und ob dieser Betrag gleich groß oder größer ist als die Minus-Endsumme. Sind diese Voraussetzungen gegeben, hat die Daten erfassende Stelle zu dem ursprünglichen Kassenzeichen der früheren Sollstellung einen Abgang mit Merkmal 12 in Höhe der Minussumme zu erfassen. Das ursprüngliche Kassenzeichen ist in die Anlage zur Monatsabrechnung (Vordruck K 67.21) mit dem zusätzlichen Hinweis "MM 12" zu übertragen. Durch Hinweise ist sicherzustellen, dass der Abgang dieses Monats zusammen mit eventuellen Abgängen späterer Monate nicht höher wird als das Ursprungssoll. 18

19 Verläuft die unter Nr beschriebene Prüfung negativ oder handelt es sich um die Zahlstellenabrechnung für den Monat Januar, so ist Folgendes zu veranlassen: In der Anlage zur Monatsabrechnung (Vordruck K 67.21) ist nur die Buchungsstelle ohne Betrag aufzuführen. Außerdem ist die Monatsabrechnung (Vordruck K 67.20) um die Zeile 4a "Erstattung durch die Daten erfassende Stelle beantragt" zu ergänzen und hier die Rotsumme einzutragen. Die mit einer Rotsumme endende Einzahlungsliste bleibt bis zur Erstattung des Betrages in der Zahlstelle. Zusammen mit der Monatsabrechnung ist ein Schreiben nach anliegendem Muster an die Daten erfassende Stelle zu geben, die Folgendes zu veranlassen hat: Erfassung der Rotsumme aufgrund des Schreibens der Zahlstelle (Erstattungsbeleg) mit Merkmal 16 (Abgang ohne Einzelsoll). Empfänger ist die Zahlstelle (Girokonto). Zahlweg: B. Im Feld "Zahlungsgrund" ist beispielsweise anzugeben: "ERST.BUCHST ABR.NOV.1985". Nach Eingang des Gutschriftsbeleges bei der Zahlstelle ist der Betrag in die zurückbehaltene Einzahlungsliste einzutragen, die Liste auf 0,00 DM / 0,00 EURO abzuschließen und der Daten erfassenden Stelle zur Monatsabrechnung nachzureichen Die Zahlstellenabrechnung des Folgemonats ist um die Zeile 4b "Erstattung von LHK überwiesen. Siehe Abrechnung für die Zeit vom... bis..." zu ergänzen und hier die Erstattungssumme in schwarz einzutragen. 19

20 Anlage zu Nr (Stempel der Zahlstelle) den An Betr.: Erfassung einer Minus-Einnahme-Buchung zur Bereinigung der Zahlstellenabrechnung für den Monat Bezug: Nr ZBest Durch Rückzahlungen bei der Einnahme-Buchungsstelle ist ein Minus-Saldo in Höhe von DM / EURO entstanden, der durch einen Abgang zu einer früheren Sollstellung nicht ausgeglichen werden kann. Es wird gebeten, der Zahlstelle entsprechend der Regelung in Nr ZBest einen Betrag in obengenannter Höhe durch Überweisung (MM 16) zu erstatten. (Zahlstellenaufsichtsbeamter) (Zahlstellenverwalter) 20

21 12 Wertgegenstände 12.1 Ist der Zahlstelle nach Nr zu 70 die Verwahrung von Wertgegenständen (Nr. 54 zu 70) übertragen worden, so gelten für die Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen Nr. 55 zu 70, die Verwaltung von Wertgegenständen Nr. 56 zu 70, die Aufbewahrung von Wertgegenständen Nr. 57 zu 70 und die Buchführung über Wertgegenstände Nrn. 22 sowie 23 zu 71 entsprechend Werden aus Sicherheitsgründen im Geldbehälter der Zahlstelle (Tresor, Geldschrank) Wertgegenstände verwahrt, die von Bediensteten anderer Dienststellen (Ämter / Abteilungen) verwaltet werden (z.b. Dienstsiegel, Ausweisvordrucke), so ist es erforderlich, diese in einem gesondert abschließbaren Fach oder Schrank von den Bediensteten der anderen Dienststellen verschließen zu lassen. Besteht keine besondere Verschlussmöglichkeit, darf die Zahlstelle nur verschlossene Kassetten verwahren, für die bei der Annahme eine Quittung zu erteilen ist. Die Quittung ist von der Verwaltungsdienststelle bei Ausgabe der Kassetten zurückzugeben. Die Zahlstellenbediensteten sind nicht an der Verwaltung zu beteiligen. 13 Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen 13.1 Die Öffnungszeiten der Zahlstelle sind so festzulegen, dass die gegebenenfalls notwendige Versorgung mit Bargeld und die rechtzeitige Durchführung der Tagesabschlussarbeiten sichergestellt ist Die an die Zahlstelle gerichteten Sendungen sind ihr unmittelbar und ungeöffnet zuzuleiten Die Zahlstellen sind grundsätzlich nach den in den Rahmenbestimmungen über die Aufstellung von Alarmplänen für die Kassen, Zahlstellen und sonstigen Geld verwaltenden Stellen in der hamburgischen Verwaltung in der jeweils geltenden Fassung zusammengefassten Sicherheitsregeln und den Unfallverhütungsvorschriften "Kassen" (UVV "Kassen") zu sichern. Sie sind den Zahlstellenbediensteten zusammen mit den Vertraulichen Merkblättern "Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten der FHH" und dem "Merkblatt - Verhalten bei Überfällen auf Kassen, Zahlstellen und sonstige Geld verwaltende Stellen und bei Geldtransporten" mit der Übernahme ihrer Aufgaben bekannt zu machen Von den Zahlstellenbestimmungen abweichende und sie ergänzende Regelungen bedürfen der Einwilligung der Finanzbehörde - Kassenabteilung -, soweit erforderlich nach Anhörung oder im Einvernehmen mit dem Rechnungshof. Dies gilt insbesondere, wenn der Zahlstelle auf elektronischem Wege erteilte Zahlungsanordnungen zugeleitet werden sollen Für die fachliche Beratung steht den Zahlstellenverwaltern und Zahlstellenaufsichtsbeamten die Kassenabteilung und die Prüfungsabteilung für das Kassenund Rechnungswesen der Finanzbehörde zur Verfügung. 21

22 Für Fragen und Probleme, die sich aus dem -Zahlstellenverfahren ergeben, steht ferner der Benutzerservice (Tel.: ) zur Verfügung Bei Zahlstellen im Bereich der Oberfinanzdirektion tritt an die Stelle der Finanzbehörde - Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen - der für die Festsetzungsfinanzämter bestimmte Prüfungsbeamte bzw. der Kassenprüfer für das Finanzamt für Steuererhebung. 14 Zahlstellen besonderer Art 14.1 Für die Leistung und die Annahme geringfügiger Barzahlungen, die ihrer Art nach bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Handvorschüsse bewilligt und Geldannahmestellen eingerichtet werden Für Handvorschüsse und Geldannahmestellen gelten Nrn. 2 bis 13 sinngemäß, soweit in Nr. 15 und Nr. 16 nichts anderes bestimmt ist. 15 Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse 15.1 Der Beauftragte für den Haushalt kann den Dienststellen seines Geschäftsbereiches zur Leistung geringfügiger (s. Nr. 15.7), fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Handvorschüsse bewilligen, wenn diese Auszahlungen nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind und nicht von einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet werden können. Bei der Bewilligung ist die Aufbewahrung der Zahlungsmittel festzulegen. In der Bewilligungsverfügung ist der Verwendungszweck anzugeben. Wegen der Bindung von Kassenmitteln ist bei der Bewilligung von Handvorschüssen ein strenger Maßstab anzulegen; im Übrigen soll in einem Dienstgebäude nur ein Handvorschuss bestehen. Für die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als 3000 DM / EURO und für Erhöhungen, bei denen dieser Betrag überschritten wird, ist die Einwilligung der Finanzbehörde - Kassenabteilung - erforderlich. Die Einrichtung eines Handvorschusses ist der Finanzbehörde - Landeshauptkasse - und der Finanzbehörde - Prüfungsabteilung für das Kassen- und Rechnungswesen - mit Vordruck K 9 anzuzeigen; dies gilt auch bei Erhöhung, Verminderung und Auflösung. Die Handvorschüsse sind beginnend bei "1" fortlaufend zu nummerieren. Der Nummernkreis umfasst den gesamten Geschäftsbereich des Beauftragten für den Haushalt Der Betrag des Handvorschusses ist nach dem durchschnittlichen Bedarf für einen Monat zu bemessen Die Behörden und Ämter können mit Zustimmung der Finanzbehörde Girokonten für die Auffüllung des Bestandes der Handvorschüsse einrichten. Die Zeichnungsbefugnis über diese Konten und die Mitteilungen der Unterschriften regeln die Behörden und Ämter in eigener Zuständigkeit. Im Übrigen sind die Bestimmungen in Nr. 5.3, Nrn. 5.5 und 5.6 anzuwenden Ausnahmsweise kann in der Bewilligungsverfügung die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen (z.b. Gebühren für private Ferngespräche, Entgelte für 22